Excel 講 習 会 ~Excel の 活 用 ~ ------------------------------------------------------------------------------------- 発 表 などで 数 値 を 示 す 場 合 表 やグラフにすると 視 覚 的 に 分 かりやすくなります エクセルは そうした 表 やグラフを 作 ってくれたり 難 しい 計 算 をあなたの 代 わりにやってくれたりします エクセルの 基 本 的 な 操 作 を 学 びましょう ------------------------------------------------------------------------------------- 目 次 A.こんな 表 を 作 ろう 1. 表 を 見 やすくする 2. エクセルシートを 開 く 3.セルの 基 本 操 作 3.1 文 字 列 全 体 を 一 つのセルの 中 に 表 示 する 方 法 折 り 返 し 表 示 3.2 文 字 列 全 体 を 一 つのセルの 中 に 表 示 する 方 法 縮 小 して 表 示 4.セルの 条 件 付 き 書 式 設 定 4.1 セルの 強 調 表 示 4.2 データバーの 設 定 5.フィルタとデータの 並 べ 替 え B.グラフを 作 ってみよう 6.いろいろなグラフ 7.グラフ 作 成 7.1 データを 指 定 する 7.2 見 た 目 をそろえる 8.Word に 挿 入 する
A.こんな 表 を 作 ろう 1 表 を 見 やすくする このレジュメでは 以 下 にある 表 1 を 表 2 のように 編 集 します 以 下 のダウンロード 先 にアク セスして エクセルファイルを 入 手 しましょう * 表 1 のダウンロード 先 :http://www.tufs.ac.jp/common/library/lc/study/before.xls 表 2 のダウンロード 先 :http://www.tufs.ac.jp/common/library/lc/study/after.xls 表 1[Before] 表 2[After] * 出 典 : 富 士 通 エフ オー エム 株 式 会 社. よくわかる Microsoft Excel 2010 応 用 FOM 出 版, 2010.( 外 大 図 書 館 4F@ラボ:LC/549/342440) 2 エクセルシートを 開 く データを 自 分 で 打 ち 込 んで 表 から 作 るときは まずエクセルシートを 開 きます パソコン 画 面 の 左 下 にあるスタートボタンをクリックして [Microsoft Excel] をクリックしてください スタートメニューにエクセルが 表 示 されていない 場 合 は [すべてのプログラム] [Microsoft Office]から [Microsoft Excel]をクリックしてください エクセル 2010 [すべてのプログラム] [Microsoft Office] [Microsoft Excel] pg. 1
3.エクセルの 基 本 操 作 最 初 にこの 表 の 名 前 として 東 京 都 23 区 の 人 口 統 計 表 という 文 字 列 を A1 のセルに 入 力 し ますが データ( 数 字 文 字 列 )を 入 力 するとき 文 字 列 が 長 くて 一 部 分 が 隠 れてしまう 時 が あります 全 文 が 表 示 されるようにするため 3.1 折 り 返 し 表 示 あるいは 3.2 セル 結 合 を 試 してみましょう 3.1 文 字 列 全 体 を 一 つのセルの 中 に 表 示 する 方 法 折 り 返 し 表 示 簡 単 な 方 法 1 ホームタブをクリック 2 メニューバーの 折 り 返 して 全 体 を 表 示 する をクリック 詳 しく 見 ると 1 変 更 したいセル( 今 回 は A1)にカー ソルを 合 わせて 右 クリック 2 セル 書 式 設 定 配 置 タブを クリック 3 文 字 の 制 御 の 折 り 返 して 全 体 を 表 示 する 項 目 にチェック( ) を 入 れる 4 OK ボタンをクリック セル 書 式 設 定 表 示 形 式 タブで セルの 書 式 を 数 値 や 金 額 (\マーク) 文 字 列 などに 選 択 できます 3.2 2 つ 以 上 のセルをくっつけて 文 字 列 全 体 を 表 示 する 方 法 セル 結 合 エクセルの 作 業 ウィンドウの 幅 が 短 いと メニューが 表 示 し きれず 3.1 と 3.2 の 機 能 はこ のようなアイコンになります 簡 単 な 方 法 1 結 合 したいセルをまとめてドラッグ して 選 択 2 ホームタブのメニューバーの 配 置 にある[a]のマーク= セルを 結 合 して 中 央 揃 え をクリック 詳 しく 見 ると 1 セル(A1~J1)をマウスでドラッグ して 選 択 し 右 クリック 2 セルの 書 式 設 定 の 配 置 タブで セルを 結 合 する 項 目 にチェック ( )を 入 れる 3 OK ボタンをクリック pg. 2
