資 料 2 山 口 県 総 務 事 務 処 理 業 務 仕 様 書 平 成 24 年 8 月 山 口 県
1 業 務 の 概 要 (1) 本 仕 様 書 の 位 置 づけ 本 仕 様 書 は 山 口 県 総 務 事 務 処 理 業 務 の 内 容 を 記 載 したものである 提 案 者 は 本 仕 様 書 の 内 容 を 満 たしたうえで 自 由 に 提 案 することができる (2) 背 景 及 び 目 的 厳 しい 財 政 事 情 等 を 踏 まえ 各 所 属 に 共 通 する 給 与 旅 費 事 務 的 経 費 に 係 る 支 出 等 の 内 部 管 理 業 務 を 集 中 化 し 業 務 の 一 層 の 効 率 化 を 進 めているところである 内 部 管 理 事 務 の 処 理 については 時 期 により 繁 閑 の 差 があり 定 型 業 務 が 多 く 大 量 処 理 が 必 要 という 特 徴 があることから 平 成 21 年 10 月 から 給 与 厚 生 課 職 員 ( 以 下 課 職 員 という )と 労 働 者 派 遣 事 業 により 派 遣 された 職 員 ( 以 下 派 遣 職 員 という )が 相 互 連 携 しながら 対 応 してきたが 3 年 を 経 過 し より 効 率 的 な 処 理 を 図 る 観 点 で 業 務 委 託 により 実 施 し 県 職 員 の 配 置 についても 内 部 管 理 事 務 から 事 業 部 門 へのシフトを 進 め 県 民 サービスの 一 層 の 向 上 を 図 ることを 目 的 とするものである (3) 業 務 受 託 に 際 しての 基 本 事 項 本 委 託 業 務 の 受 託 者 ( 以 下 受 託 者 という )は 上 記 背 景 を 踏 まえ 総 務 事 務 の 一 層 の 効 率 処 理 を 図 るために 以 下 の 観 点 で 業 務 を 履 行 すること ア 委 託 業 務 の 品 質 向 上 に 努 めるとともに 内 部 統 制 を 徹 底 させること イ リスクマネジメントを 充 実 させ 受 託 業 務 を 安 定 して 遂 行 すること ウ 業 務 を 履 行 する 過 程 で 対 象 業 務 の 分 析 を 行 い 改 善 提 案 を 提 示 できるようにすること エ 業 務 に 従 事 する 者 ( 従 業 員 )に 適 切 な 研 修 を 行 い 配 置 すること オ 関 係 法 令 及 び 本 県 の 運 用 方 針 取 扱 要 領 等 を 遵 守 すること カ 各 システムの 仕 様 変 更 等 により 業 務 処 理 方 法 が 変 更 となる 場 合 があるが これに 対 応 すること キ 業 務 処 理 状 況 については 課 職 員 がセキュリティー 対 策 の 観 点 で 具 体 的 な 状 況 確 認 を する 場 合 がある ク ファイリングに 関 しては 課 職 員 が 文 書 管 理 監 査 の 観 点 から 確 認 する 場 合 がある ケ 業 務 によっては 繁 忙 期 があるため 適 切 に 対 応 できる 体 制 とすること 2 委 託 業 務 の 内 容 等 (1) 業 務 名 山 口 県 総 務 事 務 処 理 業 務 (2) 履 行 期 間 平 成 24 年 10 月 1 日 ( 月 )から 平 成 26 年 9 月 30 日 ( 金 )まで (3) 業 務 内 容 ア 業 務 移 行 期 間 平 成 24 年 10 月 1 日 から 平 成 24 年 12 月 31 日 までは 業 務 移 行 期 間 と 位 置 付 け 平 成 25 年 1 月 1 日 から 委 託 された 業 務 を 円 滑 に 処 理 するため 課 職 員 からの 引 継 業 務 フロー 等 の 確 認 修 正 関 係 法 令 等 の 確 認 業 務 従 事 者 の 確 保 育 成 研 修 及 び 業 務 マニュアルの 作 成 を 行 うこと なお 平 成 24 年 9 月 30 日 までは 課 職 員 と 派 遣 職 員 が 同 じ 業 務 を 分 担 して 処 理 して - 1 -
