よくある 質 問 管 理 組 合 会 計 一 覧 表 01 発 生 主 義 31 修 繕 積 立 金 が 不 足 02 区 分 経 理 32 予 算 の 作 成 03 修 繕 積 立 基 金 と は 33 管 理 費 の 使 い 道 04 自 治 会 費 の 徴 収 34 滞 納 管 理 費 等 の 督 促 方 法 05 決 算 報 告 書 35 内 容 証 明 郵 便 06 管 理 費 の 余 剰 分 36 承 認 書 07 管 理 費 等 の 滞 納 防 止 37 通 帳 と 印 鑑 の 保 管 08 遅 延 損 害 金 の 利 率 38 通 帳 の 名 義 変 更 09 滞 納 者 名 の 公 表 39 ペイオフ 対 策 10 前 区 分 所 有 者 の 支 払 義 務 40 損 失 の 責 任 11 弁 護 士 費 用 41 12 管 理 費 等 の 消 滅 時 効 42 13 滞 納 者 に 対 する 管 理 会 社 の 責 任 43 14 海 外 在 住 者 の 滞 納 支 払 対 応 44 15 会 計 監 査 45 16 協 力 金 の 徴 収 46 17 滞 納 者 への 対 応 方 法 47 18 収 支 決 算 報 告 書 の 作 成 48 19 積 立 金 の 返 還 49 20 滞 納 物 件 の 競 売 50 21 反 対 者 の 負 担 義 務 51 22 特 別 管 理 費 の 支 払 52 23 複 合 用 途 型 マンションの 会 計 53 24 共 有 名 義 者 への 滞 納 金 請 求 54 25 滞 納 者 が 行 方 不 明 55 26 決 算 書 に 間 違 い 56 27 管 理 会 社 の 通 知 提 示 57 28 工 事 費 を 管 理 費 の 余 剰 金 から 支 払 い 58 29 小 口 預 金 の 計 上 59 30 管 理 費 滞 納 者 が 孤 独 死 60
01 管 理 組 合 の 会 計 処 理 は 発 生 主 義 と 聞 き ましたが 現 金 主 義 とどこが 違 う の でしょうか? 現 金 主 義 で は 未 払 い 金 等 の 将 来 支 払 わ な け れ ば な ら な い 負 債 勘 定 が 帳 簿 上 に 明 確 に 表 記 さ れ な い 等 が 生 じ 収 支 が 必 ず し も 会 計 期 間 内 に 適 正 に 計 上 さ れ な い 等 の 欠 点 が あ り ま す 一 方 発 生 主 義 は 正 し く 会 計 処 理 を す れ ば 管 理 組 合 の 資 産 と 負 債 の 状 況 が 常 に 適 切 に 把 握 できますので 発 生 主 義 が 望 ましいとされています 発 生 主 義 で は 現 金 の 入 出 金 に 代 え て 収 入 お よ び 支 出 の 事 実 を 発 生 毎 に そ れ ら の 発 生 時 点 の 期 間 内 の 収 入 又 は 支 出 と し て 計 上 す る の で 実 際 の 現 金 の 収 支 時 期 と は 必 ず し も 一 致 し ま せ ん 例 え ば 来 月 分 の 管 理 費 等 を 今 月 中 に 受 け 取 る 場 合 に は 発 生 主 義 で は 前 受 金 と し て 処 理 し 今 月 の 収 入 に は 計 上 さ れ ま せ ん が 現 金 主 義 で は 今 月 の 収 入 と し て 計 上 さ れ ま す その 他 発 生 主 義 で は 前 払 い 金 未 収 金 や 未 払 い 金 な ど の 費 目 が 使 わ れ それらの 費 目 にそれらに 相 当 する 額 が 計 上 されます 02 管 理 費 が 不 足 したので 修 繕 積 立 金 会 計 か ら 一 時 的 に 資 金 移 動 す ることはできま すか? 区 分 経 理 の 原 則 に よ れ ば そ れ ぞ れ の 目 的 の み に 支 出 す る こ と が 原 則 で 管 理 費 会 計 に 不 足 が 生 じ た 場 合 で も 修 繕 積 立 金 会 計 か ら の 資 金 で 補 填 す る こ と は で き ま せ ん 管 理 費 会 計 と 修 繕 積 立 金 会 計 は そ れ ぞ れ 区 分 し て 会 計 処 理 し 相 互 振 替 は し な い こ と に な っ て い ま す 管 理 費 会 計 に 不 足 が 生 じ 臨 時 に 赤 字 分 を 徴 収 し な け れ ば 会 計 が 破 綻 す る 場 合 は 各 組 合 員 か ら 各 管 理 費 等 の 負 担 割 合 に 応 じ た 一 時 金 の 徴 収 を す る こ と に なります 03 修 繕 積 立 金 と 修 繕 積 立 基 金 とは 何 が 違 うのでしょうか? 修 繕 積 立 金 は 毎 月 収 納 さ れ ま す が 修 繕 積 立 基 金 は 一 般 的 に は 購 入 時 に 一 括 し て 修 繕 積 立 金 の 一 部 と し て 徴 収 す る も の で す も ち ろ ん 経 理 区 分 と し て は 管 理 費 で は な く 修 繕 積 立 金 会 計 に 区 分 さ れ ま た そ の 使 途 は 特 に 修 繕 積 立 金 と 同 じ で す 修 繕 積 立 基 金 は マ ン シ ョ ン の 分 譲 時 に 修 繕 積 立 金 の ヶ 月 分 を 各 区 分 所 有 者 が 管 理 組 合 に 納 入 す る も の で す た だ し 修 繕 積 立 基 金 は 一 回 目 の 大 規 模 修 繕 工 事 で 使 わ れ る た め 二 回 目 の 大 規 模 修 繕 工 事 で は 資 金 不 足 が 予 想 さ れ ま す 従 っ て 多 く の 場 合 修 繕 積 立 金 の 大 幅 な 値 上 げが 必 要 になります 04 自 治 会 費 ( 町 内 会 費 ) を 管 理 費 等 に 組 み 込 んで 徴 収 することはできますか? 自 治 会 費 ( 町 内 会 費 ) は そ の 活 動 へ の 参 加 は 個 人 の 自 由 意 思 に 委 ね ら れ て お り そ の 利 益 は 全 組 合 員 が 享 受 す る も の で は あ り ま せ ん ま た そ の 目 的 も マ ン シ ョ ン の 共 用 部 分 等 の 維 持 管 理 活 動 と は 無 関 係 の た め 規 約 事 項 に し て 全 員 か ら 徴 収 で き る 項 目 で は あ り ま せ ん た だ こ の 判 断 は 名 称 か ら 形 式 的 に 判 断 す べ き も の で は な く 活 動 目 的 か ら 全 組 合 員 か ら 徴 収 す べ き 費 用 で あ る 場 合 に は 例 外 的 に 認 め ら れ る 場 合 もあります
