ふるさと小包チラシご案内＜運用編＞

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ときこやぎ
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1 ふるさと小包チラシご案内 < 運用編 > ( 商品提供者向け HP: 年 4 月 1 日改正郵便局物販サービス 1

2 目次はじめに 4 ページ第 1 章商品発送の取扱いについて 5 ページ商品の発送冷蔵 ( チルド ) で配送を行う場合の対応配達希望日対応不在留置期限表示シールの貼付のし紙の指定とその取扱方法商品の包装第 2 章ふるさと小包チラシ作成後 7 ページ完成版チラシの提出契約の締結について第 3 章発注情報のお渡し 8 ページ注文情報の伝達事前準備 ( 印字確認テスト ) 第 4 章ゆうパックラベルへの印字 13 ページ発注からラベル印字まで発注内容の変更又は取消第 5 章再送の対応 17 ページ再送の必要性お客さまへの連絡再送の通知再送の報告再送代金の補てん再送代金の請求補てん代金のお支払い商品還付日より1か月経過しても再送できない場合の対応第 6 章商品代金のお支払い 22 ページ対象商品商品代金のお支払方法 2

3 第 7 章個人情報の取扱い 25 ページ個人情報の使用個人情報の管理発送業務の委託契約終了後の取扱いその他第 8 章事故対応へのお願い 27 ページ商品再発送の理由と対応商品代金の返還郵便局カタログ販売センターへの連絡商品の出荷が遅れた場合別紙 1 別紙 2 別紙 3 別紙 4 別紙 5 別紙 6 株式会社郵便局物販サービス事業本部連絡先一覧発注書ゆうパックラベル変更依頼書出荷停止依頼書照会文例商品再送依頼書様式 9 商品未送付報告書様式 10 商品再送/ 小包変更報告書様式 14 ふるさと小包チラシ損害賠償請求書様式 45 個人情報データ廃棄報告書( 商品仕入約款分 ) 3

4 はじめにふるさと小包チラシは郵便局のネットワークを活用した通信販売であり日本全国各地域の産品を直接お届けできる産地直送システムとしてこれまでも多くのお客さまに喜ばれてきましたこれは全国各地の商品提供者さまがご参加いただいた結果であり今後もより多くのお客さまにご利用いただくにはより多くの商品提供者さまにご参加いただき安全安心優良な品質の商品をご提供いただくことが欠かせません平成 27 年 7 月 1 日開始のふるさと小包チラシから日本郵便株式会社との販売斡旋契約から株式会社郵便局物販サービスが販売者となる仕入契約に変更させていただきさらに平成 28 年 4 月 1 日からふるさと小包チラシ商品仕入約款に変更させていただきましたがこれまでと変わらず安全安心優良な品質の商品をお客さまにお届けするというふるさと小包の理念に変わりはありませんこのマニュアルをご覧いただき適正な運用をお願いするとともにこれまでと変わらぬ商品のご提供をお願いいたします 4

5 第 1 章商品発送の取扱いについて商品の発送ふるさと小包チラシは前払いの通信販売になります商品のお届けはお客さまからお申込みを受け付けてから原則として1 週間から10 日程度を約束しております別紙 2 発注書が届きましたら速やかに商品を発送するようお願いします季節商品等で発送が遅れるときは必ず郵便局カタログ販売センターへ連絡して指示を受けてください送料の割引を受けるために 10 個たまってから発送する等しないでください郵便局のゆうパックまたはチルドゆうパックで発送してください ( レターパックは利用できません ) 発送開始日のある場合はその日以降にお申込み順に発送してください注文された商品が品切れや季節商品のため発送するまでに日時がかかるなどすぐに商品を発送できない場合には各地方事業本部または制作企画部へ連絡を入れ指示を受けてください冷蔵 ( チルド ) で配送を行う場合の対応冷蔵 ( チルド ) 商品は郵便局で引受配達を行う際も徹底した温度管理が必要ですこのため冷蔵 ( チルド ) 商品の発送を行う際は商品を差し出す郵便局に事前に連絡し差出日や差出時間の調整を行ってください逆さまや横倒ししないことを指定された高さのあるチルド商品の一部において保冷容器に入らず品質の確保が困難となる場合がありますチルド表示チルド配送の商品をカタログに掲載する場合は高さが50cm 以内 (150 サイズ以内 ) となる商品を選定のうえ掲載していただきますようお願いします配達希望日対応配達日を希望されたお客さまへのゆうパックラベルには配達希望日が印字されます配達の際に誤りがないよう配達希望日シールを貼付し希望日にお届けになるよう発送日を調整してください事前に差出郵便局と日数等を打合せてください配達希望日シールはゆうパックラベルと同様お近くの郵便局から入手してください配達希望日は誕生日の贈答品として送るときなどに利用されるもので希望日は印字した配送伝票の配達希望日欄に記入されていますこの配達希望日の見落としがないように特にご注意ください配達希望日のご要望には基本的には対応してください対応できない場合はチラシにその旨記載してくださいお客さまが申込書に配達希望日を記載された場合はそのまま伝達 ( 配送伝票に記載 ) しますので対応できない場合のお客さま対応は商品提供者さまでのご対応となりますのでご了承ください長期休業 ( ゴールデンウィークお盆シルバーウイーク年末年始等 ) となる場合においても配達希望日等に発送遅延が生じないよう対策をお願いします 5