4.セルの 条 件 付 き 書 式 設 定 条 件 付 き 書 式 設 定 によって 自 分 が 強 調 したいデータをより 分 かりやすくすることができます 4.1 セルの 強 調 表 示 東 京 都 23 区 の 中 の 面 積 が 25 km2 以 上 の 区 を 赤 い 文 字 とピンクの 背 景 に 設 定 してセルを 強 調 しましょう 3 条 件 付 き 書 式 コマンドボタンの をクリックし 1 対 象 となるセルをドラッグで 選 択 2 ホームタブをクリック セルの 強 調 表 示 ルールをクリック 右 側 のルール 項 目 の 中 から 指 定 の 値 より 大 きい(G)を 選 択 すると 指 定 の 値 より 大 きいというウィンドウが 表 示 される 4 3で 出 したウィンドウに 数 値 を 入 れると その 数 値 より 大 きいセル が 書 式 のように 表 示 される 今 回 は 25 と 入 力 5 書 式 の をクリックして 濃 い 赤 文 字 明 るい 赤 の 背 景 を 選 択 6 最 後 に OK ボタンをクリックすると 東 京 23 区 の 中 の 面 積 が 25 km2よ り 大 きい 方 のセルが 濃 い 赤 文 字 とピンクの 背 景 で 表 示 されていること が 確 認 されます pg. 3
4.2 データバーの 設 定 平 成 22 年 の 人 口 密 度 にデータバーをつけて 数 字 の 小 さいものから 大 きいものへ セル の 背 景 をグラデーションで 塗 りつぶしてみましょう 1 対 象 となるセルをドラッ グで 選 択 2 条 件 付 き 書 式 コマンド ボタンの をクリックし デ ータバーをクリック 右 側 に 表 示 された 形 式 から 塗 りつぶしグラデー ショングループ 下 の 青 の デフォルトで セルの 最 小 値 に 塗 りつぶしが 一 番 低 く 最 大 値 に 一 番 高 くなるルールになっ ています データバーの 右 側 の そ の 他 のルール をクリックすると このルールを 変 更 できます データバーをクリック 3 人 口 密 度 に 青 いデータ バーが 表 示 されて 視 覚 的 に 分 かりやすくなります 5.フィルタとデータの 並 べ 替 え フィルタを 付 けた 項 目 のデータを 昇 順 ( 数 値 が 小 大 )か 降 順 ( 数 値 が 大 小 )で 並 べ 替 え ることができます 今 回 は 平 成 22 年 の 人 口 密 度 のデータを 昇 順 で 並 べ 替 えて 見 ましょう データを 選 択 する 時 平 成 22 年 の 人 口 密 度 だけを 選 択 してフィルタで 並 び 替 えする と 他 のデータ( 平 成 21 年 分 や 他 の 項 目 )はその 位 置 のままになり 値 がズレてしまい ます 必 ず 同 じ 項 目 に 所 属 しているデータで 一 番 上 のセルを 全 て 選 択 しましょう z 1 並 び 替 えたい 項 目 とそれに 属 している 値 ( 今 回 は A3~ J3)をドラッグして 選 択 2 ホムタブのメニューバーの 編 集 にある 並 べ 替 えとフィ ルタをクリックする 下 に 表 示 された 項 目 の 中 の フィ ルタ(F)をクリック 4 平 成 22 年 の 人 口 密 度 の をクリックする ウィン ドウの 中 の 昇 順 (S)をクリック 5 平 成 22 年 の 人 口 密 度 のデータが 昇 順 ( 数 値 が 小 3 1の 時 に 選 択 されたセルに が 表 示 され 対 象 となる 項 目 にフィルタが 付 く 大 )になる pg. 4
B. グラフを 作 ってみよう 6. いろいろなグラフ グラフにはいろいろな 種 類 があります まずは どのグラフがどんなことを 表 現 できるのか を 把 握 し 自 分 の 扱 う 数 値 に 適 したグラフを 選 べるようになりましょう 棒 グラフ 項 目 ごとの 数 値 を 比 べる [ 例 :このレジュメで 取 り 上 げている 東 京 23 区 の 人 口 密 度 (i ] 円 グラフ 全 体 の 割 合 内 訳 がわかる [ 例 : 国 土 交 通 省 のオンライン 講 演 会 の 講 演 者 属 性 (i i ] 折 れ 線 グラフ 経 年 変 化 項 目 ごとの 比 較 [ 例 : 容 器 リサイクル 率 の 推 移 (i i i ] 出 典 : i) 富 士 通 エフ オー エム 株 式 会 社. よくわかる Microsoft Excel 2010 応 用 FOM 出 版, 2010. ii)http://www.mlit.go.jp/kokudokeikaku/iten/service/newsletter/i_02_59.html(access 2012/12/12) iii)http://www.sapporoholdings.jp/csr/earth/circulation_2.html(access 2012/12/12) 7.