05 決 算 書 の 作 成 にあたり どのような 書 類 を 作 成 しなければならないですか? 管 理 費 修 繕 積 立 金 の 各 々 収 支 報 告 書 貸 借 対 照 表 ほ か に 預 金 残 高 証 明 書 の 添 付 が 必 要 です 作 成 する 書 類 としては (1) 財 産 目 録 : 財 産 目 録 は 管 理 組 合 の 資 産 及 び 負 債 を 科 目 ご と に そ れ ら の 金 額 を 表 したもので 前 年 度 との 比 較 をすることもできます (2) 什 器 備 品 台 帳 :コ ピ ー 機 事 務 机 な ど の 什 器 を 管 理 す る た め の 台 帳 で す 通 常 什 器 備 品 ごとに 取 得 した 年 月 日 金 額 等 を 明 示 します (3) 付 属 書 類 未 収 金 明 細 書 : 決 算 書 と し て 通 常 総 会 で 組 合 員 に 報 告 す る 場 合 に は プ ラ イ バ シ ー の 侵 害 に な ら な い よ う に 配 慮 す る 必 要 が あ り ま す な お 他 には 借 入 金 明 細 書 月 次 収 支 計 算 書 備 品 目 録 等 があります 注 ) 管 理 組 合 法 人 の 場 合 は 財 産 目 録 の 添 付 が 必 要 です 06 管 理 費 の 余 剰 分 を 修 繕 積 立 金 に 繰 り 入 れることは 出 来 ますか? 管 理 費 や 修 繕 積 立 金 は 規 約 で そ の 使 途 が 規 定 さ れ て お り そ の 使 途 に 見 合 っ た 金 額 を 負 担 し て い る と い う 考 え 方 の 基 に 通 常 さ れ て い ま す 従 っ て 決 算 の 片 方 に 残 金 が 出 た か ら と い っ て 容 易 に 使 途 を 変 更 す る こ と は 規 約 違 反 で も あ り 資 金 計 画 に 支 障 をきたす 恐 れもあります しかし 規 約 に 繰 り 入 れ の 規 定 が あ る 場 合 は 総 会 で 決 議 を 経 れ ば 可 能 で す が 規 定 が な け れ ば 規 約 変 更 が 必 要 と な り ま す 管 理 規 約 の 条 項 に 管 理 費 に 余 剰 分 が 生 じ た 場 合 は 総 会 の 決 議 を 経 て 修 繕 積 立 金 に 繰 り 入 れ る こ と が できるなどを 規 定 することになります 07 管 理 費 等 の 滞 納 を 防 止 する 良 い 手 段 は あ り ますか? 滞 納 が 引 き 起 こ さ れ る 要 因 は 諸 々 あ る の で 様 々 な 手 段 を 複 合 し て 対 処 す る 必 要 が ありますが 以 下 に 列 挙 します 1 滞 納 者 リストを 作 成 すること 2 管 理 規 約 に 管 理 費 等 の 支 払 い 期 日 支 払 い 方 法 の 定 めを 置 くこと 3 管 理 規 約 に 遅 延 損 害 金 の 定 めを 置 くこと 4 管 理 規 約 又 は 細 則 に 駐 車 場 利 用 契 約 解 除 の 定 めを 置 くこと 5 管 理 規 約 に 弁 護 士 費 用 を 請 求 できる 旨 の 定 めを 置 くこと 6 管 理 規 約 又 は 細 則 に 滞 納 督 促 に 係 る 定 めを 置 くこと 管 理 組 合 の 役 員 は 1 年 等 の 任 期 で 短 期 間 に 交 代 す る こ と が 多 い の で 督 促 の ル ー ル 等 を 定 め だ れ が 役 員 に な っ て も き ち ん と 督 促 で き る よ う に 管 理 規 約 や 細 則 に 明 記 し ておくこ と が 大 切 で す 08 遅 延 損 害 金 の 利 率 の 上 限 に 法 律 上 の 制 限 がありますか? 法 律 上 の 制 限 は 特 に あ り ま せ ん が 法 外 な 利 率 に つ い て は 認 め ら れ な い 可 能 性 が あ り ま す 民 法 4 0 4 条 で は 年 5 % と い う 定 率 が あ り ま す が 国 税 の 例 ( 1 4. 6 % ) を 参 考 に し て 定 め て い る 例 が 多 い よ う で す ま た 規 約 に よ っ て 定 め る と き の ポ イ ン
ト で す が 利 率 が 低 す ぎ て 滞 納 対 策 と し て 抑 止 効 果 が な く な る の で は 意 味 が な い の で す が 一 方 で 高 額 の 遅 延 損 害 金 を 回 収 す る こと 自 体 が 大 切 な わ け ではないので 1 4. 6% 前 後 を 参 考 にしてみては 如 何 でしょうか 09 滞 納 者 名 の 公 表 はプライバシーの 侵 害 になるのでしょうか? 滞 納 者 に 各 種 の 督 促 手 続 を 行 い こ れ ら の 督 促 に も 関 わ ら ず 支 払 わ な か っ た 場 合 一 般 的 に は プ ラ イ バ シ ー の 侵 害 に な ら な い と も い え ま す が 家 族 に 子 ど も が い る 場 合 の 配 慮 管 理 組 合 へ の 反 発 の 問 題 も あ り 氏 名 の 公 表 は あ ま り 実 施 さ れ て い ま せ ん た だ し 所 在 不 明 者 や 連 絡 不 能 者 に 対 し て ま た そ の 債 権 者 ( 住 宅 ロ ー ン 会 社 な ど の 債 権 者 )に 対 し て 債 務 が あ る こ と を 告 知 する 意 味 が あ る 場 合 は 氏 名 の 公 表 は 有 効 な 方 法 で す い ず れ に し て も 氏 名 を 公 表 す る 場 合 に は 督 促 文 言 や 掲 載 場 所 に も 慎 重 な 対 応 と 配 慮 が 必 要 です 10 前 区 分 所 有 者 の 滞 納 管 理 費 等 は 誰 に 支 払 う 義 務 があるのでしょうか? 