6 不在留置期限表示シールの貼付ゆうパックの不在留置き期間は最大 7 日間となります特にご指定がない場合は自動的に留置き期間が7 日に設定されます商品の賞味期間 ( 消費期間 ) が留置き期間よりも短くならないよう設定してください特に消費期間 3 日以内郵便局留置期間が2 日以内の商品を差し出す場合についてはさらに次の処置をお願いいたします冷蔵 ( チルド ) 扱いとしてください ( 商品により対応が困難な場合もあります ) 商品提供者さまにおいて事前にお届け先の在宅確認を行ってください不在留置期限表示シールに留置き期限日を不在留置期限月日までと表示して貼付してください不在留置期限表示シールはゆうパックラベルと同様お近くの郵便局に連絡し入手してくださいのし紙の指定とその取扱方法お客さまの希望によりのし紙の取扱いがある場合はお歳暮お中元内祝い等ののし紙を貼付することにしています印字したゆうパックラベルののし紙等の指定をよく確認してお客さまから指定されたのし紙の種類などを間違えないよう十分注意してください志については慶弔どちらにも使用されますので特に注意を払ってくださいお客さまによっては贈答用として利用されるケースもございますので商品を発送する際は商品の価格等を記載したチラシなどを絶対に同封しないよう十分注意してくださいのし紙の指定は基本的には対応願います万が一対応できない場合はチラシにその旨記載して下さいお客さまが申込書にのし紙の指定を記載された場合はそのまま伝達 ( 配送伝票に記載 ) しますので対応できない場合のお客さま対応は商品提供者さまでのご対応となりますのでご承知ください商品発送に当たってはお客さまからの配達希望時間帯お届け通知のし紙配達希望日二重包装など注文商品に関する取扱い指定を印字した配送伝票により確認するとともに紛らわしい場合には必ずご依頼主さまに内容等を電話により確認してください商品の包装包装や緩衝材等も大切な商品の一部ですので内容品に損傷等が生じないよう商品内容に適合した包装を行ってください特にこわれものは配送途中で破損しないように緩衝材を入れたり生ものは冷蔵 ( チルド ) 扱いにするか鮮度が保てるよう十分な保冷材を入れるなど包装等には十分注意してください 6

7 第 2 章ふるさと小包チラシ作成後完成版チラシの提出株式会社郵便局物販サービスからふるさと小包チラシ原稿の最終校が送付されたら印刷を行ってください印刷を行う際はチラシの完成版データを株式会社郵便局物販サービスに送信してください送信いただいたデータをもとに各種マスタ登録を行いますので到着期限までに送付いただけない場合は取扱開始日を遅らせる必要が生じますので確実に到着期限までに送付してくださいふるさと小包チラシ完成版の送付チラシ完成版データ送付とは別に次のとおり完成版の現物を送付してください地域タイプ物流タイプ販売用販売用各郵便局に直接送付してください取扱開始前月 15 日 ( 土日祝の場合は前営提出用業日 ) 前後に各物流センター及びカタログ追加チラシの窓口となっている郵便局経由で各事発送センターに必要部数を納入してください業本部に 30 部ご提出してください ( 詳細な納入期限は印刷承認の際に通知しま ( コールセンター等でお客様対応用に使用しす ) ます ) 提出用下記宛先に 70 部郵送してください郵送先東京都江東区東陽 4 丁目 1 番 13 号東陽セントラルビル 4F 郵便局カタログ販売センター制作企画部宛 TEL 契約の締結についてふるさと小包チラシ印刷承認後ふるさと小包チラシ商品仕入約款に基づきふるさと小包チラシ申込確認書を発行しメールにてお届けします契約締結日は申込確認書発行日となり契約内容が記載されていますので大切に保管してください 7

