2016( 平成 28) 年度 在外教育施設教材整備事業 教材現地調達の手引き ( この手引きは本年度事業完了まで必ず保管しておいてください ) 目 次 < 教材現地調達について> P.1 < 現地調達教材の申請 > P.3 < 申請内容の審査 承認 > P.6 < 教材現地調達実施完了報告書 の提出 > P.7 < 現地調達代金の送金について> P.12 < 教材備品管理台帳について> P.12 < 教材現地調達に関する注意事項 > P.12 公益財団法人海外子女教育振興財団 http://www.joes.or.jp
< 教材現地調達について > 海外からの輸入規制が多い 送付荷物の受領に時間がかかる 所在国の物価が安い 等の国 地域にある学校において 効率的かつ安価に調達ができる教材については 現地調達 を積極的に利用していただくことを推奨しています 学校責任においてインターネット通販や店舗等で直接購入する場合も有効です ( 日本国内での購入も可 ) 配分額の全額でも一部でも利用することが可能ですので 本手引きを十分ご確認のうえ 申請をお願いします 教材現地調達の趣旨 日本人学校 補習授業校 私立在外教育施設 ( 以下 学校という ) が所在する国 地域等のそれぞれの特殊事情や商品購入に関する有用性に対応した教材整備を行うとともに 輸送費負担を軽減し補助金の効率的運用を図ることを目的としています 教材現地調達のメリット デメリット メリット (1) 現地で購入 ( 日本国内へ一時帰国する際に購入する場合やインターネット通販にて購入する場合を含みます ) できるため 税関の通関等の面倒な手続きが不要です (2) 学校側で購入を進めるため 比較的早く教材を入手することができます (3) 現地調達教材のため 現地事情に合わせた教育を行ううえで効果的です (4) 期間限定品等を安価に購入することが可能なため 配分額を有効に使うことができます デメリット (1) 申請内容によっては申請書提出から審査完了 ( 購入許可 ) まで約 1か月程度かかる場合があります (2) 日本円と送金通貨レートの関係上 実際の購入額と送金額との間に差額が生じ 目減りするリスクがあります (3) 教材以外の経費 ( インターネット通販等を含む購入先から学校までの送料やパソコンの設定費 保守経費 一時帰国者宅への国内送料等 ) は対象外となり 全て学校負担となります (4) 現地調達教材代金の送金手続きが2017 年 3 月頃実施となるため それまでの間は学校側で立替払いが必要となります なお 配分額に学校独自予算を加算して教材調達することはできません 現地調達教材の対象 対象外 対象 (1) 教材整備事業対象のもの ( 一般教材 理科教材 教育用コンピュータ 学校図書館図書 ) (2) 日本国内では調達することが不可能もしくは著しく困難な教材 または日本国内で調達することが可能であっても 学校の所在地で調達する方が安価な場合 ( 購入後の保守や調達期間等を総合的に勘案して学校の所在地で調達した方が効率的な場合も含む ) (3) 日本人学校 私立在外教育施設 : 合算した価格が日本円換算で 税込総額 3 万円以上のもの 補習授業校 : 合算した価格が日本円換算で 税込総額 1 万円以上のもの 対象外 (1) 教材整備事業対象外のもの ( 例 : 教職員や生徒に配付して使用する教材 消耗品等 ) (2) 教材代金以外の経費 [ 例 ] 送料 手数料 購入物品の設定 設置費用 ソフト等のインストール費用 保守費用等 1