管 理 費 等 の 債 務 者 が 区 分 所 有 権 を 売 却 し た 場 合 マ ン シ ョ ン の 管 理 費 等 の 債 務 の 回 収 が 困 難 と な る こ と が 予 想 さ れ る た め 区 分 所 有 法 で は 新 し い 区 分 所 有 者 で あ る 特 定 承 継 人 に も 債 務 を 弁 済 す る 責 任 を 定 め て い ま す こ の 責 任 は 特 定 承 継 人 が 前 区 分 所 有 者 の 滞 納 の 事 実 を 知 ら な か っ た 場 合 で あ っ て も 免 れ ら れ ま せ ん た だ し こ の 定 め は 前 区 分 所 有 者 の 責 任 が 無 く な る と 言 う こ と を 意 味 す る も の で は あ り ま せ ん 新 し い 区 分 所 有 者 に と っ て は 不 測 の 不 利 益 と な る 可 能 性 も あ り ま す が 滞 納 者 で あ る 前 区 分 所 有 者 と 新 しい 区 分 所 有 者 の 契 約 上 の 問 題 となります 11 裁 判 において 相 手 方 に 弁 護 士 費 用 を 請 求 できますか? 管 理 規 約 に 予 めそ の 旨 を 定 め て い れ ば 管 理 組 合 内 で の 違 約 金 の 取 り 決 め と し て 弁 護 士 費 用 分 の 請 求 も 認 め ら れ る と す る 考 え 方 が 強 く な っ て い る よ う で す 従 って 最 終 的 に 判 決 等 で 認 め ら れ る か ど う か は 別 に し て 訴 状 等 に お い て 管 理 規 約 等 に 違 約 金 と し て 弁 護 士 費 用 を 請 求 で き る 定 め が あ る の で あ れ ば 当 該 規 定 を 引 用 し か つ 管 理 費 等 の 滞 納 状 況 等 を 指 摘 して 滞 納 者 の 管 理 費 滞 納 は 不 法 行 為 にも 該 当 する 旨 主 張 し て 弁 護 士 費 用 もあわせて 請 求 することが 考 えられます 12 管 理 費 等 の 債 権 の 消 滅 時 効 は 何 年 ですか? 管 理 費 等 の 滞 納 額 の 支 払 請 求 権 については 最 高 裁 の 平 成 16 4 23 の 判 例 によ れ ば 各 債 権 発 生 時 点 か ら 起 算 し て 5 年 の 時 効 が あ る と さ れ て い ま す の で 十 分 注 意 し て く だ さ い 時 効 の 進 行 を 止 め る も の と し て 時 効 の 中 断 と い う も の が あ り ま す が そ のうち 特 に 滞 納 者 本 人 の 承 認 や 訴 訟 提 議 が 重 要 な 手 段 となります 13 管 理 会 社 に 対 し 回 収 の 責 任 はどこまで 問 えるのでしょうか? 管 理 会 社 に 会 計 業 務 を 委 託 し て い る 場 合 管 理 費 の 集 金 事 務 は 管 理 会 社 が 代 行 し ま す つ ま り 管 理 費 の 集 金 に 関 す る 権 限 を 契 約 に よ っ て 管 理 会 社 に 委 任 し て い る の
で す 管 理 会 社 が 通 常 の 請 求 事 務 を 怠 る こ と な く 行 い そ の 結 果 滞 納 者 が 発 生 し た と しても これは 管 理 組 合 の 問 題 として 解 決 しなくてはなりません 14 滞 納 者 が 海 外 に 在 住 している 場 合 ど の よ うに 対 応 す れ ば 良 い で すか? 滞 納 者 が 海 外 に 在 住 し て い る 場 合 で も 通 常 ど お り に 滞 納 分 の 請 求 書 を 送 付 す る な ど で 対 応 で き ま す 日 本 国 内 に 住 所 が な い 場 合 は 帰 国 の 際 に 一 時 的 に 居 住 が 予 定 さ れ て い る 居 所 ( 居 所 も な い 場 合 に は 最 後 の 住 所 地 ) が 滞 納 者 の 所 在 地 と し て 取 り 扱 わ れ ま す ま た 通 常 裁 判 の 手 続 き を 採 る 場 合 に は 財 産 権 に 関 す る 訴 訟 と し て 滞 納 者 の 居 住 の い か ん に か か わ ら ず マ ン シ ョ ン の 所 在 地 を 管 轄 す る 裁 判 所 に 対 し 訴 訟 を 提 起 することができます 15 会 計 監 査 の 対 象 及 び 内 容 について 教 え て く ださい 管 理 組 合 に お い て は 監 事 を 置 い て 監 査 業 務 の 任 に あ た ら せ る の が 一 般 的 で あ り 標 準 管 理 規 約 で も 監 事 を お く こ と と し て い ま す ま た 理 事 長 は 毎 会 計 年 度 の 収 支 決 算 案 を 通 常 総 会 に 報 告 す る に 当 っ て 予 め 監 事 の 会 計 監 査 を 経 て 行 う こ と に な っ て い ま す 会 計 監 査 は 収 支 報 告 書 や 貸 借 対 照 表 に つ い て 形 式 及 び 内 容 の 両 面 か ら 資 料 にもとづいて 確 認 します 収 支 報 告 書 1 形 式 の 確 認 目 的 別 会 計 ごとに 作 成 されているか 対 象 となる 期 間 が 表 示 されているか 予 算 と 実 績 とが 対 応 しているか 2 内 容 の 確 認 期 間 内 の 収 支 が 計 上 されているか 予 算 との 比 較 証 憑 との 照 合 貸 借 対 照 表 1 形 式 の 確 認 会 計 年 度 末 日 現 在 となっているか 貸 方 借 方 の 合 計 数 値 が 一 致 しているか 2 内 容 の 確 認 預 金 残 高 が 金 融 機 関 等 発 行 の 残 高 証 明 書 と 一 致 しているか 未 収 入 金 未 払 金 等 が 正 しく 計 上 され 内 訳 が 明 確 であるか 資 産 負 債 は 適 正 に 評 価 されているか 16 在 住 組 合 員 と 不 在 組 合 員 との 間 で 管 理 費 の 差 を 設 けることは 可 能 でしょうか? 不 在 で は 事 実 上 管 理 行 為 が 行 え ま せ ん の で 標 準 管 理 規 約 に お い て も 不 在 組 合 員 は 役 員 等 に な れ な い 旨 の 規 定 が お か れ て い ま す し か し そ れ で は 在 住 組 合 員 の み で 管 理 を 行 わ な け れ ば な らないので 単 身 赴 任 等 で 一 時 的 に 不 在 で も 同 居 の 家 族 等 が な