8 第 3 章発注情報のお渡し注文情報の伝達郵便局で申込みを受け付けた注文情報は産直ホットラインから商品提供者さまにお知らせしますチラシの取扱期間中は 1 日に3 回 ( 午前中夕方夜間 ) 発注メールをお送りします産直ホットラインとはお客さまから受けた注文情報を商品提供者さまへお渡しするためのパソコン上のシステムとなりますこのためお持ちのパソコンにおいて産直ホットラインの動作環境の確認をする必要があります産直ホットラインでは小包追跡番号管理を行なっており配送状況の確認やお客さまへの着荷確認を行っております注文情報をデータ処理し商品提供者の皆さまへは発注書配送ラベルイメージをURLにて ( 以下インターネットという ) 伝達いたしますシステム要件 1 インターネットに接続できるパソコン 2 インターネットメール ( ) が受信できる事 3 Internet Explorer( インターネットブラウザ ) が稼働する事 Internet Explorer( 購入時にWindowsに組み込まれているもの ) をご使用ください ( 他のブラウザソフトをご利用の場合には動作の保証は致しかねます ) Windows Updateを最新に更新してください ( バージョン6.0 以上を推奨 ) 4 A4サイズの用紙が印刷できるレーザープリンタ (Canon/EPSONを推奨) インクジェットプリンタでは小包番号用バーコードがにじんだり水に濡れて印刷部分が見えにくくなるなど配達時にトラブルになりますので推奨いたしません運用概略 1 お客さまから注文が入りますとで通知いたします 2 通知が入りましたら内記載のURL にアクセスしてください 3 発注書及び配送ラベルイメージをご確認いただけます受信ページは暗号化されていますので他に情報が漏れる心配はございません 4 インターネット上から直接ゆうパックラベルに印字発注情報 PDFをダウンロードできます事前準備 ( 印字確認テスト ) 実際の発注情報をお渡しする前に電子メールアドレスやFAX 番号に誤りがないかの疎通確認とゆうパックラベルが印字できるかの印字テストが必要になりますこの処理が終了して始めて商品発注メールが送信されますので販売開始日前に次の処理を行ってください販売開始日前にこの処理を行っていただけませんと状況によっては販売開始日をずらしていただくことにもなりますのでご注意ください JPMM 発注センターからの電子メールが連絡用 ( 支払清算調書用 ) アドレスと発注用アドレスに送信されます送信元のメールアドレスは fs_sys_otrs@densan-s.co.jp です電子メール本文のURLをクリックし産直ホットラインを稼働してくださいメールアドレスやFAX 番号の確認を行うため次のとおり連絡がありますので確認手続きを行ってください 8

1FAX 番号先確認商品企画書に記載したFAX 番号宛に株式会社郵便局物販サービスFAXセンター ( 代行 : 株式会社電算システム ( 郵便局物販サービス JPMM 発注センター )) から FAX 番号確認テストを送信します間違いなく受領したことを確認するため受信した FAX 番号確認テスト用紙内の受領しましたにをつけて様式に記載のあるFAX 番号に返信してください 2

印字テスト結果を参照 2の印字結果回答用紙に記載し販売開始前に株式会社電算システムにFAXを返信してくださいこれを疎通確認といいますこちらが完了しませんと発注データを送信することができませんので必ず印字テスト結果を記載した印字結果回答用紙を所定のFAX 番号先に流してください 3 印字ラベルの入手ゆうパックラベルは下記のものを使用します

9 1FAX 番号先確認商品企画書に記載したFAX 番号宛に株式会社郵便局物販サービスFAXセンター ( 代行 : 株式会社電算システム ( 郵便局物販サービス JPMM 発注センター )) から FAX 番号確認テストを送信します間違いなく受領したことを確認するため受信した FAX 番号確認テスト用紙内の受領しましたにをつけて様式に記載のあるFAX 番号に返信してください 2 連絡用( 支払清算調書用 ) メールアドレスと発注用メールアドレス確認商品企画書に記載した連絡用 ( 支払精算調書用 ) メールアドレス発注用メールアドレスにTS 発注センターから確認メールを送信しますメール本文にあるURLから産直ホットラインを稼働してください両メールアドレス ( メールアドレスが同一の場合は1 通 ) に送信されるゆうパックラベルの印字テストを行い印字テスト結果を参照 2の印字結果回答用紙に記載し販売開始前に株式会社電算システムにFAXを返信してくださいこれを疎通確認といいますこちらが完了しませんと発注データを送信することができませんので必ず印字テスト結果を記載した印字結果回答用紙を所定のFAX 番号先に流してください 3 印字ラベルの入手ゆうパックラベルは下記のものを使用しますゆうパックを差し出す郵便局に以下の品名コードを伝え請求してください期間中は不足しないよう確保補充をお願いしますゆうパック伝票シート( 控ありハガキなし ): 品名コードユ00780 ( なおお届け通知はがきにつきましては 2018 年 3 月 1 日分より終了となっております ) ユ00780 万が一産直ホットラインで発行したゆうパックラベルを使用せずに商品を発送した場合は配達完了の確認ができないため商品代金のお支払いができませんその際は第 5 章項番 4( 様式 10) により小包番号変更報告を行ってくださいメール本文例 URL をクリックしてください 9

