サイボウズ Office 7 ファイル管理マニュアル

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1 各アプリケーションマニュアル ( ファイル管理 ) Copyright (C) 2007 Cybozu, Inc.

2 目次 管理者マニュアル はじめに 1 ファイル管理 のシステム管理について 2 システム管理の設定ファイル管理の一般設定を変更する 3 フォルダにアクセス権を設定する 5 ファイルサイズの制限を設定する 7 ファイルを一括削除する 8 ユーザーマニュアル はじめに 10 ファイル管理の仕組み 12 ファイル管理の操作ファイルを閲覧する 13 ファイルを表示する 13 ファイルをダウンロードする 14 ファイル管理( ルートフォルダ ) 画面について 14 ファイルの詳細 画面について 16 画面に表示されるアイコンついて 17 ファイル / フォルダを検索する 18 ファイルを追加する 20 ファイル追加の流れ 20 ファイルを追加する 21 ファイルを更新する 22 ファイル更新の流れ 22 ファイルを更新する 25 ファイルのバージョンを戻す 26 ファイルのロック機能を解除する 27 ファイル情報を変更する 28 ファイルを移動する 29 ファイルを削除 / 復旧する 30 ファイルを削除する 30 ファイルを復旧する 30 フォルダを設定する 32 フォルダを作成する 33 フォルダの詳細を確認 / 変更する 33 サブフォルダの表示順を変更する 34 フォルダを移動する 34 フォルダを削除する 34 フォルダの詳細 画面について 35

3 フォルダツリーを表示する / しないを設定する 36 フォルダの更新通知を設定する 36 ファイル管理の便利な操作添付ファイルを操作する 38 添付ファイルについて 38 添付ファイルを閲覧する 38 添付ファイルを公開する 3 トップページと連携する 40

4 はじめに ファイル管理 のシステム管理について システム管理者について システム管理の設定 一般設定 ( ロック機能 バージョン管理等 ) ファイル管理の一般設定を変更する アクセス権 フォルダにアクセス権を設定する ファイルの サイズ制 限 ファイルサイズの制限を設定する ファイルの 一括削除 ファイルを一括削除する 1

5 ファイル管理 のシステム管理について ファイル管理 の管理は システム管理者 が行います システム管理者について システム管理者について ファイル管理 のシステム管理者は 次の管理を行います 項目 説明 ファイル管理の一般設定 ( ロック機能 バージョン管理等 )) ファイル管理の次の項目を設定します 表示する更新履歴の件数削除したファイルの保存期間ロック機能を使用するかどうかバージョン管理機能を使用するかどうか アクセス権の設定 ファイルごとのアクセス権を設定します ファイルのサイズ制限 ファイル管理に追加されるファイルや 他のアプリケーションの添付ファイルのファイルサイズの制限を設定します ファイルの一括削除 指定したフォルダ以下のすべてのファイル / サブフォルダを削除します ファイル管理のシステム管理は 画面右下のシステム設定をクリックし 詳細設定 タブの各アプリ ケーションの中の ファイル管理から行います システム設定 画面へのアクセス方法 システム管理者は 次の操作を行うこともできます ファイルの詳細 画面 ( ユーザーの操作画面 ) で ファイルのロック機能を解除する ユーザーマニュアル の ファイルのロック機能を解除する 2

6 ファイル管理の一般設定を変更する ファイル管理の一般設定を変更します システム設定 画面で 詳細設定 タブから 各アプリケーションのファイル管理をクリックし 一般設定 ( ロック機能 バージョン管理等 ) をクリックする ファイル管理の一般設定 画面が表示されます システム設定 画面へのアクセス方法 必要な項目を設定し 変更するをクリックする 一般設定の設定項目 項目一度に表示する履歴の件数削除したファイルを保存する期間ロック機能バージョン管理機能 説明 ファイルの詳細 / フォルダの詳細 画面の 更新履歴 欄で 画面に表示される履歴の件数を選択します 削除したファイルを保存する期間を選択します ここで設定した期間 削除したファイルをシステムで保存します ロック機能を使用する / しないを設定します ロック機能を使用する場合は 使用する にチェックを入れます バージョン管理機能を使用する / しないを設定します バージョン管理機能を使用しない場合は 使用する のチェックを外します 一度に表示する履歴の件数 を変更すると ファイルの詳細 / フォルダの詳細 画面の 更新履歴 欄に表示される履歴の件数が変更されます 設定した件数を越えた履歴を表示する場合は 全履歴を確認するをクリックします 一度に表示する履歴の件数は 1から20までの間から選択できます 削除したファイルを保存する期間 を変更すると 削除したファイルを保存する期間 で設定した期間 削除したファイルのデータを完全に削除せずにシステムに保存します 誤って削除したファイルは 保存期間内であればファイルを復旧できます 削除したファイルを保存する期間 ( 復旧させることができる期間 ) は 1 日間から10 日間までの間から選択できます ユーザーマニュアル の ファイルを復旧する 3

7 ロック機能 を変更するとファイルを更新している間は 他のユーザーがファイルを更新できないように ( 排他制御 ) する機能を ロック機能 と呼びます ロック中のファイルは ファイルの一覧画面のファイル欄に ( 編集中 ) と表示されます バージョン管理機能 を変更するとファイルを更新する際に 過去のファイルを保存しておく機能を バージョン管理機能 と呼びます ファイルの追加時に バージョン管理 欄で設定した世代分のファイルを保存し ファイルを誤って更新した場合などに過去のバージョンのファイルに戻すことができます バージョン管理機能を使用しない場合は 一度更新したファイルは元に戻すことはできません 4

