home-box2_quickguide_admin_v1.9

Transcription

1 HOME-BOX 2 クイックガイド 管理者向け Ver1.9 HOME-BOX2 でできること 1. HOME-BOX2 とは HOME-BOX2 は HOME-PORTAL の機能として提供されるクラウドストレージ ドキュメント管理サービスです 企業内の文書データを安全かつ整理して管理することができます また PC だけでなく スマートフォンやタブレットにも対応しており 外出先から安心して会社の文書データを参照することができます 2. HOME-BOX2 の機能 HOME-BOX2 は お客様に次の機能をご提供します フォルダ ファイルのアップロード任意のフォルダを生成し ファイルをアップロードすることができます また アップロードしたファイルには読取 書込などの権限設定などがおこなえます 権限設定については 別紙 フォルダ ファイル権限設定一覧表 を ご確認ください フォルダ名 ファイル名は最大 256 文字以内で設定してください ファイルは 同時に 5 つまでアップロードできます 1 ファイルのサイズは最大 1GB に制限されています フォルダ ファイルの検索 HOME-BOX2 に登録したフォルダ ファイルを 名前 作成者 作成 等で簡単に検索することができます MS Office ドキュメントや PDF などの全 検索にも対応しています ファイルのサムネイル表示 HOME-BOX2 に登録されたデータの中身を縮小して一覧で表示することができます サムネイルの作成対象は PDF ファイルと画像ファイル (BMP, JPEG, GIF, PNG, TIFF) です PC 版画面に表示するサムネイル画像は 126x126px です スマートフォ ンは本体の表 領域横幅いっぱいで表 します サムネイルファイルは契約容量にはカウントされません ゴミ箱はサムネイル表示の対象外です 表 切替時点でサムネイルファイルが 成され 成されたサムネイルは ポータル内で共有されます そのため 初回表示には時間が掛かる場合が あります HOME-BOX2 全体の操作履歴の確認 ( 管理者のみ ) HOME-BOX2 全体のフォルダ ファイル操作履歴を確認することができます 操作日や操作者で絞り込むことも可能です 操作履歴は CSV でダウンロードすることができます 更新履歴は 3 か月間保持されます 更新通知の利 ユーザ毎に登録されているメールアドレスに更新通知メールを送付することができます 更新通知メールが送信されるファイル操作 ファイルの上書き保存 ファイルのアップロード ファイル名の変更 ファイルの削除 ファイルのコピー ファイルの移動 削除したファイルをゴミ箱から元に戻した場合 また すべて 新規作成時 更新時 削除時 と通知対象の操作を指定することができます 更新通知メールは 10 分前後で送信されます (HTML メール / テキストメ ール対応 ) フォルダに設定した場合は 配下 1 階層のみが対象です ユーザごとに登録できるメールアドレスは 2 つです 版の管理ファイル単位で版の管理をおこなえます 版の管理をおこなった場合 過去の版へ戻すことができます 版の指定 : 最大 100 日数 : 最大 100 日 インデックスの付与フォルダ ファイル単位に識別 としてのインデックスを設定することができます インデックスは HOME-BOX2 全体で 意となり 設定したインデックスでの検索等がおこなえます 付与可能なインデックス : 無制限 / インデックスの種類 : テキストのみ ゲスト共有メールアドレスのみを指定して HOME-BOX2 内の複数のファイルをゲスト共有することができます 度に共有可能なメールアドレスは 20 となります 管理者宛に共有通知や ダウンロードキーの必須化の設定も可能です WebDAV での利 WebDAV プロトコルを使ったフォルダ ファイルアクセスができます 本機能を用いて 複合機からスキャン文書の登録や受信 FAX の自動転送をおこなうことができます モバイル連携 HOME-PORTAL に登録されたユーザ情報を ios Android OS デバイスに同期することができます 3. HOME-BOX2 推奨利 環境 HOME-BOX2 は 次の環境で動作します PC からの接続 インターネットに接続可能な PC からブラウザを使ってご利 いただけます 動作確認済み OS ブラウザ OS ブラウザ Windows Windows XP SP3 IE7/8, Firefox18 Windows Vista SP2 Windows 7 Windows 8 IE7/8/9, Firefox18 IE8/9, Firefox18 IE10, Firefox18 Macintosh Mac OS X 10.5.x Safari3/4/5 Mac OS X 10.6.x Mac OS X 10.7.x Safari3/4/5, Firefox18 Safari3/4/5, Firefox18 上記 OS ブラウザの組合せにおきましても お客様の利 環境によって 不具合が発 する可能性があります 予めご了承ください スマートフォンからの接続 iphone や ipad などの ios 端末および Android 端末の標準ブラウザでのご利 を前提としています 動作確認済み OS 端末 OS ios 4.0 以降 Android OS 2.2 以降 端末 iphone4 / iphone4s / iphone5 ipad2 / New ipad GALAXY S Ⅱ GALAXX NEXUS Xperia VL SOL21 上記 OS 端末の組合せにおきましても お客様の利 環境によって 不具合が発 する可能性があります あらかじめご了承ください 1

