GMOホスティング&セキュリティ 株 式 会 社
- 目 次 - 1. はじめに...... 2 1.1 サービス 内 容... 2 1.2 メールアーカイブの 仕 組 み...... 2 2. メール 検 索 ツール.......3 3. 検 索... 5 3.1 簡 易 検 索...... 5 3.2 複 合 条 件 検 索... 6 3.3 検 索 結 果 画 面... 11 4. システムレポート( 報 告 書 )...... 15 5. システム 設 定... 18 5.1 検 索 権 限 の 追 加 削 除... 18 6. 検 索 ログ 転 送 ログ...... 20 1
1. はじめに このマニュアルではメールアーカイブサービス MailStocker (メールストッカー) で 提 供 しております メール 検 索 ツールの 使 用 方 法 について 説 明 いたします 1.1 サービス 内 容 Exchange サービス アーカイブプランをお 申 し 込 みいただきますと 送 受 信 したメールが 全 てアーカイブされる メールアーカイブサービス MailStocker (メールストッカー) を 利 用 することができます MailStocker のメール 検 索 ツールでは 以 下 の 機 能 を 利 用 することができます アーカイブされたメールの 検 索 機 能 システムレポート( 報 告 書 ) 機 能 システム 設 定 機 能 ( 監 査 ユーザのみ) 検 査 ログ 転 送 ログの 確 認 機 能 1.2 メールアーカイブの 仕 組 み メールアーカイブサービス MailStocker (メールストッカー) では 以 下 の 流 れでメールをアーカイブしております メール 送 信 元 Exchange ジャーナルメールボックス MailStocker サーバー メール 送 信 先 メールのアーカイブ MailStocker のサーバーでは メールアーカイブと 検 索 インデックスの 作 成 が リアルタイムに 行 われております 送 受 信 したメールは Exchange の ジャーナルメールボックスにて リアルタイムに MailStocker サーバーへ アーカイブされます お 客 様 のパソコンや 携 帯 端 末 等 2
2. メール 検 索 ツール MailStocker のメール 検 索 ツールについて 説 明 いたします メール 検 索 ツールには 監 査 ユーザーと 一 般 ユーザーのアカウントでログインすることができます 監 査 ユーザーは コントロールパネルで 設 定 したメールアカウント 全 てのメール 検 索 を 行 うことができます また システム 設 定 の 画 面 にアクセスすることもできます( 一 般 ユーザーでは これらの 機 能 がご 利 用 頂 けません) == 注 意 == メール 検 索 ツールにログインする 事 ができる 監 査 ユーザーは ご 契 約 時 に1つ 登 録 する 事 ができます 複 数 の 監 査 ユーザーを ご 利 用 頂 く 場 合 は 別 途 お 申 し 込 みが 必 要 になります 一 般 ユーザーは コントロールパネルよりメールアカウントを 作 成 した 時 点 で 一 般 ユーザーのアカウント として 利 用 する 事 ができます 1 メール 検 索 ツールを 開 きます メール 検 索 ツールは 以 下 の URLになります メール 検 索 ツール http s:/ /mail stocker.jp / 2 メール 検 索 ツールのログイン 画 面 が 表 示 されましたら アカウント と パスワード を 入 力 し [ログイン]をクリックします 3
3 メール 検 索 画 面 が 表 示 されます == 参 考 == メール 検 索 ツールに 監 査 ユーザーでログインすると 左 側 のメニューに システム 設 定 の 項 目 が 表 示 されます また 複 合 条 件 検 索 のメールタイプ 絞 込 指 定 の 画 面 に 自 分 のメールのみ 検 索 のチェックボックスが 表 示 されます ( 自 分 のメールのみ 検 索 のチェックを 外 すと 全 てのメールアカウントを 検 索 対 象 にする 事 ができます ) 一 般 ユーザーでログインすると 上 記 のメニューは 表 示 されません 4