おり 派 遣 職 員 の 業 務 がそのまま 受 託 業 務 に 移 行 するわけではないため 業 務 の 処 理 体 制 の 整 備 を 的 確 に 行 うこと 現 在 就 業 中 の 派 遣 職 員 は 各 システムの 操 作 に 精 通 していることから 就 業 継 続 に 向 け た 配 慮 を 行 うことが 望 ましい なお 資 料 4に 示 している 業 務 フローは 本 県 側 の 案 として 作 成 しており 受 託 者 が 正 確 性 や 効 率 化 の 向 上 を 図 るために 変 更 する 場 合 には 県 と 協 議 の 上 変 更 することができ る 変 更 した 場 合 は 変 更 後 の 業 務 フローを 提 出 すること また これらの 業 務 遂 行 状 況 の 把 握 管 理 必 要 な 情 報 の 管 理 についても 本 業 務 に 含 むものとする 執 務 室 のレイアウト 机 の 配 置 等 についても 本 業 務 に 含 み 県 と 協 議 の 上 決 定 する 参 考 現 在 の 人 員 状 況 給 与 支 払 班 県 職 員 13 名 派 遣 職 員 6 名 旅 費 支 払 班 県 職 員 12 名 派 遣 職 員 7 名 賃 金 報 酬 班 県 職 員 12 名 派 遣 職 員 7 名 イ 業 務 処 理 期 間 平 成 25 年 1 月 1 日 からは 資 料 3~ 資 料 4に 示 す 給 与 諸 手 当 旅 費 等 の 申 請 の 受 付 審 査 データ 入 力 各 種 相 談 対 応 (ヘルプデスク)を 次 により 行 うこと (ア) 業 務 処 理 について 疑 義 が 生 じた 場 合 は 速 やかに 報 告 し 指 示 を 仰 ぐこと (イ) 本 業 務 に 付 随 する 電 話 応 対 及 び 通 知 文 作 成 は 受 託 者 が 行 うこと (ウ) 各 種 相 談 対 応 (ヘルプデスク)については サービスの 低 下 を 招 くことのないよう 疑 義 が 生 じた 場 合 は 課 職 員 との 連 携 を 図 りながら 対 応 すること (エ) 業 務 処 理 を 通 じて 蓄 積 される 経 験 を 元 に 問 題 点 の 把 握 更 なる 業 務 処 理 の 効 率 化 サービスレベルの 維 持 向 上 等 を 進 めるため 積 極 的 な 事 務 改 善 の 提 案 を 行 うこと (オ) 業 務 に 関 した 次 の 内 容 等 については すべて 文 書 化 して 県 と 共 有 すること 1 県 との 協 議 録 2 業 務 マニュアル 3 通 知 文 書 及 び 通 知 先 リスト 4 各 種 相 談 状 況 (ヘルプデスク) 5 受 託 者 が 作 成 したデータベース 等 (4) 対 象 部 局 対 象 人 員 等 業 務 の 対 象 範 囲 は 下 記 のとおりである ( 平 成 24 年 4 月 現 在 ) 1 知 事 部 局 正 規 職 員 約 3700 名 臨 時 職 員 約 750 名 2 企 業 局 正 規 職 員 約 120 名 臨 時 職 員 約 15 名 3 各 種 委 員 会 正 規 職 員 約 70 名 臨 時 職 員 約 20 名 4 教 育 庁 正 規 職 員 約 400 名 臨 時 職 員 約 70 名 正 規 職 員 は 再 任 用 職 員 を 含 む - 2 -
