サイボウズ Office 9 ワークフローマニュアル

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目次アプリケーション設定マニュアル 5 ワークフローの管理 5 一般設定を変更する 5 申請フォームのカテゴリを設定する 6 運用管理者を登録する 8 申請データを一括削除する 8 ワークフローの運用 10 申請フォームを作成する 10 申請フォームを作成する流れ 11 申請フォームを設定する 11 申請項目を設定する 12 申請経路を設定する 16 申請経路を設定する 16 承認経路を設定する 17 決裁経路を設定する 18 確認経路を設定する 19 役割を設定する 20 申請データを管理する 20 アプリケーション操作マニュアル 23 ワークフローの操作 23 ワークフローとは 23 ワークフローでできること 23 画面の見かた 23 申請の流れ 24 申請データを閲覧する 25 申請データを検索する 26 ワークフローの検索対象 26 簡易検索の場合 27 詳細検索の場合 27 検索結果の表示順 28 申請データを作成する 30 申請を取り消す 31 申請経路を変更する 32 申請データを処理する 33 申請を承認する 34 誰か1 人が承認した申請を確認する 35 申請を決裁する 35 申請を差し戻す 35 差し戻された申請を確認する 35 3

差し戻された申請を再申請する 35 差し戻された申請を取り消す 36 申請を却下する 36 申請を確認する 37 申請データを削除する 38 申請データを印刷する 38 ワークフローのメール通知を設定する 39 4

ワークフローを管理しようワークフローのシステム設定についてします Office 9 パッケージ版でワークフローを利するためには継続サービスライセンスが必要ですワークフローのシステム設定項般設定を変更できます般設定般設定の設定項カテゴリの設定申請フォームを分類するカテゴリを設定できます運管理者の登録ワークフローの運管理者を設定できます申請データの括削除指定した申請フォームの指定した付より前に申請された申請データをまとめて削除できますシステム管理者はワークフローに対して次の操作もできますワークフローを使するかどうかの設定ワークフローの使を停してもワークフローのデータは削除されません使を開始するとすべての申請データが表されますワークフローの使を停するとアプリケーションメニューからワークフローが削除され通知覧やトップページに表されたワークフローのリンクも削除されます Office 9 パッケージ版 : 使するアプリケーションを設定するワークフローを利するユーザーの設定利ユーザーに設定されていないユーザーはワークフローを利できません Office 9 パッケージ版 : アプリケーションの利ユーザーを設定する般設定を変更する申請フォームのカテゴリを設定する運管理者を登録する申請データを括削除する般設定を変更するシステム設定画で詳細設定タブをクリックする 5

各アプリケーションのワークフロー > 般設定の順にクリックする必要な項を設定し設定するをクリックする般設定の設定項項付加情報の表申請データごとに割り振られる番号 ( 申請番号 ) を表するかどうかを設定します申請番号を表する場合標題の前に番号を表するを選択しますユーザーの権限ユーザーの権限を設定します申請後の経路の変更を許可する場合申請後申請者または運管理者に経路の変更を許可するを選択します経路申請データを再利して申請する場合に申請経路を引き継ぐかどうかを設定します申請経路を引き継ぐ場合申請の再利時に経路の設定を引き継ぐを選択します申請データを削除すると削除した申請番号は番になります番号は繰り上がりません申請番号はワークフローの覧画やワークフローの詳細画で標題の横に表されますユーザーの権限で経路の変更を許可すると経路に設定されている処理者が不在の場合でも経路を変更できスムーズに処理を進められます実際の経路を変更するかどうかは各ユーザーが申請処理中に設定しますユーザーマニュアル : 申請経路を変更する申請フォームのカテゴリを設定する申請フォームを分類するカテゴリを設定しますカテゴリは申請データの作成 / 申請データの管理画に表されますカテゴリごとにワークフローの運管理者も設定できます 6

システム設定画で詳細設定タブをクリックする各アプリケーションのワークフロー > カテゴリの設定の順にクリックする必要な項を設定する申請フォームのカテゴリの操作項項リンク追加追加する新規にカテゴリを追加しますカテゴリが未設定の申請フォームがある場合所属するカテゴリを設定できます変更変更するカテゴリの設定内容を変更します順番変更順番変更するカテゴリの表順を変更します削除削除するカテゴリを削除しますカテゴリを削除すると削除したカテゴリに所属していた申請フォームは ( 未分類 ) になります申請フォームのカテゴリの設定項 * は必須項です項カテゴリ名カテゴリ名をします所属する申請フォーム所属させる申請フォームを選択します運管理者カテゴリの運管理者を選択しますすべての申請フォームにカテゴリが設定されている場合カテゴリの追加画の所属する申請フォーム欄に申請フォームは表されません 7

