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ようたおなか
5 years ago
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1 あ! しまったメールのうっかりミスと誤送信有効対策教えます! Security Solution 年 8 月 20 日株式会社 HDE

2 HDE とは会社名 : 株式会社 HDE 株式会社ホライズンデジタルエンタープライズより 2007 年 5 月に商号変更設立 : 996 年月本社所在地 : 東京都渋谷区社員数 : 70 名 (2008 年 6 月現在 ) 事業概要 : Linux システムにおけるサーバー管理やセキュリティ等のソフトウェアやサービスを提供最近ではメールセキュリティに関する多数のソリューションを展開中 Page:

3 本日のプレゼンテーション. HDE が行なったビジネスメールの利用実態調査および企業におけるメールサーバーの管理実態調査によって分かった現在の状況および課題のご紹介 2. HDE 製品を利用した誤送信対策ソリューションのご紹介 Page: 2

4 ビジネスメールの利用実態調査の概要調査概要調査期間 : 2007 年 2 月 2 日 ( 金 )~2007 年 2 月 22 日 ( 土 ) 調査方法 : インターネットリサーチ調査対象 : ビジネスで電子メールを利用している方調査モニター属性有効回答者数 : 55 名地域 : 日本国内性別 (n = 55) 年齢 (n = 55) 60 才以上 0.6% 2 才未満 0.0% 2 才 ~9 才 0.0% 20 才 ~24 才 3.9% 女性 26.2% 55 才 ~59 才 2.9% 50 才 ~54 才 8.3% 25 才 ~29 才 0.7% 45 才 ~49 才 5.% 30 才 ~34 才 7.3% 男性 73.8% 40 才 ~44 才 20.8% 35 才 ~39 才 20.4% Page: 3

5 企業におけるメールサーバーの管理実態調査の概要調査概要調査期間 : 2007 年 9 月 4 日 ( 金 )~2007 年 9 月 5 日 ( 土 ) 調査方法 : インターネットリサーチ調査対象 : 従業員数 500 名以下の企業の社員 ( 経営者含む ) 調査モニター属性有効回答者数 : 309 名地域 : 日本国内性別 (n = 309) 女性 3.6% 年齢 (n = 309) 45 才 ~49 才 2.3% 60 才以上 0.6% 55 才 ~59 才.0% 50 才 ~54 才 3.6% 2 才未満 0.0% 2 才 ~9 才 0.0% 20 才 ~24 才 4.5% 25 才 ~29 才 4.6% 40 才 ~44 才 5.9% 30 才 ~34 才 26.5% 男性 86.4% 35 才 ~39 才 2.0% Page: 4

6 本日ご紹介したいポイント. 一般的に仕事でメールってどのくらい送っているの? 2. 添付ファイルを送る際に注意している点は? 3. 暗号化って言われているけど実際はどのくらいが実施されているの? 4. 添付ファイルを送る場合相手に許容される範囲のサイズは? 5. メールの運用ポリシーはどのようなことが実施されているの? 6. 誤配信の経験ってあるの? 7. 現在の誤配信の対策はなにがあるの? 8. 不快に思われるメールはどんなメール? 9. メールサーバーはどのように管理されているの? 0. メール運用管理上懸念されている点は? Page: 5

7 日に送るメールの通数あなたがお勤め先でパソコンを利用して一日に送る送信メールは平均して何通ですか? 業務目的や個人目的かは問わずお勤め先のメールアドレスを利用して送るメールの数をお答えください (n = 55) 50 通未満 8.5% 00 通未満 0.8% 00 通以上.4% 20 通未満 20.0% 5 通未満 43.9% 0 通未満 25.4% 過半数は日のメール送信数が 0 通未満ビジネスメールの利用実態調査より Page: 6

8 添付ファイル送信時に注意していることあなたがお勤め先でメールにファイルを添付して送る際に注意していることはありますか?( 複数回答可 ) (n = 55) 2 0% 20% 40% 60% 80% 00% 暗号化して送っている 20.2 圧縮して送っている 40.2 ファイル転送サービスを利用しているファイルサイズによって添付する / しないを判断しているその他 3.9 注意していることはない 26.6 添付ファイルは送っていない 5.8 ビジネスメールの利用実態調査より 2 添付ファイルを圧縮して送っている人が多い添付ファイルを圧縮することがマナーになりつつある!? 暗号化して送っている人はまだ 2 割程度 Page: 7

9 添付ファイル暗号化の方法添付ファイルを送る際に注意している点についての質問で暗号化して送っているを選択された方にお聞きしますどの形式で暗号化していますか?( 複数回答可 ) (n = 04) パスワード付き ZIP Word や Excel に付属のパスワード機能 0% 20% 40% 60% 80% 00% PGP S/MIME その他 6.7 分からない 7.3 ビジネスメールの利用実態調査より添付ファイルを暗号化して送っている人の採用方式はパスワード付き ZIP 形式が一番多い Page: 8

