ワード2010 活 用 講 座 ( 差 し 込 み 文 書 ) < 講 座 の 内 容 > 1. テンプレートをダウンロードして 賞 状 を 作 ってみよう 2. 家 庭 訪 問 のお 知 らせを 作 ろう 3. 簡 単 名 札 4. はがき 印 刷 5. 差 込 ファイルを 再 度 開 くときの 注 意 6. 練 習 問 題 123 Word のリボン( 差 し 込 み 文 書 ) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1はがき 印 刷 2メイン 文 書 の 設 定 3データソース(EXCEL)を 開 く 4アドレス 帳 (EXCEL)の 編 集 5 差 し 込 みフィールドの 強 調 表 示 6 差 し 込 み 印 刷 フィールドの 挿 入 7 差 し 込 んだデータの 表 示 8 前 のレコード 9 次 のレコード 10 印 刷 ファイル 出 力 ( 差 込 結 果 ) 1
賞 状 を 作 ってみよう 1- 賞 状 フォルダを 使 用 賞 状 のテンプレートから ワードで 賞 状 の 文 章 を 作 成 します あらかじめ EXCEL で 作 成 した 受 賞 者 の 名 簿 から 学 年 クラス 名 前 を 入 れて 印 刷 します 1Excel の 賞 状 名 簿.xlsx ファイルを 開 きデータを 確 認 後 Excel ファイルを 閉 じる 差 込 元 の データは Excel で 作 成 します 今 回 は 既 存 の 名 簿 ファイルを 使 用 します 2 賞 状 のテンプレートを 検 索 し ダウンロードする 1.Word を 開 き ファイルタブ 新 規 作 成 をクリック 2. 検 索 欄 に 賞 状 と 入 力 し Enter 押 下 するとテンプレートが 表 示 される 3. 賞 状 感 謝 状 唐 草 を 選 択 し ダウンロードを 行 う 4. 賞 状 内 の 文 章 を 変 更 する( 見 本 参 照 ) 見 本 賞 状 3Excel の 賞 状 名 簿.xlsx と 関 連 づけを 行 う 1. 差 しこみ 文 書 タブ 宛 先 の 選 択 既 存 のリストを 使 用 をクリック 2.データファイルの 選 択 画 面 で Excel ファイルの 賞 状 名 簿.xlsx を 選 択 し 開 く 3. 差 し 込 みたいシート 皆 勤 賞 を 選 択 し OK をクリック 2
4 差 し 込 みデータを 設 定 する ( 差 し 込 みフィールドの 挿 入 ) 1. 文 章 内 の 差 し 込 みデータを 入 れたい 箇 所 にカーソルを 移 動 2. 差 しこみ 文 書 タブ 差 し 込 みフィールドの 挿 入 をクリック 3. 項 目 名 (EXCELデータ)をクリックし 指 定 場 所 に 挿 入 (2 3を 繰 り 返 す) 5 差 し 込 み 結 果 を 確 認 する( 結 果 のプレビュー) 差 しこみ 文 書 タブ 結 果 のプレビューをクリック レコード 移 動 6 保 存 する 1.ファイル 名 前 を 付 けて 保 存 をクリック 2.テンプレートのバージョンによっては メッセージが 表 示 されるので OK クリック 3. 1- 賞 状 フォルダにファイル 名 賞 状 で 保 存 する 7 印 刷 をする 1. 差 しこみ 文 書 タブ 完 了 と 差 し 込 み 文 書 の 印 刷 をクリック 2. 出 力 レコード 条 件 を 選 択 し OK をクリック 差 し 込 んだ 結 果 が 指 定 レコード 分 印 刷 されます 8 結 果 をファイルへ 出 力 する 1. 差 しこみ 文 書 タブ 完 了 と 差 し 込 み 個 々のドキュメントの 編 集 をクリック 2. 出 力 レコード 条 件 を 選 択 し OK をクリック 差 し 込 んだ 結 果 が 指 定 レコード 分 ワード 文 章 (レター1)として 作 成 されます 一 部 を 修 正 したいときに 便 利 です 3
