仕 様 書 1. 件 名 SEA-TVET 開 催 に 伴 う 会 議 等 運 営 業 務 一 式 2. 事 業 目 的 背 景 SEA-TVETとは Southeast Asian Technical and Vocational Education Training の 略 であ り 東 南 アジア 諸 国 職 業 技 術 教 育 訓 練 担 当 者 会 議 のことを 言 う 国 立 高 等 専 門 学 校 機 構 ( 以 下 高 専 機 構 という )は アジア 諸 国 をはじめとする 今 後 発 展 が 見 込 まれる 国 の 技 術 者 養 成 のため 段 階 的 に 高 専 型 教 育 の 導 入 及 び 支 援 を 行 う 取 組 を 進 めている この 取 組 を 対 象 国 のニーズ 等 に 応 じて 適 切 に 展 開 していく 体 制 を 整 備 するにあたって 高 専 教 育 の 広 報 活 動 及 び 対 象 国 の 政 策 立 案 者 との 関 係 強 化 が 不 可 欠 である 本 会 議 は ASEAN の 各 国 より, 教 育 省 の 担 当 局 長 (もしくは 次 長 )と 職 業 カレッジの 校 長 レベ ル 参 加 者 を 高 専 に 招 き 授 業 や 実 験 実 習 の 現 場 等 を 見 学 し 意 見 交 換 を 行 い 高 専 についてより 明 確 な 理 解 が 得 られることを 目 的 としている 実 施 にあたり 運 営 業 務 を 一 括 してアウトソーシングすることにより 安 全 性 経 済 性 及 び 業 務 の 効 率 化 を 達 成 する 3. 業 務 期 間 契 約 締 結 日 より, 平 成 28 年 7 月 16 日 ( 土 )までとする なお 会 議 実 施 スケジュールについては 下 記 のとおりとする 一 日 目 平 成 28 年 7 月 14 日 ( 木 )10:00 開 始 場 所 : 東 京 工 業 高 等 専 門 学 校 ( 八 王 子 ) ( 以 下 東 京 高 専 という ) 二 日 目 平 成 28 年 7 月 15 日 ( 金 )9:00 開 始 場 所 :ホテル 会 議 室 4. 参 加 予 定 者 70 名 (うち 海 外 からの 参 加 者 40 名 程 度 ) 5. 事 業 内 容 開 催 にあたって 必 要 となる 運 営 側 の 各 種 手 配 一 式 を 行 うこと 必 須 事 項 は 以 下 のとおりと し 詳 細 は 提 案 の 上 高 専 機 構 と 協 議 し 決 定 すること (1) 会 議 コーディネーター 1 当 該 業 務 に 関 する 連 絡 調 整 等 を 円 滑 に 行 い 業 務 支 援 要 員 を 統 括 するための 責 任 者 として 国 際 会 議 等 3 件 以 上 実 施 したことがある 者 を 会 議 コーディネーターとして 指 名 すること 2 会 議 コーディネーターは 原 則 全 ての 契 約 期 間 を 通 じて 同 一 人 物 とし 高 い 英 語 力 を 持 つ 者 であること ただし 英 語 力 については 英 語 での 業 務 が 遂 行 可 能 な 補 助 者 をつけるなどの 対 応 も 可 能 と する 3 会 議 コーディネーターは 契 約 期 間 中 担 当 課 との 業 務 内 容 の 打 ち 合 わせ 等 のために 高 専 機 構 へ 来 訪 が 可 能 であること 4 会 議 コーディネーターは SEA-TVET 当 日 には 高 専 機 構 の 指 示 に 従 い 司 会 者 への 指 示 見 1
学 会 の 時 間 の 管 理 発 表 者 等 との 調 整 発 表 時 間 の 管 理 SEA-TVET 中 の 不 測 の 事 態 への 対 応 など SEA-TVET 全 体 の 進 行 管 理 を 行 うこと (2)SEA-TVETの 運 営 1 参 加 者 用 連 絡 窓 口 の 設 置 ア 参 加 者 等 との 連 絡 調 整 を 行 う 窓 口 を 設 置 し e-mailアドレス 等 を 通 知 し 緊 密 な 連 絡 調 整 を 行 うこと イ 連 絡 調 整 窓 口 については 英 語 力 の 高 いスタッフを 配 置 し 複 雑 な 連 絡 調 整 変 更 処 理 等 の 依 頼 に 対 応 可 能 な 体 制 とすること 2 参 加 者 情 報 の 取 りまとめ ア 高 専 機 構 が 作 成 した 参 加 予 定 機 関 及 び 参 加 者 リストを 元 に 招 待 状 の 送 付 を 