2 HOME-BOX2 の初期設定 1. 一般ユーザ ( 利 者 ) とグループの登録 一般ユーザおよびグループの登録方法は HOME-PORTAL クイックガイド ( 管理者編 ) をご参照ください 2. HOME-BOX2 の起動 1 PC から に管理者アカウントでログインし HOME-PORTAL を起動します HOME-BOX2 ロゴの変更 法ログイン後に左上に表示されるロゴを任意の画像に変更することができます 変更する場合は 以下の 順を参照してください 1 フォルダの作成 Canon フォルダ配下に.settings フォルダ ( 先頭が. で始まる隠しフォルダ ) を作成し その配下に logo フォルダを生成します 2 logo フォルダに logo.jpg という名称で画像ファイルをアップロードします 255x50px サイズを推奨 あまり大きい画像や小さい画像の場合はレイアウトが崩れる可能性があります ファイル名 拡張子は固定です.setting 及び logo フォルダに全員が 読取権限 がある必要があります User フォルダ 書共有 にご 由にご利 いただけるフォルダです 業務内容に合わせて このフォルダの下に 新しいフォルダの作成やファイルアップロードを います User フォルダの直下は 一般ユーザは読取権限のみが設定されていま すので 任意のフォルダを作成後 権限設定をおこなってください 2 ファイル共有 メニューをクリックすると HOME-BOX2 のトップ画面が起動します ご契約内容によっては表 されるメニューが異なります 3. HOME-BOX の初期構成 HOME-BOX2 には 初期に以下のフォルダが登録されています /User などのルートフォルダは削除しないようにお願いいたします 動作に影響を与えます ゴミ箱フォルダ 削除したフォルダ ファイルはゴミ箱に移動されます ゴミ箱内のデータは 管理者のみ削除可能です 簡単な操作で元の位置にフォルダ ファイルを戻すことができます ゴミ箱内のデータは ゴミ箱に移動された 90 日後に自動的に削除されます 4. User フォルダの下に 新規フォルダを作成 業務内容に合わせて User フォルダの下に新規フォルダを作成します フォルダは複数階層に分けて作成することができます 1 フォルダ作成画面を起動します 1) 画面左側のツリー部分の User フォルダをクリックします 2) 画面右側に このフォルダにドキュメントはありません と表示された後 画面上部の フォルダ作成 をクリックします 既にフォルダ ファイルが登録されている場合 一覧が表示されます.canondir フォルダ キヤノン製アプリケーションなどとの連携で利 されます 般ユーザには えない隠しフォルダのため アイコンと文字が薄く表示されます 本フォルダはポータル管理者のみ表 されます アプリケーションの動作に影響を与える場合がありますので 直接の操作はお控ください 2 フォルダを作成します Canon フォルダ キヤノン製複合機からの文書登録用に用意されたフォルダです このフォルダの下に FAX SCAN フォルダが登録されています 2

3 1) フォルダの情報を確認します 場所に /User/ と表示されている場合 User フォルダの下に新規フォルダを作成することを表しています 2) フォルダ名を します フォルダ名は 最大 256 文字以内で設定してください 以下の記号は フォルダ名に利 することはできません \ / : *? < > 3) 更新通知の設定を います 更新通知が必要な場合 ここでチェックします チェックした場合 作成したフォルダ内のすべてのファイルが更新通知の対象となります (1 階層のみ ) 更新通知の設定は フォルダ作成後にもおこなうことができます 2 フォルダ一覧の ステータス 覧を確認し ベルのアイコンが表 されていれば 更新通知がオンになっています 4) 最後に 作成 ボタンをクリックします フォルダ作成が完了するまでの間 画 中央に 読み込み中 が表示されますので しばらくお待ちください 5) 読み込み中 が消えると 新規フォルダの作成は完了です 以上の手順を繰り返し 必要なフォルダを作成します 分以外に更新通知を設定する 法 1) フォルダを右クリックし フォルダプロパティ画面の 更新通知 タブをクリックします 2) 追加 をクリックして グループ ユーザ選択 画面を開きます 3) グループ ユーザを選択し 選択 をクリックします 4) 選択後 通知対象操作を指定します 5) 保存をクリックします 全員 には管理者と全ての 般ユーザが含まれます デバイスユーザは複合機連携 のユーザのため チェック不要です ( フォルダ完成イメージ ) 5. フォルダ ファイルの更新通知を設定フォルダ ファイルの更新通知をオンに設定すると フォルダやファイルを更新した場合に 事前に設定した管理者および一般ユーザのメールアドレスに更新通知メールが送信されます 更新通知が必要なフォルダ ファイルのみ 設定をオンにしてください 更新通知のオン / オフは フォルダ作成時に設定することもできます 通知先メールドレスは HOME-PORTAL のアカウント設定でおこなって ください ( メールアドレス 1 のみが対象 ) 自分 に更新通知を設定する 法 1 更新通知をオンにしたいフォルダを選択し 右クリックします メニューが表 されたら 更新通知オン をクリックします 以上で 更新通知の設定は完了です 6. 作成したフォルダに権限を設定 次にフォルダに権限を設定します フォルダに設定できる権限は 読取 フォルダ作成 書込 削除 管理 の 5 種類です これらの権限をフォルダに設定すると 一般ユーザがフォルダに対して可能な操作を管理することができます フォルダの操作内容と必要な権限は 別紙 フォルダ ファイル権限設定一覧表 をご確認ください フォルダに設定できる権限 読取 フォルダ作成 書込 削除 管理 3