8 フォルダにアクセス権を設定する フォルダにアクセス権を設定します 指定したフォルダに対して グループごとやユーザーごとのアクセス権を設定できます ルートフォルダにアクセス権は設定できません グループフォルダにアクセス権を設定することもできます サブフォルダごとにアクセス権は設定できません サブフォルダのアクセス権は 親フォルダのアクセス権を引き継ぎます 次のようなアクセス権を設定できます フォルダ A に対して A さんは閲覧しかできないが B さんは閲覧のほかにファイルの追加 / 変更 / 削除ができる システム設定 画面で 詳細設定 タブから 各アプリケーションのファイル管理をクリックし アクセス権をクリックする ファイル管理のアクセス権 画面が表示されます システム設定 画面へのアクセス方法 アクセス権を設定するフォルダの アクセス権を変更するをクリックする ファイル管理のアクセス権の変更 画面が表示されます アクセス権を設定し 変更するをクリックする アクセス権を設定する アクセス権の設定項目 項目閲覧のみ閲覧 変更 追加 削除が可能 説明設定したフォルダのファイルを 閲覧のみ可能に設定する場合に選択します 閲覧のみ に設定すると ファイルの追加/ 変更 / 削除ができません 設定したカテゴリのファイルを 閲覧 / 変更 / 追加 / 削除を可能に設定する場合に選択します 初期設定では すべてのユーザー ( 全員 ) にこのアクセス権が設定されています アクセス権を設定するとアクセス権を設定したファイルは アクセス権 画面のアクセス権限欄に 制限あり と表示されます アクセス権の設定内容は アクセス権を設定されたフォルダを表示し フォルダ名横の アクセ ス権を確認するをクリックするか フォルダの詳細 画面で アクセス権欄のるをクリックすると確認できます 詳細を確認す 閲覧のみのアクセス権もないユーザーには 画面にフォルダ自体が表示されません 5

9 アクセス権が設定されたフォルダは削除 / 移動できません 閲覧のアクセス権があるユーザーは 次の操作も可能です ファイルのダウンロード トップに出す 操作 6

10 ファイルサイズの制限を設定する 追加できるファイルのサイズの制限を設定します ファイル管理に追加するファイル ( 一般ファイル ) と 社内メール / メモ / 掲示板の本文やフォローに添付するファイル ( 添付ファイル ) のサイズをそれぞれで制限できます 一般ファイルの制限より大きい値を添付ファイルの制限に設定できません システム設定 画面で 詳細設定 タブから 各アプリケーションのファイル管理をクリックし ファイルのサイズ制限をクリックする ファイルのサイズ制限 画面が表示されます システム設定 画面へのアクセス方法 必要な項目を設定し 変更するをクリックする ファイルのサイズ制限の設定項目 項目一般ファイルのサイズ制限添付ファイルのサイズ制限 説明ファイル管理に追加できるファイルのファイルサイズの制限を選択します 社内メール / メモ / 掲示板の本文やフォローに添付するファイルのファイルサイズの制限を選択します 一般ファイルのサイズ制限より大きな値を設定できません システム管理者の設定した ファイルサイズの制限はユーザーの操作画面には表示されません 設定を変更した場合は 必要に応じてユーザーに連絡してください 一般ファイルのサイズ制限を変更するときは 添付ファイルのサイズより小さな値で設定していないかどうかを確認してください 一般ファイルのサイズ制限は 512KB / 1MB / 3MB / 5MB / 10MB / 無制限から選択できます 添付ファイルのサイズ制限は 256KB / 512KB / 1MB / 3MB / 5MB / 無制限から選択できます 7

11 ファイルを一括削除する 追加されたファイルを一括削除します 削除する対象のフォルダを選択し 指定したフォルダに追加されているファイルを削除できます 指定したフォルダのサブフォルダとサブフォルダに追加されているファイルをあわせて削除するかどうかを選択することもできます ファイルの一括削除 の実行中は 他のユーザーがファイル管理を使用できません ファイルの一括削除は ユーザーの利用が少ない時間帯に実施してください 一括削除の処理には 時間がかかる場合があります 処理中に Web ブラウザーの 中止 ボタンや 戻る ボタンをクリックしたり 他のページへ移動したりしないでください システム設定 画面で 詳細設定 タブから 各アプリケーションのファイル管理をクリックし ファイルの一括削除をクリックする ファイルの一括削除 画面が表示されます システム設定 画面へのアクセス方法 必要な項目を設定し 削除するをクリックする ファイルの一括削除の設定項目 画面の項目欄に * が付いている項目は必ず入力してください 項目ファイルを削除するフォルダ下位のフォルダとファイル 説明ファイルを削除するフォルダを選択します フォルダを変更するをクリックし 削除するフォルダを選択して変更するをクリックください ファイルを削除するフォルダ で選択したフォルダのサブフォルダやサブフォルダに追加されているファイルをあわせて削除するかどうかを設定できます あわせて削除する場合は 下位のフォルダとファイルも削除する にチェックを入れてください ファイルを削除するフォルダ でルートフォルダを選択している場合は 設定できません 削除する場合は はいをクリックする ファイルを一括削除すると 指定したフォルダやファイルは完全に削除され 元に戻すことができません バージョン管理機能を使用している場合もすべてのデータが削除されます 重要なデータは削除前にバックアップを行い 保管しておくことをお勧めします データをバックアップする 8

12 削除対象のファイルが多いときは 一度の操作で削除できず ファイルの削除を続けるかどうかを確認するメッセージが表示される場合があります ( メッセージはすべてのファイルが削除されるまで表示されます ) 続けて削除する場合は 削除するをクリックし 残りのデータを削除してください 9

