知の市場共通受講システム (事務局用使用説明書)

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1 Guide2-2 知の市場共通受講システム使用説明書 ( 開講機関用 ) 1 / 45

2 目次 1. 開講機関用のログイン URL 及びログインとログアウト 3 2. 開講準備 機関基本情報の入力 自動送信メールの設定 5 3. 応募者の一覧の確認 9 4. 応募者と受講者への連絡 科目お知らせ欄の登録と削除 ログイン時メッセージの登録と削除 お知らせ登録の設定 ID とパスワードの問合せへの対応 連携機関 講師とシラバスの登録及び科目詳細の設定 連携機関 講師の登録 シラバスの自動登録 シラバスの手動登録と修正 登録したシラバスの削除 受講の受理 不受理と取消及び開講中止 応募者 受講者 修了者の確認 応募動機の確認 受講の受理 不受理と取消及び開講中止 講義前の準備 受講者リストと出席簿のダウンロード 講義資料などの掲載 講義後の出欠入力及び受講状況の確認 受講者の出欠の入力 小レポートの確認と差戻 受講状況の確認 講義資料などの参照制限 最終レポートの課題掲載と採点 最終レポート課題の掲載 最終レポートと採点結果の確認 採点表と修了者リストのダウンロード アンケート結果の確認 受講者登録アンケートの確認 受講申込アンケートの確認 受講者アンケートの確認 講師アンケートの確認 科目応募者データのグラフ作成 43 知の市場受講システム Q&A 45 2 / 45

3 1. 開講機関用のログイン用 URL 及びログインとログアウト 1) 開講機関用のログイン用 URL の画面で 知の市場事務局から連絡された開講機関 ID とパスワードを入力してログインをクリックする 開講機関ごとに ID とパスワードが異なる 複数の開講機関で開講する場合は それぞれの開講機関の ID とパスワードを使用する 2) ログインすると共通受講システム内の情報の修正や個人情報の閲覧が可能になるので ID と パスワードの管理 取扱いには十分に注意する ログインすると以下の画面になる 3) 作業しないまま一定時間を過ぎると作業できなくなる その場合 一旦ログアウトした後に再度ログインするか この矢印をクリックして再読込みする 4) 本使用説明書の文中にある規定 要領 ガイドは知の市場ホームページの 開講機関 連携機関用 ページの 知の市場基本資料集 ( 最新版 ) の 知の市場規定集一覧 から確認する 開講機関 連携機関用ページの ID とパスワードが不明の場合は 知の市場事務局に確認する 3 / 45

4 2. 開講準備 2-1. 機関基本情報の入力応募者が科目応募申込する際に確認する 科目申込規約 などを入力する 1) マスタメンテナンスの機関基本情報を選択する 2) 機関名と機関略称 管理者 ID パスワードが入力されていることを確認する ID は 20 文字以内 パスワードは 5 文字以上 20 文字以内で設定する またパスワードは この画面から変更できるので定期的に変更する 機関 URL 欄と機関 PDF 欄は 現在使用していない 3) 受講科目応募申込にあたり 応募者に事前に確認もしくは了解してもらう必要がある開講機関ごとの遵守事項は 科目申込規約に入力する 応募者資格に制限を設ける場合もこの欄に記載する 科目申込規約に URL を引用する場合は 知の市場ホームページの URL でなく開講機関ホームページの URL を指定する ( 例 ) 東京知の市場の科目申込規約 知の市場 および開講機関である東京知の市場のホームページにある理念と運営に賛同し 活動実績や講座の概要と開講科目を理解し また応募受講条件や応募方法などに関する諸規定を了承し 全て自己責任であることを承知した上で受講科目応募申込を行います 諸規定などの詳細は下のサイトで確認する メモ帳 ソフトで事前に文章を作成して その文章をコピー ペーストするときれいに入力できる 4) 右下の保存をクリックする 4 / 45

5 2-2. 自動送信メールの設定 受講者募集を開始する前に 申込受付 受講申込受理 受講申込不受理または開講中止の 3 種類のメールの自動送信を設定する 特に申込受付の自動送信メールは 応募者が応募申込すると直ちに自動返信されるので 必ず募集開始前に設定する 受講申込受理と受講申込不受理のメールは 開講機関が受講受付画面から受講受理もしくは受講不受理のボタンを押した時に 自動的に送信される 受講申込の受理 メールは受講票をかねている 科目が開講中止になった場合は 必ず事前に自動送信メールの 不受理 の文面を 開講中止 の文面に変更した上で 不受理 ボタンを押すことによって設定した自動送信メールの 開講中止 のメールが自動的に送信される 開講中止 メール送信後は速やかに 不受理 の文面に戻す 自動送信メールはメール種別ごとに一つ設定できる 自動送信メールの文面は Guide4-3~ Guide4-5 を用い 変更が必要な時は知の市場事務局と協議する なお受講申込受付にある 受付番号 は 共通受講システムが申込受付順で応募者に振っている番号で 科目ごとに受講受理者に連絡する 受講番号 とは異なる 1) システムメンテナンスの自動送信メール設定を選択する 2) メール種別を受講申込受付 受講申込受理 受講申込不受理の 3 種類から選択する メール種別を変更する場合は 変更前に行った作業内容を保存する 保存しないまま他の作業に移ると 入力内容が消去される 5 / 45

6 3) 受講申込受付 1 メール種別の受講申込受付を選択する 2 送信メールアドレスに開講機関の連絡用メールアドレスを入力する BCC のメールアドレスは任意に設定することができる ここでは BCC にも開講機関の連絡用メールアドレスを入力している 3 Guide4-3 受講科目応募申込受付案文 を参考に 件名と本文を記入する 4 右下の保存をクリックする 5 科目名 test に応募した テスト受講者 に 自動的に次の受講申込受付メールが受講者登録のときに記載したメールアドレスに送信される 受付番号は申込順に自動的に番号が付与される 入力文面 送信メール文面 知の市場 申込を受付しました テスト受講者様 下記のとおり申込を受付しましたのでご連絡いたします 氏名 ; テスト受講者科目名 ; test 受付番号 ; 5018 受講の可否についての連絡は講義開始の 1 週間前を目途に 受講票をお送りすることをもって換えさせていただきます また 申し込まれた後に講義への出席が困難になった場合は 直ちに共通受講システムから 受講申込の取消 の手続きを行ってください 応募者が受講申込すると開講機関の連絡用メールアドレスに受講申込受付のメールが送信される しかし受講申込後に応募者自身が受講申込を取り消した場合 受講受付画面の 申込中 一覧からは応募者が削除されるので表示されない 6 / 45

7 4) 受講申込受理 1 メール種別の受講申込受理を選択する 2 送信メールアドレスに開講機関の連絡用メールアドレスを入力する BCC のメールアドレスは任意に設定できる ここでは BCC にも開講機関の連絡用メールアドレスを入力している 3 Guide4-4 受講票送付案文 ( 受講受理 ) を参考に 件名と本文を記入する 4 右下の保存をクリックする 5 科目名 test に応募した テスト受講者 の受講を受理すると 共通受講システムから自動的に応募者が受講者登録のときに記載したメールアドレスに次のような受講申込受理メールが送信される 受講番号は 年度 + 科目番号 + 受付順の連番 からなる番号で 受講申込受理 の自動送信メールを送信時に共通受講システムが自動的に付与される 以下はいずれもメールの一部のみを抜粋 入力文面 送信メール文面 氏名 ; テスト受講者 開講機関名 ; 東京知の市場 科目名 ; test 開催場所 ; 詳細は開講機関ホームページに掲載しているシラバスの開催場所欄を ご確認ください 受講番号 ; 2014UT 開講日までに受講が困難になった場合には 直ちに開講機関事務局まで 受講受理にする方法は 6. 受講の受理 不受理と取消及び開講中止 を確認する 7 / 45