お 住 ん で い る よ う な 場 合 に は 彼 ら が そ の 役 割 を 果 た せ る こ と に し て い る 管 理 規 約 も 数 多 く あ り ま す た だ 投 資 目 的 や 転 居 に よ っ て 住 戸 を 賃 貸 に 出 し て い る よ う な 場 合 な ど に は 管 理 負 担 に 不 公 平 な 状 況 が 生 じ て し ま い ま す そ こ で こ の よ う な 不 公 平 感 を 是 正 す る た め に 不 在 組 合 員 に 対 し て 協 力 金 ( 特 別 管 理 費 ) を 追 加 徴 収 で き る よ う に 規 約 の 改 正 が で き る か 否 か で す が 最 高 裁 判 所 は 追 加 徴 収 す る 必 要 性 や そ の 徴 収 額 の 程 度 に よ っ て は 社 会 通 念 上 受 忍 す べ き 限 度 を 超 え た 不 利 益 を も た ら さ な い として 不 在 組 合 員 の 承 諾 が な く と も 規 約 変 更 で き る と 判 断 し ま し た しかし 追 加 徴 収 の 必 要 性 が 低 い 場 合 や 不 在 組 合 員 に 受 忍 限 度 を 超 え る 経 済 的 負 担 増 を も た ら す 規 約 変 更 の 場 合 には 不 在 組 合 員 の 承 諾 が 必 要 になります 17 管 理 費 等 の 滞 納 者 への 対 応 はどのようにしたらよいですか? 管 理 費 等 の 滞 納 が 生 じ た と き は 支 払 い の 督 促 を 行 う 必 要 が あ り ま す 督 促 の 方 法 と し て は 例 え ば 電 話 訪 問 や 文 書 に よ る 督 促 が あ り ま す 管 理 費 等 は 管 理 組 合 に と っ て 共 有 財 産 を 維 持 管 理 す る た め の 貴 重 な 財 源 で あ り 滞 納 は 組 合 運 営 の 根 幹 に か かわる 問 題 といえます 一 般 的 な 督 促 の 順 序 は 以 下 のようなものです 1 相 手 方 がうっかりしている 場 合 もありますので 督 促 状 の 配 布 又 は 送 付 をします 2 次 に 自 宅 に 電 話 で 支 払 の 確 約 を 得 るまで 督 促 します 3 その 後 も 滞 納 し 続 けている 場 合 には 休 日 または 夜 間 などに 直 接 面 談 して 滞 納 の 原 因 を 的 確 に 把 握 することが 大 切 で す それでも 支 払 いがない 場 合 は 法 的 措 置 を 準 備 することになります 管 理 会 社 に 管 理 委 託 し て い る 場 合 と 自 主 管 理 の 場 合 と で は 対 応 の 仕 方 に 違 い が あ り ま す が 管 理 会 社 に 委 託 し て い る 場 合 も 最 終 的 な 回 収 の 責 任 は 管 理 組 合 に あ る こ と に ご 注 意 く だ さ い ま た 大 事 な こ と は 督 促 で は な く 回 収 で す の で 滞 納 原 因 を 把 握 し 原 因 に 合 わ せ た 督 促 を す る こ と が 必 要 で す 対 応 の 原 則 は 滞 納 者 を 早 く 発 見 し 対 応 す る こ と で す 毎 月 の 滞 納 状 況 の 情 報 を 管 理 会 社 か ら 得 て 管 理 会 社 で の 督 促 状 況 を 確 認 し ま す 自 主 管 理 の マ ン シ ョ ン の 場 合 に は 会 計 担 当 理 事 が 毎 月 の 滞 納 者 リ ス ト を 作 る な ど が 必 要 です 18 収 支 決 算 書 類 の 作 成 について 教 えてください 収 支 決 算 案 の 報 告 は 理 事 長 が 総 会 に お い て 毎 年 1 回 一 定 の 時 期 に 報 告 し な け れ ば な り ま せ ん 収 支 予 算 案 と 同 様 に 理 事 長 が 理 事 会 の 決 議 を 経 て 通 常 総 会 に 報 告 し そ の 承 認 を 得 ま す 総 会 へ の 報 告 に あ た っ て は よ り 厳 正 さ を も と め る た め 事 前 に 監 事 の 会 計 監 査 を 経 な け れ ば な り ま せ ん 収 支 決 算 書 類 と し て は 収 支 報 告 書 貸 借 対 照 表 及 び 預 金 残 高 証 明 書 等 が 必 要 で す 収 支 報 告 書 及 び 貸 借 対 照 表 に は 付 属 明 細 書 を 添 付 することが 望 ましいです 19 不 要 になった 積 立 金 を 各 区 分 所 有 者 に 返 還 できるか? 管 理 組 合 に 積 み 立 て ら れ て い る 維 持 管 理 費 用 を 各 区 分 所 有 者 に 返 還 す る こ と は 区 分 所 有 者 全 員 が 共 有 す る 管 理 組 合 の 財 産 の 処 分 に 当 た り ま す 区 分 所 有 法 で は 財 産 の