10 添付ファイルの容量の許容範囲添付ファイル付のメールを受信する場合どのファイルサイズまでであれば許容できますか? (n = 55) どんなファイルサイズでも許容できる 4.6% 500MB まで 0.6% 00MB まで 3.7% 50MB まで 5.8% どんな添付ファイルも許容できない 2.5% MB まで 7.5% 0MB まで 8.6% 3MB まで 20.2% 5MB まで 6.5% ビジネスメールの利用実態調査より過半数は 5MB 以下を許容している Page: 9

11 メール運用ポリシーについて会社にはどのようなメール運用ポリシーがありますか?( 複数回答可 ) (n = 55) 0% 20% 40% 60% 80% 00% メールを私的用途に利用してはいけないメールを送る場合上司を CC や BCC に入れなければいけない個人情報を含む内容のメールを送ってはいけない個人情報を添付ファイルで送ってはいけない送信可能な添付ファイルの容量制限添付ファイルを送る場合暗号化しなくてはいけない 8.3 その他 3.7 会社のメール運用ポリシーを知らない会社にメール運用ポリシーはない私的メールを禁止しているところが多い個人情報の送信を禁止しているポリシーも比較的多いメール運用ポリシーがない企業も25% 弱あるビジネスメールの利用実態調査より Page: 0

12 メール誤配信の経験についてあなたはお勤め先で下記のメール誤配信についての経験はありますか?( 複数回答可 ) (n = 55) 0% 20% 40% 60% 80% 00% アドレス帳等からの選択ミスによって間違えた人に送ってしまったタイプミスによって間違えた人に送ってしまったメールクライアントの自動補完機能により間違えた人に送ってしまった 4. 意図しない人に対して添付ファイルを送ってしまった 5.0 BCC に入れるべき人を TO CC に入れてしまった 6.2 社内向けのメールを誤って社外の人にも送ってしまったファイルを添付しますと書いて添付せず送ってしまった添付ファイルを暗号化し忘れてしまった書きかけのメールを送ってしまった誤解を生むメールを送ってしまったウィルスメールを送信してしまった 0.6 マナー違反のメールを送ってしまった.6 誹謗中傷のメールを送ってしまった 0.0 セクハラのメールを送ってしまった 0.0 その他誤配信誤配信をしたことはないビジネスメールの利用実態調査より Page: 2 3 添付し忘れや書きかけのケアレスミスの送信が目立つアドレス帳等からの選択ミスも比較的多い誤配信をしたことがないとの回答は3 割程度

13 誤送信をしないための対策あなたがお勤め先でメールを送る際に誤送信をしないために心がけていることはありますか?( 自由回答 ) 現状の有効な対策は目視のみビジネスメールの利用実態調査より Page: 2

14 不快に思うメールについて下記の項目についてメールを受け取った際に不快に思うかどうかそれぞれお答えください ( 非常に不快 / 不快 / やや不快 / 不快ではない / 設問の状況がわからないの回答のうち非常に不快と不快を合計した率 ) (n = 55) メール本文の上部に会社名や名前がない 7.5 メール本文の上部の会社名や名前が誤っている 46.6 メール本文の上部の会社名や名前に敬称 ( 様や御中 ) がない 40.0 メール本文の上部にて送信者が名乗っていない 28.3 送信者名に会社名や名前がない宛先名の名前が呼び捨てである宛先名がアドレスだけである署名がない 9.0 署名に電話番号やメールアドレスの記載がない 5.4 機種依存文字を利用している 27.6 全角英数字を利用している 7.0 HTML 形式やリッチテキスト形式のメールである 8.9 顔文字を利用している 29.4 誤字脱字がある 33.2 メールが長すぎる 33.2 引用が多すぎる 33.2 大きな添付ファイルがついている 3.2 拡張子が exe の添付ファイル 3.0 開封確認付きメール 24.9 改行や空白行が入っていない 33.8 Page: 3 宛名の間違いや敬称がないことに対し不快を示す傾向があるビジネスメールの利用実態調査より

15 電子メールサーバーの管理方法あなたのお勤め先 ( 経営者の方は経営している会社 ) では電子メールサーバーをどのように管理されていますか? ( 複数回答可 ) (n = 309) 社内にあり社内で管理している社内にあり外部事業者に管理を委託している共用ホスティングサービスを利用している 5.5 専用ホスティングサービスを利用している 6. ハウジングサービスを利用している 2.3 共用ホスティングサービスを利用している 4.6 専用ホスティングサービスを利用しているハウジングサービスを利用している関連会社にあり関連会社が管理しているその他不明 7.8 メールサーバーは社内で管理しているケースが多い Page: 4