13 はじめに ファイル管理 は グループで共有する必要のあるファイル( 文章やデータなど ) の管理や ファイルのバージョン管理などを行うアプリケーションです ファイルはフォルダに分類され アクセス権の設定により 公開する範囲を限定できます また フォルダに対して更新通知を設定し ファイルの更新を随時チェックすることもできます ファイルを保存するフォルダは ユーザーが自由に設定できます ファイル管理に追加されているファイルは 自分が編集している間はロック ( 排他制御 ) して 他のユーザーが変更できないようにしたり ファイルのバージョンを管理したりできます また 削除したファイルは システム管理者が設定した期間内であれば復旧することができます ファイル管理の仕組みについては ファイル管理の仕組み を参照してください 次の設定は システム管理者に設定されています 詳しくは システム管理者にお問い合わせください 削除したファイルの保存期間ロック機能を使用するかどうかバージョン管理機能を使用するかどうかフォルダのアクセス権ファイル管理に追加できるファイルや 社内メール / メモ / 掲示板の本文やフォローに添付できるファイルのサイズ制限 サイボウズ Office 7 ファイルナビ を利用し ファイルを追加 / ダウンロードできます サイボウズ Office 7 ファイルナビ ファイル管理の操作 ファイルを閲覧するファイルを表示するファイルをダウンロードする ファイル管理( ルートフォルダ ) 画面について ファイルの詳細 画面について画面に表示されるアイコンついてファイル / フォルダを検索するファイルを追加するファイル追加の流れファイルを追加する ファイルを更新するファイル更新の流れファイルを更新するファイルのバージョンを戻すファイルのロック機能を解除する 10

14 ファイル情報を変更するファイルを移動するファイルを削除 / 復旧するファイルを削除するファイルを復旧するフォルダを設定するフォルダを作成するフォルダの詳細を確認 / 変更するサブフォルダの表示順を変更するフォルダを移動するフォルダを削除する フォルダの詳細 画面についてフォルダツリーを表示する / しないを設定するフォルダの更新通知を設定する ファイル管理の便利な操作 添付ファイルを操作する添付ファイルについて添付ファイルを閲覧する添付ファイルを公開するトップページと連携する 11

15 ファイル管理の仕組み ファイル管理の機能の仕組みについて説明します 添付ファイルの仕組みについては 添付ファイルについて を参照してください ファイル管理に追加されたファイルのデータは Web サーバー上にあります Web サーバー上のデータに対して直接操作できるのは閲覧だけです 直接データを編集することはできません ファイルのデータを編集する場合は データを一旦クライアントパソコンに保存し データを編集したのち 編集したデータを Web サーバー上にアップデート ( 更新 ) する必要があります Excel のファイルなど一部のファイルについては 別のアプリケーションが起動し 直接操作できるものがありますが ここで対象のデータを編集しても Web サーバー上にあるファイルデータは更新されません 次に Web ブラウザーではどのようにしてファイル管理に登録されているファイルの内容を表示しているのかを説明します 例えば Internet Explorer を利用し Office 7 のファイル管理から kenkou.xls(excel ワークシート ) を表示するとします ファイル管理で kenkou.xls をクリックすると 次のように動作します Office 7 上に表示されている kenkou.xls をクリックするクライアントパソコンから Web サーバー (IIS, Apache など ) に kenkou.xls の表示が要求される Web サーバーは Office 7 に対して Kenkou.xls のデータを要求する Office 7 は Web サーバーに Kenkou.xls のデータのコピーを返す Web サーバーは クライアントパソコンに Office 7 から受け取った Kenkou.xls のデータを転送するエクセルが起動し kenkou.xls の内容が表示される つまり 実際にはファイル管理に追加されたファイルのデータのコピーを表示しています 閲覧しているのはデータのコピーのため 開いているファイルを編集しても ファイル管理のファイル (Web サーバーのファイル ) には反映されません ファイル管理に追加されているファイルの更新については ファイルを更新する を参照してください Office 7 に追加/ 添付した Excel などのファイルは 弊社独自のデータファイルとしてサーバーマシン上に格納されます ファイルエクスプローラーを利用し Web サーバーに格納されているファイルのデータを 直接見ることはできません 12

16 ファイルを閲覧する ファイル管理に追加されているファイルをダウンロード / 表示します ファイルを表示するファイルをダウンロードする ファイル管理( ルートフォルダ ) 画面について ファイルの詳細 画面について画面に表示されるアイコンついて ファイルを表示する ファイル管理に追加されているファイルを直接画面に表示します Web ブラウザーで直接ファイルを表示することはできません 一旦クライアントパソコンにファイルを保存してからファイルを表示させてください アプリケーションメニューの ファイル管理をクリックする ファイル管理 ( ルートフォルダ ) 画面が表示されます アプリケーションメニューを使う 画面左のリストから 表示するフォルダを選択する画面右に 選択したフォルダに追加されているファイルの一覧が表示されます ファイル管理のフォルダファイルは 更新された順に時系列で表示されます フォルダルートフォルダグループフォルダ / フォルダ 説明ルートフォルダに追加されたファイルと 設定されているルートフォルダとフォルダの一覧が表示されます 選択したグループフォルダ / フォルダに追加されたファイルとサブフォルダの一覧が表示されます 表示するファイルのタイトルをクリックする ファイルの詳細 画面が表示されます ファイルの詳細 画面について ファイル名にカーソルをあわせ 右クリックして 対象をファイルに保存 を選択し ファイルを表示する 13

17 表示される画面にしたがって ファイルを保存する操作を行ってください 右クリックしたときに表示される画面の文言は 使用している Web ブラウザーやバージョンにより異なります ファイルを開く をクリックし ファイルを確認する表示される画面にしたがって ファイルを表示する操作を行ってください 表示される画面の文言は 使用している Web ブラウザーやバージョンにより異なります 手順 3 で ファイル名の横の 詳細をクリックしても ファイルの詳細 画面を表示できます 他のアプリケーションと連携してファイルを閲覧することもできます 添付ファイルを閲覧する 最新情報 パーツで 更新情報を確認する ファイル管理 パーツを操作する バージョン管理機能を利用している場合 手順 4 で更新履歴欄の古いバージョンのファイル名にカーソルをあわせてファイルを表示すると カーソルをあわせたバージョンのファイルを表示できます ファイルをダウンロードする ファイル管理に追加されているファイルを クライアントパソコンにダウンロードします ファイル管理に追加されているファイルを編集 / 更新する場合は 一旦クライアントパソコンにダウンロードする必要があります ファイル管理の仕組み ファイルをダウンロードするファイルの ファイルの詳細 画面を表示する ファイルを表示する ファイル / フォルダを検索する ファイル名にカーソルをあわせ 右クリックして 対象をファイルに保存 を選択し ファイルを保存する表示される画面にしたがって ファイルを保存する操作を行ってください 右クリックしたときに表示される画面の文言は 使用している Web ブラウザーやバージョンにより異なります バージョン管理機能を利用している場合 手順 2 で更新履歴欄の古いバージョンのファイル名にカーソルをあわせてファイルをダウンロードすると カーソルをあわせたバージョンのファイルをダウンロードできます ファイル管理 ( ルートフォルダ ) 画面について ファイル管理( ルートフォルダ ) 画面の見かたについて説明します ファイル管理( ルートフォルダ ) 画面の表示方法については ファイルを表示する を参照してください 画面左に表示されるフォルダツリーを表示するかどうかを変更することもできます 14