10 産直ホットライン画面連絡用メールアドレスから産直ホットラインを稼働させると次の画面が表示されます印字テストのご案内を読み印字環境等の確認を行ってくださいまた印字テスト結果回答用紙を印刷してください参照 1 印字テストのご案内参照 2 印字テスト結果回答用紙 10

11 産直ホットライン画面発注用メールアドレスから産直ホットラインを稼働させると次の画面が表示されますゆうパック送り状のサンプルを開き実際のゆうパックラベルへの印字テストを行ってください印字テスト結果を印字テスト結果回答用紙に記載し JPMM 発注センターにFAX 送信してくださいこのFAXが到着次第発注開始となりますこの印字テスト結果回答用紙を所定のFAX 番号先に流していただけませんといつまでも発注データを流すことができません必ず行ってくださいゆうパック送り状サンプル 11

12 印字環境等印字内容を記載し返信先 FAX 番号に FAX 返信してください以上の確認手続きが完了しない場合商品の発注がされませんので販売開始日前に必ず確認してください 12

第 4 章ゆうパックラベルへの印字発注からラベル印字まで受信した発注メールの本文にあるURLから産直ホットラインを稼働し別紙 2 発注書及びゆうパックラベルの印字を行ってください印字用データは発注から60 日後印字から40 日後のいずれか早い方の日に削除されますので発注後は速やかに印字を行ってください削除されたのちはそれまでの発注データを再度流すことはできませんので

13 第 4 章ゆうパックラベルへの印字発注からラベル印字まで受信した発注メールの本文にあるURLから産直ホットラインを稼働し別紙 2 発注書及びゆうパックラベルの印字を行ってください印字用データは発注から60 日後印字から40 日後のいずれか早い方の日に削除されますので発注後は速やかに印字を行ってください削除されたのちはそれまでの発注データを再度流すことはできませんので必ずこの期間に行ってくださいなおデータが削除されるまでは何度も再印字ができますのでゆうパックラベルの重複には十分注意してください配送ラベルデータを印字する場合には外字などの内容をよく確認して印字漏れがない様にお願いします印字したラベルの内容をよく確認してください発注書を印刷したときは発注書監査簿等 ( 様式適宜 ) に記載するなどしてその内容を十分確認するとともに商品発送の際は配送伝票の内容 ( のしや名入れ指定日他 ) 商品をチェックしてください照会等で確認が必要な場合は配送ラベルの控えで確認してください商品の発送漏れを防ぐために商品を発送の都度発注書の商品発送月日欄または発注書監査簿等 ( 様式適宜 ) に発送の日付を記入して必ず発送確認をしてくださいまた発注書は連番で綴る等工夫をしてくださいお申込み期間終了後も暫く発注メールが流れますので 2 週間くらいは毎日受信確認してください 1 発注メール発注メールイメージ指定いただいたメールアドレスにゆうパックラベルを印字できるインターネットサイトのURLを記載したメールを送信します 13

2 産直ホットラインを稼働産直ホットラインのイメージ発注書送付連絡票はここから PD F ファイルをダウンロードしてください URLをクリックし

印字不可能文字 ) を含むゆうパックラベルの対応外字を含むデータは住所氏名の項目が空欄にて印刷されますゆうパックラベルの情報がある場合は

外字を手書きで加筆してください送付連絡表に外字件数が記載されていますので送付連絡表を印字した際に外字の有無を確認してください

14 2 産直ホットラインを稼働産直ホットラインのイメージ発注書送付連絡票はここから PD F ファイルをダウンロードしてください URLをクリックしゆうパックラベルを印刷しますお届け通知の有無で使用するゆうパックラベルが異なりますのでラベルの種類別に URLが記載されています 3 外字 ( 印字不可能文字 ) を含むゆうパックラベルの対応外字を含むデータは住所氏名の項目が空欄にて印刷されますゆうパックラベルの情報がある場合は株式会社郵便局物販サービスから外字連絡票をFAXにより送付します外字連絡票に記載された発注番号で対象のゆうパックラベルを特定し外字を手書きで加筆してください送付連絡表に外字件数が記載されていますので送付連絡表を印字した際に外字の有無を確認してくださいゆうパックラベルの表示該当箇所が空欄で表示されますので手書きで記入しますちょう付用配達証受付店控えの該当箇所は空白となっていますので手書きで記入します外字ありと表示されます 14

15 送付連絡表の記載外字連絡票外字連絡票 ( 有 ) ふるさと小包物販太郎様 Tel: Fax: いつもお世話になっております JPMM 発注センターです下記の発注に外字がありました件判明した文字情報をお知らせ致します日付担当重要カタログ名北海道 2015 年度地域限定版チラシ商品名グリーンアスパラ発注日 2015/05/03 発注番号 24 CSS 発注番号 42322/ /298 当該ゆうパックラベルは外字を含んだ項目が空白で印字されています下記参照の上当該項目に加筆して出荷いただきますようお願い申し上げます小包番号発注番号又は小包番号で対象のゆうパックラベルを特定してください届け先氏名住所東京都江東区東陽 4 丁目 1 番 13 号達也關依頼氏名達也主住所東京都江東区東陽 4 丁目 1 番 13 号のし摘要郵便局物販サービス運用支援担当電話 : FAX:

16 発注内容の変更又は取消 1お届け先等の変更お届け先氏名配達時間帯等の変更があった場合には産直ホットラインで別紙 3 ゆうパックラベル変更依頼書を通知しますので併せて通知するゆうパックラベルを印字し発注時に印字したゆうパックラベルを差し替えて発送してください 2 商品のキャンセル商品のキャンセルがあった場合は産直ホットラインで別紙 4 出荷停止依頼書を通知しますので発注書又はゆうパック番号で対象のゆうパックラベルを特定し出荷をとりやめてください 16

17 第 5 章商品の再送再送の必要性次のケースでは商品を再送する場合が想定されます保管期間経過等により商品提供者さまへ還付された場合 ( 不在還付 ) 日本郵便株式会社の輸送途中の事故により商品が破損汚損した場合商品内容に関するクレーム等お客さまへの連絡保管期間経過により還付となった場合は商品提供者さまからお客さまへ連絡 ( 電話や書面 ) し再配達希望日を確認し再送してくださいなお再送を行う際は還付になった商品に貼付したゆうパックラベルと同じラベルを印刷して使用することのないよう注意してください ( 追跡番号が重複し配達完了が確認できないため初回の商品代金のお支払いができません ) 書面で連絡を行う際は別紙 5の照会文を使用してくださいなお再送用に作成するラベルには還付先である商品提供者名と住所を必ず記入することを忘れないでください再送の通知輸送途中の事故や商品クレーム等再送が必要な連絡が株式会社郵便局物販サービスにあった場合は産直ホットラインにより別紙 6 商品再送依頼書を通知しますので産直ホットラインから配信されるURLによりゆうパックラベルを印刷し速やかに商品を再送してください再送の報告商品の再送を行った場合は理由を問わず必ず様式 10 商品再送/ 小包変更報告書に必要事項を記載の上次の報告先へFAXにより報告してください様式 10 商品再送/ 小包変更報告書の到着確認をもって1 回目の商品代金の精算を行います FAXを送信する際は誤送信がないよう十分注意してください様式 10 提出先報告先株式会社郵便局物販サービス業務部 ( 精算担当 ) FAX 再送した商品が再び不在留置期間経過で戻された場合は処理方法を協議しますので再々送を行わず各地方事業本部または制作企画部にご連絡願います 17

18 商品再送 / 小包変更報告書 ( 様式 10) 商品再送にをしてください産直ホットラインで発行したゆうパックラベルを使提出先 : 商品提供者様業務委託先 :TS 業務部 FAX 様式 10( チラシ用 ) 用せず商品発送した場合は小包番号変更にをしてく商品再送してください報告書 ( ださいチラシ用 ) 小包番号変更必ずいずれかに FAX 送信先 : 平成年月日 FAX: 誤送信にご注意ください商品提供しているカタログ名商品番号 ( 商品提供者様名 ) TEL: FAX: 商品名グリーンアスパラ 1.2kg(L) TS 社からの発注月ご依頼主名お届先名返送年月日産直ホットラインから発行された初回の小包番号事由等記入欄必ず該当のところにを付けてくださいア不在還付保管期間経過転居先不明受取拒否その他 ( ) 再送の場合番号変更の場合イ郵便局の輸送途上の事故等破損 / 汚損誤配達亡失その他 ( ) ウ商品のクレーム等腐敗カビその他 ( ) エ宛名間違等 TS 社の起因ふるさと小包 2015 年 5 月山田花子東陽一郎 2015 年 5 月 5 日再送年月日 2015 年 5 月 10 日再送又は変更後の小包番号産直ホットラインから発行された小包番号及び再送後 ( 又は変更後 ) の小包番号を記載します商品提供者名電話番号及びFAX 番号を記載してくださいカタログコード商品番号及び商品名を記載してください TS 社からの発送月ご依頼主名お届先名返送年月日再送年月日を記載してください返送された事由欄をしてください再送及び変更後ゆうパックラベル貼付欄 ( コピー可 ) ( 商品提供者様の控分 ) 差出郵便局の受付日付印の押してあるものに限ります商品再送又は小包番号変更を行った際に発送したゆうパックラベルお客さま控えのコピーを貼付してくださいラシ用チラシ用チラシ用チラシ用チラシ用チラシ用チラシ用チラシ用チラシ用チラシ用チラシ用チラシ再送代金の補てん商品を再送した際以下の場合は1 回の再送分に限り株式会社郵便局物販サービスから商品代金又は送料の補てんを行います 2 回目の再送は返金を含めて協議しますので各事業本部 (P24 参照 ) へご連絡ください補てん対象郵便局の不在留置期間経過あて所不明受取拒否等お客さま都合で還付されたもの株式会社郵便局物販サービスの責任で還付されたもの 18