運管理者を登録するカテゴリごとに運管理者を設定する場合は運管理者を設定する前にカテゴリを設定します申請フォームのカテゴリを設定するシステム設定画で詳細設定タブをクリックする各アプリケーションのワークフロー > 運管理者の登録の順にクリックする必要な項を設定する運管理者の登録の操作項項リンク運管理者を設定する運管理者を設定する運管理者を設定します権限の変更権限を変更する管理するカテゴリを変更します運管理者の設定項項全員を運管理者に登録するすべてのユーザーを運管理者に登録する場合に選択します特定のユーザーを指定する特定のユーザーを運管理者に登録する場合登録するユーザーを選択します権限の変更の設定項項運管理権限運管理者に登録するかどうかを設定します運管理者から外す場合運管理者に登録するの選択を外します運管理者の設定画で全員を運管理者に登録するを選択している場合は表されません管理するカテゴリ管理するカテゴリを選択します申請データを括削除する削除する対象の申請フォームを選択し指定した付より前に申請された申請データを削除できます申請データの括削除の実中は他のユーザーがワークフローを使できません申請データの括削除はユーザーの利が少ない時間帯に実施してください削除対象の申請データが多いときは度の操作で削除されず処理を続けるかどうかを確認するメッセージが表される場合があります確認メッセージはすべての申請データが削除されるまで表されます括削除するをクリックし残りの申請データを削除します申請データを括削除すると申請の状況に関わらず決裁前の申請データを含めすべての申請データが削除され元に戻せません申請データを削除する場合は注意してください 8

Office 9 パッケージ版の場合重要なデータは削除の前にバックアップし保管することを推奨しますデータをバックアップする CSV ファイルからデータを出するシステム設定画で詳細設定タブをクリックする各アプリケーションのワークフロー > 申請データの括削除の順にクリックする削除対象の申請フォームを選択し削除の基準となる付を選択して削除するをクリックする削除する場合は括削除するをクリックする 9

ワークフローを運しようワークフローの運管理についてします運管理者はシステム管理者によって指定されたユーザーです運管理者を登録するワークフローの運管理者に登録されたユーザーはワークフロー覧画に運管理が表されます Office 9 パッケージ版でワークフローを利するためには継続サービスライセンスが必要ですワークフローの運管理項項申請フォームの設定申請フォームの設定をします役割役割を設定します申請データの管理申請されたすべての申請データの管理ができます申請フォームとはワークフローでは申請データを作成する際に選択する申請データのひな形を申請フォームと呼びます申請フォームごとに項や申請経路が異なります申請データとはワークフローでは申請時に作成する個々のデータを申請データと呼びます申請フォームを作成する役割を設定する申請データを管理する申請フォームを作成するワークフローの運管理者は途に応じた項や申請経路を申請フォームごとに設定できます運管理権限のないカテゴリに申請フォームは作成できません各カテゴリの運管理権限についてはシステム管理者に確認してください申請フォームを作成する流れ申請フォームを設定する申請項を設定する申請経路を設定する 10

申請フォームを作成する流れ申請フォームを作成する流れは次のとおりです役割を設定する申請経路に設定する役割を設定します役割を設定する申請フォームを追加する申請フォーム名分類するカテゴリまたは申請フォームのを設定し申請フォームを追加します申請フォームを設定する申請項を設定する申請フォームに申請項を設定します申請項を設定する申請経路を設定する申請を承認決裁または回覧するための申請経路を設定します申請経路を設定する申請フォームを設定するワークフローの運管理者は途に応じた項や申請経路を申請フォームごとに設定できます申請フォームを追加する前に申請内容の詳細画に表される役割を設定します役割を設定する削除した申請フォームは運を再開したり元に戻したりできません申請フォームを削除する場合は注意してくださいまた申請の作成画からリンクも削除されます Office 9 パッケージ版の場合重要なデータは削除の前にバックアップし保管することを推奨しますデータをバックアップする CSV ファイルからデータを出するワークフロー覧画を表する運管理をクリックし申請フォームの設定をクリックする必要な項を設定する申請フォームの操作項項リンク追加追加する再利する申請フォームを新規に追加します申請フォームを再利して追加します申請フォームのすべての項を再利できます変更変更する申請フォームを変更します順番変更順番変更する申請フォームの表順を変更します 11