4 1 権限を設定するフォルダの フォルダプロパティ 画面を開きます 画面上部のタブメニュー 権限設定 をクリックします 全ての操作がおこなえます 一般ユーザは フォルダの閲覧ができます 蒼井さんは このフォルダに新規フォルダの作成とファイルのアップロードができます 田中さんは このフォルダに 新規フォルダの作成とファイルのアップロードができ さらにフォルダ ファイルの削除 権限設定などの操作がおこなえます 7. フォルダ ファイルにインデックスを設定 HOME-BOX2 のフォルダ ファイルには 識別 としてのインデックスを設定することができます 新規フォルダへの権限設定時の注意事項新規フォルダには 全員 というグループに対して 継承 がチェックされた状態になっています インデックス機能について HOME-BOX2 のフォルダ ファイルには インデックスと呼ばれる付加情報を設定することができます フォルダ ファイルにインデックスを設定することで そのインデックスの値を検索に利 するなどが可能となり フォルダ ファイルの管理が容易になります 継承をオフにし 書込 にチェックをしない場合 一般ユーザはファイルをアップロードすることができません 全員 グループとは HOME-BOX2 で自動登録されるグループです このグループには 管理者と全ての一般ユーザが自動的に含まれます このグループは削除することができません 継承とは継承とは 親フォルダに設定されている権限を引き継ぐ機能です 右図の場合 システム開発部 フォルダを新規作成すると User フォルダに設定されている権限を引き継ぎます 継承のチェックを外すと 個別に権限を設定できるようになります インデックス設定手順インデックスの機能を利 する際は まずキーとなるインデックス定義を登録し それを各フォルダ ファイルに対してインデックス値を設定します 詳細は下記手順をご参照ください 1 はじめにインデックス定義を作成します 1) フォルダまたはファイルのプロパティ画面を開き インデックス タブを選択します 2) インデックス定義追加画面を開きます 画 下の インデックスの管理 ボタンをクリックすると インデックス定義 画面が開きます さらに画面内の 追加 をクリックすると インデックス定義追加 画面が開きます 2 権限を設定します フォルダの操作内容と必要な権限は 別紙 フォルダ ファイル権限設定一覧表 をご確認ください 権限設定例 1 ポータル管理者は 全フォルダ ファイルに対して常に全ての操作がおこなえます 一般ユーザは フォルダ閲覧のみおこなえます 親フォルダの権限設定が更新された場合は 継承した上記の権限も更新されます 権限設定例 2 3) 新規にインデックス定義を作成します インデックス名を し 作成 ボタンをクリックします ポータル管理者は 全フォルダ ファイルに対して常に 4

5 クリックすると インデックス定義が一覧で表示されます 全てのインデックス定義の作成が完了したら 保存 ボタンをクリックします インデックス定義を削除する場合は 削除 をクリックしてください 1 インデックスに対して 1 つの値のみ追加することができます 以上でインデックスの設定は完了です 2 次にフォルダやファイルに対して インデックスを登録します 1) 作成したインデックス定義をフォルダまたはファイルに追加します インデックス画面の 追加 をクリックすると インデックス選択 画面が開きます 追加したいインデックスをチェックし 選択 ボタンをクリックします 8. 作成したフォルダに版の管理を設定 作成したフォルダには 版の 動管理 のオン / オフを設定することができます フォルダの 版の 動管理 をオンに設定すると そのフォルダ内に新規にアップロードされたすべてのファイルの 版の管理 がオンになります 既存フォルダへは影響しません 1 フォルダ上で右クリックし 版の 動管理オン をクリックします 読み込み中 画面が表示されますので 反映されるまでお待ちください 2 版の 動管理 がオンに設定されると ステータス部分に ファイルに緑色のチェックが入ったアイコンが表示されます 2) 選択したインデックスに 値 を します 全ての値の追加が完了したら 保存 ボタンをクリックします 5

