アーカイブに 登 録 するための ナレッジ 作 成 方 法 1.ナレッジの 整 理 2.ナレッジの 文 章 化 (1)タイトルと 目 次 の 設 定 (2) 本 文 の 作 成 (3) 体 裁 の 整 備 と 校 正 (4)PDFの 作 成 2008 年 8 月 http://www.darecon.com
1.ナレッジの 整 理 初 めにナレッジ( 知 識 ノウハウ)を 整 理 します 以 下 の4 項 目 を 明 確 にしてください 項 目 ナレッジの 名 称 ナレッジの 対 象 者 (ナレッジを 必 要 とする 人 ) ナレッジを 使 うことで 得 られる 成 果 成 果 を 得 るまでのプロセス 内 容 ( 例 ) 項 目 ナレッジの 名 称 ナレッジの 対 象 者 (ナレッジを 必 要 とする 人 ) ナレッジを 使 うことで 得 られる 成 果 成 果 を 得 るまでのプロセス 内 容 起 業 家 のための 事 業 戦 略 策 定 起 業 家 事 業 戦 略 の 策 定 1ミッション ステートメント 作 成 2ビジョン( 将 来 像 ) 作 成 3SWOT 分 析 の 実 施 4 戦 略 オプション 立 案 5 戦 略 課 題 策 定 2
2.ナレッジの 文 章 化 次 は ナレッジを 文 章 化 します (1)タイトルと 目 次 の 設 定 ナレッジの 整 理 をもとに タイトルと 目 次 を 設 定 します 1 タイトル タイトルのポイントは 以 下 のとおりです ナレッジの 内 容 を 端 的 に 表 現 する ユーザーが 思 わずダウンロードしたくなるような 魅 力 的 な 表 現 にする 2 目 次 目 次 どおりに 行 動 すれば 成 果 が 得 られるようにしてください 基 本 的 には 前 項 で 確 認 した 成 果 を 得 るまでのプロセス に 沿 って 目 次 設 定 をしてください ( 例 ) タイトル 目 次 起 業 家 のための 事 業 戦 略 策 定 マニュアル 1ミッション ステートメントをつくる 2ビジョン( 将 来 像 )をつくる 3SWOT 分 析 を 行 う 4 戦 略 オプションをつくる 5 戦 略 課 題 をつくる 3
(2) 本 文 の 作 成 目 次 が 完 成 したら 目 次 ごとに 本 文 を 作 成 します MS-Word MS-Excel MS-PowerPoint のいずれかで 作 成 してください ファイル 名 は 必 ず 半 角 英 数 字 でつけてください ( 日 本 語 不 可 ) 本 文 作 成 のポイントは わかりやすい 文 章 にすること です 文 章 を 書 くのが 苦 手 な 人 は 難 しいと 思 うかもしれません ところが それほど 難 しいことではないのです 以 下 の 法 則 を 守 れば 誰 でもわかりやすい 文 章 が 書 けるようになります わかりやすい 文 章 を 書 く 法 則 1 文 章 は 三 段 論 法 か 起 承 転 結 で 書 く 2 センテンスは50 文 字 以 内 にする 3 ターゲット 顧 客 のレベルに 見 合 った 文 章 表 現 にする 3 箇 条 書 き と 表 を 多 用 する 4 ですます 調 で 書 く 5 あいまい 表 現 を 避 ける 6 改 行 を 多 用 する 7 推 敲 する 1 文 章 は 三 段 論 法 か 起 承 転 結 で 書 く 1) 三 段 論 法 三 段 論 法 とは 大 前 提 小 前 提 結 論 の 順 番 で 展 開 する 論 法 のことです 本 マニュアルも 三 段 論 法 が 多 用 されており このページのトップの 文 にも 使 用 されています 大 前 提 小 前 提 結 論 本 文 作 成 のポイントは わかりやすい 文 章 にすること です 文 章 を 書 くのが 苦 手 な 人 は 難 しいと 思 うかもしれませ ん ところが それほど 難 しいことではないのです 以 下 の 法 則 を 守 れば 誰 でもわかりやすい 文 章 が 書 け るようになります 4
2) 起 承 転 結 起 承 転 結 とは 四 段 型 の 論 法 です 三 段 論 法 に 導 入 部 分 の 起 を 付 け 加 えれば 起 承 転 結 が 完 成 します 起 目 次 が 完 成 したら 項 ごとに 本 文 を 作 成 します 承 転 結 本 文 作 成 のポイントは わかりやすい 文 章 にすること です 文 章 を 書 くのが 苦 手 な 人 は 難 しいと 思 うかもしれませ ん ところが それほど 難 しいことではないのです 以 下 の 法 則 を 守 れば 誰 でもわかりやすい 文 章 が 書 ける ようになります 2 センテンスは50 文 字 以 内 にする 以 下 の 文 章 を 読 み 比 べてください センテンスが 長 いと 読 みにくいだけではなく 趣 旨 も 伝 わりにくくなります 長 くても50 文 字 以 内 にしてください センテンスの 長 い 文 章 本 文 作 成 のポイントは わかりやすい 文 章 にすること で 文 章 を 書 くのが 苦 手 な 人 は 難 しいと 思 うかもしれませんが それほど 難 しいことではありません センテンスの 短 い 文 章 本 文 作 成 のポイントは わかりやすい 文 章 にすること です 文 章 を 書 くのが 苦 手 な 人 は 難 しいと 思 うかもしれません ところが それほど 難 しいことではないのです センテンスを 短 くするコツは 中 止 法 を 使 わないことです 中 止 法 とは センテンスを 接 続 助 詞 ( 上 記 文 の で が )で 後 ろにつないでいく 書 き 方 です 文 章 に 重 厚 さを 与 えるので 論 文 や 小 説 などによく 見 られますが マニュアルなどの 文 章 には 不 向 きです 5