削除削除する申請フォームを削除します CSVファイルから申請フォームデータを読み込みます CSVファイルを作成する場合の注意点については次のページを参照してください CSV ファイルの読み込み CSV ファイルから読み込む CSVファイルを作成するときの注意点 CSVファイルで管理できる項については次のページを参照してください申請フォームデータ :CSVファイルで管理できる項 CSVファイルへの書き出し CSV ファイルへ書き出す CSVファイルへ申請データを書き出します CSVファイルで管理できる項については次のページを参照してください申請フォームデータ : CSVファイルで管理できる項申請フォーム情報の設定項 * は必須項です項申請フォーム名申請フォーム名をしますカテゴリ登録するカテゴリを選択します申請フォームは複数のカテゴリに所属できません申請フォームのをしますしたは申請データの作成 ( 申請フォームの選択 ) 画で申請フォーム名の下に表されます運中の申請フォームの管理について送信された申請データは申請時の申請フォームの設定にしたがって処理されます申請フォームを変更したり削除したりしても申請中の申請データには反映されませんただしユーザーが申請データを再利して送信した場合は変更後の申請フォームの設定が反映されますまた申請フォームを削除しても申請データ体は削除されず閲覧できます削除された申請フォームを使した申請データについて管理者メモについて申請フォームの変更履歴など管理のメモをできます管理者メモは申請フォームの変更画の管理者メモ欄に表されユーザーの操作画には表されません管理者のメモは次の画から変更できます申請フォームの変更画で管理者メモ欄の変更するをクリック CSVファイルの読み込みについて CSVファイルから読み込んだ申請フォームデータは上書きされず新しい申請フォームとして登録されます書き出したCSVファイルを編集し再度読み込んだ場合も新しい申請フォームとして登録されます申請項を設定する 12

項のタイプが動計算で計算対象に選択した項が数値以外のタイプに変更されると計算結果が正しく表されず 0 と表される場合があります項のタイプを変更する場合は動計算の設定も確認してください申請項とはユーザーが申請時に申請データにする項を申請項と呼びますワークフローの運管理者は途に応じた申請項を申請フォームごとに設定できます運中の申請項の設定については次のページを参照してください運中の申請フォームの管理についてワークフロー覧画を表する運管理をクリックし申請フォームの設定をクリックする申請項を変更する申請フォームの変更するをクリックする項覧欄の必要な項を設定する申請項の操作項項リンク申請項を追加します追加する追加する申請項のタイプを選択し追加するをク追加コピーするリックしますチェックボックスを選択した申請項をコピーして追加しますコピーされた申請項は項名が ( 項名 ) のコピーと表され申請項の番下に追加されます変更変更する追加されている申請項の設定条件を変更します項のタイプも変更できます順番変更順番変更する申請項の表順を変更します削除削除する削除する申請項を削除します選択した申請項をまとめて削除しますプレビュープレビューをる申請項のプレビューを表します設定内容がユーザーの操作画でどのように表されるか確認できます申請項の設定項 * は必須項です項タイプ追加する項のタイプを選択します 13

項名項名をしますコメント項についてのや注意書きなどをします必須項の設定を必須にする場合は必須項であるを選択します右隣への配置項欄を直前の項の右隣に並べて表するかどうかを設定します直前の項の右隣に配置する場合は続けて表するを選択しセパレータ ( 項の間に表される字 ) をしますその他の設定設定できる項はタイプごとに異なりますタイプの種類種類 1 のテキスト欄で表されるタイプです字列 (1 ) 表例複数のテキスト欄で表されるタイプです表例字列 ( 複数 ) 数値をできるタイプです数値表例ドロップダウンリストから年またはを選択できるタイプです付表例チェックボックス形式で表されるタイプですチェックボックス表例ラジオボタン形式で表されるタイプですラジオボタン表例ドロップダウンリストで表されるタイプです表例メニュー 14

ファイル添付ファイルを添付できるタイプですファイル添付はタイプ別の設定項はありません表例動計算指定した数値項を動的に四則演算または合計で表するタイプです例 ) 単価個数路線ナビ連携ネット連携サービスを利して経路や運賃を検索できますネット連携サービス : 路線を検索するタイプ別の設定項項サイズ欄のサイズを半 (0から99) で設定しますタイプが字列 ( 複数 ) の項の場合桁のサイズを設定します初期値申請の作成( 内容の ) 画で最初に表されるテキスト数値チェックの有無メニュー項またはを設定しますタイプが付の項で特定の付を指定する場合付を指定するを選択し付を設定します単位任意の単位をし欄の前後どちらに表するかを選択します表法を設定します表右寄せで表する申請の作成( 内容の確認 ) 画で項の表位置を右寄せで表する場合選択します申請フォームに計算結果を表しない申請データの作成( 内容の ) 画などで項を表しない場合選択します申請フォームに計算結果を表しないを選択すると右寄せで表するを選択してもユーザーの操作画には表されませんラジオ項選択対象になる項を 1 1 項でしますメニュー項ドロップダウンリストに表される項を表する順番に 1 1 項でします数点以下の有効な桁数計算時に切り捨てる桁数をドロップダウンリスト ( 数点第 2 位まで ) から選択します計算内容を選択します項の順番が編集中の項より前にある項でタイプが数値や動計算の項から選択できます計算内容四則演算ドロップダウンリストから項や四則演算記号を選択し計算内容を設定します定数を選択した場合は欄に定数をします合計設定した項の総和を計算します追加 15