6 3 版の 動管理 がオンに設定されたフォルダ内に ファイルのアップロードをおこないます ファイルアップロード画 の 版の管理 の基本設定が オンになっています 親フォルダの 版の 動管理 をオンにしても 既に登録済みの フォルダやファイルの版の管理はオンになりません その場合は フォルダまたはファイルのプロパティ画 を開き 版の管理タブ内の設定で 版の管理 をオンに変更可能です 過去の版に戻す場合 版の管理 タブで 戻したい番号の右端にある 戻す をクリックします 旦 戻す を選択すると それ以降の版は削除され 戻した版から新たな版の管理が開始されます WebDAV 経由でファイルをアップロードした場合も 版の管理が適 されますが WebDAV フォルダで確認できるのは最新の版のみです 過去の版を確認する場合は WebUI をご利 ください 9. ゲスト共有機能の動作設定 ゲスト共有 機能をよりセキュアに運用したい場合に 管理者への共有通知 と ダウンロードキーの必須化 をおこなうことができます 1 設定ファイルの生成メモ帳を起動し 設定したい内容に応じたパラメータを追記します ファイルのアップロードが完了すると ファイルのステータスに 版の管理 のアイコンが表 されます 管理者への共有通知設定をおこなう場合 adminmail=1 ダウンロードキーの必須化をおこなう場合 password=1 名前を付けて保存を選択しファイル名に share-config.ini と し 保存を選択します この状態では 版の管理上限数が最 10 に初期設定されています 4 版の管理条件を変更します 版の管理 がオンになっているファイルのプロパティ画 で 版の管理 タブを選択します 2 HOME-BOX2 への登録 Canon フォルダ配下の.settings フォルダに share-config.ini を格納します (.setting フォルダが存在しない場合は Canon フォルダ配下に.settings フォルダ ( 先頭が. で始まる隠しフォルダ ) を作成してください ).setting フォルダに全員が 読取権限 がある必要があります 初期は 指定した数だけ保存する (10 版 ) が選択されていますので 必要に応じて 版の管理条件を変更し 最後に 保存 をクリックしてください ファイルに版の管理が設定されている場合にできること 3 管理者向け通知設定の運用管理者向け通知設定が ON の場合 利 者がゲスト共有を用いたファイル共有をおこなった場合 以下のようなメールが管理者宛にメールアドレスに通知されます ファイルの上書き保存版の管理がオンになっているファイルと同じファイル名のファイルをアップロードすると ファイルが上書き保存され 版が追加されます 更新履歴の管理ファイルの更新履歴情報を管理することができます 6

7 HOME-BOX2 の利 (PC) 1. HOME-PORTAL からの起動 HOME-PORTAL にログインします ログイン後 メニュー右端 ファイル共有 をクリックし HOME-BOX2 を起動します Web 画面の説明 ファイル操作履歴 ( ポータル管理者のみ利 可能 ) HOME-BOX2 全体のフォルダ ファイル操作履歴を確認することができます 操作日や操作者で絞り込むことも可能です 11 エクスポート指定したフォルダと フォルダに登録されているフォルダ ファイルに付与されている権限情報を CSV 形式でエクスポートすることができます 本機能は 管理者ユーザのみ利 することができます フォルダは 任意に個別チェックをつけることができます エクスポートボタンをクリックすると /Canon/.export の配下に 非同期に CSV ファイルが出 されます 12 表 切替 詳細 / サムネイル で表 切り替えができます ツリーペイン登録されているフォルダ一覧とゴミ箱が表示されます 1 ログインユーザ / ポータル全体のディスク使 率情報上段 :HOME-BOX2 にログインしているユーザ名と BOX ID 下段 : ポータル全体のディスク使 率 (5 分毎に更新 ) 個 のディスク使 率ではありません ディスク使 率の上限が近づくと 管理者のメールアドレスにアラート メールが送信されます 2 閉じる 閉じる をクリックすると HOME-BOX2 画面を閉じます ダイレクトログインからログインすると トップページ右上のボタンが 閉じる ではなく ログアウト になります 14 フォルダペインツリーペインで選択したフォルダに登録されているフォルダ ファイル一覧が表示されます 2. ファイルアップロード 1 ファイルをアップロードしたいフォルダを選択し 左図 5 の ファイルアップロード ボタンをクリックします 2 ファイルアップロード画面起動後 以下の手順でファイルをアップロードします 3 ヘルプボタンをクリックすると ヘルプ画面が起動します 不明な操作はヘルプ画 でご確認ください 4 フォルダ作成フォルダ作成画面が起動し フォルダを作成することができます 権限の設定によっては クリックできない場合があります 5 ファイルアップロードファイルアップロード画面が起動し ファイルをアップロードすることができます 権限の設定によっては クリックできない場合があります 6 一つ上のフォルダクリックすると 一つ上のフォルダに移動します 7 印刷クリックすると 現在表示しているフォルダ内のフォルダ ファイルを印刷用に一覧表示した画面が開きます 8 詳細検索 HOME-BOX2 に登録されているフォルダ ファイルを検索できます 9 ファイル名検索 HOME-BOX2 に登録されているフォルダ ファイルを フォルダ ファイル名を指定して検索できます 1) フォルダの情報を確認します 場所の部分に /User/ システム開発部 / と表示されている場合は システム開発部 フォルダにファイルがアップロードされます 2) ファイルを選択します ファイルは同時に 5 つまでアップロードすることができます を追加 をクリックすると ファイル選択項 が増えます ファイルサイズは 1 ファイル 1GB に制限されています 大きいサイズのファイルをアップロードする場合 お客様のネットワー ク回線速度等により時間がかかる場合がございます 予めご了承ください お客様のご利 環境によってはアップロード中にネットワークエラーが 表 される場合があります その場合は 再試 を数回 ってみてくださ い 3) 更新通知の設定をおこないます ファイルの更新通知をオンに設定し 通知対象の操作 すべて 新規作成時 更新時 削除時 を指定することで 設定されたメールアドレスに更新通知メールが送信されます 更新通知が必要なファイルのみ 設定をオンにしてください 7

