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1 2014 年 5 月 16 日 パッヘ I-A 採択者の皆様 教育 研究支援事務室 2014 年度パッヘ研究奨励金 I-A( 特定研究助成 ) の取扱い ( 案内 ) Ⅰ 助成金の支払方法 1. 助成金は仮払金として支給し 当該年度中に精算を行う 仮払精算 方式です なお 助成金の管理は各自でお願いいたします 2. 支出の合計が仮払金額を下回る場合は その差額を返却していただきます 3. 領収書の日付が 2014 年 4 月 1 日以降のものであることをご確認ください Ⅱ 助成金の精算方法 1. 使用費目消耗品 書籍 複写費 用品 備品 郵便料 学会 研究会 研究調査 資料収集のための旅費 謝金など研究遂行上 直接的に要する経費 以下のものには使用できません 飲食費 会合費 懇親会費 電話代 インターネット代を含む通信料 振り込み手数料 海外送金手数料 手土産代 物品による謝礼 ビザ取得のための費用 タクシー代 ( ただし 公共交通機関がない場合 あるいは著しく不便でやむを得ないと判断される場合は除く ) 精算に必要な証拠書類 ( 証拠書類の入手が困難な場合は 事前に教育 研究支援事務室までご相談ください ) 4~6の用品 機器備品については購入後の取扱いにご注意ください ( 5. 用品 機器備品の管理責任と義務 を参照 ) パッヘ研究奨励金 Ⅰ-A 出張申請書 ( 様式 1-1)( 出張前 ) パッヘ研究奨励金 Ⅰ-A 出張報告書 ( 様式 1-2)( 出張後速やかに ) * 通常は公共交通機関を利用してください * 公共交通機関がない場合 あるいは著しく不便でタクシーを利用した場合は領 1 出張旅費収書が必要です * 国内外を問わず航空機を使用される場合は 航空券代の領収書が必要です また 旅費の算出根拠としますので 旅程表および請求書等 支払の明細がわかるものが必要です 1/8

2 2 消耗品費 3 謝金 [ 原則所得課税対象 ] 4 用品費 1 個または 1 セット 5 万円以上 20 万円未満で かつ耐用年数が 1 年以上の機器 5 機器備品等 1 個または 1 セット 20 万円以上で かつ耐用年数が 1 年以上の機器 図書 6 機器備品等 1 個または 1 セット 30 万円以上で かつ耐用年数が 1 年以上の機器 図書 7 複写費 8 郵便料 9 印刷製本費 委託料 10 福利費 諸会費 その他 11 アルバイト料 領収書 納品書 * 納品書の取得が困難な場合は 但し書きに明細が記載された領収書を入手してください * 納品先は必ず南山大学としてください 個人宅の場合はパッヘ研究奨励金と認められません *1 点が 20 万円未満の図書 ソフトウェア等も消耗品の扱いとなります * 図書 雑誌の場合は タイトルを記載した納品書または明細書が必要です パッヘ研究奨励金 Ⅰ-A 領収書 ( 謝金 )( 様式 2-1) Receipt(Pache I-A Research Subsidy)( 様式 2-2) 謝金を支出する場合は その内訳 氏名 住所が記入され捺印された領収書が必要です また 翻訳 校閲等に対する謝金の場合 支払の根拠となるもの ( 翻訳 校閲等の原稿の写し (1 ページ目のみで可 )) も必要となります なお 研究代表者 共同研究者以外の旅費は謝金となります 領収書 納品書 * 納品先は必ず南山大学としてください 個人宅の場合はパッヘ研究奨励金と認められません 領収書 請求書 納品書 見積書 他社の競争見積書 * 納品先は必ず南山大学としてください 個人宅の場合はパッヘ研究奨励金と認められません 図書の場合 タイトルが納品書に記載されていること 領収書 請求書 納品書 注文請書 見積書 他社の競争見積書 * 納品先は必ず南山大学としてください 個人宅の場合はパッヘ研究奨励金と認められません 発注前に 複数業者の見積書を教育 研究支援事務室へご提出ください 物品等調達協議申請書 による業者選定の決裁が発注前に必要となります 図書の場合 タイトルが納品書に記載されていること 