TeleOffice3.1 クイックガイド (PC GUEST USER 編 ) 015 年 9 月 ideep.com
1 はじめてTeleOfficeを使う場合 ①メールを受信 TeleOfficeの会議へ招待されると meetingmanager@*****.to.ideep.com から 会議 招待メールが届きます 会議への参加は メール中段にある URL へアクセスしてTeleOfficeのアプリケーション を起動してください 初回 TeleOfficeのインストール(P3参照) インストール済 ログイン P４参照 メールの下部は同内容の英文メールです ****** to.ideep.com OOO OOさんよりTeleOfficeでの会議参加依頼が届いています 会議名 開始終了時刻 015-09-14 14:30-015-09-14 15:30 Asia/Tokyo 会議場所 TeleOffice アクセスコード 趣旨 主催者: OOO OO (teleoffice_demo01@ideep.com) 参加者 1. OOO OO (主催者). teleoffice_demo0 3. xxxxxxx@xxxxx.xxx URLへアクセスします 上のテキストがリンク化されていない場合は 以下のURLをブラウザにコピーしてアクセス を試してください https://*****.to.ideep.com/join/guestjoinmeeting?accesscode= このメールに返答しても主催者には届きませんので注意してください OOOOO has invited you to a meeting via TeleOffice: Title: Schedule: 015-09-14 14:30-015-09-14 15:30 Asia/Tokyo Location: TeleOffice Access Code: Description: Meeting Organizer: OOO OO (teleoffice_demo01@ideep.com) Participants: 1. OOO OO (Organizer). teleoffice_demo0 3. xxxxxxx@xxxxx.xxx Join Meeting If the text above is not displayed as a link, copy and paste the URL below into your browser: https://*****.to.ideep.com/join/guestjoinmeeting?accesscode= Attention: Replying to this email will not contact the organizer. TeleOfficeID:bfbfab4b-30d5-41fa-b3f9-10847b9d58
1 はじめてTeleOfficeを使う場合 ②インストール はじめてTeleOfficeをご利用頂く場合は まずアプリケーションのインストールが必要です 受信メールに掲載されているURLにアクセスし 下段の ここをクリック をクリックして アプリケーションのダウンロードおよびインストールを行ってください その際 Windows Vista及び7の環境であれば.Netframework4.5のインストールが必要にな る場合があります TeleOffieのアプリケーションをインストール後 TeleOfficeが起動しますが終了してください.Netframework4.5のインストールにはシステム管理者権限が必要です ***** ***** ①初回は下段の ここをクリック をクリックします ② ダウンロード ボタンをクリック してインストーラをダウンロード 実行 してください 3
①ログイン 受信メールに掲載されているURLにアクセスし 上段の ここをクリック をクリックします TeleOfficeのアプリケーションが立ち上がるので 任意の お名前 と受信メールの メール アドレス を入力して 参加 をクリックします TeleOfficeアプリケーションの起動を確認する画面が表示された場合は 許可 を行います xxxxx.to.ideep.com ***** ①TeleOfficeをインストール後 上段の ここをクリック を クリックします ②アプリケーションの 起動確認が表示された場合 は許可します 確認画面はブラウザで異なります ③任意の お名前 と招待メール を受信した メールアドレス を入力して 参加 をクリックし ます 4
①ログイン TeleOfficeにログインすると 会議へゲスト参加中 と表示されます 主催者の承認後に 会議参加が可能となるのでしばらくお待ちください 主催者が承認すると 会議画面に切り替わります しばらく待っても会議画面に切り替わらない場合 主催者に承認の申請連絡を行ってください 待機中 会議画面 XX XXX 資料が表示されます 5