3. 検 索 メール 検 索 ツールではアーカイブされているメールを 検 索 することが 可 能 です メール 検 索 には 簡 易 検 索 と 複 合 条 件 検 索 を 目 的 に 応 じて 使 い 分 けることができます 3.1 簡 易 検 索 簡 易 検 索 は 件 名 (メールのタイトル) 内 容 (メールの 本 文 ) アドレス(メールアドレス) で 検 索 することが できます 1 簡 易 検 索 入 力 フィールドに 検 索 語 を 入 力 します 2 プルダウンメニューで 検 索 対 象 を 指 定 します( 件 名 内 容 アドレス の 中 から 選 択 することができます) 3 Fuzzy 検 索 (あいまい 検 索 ) を 利 用 する 際 にチェックします 4 [ 検 索 ]をクリックします 5 検 索 結 果 が 表 示 されます == 注 意 == 監 査 ユーザーは 簡 易 検 索 で 検 索 を 行 うと 全 ユーザーのメールが 検 索 結 果 に 表 示 されます 5
== 注 意 == 簡 易 検 索 で 検 索 する 事 ができるアドレスは メールのエンベロープ 情 報 に 記 載 されたメールアドレスになります エンベロープ 情 報 とは メールヘッダーの Envelope (Return From -Path ) に 表 示 されているメールアドレスと Rcpt (Received To ) に 表 示 されているメールアドレスになります ヘッダーの From 欄 To 欄 や Outlook の 差 出 人 欄 宛 先 欄 に 表 示 されているメールアドレスとは 異 なる 場 合 があります == 参 考 == Fuzzy 検 索 (あいまい 検 索 )のチェックボックスにチェックし 簡 易 検 索 を 行 うと 文 字 列 単 位 で 検 索 語 句 が 分 解 され 検 索 語 句 の 順 番 を 問 わずに 検 索 を 行 う 事 ができます たとえば 検 索 文 字 列 として 資 料 報 告 と 入 力 し Fuzzy 検 索 を 行 うと 資 料 報 告 の 文 字 列 が 分 解 され 資 料 と 報 告 が 含 まれる 文 書 が 検 索 結 果 に 表 示 されます また 報 告 資 料 と 逆 に 記 載 されている 文 書 も 検 索 結 果 に 表 示 されます 検 索 語 句 によってはFuzzy 検 索 (あいまい 検 索 )で 検 索 できない 場 合 があります 3.2 複 合 条 件 検 索 複 合 条 件 検 索 では 検 索 オプションを 指 定 することにより 絞 込 み 検 索 を 行 うことが 可 能 です メールタイプ 絞 込 み 指 定 や 検 索 キーワード その 他 設 定 の 項 目 を 指 定 し 検 索 することができます 6
1 メールタイプ 絞 込 指 定 で メールタイプ メール 方 向 暗 号 化 メール を 必 要 に 応 じて 選 択 します 2 検 索 キーワードを 入 力 します 検 索 キーワードは 10 個 まで 指 定 することができます [ 追 加 ]をクリックするとキーワード 入 力 欄 を 追 加 することができます 3 その 他 設 定 で 日 付 範 囲 結 果 表 示 ソート 順 の 設 定 を 必 要 に 応 じて 設 定 します 4 [ 検 索 ]をクリックします 5 検 索 結 果 が 表 示 されます 各 検 索 オプションの 項 目 について 説 明 いたします 1) メールタイプ 絞 込 指 定 メールタイプ メール 方 向 暗 号 化 メール を 指 定 することにより 絞 込 み 検 索 を 行 うことができます 7
メールタイプ 自 分 のメールのみ 検 索 ( 監 査 ユーザーのみ 表 示 ) ログインしたアカウントのメールアドレスのみを 検 索 対 象 とすることができます チェックを 外 すとアーカイブされた 全 ユーザーのメールが 検 索 対 象 になります 受 信 通 知 メール 開 封 済 みメッセージの 要 求 (Outlook の 場 合 ) や 開 封 確 認 メッセージの 要 求 (Outlook の 場 Express 合 ) に チェックが 付 けられたメールに 限 定 して 検 索 を 行 うことができます ( 受 信 通 知 メールはメールを 開 封 した 際 に 開 封 メッセージが 表 示 されるメールです ) 添 付 ファイル 付 メール 添 付 ファイルが 添 付 されたメールに 限 定 して 検 索 を 行 うことができます [ 検 索 対 象 となるファイルの 種 類 ] ファイルの 