家 庭 訪 問 のおしらせ 文 書 を 作 成 しよう 2- 家 庭 訪 問 フォルダを 使 用 あらかじめ Excel で 作 成 した 家 庭 訪 問 名 簿 から 家 庭 訪 問 のお 知 らせの 文 書 ファイル(Word)に 名 簿 ファイル(Excel)の 名 前 訪 問 日 訪 問 曜 日 訪 問 時 間 を 入 れて 印 刷 します 1Excel の 家 庭 訪 問 名 簿.xlsx ファイルを 開 きデータを 確 認 後 Excel ファイルを 閉 じる 2Word の 家 庭 訪 問 のお 知 らせ.docx ファイルを 開 く 今 回 はあらかじめ 文 章 は 作 成 してあります 3Excel の 家 庭 訪 問 名 簿.xlsx と 関 連 づけを 行 う 1. 差 しこみ 文 書 タブ 宛 先 の 選 択 既 存 のリストを 使 用 をクリック 2.データファイルの 選 択 画 面 で Excel ファイルの 家 庭 訪 問 名 簿.xlsx を 選 択 し 開 く 3. 差 し 込 みしたいシート 3-1 を 選 択 し OKをクリック 4 差 し 込 みデータを 設 定 する ( 差 し 込 みフィールドの 挿 入 ) 1. 差 し 込 みデータを 入 れたい 箇 所 にカーソルを 移 動 2. 差 しこみ 文 書 タブ 差 し 込 みフィールドの 挿 入 をクリック 3. 差 し 込 む 対 象 のフィールド 名 をクリックし 指 定 場 所 に 挿 入 ( 1 3を 繰 り 返 す) 5 差 し 込 み 結 果 を 確 認 する( 結 果 のプレビュー) 差 しこみ 文 書 タブ 結 果 のプレビューをクリック レコード 移 動 4
6 差 し 込 みデータの 書 式 を 変 更 する EXCELの 内 部 形 式 で 表 示 されてしまている 差 込 データの 書 式 を 変 更 して 表 示 させる ( 月 日 を 月 日 時 間 を 時 分 の 形 式 にする) 1. 変 更 したいフィールド( 月 日 時 間 ) 上 で 右 クリックし フィールドコードの 表 示 / 非 表 示 をクリック 2.フィールドコードを 規 定 の 方 式 で 修 正 する 記 号 は 半 角 全 角 文 字 と 大 文 字 小 文 字 にて 入 力 \@M 月 d 日 を 追 記 ( 月 日 のみ 全 角 ) \@H 時 mm 分 を 追 記 (すべて 半 角 ) 3. 結 果 のプレビューで 確 認 する ( 同 様 に 下 の 部 分 の 日 付 と 時 間 の 書 式 も 変 更 ) M: 月 データをあらわす(1 文 字 ) d: 日 データをあらわす(1 文 字 ) H: 時 データをあらわす(1 文 字 ) mm: 分 データをあらわす(2 文 字 ) 7 保 存 する ファイル 上 書 き 保 存 をクリック 8 印 刷 ファイル 出 力 を 行 う 差 しこみ 文 書 タブ 完 了 と 差 し 込 みし 行 う 5
簡 単!ラベル 作 り 3- 名 札 フォルダを 使 用 書 道 や 絵 画 の 作 品 にはる 名 札 ラベル 1 年 生 の 机 やロッカーにはる 名 前 シ-ル いろいろな 場 面 で 活 躍 する 名 簿 からの 一 括 ラベル 印 刷 です 好 きな 大 きさに 設 定 し 作 ります 1 名 札 フォルダの Excel ファイル 名 札 名 簿.xlsx の 児 童 名 簿 シートを 開 き 確 認 後 Excel ファイルを 閉 じる 2Word を 起 動 する(ラベル 文 章 で 新 規 作 成 ) 1.ページレイアウトタブ 余 白 で 余 白 を 狭 くする 2. 差 しこみ 文 書 タブ 差 し 込 み 印 刷 の 開 始 ラベルをクリックし ラベルのオプションは キャンセルをクリック 3 表 を 作 成 する (ラベル 紙 を 使 用 しない 場 合 ) 1. 挿 入 タブ 表 をクリック 作 成 したいマス 目 をドラッグ ( 今 回 は5 2 表 ) 2. 表 をクリックして 選 択 し 一 番 下 の 行 をドラッグして 調 整 し 全 体 の 大 きさをきめる 3.レイアウトタブ 高 さを 揃 えるをクリックし 全 体 のマス 目 の 高 さを 揃 える 4Excel の 名 簿 ファイルと 関 連 づける 1. 差 し 込 み 文 書 タブ 宛 先 の 選 択 既 存 のリストを 使 用 をクリック 2.データファイルの 選 択 画 面 で Excel ファイルの 名 札 名 簿.xlsx を 開 く 3. 差 し 込 みしたいシート 児 童 名 簿 を 選 択 し OK をクリック 6
