マーケティングプラットフォームによる 特定電子メール法 への対応ガイドライン 株式会社シャノン 2011/2/1 update
マーケティングプラットフォームによる特定電子メール法への 対応ガイドライン 1. 概要 平成 20 年 12 月 1 日より施行される特定電子メール法改正に伴い 原則としてあらかじめ同意した者に対してのみ送信が認められる オプトイン方式 が導入されるなど 迷惑メール対策の強化がはかられました この法改正に対応するにあたり マーケティングプラットフォーム ( スマートセミナー ) を利用したガイドラインについて説明いたします 2. 本ドキュメントの適用範囲 本ドキュメントでは 法改正に対応するためのマーケティングプラットフォーム ( スマートセミナー ) の利 用方法について記載します 注意事項 : マーケティングプラットフォーム ( スマートセミナー ) の利用方法に関する内容以外の 質問にはお答えできませんので予めご了承ください 法律の内容 解釈等については お客様の社内法務担当者または総務省にご相談ください ( 参考 ) 電気通信消費者情報コーナー : http://www.soumu.go.jp/joho_tsusin/d_syohi/m_mail.html 2 page
3. 特定電子メール法について 5 つの確認ポイント 特定電子メール法への対応について 確認すべき 5 つのポイントを以下に記載します ポイント 1 メール配信において 特定電子メール法の対象になっているかどうか? 解説 1 特定電子メール法の対象となるメールとは 以下の内容に該当するものです No. 特定電子メール法の対象となる電子メールチェック 1 2 営業上のサービス 商品等に関する情報を広告又は宣伝しようとするウェブサイトへ誘導することがその送信目的に含まれる電子メール SNS(Social Network Service) への招待や懸賞当選の通知 友達からのメールなどを装って営業目的のウェブサイトへ誘導しようとする電子メール 上記項目にチェックがある場合は 特定電子メール法の対象となります ただし チェックがあっても下記の場合は 例外として特定電子メール法の対象になりません 取引上の条件を案内する事務連絡や料金請求のお知らせなど取引関係に係る通知であって広告又は宣伝の内容を含まず 広告又は宣伝のウェブサイトへの誘導もしない電子メール 単なる時候の挨拶であって 広告や宣伝の内容を含まず広告又は宣伝のウェブサイトへの誘導もしない電子メール 政治団体 宗教団体 NPO 法人 労働組合等の非営利団体が送信する電子メール 3 page
ポイント 2 メール配信に対する同意を取得しているかどうか? 解説 2 特定電子メール法では あらかじめ同意した者に対してのみ広告宣伝メールを送信することができま す ポイント 3 メールの配信に対する同意を取得した記録を保存しているかどうか 解説 3 広告宣伝メールの送信に当たっては 受信者から送信することについて同意をとっている旨の記録を 保存する必要があります 同意を受けた際の状況を示す記録内容としては 時期と方法 などが該当します また 保存期間は 記録の保存に係る広告宣伝メールを最後に送信した日から 1 ヶ月です ただし 特定電子メール法に 基づく措置命令を受けた場合の保存期間は 1 年間となります ポイント 4 メール本文中およびリンク先における表示義務を満たしているかどうか 解説 4 平成 20 年 12 月 1 日以降 広告宣伝メール ( 携帯電話向け パソコン向けの両方を含みます ) については 以下のような表示が義務づけられます 送信責任者の名称および住所 受信拒否の通知ができる旨 および受信拒否の通知を受けるための電子メールアドレスまたは URL 苦情 問合せなどを受け付けることができる電話番号 電子メールアドレス URL 4 page
ポイント 5 受信拒否の通知を受け取った場合には 以後送信しないようにしているかどうか 解説 5 広告宣伝メールの送信について同意した場合であっても 受信拒否の通知を行った場合には 以後 の送信が禁止されます 5 page
4. マーケティングプラットフォームによる特定電子メール法への対応例 マーケティングプラットフォーム ( スマートセミナー ) を使用した場合の特定電子メール法への対応例について以下に説明します 尚 本内容は例であり 法律の解釈について説明するものではありません 4.1 メール配信に対する同意の取得方法の例 マーケティングプラットフォーム ( スマートセミナー ) では 以下の設定 を行うことにより メール配信に対する同意を取得することができます メール配信に対する同意を取得するための設定 資料送付 各種情報案内を希望しますか を使用する方法 資料送付 各種情報案内を希望しますか 項目は マーケティングプラットフォーム ( ス マートセミナー ) にあらかじめ用意された申込者項目です この項目によるメール送信対象 の選択や Web からの設定変更 ( 配信拒否の受付 ) をおこなうことができます 全キャンペーン ( セミナー ) 管理 ( 青い画面 ) 個別キャンペーン ( セミナー ) 管理 ( オレンジの画面 ) どちらからも編集可能です [ リード ( 申込者 )] タブをクリック し サイドメニューの [ 基本項目設 定 ] を選択します [ 資料送付 各種情報案内を希望し ますか ] の [ 表示 / 非表示 ] 欄が [ 表示 ] となっていることを確認します [ 管理者側のみ表示 ] に設定されてい る場合は [ 編集 ] リンクをクリック します 6 page