種 類 バージョン MS Word 95/97/98/2000/2002/2003/2007 MS Excel V7/95/97/2000/2002/2003/2007 MS PowerPoint 95/97/2000/2002/2003/2007 MS Visio 95/97/2000/2002/2003 MS RTF 1.3/1.4/1.5 一 太 郎 5/6/7/8/9/10/11/13 PageMaker6.0/6.5 Adobe PDF1.0/1.1/1.2/1.3/1.4/1.5/1.6/1.7 OASYS 5/6/7/8 圧 縮 ファイル zip,rar,tar,tgz,lzh,gz HTML テキスト [ 検 索 対 象 外 のファイルの 種 類 ] 読 み 取 りパスワード 付 のファイル Mac 対 応 の Word Excel PowerPoint ファイル 自 己 解 凍 形 式 の 圧 縮 ファイル サードパーティー 製 のアプリケーションで 作 成 編 集 されたファイル 上 記 一 覧 に 無 いアプリケーションのバージョンで 作 成 編 集 されたファイル 重 要 フラグ 付 メール アイテムのオプションで 重 要 度 高 のメールに 限 定 して 検 索 を 行 うことができます ( 重 要 フラグ 付 メールは このメッセージは" 重 要 度 - 高 "で 送 信 されました と 表 示 されているメールになります ) Encrypted Attachment パスワード 保 護 付 きのZIP 形 式 のファイル または RAR 形 式 のファイルが 添 付 されているメールに 限 定 して 検 索 を 行 うことができます 8
メール 方 向 全 方 向 ( 送 受 信 メール) 全 てのメールを 検 索 対 象 とする 場 合 に 設 定 します 外 から 内 へ( 受 信 メール) 外 部 のメールアドレスから お 客 様 のメールアドレスに 送 信 されたメールを 検 索 対 象 とする 場 合 に 設 定 します 内 から 外 へ( 送 信 メール) お 客 様 のメールアドレスから 外 部 のメールアドレスに 送 信 されたメールを 検 索 対 象 とする 場 合 に 設 定 します 内 から 内 へ( 送 受 信 メール) お 客 様 の 同 一 ドメイン 内 のメールアドレス 同 士 で 送 信 されたメールを 検 索 対 象 とする 場 合 に 設 定 します (たとえば 社 内 の 社 員 どうしで 送 受 信 されたメールが 対 象 になります ) 暗 号 化 メール 暗 号 化 メール 暗 号 化 されたメールのみを 検 索 対 象 とする 場 合 に 設 定 します 署 名 (PGP/SMIME) 付 メール PGP 署 名 S/MIME 署 名 付 きのメールのみを 検 索 対 象 とする 場 合 に 設 定 します == 注 意 == 暗 号 化 メールは 本 文 は 暗 号 化 されている 為 検 索 結 果 には 表 示 されません ヘッダー 部 分 は 暗 号 化 されていない 為 ヘッダー 部 分 の 情 報 のみ 検 索 結 果 に 表 示 されます 2) 検 索 キーワード 送 信 者 受 信 者 [To/Cc/Bcc] 送 受 信 者 アドレス 件 名 メールおよび 添 付 ファイル 内 容 添 付 ファイル 名 添 付 ファイル 属 性 を 検 索 キーワードに 設 定 することができます また 検 索 キーワードの and or not 指 定 を 行 うことができます 9
検 索 条 件 送 信 者 送 信 者 を 検 索 キーワードとして 指 定 する 場 合 に 入 力 します 送 信 者 は メールアドレス 表 示 名 ( 氏 名 ) メールアドレスの 一 部 など ヘッダーの From に 記 載 されている 情 報 が 検 索 対 象 になります 受 信 者 [To/Cc/Bcc] 受 信 者 を 検 索 キーワードとして 指 定 する 場 合 に 入 力 します 受 信 者 は ヘッダーの To Cc に 記 載 されている 情 報 が 検 索 対 象 になります また BCC に 設 定 されて 送 信 されたメールも 検 索 対 象 になります 送 受 信 者 アドレス エンベロープ 情 報 に 記 載 されたメールアドレスを 検 索 キーワードとして 指 定 する 場 合 に 入 力 します 送 信 者 アドレス 受 信 者 