5 差 し 込 みデータを 設 定 する ( 差 し 込 みフィールド) 1. 差 し 込 みデータを 入 れたい 箇 所 にカーソルを 移 動 2. 差 しこみ 文 書 タブ 差 し 込 み 印 刷 フィールドの 挿 入 をクリック 3. 差 し 込 む 対 象 のフィールド 名 をクリックし 指 定 場 所 に 挿 入 ( 1 3を 繰 り 返 す) 年 組 番 6 文 字 の 書 式 を 設 定 する ホームタブより 文 字 サイズ フォント 配 置 ( 中 央 揃 え)を 設 定 し ラベルの 文 字 の 書 式 を 設 定 する 7イラストを 入 れる 1. 挿 入 タブ 図 保 存 先 のフォルダを 指 定 し 任 意 のイラストをダブルクリックで 挿 入 する 2. 図 ツールタブより 自 由 に 移 動 出 来 るように 文 字 列 の 折 り 返 しを 前 面 に 設 定 する 8 複 数 のラベルに 反 映 する 差 しこみ 文 書 タブ 複 数 ラベルに 反 映 をクリックすると 全 てのセルに 反 映 される ( 自 動 的 に NextRecord フィールドが 挿 入 ) 9 差 し 込 みデータを 確 認 する( 結 果 のプレビュー) Point : 次 のぺージに 進 む 場 合 は ラベル 数 分 加 算 したレコード 数 (+10など)を 指 定 レコード 移 動 7
はがきに 印 刷 しよう (はがき 印 刷 ウィザード 使 用 ) 4-はがき 印 刷 フォルダを 使 用 ワードではがき 作 成 します あらかじめ EXCEL で 作 成 した 住 所 録 の 名 簿 から はがきウィザードを 使 用 して 作 成 します 1Excel の はがき 名 簿.xlsx ファイルを 開 きデータを 確 認 後 Excel ファイルを 閉 じる (EXCELの 表 を 規 定 の 項 目 名 で 作 成 する) 1 2 3 4 1 2 4 3 2Word を 起 動 し はがき 印 刷 ウィザード から 差 し 込 み 設 定 を 行 う 1. 差 し 込 み 文 書 タブ はがき 印 刷 宛 名 面 の 作 成 を 選 択 2.はがきの 種 類 を 選 択 3. 縦 書 き/ 横 書 き 設 定 4.フォントなど 書 式 の 設 定 5. 差 出 人 情 報 の 設 定 6. 差 し 込 み 印 刷 の 指 定 既 存 の 住 所 録 ファイル をクリックし 選 択 参 照 クリックし 皆 勤 賞.xlsx を 指 定 する 7. 完 了 をクリック 8. 該 当 シート 来 賓 名 簿 を 選 択 OK 9.はがきが 表 示 される 差 し 込 みで 印 刷 する 名 簿 を 選 択 する 方 法 1.アドレス 帳 の 編 集 をクリック 2. 対 象 データを 選 択 し OK をクリック 差 し 込 み 途 中 で 名 簿 を 修 正 する 方 法 1.ファイル 名 をクリックして 選 択 2. 編 集 クリック 3.データを 修 正 OK 4. 保 存 する 差 込 印 刷 のワードファイルを 開 いている 時 に 差 込 元 のEXCEL ファイルを 開 くとは 読 み 込 み 専 用 になり 修 正 できません 8
