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マイナンバーのセキュリティ 対 策 について 2015 年 10 月 東 京 税 理 士 会

A 事 前 準 備 このように 事 務 所 内 と 顧 問 先 への 対 応 をわけて 時 系 列 で 列 挙 してみましょう 1

A 事 前 準 備 必 要 となる 安 全 管 理 措 置 等 1. 基 本 方 針 の 策 定 2. 取 扱 規 定 の 策 定 3. 契 約 変 更 覚 書 誓 約 書 の 取 り 交 わしなど 1-3の 書 式 については 日 本 税 理 士 会 連 合 会 HP http://www.nichizeiren.or.jp/ 4. 組 織 的 安 全 管 理 措 置 5. 人 的 安 全 管 理 措 置 6. 物 理 的 安 全 管 理 措 置 7. 技 術 的 安 全 管 理 措 置 上 記 安 全 管 理 措 置 をとらなければ 法 令 違 反 となる 可 能 性 がある 2

1 基 本 方 針 の 策 定 特 定 個 人 情 報 等 の 適 正 な 取 扱 に 関 する 基 本 方 針 日 本 税 理 士 会 連 合 会 HP 税 理 士 のための マイナンバー 対 応 ガイドブック より 3

2. 取 扱 規 定 の 策 定 するための 事 務 手 順 のイメージ 4

2. 取 扱 規 定 の 策 定 するための 事 務 手 順 のチェックリストひな 形 日 本 税 理 士 会 連 合 会 HP 税 理 士 のための マイナンバー 対 応 ガイドブック より 5

2 取 扱 い 規 定 の 作 成 特 定 個 人 情 報 取 扱 規 程 の 作 成 日 本 税 理 士 会 連 合 会 HP 税 理 士 のため の マイナンバー 対 応 ガイドブック より 6

3 契 約 変 更 覚 書 誓 約 書 の 取 り 交 わし 特 定 個 人 情 報 の 取 扱 いに 関 する 覚 書 の 作 成 誓 約 書 の 作 成 従 業 員 とのコンプライア ンス 契 約 の 見 直 し ( 定 義 ) ( 特 定 個 人 情 報 の 適 切 な 取 扱 い) ( 利 用 目 的 ) ( 第 三 者 への 非 開 示 等 ) ( 特 定 個 人 情 報 の 持 出 し) ( 従 事 者 に 対 する 監 督 教 育 ) ( 再 委 託 ) ( 管 理 状 況 の 報 告 調 査 ) ( 事 故 発 生 時 の 措 置 ) ( 特 定 個 人 情 報 の 返 還 ) マイナンハ ーを 取 扱 う 事 務 所 としてもう 一 度 スタッフとの 契 約 を 見 直 す 必 要 がある コンプライアンス 契 約 を 見 直 す 時 は 今 しかない!! 日 付 記 名 押 印 日 本 税 理 士 会 連 合 会 HP 税 理 士 のための マイナンバ ー 対 応 ガイドブック より 7

4. 組 織 的 安 全 管 理 措 置 A 組 織 体 制 の 整 備 安 全 管 理 措 置 を 講 ずるための 組 織 体 制 を 整 備 する B 取 扱 規 程 等 に 基 づく 運 用 運 用 状 況 の 確 認 のため PCによるシステムログ 又 は 紙 による 利 用 実 績 を 記 録 する C 取 扱 状 況 を 確 認 する 手 段 の 整 備 特 定 個 人 情 報 ファイルの 取 扱 状 況 を 確 認 するための 手 段 を 整 備 する( 取 扱 状 況 を 確 認 するための 記 録 等 には 特 定 個 人 情 報 等 は 含 めない) D 情 報 漏 えい 等 事 案 に 対 応 する 体 制 の 整 備 情 報 漏 えい 等 の 事 案 の 発 生 又 は 兆 候 を 把 握 した 場 合 に 適 切 かつ 迅 速 に 対 応 するた めの 対 応 体 制 を 整 備 する E 取 扱 状 況 の 把 握 及 び 安 全 管 理 措 置 の 見 直 し 特 定 個 人 情 報 等 の 取 扱 状 況 を 把 握 し 安 全 管 理 措 置 の 評 価 見 直 し 及 び 改 善 に 取 り 組 む 8

4. 組 織 的 安 全 管 理 措 置 9

5. 人 的 安 全 管 理 措 置 人 的 安 全 管 理 措 置 : 個 人 番 号 を 取 扱 う 事 務 取 扱 担 当 者 の 監 督 及 び 教 育 について 従 業 員 への 定 期 的 な 研 修 等 を 行 い 特 定 個 人 情 報 についての 秘 密 保 持 に 関 する 事 項 を 就 業 規 則 に 盛 り 込 む 等 の 必 要 な 措 置 を 講 じなけ ればならない 事 務 担 当 者 の 監 督 事 務 担 当 者 への 定 期 的 な 周 知 と 教 育 秘 密 保 持 事 項 の 就 業 規 則 への 追 加 10