行 い 出 席 の 確 認 をすること また 同 時 に 食 事 やエクスカーション 参 加 の 有 無 やハラル 対 応 等 の 運 営 に 必 要 な 情 報 を 収 集 し 参 加 者 リストを 作 成 すること イ 15 日 終 了 後 日 本 へ 延 長 滞 在 の 希 望 を 確 認 し 別 途 リストを 作 成 すること なお 延 長 は1 泊 のみであり かかる 費 用 は 自 己 負 担 になる 旨 招 待 状 に 付 記 すること ウ 高 専 機 構 と 相 談 し 参 加 者 に 事 前 配 布 する 総 合 案 内 ( 英 語 ) を 作 成 すること なお 配 布 時 期 は 契 約 締 結 後 に 高 専 機 構 と 調 整 すること 3 進 行 管 理 事 前 に 進 行 要 領 ( 日 本 語 英 語 )を 作 成 するとともに 司 会 者 の 監 督 を 行 うこと 4 会 議 用 品 の 準 備 高 専 機 構 と 相 談 し 以 下 を7 月 12 日 ( 火 )までに 準 備 すること ア 参 加 者 ID(ネームプレート) イ コングレスバック 100セット ウ 配 付 資 料 100セット エ 名 立 て 等 オ タイトル 看 板 ( 吊 り 看 板 ) 等 ( 前 日 から 設 置 ) カ 筆 記 用 具 70セット キ 参 加 者 用 お 土 産 40セット 5 参 加 登 録 7 月 13 日 ( 水 )に 宿 泊 施 設 ロビー 等 において 参 加 登 録 ブースを 設 け 受 付 及 び 資 料 配 付 を 行 うこと ( 最 低 1 人 で 4 時 間 程 度 を 想 定 ) (3) 宿 泊 施 設 会 議 室 の 手 配 海 外 からの 招 聘 者 (40 名 ) 用 の 宿 泊 及 び 会 議 室 を 手 配 すること 手 配 の 際 は 以 下 の 条 件 を 満 たすものとする 1 7 月 13 日 ( 水 )から 部 屋 を2 泊 分 手 配 すること (40 名 分 ) 2 (2)2イで 延 長 を 希 望 した 者 については 7 月 15 日 ( 金 )から 部 屋 を1 泊 分 延 長 でき るよう 手 配 すること ( 約 30 名 分 予 定 )なお 延 長 分 については 希 望 者 の 自 己 負 担 と するため 本 契 約 額 には 含 まない 3 バス 及 びトイレ 付 きの 洋 室 であること 2
4 部 屋 面 積 が20m2 以 上 のシングルルームを 手 配 すること (ツインルーム 等 のシングルユー スは 可 能 とする ) 5 宿 泊 施 設 は 新 宿 近 辺 で 東 京 高 専 から 車 で1 時 間 以 内 に 到 着 する 場 所 に 位 置 すること 6 宿 泊 施 設 は 羽 田 空 港 及 び 成 田 空 港 までのアクセスが 容 易 なこと (リムジンバスの 発 着 場 や 成 田 エクスプレスへのアクセスが 良 い 等 ) 7 禁 煙 及 び 喫 煙 ルームの 指 定 が 可 能 であること 8 全 ての 参 加 者 が 同 一 のホテルで 宿 泊 するよう 手 配 すること 9 宿 泊 施 設 内 に 会 議 室 を 以 下 のとおり 手 配 すること ( 同 一 ホテル 同 一 フロアでその 他 にも 会 議 室 が 確 保 できることが 好 ましい ) 7 月 15 日 :9 時 ~13 時 30 分 70 名 程 度 を 収 容 できる 会 議 室 1 部 屋 (プロジェクター1 台 及 びスクリーン1 台 を 設 置 すること パーティションでブースを 作 れること) 10 名 程 度 を 収 容 できる 会 議 室 1 部 屋 スタッフ 控 え 室 10 宿 泊 施 設 は 国 際 会 議 (または 同 等 クラスの 会 議 )を 開 催 したことがある 施 設 を 手 配 する こと ( 例 :ハイアットリージェンシー 京 王 プラザホテル 等 と 同 等 グレード 以 上 のホテ ルであること ) (4) 食 事 の 手 配 食 事 を 以 下 のとおり 手 配 すること (ビュッフェ 形 式 も 可 能 とする ) 7 月 14 日 : 朝 食 (ホテル 内 )40 名 昼 食 ( 東 京 高 専 お 弁 当 )70 名 夕 食 (ホテル 内 立 食 形 式 のレセプション)70 名 7 月 15 日 : 朝 食 (ホテル 内 )40 名 昼 食 (ホテル 内 )70 名 * 夕 食 は 不 要 7 月 16 日 : 朝 食 (ホテル 内 ) 