処 分 に つ い て 特 段 の 定 め が な い た め 民 法 の 規 定 に 基 づ い て 区 分 所 有 者 全 員 の 合 意 が 必 要 で す 積 み 立 て ら れ た 維 持 管 理 費 用 は 管 理 費 や 修 繕 積 立 金 等 の 他 の 費 目 に 移 し て 将 来 の 維 持 管 理 や 修 繕 に 備 えることが 望 ましいです 20 管 理 費 等 の 滞 納 のある 物 件 が 競 売 になった 時 どうしたらよいですか? 区 分 所 有 法 に よ れ ば 管 理 費 を 滞 納 し て い る 区 分 所 有 者 が 第 三 者 に 売 買 に よ っ て 区 分 所 有 権 を 売 り 渡 し た 場 合 に そ の 区 分 所 有 権 を 取 得 し た 者 ( 特 定 承 継 人 ) も 滞 納 管 理 費 の 債 務 を 負 担 す る と い う こ と に な り ま す し た が っ て 管 理 組 合 と し て は そ の 競 落 人 に 対 し て も 滞 納 管 理 費 等 の 支 払 い を 請 求 し て い く こ と に な り ま す な お 競 売 代 金 か ら 配 当 を し て も ら う た め に は 管 理 組 合 と し て は 配 当 要 求 の 申 出 を す る 必 要 が あ ります 21 工 事 に 反 対 した 区 分 所 有 者 は 共 用 部 分 の 工 事 費 用 の 負 担 義 務 はありますか? 標 準 管 理 規 約 で は 区 分 所 有 者 は 総 会 の 決 議 を 遵 守 し な け れ ば な ら な い と し て い ま す し た が っ て 区 分 所 有 者 で あ る 限 り そ の 決 議 に 反 対 し た か 否 か に か か わ ら ず 決 議 し た こ と に 従 う 義 務 が あ り ま す 共 用 部 分 の 工 事 実 施 が 決 議 さ れ た 以 上 す べ て の 区 分 所 有 者 は 共 用 部 分 の 工 事 費 用 の 負 担 義 務 があります 22 輪 番 に よ る 役 員 就 任 を 回 避 す る た め の 特 別 管 理 費 支 払 の 申 し 出 を 受 け る こ と が できますか? 管 理 規 約 の 規 定 に も よ り ま す が 総 会 又 は 理 事 会 で 承 認 を 得 れ ば こ の 組 合 員 の 役 員 就 任 辞 退 を 受 け 入 れ る こ と は 可 能 で す ま た 特 別 管 理 費 の 受 け 取 り は 社 会 通 念 上 妥 当 な 額 であれば 問 題 ないと 思 われます 23 複 合 用 途 型 マンションの 会 計 のあり 方 について 教 えてください 複 合 用 途 型 マ ン シ ョ ン に お い て は 住 宅 部 分 と 店 舗 部 分 と の 区 分 所 有 者 の 間 で 利 害 が 相 反 す る 可 能 性 が 他 の 形 態 の マ ン シ ョ ン よ り も 相 対 的 に 高 い と 考 え ら れ ま す そ の 点 を 考 慮 して 標 準 管 理 規 約 では 費 用 負 担 を 細 分 化 しております 具 体 的 には 1 分 所 有 者 全 員 の 全 体 管 理 費 及 び 全 体 修 繕 積 立 金 2 住 宅 部 分 の 区 分 所 有 者 の 住 宅 一 部 管 理 費 及 び 住 宅 一 部 修 繕 積 立 金 3 店 舗 部 分 の 区 分 所 有 者 の 店 舗 一 部 管 理 費 及 び 店 舗 一 部 修 繕 積 立 金 と い う も の で す さ ら に そ れ ぞ れ の 費 用 の 収 支 を 明 確 に 分 け る た め に そ れ ぞ れ の 費 用 ごとに 区 分 経 理 するようにしておきます 24 共 有 者 がいる 場 合 共 有 持 分 に 応 じて 滞 納 金 の 支 払 い 請 求 ができますか? 管 理 費 等 の 負 担 に つ い て は 区 分 所 有 者 が 共 用 部 分 の 持 分 割 合 に 応 じ て 負 担 す る と し て い ま す こ の 原 則 に し た が っ て 通 常 は 管 理 規 約 に よ り 各 戸 ご と に 負 担 す べ き 管 理 費 が 定 め ら れ て い ま す し た が っ て 管 理 費 は 債 権 の 目 的 が そ の 性 質 上 不 可 分 な 債 務 と し て 分 割 す る こ と は で き ま せ ん よ っ て 管 理 組 合 は 共 有 者 の ど ち ら に で も
満 額 の 請 求 をすることができ また 共 有 者 は もう 1 人 に 請 求 し てくれ と 他 の 共 有 者 に 支 払 の 責 任 を 押 しつけることはできません 25 長 期 滞 納 者 が 現 在 行 方 不 明 です 訴 訟 はどうしたらよいでしょうか? 訴 状 などの 送 り 先 ( 送 達 場 所 )が 不 明 な た め 滞 納 者 に 対 し 送 達 書 類 を 届 け る こ と が で き な い 場 合 に 裁 判 所 の 掲 示 だ け で 滞 納 者 に 訴 状 が 届 い た も の と 同 じ 効 力 を 持 た せ る 制 度 ( 公 示 送 達 ) が あ り ま す こ れ は 裁 判 所 書 記 官 が 送 達 書 類 を 保 管 し い つでも 滞 納 者 に 交 付 する 旨 を 裁 判 所 の 掲 示 板 に 掲 示 し その 日 から 2 週 間 が 経 過 する こ と で 書 類 が 送 達 さ れ た と 同 じ 効 力 が 生 じ ま す た だ し 支 払 督 促 や 少 額 訴 訟 は 公 示 送 達 によることができません 26 決 算 書 を 5 年 間 さかのぼってチェックしたら 間 違 いだらけ! 自 ら ( 会 計 担 当 理 事 ) の 調 査 内 容 を 理 事 会 に 報 告 し そ の 内 容 の 正 確 性 調 査 対 象 期 間 を 含 め て 更 な る 調 査 の 必 要 性 の 有 無 及 び 調 査 方 法 等 を 理 事 長 理 事 監 事 で 検 討 し て く だ さ い 場 合 に よ っ て は 当 時 の 理 事 長 理 事 監 事 の 責 任 は も ち ろ ん そ れ を 許 し た て き た 組 合 員 の 責 任 も 問 わ れ る こ と に な り ま す こ れ ら の 調 査 結 果 解 決 策 責 任 の 追 及 等 を ど の 時 点 で ど の よ う に 組 合 員 に 報 告 す る か 慎 重 に 決 め て く ださい 27 監 事 が 監 査 のため 管 理 会 社 に 通 帳 の 提 示 を 求 めることは 可 能 ですか? 