②ビデオ会議の開始 ビデオ会議を開始する場合は 画面左の ビデオ会議 ボタンをクリック してください 参加した会議ですでにビデオ会議が開始され ている場合 ビデオ会議を開始しますか と表示されるので 参加する をクリックし てください 6
③会議中の基本操作 画面の構成 TeleOfficeの基本的な操作は 主に画面左のボタン一覧(メニューバー) 資料操作はツールバ ーから行います 資料やホワイトボードは画面の中央に表示され 画面右側にはビデオ会議の映像が表示される レイアウトになります 資料 ホワイトボート 各種操作ボタン ビデオ会議 ツールバー クリックすると 資料操作ツール が表示されます 7
③会議中の基本操作 メニューバー (1) 画面左に主要な機能が配置されています (1)メニューバーの表示/非表示 (3) ()挙手 このボタンが 発表(オレンジ) となっている人が現時点の発表者です 挙手(青) をクリックすると 要求中(オレンジ) が表示されます 主催者もしくは司会者が許可することで 発表中(オレンジ) に表示が 変わり発表者になることができます (4) (3)ビデオ会議 ビデオ会議に参加します (5) (4)画面共有 デスクトップ共有 アプリケーション共有を行います 発表者のみ表示されます (6) (5)参加者 参加者のステータス確認ができます () (7) (8) (6)会議資料 他の資料 ホワイトボードへの切り替えや 発表中は資料の追加ができます (7)ツールバー ペンや消しゴム スクリーンキャプチャなどのツールバーを表示させます 詳細は次ページ (9) (8)コラボ コラボレーションモードのオン/オフを行います コラボレーションモード中は 発表権を持っ ていなくても全ての参加者が書き込みを行うことができます (10) (9) 個人ノート 他の参加者からは見えない個人的な書き込みを行うことができます (10)退出 会議から退出します 8
③会議中の基本操作 ツールバー ツールバーに資料への操作機能が配置されています A カーソル クリックしたまま動作を行うことで 画面のスクロールや資料の位置調整 ページめくりを行います B ペン 手書きペン 図形ペン 手書きマーカー 図形マーカーの4種類のペン 9色 のカラー 5種類の太さを選択できます A B F G I C D C レーザーポインタ クリックしたまま動作を行うと動作どおりにポインタが表示されます E D 選択 手書きやテキストの書き込み 貼付図などをクリックしたまま囲うことで 選択でき 選択後に移動やコピー 削除を行います H J K E 消しゴム ドラッグした部分の書き込みを消します ゴミ箱ボタンをクリックでページ全体の書き込みを消します ゴミ箱ボタンは 消しゴムをクリ ックすると下部 に表示されます F テキスト 文字色と背景色を指定して文字を入力することができます 入力後も追記や サイズ変更 移動ができます 元ファイルのテキストは編集できません 上部バー部分をドラックして自由に 移動ができます G 画像 スクリーンショットや画像ファイルを貼り込むことができます H UNDO/REDO 操作を一つ戻す 戻した操作を戻す前に戻すことができます 10回前まで I ページめくり J ファイルの拡大 縮小 K ウィンドウ枠の固定 資料やホワイトボードに対して指定位置のウィンドウ枠固定を行います 9
③会議中の基本操作 ツールバー一部抜粋 D 選択ツール B ペンツール F フォントツール 図形 テキスト等クリック したまま囲って選択する 種類選択 カラー選択 サイズ選択 カラー選択 削除 移動 再入力 拡大縮小が可能 G 画像ツール サイズ選択 背景色選択 PCに保存して いるイメージ 画像を貼り付け 表示画面を選択貼付 10
③会議中の基本操作 ビデオ会議 ビデオ会議エリアの右上のボタンで音声や映像の操作と各種設定ができます(1~5 また右下のボタンでPC上の本人 参加者のビデオ映像サイズ レイアウトを選択できます(7~8) 1 (1)ビデオ会議非表示 ビデオ会議に接続したままビデオ会議画面を非表示にします ()カメラ クリックするとオフになり 自分の映像が他の参加者に見えなくなります (3)マイク クリックするとミュートになり 自分の音声が他の参加者に聞こえなく 3 なります でボリュームを調整することができます 4 (4)スピーカー クリックするとミュートになり スピーカから音が聞こえなくなります でボリュームを調整することができます 5 (5)設定 マイク スピーカの選択や 最大表示画面数の設定などを行います P1参照 (6)画面サイズの変更 大 全画面 資料非表示 中 1/画面 小 1/4画面 (7)セルフビューの変更 大 小 非表示 (8)ビデオ会議画面レイアウトの変更 均等表示 話者拡大表示 6 7 8 9 (9)ネットワークの通信状況 緑 非常に良好 黄 接続可能 赤 問題あり 11