5. 人 的 安 全 管 理 措 置 組 織 体 制 の 整 備 のため 従 業 員 には まず 内 閣 府 で 事 業 者 向 け に 作 成 した20 分 程 度 のビデオを 見 てもらい 教 育 をしましょう その 後 AからCの 内 容 に 対 処 しているかをチェックしましょう ビデオによるスタッフへの 教 育 政 府 広 報 オンラインより 動 画 をダウンロードして 教 育 を 行 いましょう http://www.gov-online.go.jp/tokusyu/mynumber/ad/kj_movie/jigyosya.html 閲 覧 は こちらのサイトでもできます http://nettv.gov-online.go.jp/prg/prg11625.html 11

6. 物 理 的 安 全 管 理 措 置 1 特 定 個 人 情 報 等 を 取 扱 う 区 域 の 管 理 : 入 退 室 管 理 間 仕 切 り 座 席 配 置 など 2 機 器 および 電 子 媒 体 等 の 盗 難 等 の 防 止 : 施 錠 できるキャ ビネット 等 への 保 管 PCのセキュリティワイヤーなど 3 電 子 媒 体 等 を 持 ち 出 す 場 合 の 漏 えい 等 の 防 止 :ZIP 等 に よるデータの 暗 号 化 パスワードの 設 定 など 4 個 人 番 号 の 削 除 機 器 および 電 子 媒 体 等 の 廃 棄 : 焼 却 等 の 復 元 不 可 能 な 廃 棄 方 法 保 存 期 間 経 過 後 の 削 除 廃 棄 手 続 き 中 小 規 模 事 業 者 は 削 除 廃 棄 したことを 確 認 する 12

6. 物 理 的 安 全 管 理 措 置 13

6. 物 理 的 安 全 管 理 措 置 セキュリティワイヤーの 利 用 セキュリティワイヤーの 設 置 は5 分 で 終 わります 必 ず 設 置 しましょう 14

6. 物 理 的 安 全 管 理 措 置 持 ち 出 す 際 のパスワードの 設 定 方 法 例 mynumber-otomakas-1357 など 本 人 が 覚 えやすく 他 人 に 容 易 に 判 らないもの ( 最 後 だけ 大 文 字 名 前 逆 打 ち 奇 数 のみの 数 字 ) 123456789 などは 絶 対 禁 止 です 後 半 でパスワードの 設 定 について 詳 しく 説 明 します セキュリティーUSBメモリー PCやスマートフォン タブレットなどに 存 したデータを 持 ち 運 ぶ 際 に 起 こりうる ウイ ルス 感 染 や 情 報 漏 洩 などを 未 然 に 防 ぐための 機 能 を 搭 載 したUSBメモリーです ラ イセンス 付 きのウイルスチェック 機 能 やデータの 暗 号 化 機 能 セキュリティー 管 理 機 能 などがUSBメモリーに 内 蔵 されています 15

6. 物 理 的 安 全 管 理 措 置 Windows 付 属 のBitLockerによりドライブを 暗 号 化 をすればUSBメモリーを 開 くとき にパスワード 入 力 を 求 めるようにの 設 定 をする 事 が 出 来 ます (なお BitLockerは Windowsの7のUltimate Enterpriseエディション 8と8.1のPro Enterpriseエディション 10のProで 使 用 可 能 です) コントロールパネルの BitLockerから 設 定 ドライブを 暗 号 化 します 暗 号 化 されたUSBメモリ ーをPCに 挿 入 するとパ スワードの 入 力 を 求 めら れます 16

6. 物 理 的 安 全 管 理 措 置 個 人 番 号 の 削 除 廃 棄 方 法 データーの 削 除 について windowspcで 個 人 情 報 関 係 のファイルを 削 除 するときは 専 用 のソフトを 使 いましょ う 最 低 でも 3 回 上 書 きする 米 国 国 防 総 省 方 式 DoD 5220.22Mに 対 応 したソフトがお 勧 めです 紙 の 廃 棄 について 紙 で 保 存 しているものを 廃 棄 する 場 合 は 最 低 限 タテ 横 のシュレッダーに 掛 けた うえで かき 回 したものを 捨 てるか 廃 棄 物 処 理 業 者 の 溶 解 サービスを 利 用 し 廃 棄 するか もしくは 両 方 を 行 えば 完 璧 だと 思 います 溶 解 処 理 を 行 う 業 者 によっては バインダーやファイルがそのままでも 回 収 可 能 な 業 者 もあります 17