アドレスの 両 方 が 検 索 対 象 になります 件 名 メールの 件 名 を 検 索 キーワードとして 指 定 する 場 合 に 入 力 します ヘッダーの Subject に 記 載 されている 情 報 が 検 索 対 象 になります メールおよび 添 付 ファイル 内 容 この 項 目 を 選 択 し 検 索 キーワードを 入 力 すると メールの 本 文 または 添 付 ファイルの 内 容 が 検 索 対 象 になります 添 付 ファイル 名 添 付 ファイルのファイル 名 を 検 索 キーワードとして 指 定 する 場 合 に 入 力 します 添 付 ファイル 属 性 添 付 ファイルに 設 定 されているファイル 属 性 を 検 索 対 象 にすることができます 検 索 対 象 となるファイル 属 性 は タイトル( 題 名 ) 表 題 (subject ) 作 成 者 キーワード コメント になります == 注 意 == 送 受 信 者 アドレスで 検 索 する 事 ができるアドレスは メールのエンベロープ 情 報 に 記 載 されたメールアドレス になります エンベロープ 情 報 とはメールヘッダーの Envelope om (Return Fr -Path ) に 表 示 されている メールアドレスと Rcpt (Received To ) に 表 示 されているメールアドレスになります ヘッダーの From 欄 To 欄 や Outlook の 差 出 人 欄 宛 先 欄 に 表 示 されているメールアドレスとは 異 なる 場 合 があります 検 索 演 算 子 and 追 加 検 索 キーワードの 検 索 演 算 子 を and に 設 定 すると 追 加 検 索 キーワードを 含 む メールが 検 索 結 果 に 表 示 されます or 追 加 検 索 キーワードの 検 索 演 算 子 を or に 設 定 すると 最 初 の 検 索 キーワード または 追 加 検 索 キーワード に 該 当 するメールが 検 索 結 果 に 表 示 されます 10
not 追 加 検 索 キーワードの 検 索 演 算 しを not に 設 定 すると 最 初 の 検 索 キーワード に 該 当 するメールから 追 加 検 索 キーワード に 該 当 するメールが 除 外 されて 検 索 結 果 に 表 示 されます 3) その 他 設 定 検 索 範 囲 の 日 付 指 定 や 結 果 表 示 のソート 順 を 指 定 することができます 日 付 範 囲 開 始 日 付 と 終 了 日 付 を 指 定 することができます プルダウンメニューで 日 付 を 設 定 するか カレンダーアイコンで 日 付 を 設 定 することができます 結 果 表 示 ソート 順 検 索 結 果 の 並 び 順 を 指 定 することができます 件 名 送 信 者 日 付 サイズ を 指 定 することができます また それぞれの 項 目 の 後 ろに 付 いている + - で 昇 順 降 順 を 指 定 することができます + は 昇 順 - は 降 順 を 示 します 3.3 検 索 結 果 画 面 簡 易 検 索 または 複 合 条 件 検 索 で 検 索 した 検 索 結 果 画 面 について 説 明 いたします 11
1 検 索 結 果 のヒット 数 検 索 キーワード 開 始 終 了 日 付 メールタイプが 表 示 されます 2 検 索 結 果 の 一 覧 を HTMLエクスポート にてエクスポートすることができます また 絞 込 検 索 をクリックすると 絞 込 検 索 の 検 索 キーワードの 変 更 や 追 加 を 行 うことができます 3 検 索 でヒットしたメールの 一 覧 が 表 示 されます チェックボックス メールを 転 送 する 際 にチェックボックスにチェックします フラグ 付 き 添 付 ファイル 付 きメール 重 要 フラグ 付 きメールの 場 合 フラグ 付 き 欄 にアイコンが 表 示 されます 件 名 / 送 信 者 メールの 件 名 送 信 者 メールアドレスが 表 示 されます 内 容 検 索 キーワードが 表 示 されている 部 分 の 内 容 が 表 示 されます サイズ メールのサイズが 表 示 されます 日 付 メールの 受 信 日 時 送 信 日 時 が 表 示 されます 関 連 メール 該 当 メールに 関 連 したメールを 表 示 することができます ( 送 受 信 者 が 使 用 しているメーラーによっては 