希 望 者 のみ(30 名 予 定 ) *かかる 費 用 は 希 望 者 の 自 己 負 担 とする 1 ホテル 内 と 記 載 している 食 事 は 宿 泊 しているホテルで 提 供 すること 2 7 月 14 日 にホテル 内 でレセプションを 開 催 すること なお レセプションについては 会 議 参 加 者 数 70 名 分 とし 原 則 として 独 立 行 政 法 人 国 立 高 等 専 門 学 校 機 構 会 議 費 支 出 基 準 に 定 める 単 価 7,000 円 を 目 安 とするが 国 際 的 な 礼 儀 上 最 低 限 の 品 質 が 確 保 できな い 場 合 は 品 質 を 確 保 することを 優 先 し 目 安 を 超 えても 問 題 ない 3 提 供 に 際 し 事 前 情 報 の 希 望 者 人 数 については ハラル 対 応 を 行 ったものとすること 4 コーヒーブレイク 用 の 飲 料 及 び 茶 菓 を 参 加 人 数 分 用 意 すること ( 両 日 セルフサービス とするため サーブは 不 要 ) 5 ミネラルウォーター(ペットボトル 入 り) 及 びコップを 参 加 人 数 分 用 意 することとし SEA- TVET 開 会 前 に 会 場 のテーブルにセットすること ( 両 日 ) 3
(5) 移 動 手 段 の 手 配 以 下 のとおり 宿 泊 地 から 会 場 まで 等 の 移 動 手 段 を 手 配 すること 1 7 月 14 日 :ホテル 及 び 東 京 高 専 の 往 復 のため 45 人 程 度 の 移 動 が 可 能 なバスを 手 配 すること 2 7 月 15 日 :13 時 からの 工 場 見 学 のため 60 人 程 度 の 移 動 が 可 能 なバスを 手 配 し 見 学 終 了 後 宿 泊 地 まで 送 ること (6) 通 訳 の 手 配 1 宿 泊 施 設 で 参 加 者 の 集 合 を 確 認 資 料 を 配 付 スケジュールの 説 明 バス 移 動 中 に 英 語 を 使 用 してアテンドができる 通 訳 を 手 配 すること ア 7 月 14 日 8 時 30 分 ~10 時 最 低 2 名 2 英 語 を 使 用 してアテンドができる 通 訳 を 手 配 すること ア 7 月 14 日 10 時 ~18 時 最 低 5 名 イ 事 前 打 ち 合 わせの 上 で 東 京 高 専 の 見 学 会 に 同 行 すること ( 高 度 な 専 門 用 語 は 必 要 としない ) 3 英 語 を 使 用 してアテンドができる 通 訳 を 手 配 すること ア 7 月 15 日 13 時 ~18 時 最 低 2 名 イ エクスカーション( 工 場 見 学 会 )に 同 行 し 通 訳 を 行 うこと (7)エクスカーション( 工 場 見 学 会 )の 調 整 1 7 月 15 日 13 時 から 希 望 者 (50 名 程 度 を 想 定 )を 募 ったエクスカーションを 運 営 すること 2 運 営 にあたっては 高 専 機 構 担 当 者 の 意 見 を 聞 いた 上 で 見 学 先 と 調 整 すること (8) 写 真 撮 影 会 議 見 学 昼 食 の 様 子 や 集 合 写 真 等 について デジタルカメラを 使 用 し 写 真 を 撮 影 する 得 られた 写 真 のデータは DVD-R に 収 納 し 会 議 後 速 やかに 高 専 機 構 に 納 品 すること また 開 会 式 (7 月 14 日 )で 撮 影 した 集 合 写 真 については 会 議 名 日 付 等 を 入 れ プリントの 上 7 月 1 5 日 午 前 中 に 参 加 者 に 配 付 すること 写 真 撮 影 :7 月 14 日 10:00~17:00 (9)Wi-Fi 東 京 高 専 及 びホテルにて 参 加 者 が 会 議 中 等 に 利 用 できるWi-Fiを 用 意 すること ( 最 大 40 名 が 同 時 にアクセスし メール 送 信 等 を 行 うことを 想 定 )なお 東 京 高 専 では 既 設 のW i-fiは 使 用 できない また ホテルにおいては ホテルに 設 置 してあるWi-Fiの 使 用 で も 構 わないが 利 用 手 続 きを 行 なうこと (10) 安 全 管 理 体 制 業 務 支 援 高 専 機 構 の 安 全 管 理 の 見 地 から 国 内 及 び 現 地 の 安 全 に 関 する 情 報 を 必 要 の 都 度 提 供 するこ と また 事 業 実 施 中 に 突 発 的 な 事 故 事 件 病 気 けが 自 然 災 害 等 不 測 の 事 態 が 生 じた 場 合 4
