仕様書 -2 別府競輪ファン感謝イベント委託業務 別府市 ONSEN ツーリズム部競輪事業課
1 業務名 平成 28 年度別府競輪ファン感謝イベント委託業務 2 業務場所 別府競輪場 3 業務日 開催日程が決まり次第協議とするが 別府競輪場開催日を想定 なお 日数については 土曜日 日曜日の連日 2 日間にて提案すること 4 契約期間 開催日程が決まり次第協議 ( 目的 ) 競輪ファンから競輪を知らない人にも 日頃の感謝を込めたイベントを実施することにより競輪事業への更なる理解と別府競輪のイメージアップ 今後の入場者及び売上の増加に繋げること また 当該イベントを通じて競輪を知らない人にも競輪の迫力 車券の買い方等を知ってもらうことを目的とする ( イベント名称 ) 別府競輪ファン感謝祭 とする サブタイトルは付けても良いが 企業名等は入れないこと ( 業務内容 ) 当該イベントの企画及び実施 場内装飾や事前の告知等に関する企画運営一式を委託するものであ る イベント企画の内容については 以下の項目を実施すること ( 企画の内容について ) 1 当該イベントは既存のお客様向けと新規のお客様向けの企画であること 2 子供 女性 高齢者や家族連れまで幅広い層が楽しめる企画であること 3 市民だけでなく 地元の競輪選手なども参加できる企画であること 地元競輪選手の出演については 選手斡旋状況等を十分調査し準備すること ただし 業者決定前に事前に業者独自で選手会へ交渉を行わないこと 4 別府競輪マスコットキャラクター ゆ~ 坊 & マー君 を活用する企画を盛り込むこと 5 ステージイベントを企画すること メインの1つに芸能人 ( お笑いなど ) を用いること なお 雨天時でも行えるよう雨天対応型の特設ステージを準備すること また 大雨 天災及び震災などでやむなく開催を中止しなければならない場合は 告知等を含め十分検討しておくこと このことについては 企画書に必ず対応方法を記載しておくこと 6 競輪初心者に知ってもらう良い機会であるため 今後の車券購入に繋がる企画を盛り込むこと 7 食堂に協力をお願いするイベントを企画する際は事前に各食堂に了承を得ること その際は 競輪事業課担当者に先に申し出ること 8 ふれあいルーム及びふれあいルーム前の広場の活用について企画すること 9 マークカードの記入方法や出走表の見方 実際の車券購入方法など基礎的なことを説明する企画を行うこと なお 講師 イス 机の手配については委託者負担とし 装飾等は受託者の負担とする 10 企画するイベントについては 全て出演者 ( 競輪選手を除く ) などに事前確認を徹底しておくこと 当日キャンセルなどが発生することのないよう十分注意すること そのような事態が発生 1
した場合は 理由書を提出してもらうとともに契約金額を変更することがある 11 景品等が当たるイベントを企画する場合は 引換方法を十分考慮しておくこと 12 来場者にアンケートを実施すること 方法や内容は業者決定後に協議とする 13 公的機関 ( 官公庁など ) に事前申請が必要なイベントを企画する場合は 業者決定後に競輪事業課担当者と協議するものとする ただし 業者決定前に事前に訪問や交渉を行わないこと 14 開門時刻は9 時 30 分 イベントは10 時 00 分から16 時 00 分とする ただし 当日がモーニング競輪開催及びナイター開催の場合は別途協議を行う 15 競輪に関するイベントを企画する場合は 一般社団法人日本競輪選手会や公益財団法人 JKA を要請しなければならない場合があり その際は別途経費が発生する可能性があるので 別途発生する経費についても全て予算範囲内で対応すること 16 選手を起用したトークショーを行うこと 内容については 別途協議とする 17 駐車場を利用したイベント ( 働く車等 ) の企画は行わないこと ( イベントの設営準備及び撤去 ) 1 事前準備は原則として業務日前日に完了すること それ以前に必要な場合は 競輪事業課担当者と協議する 2 業務の実施に必要な消耗品 物品及び材料等 また工具や機器などの機材等は全て受託者負担とする 3 業務終了後の撤去について 原則として業務日当日に行うこと ただし 内容に応じて翌日の撤去も協議とする 4 業務の実施において発生した廃棄物等については 受託者が責任をもって全て廃棄すること 費用は全て受託者負担とする なお 競輪開催に伴う廃棄物等は委託者の負担とする 廃棄物の収集については 当日の撤去の際に手配すること ( イベントの告知について ) 1 より多くの集客を図るためポスターを作成し受託者提案の場所に掲示すること また 各種媒体を活用し イベントを幅広く告知すること ポスターについては 競輪事業課にB2サイズを50 枚納品すること 2 別府競輪オフィシャルサイト内にて 告知を掲載するので その為に必要なデータや資料等は受託者の責任において全て手配すること また オフィシャルサイトを活用し当該イベントとリンクした企画を実施しても構わないものとする 3 別府競輪場 別府市役所総合受付及び別府市内各公共施設等にイベントチラシを配布するので B4 サイズでのチラシ 3,000 枚を受託者において準備すること なお チラシデータについては PDF 形式で競輪事業課へ提出することとし チラシの仕様は下記のとおりとする 仕様 B4 よこコート紙 ( 新聞折込チラシ程度 ) フルカラー ( 但し 片面は必ずフルカラーとする ) 4 大分県内の新聞に折り込みチラシを入れること エリア 部数については提案に入れること 5 プレスリリース用として本委託業務に係る企画内容一式をまとめた書類を A4 縦で作成すること データ形式はパワーポイント PDF Word Excel のいずれかとする 2
