事前準備 確認 参加する学会が, 日本学術会議に登録されているか, 日本学術会議のホームページ ( で確認してください 登録されていない学会の助成を希望する場合, 事前に所属研究科事務室に相談してください 助成できる回数は 1 年間に計 2 回までで, そ

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1 大学院生各位 2018 年度大学院生の学会研究発表助成申請要領 2018 年 6 月 大学院事務室 大学院に在籍する学生 ( 休学者を除く ) が, 日本学術会議に登録されている学会及び国際学会におい て, 参加発表を行う場合に, その負担する交通費及び学会発表参加登録料について, 助成金を交付します 事前に本要領を熟読の上, 遺漏のないよう手続きを行ってください 助手について ( 国内 ) 国内で開催される学会の参加発表にあたっては, 学校法人明治大学専任教職員旅費規程に準じ, 旅費を支給します 下記アドレス参照の上, 所属学部 研究科事務室に必要書類を学会参加前に提出してください ( 国内学会への発表参加にあたり, 当助成制度への申請は出来ません ) < 参照 >HP 学内フォーマット集 ( 研究費関係 ) ( 海外 ) 海外で開催される学会の参加発表にあたっては, 大学院学生の学会発表に対する助成金交付取扱い要領 ( 内規 ) の第 2 条 4 項のとおり, 当助成制度が適用となります 本要領に従い手続きをしてください 申請までの流れ 事前準備 確認 参加登録料 交通費支払い 学会出席 申請書類作成 準備 2 に週提間出以内 所属研究科事務室へ書類提出 申請受付期限 :2 月末日 全書類提出期限 :3 月中旬 不備があれば要対応 ( 書類追加提出等 ) 助成金受領 ( 振込 ) 2~3 月に開催される学会に参加する場合, 申請書を 2 月末までに提出し, その他の書類は, 学会終了後速やかに提出してください やむを得ない事情により 3 月中旬までに提出が出来ない場合, 事前に所属研究科事務室に相談してください 1 / 6

2 事前準備 確認 参加する学会が, 日本学術会議に登録されているか, 日本学術会議のホームページ ( で確認してください 登録されていない学会の助成を希望する場合, 事前に所属研究科事務室に相談してください 助成できる回数は 1 年間に計 2 回までで, そのうち海外は 1 回までです 原則, 交通費が明確に算出できないためパッケージツアーは利用できません やむを得ない理由がある場合, 事前に所属研究科事務室に相談してください 原則, レンタカー, タクシーは利用できません やむを得ない理由がある場合, 事前に所属研究科事務室に相談してください 原則, 手配は各自で行い, 同じ旅程で学会に行く場合でも他人の旅費等の立て替え払いは行わないでください 海外へ渡航する際は, 各自で海外旅行保険に加入してください 学会助成以外の経費 ( 例 : 科研費 実験実習費等 ) を併用する場合, 支出できるかを確認するので, 事前に所属研究科事務室に相談してください ( 例 : 実験実習費と研究費は併用不可 等 ) 事前の相談がない場合, 助成できないことがあります 学会終了後に提出が必要となる資料を事前に確認し, 学会 HP が閉鎖される前に必要な箇所を印刷 保管しておいてください 助成金額の上限及び注意事項は下記のとおりです 交通費助成上限 ( 海外 ) 海外で開催される学会の交通費は, 渡航費を対象とし, 次の金額を上限とします 成田または羽田空港から開催地最寄り空港までの最短かつ経済的なエコノミークラス往復航空運賃が対象です 近距離 北朝鮮, 韓国, 中国, 香港, 台湾, サハリン, 沿海州 :\40,000 中距離 その他アジア, 太平洋地域 ( ハワイ含む ), オセアニア :\60,000 遠距離 全ヨーロッパ, ロシア, 中近東, アフリカ, カナダ, 北 中 南米 : 80,000 ( 国内 ) 国内で開催される学会の交通費は \30,000 を上限とします ただし, 学会が東京駅を起点とする鉄道距離 100 キロ以内の場所で開催される場合には, 交通費の助成は行いません また国内の場合は交通費の領収書は提出不要です 発表参加登録料助成上限 ( 国内 海外共通 ) 発表参加登録料は 25,000 を上限とします 発表参加登録料 交通費支払い 電子マネー (Suica,Edy,Apple pay,au wallet 等 ), 家電量販店等のポイント, マイレージ, 図書券, 商品券, 金券, プリペイドカード等で支払われた分の支出はできません 利用しないでください 発表参加登録料, 交通費を支払った証拠書類 ( 領収書 ) は紛失しないよう大切に保管してください クレジットカードの利用について 名義 : 原則, 本人名義のもののみ利用可 支払い方法 :1 回払いのみ可 リボ払いや複数回での支払いは不可 提出書類 : クレジットカード会社から郵送された紙の明細の原本 (WEB 明細ではない ) を提出 日本円で請求があり, 日本円で支払い, 要件を満たす領収書 (P4 参照 ) がある場合, それを提出すれば明細の提出は不要 WEB 明細しか発行されない場合, 大学院生各種助成制度補足説明書 (P4 参照 ) を提出してください 注意 : クレジットカードの明細が学会開催後 2 週間を超えて届く場合でも, 明細以外の書類を 2 週間以内に窓口に提出してください 年度末近くにクレジットカード払いをすると, 提出期限 3 月中旬までに明細を提出できないため, 現金払いを行ってください 難しい場合は, 事前に所属研究科事務室に相談してください 2 / 6