7. 技 術 的 安 全 管 理 措 置 18

7. 技 術 的 安 全 管 理 措 置 A アクセス 制 御 情 報 システムを 使 用 して 個 人 番 号 関 係 事 務 又 は 個 人 番 号 利 用 事 務 を 行 う 場 合 事 務 取 扱 担 当 者 及 び 当 該 事 務 で 取 り 扱 う 特 定 個 人 情 報 ファイルの 範 囲 を 限 定 するために 適 切 なアクセス 制 御 を 行 う B アクセス 者 の 識 別 と 認 証 特 定 個 人 情 報 等 を 取 り 扱 う 情 報 システムは 事 務 取 扱 担 当 者 が 正 当 なアクセス 権 を 有 する 者 であることを 識 別 した 結 果 に 基 づき 認 証 する C 外 部 からの 不 正 アクセス 等 の 防 止 情 報 システムを 外 部 からの 不 正 アクセス 又 は 不 正 ソフトウェアから 保 護 する 仕 組 みを 導 入 し 適 切 に 運 用 する D 情 報 漏 えい 等 の 防 止 特 定 個 人 情 報 等 をインターネット 等 により 外 部 に 送 信 する 場 合 通 信 経 路 における 情 報 漏 えい 等 を 防 止 するための 措 置 を 講 じる 19

7. 技 術 的 安 全 管 理 措 置 A.ユーザーアカウント 制 御 (UAC)のセキュリティポリシーによりPCに インストールするアプリケーションを 管 理 します データー 入 力 者 のアカウントを PCの 管 理 者 でなく 標 準 ユーザー としかつ UACのセキュリティポリシーを 利 用 して 出 所 の 判 ったソフト ウエア 以 外 のインストールを 禁 止 しましょう 20

7. 技 術 的 安 全 管 理 措 置 A. 参 考 21

7. 技 術 的 安 全 管 理 措 置 B.パソコンにログインする 際 に 必 ずユーザーID パスワードを 設 定 しま しょう その 上 で 磁 気 やICカード 指 紋 認 証 虹 彩 認 証 を 組 み 合 わせる 事 が 有 効 です 指 紋 認 証 虹 彩 認 証 22

7. 技 術 的 安 全 管 理 措 置 C. ウインドウズ 内 蔵 のファイアウォール 機 能 の 利 用 セキュリティ 対 策 ソフトのファイアウォール 機 能 シマンテック ノートン インターネット セキュリティ マカフィ インターネット セキュリティ ウイルスバスター ウイルスセキュリティ 等 のソフトには メールの 添 付 ファイルチェックやインターネットのサイトを 閲 覧 する 際 に サイトをチェックする 機 能 等 が 付 随 しています ( 東 京 税 理 士 会 は これらの 特 定 のソフトの 利 用 を 推 奨 するわけではありませんので 各 人 お 好 みのソフトをご 利 用 下 さい) ファイアウォールやセキュリティ 対 策 ソフトを 全 て 自 動 更 新 機 能 により 常 に 最 新 のソフトに 更 新 する(IPAのMyJVN バージョンチェッカの 使 用 ) 通 信 経 路 の 暗 号 化 を 行 って その 上 でデーターの 流 出 を 防 ぐ 手 段 は VPNやSSL 通 信 と 言 った 手 段 がありますが まずは 最 低 限 最 新 のファイア ウォールの 利 用 を 徹 底 しましょう 23

7. 技 術 的 安 全 管 理 措 置 C 1.ウインドウズ 内 蔵 のファイアウォールの 利 用 24

7. 技 術 的 安 全 管 理 措 置 D. 個 人 番 号 が 入 ったファイルやメールは 必 ず 暗 号 化 とパスワードによる 保 護 の 徹 底 パスワードは8 文 字 以 上 連 続 した 文 字 の 不 使 用 パスワードは 書 き 留 めない 圧 縮 ソフトのパスワードは 出 来 ればメールで 送 らないことが 理 想 パスワードは 定 期 的 に 変 更 する レジメの 前 の 方 のパスワード 例 示 も 参 照 して 下 さい 25