3 ターゲット 顧 客 のレベルに 見 合 った 文 章 表 現 にする ターゲット 顧 客 が 専 門 家 であれば 専 門 用 語 を 使 用 するなど 設 定 したターゲット 顧 客 の 知 識 レベルに 見 合 った 文 章 表 現 にします ターゲット 顧 客 の 知 識 レベルが 想 定 できない 場 合 は 平 均 的 な 水 準 に 合 わせてください 4 箇 条 書 き と 表 を 多 用 する マニュアルの 文 章 は 的 確 な 情 報 を 少 ない 文 字 数 で 伝 えることが 必 要 です そのためには 箇 条 書 き と 表 を 多 用 してください 箇 条 書 き と 表 には 以 下 の 効 果 があります 視 覚 的 に 読 みやすい 主 旨 をわかりやすく 表 現 できる 短 い 文 章 でも 内 容 を 伝 えやすい 本 マニュアルを 含 め 当 サイトで 提 供 しているマニュアルも 多 用 しているので 参 考 にしてください 5 ですます 調 で 書 く である 調 は 言 い 切 り 表 現 なので 読 者 に 高 圧 的 なイメージを 与 えます よって 本 文 は ですます 調 で 書 いてください ただし 目 次 法 則 規 則 指 示 などの 表 現 は である 調 のほうが 読 みやすくなるので 双 方 を 使 い 分 けて 書 いて 下 さい 6
6 あいまい 表 現 を 避 ける 思 います 思 われます 等 などの 表 現 は 曖 昧 で 正 確 性 を 欠 くので 使 用 しないでください 7 改 行 を 多 用 する 改 行 を 多 用 するだけで 視 覚 的 に 格 段 に 読 みやすくなります 全 体 のバランスを 見 ながら 句 読 点 やセンテンスで 改 行 を 入 れ 視 覚 的 に 読 みやすい 文 章 を 作 成 してください 8 推 敲 する 文 章 を 書 き 終 えたら しばらく 時 間 をおいてから 読 み 返 します テンポよく 読 めるかをチェックし ひっかかるところがあれば 納 得 いくまで 推 敲 してください また プレビュー 機 能 を 使 って 視 覚 的 にもバランスがよく 読 みやすいレイアウトになっているかもチェックしてください これで 本 文 の 作 成 は 終 了 です 7
(3) 体 裁 の 整 備 と 校 正 本 文 を 作 成 したら 体 裁 の 整 備 と 全 文 の 校 正 をします 1 表 紙 タイトル 作 成 者 名 作 成 の 日 付 版 数 ( 第 何 版 か) を 記 載 します その 他 必 要 に 応 じてマニュアルの 概 要 や 目 次 などを 記 載 してください 2 ページ 番 号 フッターで 各 ページの 中 央 下 に 挿 入 します MS-Wordならば 挿 入 (I) ページ 番 号 (U)で 位 置 (P)を ページの 下 配 置 (A)を 中 央 を 選 択 最 初 のページにページ 番 号 を 挿 入 する(S) のチェックを 外 し OKをクリックしてください 3 著 作 権 の 記 述 著 作 権 を 主 張 する 場 合 は フッターで 各 ページ 番 号 の 下 に 以 下 の 英 文 を 挿 入 してください Copyright 2008. All rights reserved 西 暦 著 作 権 者 を 英 文 で 記 述 8
4 校 正 1~3が 終 了 したらすべての 文 章 の 校 正 を 行 います ポイントは 以 下 のとおりです 誤 字 脱 字 はないか 助 詞 (てにをは)の 間 違 いや 連 続 使 用 はないか 表 記 表 現 フォントの 統 一 性 はあるか なお MS-Wordで 作 成 した 場 合 は 文 章 校 正 機 能 が 使 用 できますが 同 機 能 は 完 全 ではありません 全 ページをプリントアウトし 紙 面 上 で 校 正 作 業 を 行 ってください これで 体 裁 の 整 備 と 校 正 は 終 了 です (4)PDFの 作 成 作 成 したファイルをそのままアーカイブに 登 録 することは 可 能 ですが PDFに 変 換 することをお 薦 めします MS-Office2007にはPDF 変 換 機 能 が 搭 載 されているので それを 利 用 するとよいでしょう Office2007が 無 い 場 合 は PDF 変 換 ソフトを 利 用 してください 無 料 ソフトも 豊 富 にあります PDF 変 換 ソフト で 検 索 してください なお PDFに 変 換 する 場 合 も ファイル 名 は 半 角 英 数 字 でつけてください 日 本 語 でアーカイブに 登 録 することはできません また ファイルサイズは 必 ず1MB 以 下 にしてください 超 える 場 合 は ZIPで 圧 縮 し 1MB 以 下 にしてから 登 録 してください 登 録 方 法 は 以 下 のURLをご 覧 ください http://www.darecon.com/community/modules/pico/index.php?content_id=13 ( 以 上 ) 9