8 5) 受講申込不受理または開講中止 この自動送信メールは 受講不受理や科目の開講中止にする場合に使用する 1 メール種別の受講申込不受理を選択する 2 送信メールアドレスに開講機関の連絡用メールアドレスを入力する BCC のメールアドレスは任意に設定できる ここでは BCC にも開講機関の連絡用メールアドレスを入力している 3 Guide4-5 受講申込不受理案文 を参考に 件名と本文を記入する 4 右下の保存をクリックする 5 科目名 test に応募した テスト受講者 を受講不受理や開講中止にした場合は 受講者登録のときに記載したメールアドレスに次のようなメールが送信される a) 受講不受理の場合 入力文面 送信メール文面 テスト受講者様 b) 開講中止の場合 入力文面 この度は科目 test にお申込みいただきありがとうございます 誠に残念ですが受講いただくことができません 次期のご応募をお待ちしております 送信メール文面 テスト受講者様 この度は科目 test にお申込みいただきありがとうございます しかしながら 科目 test は開講を中止することとなりました 応募してくださった皆様のご期待に添えず申し訳ありません 次期のご応募をお待ちしております 開講中止 の場合は 受講不受理 の文面を 開講中止 用に書き換えて送るが 開講中止 メールを送った後に 必ず 受講不受理 の文面に戻す 受講不受理にする方法は 6. 受講の受理 不受理と取消及び開講中止 を確認する 8 / 45

9 3. 応募者の一覧の確認 登録者一覧の登録者情報一覧から 当該開講機関で開講する全ての科目の全ての応募者 ( 受理中及び不受理になった応募者を含む ) の ID 氏名 自宅住所 自宅電話番号 メールアドレスなどが確認できる またこの画面にある氏名の欄をクリックすると 応募者の過去の受講状況を確認できる 1) 登録者一覧を選択するとログインした開講機関の科目の応募者の一覧が表示される 2) 検索をクリックして検索画面を表示し 検索条件を選び検索ボタンをクリックすると 条件に合う応募者が表示される 受講者欄に応募者の氏名を一文字以上入力すると 候補者の一覧が自動的に表示される 3) 登録者一覧のデータは受講科目別登録者一覧をクリックするとダウンロードできる 2) に従いダウンロードしたい応募者を検索した後で受講科目別登録者一覧をクリックすると 検索した応募者のデータのみがダウンロードされる 4) 氏名をクリックすると応募者情報 ( 受講申込 / 実績情報 受講者基本情報 ) が表示される 5) 重複して受講者登録することを禁止しているので 重複している者がいた場合は知の市場事務局まで連絡する 6) 登録者情報一覧の氏名の左側にマークが表示される場合がある は共通受講システムに登録されたメールアドレスが不通の応募者を示す 受講受理を行う前に確認する 応募者がメールアドレスを修正して再登録するとこのマークが外れる は Kitei1 応募及び受講に関する規定 Ⅱ. 1.(2) にある 講師 連携機関 開講機関 開講場所や施設を提供している者 有志学生実行委員会 知の市場事務局等に過度の負担をかける行為その他の迷惑行為などが認められる 受講者を知の市場事務局及び開講機関が確認できるようにするために 共通受講システム上に登録された者を示す 9 / 45

10 4. 応募者と受講者への連絡 共通受講システム上で知の市場に関する連絡を行う方法には 1 科目お知らせ欄 2 ログイン時メッセージ 3 お知らせ登録の 3 種類がある 1 の科目お知らせ欄は 開講機関が科目に関する連絡を行う場合に使用する 2 のログイン時メッセージは短期間のうちに確実に確認してもらいたい場合に使用する 3 のお知らせ登録は知の市場事務局からの連絡に使用する 4-1. 科目お知らせ欄の登録と削除開講機関が 該当する科目の受講者に対して科目に関する連絡を行う場合に使用する 1) フォローアップの講義フォローアップを選択する 2) 連絡を行う科目の講義欄をクリックする ( 場所は 15 回の講義のいずれを選択してもよい ) 3) 右側の科目お知らせ欄にお知らせを記載して保存をクリックする 全 15 回の講義を通して同じ科目お知らせ欄を使用するので 全 15 回の講義のどれを選択しても赤枠内は同じ表示になる 1 科目お知らせを追加する場合は 直前に登録した科目お知らせを削除して 修正前のお知らせを保存しないにチェックを入れずに 保存をクリックする 記載されていた内容を削除して 新しいお知らせを記載する 2 直前に登録した科目お知らせを修正する場合は すでに登録されている科目お知らせを修正して 修正前のお知らせを保存しないにチェックを入れて 保存をクリックする 記載されている内容を修正する 10 / 45

11 3 直前に登録した科目お知らせを削除する場合は 科目お知らせに記載されているお知らせを削除して 修正前のお知らせを保存しないにチェックを入れて 保存をクリックする 記載されていた内容を削除する 4-2. ログイン時メッセージの登録と削除 開講機関が応募者及び受講者に 短期間のうちに確実に確認してもらいたい連絡を掲載する時に使用する このメッセージを登録している間は 受講者ログイン後に毎回ポップアップでメッセージが表示されるので 特に必要がある場合に使用し 必要がなくなったらメッセージを削除する 1) システムメンテナンスのログイン時メッセージ登録を選択する 2) ログイン時メッセージを記入して保存をクリックするとメッセージ登録され 受講者ログイン後の画面にメッセージが表示される 3) 削除をクリックすると ポップアップメッセージが削除される 4-3. お知らせ登録の設定 1) システムメンテナンスでお知らせ登録を選択する 11 / 45

12 2) 複数の開講機関に登録している応募者や受講者もいるので 発行者欄に開講機関名もしくは科目名を記載する 3) お知らせ内容を内容欄に記載し 発効日と有効期限を設定する 有効期限を過ぎると お知らせ欄に表示されなくなる 発効日と有効期限の設定はマークをクリックして カレンダーで日程を選択する 年の変更 月の変更 4) ファイルを添付する場合は 添付ファイル欄の右側にある選択をクリックして 次の画面で開くをクリックする ファイル名の前に不要な文字列が表示された場合は この文字列を削除する C: fakepath を削除 5) 通知区分を選択する 具体的な通知者は以下になる ALL : ログインした開講機関で登録している講師と応募者受講者 : ログインした開講機関で登録している応募者講師 : ログインした開講機関で登録している講師リファレンス : ログインした開講機関に登録している応募者のリファレンス欄 6) 保存をクリックする 7) 登録したお知らせを変更する場合は お知らせ登録画面の一覧から変更したい登録済みのお知らせを選択して 右側の欄を修正して保存する 12 / 45

13 8) 受講者ログイン画面のお知らせ欄とリファレンス欄は次のように表示される お知らせ欄には短期的な内容を リファレンス欄には長期にわたり受講者が確認する必要のある内容を掲載する をクリックすると添付ファイルが開く 9) 講師ログイン画面のお知らせ欄は次のように表示される 4-4. ID とパスワードの問合せへの対応 応募者や受講者から受講者 ID と受講者パスワードに関する問合せがあった場合は まず受講者 ID と受講者パスワードに間違いがないかの再確認と 受講者登録の重複登録をしていないかの確認をする その上で 受講者 ID と受講者パスワードが不明な場合は 知の市場事務局に連絡するように当該問合せ者に連絡する この時 本人確認のために 1ID 2 氏名 3 自宅住所 4 自宅電話番号 5 生年月日を登録しているメールアドレスから送信するように伝える 問合せ者から知の市場事務局に連絡が来たら 知の市場事務局で対応する 詳細は第 12 回協議会資料 6-2 共通受講システムのセキュリティ強化 を確認する 13 / 45