18 フォルダツリーを表示する / しないを設定する ファイル管理( ルートフォルダ ) 画面 ファイルを追加します ファイルを追加する フォルダを設定します フォルダを設定する 選択しているフォルダについて その他の操作を実行します フォルダツリーを表示するかどうかを設定することもできます メニューに表示される項目 項目フォルダの詳細フォルダの順番を変更するフォルダ フォルダ名 を削除するフォルダ フォルダ名 の更新通知を解除する / 更新通知を設定するフォルダツリーを表示する / フォルダツリーを隠す 説明表示しているフォルダの詳細画面を表示します フォルダの詳細を確認/ 変更する 表示しているフォルダのサブフォルダの表示順を変更します フォルダの表示順を変更する 表示しているフォルダを削除します フォルダを削除する 表示しているフォルダの更新通知の設定を変更します フォルダの更新通知を設定する フォルダツリーを表示するかどうかを設定します フォルダツリーを表示する/ しないを設定する 追加されているファイルを検索します 表示 / ダウンロードするファイルのフォルダを選択します この部分をフォルダツリーと呼びます フォルダツリーを表示する / しないを設定することもできます 15

19 フォルダ名あとの () はサブフォルダの数を表します ファイル管理のフォルダ フォルダツリーを表示する / しないを設定する 選択しているフォルダ名が一番上に表示され その下に選択しているフォルダの直下に設定されているサブフォルダが表示されます 選択しているフォルダに追加されているファイルの一覧が表示されます タイトル / 詳細をクリックすると ファイルの詳細 画面を表示します ファイル名をクリックすると ファイルをダウンロード / 表示します 項目欄横の / をクリックし ファイルの並びをソートすることができます 一覧表示を並び替える( ソート ) ファイルの詳細 画面について ファイルの詳細 画面の見かたについて説明します ファイルの詳細 画面の表示方法については ファイルを表示する を参照してください ファイルの詳細 画面 ファイルのタイトルが表示されます 表示しているファイルをトップページの 最新情報 パーツに表示できます トップに常に出す情報 に追加する ファイル名 / ファイルのタイトル / ファイルサイズが表示されます ファイルを表示 / ダウンロードしたり 更新 / 削除することができます ファイルを表示する ファイルをダウンロードする ファイルを更新する ファイルを削除する ファイルの登録状況を確認できます ファイル情報を変更したり 追加されているフォルダを移動することができます ファイル情報を変更する ファイルを移動する ファイル情報欄に表示される項目 16

20 項目 登録情報 更新情報 説明 登録者の名前と 登録した日時が表示されます 更新者の名前と 更新した日時が表示されます ファイル情報 位置バージョン管理メモ 登録されているフォルダの位置が表示されます バージョン管理機能を使用した場合 管理できるファイルの世代が表示されます ファイル追加時にメモに入力した内容が表示されます ファイルの更新履歴が表示されます 更新履歴を確認したり バージョン管理機能を使用している場合は 古いバージョンのファイルに戻すことができます ファイルのバージョンを戻す 全履歴を確認するが表示されている場合は クリックするとすべての更新履歴を表示できます 画面に表示されるアイコンについて ファイル管理の一覧画面や トップページの 最新情報 パーツに表示されるファイル管理のアイコンについて説明します アイコン 説明 ファイルが追加されていないフォルダです ファイルが追加されているフォルダです ( 数字 ) サブフォルダの数を表します アクセス権が設定されているフォルダです 更新通知が設定されているフォルダです ( 編集中 ) 編集中のファイルです 他のユーザーが編集中のファイルは編集できません 17

21 ファイル / フォルダを検索する ファイル / フォルダに含まれているキーワードを入力して ファイル / フォルダを検索します ファイル管理の検索条件については 各アプリケーションの検索条件について を参照してください アプリケーションメニューの ファイル管理をクリックする ファイル管理 ( ルートフォルダ ) 画面が表示されます アプリケーションメニューを使う 検索のテキスト欄にキーワードを入力し ファイル検索 をクリックする ファイル管理の検索 画面が表示されます AND 検索を行う場合は 文字列と文字列の間に半角または全角のスペースを入れてください 条件を絞り込んで検索する場合は 詳細検索をクリックし 手順 5 に進みます 検索結果を確認する 該当するファイル / フォルダが フォルダの表示順と同じ並びで 登録情報 が新しい順に表示されます 再検索する場合は 検索のテキスト欄にキーワードを入力し ファイル検索 をクリックします フォルダは フォルダ名およびメモから該当するキーワードが含まれているかどうかを検索します 条件を絞り込んで検索する場合は 詳細検索をクリックする ファイルの検索 画面に検索設定タブが表示されます 検索条件を設定し 検索する をクリックする 検索結果 タブに検索結果が表示されます 再検索する場合は 検索設定 タブを選択し 検索条件を変更し 検索する をクリックします ファイルの検索条件 項目 説明 検索文字列検索フォルダサブフォルダ検索項目 検索するキーワードを入力します 検索対象のフォルダが表示されています フォルダを変更する場合は フォルダを変更するをクリックし 検索対象のフォルダを選択して 変更するをクリックします 検索対象のフォルダにサブフォルダも含めるかどうかを設定します サブフォルダ内のデータも検索対象とする場合は サブフォルダも検索する にチェックを入れます 検索対象とする項目を選択します 項目は複数選択できます 検索結果を確認する タイトル名や詳細 / 詳細をクリックすると ファイルの詳細 フォルダの詳細 画面が表示されま 18