8 4) 版の管理の設定をおこないます ファイルに版の管理を設定すると ファイルの上書き保存と 更新履歴情報の管理をおこなうことができます 5) ファイルアップロード ボタンをクリックします ファイルアップロードが完了するまでの間 画 中央に 読み込み中 が表示されますので しばらくお待ちください 6) アップロードされたファイルを確認します ファイルのアップロードが完了すると フォルダ内にファイル一覧が表示されます ファイルはフォルダ ファイル名の昇順で表示されています WebDAV 動作検証済み OS デバイス OS 詳細 Windows Windows XP SP3 のネットワークプレース Windows Vista SP2 Windows7 SP1 Windows8 のネットワークドライブ Mac OS X Mac OS X 10.6 (Snow Leopard) の Finder Mac OS X (Lion) 以降の Finder ios ios 対応 WebDAV アプリケーション My WebDAV Android OS Android OS 対応 WebDAV アプリケーション WebDAV File Manager その他キヤノン製複合機 4. ファイル情報の閲覧 1) ファイル上で右クリックし ファイルプロパティ を選択します 各メニューの右端 ( 枠部分 ) をクリックすると 各メニューを降順 / 昇順で並び替えることができます 各メニューの右端 ( 枠部分 ) をドラッグして左右に移動すると メニュー幅を広げたり 狭めたりすることができます ファイル拡張子アイコン ( 緑枠部分 ) は 以下の拡張子に対応しています 以下の拡張子のファイルがアイコンで識別できます Word ファイル.doc /.docx /.dpt /.dotx /.docm /.dotm Excel ファイル.xls /.xlsx /.xlsm /.xlt /.xltx PowerPoint ファイル.ppt /.pptx /.pot /.potx /.pps /.pptm /.potm /.ppsm 画像ファイル.jpg /.jpeg /.png /.gif /.bmp テキストファイル.txt /.rtf HTML ファイル.htm /.html 圧縮ファイル.zip imagewaredesktop.iwd ファイル 3. WebDAV を利 したファイルアップロード HOME-BOX2 は WebDAV を利 してファイルのアップロードやダウンロードをすることもできます WebDAV はインターネットがつながる環境でのみご利 いただけます Windows Vista 以上の Windows OS をご利用されているお客様は HOME-BOX2 クライアントツール をご利 いただくことで 簡単に WebDAV の設定ができます 複数のネットワークドライブ割り当てをおこなう場合は 各 OS の WebDAV クイックガイド を参照し 手動にて割り当て作業をおこな ってください WebDAV でできること ドラッグアンド ドロップで 複数ファイルのアップロード ダウンロードができます 他にファイルオープン 上書き保存など 利 するクライアントによっ てできることが制限されます PC クライアントで WebDAV の制限は 別紙 OS 別 WebDAV 動作一覧 を参照ください 1 メニュータブ ( ポータル管理者は 6 つ表示されます ) 2 ファイル形式 / ファイルサイズの表示 3 URL(WebDAV リンク ) クリックすると ファイルをダウンロードすることができま す URL を選択し右クリックメニューからで URL を取得すること ができます 4 操作ロックの設定 操作ロックをオンに設定すると その他のユーザは ファイルに対して以下の操作をおこなうことができなくなります ファイルの上書き保存 ファイル名の変更 ファイルの削除 ファイルのコピー ファイルの移動 5 更新通知の設定 更新通知のオン / オフの設定ができます ファイル情報を変更する場合 必ず 保存 をクリックしてください 8