グラフ 作 成 今 回 のレジュメにある 東 京 23 区 の 人 口 統 計 の 表 から 平 成 21 年 22 年 の 人 口 密 度 を 23 区 ごとに 比 較 するため 下 図 のような タテ = 数 値 ( 人 口 密 度 ) ヨコ =23 区 名 となり 青 い 棒 = 平 成 21 年 赤 い 棒 = 平 成 22 年 の 数 値 を 示 すグラフを 作 ってみましょう 7.1 グラフに 使 うデータを 指 定 する 1 挿 入 タブの 縦 棒 をクリック 2 今 回 は 2-D 縦 棒 をクリック pg. 5
3 グラフツール のデータの 選 択 を クリック 4 自 動 で 数 値 が 入 っている 場 合 は グラフデータの 範 囲 を 全 て 消 す 5 凡 例 項 目 ( 系 列 )= 縦 棒 の 追 加 をクリック 6-A 系 列 名 には 平 成 21 年 とだけ 直 接 入 力 6-B 系 列 値 は 平 成 21 年 の 人 口 密 度 の 数 値 を 全 てドラ ッグして 選 択 OK をクリック 再 度 5の 画 面 で 追 加 をクリック 平 成 22 年 の 人 口 密 度 を 同 じように 入 れる 7 5の 画 面 で 横 ( 項 目 ) 軸 ラベル の 編 集 をクリック 6と 同 じ 方 法 で グラフの 横 軸 になる 23 区 名 を 選 択 8 データソースの 選 択 が 完 成 おおまかなグラフが 出 来 上 がる pg. 6
7.2 見 た 目 をそろえる データを 入 れただけでは グラフの 見 た 目 はそろいません グラフの 大 きさや 文 字 の 向 き 場 所 を 変 えて 見 やすくしましょう A 凡 例 の 位 置 を 変 える 縦 棒 (データ 系 列 )の 名 前 (ここでは 平 成 21 年 と 平 成 22 年 )を 凡 例 といいます この 凡 例 をクリック ドラッグして 棒 の 部 分 にかからな い 位 置 にずらしましょう B グラフの 大 きさを 変 える グラフが 小 さいため 横 線 の 23 区 名 が 全 部 見 えていません グラフの 枠 線 を 右 側 にドラッグ して 項 目 が 全 て 表 示 されるまでサイズを 変 え ます C 文 字 の 向 きを 変 える 横 線 の 23 区 名 が 斜 めになっているので 1カーソルを 横 線 の 項 目 に 併 せて 右 クリック 2 軸 の 書 式 設 定 をクリック 3 配 置 の 文 字 列 の 方 向 を 縦 書 きにする 縦 軸 やグラフの 色 も 同 じように 右 クリック 書 式 設 定 がでてきます D グラフのタイトルをつける このグラフが 何 を 意 味 しているのか 名 前 をつ けます グラフをクリックして グラフツールの グラフレイアウトから 見 やすい 配 置 を 選 び グ ラフタイトルに 直 接 書 き 込 みましょう pg. 7
7.3 元 表 のデータを 並 び 替 えると ここで 5. で 作 成 したフィルタを 使 ってみましょう これを 使 えば グラフの 並 び 方 を 変 更 することができます 例 えば 人 口 密 度 のフィルタを 指 定 して 人 口 密 度 の 高 い 順 にすると グラフの 元 データが 入 ってい る 表 の 人 口 密 度 の をクリック 降 順 を 選 択 8 Word にグラフを 挿 入 する 最 後 に エクセルで 作 ったグラフをワードに 挿 入 しましょう 挿 入 の 仕 方 を 選 択 して 元 の エクセルデータとリンクさせて エクセルの 数 値 を 修 正 するとそのままワードの 数 値 が 変 わる ように 入 れることも あるいは 画 像 として 固 定 した 状 態 で 入 れこむこともできます 1 エクセルのファイル 上 で グラフ 部 分 をクリックし コピー(Ctrl+C)する 2 ワードを 開 き グラフを 入 れたい 部 分 にペースト(Ctrl+V)し 貼 りつけた 画 像 右 下 あたりに 出 てくる 貼 り 付 けのオプションを 選 択 する B 元 ファイルとリンクした 状 態 でペースト エクセルのデータを 変 える と ワードのグラフも 変 わる A 元 ファイルから 独 立 した 状 態 でペースト 左 のアイコンはワードの 書 式 に 合 わせてペースト 右 のアイコンはエクセルの 書 式 を 維 持 してペースト C 画 像 としてペースト フォントなどが 元 のエクセルのグラフ と 同 じ 状 態 で 大 きさも 変 えられる pg. 8