実 績 に 基 づく 生 のコミュニケーション ノウハウを 教 えます 平 野 Akey 1
1. 英 語 でe-mailを 書 こう 1-1 冒 頭 挨 拶 1-2 自 己 紹 介 1-3 他 人 の 紹 介 1-4 要 件 への 入 り 方 1-5 返 事 の 要 求 方 法 1-6 フォローアップの 仕 方 1-7 締 めくくりの 文 言 1-8 署 名 2
相 手 が 男 性 の 場 合 Dear Mr. Hopman 等 相 手 が 女 性 で 既 婚 か 未 婚 か 不 明 な 場 合 Dear Ms. Stuart, 等 (これが 無 難 なので 最 近 は 良 くつかわれます ) 相 手 が 女 性 で 既 婚 の 場 合 Dear Mrs. Stuart, 等 相 手 が 女 性 で 未 婚 の 場 合 Dear Miss. Stuart, 等 相 手 が 男 性 か 女 性 かわからない 場 合 Dear Rory Smith, Esq 相 手 が 名 前 のわからない 男 性 の 場 合 ( 担 当 者 殿 というニュアンス) Dear Sir, Dear Sirs, 相 手 が 名 前 のわからない 女 性 の 場 合 Dear Madam, Dear Madams, 相 手 の 名 前 も 性 別 もわからない 場 合 Dear Sir/Madam, Dear Sirs/Madams, 相 手 が 博 士 号 取 得 者 もしくは 医 者 の 場 合 ( 性 別 に 関 係 なく) Dear Dr. Sedek, 相 手 と 若 干 親 しくなっている 時 ファーストネームで Dear John, Dear Alex, 等 かなり 親 しくなっている 場 合 ファーストネームで Hi John, Hi Lucy, 3
初 めてメールする 場 合 には まず 自 分 がどのような 人 物 であるか 効 率 よく 伝 えるこ とをお 勧 めします 一 般 的 な 言 い 回 しとしては 下 記 のとおりです My name is Hiroki Okita and I am a marketing manager at XYZ corporation. 私 の 名 前 はオキタ ヒロキで XYZ 社 の マーケティングマネージャーです ポイントは 名 前 社 名 職 務 タイトルが 入 っていることです ただ 米 国 人 が 多 少 へりくだった 表 現 をする 時 には 下 記 のような 文 言 をつける 場 合 があります Please allow me to introduce myself. My name is Hiroki Okita and I am a marketing manager at XYZ corporation. 日 本 語 で 直 訳 すると 自 己 紹 介 することをお 許 しください となりますが 慣 用 的 な 言 い 回 しですので まずは 自 己 紹 介 をさせていただきます くらいのニュアンスで 考 えれば 宜 しいかと 思 われます 4
また 自 分 の 知 り 合 いに 職 場 の 同 僚 を 紹 介 することもあるでしょ う そのよう 場 合 には 下 記 のように 言 うと 良 いでしょう Please let me introduce Mr. Atsushi Yamamoto who is responsible for product planning in our company to you. 弊 社 の 商 品 企 画 を 担 当 しております ヤマモト アツシさんをご 紹 介 させてください その 他 の 言 い 回 しとしましては 下 記 のような 文 体 も 考 えられま す 上 記 の 文 よりは お 勧 め 感 が 若 干 高 いニュアンスが 出 ます I am pleased to introduce Mr. Atsushi Yamamoto who is responsible for product planning in our company to you. 5
まずは メールをした 理 由 から 書 きましょう The reason why I am writing this email to you is that I would like to ask some questions for you regarding your new product X as follows. 私 がこのEメールを 書 いた 理 由 は~について 下 記 のようにいくつか 質 問 をしたいから です ここでas followsを 入 れて 下 記 のように と 行 っておけば 要 件 を 箇 条 書 き にすれば 良 いだけなので メールが 簡 略 かつ 明 快 になります 1. Functionality ( 機 能 ) 2. Date of release ( 発 売 開 始 時 日 ) 3. MSRP[Market Suggested Retail Price] ( 希 望 小 売 価 格 ) 4. MOQ [Minimum Order Quantity] ( 最 少 購 買 量 ) 5. Payment term ( 支 払 い 条 件 ) 6