項を選択し追加をクリックします削除削除する項を選択し削除をクリックします路線検索によって取り込む情報を選択します経路 / 運賃経路と運賃両の情報を取り込みます取り込む情報経路経路の情報のみを取り込みます運賃運賃の情報のみを取り込みます申請経路を設定する申請経路の設定では申請の作成 ( 経路の設定 ) 画で表される申請経路の役割や初期値を設定できます申請経路を設定する前に役割を設定します経路追加時に役割の選択が必須項のためあらかじめ役割を設定しておく必要があります役割を設定する申請経路とはユーザーが申請した申請データの承認経路を申請経路と呼びますワークフローの運管理者は途に応じた申請経路を申請フォームごとに設定できます運中の申請経路の設定については次のページを参照してください運中の申請フォームの管理について申請経路には次の経路が意されています申請経路項承認経路申請データの承認をう経路です決裁経路申請データの最終的な承認をう経路です確認経路決裁された申請データの確認をう経路です申請経路を設定する承認経路を設定する決裁経路を設定する確認経路を設定する申請経路を設定する承認経路確認経路内の経路の表順を変更します 16

決裁経路承認経路または確認経路の順番は変更できません必ず承認経路決裁経路確認経路の順に表されますワークフロー覧画を表する運管理をクリックし申請フォームの設定をクリックする表順を変更する申請フォームの変更するをクリックするプレビューをるをクリックすると設定内容がユーザーの操作画でどのように表されるか確認できます申請経路欄の順番変更するをクリックする表順を変更し変更するをクリックする承認経路を設定する経路種別にかかわらず承認者のうち1 が却下すると申請は終了しますユーザーは申請時に承認者を省略できます承認経路を複数設定したりそれぞれの経路で複数の処理者を設定したりできますワークフロー覧画を表する運管理をクリックし申請フォームの設定をクリックする承認経路を設定する申請フォームの変更するをクリックする承認経路欄の必要な項を設定する申請経路の操作項項リンク追加追加する承認経路を追加します変更変更する承認経路を変更します削除削除する承認経路を削除します承認経路の設定項 * は必須項です項経路種別経路種別を選択します役割役割を選択します初期状態で承認者に設定されるユーザーを選択します追加処理者の初期値ユーザーを選択しをクリックします削除 17

初期値を削除する場合はクリアするをクリックします初期値の変更許可申請時に申請者による処理者の変更を許可しないを選択するとユーザーは申請の作成 ( 経路の設定 ) 画で処理者の変更ができなくなります経路種別の選択項項承認 (1 ) 承認者が承認すると次の経路に進みます承認 ( 全員 ) すべての承認者が承認すると次の経路に進みます承認 ( 誰か 1 ) 承認者に設定されているうちの誰か 1 が申請を承認すると次の経路に進みます決裁経路を設定する確認経路が設定されている場合は決裁経路で承認された申請は確認経路に進みます決裁経路は削除できません決裁経路が未設定の申請フォームは申請データの作成 ( 申請フォームの選択 ) 画で申請フォーム名 ( 申請経路が未設定 ) と表されユーザーが使できませんワークフロー覧画を表する運管理をクリックし申請フォームの設定をクリックする決裁経路を設定する申請フォームの変更するをクリックする承認経路の欄で必要な項を設定する決裁経路の操作項項リンク追加決裁経路を設定する決裁経路を追加します変更変更する決裁経路を変更します決裁経路の設定項 * は必須項です項経路種別決裁と表されます役割役割を選択します処理者の初期値初期状態で決裁者に設定されるユーザーを選択します 18

追加ユーザーを選択しをクリックします削除初期値を削除する場合はクリアするをクリックします初期値の変更許可申請時に申請者による処理者の変更を許可しないを選択するとユーザーは申請の作成 ( 経路の設定 ) 画で処理者の変更ができなくなります申請フォームの変更画の承認経路の欄に決裁経路を設定するが表されていない申請フォームは決裁経路がすでに設定されています確認経路を設定する確認経路を複数設定したりそれぞれの経路で複数の処理者を設定したりできます処理者は申請データを確認するだけで申請を承認や却下はできませんワークフロー覧画を表する運管理をクリックし申請フォームの設定をクリックする確認経路を設定する申請フォームの変更するをクリックする確認経路欄の必要な項を設定する確認経路の操作項項リンク追加追加する確認経路を追加します変更変更する確認経路を変更します削除削除する確認経路を削除します確認経路の設定項 * は必須項です項経路種別確認と表されます役割役割を選択します初期状態で確認者に設定されるユーザーを選択します追加処理者の初期値ユーザーを選択しをクリックします削除削除する対象を選択し削除をクリックします 19