22 す 手順 2 では 表示しているフォルダに関係なく すべてのフォルダから検索します 検索するフォルダを絞り込む場合は 手順 5 で検索するフォルダを選択してください 19

23 ファイルを追加する ファイルを追加します ファイルを追加すると ファイルを追加したフォルダに更新通知を設定しているユーザーに更新情報が通知されます フォルダのアクセス権の設定により ファイルを追加できない場合があります ファイル追加の流れ ファイルを追加する ファイル追加の流れ ファイルを追加する流れを説明します ファイルは 次のステップにしたがって追加します フォルダを選択し ファイルの追加 画面を表示するファイルを追加する場合は はじめにフォルダを選択してからファイルを追加してください 次の方法で ファイルの追加 画面を表示します ファイルの一覧画面で 追加するフォルダを選択し 画面左上のファイルを追加をクリックするファイルを設定する追加するファイルを設定します 複数のグループに所属している場合は 登録者名の横にリストが表示されます 該当するグループを選択してください タイトルを入力し 追加するフォルダを確認するファイルのタイトルを入力し ファイルを追加するフォルダが間違っていないか確認します タイトルを入力しなかった場合は ファイル名がファイルのタイトルになります バージョン管理する世代を選択し メモを入力するバージョン管理する世代を選択し ファイルのメモを入力します バージョン管理について ただし システム管理者の設定により バージョン管理機能を使用できない場合は バージョン管理欄は表示されません ファイルを追加するファイルを追加します 20

24 ファイルの追加 画面と手順 ファイルを追加する ファイルを新規に追加します ファイルの追加は はじめにファイルを追加するフォルダを選択してから行います 同じフォルダ内に 同じ名前のファイルは追加できません ファイル追加時に ファイルをバージョン管理するかどうかを設定できます バージョン管理について アプリケーションメニューの ファイル管理をクリックする ファイル管理 ( ルートフォルダ ) 画面が表示されます アプリケーションメニューを使う ファイルを追加するフォルダを選択し ファイルを追加をクリックする ファイルの追加 画面が表示されます 必要な項目を設定し 追加する をクリックする ファイルの設定項目 画面の項目欄に * が付いている項目は必ず入力してください 項目登録者ファイルタイトルバージョン管理メモ 説明自分の名前が表示されています 複数のグループに所属している場合は 所属するグループのリストが表示されます リストから該当するグループを選択してください 追加するファイルを設定します ファイルを選択する ファイルのタイトルを入力します タイトルを入力しなかった場合は ファイル名がファイルのタイトルになります バージョンを管理する世代を選択します バージョン管理について ファイルについてのメモを入力します 21

25 バージョン管理についてファイル管理のファイルは ファイルの追加時にバージョン管理するかどうかを設定できます バージョンは 世代と呼ばれる単位で管理され 設定された世代分のファイルは データを削除せずにシステムで管理します ファイルの詳細 画面の更新履歴で 戻すをクリックすると クリックした世代のファイルを最新バージョンのファイルとして更新することもできます バージョン管理機能は システム管理者の設定により使用できない場合があります ファイルのバージョンを戻す 22

26 ファイルを更新する ファイルを更新します 追加したファイルを更新したり 元のバージョンに戻すことができます ファイルを更新すると 更新したファイルが追加されているフォルダに更新通知が設定されているユーザーに 更新情報が通知されます フォルダのアクセス権の設定により ファイルを更新できない場合があります 他のアプリケーションに添付したファイルの操作については 添付ファイルを操作する を参照してください ファイル更新の流れファイルを更新するファイルのバージョンを戻すファイルのロック機能を解除する ファイル更新の流れ ファイルを更新する流れを説明します ファイルは 次のステップにしたがって更新します ファイル更新の手順は ロック機能の設定により異なります ロック機能を使用するかどうかはシステム管理者が設定します ロック機能を使用しない場合 ロック機能を使用する ロック機能を使用しない場合 ファイルの更新 画面を表示する 次の方法で ファイルの更新 画面を表示します 更新するファイルの ファイルの詳細 画面で クする 更新するをクリッ 更新するファイルのファイル情報を確認する更新するファイルのファイル情報を確認します 更新するファイルが間違っていないかなど ファイル情報を確認してください ファイルを設定する更新するファイルを設定します 23

27 コメントを入力する必要に応じて 更新に関するコメントを入力します 入力したコメントは ファイルの詳細 画面の更新履歴欄に表示されます 複数のグループに所属している場合は 更新者名の横にリストが表示されます 該当するグループを選択してください ファイルを更新するファイルを更新します ファイルの更新 画面と手順 ロック機能を使用する場合 ファイルの編集 画面を表示する次の方法で ファイルの編集 画面を表示します 更新するファイルの ファイルの詳細 画面で 編集を開始する を クリックする更新するファイルをダウンロードする更新するファイルをダウンロードします ファイルを更新するファイルを更新する場合は アップロードを選択し ファイルを更新してください ファイルのロックを解除し 更新を中止する場合は 編集中を解除するをクリックします ファイルを更新する手順は ロック機能を使用しない場合 と同様です ファイルの編集 画面と手順 24