A お 客 様 にお 願 いすること お 知 らせと 社 内 告 知 ( 参 考 ) 1 顧 問 先 へのマイナンバーに 関 する 告 知 例 (1) 26

A お 客 様 にお 願 いすること お 知 らせと 社 内 告 知 ( 参 考 ) 1 顧 問 先 へのマイナンバーに 関 する 告 知 例 (2) 各 位 平 成 27 年 9 月 日 株 式 会 社 代 表 取 締 役 マイナンバー 通 知 カード についてのお 願 い 参 考 : 通 知 カード 申 請 書 いよいよ 来 年 1 月 よりマイナンバー 制 度 が 施 行 開 始 します マイナンバーは 住 民 票 を 有 するす べての 国 民 に 1 人 1 つずつ 付 与 され 今 後 社 会 保 険 税 災 害 対 策 で 活 用 される 重 要 な 番 号 と なります 10 月 5 日 以 降 全 国 一 斉 に 皆 さんの 住 所 ( 住 民 票 に 記 載 されている 住 所 ) 宛 に 各 市 区 町 村 からマイナンバーの 通 知 カ ード が 簡 易 書 留 で( 家 族 の 分 も 含 めて) 郵 送 される 予 定 です このマイ ナンバ ー 等 が 記 載 された 通 知 カード は 非 常 に 重 要 な 書 類 ですので 紛 失 することのないよう 厳 重 に 保 管 してください 当 社 では 皆 さんのマイナ ンバーが 社 会 保 険 手 続 き や 年 末 調 整 手 続 きなどで 必 要 になること から 頃 に その 通 知 カー ド の 写 し を( 家 族 分 も 併 せて) 会 社 に 提 出 して 頂 く 予 定 です その 際 には 改 めてお 知 らせしますので ご 協 力 をお 願 いします 注 意 点 マイナンバー 通 知 カードは 住 民 票 に 記 載 されている 住 所 宛 に 各 市 区 町 村 から 送 付 されます ので もしも 現 在 住 んでいるところと 住 民 票 の 住 所 が 異 なる 場 合 には 速 やかに 住 民 票 の 異 動 手 続 を 行 ってください そうしないと マイナンバーの 通 知 カードが 間 違 った 住 民 票 の 住 所 に 送 られてしまい 後 になって 煩 雑 な 手 続 きを 行 う 必 要 が 出 てきますので ご 注 意 ください また 住 民 票 住 所 をお 住 まいの 場 所 に 移 すことが 出 来 ない 場 合 は お 住 まいの 場 所 に 通 知 カ ードを 送 る 手 続 きも 出 来 ます 詳 しくは お 住 まいの 各 市 区 町 村 にお 問 い 合 わせ 下 さい ( 参 考 ) 個 人 番 号 カード 個 人 番 号 カード 申 請 今 回 の 通 知 カードが 郵 送 された 際 に 個 人 番 号 カードの 交 付 申 請 書 が 同 封 されます 個 人 番 号 カー ド とは マイナンバーが 記 載 された 顔 写 真 入 りの IC カードです 今 回 同 封 される 交 付 申 請 書 に 顔 写 真 を 添 付 し 役 所 あてに 返 信 すると 後 日 ( 来 年 1 月 以 降 ) 市 区 町 村 の 窓 口 で 個 人 番 号 カー ド を 受 け 取 ることができます 初 回 交 付 の 手 数 料 は 無 料 で 今 後 身 分 証 明 書 として 様 々 な 場 面 で 活 用 できる ものになります 任 意 での 取 得 となりますが この 機 会 に 個 人 番 号 カードの 申 請 を 行 うことで 本 人 確 認 作 業 の 簡 素 化 になりますので 取 得 をお 勧 めします もし 実 際 の 住 所 と 住 民 票 の 住 所 が 異 なる 場 合 や その 他 不 明 な 点 がある 場 合 は までお 問 い 合 わせください 以 上 27

A お 客 様 にお 願 いすること お 知 らせと 社 内 告 知 ( 参 考 ) 2 顧 問 先 社 内 でのマイナンバー 収 集 に 関 する 従 業 員 への 告 知 報 告 例 28