16 メールシステム運用管理上の懸念点あなたのお勤め先 ( 経営者の方は経営している会社 ) のメールシステム運用管理上の懸念されることをお知らせ下さい ( 複数回答可 ) (n = 309) メールによる機密情報の漏洩 6.2 メールによるウィルス感染迷惑メール増による従業員の生産性低下フィッシングによる情報漏えいメールアカウント管理の複雑化バックアップの運用負荷増大メールシステム管理者の不足メールシステムのダウンタイム短縮メールシステムの複雑化 3.6 日本版 SOX 法内部統制対策への対応.7 その他 0.3 特に懸念することは無いメールシステムを管理する上でウィルス感染が一番の懸念メールによる情報漏えいも懸念されている Page: 5

17 調査でわかった現在の状況のまとめ日のメール送信数は過半数が 0 通以下大規模ほど送信通数が増える傾向大規模ほどメール運用ポリシーが作成されておりメールの私的利用の禁止や個人情報送信の禁止等の内容が盛り込まれているメール誤配信対策の中の一つに添付ファイル暗号化があり暗号化の方法はパスワード付き ZIP 形式に変換が一番多い受信時に許容できる添付ファイルの容量は 5MB までが過半数であり大規模の企業の方が添付ファイルの許容容量が比較的少ないメールの誤配信はメールの送信数が多いほど発生しやすい傾向にあるその主な内容は添付ファイルのつけ忘れや書きかけのメール送信であるアドレス帳から選択の間違えによる誤送信も比較的多い現在の誤配信対策の主流は目視であるメールを受信する際に宛名に誤りがあったり敬称が抜けていると不快感を感じる傾向にあるメールサーバーの管理は社内が一番多くメールシステム運用上の懸念点はウィルス感染と情報漏えいである ( この内容のみ従業員数 500 名以下の調査 ) Page: 6

18 今後の課題メールポリシーの適切な運用ポリシーを策定するだけでなくそれに対してチェックできる仕組みを検討する情報漏えい対策は懸念点としてあがっていてもなかなか対策ができていない現状がありますメール暗号化へのステップ調査よりわかるように大規模では添付ファイルの暗号化が進みつつありますしかしまだ実行しているところが 2 割程度と少ないため今後より普及していくことが予想されます誤配信の抑制メールの利用率が高まれば高まるほど誤配信のリスクも高まります今後この誤配信に対しても何らかの対策を検討してく必要がでると想定されます Page: 7

19 HDE Mail Filter 電子メール保存監査ソフトウェア < 主な機能 > 2 送受信された電子メールを保存任意のルールによって監査フィルタリング Page: 8

20 電子メール保存機能について電子メール保存通信記録の保全取引の実在性重要全文検索必要な時に必要な情報を Page: 9

21 電子メールフィルタリング機能について監査フィルタリング情報漏えい不正未然に防止システム的に監査適正なメールポリシーの運用 Page: 20

22 HDE Mail Filter のシェアについて 2003 年に初めのバージョンが発売 25 ユーザー ~5 万ユーザー以上の企業様がご導入 4.% 7.2% 38.%.4% HDE Mail Filter, 2.7% 6.5% 2006 年度電子メールフィルタリングツール出荷金額出典 : 情報セキュリティソリューション市場の現状と将来展望 2007( ミック経済研究所 ) Page: 2

23 添付ファイル付きメール暗号化徹底の難しさメールポリシーとして外部に送信する添付ファイルは暗号化することとしても面倒だからやらない忘れてしまうなど実際その運用を徹底するのは難しい暗号化されたメールはキーワードチェックができないため機密情報漏えいにつながるリスクがある Page: 22

24 HDE Secure Mail HDE Secure Mail 受け取った添付ファイル付きメールをパスワード付き ZIP ファイル形式に自動変換するソフトウェアこの機能により誤配信だけでなく万が一人為的ミスによって転送されてもファイルが閲覧することがありません Page: 23

25 HDE Mail Filter との連携 From: 本文添付ファイルの内容を検査 / 保存添付ファイルファイルをパスワード付き ZIP 形式 From: test@hde.co.jp To: a@example.com To: a@example.com 件名 : 本文 : 見積書暗号化した添付ファイルを送信します Mail Filter Secure Mail for ZIP 件名 : 本文 : XXXX 暗号化した添付ファイルを送信します不合格検査 / 保存合格暗号化送信者パスワード通知メール Password: XA9Kf26 受信者パスワード通知メールは受信者側を指定することもできます Page: 24