9 5. フォルダ ファイルの削除 / ゴミ箱の操作 削除したフォルダ ファイルは ゴミ箱に移動します 1) 削除したいフォルダ ファイルを右クリックし フォルダ削除 または ファイル削除 をクリックします 一般ユーザは フォルダ ファイルの完全削除ができません ゴミ箱にあるフォルダ ファイルは 90 日経過すると自動的に完全削除 されます ご注意ください 6. フォルダ ファイルの検索 HOME-BOX2 に登録されたフォルダ ファイルは 詳細検索 またはファイル名検索メニューから検索することができます ファイル削除 をクリックすると確認画面が表示されます 削除する場合は OK をクリックします 詳細検索 条件を設定し 検索 ボタンをクリックすると 検索結果が表示されます 2) 削除したフォルダ ファイルがゴミ箱に移動していることを確認します 3) ゴミ箱に移動されたフォルダ ファイルは 以下の操作をおこなうことができます ポータル管理者ポータル管理者は ゴミ箱のフォルダ ファイルに対して以下の操作をおこなうことができます 全ユーザが削除したフォルダ ファイルの閲覧 ゴミ箱にあるフォルダ ファイルの完全削除 ( 一括 ) ゴミ箱にあるフォルダ ファイルの完全削除 ( 個別 ) ゴミ箱にあるフォルダ ファイルを元のフォルダに戻す ゴミ箱にあるフォルダ ファイルは 90 日経過すると自動的に完全削除 されます ご注意ください 完全削除されたフォルダ ファイルは元に戻すことができません ご注 意ください キーワード検索は 複数のキーワードをスペース区切りで すると AND 検索をすることができます キーワードおよびフォルダ ファイル名は 2 字以上で検索することが できます ファイル名検索 ファイル名を して検索すると 詳細画 の フォルダ ファイル名 に名前が設定され 検索された状態で検索画面が表示されます 一般ユーザ一般ユーザは ゴミ箱のフォルダ ファイルに対して 以下の操作をおこなうことができます 自分が削除したフォルダ ファイルの閲覧 自分が削除したフォルダ ファイルを元のフォルダに戻す キーワードおよびフォルダ ファイル名は 2 字以上で検索することが できます 9

10 7. インデックス検索 インデックス検索タブをクリックすると インデックス検索をおこなうことができます インデックス検索の最 指定インデックス数は 5 つです 8. ゲスト共有 ゲストユーザ向けにダウンロード専用の URL を発 することができます なお ゲスト共有の通知方法は以下の 2 通りがあります 方法 共有画 でメールアドレスを して 共有通知をおこなう 通常利 するメールソフトを いて共 有通知をおこなう 共有 上限 開封 通知 アト レス間違い エラーメール受信 20 件 1 1: ご契約のプロバイダの制限に準じます ( 一般的に 程度 ) カンマ区切りで最大 20 のメールアドレスを指定することができます 有効期限の最大は 2 週間です ダウンロードキーの指定は任意です 別のメールで共有対象にキーを送付することをお勧めしますが ダウンロードキーを共有通知メールに記載する場合は ダウンロードキーをメールに記載する をチェックしてください メールアドレスを せずに 保存 を選択した場合 ダウンロード URL ダウンロードキー ( 設定時のみ ) 有効期限が表示されます 共有設定画面からメールアドレス指定で共有通知をおこなった場合 アドレス間違いの判定が出来ませんので開封通知の到達を確認し 必要に応じて共有者に確認をおこなってください メールソフトを利 して共有通知をおこなう場合 共有設定画 でメールアドレスを せずに 保存 を選択し 表 される URL ダウンロードキーなどをコピーしてご利 ください 3) メイン画面で ゲスト共有一覧 を選択することで 共有の確認と解除をすることができます 1) HOME-BOX2 に登録されたファイルを選択し右クリックし ゲスト共有 を選択します (Ctrl キーで複数選択可 ) 4) 共有した相手がファイルをダウンロードしたことをお知らせするメールが送信されます 2) 共有したいメールアドレスを指定し メール本文に記載するメッセージ 有効期限などをセットして 保存 ボタンをクリックします 開封通知メールは 30 分ごとに更新チェックをおこない 更新があった場 合に限り送付されます 10