14 5. 連携機関 講師とシラバスの登録及び科目詳細の設定 協議会終了後に 受講者募集を行うためにシラバスを登録し募集期間を設定する このシラバスの登録方法には自動登録と手動登録の 2 種類があるが 初めてシラバスを登録する場合は自動登録を行う 全体的な流れは 開講機関用共通受講システムの講師マスタに登録されていない新規の連携機関と講師を登録した後 シラバスを自動登録 ( アップロード ) する その後 科目マスタで募集期間などの詳細情報を入力する シラバスのアップロード後にシラバスの登録内容に変更が生じた場合は 個別に修正を行う 5-1. 連携機関 講師の登録 共通受講システムの講師マスタに連携機関や講師を登録する すでに連携機関 ID や講師 ID を持っている場合は 既存の ID とパスワードを使用する 新規に ID とパスワードを取得すると 以前に登録した連携機関 講師 ID に関連付けられた過去の科目データが閲覧できなくなる なお 取りまとめ者は連携機関の ID とパスワードを使用する 1) 講師マスタへの登録状況確認シラバスと共に作成した講師リストの 連携機関 講師 ID 欄を確認する 2) 講師リストの 連携機関 講師 ID の欄が 有 の場合 1 マスタメンテナンスの講師マスタを選択する 2 ログインした開講機関に登録されている連携機関と講師が全て表示される この画面もしくは CSV ダウンロードのデータで 連携機関もしくは講師の ID が登録されているか確認する 複数の開講機関で講義を行う講師は 各開講機関の講師マスタで表示される 3 講師マスタの一覧に連携機関もしくは講師の ID が登録されているか確認し 連携機関もしくは講師の ID がある場合は 新規登録は必要ない 登録内容に修正がある場合は 講師マスタの画面で連携機関または講師名をクリックし 右画面の内容を修正して保存をクリックする 講師名を検索する場合は ブラウザの検索機能を使用する Ctrl と F キーを同時に押すと検索するための入力欄が表示される 14 / 45

15 4 講師マスタの一覧に連携機関もしくは講師の ID が登録されているか確認し 登録されていない場合は 新規に登録する 連携機関の ID とパスワードは取り纏め者に 講師の ID とパスワードは各講師に問合せて確認し 新たに登録する 3) 講師リストの 連携機関 講師 ID の欄が 無 の場合 1 講師マスタの画面右側に登録情報が表示されている場合はリセットをクリックして 空欄にした上で その画面に入力する 2 Yoryo5 ID 及びパスワードの設定並びに管理に関する要領 にある 講師及び連携機関が共通受講システムを活用するための ID 及びパスワードの設定並びに管理に関する細則 を確認する a) 連携機関 ID を登録する場合連携機関 講師 ID に 6 桁の数字 講師名に連携機関名 所属に 連携機関 と記入し パスワードに を入力する ( 例 ) 2015 年度の後期に開講する科目 UT111 の連携機関である 社会技術革新学会 を登録数する場合 b) 講師 ID を登録する場合連携機関 講師 ID に 6 桁の数字 講師名に講師氏名 所属に講師所属を記入し パスワードに を入力する ( 例 ) 2015 年度の後期に開講する科目 UT111 のシラバスにある講師の中で 講義 No. 順に確認した時に共通受講システムに登録されていない一人目の講師を登録する場合 1 連携機関 講師の ID は一度設定すると変更できないが 所属やパスワードは変更できる パスワードは講師ログイン画面からも変更できるので 連携機関パスワードについては取り纏め者に 講師パスワードについては講師に適宜変更するよう連絡する 2 登録済みの連携機関 講師 ID を入力した場合はエラーがでるので 連携機関 講師 ID を再確認する 3 入力後に保存をクリックする 保存せずに他の作業に移ると入力内容は反映されない 4) 講師リストの 連携機関 講師 ID の欄が 不明 の場合まず 連携機関を介して講師に他の開講機関で連携機関 講師 ID を登録済みか否か再度確認する その結果 不明な場合は知の市場事務局まで問い合わせる 5) 科目開講の遅くとも一か月前に 各科目の取り纏め者に連携機関の ID とパスワード 各講師に講師の ID とパスワードを連絡する 15 / 45

16 5-2. シラバスの自動登録 新規にシラバスを登録する場合は自動登録を行う すでに登録したシラバスを変更する方法には 1 個別に修正内容を手動登録する 2 すでに自動登録したシラバスを削除したのちに再度シラバスを自動登録する の 2 種類ある 1) シラバスの準備 1 エクセルファイルのシラバス a) エクセルファイルのシラバスについてはファイル名の指定はない b) 最新版のシラバス様式を用いた最新版のシラバスであることを確認する シラバス様式が最新版のシラバスと異なる場合はシラバスを自動登録できない c) 登録する予定のシラバスのシートがファイルの一番左側にあることを確認する 全てのシートが表示されていない場合があるので この矢印ボタンを押してシラバスが記載されているシートの左側にシートがないことを確認する d) 講義日時欄の時間はシラバス様式にあるように : ~ : の形式で記入されていることを確認する e) 講義日欄に記載されている年月日に誤りがないこと / / の形式であることを確認する 開講曜日もこのデータから読み込まれる 記載が異なると科目開講時に共通受講システム上に講義情報が表示されないので十分注意する f) シラバス中の科目構成 講義名 講義概要 講義日 講師名 所属の欄はセルが結合されていても読み込むことができる g) シラバスの自動登録では講師はスラッシュや改行で区切られていれば 3 人まで登録できる 4 人以上いる場合のみ手動で登録する 2 PDF ファイルのシラバス a) エクセルファイルの最新版シラバスを PDF に変換する b) PDF ファイルのシラバスは ファイル名を半角英数字で西暦年度 + 科目 No.+.pdf とする ( 例 2013CT541.pdf) パソコン設定で拡張子を非表示としている場合はファイル名の.pdf が表示されないので ファイル名を西暦年度 + 科目 No. とする ( 例 2013CT541) c) 前期 後期ともに同じ科目を開講する場合は科目 No. の後ろに前期の場合は z 後期の場合は k を入れる ( 例前期科目 :UT812z.pdf 後期科目 :UT812k.pdf) d) ファイル名の前に他の文字が表示される場合がある その場合はその文字を削除してファイル名だけにする ( 例 ) 削除前 C: fakepath 2011CTall.pdf 削除後 2011CTall.pdf 16 / 45