(3) 合算した価格の税込総額が上記対象 (3) の金額に満たないもの (4) 財団への申請前に既に購入済みのもの または財団の承認を受ける前に購入を行ったもの (5) 財団の許可なく申請内容 ( 教材品目や数量等 ) を変更して購入したもの (6) その他 財団からの承認を得られないもの 教材現地調達実施の流れ 1. 現地調達教材の申請 日本時間 2016 年 6 月 10 日 ( 金 ) 正午必着 (P.3~6 参照 ) 所定の 2016( 平成 28) 年度在外教育施設教材整備事業申請書 に必要事項を漏れなく記入した後 下記 提出書類 をメール添付にて期限までに財団へ提出してください 提出書類 1 申請書 2 日本語訳付きの見積書 ( 日本語訳は学校作成のものでも可 ) 特に対象外項目 ( 送料 設置料や保守費用等 ) の掲載を漏れなく行ってあること 3 教材のカタログ等 ( デジタルカメラで撮影したものでも可 ) 申請書記入の際は 別紙 2016( 平成 28) 年度在外教育施設教材整備事業の手引き も参照してください 2. 財団による審査申請内容の書類審査を実施します 近年審査のスピード化をはかっておりますが 内容によっては審査完了までに約 1~2か月かかる場合があります 3. 現地調達教材購入の承認現地調達することが適当と認められたものについて 教材現地調達について 委嘱状 承諾書 の書類をメール添付にて送付します 4. 分任契約担当者 承諾書 の提出 (P.6 参照 ) まだこの時点では購入できません 承諾書 に必要事項を記入のうえ メール添付にて財団へ提出してください 5. 現地調達教材の購入財団は承諾書を受理後 学校宛に 教材現地調達実施完了報告書 等をメールにて送付しますので 受信後 学校側は財団が承認した現地調達教材を購入してください 承認後 申請した教材の購入ができなくなった場合は 必ず購入前に財団へ相談してください 6. 教材現地調達実施完了報告書 の提出 日本時間 2016 年 8 月 25 日 ( 木 ) 正午必着 (P.7~11 参照 ) 学校は当該教材を購入 検収後 期日までに下記 提出書類 をメール添付にて期限までに財団へ提出してください 提出書類 1 教材現地調達実施完了報告書 検収調書 送金先連絡書 財団所定 2 日本語訳付きの請求書 ( 写 ) または領収書 ( 写 ) 3 写真 ( 物品 設置状況 使用状況がわかるもの ) 4 その他の参考資料 ( 契約書 納品書等の写し ) 5 教材備品管理台帳( 財団所定 ) 申請が現地調達のみの場合 7. 教材現地調達実施完了報告書 の審査及び現地調達教材代金確定額の送金実施完了報告書を元に審査を行い 日本円での現地調達教材代金確定額を決定し 原則米ドルまたはユーロにて実施完了報告書別紙に記載の指定口座へ送金します ( ただし 送金は2017 年 3 月頃の予定 ) 8. 入金確認連絡入金確認後 速やかに教材整備事業担当 (seibi@joes.or.jp) まで受領の連絡をしてください 2
< 現地調達教材の申請 > 下記 1~3の手順で 現地調達教材の申請を行ってください 1 現地調達を希望する教材を< 様式 1-1>~< 様式 1-4>の該当する希望品目表に記入します 備考欄には 現地調達 と付記して 財団手配の教材と区別します 2 1の現地調達分を漏れなく< 様式 2>に重複して記入してください 金額記入の際 < 様式 1-1>~< 様式 1-4>の 税込金額 と < 様式 2>の 日本円換算額 が一致するように記入してください 送料 手数料 設置料 保守費用などの教材代金以外の経費は 全て学校負担となります 3
円換算レート は全校共通で 下記 OANDA のレートを記入してください( 操作例参照 ) レート採用日は 見積取得日と同日が望ましいですが 複数業者から見積もりを取っている場合などは 最新の見積書の日付を参照してください レートを入れると 表中の円換算額を自動計算します OANDA サイト http://www.oanda.com/currency/table 操作例 OANDA で 英ポンド の円換算レートを調べる場合 1 レート採用日を入力 3 JPY を選択 2 現地通貨を選択 ここでは GBP を選択 4 Get Table を押す 5 129.65 を 1( 支払通貨 )= 欄に記載 4