初期値の変更許可申請時に申請者による処理者の変更を許可しないを選択をするとユーザーは申請の作成 ( 経路の設定 ) 画で処理者の変更ができなくなります役割を設定する使中の役割を変更または削除してもすでに設定された申請データの経路には反映されません役割は申請経路を設定する前に設定します経路追加時に役割の選択が必須項のためあらかじめ役割を設定しておく必要があります役割とは役割とは申請経路に設定する項のひとつで申請データの進状況の役割欄に表されます各経路の処理者の役職や処理時の注意事項などを記載しますワークフロー覧画を表する運管理をクリックし役割をクリックする役割をし設定するをクリックする申請データを管理する稟議に使される書類は定期間の保存が定められている場合が般的です削除しても問題ない申請データであることを分に確認の上削除してください申請データを削除すると申請データの実データを削除し元に戻せません申請データを削除する場合は注意してください Office 9 パッケージ版の場合重要なデータは削除の前にバックアップし保管することを推奨しますデータをバックアップする CSV ファイルからデータを出するシステム管理者の設定により運管理権限のないカテゴリには申請フォームを作成できません 20

ワークフロー覧画を表する運管理をクリックし申請データの管理をクリックするカテゴリを選択し申請フォーム名 ( 標題 ) をクリックする全申請データを選択するとすべての申請データの検索や CSV ファイルへの書き出しができます必要な項を設定する申請データの詳細の操作項項リンク申請経路を変更します経路変更経路を変更するユーザーマニュアル : 申請経路を変更するシステム管理者の設定により表されない場合があります削除削除する申請データを削除します申請状況に関わらずすべての申請データを削除できます申請データを削除するとすべてのユーザーの申請覧から削除した申請データの表が削除されます申請データに添付ファイルがある場合は添付ファイルも削除されます印刷印刷画申請データを印刷しますユーザーマニュアル : 申請データを印刷する運管理者による代理確認代理で確認する申請データを代理で確認します代理では承認や決裁の操作はできませんまた代理で確認しても更新通知は送信されませんユーザーマニュアル : 代理確認された申請の確認画運管理者による代理確認の設定項 * は必須項です項名前代理になるユーザーを選択しますコメント必要に応じてコメントをします申請データの管理画から次の操作もできます申請データの管理画の操作項条件を指定しない項は設定する必要はありません項リンク申請フォームごとに申請データを検索します検索検索する検索条件を設定し検索するをクリックします 21

CSV ファイルへ申請データを書き出します CSVファイルへの書き出しす CSV ファイルへ書き出 CSVファイルで管理できる項については次のページを参照してください申請データ :CSV ファイルで管理できる項検索条件の設定項条件を指定しない項は設定する必要はありません項申請フォーム名選択した申請フォーム名が表されます番号検索する申請番号の範囲を半数字でしますシステム管理者の設定によって表されない場合があります標題標題に含まれる字列をします申請者申請者名に含まれる字列をします申請項に含まれる字列をします検索できるタイプは次のとおりです項 ( 字列 ) 字列 (1 ) 字列 ( 複数 ) メニュー対象状況検索する申請データの状況を選択します状況を複数選択できます申請 ( 期間 ) 検索対象の申請を年またはのドロップダウンリストから選択しますカテゴリの選択で ( すべて ) を選択するとすべての申請フォームが表されするとすべての申請データが表されます全申請データを選択削除された申請フォームを使した申請データについて申請フォームを削除すると申請データの管理画のカテゴリ欄に申請フォーム名 ( 運停中 ) と表されます削除された申請フォームを使した申請データは次の操作で閲覧できます 1. 申請データの管理画でカテゴリ欄の全申請データまたは申請フォーム名 ( 運停中 ) をクリック 2. 申請フォーム名 ( 標題 ) をクリック申請データの詳細画 ( 運管理画 ) で申請データを削除するとシステムからも完全に削除され閲覧できません申請フォーム名 ( 運停中 ) の表は申請データが0 件になった時点でカテゴリ欄から表も消えます 22

ワークフローを使ってみようワークフローの操作法についてします Office 9 パッケージ版でワークフローを利するためには継続サービスライセンスが必要ですワークフローとは申請データを閲覧する申請データを検索する申請データを作成する申請を取り消す申請経路を変更する申請データを処理する申請データを削除する申請データを印刷するワークフローのメール通知を設定するワークフローとはワークフローでできること画のかた申請の流れワークフローでできることワークフローとは申請フォームと呼ばれるひな形を利し申請データを作成するアプリケーションです運管理者が設定する稟議や購買申請などの申請フォームを利しさまざまな申請ができます申請の経路に設定されている承認者決裁者は受信した申請を処理します Webブラウザー上で申請から決裁までのすべてを操作できますシステム管理者の設定により部の操作を制限されている場合があります申請時に使する申請フォームの内容は運管理者が設定します申請フォームの内容や経路の指定などについてはワークフローの運管理者にご確認ください画のかたトップページでワークフローをクリックするとワークフロー ( 最新覧 ) 画が表されますワークフロー覧画には分や他のユーザーが作成した申請データが覧で表されます 23