関 連 メールとして 識 別 されない 場 合 があります ) 4 チェックボックスにチェックしたメールを 転 送 することができます 5 検 索 結 果 の 並 び 順 を 並 び 替 えることができます 並 び 順 は 件 名 送 信 者 日 付 サイズ を 指 定 することができます また それぞれの 項 目 の 後 ろに 付 いている + - で 昇 順 降 順 を 指 定 することができます + は 昇 順 - は 降 順 を 示 します 1) ファイルエクスポート 検 索 結 果 の 一 覧 をHTMLファイルにエクスポートすることができます 1. HTMLエクスポート をクリックします 2. エクスポートする 対 象 を 選 択 することができます エクスポートする 項 目 のチェックボックスにチェックを 入 れ エクスポート をクリックします 12
3. ファイルダウンロード 画 面 が 表 示 されます [ 開 く]をクリックするとHTMLファイルがブラウザで 表 示 されます [ 保 存 ]をクリックするとHTMLファイルとして 保 存 することができます 4. HTML ファイルを 開 くと 以 下 の 画 面 が 表 示 されます 2) 個 別 メールの 表 示 メールの 件 名 をクリックすると 個 別 にメールの 内 容 を 確 認 することができます 1. メールの 件 名 をクリックします 13
2. メールの 本 文 が 表 示 されます 検 索 キーワードに 該 当 する 部 分 が 反 転 表 示 されます 右 クリック 保 存 の 箇 所 を 右 クリックし[ 対 象 をファイルに 保 存 ]をクリックするとeml 形 式 のファイルとして 保 存 することができます(eml 形 式 のファイルは Outlook にインポートすることができます) Express メールに 添 付 ファイルが 存 在 する 場 合 この 画 面 からダウンロードすることができます 3) メールの 転 送 転 送 をクリックするとアーカイブされているメールを ログイン 中 のアカウントに 転 送 することができます 1. 転 送 したいメールの 左 側 のチェックボックスにチェックを 付 けます 2. [ 転 送 ]をクリックします 3. メールが 転 送 されます == 注 意 == メールの 転 送 機 能 を 使 用 すると メールはログイン 中 のアカウントに 紐 付 けられたメールアドレスに 送 信 されます 別 のメールアドレスに 転 送 する 事 はできません 14
4. システムレポート( 報 告 書 ) MailStocker ではログイン 中 のアカウントのメール 送 受 信 状 況 を 確 認 することができるシステムレポート( 報 告 書 ) 出 力 ページを 提 供 しております メールの 送 受 信 状 況 を 日 単 位 週 単 位 月 単 位 年 単 位 で 一 覧 表 示 し システムレポート( 報 告 書 )を 出 力 することができます 1 左 側 のメニューの[システムレポート]をクリックするとシステムレポート 画 面 が 表 示 されます 2 報 告 書 設 定 項 目 では 統 計 方 式 の 項 目 が 表 示 されます 統 計 方 式 監 査 ユーザーは 個 人 時 間 帯 統 計 グループ 統 計 グループランキング を 選 択 することができます 一 般 ユーザーは 個 人 時 間 帯 統 計 のみ 利 用 できます 個 人 時 間 帯 統 計 は 個 人 の 送 受 信 メールのレポート グループ 統 計 は 同 一 ドメイン 内 の 全 体 の 送 受 信 メールのシステムレポート( 報 告 書 )を 表 示 することができます ( グループランキング はグループ 作 成 機 能 が 未 提 供 の 為 ご 利 用 頂 けません ) 15
3 時 間 設 定 項 目 では 日 単 位 週 単 位 月 単 位 年 単 位 を 設 定 することができます 日 単 位 システムレポート( 報 告 書 )を 表 示 する 日 付 をカレンダーよりクリックします 週 単 位 システムレポート( 報 告 書 )を 表 示 する 週 をカレンダーの 左 端 のチェックボックスから 選 択 します 月 単 位 システムレポート( 報 告 書 )を 表 示 する 月 をカレンダーのプルダウンメニューより 選 択 し 曜 日 列 の 左 端 のチェックボックスを 選 択 します 16