3 学会出席 領収書やプログラム等, 提出が必要となる書類を必ず受け取ってください 自己都合 ( 病気を含む ) により発生したキャンセル料, 変更手数料は支出できません 申請書類作成 準備 ( 作成 準備上の注意事項 ) 国内及び海外 共通注意事項 手書きの場合は黒ボールペンで記入してください ( 消せるボールペン不可 ) 押印は朱肉印で行ってください 記載事項を訂正する場合は, 二重線に訂正印を押印し, 修正してください ( 修正テープ等不可 ) 原則, 学会開催期間終了後 2 週間以内に書類を提出してください 2~3 月に開催される学会に参加する場合, 申請書を 2 月末までに提出し, その他の書類は, 学会終了後速やかに提出してください やむを得ない事情により, 全書類提出期限の 3 月中旬より提出が遅れる場合 ( 学会開催が 3 月末で, 参加登録料の領収書が現地で発行される等 ), 事前に所属研究科事務室に相談してください 国内の場合 提出書類 学会研究発表交通費及び参加登録料助成願 所定用紙 交通費, 発表参加登録料は, 日本円の実費を記入してください 助成金額の上限を超えた場合でも実費を記入してください 発表参加登録料が無料または不要の場合, なし と記入してください CITI Japan プロジェクトの受講状況について, 該当する方に を記入してください 学会助成以外の経費を併用する場合 事前に所属研究科事務室に相談してください 学会参加に係る費用を, 学会助成以外の経費で補助する場合, 枠左下の に を記入し, 経費名を記入してください 併用する経費が, 交通費や発表参加登録料の補助に使用される場合, その補助額を差引いて申請金額欄に記入してください 学会プログラムまたは学会 HP を印刷したもの 学会プログラムや, 学会 HP を印刷 コピーし, 次の項目が記載されている箇所を蛍光ペンでマークし提出してください 学会名, 開催場所 ( 建物名 ), 住所, 開催日, 発表テーマ, 発表参加登録料の金額, 発表者氏名, 発表日時 助成金の振込を確認するまで, 関係書類は保管してください 発表参加登録料の金額が分かる資料 学会プログラムや学会 HP 等に記載されている発表参加登録料に関する箇所を印刷 コピーし, 蛍光ペンでマークし提出してください 参加登録料に助成対象外の項目が入っていないか確認し, 含まれている場合は次のとおり対応してください 実際に飲食等をしなかった場合でも, 参加登録料に含まれている場合は助成対象外となります 3 / 6

4 発表参加登録料の定義 当該学会発表のために必要な参加登録料 学会年会費 宿泊費 飲食費 懇親会費(Coffee Break, Banquet 等 ) は含まれない 発表参加のために, 登録料の一部として支払いが義務付けられている予稿集 論文要旨集代は参加登録料に含まれる 参加登録料以外の金額が含まれている場合 内訳が分かる学会プログラムや学会 HP 等を印刷 コピーし, 蛍光ペンでマークし, 提出してください 内訳の明細を示すものが提出できない場合は, 大学院各種助成制度補足説明書 を追加で提出してください 発表にあたり投稿料等の支払いが義務付けられている場合 その旨が記載された学会プログラムや学会 HP 等を印刷し, 該当箇所を蛍光ペンでマークし提出してく ださい 発表参加登録料の領収書 学会事務局へ申し出て領収書をもらってください 万が一, 学会事務局へ申し出ても領収書が発行されなかった場合, 所属研究科事務室に相談してください 領収証の要件 領収書は, 原本が必要です (PDF などのデータを印刷したものや, コピーは不可 ) また下記の記載事項が必要です 領収書が要件を満たさない場合は, 大学院各種助成制度補足説明書 を追加で提出してください 領収書発行日 宛名 申請者本人宛 ( 明治大学 ( 本人の氏名 ) 様 ) 但し書き( 発表参加登録料であることが明記されていること ) 発行者の名前, 住所, 社判 ( 会社もしくは担当者の印 ) * 社判 がない場合は担当者の認印を押印いただく * 領収書に但し書きが明記されていない場合には, 金額の裏づけとなる明細書を併せて提出 領収書以外の支払証明書が発行される場合 郵便局支払い 郵便局振替払込請求書兼受領証 の原本を提出してください コンビニ支払い 支払い証明書 の原本を提出してください 大学院生銀行口座振込依頼書 所定用紙 申請者本人の口座を記入してください ( 他人の口座の利用は不可 ) ( 必要な場合のみ ) 大学院生各種助成制度補足説明書 所定用紙 下記やむを得ない事情により, 前述の資料が提出できない場合や, 立て替え払い等を行った場合に提出してください 領収書が要件を満たさないものしか発行されない クレジットカードの明細が WEB 明細しか発行されない 助成申請者以外が立て替え払いをした 発表参加登録料に飲食費等が含まれている 4 / 6