6 イベント立看板 ( たて 1800 ミリ よこ 900 ミリ程度 )2 枚 7 別府競輪場西側壁面用イベント看板の設置 通常の開催告知看板をイメージとするが サイズ 仕様については業者決定後の協議とする 8 臨時駐車場 (4か所予定) に臨時駐車場とわかる旨を記載した案内看板を設置すること 9 その他 委託者からの告知素材提供依頼があった場合 可能な限り対応すること ( 賠償責任 ) 1 本委託業務の実施にあたって イベントが原因となり来場者が怪我等を負った場合は 受託者 の責任において対応をとること ( 業務の安全衛生管理及び危険防止の措置 ) 1 業務の安全衛生管理については 業務責任者が責任者となり関係法令に従って行うこと 2 業務の実施にあたっては 危険な場所には必要な安全措置を講じ 事故の防止に努めること 3 特に来場者の怪我や事故等が発生しないよう十分な措置を講じること 応急手当に必要な保健師 1 名は委託者が配置する ( 施設 機器 設備などの使用について ) 1 別府競輪場が所有する施設の使用範囲は原則サブスタンド3 階マルチスクエア投票所 スポーク広場 ふれあいルーム前及び第 4スタンドとする イベント会場として駐車場は使用できない また 委託者が所有する機器 設備及び備品等のうち 発券に伴う機器の使用は原則禁止する ただし サブスタンド3 階マルチスクエア投票所については イベント内容により発券機の使用を認める 使用を許可する主な機器及び備品等は下記のとおり ア. 別府競輪場各施設 ( サブスタンド3 階マルチスクエア投票所 第 4スタンド スポーク広場 ふれあいルーム前 ) イ. アに設置されたテーブル及びイスなどウ. テント 3 張 (2k 3k) エ. 簡易音響設備一式 ( すべて TOA 製 2009 年購入 ) ポータブルアンプ (KZ 30DC) 1 スピーカー(KZ 80SP) 1 対 スピーカースタンド (KZ 533) 1 対 ハンド型ワイヤレスマイク (WM 1220) 1 タイピン型ワイヤレスマイク (WM 1320) 1 オ. その他上記に記載のないものについては 別途協議することとする 2 1 を使用したとき 破損及び損壊が認められた場合は 受託者が責任をもって修繕並びに現況復帰させるものとする 3 業務終了後は 必ず各施設を清掃し使用前の状態に復帰させること なお 競輪事業課担当者立ち会いのもと最終チェックすること ( 委託者の負担の範囲 ) 1 当該イベント当日 競輪開催に係る以下の従事員については 委託者において配置する 3
ア. 案内所 ( 迷子や場内呼び出しなど ) イ. 電気係 ( 電気設備全般 ) ウ. 委員長室 ( 代表電話の問い合わせ応対 ) エ. 場内警備 ( 自衛警備隊 特別警備隊による警備 ) オ. 駐車場 ( 所管駐車場の交通整理など ) カ. 清掃 ( トイレ 場内施設の清掃 ) キ. 北門警備 ( 事務所前警備 ) ク. 休憩所 ( ふれあいルームの管理 ) 2 受託者は競輪開催以外の当該イベントに係る人員を配置すること なお 当該イベントへの従事員の共有は業者決定後に別途協議とする 3 イベント当日における 施設に関する以下の消耗品については委託者負担とする ア. 各トイレに設置されたトイレットペーパーイ. 場内各所に設置されたくずかごのゴミ袋 ( 報告書の提出について ) 1 当該業務が終了したときは 速やかに詳細な実施報告書を 2 部提出すること なお 報告書の仕様は A4 サイズたてとし それ以外は不問とする 2 1 の報告書にはイベントの様子を撮影した写真及び記事や 入場者数 各イベントに係る数字やデータなどの他 良かった点 反省点や改善点なども必ず記載すること 3 別府競輪オフィシャルサイトにてイベントリポートを掲載するので 掲載可能な写真及び記事が入ったデータを速やかに提出すること データ形式は PDF データのみとする 4 来場者にアンケートを実施し 結果を報告すること 方法や内容は業者決定後に協議する ( その他事項 ) 1 当該イベント当日に関わる関係者 ( スタッフ等 ) は 同一のブルゾン等を着用するなど 来場者とイベント関係者との判別がつくようにすること 2 フリーマーケットを提案する場合は 場所 運営方法 ( 商品運搬含む ) を細かく提案書に記載すること なお 別府開催の場合は 宿舎前の駐車場は車での乗り入れはできません 3 本仕様書に記載のない事項については 双方協議にて決定するものとする 4