11 9. フォルダ内のフォルダ ファイル一覧情報の印刷 1) フォルダを選択した状態で 印刷 ボタンをクリックします 絞り込み条件の設定方法絞り込み検索では 操作 と操作者 ( ユーザまたはグループ ) の条件設定が可能です 操作日は テキストボックスをクリックするとカレンダーが表示されますので 日付を選択してください 操作者は ユーザ選択 ボタンをクリックすると ユーザ選択画面が起動しますので ユーザを選択してください 2) 印刷画面が別ウィンドウで起動します 操作履歴に残る操作 操作履歴の種類には 以下の操作内容が残ります フォルダ内に 1 つもフォルダやファイルが登録されていない場合は 印 刷画面も空欄になります 10. 操作履歴の確認 ( 管理者のみ ) HOME-BOX2 に登録されているフォルダ ファイルの操作履歴を全体またはユーザごとに確認することができます また ファイル単位での操作履歴も確認することができます 操作 の期間指定で絞り込んで検索することもできます 作成削除更新ロックロック解除版の変更コピー移動消去復元 フォルダを作成した場合フォルダ ファイルを削除した場合ファイルをアップロードまたは上書きした場合ファイルをロックした場合ファイルのロックを解除した場合版の管理がオンになったファイルを上書きした場合フォルダ ファイルをコピーした場合フォルダ ファイルを移動した場合ゴミ箱のフォルダ ファイルを削除した場合ゴミ箱のフォルダ ファイルを元に戻した場合 HOME-BOX2 全体の操作履歴の確認 3) 操作履歴を CSV でダウンロードします 操作履歴画 右上の CSV ダウンロード をクリックすると CSV データのダウンロードが開始します 1) ツリーペイン上部の ファイル操作履歴 ボタンをクリックすると 履歴画 が開きます 2) 全ての操作履歴が表 されています 絞り込み検索の表 で条件を絞り込むことができます CSV ダウンロードは 絞り込み検索の条件が指定されていた場合は そ の条件で絞り込まれた一覧でダウンロードできます 11. ダイレクトログイン 企業外のユーザと文書データをやり取りする場合などで HOME-PORTAL を介さずに直接 HOME-BOX2 にログインすることができます にアクセスすると HOME-BOX へ直接ログインできます 11

12 ダイレクトログイン画面からは BOX ID とパスワードを することでログインできます BOX IDは HOME-PORTALのアカウント情報から確認してください (PORTAL ログインユーザ HOME-PORTAL 側でユーザ ID を変更した場合 BOX ID と PORTAL ログイン ID が異なりますので ご注意ください 管理者で利 する場合は hm******** となります ( ポータルの管理者 ID がすべて admin に変更されます ) ダイレクトログインからログインすると トップページ右上のボタンが 閉じる ではなく ログアウト になります 1 ios デバイスでの設定 1) 設定 から メール / 連絡先 / カレンダー を選択します 2) アカウント追加 を選択し Microsoft Exchange を選択します 12. 更新通知メールについて 更新通知メールは 更新通知がある場合 10 分間隔で複数の更新通知をまとめて受信することができます 更新通知メール本 の例 3) 以下のパラメータを設定します HTML メールが受け取れない環境の場合 テキストメールで受信されます メールサーバドメインユーザ名パスワード説明 SSL を使用 BOX ID hmb.canon.jp BOX ID より後の情報 BOX ID HOMEBOX2 のログインパスワード任意 ( 例 :HOME-BOX2) オンに設定 13. モバイル連携機能の利 モバイル連携機能を利 すると HOME-PORTAL の登録ユーザ情報を スマートフォンの連絡先に同期することができます OS ios Android OS 2.2 以降 クライアント Exchange ActiveSync Exchange ActiveSync 同期できる情報 ユーザ名 電話番号 メールアドレス 12

13 アカウントの認証に失敗する場合 以下の原因が考えられます インターネットに接続されていない お使いの端末が 正しくインターネットに接続されていることをご確認ください したアカウント情報が間違っている 説明 以外の 項 の情報が間違っている可能性があります アカウント情報をご確認ください 4) 連絡先 情報の同期を オン に設定します オン に設定すると 既に iphone に登録されている連絡先データを残すか確認されますので iphone に残す / 削除 のどちらかを選択します iphone に残す をタップすると 再度 データの重複について確認されますので iphone に残す を再度タッチします 削除 をタッチすると 連絡先データが全て削除され 復旧することができません ご注意ください iphone に残す を選択することを推奨しています 5) Exchange 設定画面左上の メール をタップし アカウント一覧に Exchange が追加されたことを確認します 以上で設定は完了です 6) ホーム画面に戻り 連絡先 または 電話 アイコンをタッチします 7) 連絡先が同期されています 13

14 HOME-BOX2 の利 ( スマートフォン ) 1. スマートフォン ダイレクトログイン画 の利 企業外のユーザと文書データをやり取りする場合などで HOME-PORTAL を介さずに直接 HOME-BOX2 にログインすることができます にアクセスすると HOME-BOX へ直接ログインできます ダイレクトログイン画面からは BOX ID とパスワードを することでログインできます BOX IDは HOME-PORTALのアカウント情報から確認してください HOME-PORTAL 側でユーザ ID を変更した場合 BOX ID と PORTAL ログイン ID が異なりますので ご注意ください ブラウザのキャッシュをクリアすると 記憶された情報は削除されます PC サイトはこちら をタップすると PC ログイン画 に切り替わります 14