は 高 専 機 構 担 当 者 と 密 接 な 連 携 により 旅 行 行 程 の 変 更 宿 泊 場 所 の 手 配 帰 国 に 必 要 な 諸 手 続 等 の 業 務 を 迅 速 に 行 い 参 加 者 の 安 全 管 理 に 万 全 を 期 すよう 努 めること 6. 業 務 実 施 体 制 請 負 者 は 旅 行 業 登 録 第 1 種 または2 種 を 取 得 しており 資 本 金 は1 千 万 円 以 上 で 経 営 状 況 が 良 好 であること また 本 業 務 に 係 る 責 任 者 として 総 合 旅 行 業 務 取 扱 管 理 者 の 資 格 を 有 する 者 を1 名 選 任 し その 管 理 下 に 担 当 者 1 名 ( 会 議 コーディネーターを 兼 ねることも 可 )を 配 置 のうえ 本 業 務 に 係 る 監 督 調 整 を 行 い 契 約 期 間 中 は 高 専 機 構 担 当 者 と 常 に 連 絡 がとれるようにしておく こと 契 約 締 結 後 速 やかに 責 任 者 及 び 担 当 者 の 氏 名 連 絡 先 等 を 高 専 機 構 担 当 者 に 連 絡 するこ と なお 契 約 期 間 中 は 原 則 として 責 任 者 及 び 担 当 者 の 交 代 は 認 めない 万 一 交 代 する 場 合 には 高 専 機 構 の 了 解 を 得 て 行 うこと 7. 共 通 事 項 (1) 旅 行 計 画 及 び 経 路 の 事 前 承 諾 ホテルの 手 配 を 行 う 前 に 行 程 表 を 提 出 し 高 専 機 構 担 当 者 の 承 諾 を 得 ること (2) 旅 程 の 変 更 事 前 に 提 出 済 の 行 程 に 変 更 が 発 生 する 場 合 は 高 専 機 構 担 当 者 と 事 前 に 協 議 し 承 諾 を 得 た 上 で 迅 速 に 変 更 を 行 うこと (3)その 他 旅 行 業 務 に 関 して 参 加 者 及 び 高 専 機 構 担 当 者 からの 相 談 に 応 じること 8. 業 務 完 了 報 告 書 (1) 旅 行 終 了 後 2 週 間 以 内 に 高 専 機 構 に 提 出 するものとする (2)なお 事 業 実 施 中 に 突 発 的 な 事 故 事 件 病 気 けが 自 然 災 害 等 不 測 の 事 態 が 生 じたこと により 行 程 に 変 更 又 はキャンセルが 生 じた 場 合 は 業 務 完 了 報 告 書 とともに 精 算 報 告 書 ( 関 係 書 類 の 添 付 を 含 む)を 作 成 し 併 せて 提 出 するものとする 9. 個 人 情 報 の 取 扱 本 契 約 によって 知 り 得 た 参 加 者 の 個 人 情 報 を 第 三 者 に 漏 らし または 他 の 目 的 に 利 用 してはな らない 本 契 約 の 終 了 後 も 同 様 とする 10. 留 意 事 項 (1) 高 専 機 構 担 当 者 と 随 時 相 談 しながら 進 めていくこと 本 仕 様 書 に 定 められた 以 外 の 事 項 で 疑 義 を 生 じた 場 合 には 高 専 機 構 担 当 者 と 協 議 し その 指 示 に 従 うこと (2) 手 配 不 備 ( 入 札 価 格 後 の 料 金 変 更 等 )による 損 害 は 請 負 者 が 責 を 負 うものとする (3) 以 下 の 条 件 により 旅 行 行 程 を 急 遽 変 更 し 別 途 宿 泊 及 び 交 通 が 発 生 した 場 合 は 後 日 精 算 を 行 うものとし 返 金 があった 場 合 は 追 加 でかかった 費 用 と 相 殺 の 上 請 求 するものとす 5
る 1 突 発 的 な 事 故 事 件 病 気 けが 自 然 災 害 等 不 測 の 事 態 の 発 生 による 旅 行 サービス 提 供 の 中 止 渡 航 中 止 勧 告 受 入 機 関 ( 大 学 等 )の 都 合 等 高 専 機 構 が 承 認 した 事 情 2 参 加 者 が 自 己 負 担 する 場 合 3 高 専 機 構 に 起 因 する 事 情 ( 参 加 人 数 の 増 減 等 ) (4) 本 仕 様 書 に 疑 義 が 生 じたとき 本 仕 様 書 により 難 い 事 由 が 生 じたとき あるいは 本 仕 様 書 に 記 載 のない 細 部 については 高 専 機 構 と 速 やかに 協 議 し その 指 示 に 従 うこと 6