17 2) シラバスの自動登録 ( アップロード ) 1 マスタメンテナンスの科目マスタを選択する 2 この画面上部にあるシラバスアップロードをクリックする 3 シラバスアップロードの画面が表示されるので 科目 ID の欄に 科目 No. + _ + 西暦年度の下二桁 を記入する 前期と後期に同じ科目を開講する時 前期科目の場合は z 後期科目の場合は k を科目番号の後ろに付ける ( 例 1)2011 年度に開講する科目番号 CT541 の科目 ID は CT541_11 になる ( 例 2)2014 年度に開講する科目番号 UT812 の科目を前期と後期に開講する場合 科目 ID は前期が UT812z_14 後期が UT812k_14 になる 1 既存の科目 ID と重複した科目 ID を登録することはできない 2 科目 ID は半角英数字のみが使用できる 3 通年の科目はエクセルファイルの左上にある 通年 を 前期 に変更した上でシラバスをアップロードし 開講途中の 8 月頃に科目マスタ画面で登録した期を 前期 から 後期 に変更する 4 シラバス (excel) 欄の右側にある選択をクリックして 1) 1 で準備したエクセルファイルのシラバスを選択する その後の画面で開くをクリックすると シラバス欄にファイル名が反映される 5 ファイル名の前に不要な文字列が表示される場合は この文字列を削除する C: fakepath を削除 17 / 45

18 6 講義時間を登録する a) 各講義の開始時間と終了時間がシラバスに記載されている時間と同じ場合はシラバスから時間を読み込むにチェックを入れる b) 各講義の開始時間と終了時間が異なる場合はシラバスから時間を読み込むにチェックを入れずに 各講義の開始時間と終了時間を入力する 7 アップロードをクリックするとシラバスのデータがマスタメンテナンスの科目マスタ 講義マスタ 日程マスタに登録される 3) 追加情報の登録 1 科目マスタ画面でシラバスをアップロードした科目を選択すると 右側に登録されたデータが表示される 2 連携機関のプルダウンから 5-1. 連携機関 講師の登録 で登録した連携機関を選択し 受付期間を登録する 3 科目資料欄を登録する a) 科目資料欄の右側にある選択をクリックして準備した PDF ファイルのシラバスを選択する b) その後の画面で開くをクリックすると 科目資料欄にファイル名が反映される c) ファイル名の前に不要な文字列 C: fakepath が表示される場合があるので この文字列を削除する 掲載した科目資料を削除する場合は 科目資料欄の文字を削除する 4 出席点の計算方法は 3 種類あり それぞれ小レポートの提出方法が異なる a) 出席及び小レポート :15 回の講義に対して 15 回の小レポートを提出する方法 b) 出席及び日ごとの小レポート :1 日に複数講義を行う場合 1 日の複数講義に対して 1 回小レポートを提出する方法 c) 出席のみ : 小レポート課題を課さない通常は 出席及び小レポート または 出席及び日ごとの小レポート を選択する 知の市場会長と相談し 了解を得た場合のみ 出席のみ を選択することができる 5 出席警告メールを受講者に送信するにチェックを入れるかを決める これは Kitei1 受講にあたっての留意点に関する細則 に基づき Guide5-2 講義資料などのダウンロードの差し止め方法 にある講義資料などのダウンロードの差し止めを実施する場合に使用する 受講者の受講状況が悪い時に自動的に注意喚起や警告のメールを当該受講者と開講機関に自動的に送信する場合はここにチェックを入れる これらのメールを送信しない場合はチェックを入れない 6 保存をクリックする 18 / 45

19 出席警告メールを受講者に送信するにチェックを入れた時に送信されるメール文面 1 回目の注意喚起メール文面 送信時期 教室授業を 4 回欠席または配信授業を 2 回欠席した時点 発信者 当該科目の開講機関 送信先 該当する受講者 (CC として開講機関 ) 件名 知の市場 出席などのお願い 本文 受講者様 本メールは知の市場の共通受講システムより自動送信しています 現在 科目名への出席状況が思わしくありません 講義の欠席もしくは小レポート及び講義毎アンケートの未提出が次の回数に達した場合 講義資料などがダウンロードできなくなります 教室授業の場合 : 8 回以上配信授業の場合 : 4 回以上 講義にご出席いただき 小レポート及び講義毎アンケートをご提出くださいますようお願いいたします 2 回目の注意喚起メール文面 送信時期 教室授業を 6 回欠席または配信授業を 3 回欠席した時点 発信者 当該科目の開講機関 送信先 該当する受講者 (CC として開講機関 ) 件名 知の市場 出席などの要請 本文 受講者様 本メールは知の市場の共通受講システムより自動送信しています 先に一度ご連絡いたしましたが その後も 科目名への出席状況が 思わしくありませんので 再度ご連絡申し上げます 講義の欠席もしくは小レポート及び講義毎アンケートの未提出が次の回数に達した場合 講義資料などのダウンロードを差し止めます 教室授業の場合 : 8 回以上配信授業の場合 : 4 回以上 講義にご出席いただき 小レポート及び講義毎アンケートをご提出くださいますよう重ねて要請いたします 19 / 45

20 3 回目の警告メール文面 送信時期 教室授業を 8 回欠席または配信授業を 4 回欠席した時点 発信者 当該科目の開講機関 送信先 当該科目の開講機関 件名 知の市場 講義資料などのダウンロードの差し止め及び通告の依頼 本文 開講機関名の方へ すでに 2 度にわたり 該当する受講者宛のメールの CC として連絡してきたとおり 次の受講者は出席状況が不十分で 履修放棄とみなすべき水準に達しました つきましては 出席状況が一定の水準を満たしていないことを再確認し また注意喚起と警告のメールが事前に発信されていること確認した上で 講義資料などのダウンロードの差し止めを行うか否か 開講機関の判断で決定してください 講義資料のダウンロードの差し止めを行うことを決定した場合には 共通受講システム ( 開講機関用 ) のフォローアップの受講状況画面から当該科目の該当する受講者を選び 参照制限 を選択して講義資料のダウンロードの差し止めを行ってください また併せて 以下のメールの文面を参考に該当する受講者に講義資料などのダウンロードを差し止めた旨をすみやかに通告してください 件名 知の市場 講義資料などのダウンロードの差し止め 受講者様 開講機関名事務局です 2 度にわたってご連絡を差し上げましたが 科目名への出席状況に改善が見られませんでしたので 応募及び受講に関する規定 に基づき講義資料などのダウンロードを差し止めましたので ご連絡申し上げます 開講機関名事務局 20 / 45

21 5-3. シラバスの手動登録と修正 シラバスを自動登録しない場合はシラバスを手動登録する シラバスを自動登録した科目の情報を修正する場合も以下の画面から行う 1) 科目マスタの新規登録及び修正シラバスを手動登録する場合は まず科目マスタを登録する シラバスを自動登録した場合には自動的に入力される 自動登録後に 受付期間や科目資料を修正する場合にも使用する 1 マスタメンテナンス の 科目マスタ を選択する 2 科目マスタの新規登録 a) 科目マスタを新規登録する場合は 以下の (ⅰ) ~(ⅲ) に注意して 科目 ID の欄に 科目 No. + _ + 西暦年度の下二桁 を記入する (ⅰ) 既存科目と重複した科目 ID は使用できない 既に登録されている科目 ID を入力して 保存 をクリックするとエラーが出る (ⅱ) 半角英数字を用いて 全角は用いない (ⅲ) 前期と後期に同じ科目を開講する時 前期科目の場合は z 後期科目の場合は k を科目番号の後ろに付ける ( 例 1)2014 年度開講する科目の科目 No.UT425 の科目 ID は UT425_14 になる ( 例 2)2014 年度に開講する科目番号 UT812 を前期と後期に開講する場合 科目 ID は前期が UT812z_14 後期が UT812k_14 になる b) 科目 No から連携機関 概要と連携機関から受講料はシラバス及び講座の概要を基に入力する c) 受付期間の設定原則 前期は 2 月 1 日 ~ 後期は 7 月 1 日 ~ 受付を開始するが それぞれの科目の受付期間は開講機関で設定する 設定した期間のみ受講者が応募申込できる 受付期間の設定はマークをクリックして カレンダーで日程を選択する 受付期間終了後に追加で応募を受ける場合は 受付期間を延長し 応募申込を確認後すみやかに受付期間を元に戻す 月の変更 年の変更 21 / 45