基本項目設定が表示されますので [ 表示 / 非表示 ] 項目から [ 表示 ] を選択し [ 登録 ] ボタンをクリックします また 本画面で項目名を変更するこ とができます 申込者の追加項目を使用する方法 マーケティングプラットフォーム ( スマートセミナー ) にあらかじめ用意されている 資料 送付 各種情報案内を希望しますか 項目を使用する以外にも 追加項目を作成して使用す ることもできます 全キャンペーン ( セミナー ) 管理 ( 青 い画面 ) にて作成可能です [ リード ( 申込者 )] タブをクリック し サイドメニューの [ 基本項目設 定 ] を選択します [ 新規項目追加 ] ボタンをクリック します 7 page
申込者項目追加が表示されますので 必要事項を入力します 入力例 ) 項目名 : 同意の取得 表示/ 非表示 : 表示 フォーム種別: ラジオボタン 必頇の可否 : 必頇にする 選択肢 : 同意する同意しない 選択肢の並べ方: 横 [ 登録 ] ボタンをクリックします 注意事項 : 追加項目を使用して同意を取得した場合 マーケティングプラットフォーム ( スマートセミナー ) のメール配信停止機能と連動できません その場合は別途 メール配信停止を受付する運用をおこなっていただく必要があります 8 page
4.2 同意を取得した記録の保存方法の例 マーケティングプラットフォーム ( スマートセミナー ) では 以下の手順 により同意を取得した記録を保存できます 同意を取得した記録の保存 同意を取得した記録としては 同意を取得した時期 方法等の状況を示す記録が有効となります マーケティングプラットフォーム ( スマートセミナー ) では 以下の情報を保存しており それぞれを記録として保存しています 同意データ : 申込者の情報 (DM 許可 ) 同意を取得した時期: 申込者の情報 ( キャンペーン / サブキャンペーンへの申し込み日時またはシステム登録日時 ) 同意を取得した方法:Web 申し込みフォームから取得した同意であれば 申し込みフォーム名刺やアンケート等で同意を取得し CSVアップロードにてマーケティングプラットフォーム ( スマートセミナー ) に登録するのであれば CSVアップロード時に取得した方法をメモ欄等に付加して記録することをオススメします それぞれの情報は 以下の手順で確認できます 同意データの確認方法 (4.1 の例で同意を取得している場合 ) 全キャンペーン ( セミナー ) 管理 ( 青い画面 ) 個別キャンペーン( セミナー ) 管理 ( オレンジの画面 ) どちらからも確認可能です [ リード ( 申込者 )] タブをクリック し サイドメニューの [ 一覧 ] を選択 します 一覧の [DM 許可 ] 欄に [ 希望する ]( 同 意する ) または [ 希望しない ]( 同意 しない ) が表示されます 一覧に [DM 許可 ] 欄が表示されてい ない場合は [ 表示項目設定 ] ボタンをクリックします 9 page
[ 選択可能列 ] から [DM 許可 ] を選択 し [ 右へ ] ボタンをクリックします [ 選択済み列 ] に [DM 許可 ] が移動 したことを確認後 [ 登録 ] ボタンを クリックします 申込者のキャンペーン ( セミナー ) 申込日時の確認方法 [ リード ( 申込者 )] タブをクリックし サイドメニューの [ 一覧 ] を選択します 確認したい申込者の [ 詳細 ] リンクをク リックします 10 page
[ 申込履歴 ] 欄から [ 申込日時 ] を確認 できます 代理で登録が行われた場合は 代 理登録者の名前が表示されます 11 page
申し込みに使用した申し込みフォームの確認方法 [ キャンペーン ( セミナー )] タブをク リックし サイドメニューの [ 一覧 ] を選択します 確認したいキャンペーン ( セミナー ) の [ プレビュー ] リンクをクリックし ます 申し込みフォームを確認できます 12 page
[ 申込 ] ボタンをクリックすると 同意 を取得した申し込みフォームが表示 されます 記録として残すために スクリーン ショット等にて保存されることをオ ススメします 13 page
4.3 メール本文中の表示義務となっている項目の対応方法の 例 マーケティングプラットフォーム ( スマートセミナー ) では 以下の設定を行うことにより 送信責任者の氏名 住所 受信拒否の通知ができる旨 受信拒否の通知を受け取るためのURL 苦情 問合せなどを受け付けることができる電話番号 電子メールアドレス URLをメール本文に表示できます 表示義務となっている項目の設定方法 メールテンプレートによる表示義務項目の設定方法 [ 送信責任者の氏名 住所 ] [ 受信拒否の通知ができる旨 ] [ 苦情 問合せなどを受け付けることができる電話番号 電子メールアドレス URL] は メールテンプレートに直接記載するか キャンペーン ( セミナー ) 項目のメール変数を使用することにより設定可能です 受信拒否の通知を受け取るためのURLは マーケティングプラットフォーム ( スマートセミナー ) に用意されているメール配信停止用 URLメール変数を使用することにより設定可能です 表示義務項目をメールテンプレートに直接記載する方法 全キャンペーン ( セミナー ) 管理 ( 青い画面 ) 個別キャンペーン ( セミナー ) 管理 ( オレンジの画面 ) どちらからも編集可能です [ メール ] タブをクリックし サイドメ ニューの [ テンプレート一覧 ] を選択 します [ 新規登録 ] ボタンをクリックします 14 page