15 HOME-BOX2 の利 ( 複合機 ) 5) ファイル を選択します HOME-BOX2 はキヤノン製複合機でスキャンした文書の登録 受信 FAX の自動転送機能を用いてインターネット上で FAX の共有ができる機能です ご利 の前提条件として複合機がインターネット接続できる設定が されている必要があります 設定がご不明な場合は複合機本体に付属の マニュアルをご参照ください 1. 宛先を登録する 1) ir の操作パネルで 初期設定 / 登録ボタン を押します 6) 名称 を選択します 2) 宛先設定 を選択します 7) 任意の名称を し 次へ を選択します 3) 宛先の登録 を選択します 8) 名称を確認し 次へ を選択します 4) 新規宛先の登録 を選択します 15

16 9) ファイルの送信先を設定します 2. FAX の自動転送を設定する 受信した FAX を自動で HOME-BOX2 へ転送することができます 事務所で受信した FAX を 外出先や 宅などで閲覧することができます 1) ir の操作パネルで 初期設定 / 登録ボタン を押します プロトコル WebDAV を選択 ( 共通 ) ホスト名 ( 共通 ) 2) ログイン を選択します フォルダーへのパス ユーザ名 SCAN 書の登録で利 するフォルダー /docs/canon/scan FAX 文書の転送で利 するフォルダー /docs/canon/fax 両 利 する場合は上記 2 つの宛先を作成ください deviceuser@hm******** (hm から始まるライセンス No.) パスワード 管理者パスワードと同 設定する際は StartingPACK に同梱されている ライセンス証書 を ご参照ください 3) システム管理部 ID と システム管理暗証番号 を し ログインします 10) 宛先の登録を確認し 閉じる を選択します 以上で 宛先の設定は完了です 4) ファンクション設定 を選択します 16

17 5) 受信 / 転送 を選択します 9) 登録 を選択します 6) 共通設定 を選択します 10) 転送条件名 を選択し 転送条件名 を します 7) 転送設定 を選択します が完了したら OK を選択します 8) ファックス : 回線 1 を選択します 11) 転送先 を選択します 17

18 12) アドレス帳 を選択します FAX 転送設定時の注意システムメンテナンス時などに FAX 転送がされず お客様の FAX が紛失してしまう可能性があります 必ず複合機の設定で 転送エラージョブの処理 の設定をご確認ください 確認の手順 1 ir の操作パネルで 初期設定 / 登録ボタン を押します 2 ファンクション設定 を選択します 3 受信/ 転送 を選択します 4 共通設定 を選択します 5 転送エラージョブの処理 を選択します 6 常にプリント ( 推奨 ) もしくは 保存 / プリント が選択されていることをご確認ください 16) 条件の ON/OFF を ON にします 13) 登録した宛先を選択します 以上で FAX の 動転送設定は完了です 14) 詳細画面が表示されたら 次へ を選択します 3. カスタムボタンを作成する imagerunner-advance(ir-adv) シリーズは カスタムボタンを作成することができます カスタムボタンを作成することで 簡単に HOME-BOX2 へスキャン文書を送信することができます 1) メインメニュー スキャンして送信 を選択します 15) 受信ファイルの保存 / プリントを選択します 2) アドレス帳 を選択します 受信 FAX を必ず印刷したい場合は ON 転送エラー時のみ印刷したい場合は OFF にしてください 18

19 3) 登録した宛先を選択します 7) もう 度 次へ を選択します 4) ir-adv ボタンを押します 8) ボタンを登録する場所を選択します 5) カスタムメニューに登録 を選択します 9) 名称 を選択し します 6) 次へ を選択します が完了したら OK を選択します 19

20 10) 名称が登録されていることを確認し OK を選択します 11) 登録しました のメッセージを確認します 12) カスタムメニューでボタンを確認します 以上でカスタムボタンの作成は完了です Canon ir はキヤノン株式会社の商標です Mac OS は米国 Apple Computer,Inc. の商標です Microsoft Windows WindowsXP/Vista/7/8 Exchange Microsoft OFFICE Internet Explorer は 米国 Microsoft Corporation の米国およびその他の国における登録商標または商標です Android は Google Inc. の商標または登録商標です iphone ipad Multi-Touch は Apple Inc. の商標です Firefox は 米国 Mozilla Foundation の米国及びその他の国における商標または登録商標です その他記載されている会社名 製品名等は 該当する各社の商標または登録商標です 20