19 補てん対象外輸送途上等の事故( 日本郵便株式会社過失分 ) により再送する費用は商品提供者さまがゆうパックを差し出した郵便局に損害賠償の請求をしてください商品内容に対するクレーム等商品提供者さまに起因する理由で商品を再発送する場合の再送費用は補てんできません補てん金額株式会社郵便局物販サービスで補てんする金額は次の2 種類のいずれかです還付された商品が二次使用できない場合還付された商品が二次使用できる場合商品の仕入金額を補てんします送料を補てんします賞味 ( 消費 ) 期限に明らかな余裕がある場合などは商品仕入代金をご請求される場合は送料を別途請お問い合わせさせていただくことがあります求することはできません再送代金の請求再送代金の請求を行う場合は必要書類を株式会社郵便局物販サービスに郵送してください ( 郵送先は下記書類 ( 様式 14) の送付先に記載 ) 郵送書類商品仕入代金を補てんする場合 ( 保険請求 ) 送料を補てんする場合様式 14 ふるさと小包チラシ損害賠償請求書様式 14 ふるさと小包チラシ損害賠償請求書受託確認書 ( ゆうパック差出局に郵便局から引受けの確認書として発行されます ) または送料が確認できるレシート等の資料書類 ( 様式 14) 記載時の注意点以下の項目にご注意ください不備がある場合は再提出をしていただくことになります商品 1 個につき 1 枚を作成してください誤記入の訂正についてお書き間違いをした際は修正テープ修正液等をご使用しての訂正はできません誤記入箇所に二重線を引き訂正印を押印の上正しい記入をお願いします訂正漏れにご注意ください再送品の配達完了確認について補てんの対象は再送品がお届け先へ配達完了となったものとなります再送品が配達完了になっていないものは補てん対象外ですので必ず配達完了になったことを確認してから書類のご提出をお願いいたします社印漏れについて様式 14 には押印欄がございます押印漏れが多いため社印の押し忘れのないようご注意ください 19

20 書類 ( 様式 14) の記載方法ふるさと小包チラシ損害賠償請求書( 様式 14) 提出先 : 商品提供者 TS 業務部 TS 経理部様式 14 書類を作成した年月日を記載してください郵便局物販サービス御中 2017 年 9 月 1 日商品提供者様の社名を記載し損害賠償請求者ふるさと小包印社印を押印してくださいふるさと小包チラシ損害賠償請求書以下の事由により商品を再送しましたので事故報告します事故内容記入欄にレ印を付けてください返送小包番号事故事由 { 保管期間経過による商品の還付あて所に尋ね当たらずによる商品の還付受取拒否による商品の還付その他 ( 理由を記載してください ) 再送小包番号チラシ掲載価格してください請求金額 1 商品仕入代金の請求 ( 返送商品の二次使用が不可の場合 ) 二次使用不可理由 ( をつけてください ) 消費 ( 賞味 ) 期限 ( ,800 仕入率 87.6 % 請求額 5 円 ) 日その他 ( ) 計算方法チラシ掲載価格仕入率 = 請求額 ( 小数点以下 1 桁目を四捨五入 ) 請求額 =カタログ掲載料仕入率上記事故に関して貴社が当社への上記の損害賠償金の支払いのため貴社が申込確認書に記載している仕入加入する損害保険会社から保険金を受領して当社へ支払うことを承諾いたしますとなります小数点以下は1 桁目率を記載してくださいを四捨五入してください請求金額 2 送料の請求 ( 返送商品の二次使用が可能の場合 ) 送料円請求額円チルド料金円計算方法送料 + チルド料 = 請求額カタログ掲載価格を記載受託確認書または送料が確認できるレシート等を添付してください 4,205 } 円返送された初回ゆうパック番号を記載してください返送理由に該当する項目にチェックをしてください該当する項目がない場合はその他にチェックを入れカッコ内に理由を記載してください再送したゆうパック番号を記載してください二次使用不可の理由が消費 ( 賞味 ) 期限による場合は日数を記載してくださいそれ以外の場合にはその他にをつけ理由を記載してください請求額 = 送料 + チルド料金となります請求金額 1 にて商品仕入代金をご請求されるものは送料請求欄に記載をしないでください再送に要したゆうパックの運賃を上段に記載してください冷蔵 ( チルド ) 商品の場合は要したチルド料金 ( 特殊取扱料金 ) を下段に記載してください上記請求金額 1 にて商品仕入代金をご請求されるものは送料を別途請求することはできません送料請求欄には記載をしない書類 ( 様式 14) の送付先でください郵送先東京都江東区東陽 4 丁目 1 番 13 号東陽セントラルビル 6F 株式会社郵便局物販サービス業務部保険担当宛 TEL