領収書 ( 但し書きに明細が記載されたもの ) 領収書 納品書 * 納品先は必ず南山大学としてください 個人宅の場合はパッヘ研究奨励金と認められません 領収書 ( 但し書きに明細が記載されたもの ) * 金額の根拠となる文書等を添付してください 3. アルバイト料について を参照 注 ) 用品あるいは機器備品等以外の支出でも 同一費目で 1 回の請求書の合計が 20 万円以上 30 万円未満の場合は 精算時に 領収書 請求書 納品書 見積書 他社の競争見積書が必要となります また 同一費目で 1 回の請求書の合計が 30 万円以上の場合は 物品等調達協議申請書 による業者選定の決裁が必要ですので 発注前に複数業者の見積書を教育 研究支援事務室へご提出ください 決裁後発注を行っていただき 精算時には 領収書 請求書 納品書 注文請書 見積書が必要となります 〇証拠書類の宛名は 南山大学個人名 としてください 南山大学 の記載がない場合には パッヘ研究奨励金代理執行届 ( 様式 3) にご記入 ご捺印の上 証拠書類とともにご提出ください 2/8

3 〇共同研究者 (I-A-1 のみ ) が本研究奨励金を使用する場合は 宛名に大学名 研究代表者名が記載された証拠書類を入手してください 〇領収書等の 但し書き および日付に記入漏れがないか また 日付が 2014 年 4 月 1 日以降であるかをご確認ください 〇クレジットカードを使用する際の注意事項 1 本人名義のクレジットカードをお使いください 2 購入先業者が領収書を発行できる場合はそれを添付してください ただし 領収書 と明記されていないものや 宛名 日付 但し書きのないものは領収書として認められません 領収書が発行されない場合は クレジットカード会社の利用明細 ( コピー可 ) および 代理執行届 を添付してください 3 外貨で支払い かつ 領収書が発行されない場合は クレジットカード会社の利用明細 ( コピー可 ) および 代理執行届 が必要です 4クレジットカードの利用明細を添付する場合は クレジットカード使用日と引落日ともに年度内であることにご留意ください また 支払の明細がわかるものを添付してください 2. 謝金について原則所得課税されます 支払いたい金額に税金分 国内居住者 ( 国内に住所を有する あるいは国内に継続して 1 年以上居所を有する個人 ) には原則として 10.21% 国内非居住者( 国内居住者以外の個人 ) の国内での役務には 20.42% を加算した金額が執行金額となります また 領収書への記載額は税込額となります ただし 受取者が学内者 ( 本学と雇用関係にある者 ) の場合は所得税を含まない金額となります 謝金の支出に際しては 南山大学謝礼金支給基準 に定める金額を超える謝金を支給しようとするときは 支給内容および金額について事前に決裁を得る必要がありますので 1 謝金支払先 ( 所属 職名 )2 支払金額 ( 手取り金額 )3 金額根拠 4 謝金使途をお知らせいただくとともに 銀行振込依頼書 ( 様式 2-3)( 学内者以外で国内に円口座がある場合 ) 等を教育 研究支援事務室までお届けください また 翻訳 校閲等に対する謝金の場合 支払の根拠となるもの ( 翻訳 校閲等の原稿の写し (1 ページ目のみで可 )) を併せてお送りください 1) 国内居住者に謝金を支払う場合教育 研究支援事務室より相手方に銀行振込いたしますので 決裁後 当該金額を下記の口座に入金してください 併せて 入金日を教育 研究支援事務室までお知らせください 支払処理後支払調書を学内便にてお届けしますので 相手方にお渡しください また 相手方より 領収書( 謝金 ) ( 様式 2-1) を徴し 教育 研究支援事務室までお届けください 領収日は振込日となります Ex. 謝金として 20,000 円を支払いたい場合は 22,274 円 (20, ) が領収書の記載金額です この場合 22,274 円を下記の口座に入金してください 20,000 円を大学から相手方にお支払いします 2) 国内非居住者に謝金を支払う場合 ( 国内に円口座がある場合 ) 教育 研究支援事務室より相手方に銀行振込いたしますので 決裁後 当該金額を下記の口座に入金してください 併せて 入金日を教育 研究支援事務室までお知らせください 支払 3/8