A お 客 様 にお 願 いすること お 知 らせと 社 内 告 知 ( 参 考 ) 2 顧 問 先 社 内 でのマイナンバー 収 集 に 関 する 従 業 員 への 告 知 報 告 例 (2) 様 式 類 サンプル 05 様 式 類 サンプル 05 様 式 類 サンプル 05 当 社 従 業 員 各 位 年 月 日 株 式 会 社 個 人 番 号 及 び 身 元 確 認 書 類 添 付 票 個 人 番 号 確 認 書 類 通 知 カード 住 民 票 ( 番 号 付 き) 又 は 個 人 番 号 カード( 裏 面 ) 届 済 みの 被 扶 養 者 個 人 番 号 ( 秘 ) 取 扱 注 意 個 人 番 号 利 用 について 氏 名 個 人 番 号 配 偶 者 である 被 扶 養 者 当 社 は 貴 殿 および 貴 殿 の 扶 養 家 族 の 個 人 番 号 ( 行 政 手 続 における 特 定 の 個 人 を 識 別 する ための 番 号 の 利 用 等 に 関 する 法 律 に 定 める 個 人 番 号 をいいます)を 以 下 の 目 的 で 利 用 いた します その 他 の 被 扶 養 者 1 その 他 の 被 扶 養 者 2 その 他 の 被 扶 養 者 3 その 他 の 被 扶 養 者 4 1 給 与 所 得 退 職 所 得 の 源 泉 徴 収 票 作 成 事 務 2 雇 用 保 険 届 出 事 務 3 健 康 保 険 厚 生 年 金 保 険 届 出 事 務 4 労 働 者 災 害 補 償 保 険 法 に 基 づく 請 求 に 関 する 事 務 その 他 の 被 扶 養 者 5 その 他 の 被 扶 養 者 6 上 記 について 確 認 の 上 提 出 します 上 記 について 同 意 します 氏 名 年 月 日 本 人 確 認 書 類 運 転 免 許 証 パスポート 又 は 個 人 番 号 カード( 表 面 ) 氏 名 年 月 日 個 人 番 号 記 入 表 ( 秘 ) 取 扱 注 意 所 属 従 業 員 番 号 氏 名 個 人 番 号 年 月 日 本 人 確 認 者 登 録 者 登 録 確 認 者 日 付 氏 名 日 付 氏 名 日 付 氏 名 運 転 免 許 証 写 真 付 き 社 員 証 写 真 付 き 学 生 証 写 真 付 き 資 格 証 明 書 いずれか 一 つ 上 記 書 類 がない 場 合 公 的 医 療 保 険 の 被 保 険 者 証 年 金 手 帳 両 方 2015ITCA 2015ITCA 2015ITCA 29

A お 客 様 にお 願 いすること 支 払 調 書 の 報 酬 支 払 者 に 対 する 文 書 ( 参 考 ) 様 式 類 サンプル 07 様 式 類 サンプル 07 報 酬 支 払 者 各 位 年 月 日 株 式 会 社 個 人 番 号 及 び 身 元 確 認 書 類 添 付 票 個 人 番 号 確 認 書 類 通 知 カード または 住 民 票 ( 番 号 付 き) 個 人 番 号 利 用 について 当 社 は 貴 殿 の 個 人 番 号 ( 行 政 手 続 における 特 定 の 個 人 を 識 別 するための 番 号 の 利 用 等 に 関 する 法 律 に 定 める 個 人 番 号 をいいます)を 以 下 の 目 的 で 利 用 いたします 1 報 酬 料 金 契 約 金 及 び 賞 金 の 支 払 調 書 作 成 事 務 上 記 について 同 意 します 氏 名 年 月 日 本 人 確 認 書 類 運 転 免 許 証 または パスポート 個 人 番 号 記 入 表 ( 秘 ) 取 扱 注 意 所 属 報 酬 支 払 者 番 号 氏 名 個 人 番 号 年 月 日 本 人 確 認 者 登 録 者 登 録 確 認 者 日 付 氏 名 日 付 氏 名 日 付 氏 名 運 転 免 許 証 写 真 付 き 社 員 証 写 真 付 き 学 生 証 写 真 付 き 資 格 証 明 書 いずれか 一 つ 上 記 書 類 がない 場 合 公 的 医 療 保 険 の 被 保 険 者 証 年 金 手 帳 両 方 2015ITCA 2015ITCA 30

B 収 集 の 方 法 ( 参 考 ) ベンダーのマイナンバーの 取 り 組 みの 類 型 センター 系 センター 一 括 管 理 入 力 は 会 計 事 務 所 サーバ 系 サーバにデータベース 領 域 確 保 入 力 は 会 計 事 務 所 クラウド 系 利 用 者 に 個 別 ID 付 与 入 力 は 本 人 のみ 29

B 収 集 の 方 法 ( 参 考 ) 税 務 会 計 システムの 番 号 預 りサービスの 例 企 業 1 法 人 で 従 業 員 のメールアドレス を 収 集 しベンダーに 渡 す ベンダー 2 各 従 業 員 にベンダーより メール( 個 人 番 号 登 録 用 サイトの URL 付 き) 個 人 番 号 登 録 用 サイト 3 各 従 業 員 が 個 人 番 号 登 録 用 サ イトへ 個 人 番 号 と 写 真 をUP 4 法 人 へ 個 人 番 号 登 録 用 サイト へのアクセス 方 法 を 連 絡 30

ご 清 聴 ありがとうございました