ワンポイント ビデオ会議で音が途切れたりハウリングする場合 もしビデオ会議で音が途切れたり ハウリングが発生した場合 以下のチェックポイントを確認 してください ①正しい機器が選択されていますか ビデオ会議の ボタンをクリックしてオプション画面を開き マイク とスピーカーに正しい機器が選択されていることをご確認ください ②同じ部屋で複数の端末がビデオ会議に入っていませんか 同じ部屋の中でiPadやPCで会議に参加している人がビデオ会議に参加 していると ハウリングが発生します ③騒がしい場所からビデオ会議に参加していませんか オフィスの自席やオープンスペースなど周囲に騒音がある場所から ビデオ会議に接続している参加者がいると 音切れの原因になります ④ネットワークの状況が悪化していませんか 画面右下のインジケーターが常に赤 または頻繁に赤になるような状況 では ネットワークの遅延が原因で音切れが起きることがあります この場合 ビデオ会議のオプション画面でビデオ会議品質を 低速ﾈｯﾄﾜｰｸ にすることで改善する場合があります 設定後 一度ビデオ会議をオフにして 再度オンにしてください 状況が改善しない場合は コールセンターまでお問合せください 1
④会議の進行と仕組み 会議中は 発表者が進行の主導権を持ちます 発表者が 資料のページ切り替えや ペンでの書き込み ズームなどの操作を行うと その結果 はすべての参加者の端末に反映されます 一方 発表者以外の参加者が他のページに切り替えたりしても 他のユーザの画面には反映しま せん 独立モード 全ての参加者の 画面に反映 資料の ページめくり 書き込み等の 操作 発表者 参加者A 参加者B 参加者C 他のページの 参照 書き込み も可能 13
⑤発表者になる GUEST USERは 自由に発表者になることができません GUEST USERは 挙手 ボタンをクリックして 主催者 もしくは司会者から許可をもらう必要があります GUEST USERへの発表権の受け渡し GUEST 司主 会催 者者 質問があるので 資料に書いても 良いですか 発表権が移動 どうぞ 発表者の権限を 渡します 14
⑥資料を共有する 会議に資料をアップロードすることで すべての参加者が資料を共有することができます 発表者が資料のページをめくったり 書き込んだり ズームを行うと その内容は参加者の端末に も全て反映されます 一番上の段はホワイトボードです 資料の切り替えやアップ ロードは 会議資料 を クリックします クリックで表示する資料を切り替え ます オレンジの背景 が現在 表示中の資料です 元資料や会議中の書き込みはクラウド上に保存され IDを所有する参加者はダウンロードや閲覧 がいつでも可能です GUEST USERは会議終了後 資料の閲覧やダウンロードができないので 会議資料が必要な場合は 会議参加者に別途ご連絡ください 15
⑥資料を共有する アップロード 会議で資料を共有する場合は PCからTeleOfficeクラウドに資料をアップロードする必要があり ます GUEST USERは発表中のみ資料のアップロードが可能です 会議資料 の右上の ボタンをクリックして 資料をアップロードします PC上の資料を選択 してアップロード アップロードできるファイルは下記の通りです ファイルサイズの上限は100MB 300ページ以下 圧縮ファイルや 暗号化されたファイル パスワード付きファイルには対応していません.ppt.pptx.doc.docx.xls.xlsx.pdf.xps.wmv.avi.mts.mp4.mpg.jpg.jpeg.png.gif.bmp.txt 16
3 会議を終了する ①会議からの退出と終了 会議から退出する場合は 退出 ボタンをクリックしてください 会議から退出しますか と再度確認されるので 退出 をクリックしてください 退出は会議から自分だけが抜けますので 他の参加者に影響はありません TeleOfficeのログイン画面が表示されますので TeleOfficeを終了ください 参加者が全員退出すると会議は自動的に終了します 会議に再度参加する場合は 受信メールに掲載されているURLに再度アクセスをします 上段の ここをクリック をクリックして 任意の お名前 と受信メールの メールアドレ ス を入力し 参加 してください 17
コールセンターお問い合わせ先 TEL: 010-177-160 ( 携帯 PHS からの場合 :03-630-899) email: teleoffice@ideep.com 対応時間 : 月曜日から金曜日 8:00~18:00 ( 祝祭日 年末年始 弊社の定める休日を除きます ) All Rights Reserved, Copyright @ideep Solutions 18