22 d) 科目資料の掲載ここに掲載した資料は 受講者ログイン画面の受講申込受付画面の科目名の右側にある PDF マークをクリックすると確認できる 科目資料の右側の選択をクリックして PDF ファイルのシラバスを選択する PDF ファイル名の付け方は 5-2.1)-2 を確認する 1 ファイル名の前に他の文字が表示される場合がある その場合はその文字を削除してファイル名だけにする ( 例 ) 削除前 C: fakepath 2011CTall.pdf 削除後 2011CTall.pdf 2 前期 後期ともに同じ科目を開講する場合は科目 No. の後ろに前期の場合は z 後期の場合は k を入れる ( 例 ) 前期科目 UT812z.pdf 後期科目 UT812k.pdf e) 出席点の計算方法を選択する 出席点の計算方法は 3 種類あり 小レポートの提出方法が異なる (ⅰ) 出席及び小レポート :15 回の講義に対して 15 回の小レポートを提出する方法 (ⅱ) 出席及び日ごとの小レポート :1 日に複数講義を行う場合 1 日の複数講義に対して 1 回小レポートを提出する方法 ) (ⅲ) 出席のみ : 小レポート課題を課さない通常は 出席及び小レポート または 出席及び日ごとの小レポート を選択する 知の市場会長と相談し 了解を得た場合のみ 出席のみ を選択することができる 詳細は 5-2.3)-4 を確認する f) 出席警告メールを受講者に送信するにチェックを入れるか選択する これは Kitei1 受講にあたっての留意点に関する細則 に基づき Guide5-2 講義資料などのダウンロードの差し止め方法 にある講義資料などのダウンロードの差し止めを実施する場合に使用する 受講者の受講状況が悪い時に自動的に注意喚起や警告のメールを当該受講者と開講機関に自動的に送信する場合はここにチェックを入れる これらのメールを送信しない場合はチェックを入れない 詳細は 5-2.3)-5 を確認する g) 保存をクリックする 3 科目マスタの修正科目 ID 以外の情報が修正できる 修正したい科目マスタを選択した上で 適宜修正して保存をクリックする 2) 講義マスタの新規登録及び修正シラバスを手動登録する場合は 科目マスタを登録した後に講義マスタを登録する シラバスを自動登録した場合には自動的に入力される 自動登録後に 各講義名や講師 講義概要を修正する場合にも使用する 1 マスタメンテナンスの講義マスタを選択する 22 / 45

23 2 講義マスタの新規登録 a) 右側の画面が空欄の場合は 直接入力する すでに内容が入力されている場合はリセットをクリックした上で 新規の講義 ID を入力する b) 講義 ID は半角の数字のみ入力できる 講義が 10 回以上の場合 2 桁で入力すると講義順に表示される c) 講義名 概要はシラバスを基に入力する d) 講師は右側の矢印マークをクリックすると 5-1. で登録した連携機関 講師の一覧が表示される 該当する講師を選択し 保存をクリックする 1 講師入力欄に 部分的に名前を入力すると候補者が表示される 2 連携機関 講師マスタに同じ連携機関や講師が複数登録されている場合 複数の連携機関や講師が表示されるので 連携機関または講師の登録が一機関もしくは一人につき一つであることを確認する 3 該当する講師がこのリストにない場合は 講師マスタに登録する (5-1. 連携機関 講師の登録参照 ) e) 保存をクリックする 3 講義マスタの修正講義 ID 以外の情報が修正できる 修正したい講義マスタを選択した上で 適宜修正して保存をクリックする 4 講義マスタの右下の CSV ダウンロードボタンをクリックすると 講義マスタに登録されているデータをダウンロードできる 23 / 45

24 3) 日程マスタの登録及び修正シラバスを手動登録する場合は 科目マスタ 講義マスタの登録後に日程マスタを登録する シラバスを自動登録した場合には自動的に入力される 自動登録後に 各講義の開催日や開始時刻 終了時刻を修正する場合にも使用する 1 マスタメンテナンスの日程マスタを選択する 2 日程マスタの新規登録 a) 右側の画面が空欄の場合は 直接入力する すでに入力されている場合はリセットをクリックする b) 科目と講義の右側の矢印マークをクリックして 該当する科目と講義を選択する c) 開催日 開始時間 終了時間を入力する d) 保存をクリックする 3 日程マスタの修正左側の一覧から修正したい日程マスタを選択した上で 適宜修正して保存をクリックする 4 日程マスタの右下の CSV ダウンロードボタンをクリックすると 日程マスタに登録されているデータをダウンロードできる 24 / 45

25 5-4. 登録したシラバスの削除 科目 ID が同じシラバスを再度アップロードする場合には すでに自動登録したデータとこの科目 ID に関連付けされたデータを全て削除する必要がある また開講中止した場合は 該当する科目のシラバスを削除する 1) 科目応募者のデータ削除 1 受講受付をクリックする 2 検索をクリックして 該当する科目を選択して検索をクリックすると 申込中の応募者が表示される 3 シラバスの削除の手続きを行っても応募者には応募申込取消されたことの連絡がいかないので 受講申込を取り消す前に受講者に応募申込を取り消すことを連絡する 4 応募者を選択して 右下の取消のボタンをクリックする 5 右の確認画面で OK をクリックする 2) 日程マスタのデータ削除 1 マスタメンテナンスの日程マスタを選択する 2 該当する科目の講義を選択し 右下の削除をクリックする 3 これを科目内の全 15 講義について行う 25 / 45

26 3) 講義マスタのデータ削除 1 マスタメンテナンスの講義マスタを選択する 2 該当する講義を一覧から選択し 右下の削除をクリックする 3 これを科目内の全 15 講義について行う 4) 科目マスタのデータ削除 1 マスタメンテナンスの科目マスタを選択する 2 該当する科目を一覧から選択し 右下の削除をクリックする 26 / 45

27 6. 受講の受理 不受理と取消及び開講中止 受講受付のメールは応募者が申込みを行った時点で自動的に返信される 受講受理と受講不受理のメールは応募者の応募動機を確認したうえで発信する 受講受理または受講不受理を行う前に 2-2. 自動送信メールの設定 を行う また応募者が共通受講システムに登録しているメールアドレスが使用可能かを 3. 応募者の一覧の確認 により確認する 開講中止を行う場合は 受講不受理の自動送信メールの機能を使用する 自動送信メールは受付と受理または不受理をそれぞれの応募者に対し各 1 回のみ送信できる ただし応募者が自ら受講申込を取り消した上で 再度同じ科目を応募申込した場合は 再度送信される 6-1. 応募者 受講者 修了者の確認 1) 受講受付の検索をクリックする 2) ステータス欄の 申込中 にのみチェックが入っているので 受理 と 不受理 にチェックを入れる ステータス欄の 申込中 にのみチェックが入っている場合 応募者のみが表示されて 受講を受理者及び不受理者は表示されない 3) 応募者は科目に応募申込をした者をさす 画面では 受講の受理 不受理を行う前の応募者の一覧が 受講状況 : 申込中 に表示される 受講の受理 不受理を行った者を含む全ての応募者の一覧は 応募者リストをクリックするとダウンロードできる 4) 受講者は応募者のうち受講受理された者をさす 受講の受理 不受理の処理を行う前の応募者及び受講不受理となった者はこの受講者の一覧には含まれない 画面では 受講状況 : 受理済み に表示される 受講者の一覧は 受講者リストをクリックするとダウンロードできる 5) 科目に応募申込したが 受講が不受理となった者は 画面の 受講状況 : 不受理 に一覧が表示される 受講不受理となった者は ダウンロードした応募者リストのファイルの受理状況の欄に 不受理 と記載される 6) 修了者は受講者の中で規定を満たして科目を修了した者をさす 修了者は受講受付画面には表示されないが 修了者の一覧は修了者リストをクリックするとダウンロードできる ただし 出席点と最終レポート点が入力されていない場合は科目判定が自動的に入力されず 受講修了者が修了者リストに反映されないので 修了者の一覧がダウンロードできない 成績評価を行わない関連講座の科目は 上記理由により修了者の一覧を修了者リストからダウンロードできない 27 / 45