21 補てん代金のお支払い項番 6の必要書類が到着した日の翌々月の 15 日 ( 非営業日の場合は前営業日 ) に商品企画書に記載された口座にお振込みします商品代金のお支払いとは別となりますまた書類等に不備があった場合はお支払いが遅れる可能性があります商品還付日より1か月経過しても再送できない場合の対応商品還付後商品提供者さまからお客さまへの連絡 ( 電話や書面 ) が取れず 1か月を経過しても再送ができない場合は株式会社郵便局物販サービスからお客さまに返金処理を行いますので様式 9 商品未送付報告書に必要事項を記入し商品提供者さまが所在する都道府県を管轄する株式会社郵便局物販サービス事業本部 ( 別紙 1 参照 ) にFAXしてください商品未送付報告書 ( 様式 9) 提出先 : 商品提供者様業務委託先 :TS 社当該事業本部担当様式 9( チラシ用 ) 郵便局物販サービス平成年月日提出送信先 FAX 番号 : 商品提供者名誤送信に十分注意してください担当者地方を記載して TEL: 還付日から一ヶ月経過しても再送できない場合は速やかに報告してください FAX: 本報告書 ( 様式 9) 提出後は商品の再送は行わないでください ( 提出後再送となった場合は必ず営業窓口にご連絡ください ) くださいご依頼主名 ( 敬称略 ) 田子お届け先名 ( 敬称略 ) 田子商品番号及び商品名詰合せセット東北チラシ商品未送付報告書初回出荷日記入例不在還付日小包番号 (TS 社より初回発番のもの ) 月日月日措置状況 ( 詳しく ) 対応月日対応方法及び結果月日届 ) 架電留守電メッセージ残す月日届 ) ハガキ送付月日依 ) 架電留守電メッセージ残す月日依 ) ハガキ送付ご依頼主名及びお届け先名を記載してください商品番号 (10 桁 ) と商品名を記載してください初回の出荷日と還付日 ( 配達郵便局が還付した日 ) を記載してください架電やハガキ送付等お届けするために対応した日及び内容を記載してください - - 再送可能リードタイム発送不可能日再送可能期限代替品不可例 )17 時までの連絡で翌日発送例 ) 土日祝日例 ) 10 月 10 日指示まで初回小包番号を記載してください (TS 社使用欄 ) 受付入力確認 ( 保存期間 :7 年 ) チラシ用チラシ用チラシ用チラシ用チラシ用チラシ用チラシ用チラシ用チラシ用チラシ用チラシ用チラシ用チラシ用チラシ用チラシ用チラシ用チラシ用チラシ用チラシ用チラシ用チラシ用 21

第 6 章商品代金のお支払い対象商品商品が受取人さまにお届けされたことが確認できた分を配達完了とし配達完了分を毎月月末締めで翌月末日までに商品提供者さまの口座に振り込みを行います商品代金のお支払方法 1お支払金額の確認お支払対象月の翌月 15 日前後までに商品毎にお支払金額を産直ホットラインで商品提供者さまに通知します産直ホットラインから配信されるURLから

22 第 6 章商品代金のお支払い対象商品商品が受取人さまにお届けされたことが確認できた分を配達完了とし配達完了分を毎月月末締めで翌月末日までに商品提供者さまの口座に振り込みを行います商品代金のお支払方法 1お支払金額の確認お支払対象月の翌月 15 日前後までに商品毎にお支払金額を産直ホットラインで商品提供者さまに通知します産直ホットラインから配信されるURLから支払精算調書及び請求書の金額を確認してください支払精算調書及び請求書に記載された金額に誤りがない場合は返信ボタンを押下してください返信ボタンを押下しない場合はお支払額が確定せず商品代金をお支払いすることができない場合もありますので必ず返信ボタンを押下してくださいなお商品提供者さまで把握している金額と異なる場合は未精算小包番号の一覧をダウンロードできますのでこちらをご確認ください未精算小包番号を確認しても異なる場合は株式会社郵便局物販サービス (TEL: ) にご連絡ください産直ホットライン画面イメージ未精算小包番号 (PDF) が添付ファイルと URL をクリックし支払精算調書をして送信されますダウンロードしてください様式 10 の処理日をお知らせしております 22

23 支払精算調書及び請求書お支払金額を確認し誤りがない場合は下記内容で相違ありませんので本書の通り請求しますにチェックを入れ返信ボタンを押下してください金額及び個数を確認してください月度未精算小包番号 23