28 ロック機能を使用している場合 自分が編集中の状態になっているファイルを更新するときは ファイルの詳細 画面で 更新するをクリックします 以降の操作は ロック機能を使用しない場合 と同様です 編集を中止する場合は 編集中を解除するをクリックします ファイルを更新する ファイルを更新します ファイルを更新する操作は ロック機能の設定により手順が異なります ロック機能を使用するかどうかはシステム管理者が設定します ファイルの一覧 / 詳細画面に ( 編集中 ) と表示されているファイルは 編集中のファイルです 他のユーザーが編集中のファイルは更新できません バージョン管理機能を使用しない場合 更新されたファイルを元に戻すことはできません 重要なファイルは 更新する前に更新前のファイルをダウンロードしておくことをお勧めします ファイルをダウンロードする ロック機能を使用しない場合 ロック機能を使用する ロック機能を使用しない場合 更新するファイルの ファイルの詳細 画面を表示する ファイルを閲覧する ファイル / フォルダを検索する ファイル本体欄の 更新するをクリックする ファイルの更新 画面が表示されます 必要な項目を設定し 更新する をクリックする ファイルの設定項目 画面の項目欄に * が付いている項目は必ず入力してください 項目 説明 25

29 ファイル更新者コメント 更新するファイルを設定します ファイルを選択する 自分の名前が表示されています 複数のグループに所属している場合は 所属するグループのリストが表示されます リストから該当するグループを選択してください 必要に応じて ファイルの更新に関するコメントを入力します 入力したコメントは ファイルの詳細 画面の更新履歴欄に表示されます ロック機能を使用する場合 更新するファイルの ファイルの詳細 画面を表示する ファイルを閲覧する ファイル / フォルダを検索する ファイル本体欄の編集を開始する をクリックする ファイルの編集 画面が表示され ロック機能が有効になります ファイルを保存し アップロードをクリックする ファイルの更新 画面が表示されます ロック機能を解除する場合は 編集中を解除する をクリックします ファイルを更新する ファイルを更新する手順は ロック機能を使用しない場合 と同様です ファイルの更新が終了すると ロック機能が解除されます ファイルのバージョンを戻す ファイルのバージョンを戻します バージョン管理機能を利用し 古いバージョンのファイルに更新することができます バージョンを戻せる世代はファイル追加 / ファイル情報の変更時に設定します 設定した世代より前の世代のファイルに戻すことはできません バージョン管理機能については バージョン管理について を参照してください バージョンを戻すファイルの ファイルの詳細 画面を表示する ファイルを閲覧する ファイル / フォルダを検索する 更新履歴欄で バージョンを戻すファイルのファイル名の横の 戻す をクリックする 古いバージョンへの巻き戻し 画面が表示されます バージョンを戻す場合は はい をクリックする 最新のバージョンとしてファイルが更新されとして 更新履歴欄のコメントに / / ( ) : 26

30 版から復活 と表示されます 更新者が 複数のグループに所属している場合は 所属するグループのリストが表示されます リストから該当するグループを選択してください 更新履歴欄の古いバージョンのファイル名にカーソルをあわせてファイルを表示 / ダウンロードすると カーソルをあわせたバージョンのファイルを表示 / ダウンロードすることもできます ファイルのロック機能を解除する 編集中のファイルのロック機能を解除します 編集中のファイルは ファイルの一覧 / 詳細画面で ( 編集中 ) と表示されます 他のユーザーが編集中のファイルはロック機能が解除されるまでファイルの更新 / 変更ができません 他のユーザーが更新できる状態にする場合は ロック解除の操作を行ってください ロック機能を解除できるのは ファイルを編集しているユーザーとシステム管理者だけです ロック機能を使用できるかどうかは システム管理者が設定します 編集中のファイルを更新した場合も自動的にロック機能は解除されます ロック機能を解除するファイルの ファイルの詳細 画面を表示する ファイルを閲覧する ファイル / フォルダを検索する ファイル本体の編集中を解除するをクリックする 編集中が解除されます システム管理者がロックを解除する場合は 編集中を解除するをクリックします ファイルを更新するか / ロック機能を解除しないファイルは ロック機能が設定されたままです 一定時間経過しても自動的にロック機能が解除されることはありません 27

31 ファイル情報を変更する ファイル情報を変更します 編集中のファイルは ファイル情報を変更できません ファイル情報を変更すると 変更したファイルが追加されているフォルダに更新通知を設定しているユーザーに更新情報が通知されます フォルダのアクセス権の設定により ファイル情報を変更できない場合があります 他のアプリケーションに添付したファイルの操作については 添付ファイルを操作する を参照してください ファイル情報を変更するファイルの ファイルの詳細 画面を表示する ファイルを閲覧する ファイル / フォルダを検索する ファイル情報の 変更するをクリックする ファイル情報の変更 画面が表示されます 必要な項目を変更し 変更する をクリックする ファイルの設定項目 必要に応じて コメント欄にコメントを入力してください 更新者が 複数のグループに所属している場合は 所属するグループのリストが表示されます リストから 該当するグループを選択してください タイトルを変更する / コメントを書き込んだ場合は 更新履歴 に更新情報が表示されます メモやバージョン管理の設定を変更しただけでは更新履歴に追加されません 28

32 ファイルを移動する ファイルが追加されているフォルダを変更します ファイルを移動すると 移動後のフォルダに更新通知を設定しているユーザーに更新情報が通知されます 閲覧のみ有効なアクセス権が設定されているフォルダには ファイルを移動できません 編集中のファイルは ファイルを移動できません 他のアプリケーションに添付したファイルの操作については 添付ファイルを公開する を参照してください 移動するファイルの ファイルの詳細 画面を表示する ファイルを閲覧する ファイル / フォルダを検索する ファイル情報の 位置を移動するをクリックする ファイルの位置の移動 画面が表示されます 移動先のフォルダを選択し 変更するをクリックする 29