28 6-2. 応募動機の確認 1) 受講受付をクリックする 申込者がいる場合は その一覧が表示される 2) 応募者リストのダウンロード 1 開講機関で開講する全ての科目の応募者の応募動機を確認する場合は 検索せずに応募者リストをクリックする 2 特定期間や特定科目の応募動機を確認する場合は 検索をクリックして検索条件を入力する 3) 応募者リストをクリックすると CSV ファイルがダウンロードされるので 応募動機 (200~400 字 ) 所属に正式な所属が記載されているか 受講履歴などを確認する 1 ダウンロードしたファイルが保存される場所はパソコンにより異なる 2 CSV ファイルは 保存するときにファイルの種類をエクセルファイルに変換できる 4) 記入内容に不備がある場合は 応募者に記入内容の修正を要請する 5) 応募動機に問題がなければ受講受理 応募動機に問題があるなどの理由で受講を断る場合は受講不受理の手続きを行う 28 / 45

29 6-3. 受講の受理 不受理と取消及び開講中止 受講受理もしくは受講不受理を行う前の受講受付中であれば 応募者自身が共通受講システムの受講者用の画面から応募申込を取り消すことができる 受講受理もしくは受講不受理後は 受講者が科目応募申込を取消できないので 開講機関で取り消しを行う また受講受理及び受講不受理のメールは以下の操作により自動送信されるが 送信する内容に誤りがあった場合は手動でメールを再送信する必要があり 内容修正には大変手間がかかる そのため内容を十分に確認した上で受講受理及び受講不受理の自動メールを送信する 自動送信メールの編集などに関する説明は 2-2. 自動送信メールの設定を参照する 1) 申込中 の応募者を選択すると 右下に受理 不受理 WEB 取消のボタンが表示される 受講受付の自動送信メールは応募者が応募申込した時点で自動送信済みのため 通知欄に 済 と表示され 受付ボタンが押せない状態になっている 2) 受講受理受理ボタンをクリックすると右の確認画面が表示されるので OK をクリックする OK をクリックすると同時に 受講受理の自動送信メールが発信される 自動送信メール自体が受講票の役割を果たすので 受講票を別途送る必要はない 3) 受講不受理不受理ボタンをクリックすると右の確認画面が表示されるので OK をクリックする OK をクリックすると同時に 受講不受理の自動送信メールが発信される 4) 開講中止開講中止の場合は必ず事前に 受講不受理 の自動送信メールを 開講中止 の文面に書き換えた上で 受講不受理 ボタンを押す ( 開講中止の文面は 2-2. 自動送信メールの設定にある ) 不受理ボタンをクリックすると右の確認画面が表示されるので OK をクリックする OK をクリックすると同時に 開講中止の自動送信メールが発信される 5) 配信受講 ( 配信受講の対象科目のみ ) 1 配信による受講を受理する場合には WEB ボタンをクリックして 右の確認画面で OK をクリックする 29 / 45

30 2 受講区分 が WEB に変わり WEB ボタンがクリックできるようになる 3 2) と同様に受講受理手続きを行うと 受講受理の自動送信メールが発信される 6) 受講受理 受講不受理及び配信受講の手続きを行うと 応募者データは 申込中 の一覧から 受理 もしくは 不受理 の一覧に移動する 受理 もしくは 不受理 の一覧は検索画面でステータスにあるチェックボックスにチェックを入れて検索すると表示される 7) 取消受講受理後に応募を取り消す場合 または受講不受理後に再度応募申込を受け付ける場合は 応募申込の取消を行う 1 受講者には受講取消の連絡がいかないので 事前に受講者に受講取消を行うことを連絡する 2 取消ボタンをクリックして 右の確認画面で OK をクリックする このボタンをクリックすると 応募申込のデータが全て消えるので十分注意する 3 応募受付期間中であれば 受講取消した受講者が同じ科目に再度申込できる 30 / 45

31 7. 講義前の準備 講義が始まる約 1 か月前に取り纏め者と講師に 講義日程と受講者リスト 連携機関または講師 ID とパスワードを送付して 講義の準備を依頼する また各講義の約 1 週間前に担当講師から 講義概要 講義資料と小レポート課題を入手して 講義の前々日までに共通受講システムに掲載する 7-1. 受講者リストと出席簿のダウンロード 受講者リストは受講受理した受講者のリストで 受講受理していない応募者及び受講不受理者は受講者リストに記載されない 受講者リストを作成する前に 6-2. 受講受理 不受理と取消及び開講中止 を行う 1) 受講受付画面で検索をクリックする 2) ステータス欄の 申込中 にチェックが入っている状態で 検索画面で受講者リストを作成する科目を選択し 検索をクリックする 3) 選択した科目の 申込中 受理済み 不受理 の受講者一覧が表示される この画面下にある受講者リストをクリックすると エクセルファイルがダウンロードされる 4) ダウンロードしたエクセルファイルにはシートが 2 シートあり 1 シート目の受講者リスト 2 シート目の出席簿からなる 31 / 45

32 7-2. 講義資料などの掲載 1) 掲載する資料のファイル名を 講義概要は 年度 + 科目 No. + - 講義 No. + abs 講義資料は 年度 + 科目 No. + - 講義 No. + ppt とする ファイル名は半角英数のみで入力する ( 例 1) 講義概要のファイル名 2010CT302b-4abs ( 例 2) 講義資料のファイル名 2010CT302b-4ppt 2) 小レポートの提出方法は 5-2. シラバスの自動登録 または 5-3. シラバスの手動 登録と修正 で設定した出席点の計算方法により異なる 出席点の計算方法には 1 出席及 び小レポート 2 出席及び日ごとの小レポート 3 出席のみ の 3 種類ある 同じ日に複数 の講義を行う科目については 1もしくは2を選択できる 3についてはは事前に知の市場 会長の了解を得た場合にのみ設定できる ( 例 ) 全 5 講義の科目で一日に 2 講義行う場合 講義 No 講義日 講義時間 /10/1 13:00-15:00 入力する 入力できない 入力不要 /10/1 15:15-17:15 入力する 入力する 入力不要 /10/8 13:00-15:00 入力する 入力できない 入力不要 /10/8 15:15-17:15 入力する 入力する 入力不要 /10/15 13:00-15:00 入力する 入力する 入力不要 1 2の 出席及び日ごとの小レポート を選択すると 同じ日の最終講義のみ小レポート課題 が入力できる 2 3の 出席のみ を選択すると 受講者の小レポート提出状況が出席点に反映されないが 小レポート課題を掲載すると出席点に関係なく受講者が小レポートを提出できる 3) フォローアップで講義フォローアップを選択する 4) 講義概要 講義資料を掲載する講義の記載している行を選ぶ 一覧にない場合は科目名などを指定して検索する 5) 講義を選択すると 右側にその講義の資料や課題の状況が表示される 6) 講義概要 講義資料の掲載は右側にある選択をクリックする 32 / 45