メールテンプレートの登録が表示さ れます [ 本文 ] 欄に 表示義務項目 ([ 送信責任者の氏名 住所 ] [ 受信拒否の通知ができる旨 ] [ 苦情 問合せなどを受け付けることができる電話番号 電子メールアドレス URL]) を記載します [ 登録 ] ボタンをクリックします 表示義務項目に該当するメール変数を使用する方法 表示義務となっている項目のうち 下記項目はマーケティングプラットフォーム ( スマートセミナー ) の基本項目として用意されています これらの項目を使用して メールテンプレートの文面に表示することができます 特に 受信拒否の通知を受け取るためのURLは 下記メール配信停止用 URLメール変数を使用することにより メール配信停止機能を利用することができます 下記はメール変数の一例となります 特定電子メール法のメール項目表示義務項目 メール変数 送信責任者の氏名お問合せ担当者 [% Seminar.reference_person_in_charge %] 送信責任者の住所お問合せ先住所 [% Seminar.reference_address %] 苦情 問合せなどを受け付けることができる電話番号苦情 問合せなどを受け付けることができる電子メールアドレス受信拒否の通知を受け取るための URL お問合せ先電話番号 [% Seminar.reference_tel %] お問合せ先 E-mail [% Seminar.reference_email %] メール配信停止用 URL [%Unsubscribe.url %] 15 page
全キャンペーン ( セミナー ) 管理 ( 青い画面 ) 個別キャンペーン ( セミナー ) 管理 ( オレンジの画面 ) どちらからも編集可能です [ メール ] タブをクリックし サイドメ ニューの [ テンプレート一覧 ] を選択 します [ 新規登録 ] ボタンをクリックします [ メールテンプレートの登録 ] が表示 されます [ 差込ルックアップ ] 項目の [ 差込み項 目 ] プルダウンから [ メール配信停止 用 URL] を選択します [ 差込み項目値 ] に表示されるメール 変数を [ 本文 ] へコピー & ペーストし ます [ 登録 ] ボタンをクリックします 注意事項 : [ メール ] タブの [ メール設定 ] で設定する自動返信メールについては [ メール配信停止用 URL] を利用できません 自動返信メールでは 登録完了等の事務連絡を目的とすることをオススメいたします ( 事務連絡が目的の場合 特定電子メールの対象外となります ) 16 page
4.4 受信拒否の通知を受け取った場合に 以後送信しないよ うにする方法の例 マーケティングプラットフォーム ( スマートセミナー ) では 以下の手順 により 受信拒否の通知を行った人をメール送信の対象外にすることがで きます 一斉配信時にメールの送信対象外とする方法 DM 許可フラグを使用する方法 全キャンペーン ( セミナー ) 管理 ( 青い画面 ) 個別キャンペーン ( セミナー ) 管理 ( オレ ンジの画面 ) どちらからも使用可能です [ メール ] タブをクリックし サイドメ ニューの [ 送信ウィザード ] を選択し ます 送信ウィザードが表示されるので [DM 許可 ] 項目に [ 希望する ] のみにチ ェックします [ 次へ ] ボタンをクリックし ウィザー ドの内容にしたがってメールを送信 します 17 page
検索条件を使用する方法 追加項目による同意の取得をおこなった場合は 検索条件を使用して同意している人のみをメール送信対象とすることができます 全キャンペーン ( セミナー ) 管理 ( 青い画面 ) 個別キャンペーン( セミナー ) 管理 ( オレンジの画面 ) どちらからも使用可能です [ リード ( 申込者 )] タブをクリックし サイドメニューの [ 一覧 ] を選択し [ 詳細検索 ] ボタンをクリックします 検索条件に追加項目が表示されるので 追加項目を条件に検索します ( 右図の例では [ 同意の取得 ] 項目の [ 同意する ] にチェックし [ 検索開始 ] をクリックします ) 検索結果が表示されるので [ 検索条 件を保存 ] ボタンをクリックし 名前 をつけて保存します 18 page
[ メール ] タブをクリックし サイドメ ニューの [ 送信ウィザード ] をクリッ クします 送信ウィザードが表示されるので [ 送信対象者の検索条件 ] に先ほど保 存した検索条件を選択します [ 次へ ] ボタンをクリックし ウィザー ドの内容にしたがってメールを送信 します 19 page
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