ただし 本 当 に 初 めてメールする 場 合 には 相 手 が 自 分 のコンタクトを 許 諾 してくれる かどうかを 確 認 するワンステップを 経 た 方 が 良 い 場 合 もあります そのような 場 合 は The reason why I am writing this email to you is that I would like to ask some questions for you regarding your new product X. に 続 け Would you accept my further contact regarding the item? If yes, please let me know by return. というように 聞 いておけば 相 手 先 が 興 味 を 持 ってくれた 場 合 は 返 事 をもらえるでしょ う 要 件 はその 次 のメールで 伝 えることになります 相 手 にも 礼 節 をわきまえた 人 で あるという 印 象 も 与 えれるかと 思 います 7
まずは メールをしたら 返 事 をいただくことが 重 要 です なので 希 望 する 回 答 時 期 を 明 確 に 伝 えておきましょう ここで 重 要 なのは 丁 寧 な 言 い 回 しです < 回 答 を 急 いでいる 時 > I would appreciate your reply at your earliest convenience. お 時 間 ができましたらなる 早 でご 回 答 をお 願 い 致 します < 時 間 指 定 でリクエストする 時 : 例 は 月 末 まで> I would appreciate your reply by the end of this month. 今 月 末 までのご 回 答 をお 願 い 致 します Your response by the COB on July 7 th would be greatly appreciated. というような 表 現 もしばしば 目 にします ここで 重 要 なのは would です この 仮 定 法 により してくれたらありがたい という ニュアンスが 伝 わります 8
希 望 する 回 答 時 期 を 明 確 に 伝 えてもなかなか 返 事 が 来 ない 場 合 があります ただ 相 手 の 状 況 が 分 からないときは 慎 重 な 対 応 が 必 要 とされます ここでも 重 要 なのは 丁 寧 な 言 い 回 しです < 到 着 確 認 の 例 > I wonder if my previous mail well found you or not. 前 回 の 私 のメールは 届 きましたでしょうか? <1 週 間 の 期 限 のものがそれ 以 上 遅 延 している 場 合 > I m afraid that it already passed more than 1 week. I would appreciate your attention and reply at your earliest convenience. < 結 びの 言 葉 として> I look forward to hearing from you. お 返 事 お 待 ちしております I am lookingとする 人 もいますが 私 の 経 験 上 現 在 形 の 方 がよく 見 られます 9
<すでに 知 っている 人 向 け> Regards ( 対 等 もしくは 少 し 上 から 目 線 )/Best regards ( 対 等 少 し 下 から 目 線 ) Very best regards (ある 仕 事 の 終 了 後 次 の 仕 事 を 期 待 して) Warmest regards ( 友 人 同 士 ) Kindest regards ( 米 ではやりすぎ 感 あり 英 では 普 通 ) < 会 社 や 団 体 宛 ての 場 合 少 しフォーマル まだ 会 ってない 人 にも 使 う> Sincerely, / Yours sincerely, / Sincerely yours, /Cordially <フォーマル> Truly yours / Yours truly / Very truly yours, <かなりフォーマル 尊 敬 の 念 を 込 める 場 合 > Respectfully, /Respectfully yours, / Yours respectfully, / Very respectfully yours, <Bossから 部 下 へ もしくは 友 達 同 士 > Thanks/ Thx / Take care/ Many Thanks, < 特 に 返 事 を 期 待 していない 場 合 > All the best (もう 会 えなくなるような 場 合 ) 10
日 本 とは 違 い 下 記 のように 名 前 から 始 めるのが 一 般 的 です Atsushi Yamamoto ( 名 前 ) Senior Vice President(タイトル) Product planning Group( 所 属 部 署 ) Mycompany corporation ( 会 社 名 ) 1-2-4 Kojimachi Minatoku, Tokyo Japan 100-0012 Phone: +81-**-***-**** Fax: +81-**-***-**** Mobile: +81-**-***-**** Atsushi.Yamamoto@mycompany.com http://www.mycompany.jp/ 11