5 海外の場合 提出書類 学会プログラム ( 学会 HP を印刷したもの ) 発表参加登録料の金額が分かる資料 大学院生銀行口座振込依頼書 所定用紙 ( 必要な場合のみ ) 大学院生各種助成制度補足説明書 所定用紙 上記 4 点の書類の注意事項は国内と同様です P3 4 を参照してください 学会研究発表交通費及び参加登録料助成願 所定用紙 発表参加登録料が無料または不要の場合, なし と記入してください CITI Japan プロジェクトの受講状況について, 該当する方に を記入してください 申請金額の欄に外貨支払額を記入する場合があります 下記事項を確認してください 発表参加登録料の領収書 P4 に記載のとおり, 要件を満たす領収書を提出してください クレジットカードで支払った場合 P2 の記載のとおり, 紙の明細の原本を提出してください 明細に為替レートの記載がない場合, 支払日をもとに大学で基準としている為替レートにより算出 助成します 為替レートの記載がない場合, 学会研究発表交通費及び参加登録料助成願 の申請金額の欄は外貨支払額を記入してください PayPal で支払った場合 PayPal より配信された支払い内容メール又は PayPal の支払い履歴ページ ( 取引の詳細 ) を印刷し, 提 出してください 銀行を通して現金または口座引落としで支払った場合 外国向送金計算書 ( 仕向送金 )STATEMENT OF REMITTANCE(OUTWARD) と, 外国送金依頼書 (APPLICATION FOR REMITTANCE) の原本を提出してください 渡航費の領収書 航空券購入元の会社が発行した領収書を提出してください またP4 に記載のとおり, 要件を満たす領収書を提出してください チケットレス購入 ( ネット コンビニ購入等 ) の場合, 空港カウンターで社判のある領収証と差し替えてもらってください クレジットカードで支払った場合 P2 の記載のとおり, 紙の明細の原本の提出を提出してください 明細に為替レートの記載がない場合, 支払日をもとに大学で基準としている為替レートにより算出 助成します 為替レートの記載がない場合, 学会研究発表交通費及び参加登録料助成願 の申請金額の欄は外貨支払額を記入してください 旅程表 搭乗者名, 搭乗地, 搭乗日, 搭乗クラス, 金額がわかる明細 ( コピー可 ) を提出してください ( 領収書に上記事項が記載されている場合は提出不要 ) 5 / 6

6 ( 必要な場合のみ ) 外貨両替レートが分かる資料 現金 ( 外貨 ) で交通費や発表参加登録料を支払った場合は, 銀行等で外貨両替を行った際の両替明細書類の原本を提出してください ( 両替金額を超えた支払い分については, 大学で基準としている為替レートにより算出 助成します ) 上記書類が提出できない場合, その旨と理由 研究科 専攻 氏名を記載したメモ (A4 用紙自由書式 ) を追加で提出してください 大学で基準としている為替レートにより算出 助成します また 学会研究発表交通費及び参加登録料助成願 の申請金額の欄は外貨支払額を記入してください 書類提出 所属研究科事務室窓口に提出してください 提出の前にチェックリストを利用し, 遺漏が無いか確認してください 提出の際は, ボールペン 印鑑を持参してください 提出後, 場合により追加書類の提出を求めることがあります その他 書類提出から振り込みまでは, 書類が不備なく揃ってから, 概ね 1 ヶ月程度を要します なお, 繁忙期や処理段階の確認作業等により振り込みに時間がかかる場合があります 次の場合は, 助成金の一部又は全部を返還しなければなりません 1 当該研究の発表を行わなかったとき 2 当学会が開催されなかったとき その他, 不明点は所属研究科事務室までお問い合わせください 以上 6 / 6

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