3 業 務 実 施 要 件 等 (1) 業 務 実 施 場 所 山 口 市 滝 町 1 番 1 号 山 口 県 庁 6 階 給 与 厚 生 課 内 (2) 業 務 実 施 時 間 庁 舎 管 理 上 課 職 員 の 勤 務 時 間 に 準 拠 し 次 のとおりとする なお 業 務 時 間 外 に 実 施 す る 場 合 は 県 と 協 議 すること ア 8 時 30 分 から17 時 15 分 ただし 休 日 ( 土 曜 日 曜 祝 日 12 月 29 日 から1 月 3 日 )を 除 く (3) 利 用 可 能 施 設 等 品 名 数 量 等 事 務 スペース( 光 熱 水 費 含 む) - 事 務 用 机 20 台 程 度 事 務 用 椅 子 25 脚 程 度 端 末 機 ( 業 務 処 理 用 ) 20 台 程 度 コピー 機 プリンタ FAX 書 架 共 用 品 電 話 機 業 務 処 理 用 のみとし 台 数 は 別 途 協 議 上 記 以 外 に 業 務 遂 行 上 必 要 な 物 品 を 独 自 に 持 ち 込 む 場 合 は 協 議 の 上 決 定 する 筆 記 用 具 等 の 消 耗 品 については 受 託 者 が 準 備 すること 山 口 県 庁 舎 管 理 規 則 及 び 庁 舎 管 理 に 関 する 通 知 等 を 遵 守 すること 鍵 の 管 理 等 の 詳 細 については 契 約 時 に 別 途 定 める - 3 -
(4)システムの 利 用 環 境 等 提 供 する 環 境 等 利 用 条 件 等 ユーザーID 1 人 につき1つのIDを 付 与 する ただし 繁 忙 期 等 に 一 時 的 に 業 務 に 従 事 する 者 は 除 く グループウェア 一 部 の 機 能 を 除 き 使 用 を 認 める メールアドレス 1つのIDにつき1つのメールアドレスを 付 与 する ただし 庁 内 専 用 とし 県 庁 外 との 送 受 信 はできない 共 有 アドレスの 使 用 はできない インターネット 業 務 以 外 の 目 的 でウエブを 閲 覧 してはならない 上 記 環 境 のほか 業 務 遂 行 上 必 要 な 場 合 は 次 の 条 件 によりシステムを 持 ち 込 む ことができることとするが 詳 細 については 県 と 受 託 者 で 協 議 の 上 決 定 する 県 庁 LANに 接 続 しないこと 独 自 のLAN 敷 設 関 係 の 費 用 は 受 託 者 が 負 担 すること サーバーが 必 要 な 場 合 は 受 託 者 が 用 意 すること 委 託 期 間 終 了 時 には 受 託 者 の 費 用 により 原 型 復 旧 すること (5) 使 用 するシステム システム 名 説 明 人 事 給 与 福 利 厚 生 システム 給 与 費 の 支 払 い 諸 控 除 金 の 登 録 等 総 務 事 務 システム 諸 手 当 届 出 等 旅 費 システム 旅 費 支 払 通 勤 及 び 出 張 経 路 確 認 賃 金 報 酬 システム 各 種 委 員 臨 時 職 員 に 対 する 賃 金 報 酬 の 支 払 い グループウェア 職 員 への 通 知 等 財 務 会 計 システム 旅 費 賃 金 報 酬 等 の 支 払 給 与 費 の 追 給 戻 入 源 泉 徴 収 事 務 支 援 システム 各 種 委 員 等 への 報 酬 等 からの 源 泉 徴 収 データ 等 管 理 - 4 -
(6) 業 務 執 行 体 制 業 務 を 円 滑 に 継 続 して 履 行 するために 適 切 な 人 材 を 配 置 し 繁 忙 期 やトラブル 処 理 に は 柔 軟 な 対 応 ができる 体 制 とすること 業 務 従 事 者 については 継 続 して 従 事 できる 者 を 配 置 する 努 力 をすることとし 交 代 す る 場 合 には 十 分 な 引 継 を 行 い 業 務 に 支 障 をきたさないようにすること 業 務 従 事 者 について 次 に 示 すとおり 配 置 すること 名 称 主 な 役 割 等 統 括 責 任 者 本 業 務 の 責 任 者 として 工 程 管 理 品 質 管 理 労 務 管 理 安 全 管 理 など 業 務 全 体 の 進 行 管 理 を 行 う 業 務 実 施 場 所 に 常 駐 し 原 則 として 交 替 しないこと 作 