差 し 込 みファイルを 開 く 時 の 注 意 事 項 差 し 込 み 作 成 ファイル(Word) 文 章 を 開 く 時 の 注 意 差 し 込 み 設 定 し 保 存 したファイルを 再 度 開 くと 差 し 込 み 状 態 の 確 認 メッセージが 表 示 されます はいをクリックして 開 いてください ( Excel との 関 連 付 け 確 認 ) 差 し 込 み 作 成 ファイル(Word Excel)の 文 章 を 別 の 場 所 にコピーした 時 の 注 意 差 し 込 みファイルを 別 のフォルダやコンピュータにコピーして 使 用 する 場 合 は Excel の 名 簿 データと 再 度 関 連 付 けをさせる 必 要 がある 場 合 があります 下 記 のようなメッセージが 表 示 されたら 再 度 関 連 付 けの 操 作 をしてください 1. 差 し 込 み 状 態 の 確 認 メッセージは はいをクリック 2.データファイルが 見 つかりませんのメッセージは データファイルの 検 索 をクリック 3.データファイルの 選 択 で 再 度 関 連 付 ける Excel ファイルを 選 択 し 開 くをクリック 4.テーブルの 選 択 でシートを 選 択 し OK をクリック 注 意 : 差 し 込 みしたあとから Excel のファイル 名 やシート 名 の 変 更 を 行 った 場 合 は いいえを 選 択 し 差 し 込 みツールバーの 宛 先 の 選 択 で 再 度 関 連 付 けを 行 ってください 9
練 習 問 題 練 習 問 題 -1 練 習 問 題 -2 練 習 問 題 -3 フォルダを 使 用 練 習 問 題 1 読 書 がんばったで 賞 を 賞 状 印 刷 [ 使 用 データ] Excel : 読 書 名 簿.xlsx の 読 書 名 簿 シート Word : 読 書 がんばったで 賞.docx [ 差 し 込 みフィールド] 貸 し 出 し 数 学 年 クラス 名 前 ヒント( 手 順 ) 1.Word で 賞 状 のファイルを 開 く 2. 宛 先 の 選 択 で Excel ファイルと 関 連 づける 3. フィールドの 挿 入 で 差 し 込 みデータを 設 定 し 体 裁 を 整 える フォント イラストなど 自 由 に 変 更 する 練 習 問 題 2 シールのラベル を 作 成 しよう 封 筒 にはるために 購 入 したラベルシール(A-one の28171)を 使 用 し 北 部 地 区 の 全 小 学 校 の 校 長 宛 に 住 所 を 差 込 印 刷 ( 練 習 問 題 の 2ラベル フォルダを 使 用 ) [ 使 用 データ] Excel : シール 名 簿.xlsx の 学 校 一 覧 シート Word : 新 規 作 成 [ 差 し 込 みフィールド] 住 所 学 校 名 校 長 名 [メイン 文 書 の 設 定 ] ラベル A-one(エーワン)の 品 番 28171 を 使 用 ヒント( 手 順 ) 1.Word で 新 規 作 成 する 2. 差 し 込 み 印 刷 の 開 始 (ラベル)をする (ラベル A-one(エーワン)の 品 番 28171) 3. 宛 先 の 選 択 で Excel ファイルと 関 連 づける 4. フィールドの 挿 入 で 差 し 込 みデータを 設 定 し 体 裁 を 整 える 5. 複 数 ラベルに 反 映 で 出 来 上 がり 10
練 習 問 題 3 中 間 テストの 成 績 結 果 を 生 徒 に 配 る 用 紙 の 作 成 [ 使 用 データ] Excel : 成 績 名 簿.xlsx の 1 年 1 組 シート Word : 1 学 期 中 間.docx [ 差 し 込 みフィールド] 年 組 氏 名 国 語 ~ 英 語 順 位 [メイン 文 書 の 設 定 ] ラベル 品 番 なし に 設 定 ヒント( 手 順 ) 1.Word で 1 学 期 中 間 のファイルを 開 く 2. 差 し 込 み 印 刷 の 開 始 (ラベル)をする 3. 宛 先 の 選 択 で Excel ファイルと 関 連 づける 4. フィールドの 挿 入 で 差 込 データを 設 定 し 体 裁 を 整 える フォント イラストなど 自 由 に 変 更 5. 複 数 ラベルに 反 映 で 出 来 上 がり 11