3 申請書提出時には 下記 イ ) または ロ) を必ず添付してください イ ) 金額と写真の記載されているカタログ またはネットショップ等ホームページの画面画像ロ ) 購入先店舗等からの見積書と教材写真 カタログや画面画像 見積書には 重要な項目 ( 商品内容 金額内訳等 ) に日本語訳を加筆してください 特に対象外費用 ( 送料 手数料 設置料 保守費用等 ) が分かるように記載してください 加筆できない場合は 日本語訳の文書を学校が別途作成してください ( 例 1~2 参照 ) < 例 1> カタログ等に日本語訳をつける場合 商品名 : ビジュアライザー L-1EX 税抜の場合は税率 価格 :1 台 399( 税抜 ) 送料は含まない または消費税額をご記入下さい 消費税 69.93 販売店ウェブサイト < 例 2> 見積書は原本のまま 別途学校が日本語訳の 現地調達品 総見積書 を作成する場合 20XX 年 6 月 1 日 5
< 注意事項 > 申請書提出後 品切れ等の事情で申請教材の購入ができなくなった場合は 速やかに教材整備担当 (seibi@joes.or.jp) まで連絡してください 財団の許可なく申請内容 ( 教材や数量 ) を変更して購入したものは対象外となります また 教材の購入は 財団が承認をするまでできません < 申請内容の審査 承認 > 1 財団による審査を通過すると 教材現地調達について 委嘱状 承諾書 をメール添付にて送付いたしま すので メール受信後 速やかに内容を確認してください 2 教材の現地調達に係る契約 購入 検収及び支払いについては 学校所在地の基準により行われるため 財団は学校責任者 ( 運営委員長 理事長 校長 ) に対し 分任契約担当者 として本事務を委嘱することとなります 学校は 承諾書 に上記いずれかの責任者名で必要事項を記入のうえ メール添付にて財団へ提出してください ( 例 3 参照 ) この段階では まだ購入できません!! 3 財団は承諾書を受領後 問題がなければ 学校宛に 教材現地調達実施完了報告書 を添付した 現地調達品購入許可通知 メールを送付します 学校はメール受領後 財団が承認した現地調達教材 の購入を開始してください < 注意事項 > 上記 3 より前に購入された場合 承認を取り消させていただきます 許可なく申請内容 ( 教材や数量 ) を変更された場合も同様です あらかじめご了承ください 6
< 教材現地調達実施完了報告書 の提出 > 学校は申請教材を購入 検収後 日本時間 2016 年 8 月 25 日 ( 木 ) 正午までに下記報告書類をメール添付 にて提出してください 提出書類 1 教材現地調達実施完了報告書 検収調書 送金先連絡書 財団所定 2 日本語訳付きの請求書 ( 写 ) または領収書 ( 写 ) 3 写真 ( 物品 設置状況 使用状況がわかるもの ) 4 その他の参考資料 ( 契約書 納品書等の写し ) 5 教材備品管理台帳( 財団所定 ) 申請が現地調達のみの場合 教材現地調達実施完了報告書記入例 種類数ではなく 点数 ( 数量合計 ) を記入 学校が支払った金額を記入 ( 承認額は関係なく ) 7
検収調書記入例 各教材代金 ( 税込 ) の内訳 ( 単価 数量 ) を記入 送料 保守費用等 教材代金以外の経費は対象外 8
送金先連絡書記入例 SWIFT CODE 等の識別番号は 必ず記入してください 9
請求書/ 領収書提出例 現地調達で承認される 購入価格 は 送料 手数料 保守費用 等 教材以外の経費は一切含まれません 請求書等の金額にそれらが含まれている場合は 本体のみの価格を計算し直して 報告書に記載してください 例えば 下記 12 ではいずれも対象外の輸送経費が記載されています 1 本体価格 ( 944.66 3 台分 ) に消費税 (VAT) が含まれていないため 別途の 本体 税 の計算が必要 です 項目等 重要な箇所には 日本語訳または 日本語説明を 必ず 追記してください 10