申請の流れ申請データの作成から処理を完了するまでの流れは次のとおりです申請する申請フォームを選択し申請データを作成しますワークフローの運管理者によって設定された申請項や申請経路を設定します申請データを作成する承認する承認者に設定されたユーザーは申請データを承認却下または差し戻ししますまた必要に応じてコメントをできます申請を承認する申請を取り消す申請経路を変更する申請を差し戻すワークフローの運管理者の設定によりステップ2が省略されたり1つの承認経路に複数のユーザーが設定されていたりする場合もあります決裁する決裁者に設定されたユーザーは申請データを承認却下または差し戻ししますまた必要に応じてコメントをできます申請者は決裁されるまでの期間申請の取り消しや決裁経路や確認経路の変更ができます申請経路を変更する申請を決裁する申請を差し戻す確認する確認者に設定されたユーザーは申請データを確認しますまた必要に応じてコメントをできます申請を確認する申請経路を変更するワークフローの運管理者の設定によりステップ 4は省略される場合があります申請フォームとはワークフローでは申請データを作成する際に選択する申請データのひな形を申請フォームと呼びます申請フォームごとに項や申請経路が異なります申請データとは 24

ワークフローでは申請時に作成する個々のデータを申請データと呼びます現在の申請状況は申請データの覧画や申請データの詳細画で確認できます申請データを閲覧するワークフロー ( 最新覧 ) 画を表するカテゴリを選択し申請フォーム名 ( 標題 ) をクリックする申請データ覧項次の申請データの覧が表されます表順は申請の古い順です未処理覧最新覧結果覧未処理覧と結果覧にに表される項の詳細については次のページを参照してください最新覧画送信覧分が送信した申請データの覧です表順は申請の新しい順です受信覧次の申請データの覧が表されます表順は申請の新しい順です分が送信した結果が出た申請データ分が処理した申請データ下書き下書きの申請データが覧で表されます表順は作成の新しい順です申請データの詳細を閲覧するワークフローは次の画からも閲覧できますトップページの最新情報パーツ最新情報パーツを操作するトップページのワークフローパーツワークフローパーツを操作する最新覧画ワークフローの覧画で最新覧を選択すると表される画を最新覧画と呼びます最新覧画には次の項が表されます項 25

分が処理者の順番になった申請データが表されます次の申請データが表されます分が処理の順番になった申請データ申請処理中に削除却下された申請データ未処理覧申請処理中に経路が変更された申請データ申請処理中に差し戻された申請データ分の確認処理が運管理者によって代理確認された申請データ代理確認された申請の確認画結果覧分が送信した申請データの結果 ( 決裁や却下 ) が表されます結果覧に表されている項は表されている申請データを確認しても表が消えません表を削除する場合は削除する項を選択し結果覧から削除するをクリックします結果覧から表を削除しても申請データ体は削除されません結果覧から表を削除した申請データを閲覧する場合は送信覧をクリックします画に表される申請の状況についてワークフローの覧 / 申請データの詳細画やトップページのワークフローパーツに表されるワークフローの状況についてします状況進中決裁待ちになっている申請データです決裁決裁処理された申請データです確認処理が残っています完了すべての処理が終了した申請データです却下却下された申請データです取消決裁前に取り消された申請データです申請データを検索するキーワードや条件を指定し申請データを検索しますヘッダートップページのお探し物パーツを利しても申請データを検索できますトップページ : データを検索するトップページ : お探し物パーツを操作するワークフローの検索対象簡易検索の場合詳細検索の場合検索結果の表順ワークフローの検索対象 26

ワークフローの検索は受信覧または送信覧に保存されている申請データから検索します検索する対象を絞り込む場合は詳細検索を利しますされた検索キーワードは次の項を検索します簡易検索の場合詳細検索の場合申請番号申請番号申請フォーム名申請フォーム名標題標題状況状況申請申請者決裁者字列 (1 ) 字列 (1 ) 申請項字列 ( 複数 ) 申請項字列 ( 複数 ) メニューメニュー簡易検索の場合ワークフローの覧画の右上の検索ボックスを利します受信覧または送信覧に保存されている申請データから検索しますワークフローの覧画を表する検索ボックスにキーワードをしワークフロー検索をクリックする AND 検索する場合は字列と字列の間に半または全のスペースをします的の申請データの標題をクリックして検索結果を確認する検索結果は上から申請番号のきい順 ( 番号降順 ) に表されます検索結果の表順詳細検索の場合検索する項を絞り込んでから検索しますワークフローの覧画を表するワークフロー検索横の詳細検索をクリックする必要な検索条件を設定し検索するをクリックするワークフローの詳細検索の検索条件検索条件検索する申請データが保存されている覧を選択します検索対象 ( 全申請 ) 27