業 責 任 者 個 々の 作 業 の 責 任 者 として オペレーターの 配 置 指 導 教 育 を 行 う 統 括 責 任 者 が 一 時 不 在 の 場 合 の 代 理 者 として 対 応 作 業 従 事 者 統 括 責 任 者 作 業 責 任 者 の 指 示 のもと 業 務 処 理 を 行 う (7) 連 絡 調 整 会 議 等 の 開 催 業 務 の 進 捗 状 況 の 報 告 疑 義 確 認 各 種 連 絡 その 他 円 滑 に 業 務 を 遂 行 するため 責 任 者 等 で 構 成 する 連 絡 調 整 会 議 を 定 期 的 に 開 催 する また 業 務 実 施 に 必 要 な 連 絡 調 整 打 合 せ 等 を 必 要 に 応 じて 随 時 課 職 員 と 統 括 責 任 者 等 との 間 で 行 い 円 滑 な 業 務 遂 行 に 努 めること (8) 情 報 セキュリティ 業 務 履 行 に 際 し 個 人 情 報 の 接 触 機 会 が 多 いことから 情 報 の 漏 えい 等 個 人 情 報 の 管 理 について 体 制 の 整 備 及 び 措 置 を 十 分 に 講 じ 関 係 法 令 等 を 遵 守 すること また 本 業 務 に 携 わった 者 は 個 人 情 報 はもちろんのこと 業 務 の 遂 行 を 通 じて 知 り 得 た 情 報 を 漏 らして はならないこと また 本 県 の 定 める 山 口 県 個 人 情 報 保 護 条 例 山 口 県 情 報 セキュリティポリシー 山 口 県 情 報 セキュリティ 利 用 者 実 施 手 順 その 他 情 報 の 保 護 に 関 する 各 種 規 程 等 につい て 同 様 に 遵 守 するとともに 個 人 情 報 の 保 護 や 業 務 上 の 機 密 の 保 持 に 留 意 すること 県 庁 舎 内 では 所 属 業 務 従 事 者 名 称 氏 名 顔 写 真 を 掲 載 した 名 札 を 着 用 すること 4 業 務 マニュアルの 作 成 作 業 従 事 者 が 個 別 業 務 に 対 応 できるためのマニュアルを 業 務 移 行 期 間 内 を 目 標 に 作 成 する こと 当 該 マニュアルについては 必 要 な 都 度 見 直 しを 行 い 作 業 従 事 者 への 研 修 を 徹 底 するこ と - 5 -
5 契 約 期 間 終 了 に 伴 う 引 継 契 約 期 間 終 了 に 伴 う 委 託 業 務 の 引 継 は 業 者 間 で 行 うこととし 次 の 点 について 留 意 する こと (1) 引 継 方 法 引 継 期 間 について 事 前 に 県 に 協 議 すること (2) 引 継 において 発 生 する 費 用 は 受 託 者 が 負 担 すること 6 委 託 料 の 支 払 いと 成 果 物 (1) 委 託 契 約 書 における 契 約 金 額 は 月 額 を 記 載 する (2) 受 託 者 は1ヶ 月 ごとに 業 務 完 了 報 告 書 及 び 各 種 成 果 物 を 提 出 し 検 査 を 受 けるものとす る 成 果 物 は 以 下 のとおりとするが 協 議 の 上 で 内 容 を 追 加 する 場 合 がある 区 分 品 目 内 容 業 務 移 行 期 間 1 構 築 状 況 報 告 書 処 理 体 制 構 築 計 画 及 び 当 月 の 状 況 2 業 務 報 告 書 当 月 の 業 務 実 施 内 容 作 業 従 事 者 数 研 修 実 施 状 況 等 3 協 議 議 事 録 協 議 相 手 別 議 事 録 業 務 処 理 期 間 1 業 務 報 告 書 翌 月 の 実 施 計 画 当 月 の 各 個 別 業 務 の 処 理 日 程 及 び 件 数 作 業 従 事 者 一 覧 等 2 業 務 マニュアル 初 版 及 び 改 定 分 3 業 務 フロー 図 変 更 分 4 引 継 完 了 報 告 書 受 託 終 了 時 - 6 -