4 処理後支払調書を学内便にてお届けしますので 相手方にお渡しください また 相手方より 領収書( 謝金 ) ( 様式 2-1) あるいは Receipt ( 様式 2-2) を徴し 教育 研究支援事務室までお届けください 領収日は振込日となります Ex. 謝金として 50,000 円を支払いたい場合は 62,829 円 (50, ) が領収書の記載金額です この場合 62,829 円を下記の口座に入金してください 50,000 円を大学から相手方にお支払いします 3) 国内非居住者に謝金を支払う場合 ( 国内に円口座がない場合 ) 直接相手方にお支払いください また 相手方より 領収書 ( 謝金 ) ( 様式 2-1) あるいは Receipt ( 様式 2-2) を徴し 教育 研究支援事務室までお届けください 領収日は支払日となります 課税処理後支払調書を学内便にてお届けしますので 相手方にお渡しください Ex. 謝金として 50,000 円を支払いたい場合は 62,829 円 (50, ) が領収書の記載金額です 50,000 円を相手方にお渡しいただき 12,829 円 ( 所得課税分 ) を下記の口座に入金してください * 国内非居住者に外貨で支払われる場合は 事前に教育 研究支援事務室までご相談ください * 領収書あるいは Receipt の氏名 住所等は 事務局で判読できるよう記入していただいてください また 但し書きには 業務内容等詳細に記入していただいてください * 謝金関連入金先 : 三菱東京 UFJ 銀行 (0005) 八事支店 (266) 普通 ( 学 ) 南山学園南山大学口理事長ハンスユーゲン マルクスカ ク ) ナンサ ンカ クエンナンサ ンタ イカ クク チリシ チョウハンスユーケ ン マルクス 3. アルバイト料について 雇用手続きについてアルバイトの雇用を希望する場合 以下の手続に従って申請を行ってください また アルバイトの雇用が完了した場合には 仮払精算の締切日を待たず アルバイト者出勤表 ( 様式 4-4) あるいは 出勤簿 ( 人事課作成 ) を所属学部事務室にご提出いただき 併せてその旨を教育 研究支援事務室までお知らせください 必要書類等に関しましては 本案内に別添いたします パッヘ研究奨励金 Ⅰ-A 使用によるアルバイト雇用にかかる必要書類一覧 をご参照ください なお 雇用予定期間は 採択決定後 ~2015 年 1 月の期間内とします 5 月中旬 Ⅰ-A 配分額を仮払で支給します 6 月 6 日 ( 金 ) までに ( これ以降は 遅くとも雇用開始日の 1 ヶ月前までに申請 ) アルバイト雇用時間申請書 ( 様式 4-1) および 臨時職員雇用申請書 ( 様式 あるいは 4-3-2) を教育 研究支援事務室にご提出ください その他の必要書類は 被雇用者が学外者か学内者か あるいは雇用中かどうか また短期 ( 継続雇用期間が 2 ヶ月以内 ) の雇用か長期 ( 継続雇用期間が 2 ヶ月を超える雇用 ) の雇用かにより異なります 詳細は 本案内に別添いたします パッヘ研究奨励金 Ⅰ-A 使用によるアルバイト雇用にかかる必要書類一覧 をご参照ください 6 月中旬 アルバイト雇用予定額を教育 研究支援事務室よりお知らせします 4/8

5 毎月末 ~ 月初 ( 短期雇用の場合 雇用完了次第 ) 10 月下旬 1 月下旬 ~2 月上旬 ので 前述の謝金入金口座 * にお振り込みください アルバイト者出勤表 ( 様式 4-4) あるいは 出勤簿 ( 人事課作成 ) を所属学部事務室にご提出ください 大学から被雇用者に対し 給与あるいは個別振込でアルバイト料が支払われます アルバイト雇用時間申請書 の内容に変更がある場合は アルバイト雇用時間変更申請書 ( 様式 4-2) を教育 研究支援事務室にご提出ください この時点で執行金額がアルバイト雇用予定額を上回った場合は 超過分を前述の謝金入金口座 * にお振り込みください 注 ) 変更申請書提出締切後は 申請金額の変更および 申請金額を超過しての雇用はできません 執行金額がアルバイト雇用予定額を下回った場合は 使用可能額として当該金額をお知らせするとともにご返金いたします 時給についてアルバイト料は原則として大学の基準 ( 下表 ) を適用してください これ以外の場合は事前に教育 研究支援事務室にご相談ください 一般学生技能者 1 時間当たり 880 円 810 円 1,000 円以下の要件を厳守してください 実働 :7 時間以内 /1 日 4 日以内 /1 週 21 日以内 /1 月 〇アルバイト者出勤表 ( 様式 4-4) の場合 出勤日の 命令者印 に先生の印を押してください 〇勤務の重複等について所属学部事務室の確認を受けてください 4. 旅費 < 別表 1> 参照〇出張される前に 出張申請書 ( 様式 1-1) を所属学部事務室または学科合同研究室にご提出ください ( 学科長 ( 専攻主任 ) 学部長( 研究科長 ) の捺印 教育 研究事務部長の決裁が必要 ) また 出張後速やかに 出張報告書 ( 様式 1-2) をご提出ください 〇国内出張の運賃 ( 普通車 ) 宿泊料 日当および海外出張の宿泊料 日当の金額は教育 研究支援事務室で記入します その後 合計金額を記入した申請書のコピーをお返しし 出張申請書および出張報告書は教育 研究支援事務室にて保管します 〇運賃は 通勤圏外の場合は 名古屋駅 を起点とし 終点は特別な場合を除いて開催地最寄りの鉄道駅とします ただし 東京都区内の場合は 東京を終点とします 通勤圏内の場合は 名古屋キャンパスは 八事日赤駅 を 瀬戸キャンパスは 山口駅 を起点とし 経済的かつ効率的な経路で公共交通機関を利用した場合の運賃が支給されます 〇日当 宿泊料は 国内出張の場合 研究出張旅費 の規程を 国外出張の場合 海外出張者旅費等支給に関する事務取扱要項 の規程を準用します ただし 学会等の参加のみの場合および研究資料収集 調査の場合 規程額の 7 割支給となります 〇国内出張の場合 北海道 九州 四国および沖縄の 1 道 12 県への出張は航空路による運賃が支給されます 〇国内外を問わず航空機を利用して出張される場合はエコノミークラス実費支給となりますので 旅行会社等へ支払った航空券代の領収書を 出張申請書にホチキス止めの上ご提出ください 5/8

6 また 旅費の算出根拠としますので 旅程表および請求書等支払の明細がわかるものを出張申請書にホチキス止めの上ご提出ください 国内外を問わず学会や研究会等へ参加される場合は 必ず学会等の案内を出張申請書にホチキス止めの上ご提出ください また 発表される場合は発表者として氏名が記載されたプログラム等をご提出ください 5. 用品 (5 万円以上 20 万円未満 ) 機器備品 (20 万円以上 ) の管理責任と義務 上記の物品については大学に帰属します また 用品費 備品費で購入したものは原則として研究室に備えるものとします 用品 (5 万円以上 20 万円未満 ) < 用品登録 > 仮払精算後 教育 研究支援事務室において用品登録をします 届いた 用品シール を 購入した用品の見やすい箇所に貼付してください 当該用品は大学からの貸し出しとなります < 登録抹消 > 用品が使用不能になった場合などは 教員からの申請により教育 研究支援事務室で登録抹消をしますので 事前に教育 研究支援事務室にご連絡ください ただし 退職の際には 各種手続きの前に学部事務室にご相談ください 機器備品 (20 万円以上 ) < 備品登録 > 仮払精算後 名古屋キャンパス施設課において備品登録をします 届いた 備品シール を 購入した備品の見やすい箇所に貼付してください 当該備品は大学からの貸し出しとなります < 除却申請 > 備品が使用不能になった場合などは 教員からの申請により教育 研究支援事務室で除却申請をしますので 事前に教育 研究支援事務室にご連絡ください ただし 退職の際には 各種手続きの前に学部事務室にご相談ください 6. 