受信覧と送信覧の両を検索対象とする場合に選択します受信覧受信覧配下に保存されている申請データから検索する場合に選択します送信覧送信覧配下に保存されている申請データから検索する場合に選択します結果表 1 画に表する検索結果の件数を選択します条件の組み合わせ法を選択します検索条件次のすべての条件を満たす設定した検索項をAND 検索します次のいずれかの条件を満たす設定した検索項をOR 検索します検索対象を次の項で絞り込めます複数選択も可能です申請番号申請フォーム名標題状況申請検索項申請者決裁者申請項検索できるタイプは次のとおりです字列 (1 ) 字列 ( 複数 ) メニュー的の申請データの標題をクリックして検索結果を確認する検索結果は上から申請番号のきい順 ( 番号降順 ) に表されます検索結果の表順検索結果の表順申請データの検索結果は上から申請番号のきい順 ( 番号降順 ) に表されます 28

ただしシステム管理者の設定によっては申請番号が表されない場合があります申請番号が表されていない場合は申請を基にシステム内部で利する申請番号が動的に振られます番号がさい= 申請が古い番号がきい= 申請が新しいそのため申請番号を表していない設定の場合検索結果では上から申請の新しい順に表されます 29

申請データを作成する申請データの申請項は申請フォームごとにワークフローの運管理者が設定します申請データを送信すると状況は進中になります最初の経路に設定したユーザーに更新情報が通知されます送信した申請データは送信覧に追加されますファイルを開いたままの状態でのファイルの添付操作などの原因により申請内容に添付されているファイルが0byte になる場合があります経路を設定する前に添付ファイルの内容が問題ないかどうかを確認する画が表されますワークフロー( 最新覧 ) 画を表する申請するをクリックするカテゴリを選択し申請フォーム名をクリックする決裁経路が設定されていない申請フォームは申請フォーム名 ( 申請経路が未設定 ) と表され使できません必要な項を設定し次に経路を設定する >> をクリックする設定する項は申請フォームごとに異なります申請フォームの設定によってはネット連携サービスを利して路線検索ができますネット連携サービス : 路線を検索する下書きに保存する > 保存するの順にクリックすると下書きに保存されます申請データの作成 ( 内容の ) 画に表されるアイコンアイコン * 必須項です 30

# 数値項です半数値をします申請経路を設定し次に内容を確認する >> をクリックする申請経路は申請フォームごとに異なります処理を省略する場合は ( 省略 ) を選択しますただし決裁経路は省略できません運管理者の設定により処理者を変更できない場合があります詳細については運管理者に確認してください内容を確認し申請するをクリックする申請データは次の画からも作成できますヘッダーで [ リンク ] をクリックし [ 始めるメニュー ] にマウスオーバーして [ 申請する ] をクリック下書きから再編集する申請データの申請データの詳細画で再編集するをクリック送信覧から再利する申請データの申請データの詳細画で再利するをクリックワークフローの運管理者によって削除された申請フォームを使した申請データは再利できません予定に関連した申請データを送信する場合はスケジュールパーツからも作成できます予定の詳細画でできるその他の操作申請を取り消す申請データを取り消せるのは申請したユーザー本だけです決裁された申請データは取り消しできません取り消しができる申請データは次のとおりです送信覧の状況が進中のデータ未処理覧の差し戻された申請データ差し戻された申請を取り消す送信覧から申請データの詳細画を表する申請を取り消すをクリックする必要に応じてコメントをし取り消すをクリックする取り消しの確認画取り消された申請データを閲覧すると次のように表されます確認するをクリックすると進状況の結果欄は確認と表され未処理覧から表が削除されます 31

申請経路を変更する決裁者が処理作業できないときなどに処理するユーザーを変更できます申請経路を変更できるのは申請したユーザー本とワークフローの運管理者だけです送信覧以外の申請データの申請経路は変更できません申請経路が変更できる状況と経路の種類は次のとおりです進中 : 承認経路および決裁経路決裁 : 確認経路のみシステム管理者の設定によって申請経路を変更できない場合があります申請データの詳細画を表する経路を変更するをクリックする変更する申請経路の処理者を変更するをクリックする経路を変更して必要に応じてコメントをし変更するをクリックする確認経路に新しい確認者を追加する場合は次の画から追加できます経路の変更画で確認者を追加するをクリックします経路が変更された申請データ未処理覧画から申請経路が変更された申請データを閲覧すると経路が変更された申請の確認画が 32

表されます経路変更履歴をクリックすると申請経路の変更履歴が閲覧できます確認するをクリックすると未処理覧から表が削除されます経路に設定されていたユーザーが経路変更により経路から外された場合受信覧から申請データを閲覧できなくなりますよくある質問と答え (FAQ) 申請データを処理する申請データを処理します申請データの処理には申請を承認する承認処理申請を決裁する決裁処理決裁された申請を確認する確認処理の処理があります申請データの進状況申請データの申請処理の進状況は申請データの詳細画に表される進状況欄で確認できます申請を処理する場合は進状況を確認して処理します 33