年 単 位 システムレポート( 報 告 書 )を 表 示 する 年 をカレンダーで 指 定 し 西 暦 の 部 分 をクリックすると 反 転 表 示 されます 4 システムレポート( 報 告 書 )の 送 信 方 法 を 選 択 することができます CSVダウンロード システムレポート( 報 告 書 )をCSV 形 式 で 出 力 することができます HTMLダウンロード システムレポート( 報 告 書 )をHTML 形 式 で 出 力 することができます 転 送 先 アドレス 任 意 のメールアドレスを 入 力 し [ 送 信 ]をクリックするとシステムレポート( 報 告 書 )を メール(HTML 形 式 )で 送 信 することができます 印 刷 システムレポート( 報 告 書 )(HTML 形 式 )の 印 刷 画 面 を 表 示 することができます == 注 意 == システムレポートは 午 前 4 時 に 集 計 作 業 を 行 っております 当 日 分 のデータは 翌 日 の 午 前 4 時 以 降 に 反 映 されます 17
5. システム 設 定 システム 設 定 画 面 のグループの 管 理 機 能 では 検 索 権 限 の 追 加 削 除 を 行 うことができます この 画 面 は 監 査 ユーザーのみ 表 示 されます 1 左 側 のメニューの システム 設 定 項 目 の[グループ 管 理 ]をクリックするとグループ 管 理 画 面 が 表 示 されます 2 子 グループの 階 層 が 表 示 されます(グループ 作 成 機 能 が 未 提 供 の 為 グループ 名 の 編 集 は 行 うことができません) 3 子 グループのグループ 名 が 表 示 されます(グループ 作 成 機 能 が 未 提 供 の 為 この 機 能 はご 利 用 頂 けません) 4 メンバー 欄 には 監 査 ユーザーが 表 示 されます( 監 査 ユーザーは 追 加 で 申 込 頂 くと 複 数 名 分 表 示 されます) 検 索 権 限 の 項 目 に のマークが 表 示 されていた 場 合 同 一 ドメイン 内 の 全 てのメールを 検 索 することができます 5.1 検 索 権 限 の 追 加 削 除 監 査 ユーザーを 追 加 でお 申 し 込 み 頂 いた 場 合 検 索 権 限 の 追 加 削 除 を 行 うことができます (この 作 業 は 変 更 したい 監 査 ユーザー 以 外 の 監 査 ユーザーでログインし 作 業 する 必 要 があります ) 検 索 権 限 を 追 加 1. 検 索 権 限 を 追 加 したいメンバーアカウントの 左 側 のチェックボックスにチェックを 入 れ [ 検 索 権 限 を 追 加 ]をクリックします 18
2. 検 索 権 限 の 項 目 に のマークが 表 示 されますと 同 一 ドメイン 内 の 全 てのメールを 検 索 することができます 検 索 権 限 を 削 除 1. 検 索 権 限 を 削 除 したいメンバーアカウントの 左 側 のチェックボックスにチェックを 入 れ [ 検 索 権 限 を 削 除 ]をクリックします 2. 検 索 権 限 の 項 目 の のマークが 消 え 一 般 ユーザーと 同 じ 権 限 になります ( 再 度 検 索 権 限 を 追 加 の 設 定 を 行 うと 監 査 ユーザーと 同 じ 権 限 が 与 えられます ) == 注 意 == メール 検 索 ツールにログインする 事 ができる 監 査 ユーザーは ご 契 約 時 に1つ 登 録 する 事 ができます 複 数 の 監 査 ユーザーを ご 利 用 頂 く 場 合 は 別 途 お 申 し 込 みが 必 要 になります ( 追 加 の 監 査 ユーザーを 申 し 込 みされていない 場 合 は 検 索 権 限 の 追 加 削 除 の 機 能 は 利 用 頂 けません) 19
6. 検 索 ログ 転 送 ログ メール 検 索 ツールでは 検 索 したログと 転 送 したログを 確 認 することができます 検 索 ログ メール 検 索 ツールで 検 索 した 履 歴 が 表 示 されます 監 査 ユーザーでログインすると 一 般 ユーザーで 検 索 された 履 歴 も 表 示 されます 転 送 ログ メール 検 索 ツールでメールを 転 送 した 履 歴 が 表 示 されます 監 査 ユーザーでログインすると 一 般 ユーザーで 転 送 された 履 歴 も 表 示 されます 20