2 本体価格 ( 1,406.48 3 台分 ) に消費税 (VAT) が含まれているので この 1,406.48 が報告書記載額と なります 写真提出例 必ず購入教材の設置状況や使用状況がわかる写真を提出してください 11
< 現地調達代金の送金について > 財団では 実施完了報告書 を元に審査を行い 提出内容に問題がなければ 日本円での現地調達教材代金確定額を決定し 原則 米ドルまたはユーロにて 送金先連絡書 に記載された指定口座へ送金します ( ただし 送金実行は2017 年 3 月頃を予定 ) 送金時にはメールにて送金連絡を行います 学校は入金を確認されたら 速やかに教材整備事業担当 (seibi@joes.or.jp) まで受領連絡をしてください < 教材備品管理台帳について > 文部科学省より教材備品管理台帳の提出を義務付けられておりますので 財団所定の 教材備品管理台帳 にて現地調達された教材等を追記 変更のうえ 現地調達のみの申請の場合は 実施完了報告書 と一緒に提出してください 詳細は 2016( 平成 28) 年度在外教育施設教材整備事業の手引き (P.12) を参照してください 以上で 現地調達は完了となります ============================================= < 教材現地調達に関する注意事項 ( 必ずお読みください ) > 1 教職員や児童 生徒へ配付して使用する教材や消耗品等は 教材現地調達でも対象外です 申請はできません 2 財団による現地調達代金の送金手続きは 文部科学省からの補助受領後になるため しばらくの間 学校に立替えていただくことになります 3 現地調達教材が高額の場合現地調達教材申請のために購入したい教材等の見積もりを取得する際 調達先 1 社からの購入予定価格が日本円で100 万円以上となる場合は 複数業者に依頼のうえ見積比較を行い 最低価格を提示した業者を選定してください 申請の際は取得した他社の見積書も必ず添付してください 4 承認の取り消しについて以下の場合 たとえ現地調達を承認した後でも その承認を取り消すことがあります 承認を取り消した場合は 現地調達教材代金は一切送金しませんので ご注意ください (1) 現地調達教材を承認前に購入した場合 ( 理由のいかんに関わらず ) (2) 承認された教材の仕様 ( 型番や数量も ) を財団の許可なく変更して購入した場合 (3) 提出書類を期限内に提出しなかった場合 (4) その他 提出書類等から財団が不適切と認めた場合 12
5 現地調達教材代金の確定と送金等について現地調達教材代金の確定額は次のうちどちらか 低額 な円換算額で確定します (1) 申請書に記入している 申請額 ( 円貨換算為替レートは申請時のレート ) (2) 教材現地調達実施完了報告書に記入している 調達価格総額 を 財団の審査日における円貨換算為替レートで計算した円貨換算額 確定後 原則 米ドルまたはユーロにて 送金先連絡書 に記載された指定口座へ2017 年 3 月頃に送金します 確定額 ( 日本円 ) を 財団の取引銀行が 送金日のレートで米ドルまたはユーロ換算して送金します ( 米ドル ユーロ以外の外貨 及び円建てをご希望の場合はご相談ください ) 入金確認をされたら 速やかに教材整備事業担当 (seibi@joes.or.jp) まで 必ずEメールにて受領連絡をしてください その他 特別な事情がある場合や不明な点は 必ず事前に相談 確認をしてください 以上 < 教材整備事業に関するお問い合わせ先 > 公益財団法人海外子女教育振興財団事業部助成チーム教材整備事業担当 E-mail: seibi@joes.or.jp TEL:+81-3-4330-1348 FAX:+81-3-4330-1356 < 財団ホームページ内の 教材整備事業 サイト > http://www.joes.or.jp/seibi/index.html <2016 年 5 月 > 13