仮払精算時期〇 2014 年 4 月 ~12 月に支払う謝金の最終期限 :2014 年 12 月 1 日 ( 月 ) ただし 国外での役務に対して国内非居住者に支払う場合を除きます 〇それ以外は 2015 年 1 月 30 日 ( 金 ) までに奨励金執行の証拠書類 ( 領収書 納品書等 ) を教育 研究支援事務室にご提出ください ただし 支出計画をご提出いただければ 精算期日を 2 月末日まで延長することが可能です 〇採択金額総額の 50% を超過して使途変更された場合は 精算の際に理由書 ( パッヘ研究奨励金配分委員会委員長宛 様式自由 ) をご提出ください 6/8

7 Ⅲ 研究成果報告書と研究成果刊行物の提出 1. 研究成果報告書の提出 2015 年度パッヘ研究奨励金 I-A の申請書類提出までに 研究成果報告書 ( 様式 5-1 あ るいは様式 5-2) の電子ファイル (MS ワード 2003 形式 ) を 電子メイルに添付の上 教育 研究支援事務室までお送りください 2. 研究成果刊行物について研究成果刊行物 ( あるいは抜刷 ) には 2014 年度南山大学パッヘ研究奨励金 I-A-1 または I-A-2 (Nanzan University Pache Research Subsidy I-A-1 (or I-A-2) for the 2014 academic year) ( 必ず年度を入れてください ) による研究成果である旨をご記載ください この記載がない場合には 本研究奨励金による成果として認められず 以後の申請もできません 2015 年度パッヘ研究奨励金 Ⅰ-Aに応募される方で 2014 年度研究成果刊行物の刊行が応募期日に間に合わない場合は 論文が受理された時点での原稿または校正刷原稿をご提出ください その場合でも応募は可能となります ただし 成果が刊行され次第 刊行物あるいは抜刷を一部ご提出ください 3. その他〇ワーキングペーパー等は公刊物として認められません ただし 編集者が存在し 大学等研究機関の紀要に準じた出版物であればこの限りではありません 〇学会発表の 要旨 は公刊物とは認められません ただし 査読付きのものはこの限りではありません 〇査読付きの論文は 受理された段階で公刊物として認められます Ⅳ 書式について 以下の書式を PORTA および教育 研究支援事務室の Web ページに掲載していますので 随時ダウンロードしてお使いください 学内専用ページとなっており 学外からは閲覧できませんので ご注意ください PORTA( ポルタ : 南山大学ポータルシステム )( パッヘ研究奨励金 I-A 出張申請書 ( 様式 1-1) パッヘ研究奨励金 I-A 出張報告書 ( 様式 1-2) パッヘ研究奨励金 I-A 領収書 ( 謝金 )( 様式 2-1) Receipt(Pache I-A Research Subsidy)( 様式 2-2) 銀行振込依頼書( 様式 2-3) パッヘ研究奨励金代理執行届( 様式 3) アルバイト雇用時間申請書 ( 様式 4-1) アルバイト雇用時間変更申請書( 様式 4-2) 7/8

8 臨時職員雇用申請書( パッヘ研究奨励金 Ⅰ-A)( 様式 4-3-1) 臨時職員雇用申請書( パッヘ研究奨励金 Ⅰ-A)( 短期 )( 様式 4-3-2) アルバイト者出勤表( 様式 4-4) 通勤交通費届( 様式 4-5) 住所届( 様式 4-6) 就業報告書( 様式 4-7) 2014 年度パッヘ研究奨励金研究成果報告書 (I-A-1)( 様式 5-1) 2014 年度パッヘ研究奨励金研究成果報告書 (I-A-2)( 様式 5-2) 2014 年度出勤予定表 パッヘ研究奨励金 Ⅰ-A 使用によるアルバイト雇用にかかる必要書類一覧 ( 参考 ) 領収書 Receipt アルバイト者出勤表記入例( 参考 ) その他ご不明な点がありましたら 下記までご連絡ください 教育 研究支援事務室 ( 内線 :1186) kenkyu-support@nanzan-u.ac.jp 以上 8/8

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