33 ファイルを削除 / 復旧する ファイルを削除 / 復旧します 閲覧のみ有効なアクセス権が設定されているフォルダに追加されているファイルは削除 / 復旧できません 編集中のファイルは 削除できません ファイルを削除 / 復旧しても 更新情報は通知されません 他のアプリケーションに添付したファイルの操作については 添付ファイルを操作する を参照してください ファイルを削除する ファイルを復旧する 公開していない添付ファイルは 削除すると復旧できません 削除したアプリケーションの画面に添付ファイルが削除された旨のメッセージが表示されます ファイルを削除する ファイルを削除します 削除するファイルの ファイルの詳細 画面を表示する ファイルを閲覧する ファイル / フォルダを検索する ファイル本体の 削除するをクリックする ファイルの削除 画面が表示されます 削除する場合は はいをクリックする ファイルを復旧する 削除したファイルを復旧します 削除したファイルは 一定期間 (1 ~ 10 日 ) システムに保存され 期間内であれば復旧できます ファイルを保存しておく期間はシステム管理者が設定します 期間を過ぎると ファイルは完全にデータが削除されます 復旧するファイルのあるフォルダの フォルダの詳細 画面を表示する フォルダの詳細を確認 / 変更する フォルダ更新履歴で 復旧するファイルの復旧をクリックする 削除したファイルの復旧 画面が表示されます 復旧する場合は はいをクリックする 30

34 削除したファイルは システム管理者の設定にかかわらず最低 1 日間はシステムに保存されます 削除から 24 時間以内であれば ファイルを復旧することができます 31

35 フォルダを設定する ファイルを分類するフォルダを設定します フォルダは 階層的に設定できます フォルダごとに更新通知を設定し 設定したフォルダのファイルの更新情報を通知させることができます フォルダには グループフォルダ と フォルダ があります また 階層の最上位に位置するフォルダをルートフォルダと呼びます フォルダルートフォルダグループフォルダフォルダ 説明階層の最上位に位置するフォルダです ルートフォルダにファイルを追加したり 更新通知を設定することもできます ルートフォルダのアクセス権は 無制限に設定されています あらかじめ作成されているグループごとのフォルダです グループフォルダの下にサブフォルダを設定できます 追加したサブフォルダは 他のアプリケーションでは使用できません ファイル管理で使用するフォルダです 他のアプリケーションでは使用できません フォルダのアクセス権についてファイル管理の一覧画面で フォルダのリストのフォルダ名の横にが表示されているフォルダは システム管理者によりアクセス権が設定されています 設定されているアクセス権により ファイルを閲覧 / 変更 / 追加 / 削除できない場合があります 閲覧のみに設定されたフォルダは削除 / 移動することもできません アクセス権の設定内容は アクセス権を設定されたフォルダを表示し フォルダ名横の アクセ ス権を確認するをクリックするか フォルダの詳細 画面で アクセス権欄の詳細を確認するをクリックすると確認できます ただし 閲覧のみのアクセス権もないフォルダは フォルダ自体が表示されません 管理者マニュアル の フォルダにアクセス権を設定する フォルダを作成するフォルダの詳細を確認 / 変更するサブフォルダの表示順を変更するフォルダを移動するフォルダを削除する フォルダの詳細 画面についてフォルダツリーを表示する / しないを設定するフォルダの更新通知を設定する 32

36 フォルダを作成する フォルダを作成します フォルダの追加は はじめにサブフォルダを追加するフォルダを選択してから行ってください グループフォルダの下にサブフォルダを作成することもできます アプリケーションメニューの ファイル管理をクリックする ファイル管理 ( ルートフォルダ ) 画面が表示されます アプリケーションメニューを使う サブフォルダを作成するフォルダを選択し フォルダを作成をクリックする フォルダの作成 画面が表示されます 必要な項目を設定し 作成する をクリックする フォルダの設定項目 画面項目欄に * が付いている項目は必ず入力してください 項目 説明 フォルダ名 メモ フォルダ名を入力します フォルダについての情報などを入力します フォルダの詳細を確認 / 変更する フォルダの詳細を確認し フォルダ情報を変更します アプリケーションメニューの ファイル管理をクリックする ファイル管理 ( ルートフォルダ ) 画面が表示されます アプリケーションメニューを使う 詳細を確認 / 変更するフォルダを選択し をクリックして フォルダの詳 細を選択する フォルダの詳細 画面が表示されます フォルダの詳細を確認し フォルダ情報の 変更するをクリックする フォルダ情報の変更 画面が表示されます 必要な項目を変更し 変更するをクリックする フォルダの設定項目 33

37 ルートフォルダおよびグループフォルダのフォルダ情報は メモ のみ変更です フォルダの表示順を変更する フォルダの表示順を変更します 同じフォルダ内のサブフォルダの表示順を変更します グループフォルダ ( サブフォルダを除く ) の表示順は本操作では変更できません アプリケーションメニューの ファイル管理をクリックする ファイル管理 ( ルートフォルダ ) 画面が表示されます アプリケーションメニューを使う サブフォルダの表示順を変更するフォルダを選択し フォルダの順番を変更するを選択する をクリックして フォルダの順番変更 画面が表示されます 表示順を変更し 変更するをクリックする 表示順を変更する フォルダを移動する フォルダを移動します フォルダの位置を移動すると フォルダに追加されているファイルもあわせて移動します グループフォルダ ( サブフォルダを除く ) やアクセス権が設定されているフォルダは移動できません 位置を移動するフォルダの フォルダの詳細 画面を表示する フォルダの詳細を確認 / 変更する フォルダ情報の 位置を移動するをクリックする フォルダの位置の移動 画面が表示されます 移動先のフォルダを選択し 変更するをクリックする フォルダを削除する フォルダを削除します ファイルやサブフォルダが作成されているフォルダは削除できません グループフォルダ ( サブフォルダを除く ) やアクセス権が設定されているフォルダは削除できません ルートフォ 34