標 準 管 理 規 約 に 監 事 は 管 理 組 合 の 業 務 の 執 行 及 び 財 産 の 状 況 を 監 査 し そ の 結 果 を 総 会 に 報 告 しなければならない とあるように 少 なくとも 年 に1 度 は 会 計 監 査 を し 結 果 を 通 常 総 会 に 報 告 す る 義 務 が あ り ま す 管 理 会 社 に 経 理 を 任 せ て い る の な ら 当 然 通 帳 の 提 示 を 求 め て チ ェ ッ ク し な け れ ば な り ま せ ん 横 領 や 不 正 な 支 出 を 防 止 し 管 理 組 合 の 財 産 を 保 全 す る た め に は 適 時 適 切 に 通 帳 等 の 残 高 を 行 う こ と が 必 要 で す 横 領 等 を 抑 止 す る た め に も 毎 月 定 期 的 に 管 理 組 合 の 理 事 ま た は 監 事 の 役 員 自 ら が 預 金 通 帳 等 に よ り 残 高 を 確 認 す る こ と が よ り 効 果 的 と 考 え ら れ ま す し た が っ て 管 理 標 準 指 針 では 毎 月 の 預 金 の 残 高 を 通 帳 等 に よ り 理 事 又 は 監 事 が 確 認 し て い る こ と を 標 準 的 な 対 応 と し て い ま す な お 残 高 確 認 と あ わ せ て 光 熱 費 等 の 支 払 い 状 況 も 確 認 す れ ば そ の 額 の 変 動 状 況 か ら 漏 水 等 の 異 常 を 発 見 す る こ と に も 役 立 つ な ど 別 の 効 果 を 期 待 す る こ と も で き ま す 残 高 の 確 認 は 預 金 通 帳 の コ ピ ー や 残 高 証 明 による 確 認 と 併 せて 定 期 的 に 預 金 通 帳 の 原 本 確 認 も 行 いましょう 28 共 用 部 分 の 工 事 費 を 管 理 費 の 余 剰 金 から 支 払 う 議 案 はよいのか? 管 理 組 合 の 運 営 は 予 算 準 拠 主 義 に 基 づ い て 適 切 に な さ れ る こ と が 求 め ら れ て い ま す 事 業 計 画 と 予 算 案 は 連 動 し て お り 工 事 が 事 業 計 画 に 組 ま れ て い る の で あ れ ば 当 然 そ の 工 事 費 は 支 出 項 目 に 予 算 計 上 す べ き で す し た が っ て こ の 議 案 は 好 ま し いものではありませんが 総 会 で 承 認 された 場 合 はこれで 差 し 支 えないと 考 えます
29 総 会 で 小 口 現 金 が 計 上 されていない 問 題 を 追 及 したが そのまま 承 認 されてしま った 総 会 で 決 算 書 が 承 認 さ れ た 経 緯 は 不 明 で す が 小 口 現 金 が 決 算 書 に 計 上 さ れ て い な い の は 会 計 処 理 と し て 不 適 切 で す 理 事 会 運 営 費 を 小 口 現 金 で 管 理 す る 場 合 は 支 出 明 細 書 などで 収 支 を 管 理 し 決 算 時 に 余 剰 金 を 科 目 に 戻 入 する 処 理 が 望 ましいです 管 理 組 合 会 計 は 企 業 会 計 原 則 や 旧 公 益 法 人 会 計 基 準 を 準 用 し 1 真 実 性 の 原 則 2 正 規 の 簿 記 の 原 則 3 明 瞭 性 の 原 則 4 継 続 性 の 原 則 5 予 算 準 拠 の 原 則 6 目 的 別 会 計 等 に 則 った 会 計 処 理 が 求 められています 30 管 理 費 滞 納 者 が 孤 独 死 した 場 合 管 理 組 合 はどうしたらよいか? 区 分 所 有 者 が 死 亡 し た と き は 当 然 に 相 続 が 開 始 し ま す ま ず 相 続 人 が い る か 誰 が 相 続 人 か を 調 べ ま す 管 理 組 合 に 届 出 た 緊 急 連 絡 先 や マ ン シ ョ ン の 登 記 簿 謄 本 な ど で 手 が か り を つ か み ま す 相 続 人 が 判 明 し な い 場 合 は 戸 籍 謄 本 を 取 り 寄 せ て 相 続 人 を 調 べます 続 人 が 判 明 した 場 合 相 続 人 の 戸 籍 の 附 票 や 住 民 票 で 住 所 を 確 認 し 相 続 人 に 請 求 書 を 送 付 します 続 人 が 不 存 在 の 場 合 一 般 的 に は マ ン シ ョ ン に 担 保 権 が 設 定 さ れ て い れ ば 担 保 権 者 の 競 売 手 続 を 待 っ て 配 当 要 求 競 落 人 に 対 して 滞 納 管 理 費 等 の 支 払 請 求 し 回 収 を 図 ります 31 第 2 回 目 の 大 規 模 修 繕 工 事 の 費 用 が 不 足 しそうです 何 か 対 応 策 はありますか 修 繕 積 立 金 が 不 足 してきた 場 合 の 対 策 は 次 の 通 りです 1 駐 車 場 使 用 料 を 修 繕 積 立 金 会 計 へまわす マンションには 駐 車 場 使 用 料 や 専 用 庭 ルーフバルコニーなどの 利 用 料 収 入 があり ますが ほとんどの 管 理 組 合 はこれを 管 理 費 の 一 部 へ 充 当 しています 標 準 管 理 規 約 では 駐 車 場 使 用 料 その 他 の 敷 地 及 び 共 用 部 分 等 に 係 る 利 用 料 は それらの 管 理 に 要 する 費 用 に 充 てるほか 修 繕 積 立 金 として 積 立 てる としており 修 繕 積 立 金 会 計 へ 振 り 替 えることで 修 繕 積 立 額 を 増 やすことができます 2 長 期 修 繕 計 画 を 見 直 し 段 階 的 に 引 き 上 げる 長 期 修 繕 計 画 と 修 繕 積 立 金 は 切 っても 切 れない 関 係 にあります 修 繕 に 必 要 な 金 額 が 事 前 に 予 想 できれば 対 応 策 を 立 てやすいからです 修 繕 積 立 額 が 不 足 ぎみにな ってきたら 長 期 修 繕 計 画 を 見 直 し 3~ 5 年 に 一 度 の 間 隔 で 定 期 的 に 毎 月 の 修 繕 積 立 金 額 を 引 き 上 げます いくら 引 き 上 げるかは 不 足 額 の 総 額 を 引 き 上 げ 回 数 や 世 帯 数 床 面 積 割 合 などの 持 ち 分 で 按 分 して 決 定 すると 不 公 平 感 も 解 消 されます