Mail Cop の主な機能 HDE Mail Cop の技術は特許出願中送信メールメール一時保留機能 HDE Mail Cop を利用すれば送信されたメールを一定時間保留することが可能なため

26 HDE Mail Cop 電子メールは即時性が高く便利な情報伝達手段ではありますが一度送信した内容の取り消しや修正は容易ではありません HDE が 2008 年 4 月に行った調査でもビジネスでメールを利用している人の約 7 割がなんらかの送信ミスを経験していると回答していますこのようなメールのうっかり送信ミスに有効なのが HDE Mail Cop です Page: 25 HDE Mail Cop の主な機能 HDE Mail Cop の技術は特許出願中送信メールメール一時保留機能 HDE Mail Cop を利用すれば送信されたメールを一定時間保留することが可能なため送信後ミスに気づいた場合でも送信自体を取り消すことができます 2 ケアレスミス注意機能送信されるメールの内容を評価し宛先と本文冒頭の氏名が一致しない様やさんが抜けているなどミスが存在する可能性のあるメールについて送信者に確認を促すことができます

27 送信メール一時保留機能 HDE Mail Cop はサーバーソフトウェアですメールサーバーより前に HDE Mail Cop を設置することによってクライアントから送信されるメールを HDE Mail Cop が保留できるようになります保留する時間は管理者が自由に設定することができますまた即メールを送信したい場合は各ユーザーが HDE Mail Cop の管理画面にアクセスし送信操作を行うことができます Page: 26

28 ケアレスミス注意機能 ()~ メールをスコアリング評価 ~ HDE Mail Cop には 2 種類のルールが用意されておりこのルールを利用しメールをスコアリング評価しケアレスミスの疑いのあるメールをチェックしますケアレスミスの疑いがあるメールをチェックユーザーメール送信 5 8 Page: 27 2 種類のルール送信メールをスコアリング評価

29 ケアレスミス注意機能 (2)~3 段階のアクション ~ スコアリングされたメールはそのスコアによって即時送信保留後自動送信保留後自動削除の 3 種類のアクションが設定できますユーザーユーザー送信者がユーザー画面よりメールの確認と送信削除操作が可能保留時保留時間中保留時間経過後高保留通知メールを送信者に送信し確認を促す自動削除しきい値 : 50 点中ケアレスミスの疑いのあるメールを保留保留中のメールはユーザーが送信削除操作可能自動送信しきい値 : 20 点低 8 5 即時送信一時保留が有効の場合は即時送信対象のメールでも保留されます Page: 28

30 HDE Mail Cop ケアレスミス検知例 HDE Mail Cop では下記のようなケアレスミスを保留することができます 2 3 田中さん宛てに送信しようと思いメールを作成しかし誤って宛先に吉田さん (yoshida@example.com) をアドレス帳から選択し送信本来はメールが送信されてしまいますが HDE Mail Cop は宛先のメールアドレスからメール本文の冒頭にあるべき会社名や名前を確認宛先とメール本文冒頭の会社名や名前が一致しない場合メールを保留 ( メール本文冒頭とはメール本文開始から最初の空行までを指します ) yoshida@example.com 田中 Page: この機能を利用するためには予め 29 HDE Mail Copの顧客データベースに宛先の顧客データが登録されている必要があります

31 お問い合わせ株式会社 HDE TEL: FAX: 東京都渋谷区南平台町 6-28 URL: ご質問等ございましたらホームページのご購入前お問い合わせよりお問い合わせくださいこのプレゼンテーションに記載の情報は 2008 年 8 月現在ものです本資料は予告なく変更される場合がございます最新の情報は弊社ホームページ ( でご確認ください本資料中の会社名各種製品名各種ロゴは各社の商標または登録商標です Page: 30

3-1 SPIRIT Gmail を使うメールアドレスの仕組み自分のメールアドレスを確かめる V-Campus では V-Campus ID を利用したメールアドレスが一人ひとりに用意されていますメールアドレスとは電子メールの利用者を識別するための宛名にあたるものです V-Campus で

3-1 SPIRIT Gmail を使うメールアドレスの仕組み自分のメールアドレスを確かめる V-Campus では V-Campus ID を利用したメールアドレスが一人ひとりに用意されていますメールアドレスとは電子メールの利用者を識別するための宛名にあたるものです V-Campus で V-Campus SPIRIT Gmail Gmail Web SPIRIT Gmail 21 3 SPIRIT Gmail 3-1 SPIRIT Gmail を使うメールアドレスの仕組み自分のメールアドレスを確かめる V-Campus では V-Campus ID を利用したメールアドレスが一人ひとりに用意されていますメールアドレスとは電子メールの利用者を識別するための宛名にあたるものです