進状況項経路種別経路の種別 ( 承認決裁確認 ) が表されますが表された経路は現在処理中の経路です役割役割が表されます名前該当する経路を処理するユーザーが表されます結果処理結果が反映されますコメント処理時にしたコメントが表されます時処理した時が表されます申請データは最新情報の通知または最新覧の未処理覧から処理します申請を承認する誰か1 が承認した申請を確認する申請を決裁する申請を差し戻す差し戻された申請を確認する差し戻された申請を再申請する差し戻された申請を取り消す申請を却下する申請を確認する申請を承認する申請を承認する順をします経路種別によって次の経路への進みが異なります経路種別が承認 ( 全員 ) の場合すべての処理者が申請を承認すると次の経路に進みます経路種別が承認 ( 誰か1 ) の場合処理者に設定されているユーザーのうち1 でも申請を承認すると次の経路に進みます未処理申請の処理画を表する必要に応じてコメントをしこの申請を承認するをクリックする結果欄に承認と表され申請の状況は進中のままです 34

すべての処理者が処理を終えると次の処理者に更新情報が通知されます誰か 1 が承認した申請を確認する複数の処理者のうちだれか1 が申請を承認した場合承認したユーザー以外の処理者に設定されていたユーザーは承認された申請を確認します未処理申請の処理画を表する通知内容を確認して確認するをクリックする申請を決裁する決裁は最終承認のため度決裁処理された申請は却下できません未処理申請の処理画を表する必要に応じてコメントをしこの申請を決裁するをクリックする結果欄に決裁と表され申請の状況が決裁になります申請者に更新情報が通知されます確認経路が設定されている場合は確認経路に設定されたユーザーにも更新情報が通知されます申請を差し戻す承認または決裁が必要な申請のみ申請者に申請を差し戻せます複数の処理者が設定されている場合誰か1 が申請を差し戻すと申請者に差し戻されます未処理申請の処理画を表する必要に応じてコメントをし差し戻すをクリックする差し戻し先は申請者です申請の状況は進中になります申請者に更新情報が通知されます差し戻された申請を確認する複数の処理者のうち誰か1 が申請を差し戻すと処理者に設定されていた他のユーザーは承認や決裁の処理ができなくなりますこの場合差し戻された申請の内容を確認します差し戻された申請の処理画を表する通知内容を確認して確認するをクリックする差し戻された申請を再申請する申請者に差し戻された申請を再申請します差し戻された申請の処理画を表する 35

再申請するをクリックする申請データを作成する次のページの順 4 以降の操作をして再申請します申請データを作成する差し戻された申請を取り消す申請者に差し戻された申請を取り消します差し戻された申請の処理画を表する取り消すをクリックする申請データの取り消し画で必要に応じてコメントをし取り消すをクリックする申請の状況は取消になります申請を却下する承認または決裁が必要な申請のみ申請の却下処理ができます未処理申請の処理画を表する必要に応じてコメントをし却下するをクリックする結果欄に却下と表され申請の状況は却下になります申請者に更新情報が通知されます複数の承認者が設定されている場合は処理していないユーザーにも更新情報が通知されます却下された申請の確認画同じ承認経路の他のユーザーが却下した申請データを閲覧すると次のように表されます確認するをクリックすると進状況の結果欄は確認と表され未処理覧から表が削除されます 36

申請を確認する確認経路では承認または却下の操作はできません未処理申請の処理画を表する必要に応じてコメントをし確認するをクリックする結果欄に確認と表されすべてのユーザーが確認を終えると申請の状況が完了になります確認したことによる情報更新は通知されません代理確認された申請の確認画ワークフローの運管理者によって代理確認された申請データを閲覧すると次のように表されます確認するをクリックすると未処理覧から表が削除されます 37

申請データを削除する送信覧で処理が終了していない申請は削除できません削除できる申請は状況欄が取消完了却下の申請データです申請内容の詳細画を表する送信覧から削除するまたは受信覧から削除するをクリックする削除する場合は削除するをクリックする申請データを削除してもシステムからは完全に削除されませんワークフローの運管理者や処理者はデータを確認できます申請データを印刷する画に表されるすべての項を印刷できます申請データの詳細画を表する印刷画をクリックする申請データを印刷する Webブラウザーの印刷機能を利し画を印刷します 38

ワークフローのメール通知を設定するワークフローの更新通知をメールとして指定するメールアドレスに送信するように設定できますメール通知は申請の処理の順番が分に回って来たタイミングで送信されますメール通知を受信するには次の 4 つの準備を完了している必要があります 1. システム管理者がメール通知の差出 (From) にシステムメールアカウントを使できるようにしている Office 9 パッケージ版 : システムメールアカウントを使する機能を設定する 2. システム管理者がシステムメールアカウントを設定している Office 9 パッケージ版 : システムメールアカウント設定する 3. 必要に応じてシステム管理者がメール通知の内容に表するアクセスURLを設定しているお使いの環境に合わせてアクセスURLを設定してください Office 9 パッケージ版 : メール通知 URL を設定する 4. 個設定でワークフローのメール通知を有効にしている Office 9 パッケージ版 : メール通知を有効にする 39