3 負 担 一 時 金 として 徴 収 する 時 間 をかけて 修 繕 積 立 額 を 増 やすことが 難 しい 場 合 は 一 時 金 として 臨 時 負 担 して もらうしかありません この 方 法 は 住 民 からの 反 発 を 一 番 受 けやすいだけに 十 分 な 説 明 を 怠 らないようにし 同 時 に 支 払 日 まで 一 定 の 期 間 を 設 けて 工 面 する 時 間 的 余 裕 を 持 たせることが 必 要 です 4 借 り 入 れを 行 う 自 前 で 資 金 繰 りができなければ 最 後 は 借 り 入 れを 行 うしかありません この 場 合 は 借 り 入 れた 資 金 を 後 から 返 す 必 要 があるので 修 繕 積 立 金 等 の 引 き 上 げが 必 須 で す 気 がついた 時 にはすでに 手 遅 れ とならないよう 常 日 頃 からマンション 管 理 に 関 心 を 持 つことが 大 切 です 32 予 算 は 誰 がどのように 作 るのですか 予 算 案 は 理 事 会 で 作 成 す る の が 原 則 で す が 標 準 管 理 委 託 契 約 書 で は 管 理 会 社 に 次 年 度 の 収 支 予 算 案 の 素 案 を 作 成 さ せ て 理 事 会 に 提 出 さ せ る こ と と し て い ま す そ し て 理 事 会 で 決 定 し た 予 算 案 は 総 会 に 付 議 し 承 認 さ れ れ ば 成 立 し ま す 作 成 す る 際 に は 過 年 度 の 予 算 の 執 行 状 況 を 分 析 し 組 合 員 の 意 見 を 反 映 す る よ う に 努 め る こ とが 望 ましいとされています 33 管 理 費 はどのような 支 出 に 使 われているのですか 管 理 費 は 敷 地 及 び 共 用 部 分 等 の 管 理 に 要 す る 経 費 の う ち 通 常 の 管 理 に 要 す る 経 費 に 充 当 されます 具 体 的 には 標 準 管 理 規 約 ( 第 27 条 )によれば 管 理 費 は 以 下 の 経 費 に 充 当 すると 規 定 しています 管 理 員 人 件 費 公 租 公 課 共 用 設 備 の 保 守 維 持 費 及 び 運 転 費 備 品 費 通 信 費 そ の 他 の 事 務 費 共 用 部 分 等 に 係 わ る 火 災 保 険 料 そ の 他 の 損 害 保 険 料 経 常 的 な 補 修 費 清 掃 費 消 毒 費 及 び ご み 処 理 費 委 託 業 務 費 専 門 的 知 識 を 有 す る 者 の 活 用 に 要 す る 費 用 地 域 コ ミ ュ ニ テ ィ に も 配 慮 し た 居 住 者 間 の コ ミ ュ ニ テ ィ 形 成 に 要 す る 費 用 管 理 組 合 の 運 営 に 要 する 費 用 その 他 敷 地 及 び 共 用 部 分 等 の 通 常 の 管 理 に 要 する 費 用 公 共 料 金 としては 共 用 部 分 における 電 気 料 ( 照 明 と 動 力 ) 水 道 料 ガス 料 等 のよ う な も の が あ り ま す ま た 営 繕 費 と し て は 電 灯 取 り 替 え 費 小 修 繕 費 貯 水 槽 清 掃 費 植 栽 剪 定 消 毒 費 等 が あ り ま す 管 理 組 合 運 営 費 と し て は 理 事 会 総 会 運 営 費 通 信 運 搬 費 交 通 費 印 刷 費 事 務 消 耗 品 費 広 報 費 役 員 報 酬 費 雑 費 等 が あります 34 滞 納 管 理 費 等 の 督 促 には 具 体 的 にはどのような 方 法 がありますか 電 話 訪 問 文 書 に よ る 督 促 が あ り ま す 管 理 費 等 は 管 理 組 合 に と っ て 共 用 財 産 を 維 持 管 理 す る た め の 貴 重 な 唯 一 の 財 源 で あ り 滞 納 は 組 合 運 営 の 根 幹 に か か わ る 問 題 と い え ま す 各 組 合 の 規 模 管 理 方 式 会 計 業 務 処 理 等 が 異 な り 一 概 に は 言 え ま せ ん が 効 果 をあげている 督 促 の 概 略 を 紹 介 いたします
一 般 的 な 督 促 の 順 序 は 以 下 のようなものです 1 ず 相 手 方 が う っ か り し て い る か も し れ な いので 督 促 状 の 配 布 又 は 送 付 を し ま す 2 次 に 自 宅 に 電 話 で 支 払 の 確 約 を 得 るまで 督 促 します 3 そ し て 未 だ に 滞 納 し 続 け て い る 場 合 に は 休 日 ま た は 夜 間 を 利 用 す る 等 直 接 面 談 して 滞 納 の 原 因 を 的 確 に 把 握 することが 大 切 です マンション 管 理 標 準 指 針 では 滞 納 の 期 間 が 3 ヶ 月 以 内 に 文 書 等 に よ る 督 促 を 行 っ て い る を 標 準 的 対 応 と て い ま す 管 理 費 滞 納 額 が 膨 ら め ば 膨 ら む ほ ど 回 収 は 困 難 になりますので すみやかに 対 応 することが 必 要 です 35 文 書 による 督 促 の 場 合 内 容 証 明 郵 便 による 必 要 がありますか 文 書 に よ る 督 促 は 滞 納 の 事 実 を 示 し 督 促 を 行 っ た 事 実 を 記 録 に 残 し 将 来 法 的 手 続 に 移 行 し た 際 に も 活 用 で き る よ う に す る 意 味 が あ り ま す し た が っ て 通 常 の 督 促 で あ れ ば 内 容 証 明 郵 便 で 行 う 必 要 は あ り ま せ ん た だ し 滞 納 管 理 費 等 の な か に 支 払 時 期 から 5 年 経 過 しようとしているものがある 場 合 には 時 効 の 