38 ルダを削除することもできません アプリケーションメニューの ファイル管理をクリックする ファイル管理 ( ルートフォルダ ) 画面が表示されます アプリケーションメニューを使う 削除するフォルダを選択し をクリックして フォルダ ( フォルダ名 ) を 削除するを選択する フォルダの削除 画面が表示されます フォルダの詳細 画面で フォルダ情報 のきます 削除するをクリックしても フォルダの削除 画面を表示で 削除する場合は はいをクリックする システム管理者が グループ情報 を削除すると ファイル管理 のグループフォルダも削除されます ただし フォルダ内にファイル / フォルダが残されている場合は フォルダ名が ( 総務部 ) のように ( ) 付きで表示され フォルダ内のすべてのファイル / フォルダが削除された時点で グループフォルダは削除されます フォルダの詳細 画面について フォルダの詳細 画面の見かたについて説明します フォルダの詳細 画面の表示方法については フォルダの詳細を確認 / 変更する を参照してください フォルダの詳細 画面 フォルダ名が表示されます フォルダ情報を確認できます フォルダ情報を変更したり フォルダの位置を移動したり フォルダを削除することができます フォルダの詳細を確認/ 変更する フォルダを移動する フォルダを削除する フォルダ情報欄に表示される項目 項目 説明 35

39 フォルダ情報 フォルダ名位置メモアクセス権 フォルダ名が表示されます フォルダの位置が表示されます フォルダ作成時にメモに入力した内容が表示されます フォルダに設定されているアクセス権の状態が表示されます フォルダの更新通知の設定状況を確認 / 変更できます フォルダの更新通知を設定する 追加されているファイルやフォルダの設定の更新履歴が表示されます フォルダツリーを表示する / しないを設定する ファイル管理の一覧画面で 画面左に表示されるフォルダツリーを表示するかどうかを設定します アプリケーションメニューの ファイル管理をクリックする ファイル管理 ( ルートフォルダ ) 画面が表示されます アプリケーションメニューを使う をクリックし フォルダツリーを隠すをクリックする 画面左側のフォルダツリーが表示されなくなりますフォルダツリーを表示する場合は フォルダツリーを表示するをクリックします フォルダの更新通知を設定する フォルダの更新通知を設定します ファイル管理の更新通知の設定は フォルダごとに設定します 更新通知を設定したフォルダに追加されたファイルの更新通知の設定を 個別に解除することはできません ファイルの更新通知は トップページの 最新情報パーツ 画面で確認できます 最新情報 パーツで 更新情報を確認する アプリケーションメニューの ファイル管理をクリックする ファイル管理 ( ルートフォルダ ) 画面が表示されます アプリケーションメニューを使う 更新通知を設定するフォルダを選択し をクリックして フォルダ ( フォ ルダ名 ) の更新を通知するを選択する フォルダの更新通知 画面が表示されます 36

40 フォルダの詳細 画面で ( 自分 ) 用の設定情報 の 通知 画面を表示できます 更新を通知するをクリックしても フォルダの更新 更新を通知するをクリックする更新通知を設定するフォルダにサブフォルダが作成されている場合は サブフォルダの更新通知をあわせて設定できます サブフォルダもあわせて更新通知を設定する場合は サブフォルダの更新も通知する にチェックを入れます すでに更新通知が設定されている場合は 手順 2 でフォルダ ( フォルダ名 ) の更新通知を解除すると表示されます クリックすると フォルダの更新通知の解除 画面が表示され更新通知の設定を解除できます 37

41 添付ファイルを操作する 他のアプリケーションに添付されたファイルを操作します 添付ファイルについて 添付ファイルを閲覧する 添付ファイルを公開する 添付ファイルについて 社内メール / メモ / 掲示の本文やフォローに添付したファイルは ファイル管理に登録されます ただし 追加時はファイル管理内の隠された領域に保存されるため ファイル管理画面から添付ファイルを閲覧 / 更新することはできません ただし ファイルを添付したユーザー ( 社内メール / 掲示の差出人や メモを書き込んだ本人 ) は ファイルを添付したアプリケーション画面で添付ファイル名の横の詳細をクリックして ファイルを更新できます 添付したファイルを他のフォルダに移動した場合は ファイル管理画面にファイルが表示され 他のユーザーも 添付ファイルを更新できるようになります 次の添付ファイルは ファイル管理に登録されません 送受信メールに添付したファイルアドレス帳に添付したファイルユーザー名簿に添付したファイル申請データに添付したファイル報告書に添付したファイルプロジェクトの掲示に添付したファイル 添付ファイルを閲覧する 社内メール / メモ / 掲示の本文やフォローに添付したファイルを閲覧します 各アプリケーションの画面で 添付ファイルを閲覧するデータを表示する添付ファイル名の横の詳細をクリックする ファイルの詳細 画面が表示されます ファイルを閲覧するファイルを更新 / 変更する場合は ファイル管理に追加されているファイルと同様に操作を行ってください 手順 3 で ファイルの詳細 画面のファイル本体欄に このファイルを編集および削除する権限 38

42 はありません と表示されている添付ファイルは 公開されていないファイルです 公開されていないファイルは ファイルを添付した以外のユーザーは ファイルを更新 / 削除 / 移動することはできません ファイルの表示 / ダウンロードは可能です 公開していない添付ファイルは 削除すると復旧できません 削除したアプリケーションの画面に添付ファイルが削除された旨のメッセージが表示されます 添付ファイルを公開する 添付ファイルが登録されている場所を ファイル管理のフォルダに移動することで添付ファイルを公開します 添付ファイルを公開する操作は ファイルを添付したユーザーのみ行うことができます 添付ファイルを公開すると ファイルを添付したユーザー以外のユーザーがファイルを更新することができるようになります 各アプリケーションの画面で 公開する添付ファイルがあるデータを表示する ファイル名の横の詳細をクリックする ファイルの詳細 画面が表示されます ファイル情報 の 位置を移動するをクリックする ファイルの位置の移動 画面が表示されます 移動先のフォルダを選択し 変更するをクリックする 閲覧のみ有効なアクセス権が設定されているフォルダには ファイルを移動できません 39

43 トップページと連携する トップページを連携すると 次の操作が可能になります トップページの 最新情報 パーツで ファイルの更新情報を確認するトップページの ファイル管理 パーツで ファイルの一覧を閲覧する トップページの 最新情報 パーツでのファイル管理の更新情報の確認については 最新情報 パーツで 更新情報を確認する を参照してください トップページの ファイル管理 パーツでのファイル管理の操作については ファイル管理 パーツを操作する を参照してください 40