33 7) 次のような画面が表示されるので 掲載するファイルを選んで開くをクリックする 8) ファイル名の前に余分な文字がある場合は 余分な文字を削除する 修正前修正後 9) 講義資料を公開するの前のチェックボックスにチェックを入れる このチェックがないと受講者は講義資料を確認できない 10) 講義動画は配信授業を行う科目のみが使用する この欄に 講義動画を掲載するページの URL を掲載し 公開する の前のチェックボックスにチェックを入れる 11) 課題欄に小レポート課題を直接入力する 12) 提出期限を設定する 提出期限は設定した日の 23 時 59 分である 13) 終了する ( レポートの提出を受け付ける ) のボックスにチェックを入れる ここにチェックを入れると受講者が小レポート課題を提出できる 14) 保存をクリックすると受講システムにアップロードされる 14) アップロードした講義資料や講義概要はアイコンをクリックするとダウンロードされる 33 / 45

34 8. 講義後の出欠入力及び受講状況の確認 8-1. 受講者の出欠の入力 講義終了後 その講義の小レポート提出期限前までに出席簿をもとに出欠を入力する 1) フォローアップの講義フォローアップを選択する 2) 該当する講義の行を選択すると 出欠ボタンが表示される 3) 出欠をクリックすると受講者番号順で出欠入力画面が表示されるので 出席簿をもとに各受講者の出欠を入力して保存をクリックする 8-2. 小レポートの確認と差戻小レポートの提出期限前でも 受講者が小レポートを提出すると小レポートの内容を確認することができる また受講者が小レポートを誤って提出した場合や記載内容に不備がある場合に 差戻を行うと小レポートを再提出できる 1) レポートの小レポート画面から スクロールして該当する科目の該当する講義を探す 2) この + をクリックすると - に変わり 小レポート その他感想 講師のフィードバックが表示される 3) 差戻を行う場合は 該当する受講者の行を選択する 4) 行を選択すると右下に差戻ボタンが表示されるのでクリックすると 理由を入力する画面が表示されるので 差し戻し理由を入力する 小レポートの提出期限後に差戻して再提出を求める場合はフォローアップの講義フォローアップで小レポートの提出期日を再設定した後に 小レポートの再提出期限を記載する 34 / 45

35 5) 送信をクリックすると 受講者に小レポートが差戻されたことを知らせるメールを送信する また共通受講システムの受講者用画面から小レポートが再提出できる 差戻しメールは 自動送信メール設定の受講受理メールの送信メールアドレスに自動的に CC が入る 6) 検索画面で科目を検索後に画面右下の CSV ダウンロードをクリックすると 該当する科目の小レポートと講義毎アンケートがダウンロードできる 7) 講義毎アンケートの集計結果 1 受講受付画面で科目を検索すると採点表のボタンが表示される 2 採点表をクリックするとエクセルファイルがダウンロードされる このファイルの集計シートに講義毎アンケートの集計結果がある 開講機関ログイン画面と異なり 講師ログイン画面では アンケートの集計結果 ( グラフ ) は確認できるが 各受講者の回答結果は表示されない 35 / 45

36 8-3. 受講状況の確認 受講状況は 2 種類の方法で確認できる 1) 共通受講システム上で確認する方法 1 フォローアップの受講状況を選択する 2 過去に開講した科目も含めて全ての科目の受講者の受講状況が一覧で表示される 科目を絞る場合は検索をクリックして検索する 3 出席回数 出席率 小レポート提出数 小レポート提出率 出席点 最終レポート提出状況 最終レポート点 合計点数 成績判定が表示される 4 各項目名の横にある三角をクリックすると並べ替えができる ( で番号順 で逆順 ) 受講番号欄にある! マークは注意喚起のメールが 3 回送信された受講者 鍵 マークは講義資料などの参照を制限された受講者を示す 2) 採点表ファイルで確認する方法 1 受講受付画面で確認したい科目を検索する 2 検索すると採点表ボタンが表示され このボタンをクリックすると採点表ファイルがダウンロードされる 36 / 45

37 3 採点表ファイルの入力表シートに受講状況が記載されている 8-1. 受講者の出欠の入力 の入力内容が 出席簿 欄に表示され 1 が出席 0 が欠席を示す 受講者の小レポート提出状況が 小レポート 欄に表示され 1 が提出済み 0 が未提出を示す 出席簿 と 小レポート の欄がいずれも 1 の場合に その講義に出席したことになる 各講義の出欠状況が 出欠 欄に表示され 1 が出席 0 が欠席を示す 4 小レポートを採点する必要はない 小レポートの採点結果は共通受講システム上で入力できないので 小レポートの採点を行う場合は ダウンロードした採点表の入力表シートの 小レポート採点 欄に直接入力して採点結果を集計する 8-4. 講義資料などの参照制限 共通受講システム上に掲載した資料は その科目の受講受理者がダウンロードできる 出席回数が少ない受講者や資料を提供するべきでない受講者に対して参照制限を設定して 講義資料のダウンロードを差し止めることができる 参照制限を設定するかどうかは 開講機関の方針による 参照制限は解除することもできる 1) フォローアップの受講状況画面で該当する科目の受講者を選択する 2) 右下に表示される参照制限をクリックして 確認画面で Yes をクリックする 参照制限をかけるとが表示される 3) 参照制限を解除するには制限解除をクリックして 確認画面で Yes をクリックする 37 / 45

38 9. 最終レポートの課題掲載と採点 最終講義の 3 週間前までに最終レポート課題を掲載して 最終講義後 2 週間を提出期限として設定する また最終レポート提出期日後に取り纏め者に 2 週間以内に採点して採点結果を共通受講システム ( 連携機関 講師用 ) に入力するよう要請する 取り纏め者が共通受講システム上に採点結果を入力した後で最終レポート点に変更があった場合 または判定を変更することになった場合には 開講機関で最終レポート点や判定を修正して確定する その後 前期科目は 9 月上旬まで 後期科目は 3 月上旬までに受講修了証の発行が完了するように 採点表 修了者リストと受講修了証を作成して 知の市場事務局に送付する 知の市場事務局で確認した上で返却するので その後修了者に受講修了証を発行する 9-1. 最終レポート課題の掲載 事前に取り纏め者から最終レポート課題を入手する 1) フォローアップの講義フォローアップを選択する 2) 最終レポート課題を掲載する科目の 最終レポートと記載している行を選んでクリックする 3) 課題欄に最終レポート課題を入力する 4) 担当講師欄の開講機関指定にチェックして 下欄から取り纏め者を選択する 1 通常は開講機関指定にチェックを入れる その後 下のプルダウンで連携機関または取り纏め者を選択する 2 提出先講師を受講者が選択する科目の場合は受講者指定にチェックする 5) 提出期限を入力し 終了する ( レポートの提出を受け付ける ) にチェックを入れる 提出日の 23 時 59 分が提出期限になる 6) 保存をクリックすると 最終レポート課題が掲載される 38 / 45