完 成 を 防 ぐとい う 観 点 か ら い つ ど の よ う な 内 容 の 督 促 を し た の か を 明 ら か に す る た め 配 達 証 明 付 き 内 容 証 明 郵 便 などを 活 用 する 必 要 があります 36 滞 納 者 へ の 訪 問 督 促 を す る 際 に 承 認 書 を も ら い な さ い と 言 わ れ た の で す が 承 認 書 とは 何 ですか 簡 単 に 言 う と 本 人 が 滞 納 を 認 め る ( 承 認 す る ) 書 面 で す 滞 納 者 が 払 う 意 思 が あ る け れ ど も す ぐ に は 支 払 え な い と い う 場 合 理 事 長 宛 に 提 出 さ れ る 滞 納 金 額 と 滞 納 期 間 作 成 年 月 日 を 明 記 し 区 分 所 有 者 が 署 名 捺 印 し た 書 面 が 承 認 書 と 言 わ れる ものです これは 時 効 の 中 断 になるという 効 用 もあります 37 管 理 組 合 の 通 帳 と 印 鑑 はそれぞれ 異 なる 者 が 保 管 する 必 要 はありますか 管 理 組 合 の 財 産 特 に 将 来 の 大 規 模 修 繕 に 備 え て 積 立 て て い る 修 繕 積 立 金 は 非 常 に 多 額 な も の と な っ て い ま す と こ ろ が 管 理 組 合 の 財 産 が 管 理 会 社 や 管 理 組 合 役 員 に よ り 横 領 さ れ る と い っ た 事 例 も 見 受 け ら れ ま す こ の よ う な ト ラ ブ ル を 回 避 す る た め 管 理 会 社 が 管 理 組 合 等 名 義 の 保 管 口 座 や 収 納 保 管 口 座 を 管 理 する 場 合 には 印 鑑 や 引 出 し 用 カ ー ド 等 を 管 理 会 社 が 保 管 す る こ と を 法 令 で 禁 じ て い ま す 標 準 管 理 委 託 契 約 書 で は 管 理 組 合 等 が 名 義 人 で あ る 収 納 口 座 保 管 口 座 又 は 収 納 保 管 口 座 に つ き 通 帳 印 鑑 等 の 保 管 者 が 管 理 会 社 な の か 管 理 組 合 な の か が 明 記 さ れ て い ま す の で 実 際 に 管 理 会 社 と の 間 で 締 結 す る 管 理 委 託 契 約 書 の 当 該 記 載 等 を し っ か り と 確 認 し そ れ が 法 令 に 則 し た 内 容 と な っ て い る か 実 際 の 保 管 者 は 規 定 ど お り と な っ て い る か な ど に 注 意 す る こ と が 大 切 で す ま た 管 理 組 合 が 通 帳 と 印 鑑 等 と を 保 管 す る 場 合 で あ っ て も 管 理 標 準 指 針 で は 管 理 組 合 の 通 帳 と 印 鑑 は そ れ ぞ れ 異 なる 者 が 保 管 している のが 通 帳 及 び 印 鑑 の 管 理 に 係 る 管 理 組 合 の 標 準 的 な 対 応 としています
38 管 理 組 合 の 通 帳 は 理 事 長 が 交 替 するごとに 名 前 の 変 更 が 必 要 ですか 名 前 の 変 更 は 必 要 で す 理 事 長 が 交 替 す れ ば 管 理 組 合 の 通 帳 の 名 義 変 更 を す る べ き で す 39 管 理 費 修 繕 積 立 金 のペイオフ 対 策 に は ど のようなものがありますか ペ イ オ フ と は 万 が 一 金 融 機 関 が 破 綻 し た 場 合 に 預 金 者 に 保 険 金 を 預 金 保 険 機 構 が 直 接 支 払 う 方 式 の こ と を い い ま す 預 金 者 が 金 融 機 関 に 預 金 を し た 場 合 預 金 保 険 法 に 基 づ き 金 融 機 関 は そ の 預 金 に 対 し て 自 動 的 に 保 険 を 掛 け る こ と が 義 務 付 け ら れ て い ま す そ し て 金 融 機 関 が 破 綻 し た 場 合 で も 預 金 者 は 預 金 保 険 制 度 により 預 金 が 保 護 されることになっています 預 金 保 険 制 度 は 預 金 保 険 法 に 基 づ き 金 融 機 関 が 預 金 等 の 払 い 戻 し が で き な く な っ た 場 合 な ど に 預 金 者 を 保 護 し 信 用 秩 序 を 維 持 することを 目 的 として 導 入 されました 金 融 機 関 が 万 が 一 破 綻 した 場 合 の 預 金 等 の 保 護 の 仕 組 み の 1 つ と し て 元 本 1,000 万 円 ま で と そ の 利 息 等 ま で が 保 護 さ れ る こ と に な っ て い る ペ イ オ フ 方 式 が あ り ま す ペ イ オ フ 制 度 の 下 で は 預 金 を 預 け 入 れる 金 融 機 関 の 選 択 が 重 要 に な り ま す 又 預 け 入 れ 金 融 機 関 を 分 散 す る 際 に 何 よ り も 安 全 性 を 考 え て 金 融 機 関 と 金 融 商 品 の 選 択 をすることが 重 要 です ( 財 ) マ ン シ ョ ン 管 理 セ ン タ ー が 管 理 組 合 の ペ イ オ フ 対 策 に つ い て 行 っ た 調 査 で も 1 位 金 融 機 関 を 分 散 する 2 位 住 宅 金 融 支 援 機 構 のマンション 修 繕 積 立 債 券 ( マ ン シ ョ ン す ま い る 債 ) を 購 入 す る 3 位 比 較 的 格 付 けの 高 い 金 融 機 関 を 選 択 する という 順 位 になっています 40 ペイオフ 対 策 で 損 失 が 出 た 場 合 理 事 長 は 管 理 責 任 を 何 処 まで 負 いますか ペ イ オ フ 対 策 に 関 す る 案 を 総 会 で 決 議 し た 上 で の 損 失 で あ れ ば 理 事 長 個 人 は 責 任 を 負 う 必 要 は あ り ま せ ん が 理 事 長 個 人 の 独 断 で 行 っ た 結 果 損 失 が 出 た 場 合 は 損 害 賠 償 を 請 求 される 可 能 性 はあります