39 9-2. 最終レポートと採点結果の確認 1) レポートの最終レポートを選択する 2) 検索画面で表示したい科目を選び検索をクリックする 3) + をクリックするとレポート入力内容と講師からのフィードバックが表示される アイコンをクリックすると添付ファイルで提出された最終レポートファイルがダウンロードされる 4) 取り纏め者が連携機関 講師ログイン画面から採点 1~5 と合計を入力して 確定した採点結果がここに表示される 5) 直接入力された最終レポート内容は CSV ダウンロードできる 添付ファイルで提出された最終レポートはダウンロードできないので 個別にダウンロードする 6) 最終レポート採点結果と判定の修正取り纏め者が共通受講システム ( 連携機関 講師用 ) 画面で確定した採点結果は 講師ログイン画面で修正できない 修正する場合は 講師から修正内容を確認して開講機関が開講機関ログイン画面から修正する また 何らかの理由により 出席点と最終レポート点の比率を変更する場合は 以下の方法で合計点を直接入力する 1 2 フォローアップの受講状況で該当科目の受講者を選択する 最終レポート点欄をクリックして 修正した点数を入力する 3 合計点数欄をクリックして 修正した点数を入力する 連携機関 講師ログイン画面でのみ 採点 1~5 を入力できる また連携機関 講師ログイン画面で確定した採点結果は連携機関 講師ログイン画面からは変更できない そのため 採点結果を修正する場合は 開講機関ログイン画面から合計点のみを修正する 4 5 成績判定欄をクリックして 合計点数に該当する判定を選択する 成績確定ボタンをクリックする 39 / 45

40 9-3. 採点表と修了者リストのダウンロード 最終レポートの採点が終わり 成績判定が確定したら 採点表と修了者リストをダウンロードして知の市場事務局に送る 1) 受講受付画面で採点表と修了者リストをダウンロードする科目を検索する 2) 検索すると採点表ボタンが表示される クリックすると採点表がダウンロードされる 3) 修了者リストボタンをクリックすると修了者リストがダウンロードされる 40 / 45

41 10. アンケート結果の確認 受講者に関するアンケートは 共通受講システムに受講者登録する時に入力する 受講者登録アンケート 科目に応募申込する時に入力する 受講申込アンケート と最終レポートの提出と併せて入力する 受講者アンケート の 3 種類ある これとは別に講師が入力する 講師アンケート がある 受講者登録アンケートの確認 1) アンケート集票の受講者登録アンケートを選び CSV ダウンロードをクリックする 2) ダウンロードされたファイルを確認する 受講申込アンケートの確認 1) アンケート集票の受講申込アンケートを選択する 2) 確認したい科目を選択して 表示をクリックする 3) CSV ダウンロードをクリックして ダウンロードされたファイルを確認する 41 / 45

42 10-3. 受講者アンケートの確認 1) アンケート集票の受講者アンケートを選択する 2) 確認したい科目を選択して 表示をクリックする 3) ダウンロードをクリックして ダウンロードされたファイルを確認する 講師アンケートの確認 1) アンケート集票の講師アンケートを選択する 2) 確認したい科目を選択して 表示をクリックする 3) ダウンロードをクリックして ダウンロードされたファイルを確認する 42 / 45

43 11. 科目応募者データのグラフ作成 任意の年度の受講者アンケート集計データをダウンロードし 年齢分布 男女比 居住地区 業種別 継続受講の割合 講座を知った情報源という項目ごとにグラフ化することができる ここでダウンロードされるデータは 選択した年度及びその前年度に開講した全科目の合計の受講者アンケート集計データと 選択した年度に開講した科目それぞれの受講者アンケート集計データである 手順としては 1 受講者受付からアンケート集計データの CSV をダウンロード 2 同画面からグラフ作成用のエクセルファイルをダウンロード 3CSV のデータをグラフ作成用ファイルに貼り付けてグラフを作成 となっている 1) 受講受付画面でグラフ用 CSV ダウンロードのボタンをクリックする 2) グラフ用 CSV ダウンロードの画面が表示されるので 年度を選択してダウンロードをクリックする 3) 次のような CSV ファイルがダウンロードされる 4) 再びグラフ用 CSV ダウンロード画面に戻り 今度はグラフ表示用エクセルファイルダウンロードをクリックする 43 / 45

44 5) 次のようなエクセルファイルがダウンロードされるので 編集を有効にするをクリックする 6) マクロが無効にされました という警告が出た場合はコンテンツの有効化をクリックする 7) 3) でダウンロードしたエクセルファイルを開いてデータをすべて選択し コピーする 8) 7) でコピーしたデータを 4) でダウンロードしたグラフ表示用エクセルファイルの Data シートに貼り付ける 9) グラフ生成をクリックする 10) 各シートにグラフが作成される わからなくなったら矢印をクリックして エクセルファイルの左側にある使い方シートを表示し 参照する 44 / 45

45 知の市場受講システム Q&A 日進月歩の速度で変化進展する IT 技術において それぞれセキュリティ技術もメインストリームとなるコア技術も変わっている 2015 年 6 月現在 共通受講システムが対応しているクライアントはパソコンのみであり OS では Windows8 以前のバージョンと Mac ブラウザでは Google Chrome Internet Explore Fire Fox のみである 今後のさらなる IT 技術の発展に伴い 様々な支障が出ることもあり得ることを考慮したうえで共通受講システムを活用する 下記に 現状のシステム利用における Q&A を記す 知の市場事務局はシステムの維持管理のみを行うので 各開講機関の運用や応募者や受講者からの問合せに関しては 各開講機関の責任で 下記の Q&A を参考に対応する 1 受講者 レポートが提出できない 講師 コメントが入れられない知の市場共通受講システムは セキュリティのため約 20 分でタイムアウトする 最初の講義で 共通受講システムを一定時間操作しなかった場合はタイムアウトすることを伝え ワードなど他のソフトで書いた上で共通受講システムにログインし コピー & ペーストで提出するなどの方策を周知する またタイムアウト後はログイン画面に戻るので改めて入力する 2 受講者 レポートアイコンが表示されない受講者ログイン画面でレポートアイコンが表示されない場合は 2 つの可能性がある 第 1 の場合は小レポート課題が掲載できていない場合で この場合はフォローアップの画面で 小レポート課題欄の下にあるチェックボックスにチェックを入れる 第 2 の場合は 出席点の計算方法 が 出席及び日ごとの小レポート または 出席のみ に設定されている場合 すなわち講義毎に小レポート課題を課していない講義の場合である これは科目マスタで確認することができる 3 受講者 講義資料をダウンロードしても表示されない または印刷できない受講者が共通受講システムが対応している PC 環境を使用しているか確認するように要請する また講義資料を掲載しているか 掲載する際の資料名が半角英数字になっているか確認し 異なる場合は修正した上で再掲載する 4 応募者 受講者 講師 マニュアルがない みつからない応募者用と受講者用の共通受講システムのマニュアルは 知の市場ホームページの上側にあるタブの 共通受講システム ( 受講者登録 ) ページに掲載している 講師用の共通受講システムのマニュアルは 知の市場ホームページの下側にあるタブの 講師用 ページに掲載している このページはロックがかかっているので ユーザー名とパスワードを開講機関に確認する 5 受講者 ログインできない またはログインできるが科目が表示されないログインできない場合は 受講者 ID とパスワードを間違えている可能性があるので 受講者 ID とパスワードを再確認するよう要請する ID とパスワードを忘れている場合は 受講者に知の市場事務局に ID とパスワードを問い合わせるように伝える ログインできるが科目が表示されない場合は 重複して受講者登録している可能性があるので受講者に確認する 重複登録は禁止されている 重複登録した場合は新しい受講者登録が削除される 45 / 45