24 2 請求書の送付項番 1で返信ボタンの押下後支払精算調書及び請求書を印刷していただき押印の上次の宛先に郵送してください郵送先東京都江東区東陽 4 丁目 1 番 13 号東陽セントラルビル 6F 株式会社郵便局物販サービス業務部精算担当宛到着期限支払精算調書及び請求書の通知から5 営業日以内 3 商品代金のお支払支払精算調書及び請求書で確認した金額を翌月末日までに商品企画書に記載された口座に振り込みます 4その他の費用初回精算時に商品代金と相殺を行いますなお初回精算時に相殺する金額が不足する場合は翌月に不足分を相殺します相殺する受入費用は商品代金のお支払時にご確認いただく支払精算調書及び請求書のその他調整欄をご確認ください支払精算調書及び請求書相殺がある場合は金額を確認してください 24

25 第 7 章個人情報の取扱いふるさと小包チラシにより取得した個人情報は日本郵便株式会社及び株式会社郵便局物販サービスに帰属します商品提供者さまにおいては以下の取扱いを徹底してください個人情報の使用株式会社郵便局物販サービスから提供する個人情報及び業務上知り得た個人情報は商品の発送又はお問合せに対応することを目的としており目的を達成するために必要な範囲内で使用しそれ以外の目的には使用しないでください DM 等での個人情報の使用は目的外使用となりますので絶対に行わないでください個人情報について商品の発送の目的を達成するために必要な範囲を超えて加工しまたは複製若しくは複写しないでください個人情報の管理個人情報を安全に管理するため個人情報管理責任者を配置し当該個人情報管理責任者の氏名所属及び連絡先を申込書兼商品企画書に明記してくださいまた変更が生じた場合は速やかに申込書兼商品企画書を再提出してください善良なる管理者の注意をもって個人情報を取扱い個人情報が漏えい紛失き損改ざん等を防止するため安全管理措置 ( 個人情報管理責任者の氏名施錠できる保管場所での管理従業員教育パソコンのパスワード管理等 ) を講じてくださいゆうパックラベルに明記されている項目も個人情報ですキャビネット保管箱等の施錠できる保管場所で厳重に管理してください発送業務の委託株式会社郵便局物販サービスへの書面による事前承諾なく発送業務の全部又は一部を第三者に委託することはできません委託する場合は必要書類への記載が必要となりますので委託前に下記連絡先に連絡をしてください契約終了後の取扱い期間満了解除解約その他の事由のいかんを問わず原契約が終了した場合は株式会社郵便局物販サービスが電子メールで指示する方法に従って個人情報が記録された媒体及び複製品 ( 複製複写翻訳等 ) を返却するか廃棄を行ってください個人情報が磁気ディスクや磁気媒体に保存されている場合は同じく電子メールで指定する方法に従い当該個人情報を消去してください原契約終了後は返却廃棄及び消去等の処分をした個人情報の内容処分月日処分の責任者立会者その他処分状況の記録に関して様式 45 個人情報データ廃棄報告書を作成し項番 4(1) で返却方法等を指示する電子メールのアドレスへ速やかに報告してくださいその他個人情報の漏えい紛失その他の事故の発生を知ったときは事故発生の原因のいかんに係らず直 25

26 ちにその旨を下記連絡先に報告してください報告先株式会社郵便局物販サービス営業統括部 TEL

27 第 8 章事故対応へのお願い商品再発送の理由と対応発注相違等郵便局カタログ販売センター責任による再送の場合は弊社負担で再送 ( 商品再送依頼 ) いたします配送途中での破損等は郵便局に損害賠償として請求していただきます商品提供者さまの瑕疵 ( 商品の劣化等 ) の場合は商品提供者さまの負担で再送していただきますお客さまの理由 ( 受取拒否不在留置期間経過の戻り等 ) による場合は1 回目は弊社で補てんします 2 回目の再送分については協議の結果で対応していただきますので各地方事業本部または制作企画部にご連絡ください商品代金の返還お客さまから注文された商品についてキャンセルのお申し出などの具体的事例が発生したときは下記にご連絡願います原則キャンセルはお受けしませんが発送前の場合で弊社がやむを得ないと判断した場合はあり得ます商品提供者さまが返金作業を行うことは一切ありません返金となる場合返金作業は全て弊社で行いますただし商品提供者さまの瑕疵による場合の返金処理費用については商品提供者さまのご負担となりますがその場合でも返金作業は弊社が行います郵便局カタログ販売センター運用支援担当東京都江東区東陽東陽セントラルビル TEL 郵便局カタログ販売センターへの連絡以上のほかお客さまの声に関する問合せなどは郵便局および郵便局カタログ販売センターへ連絡をお願いします郵便局カタログ販売センターお客さまサービスセンター東京都江東区東陽東陽セントラルビル TEL FAX 商品の出荷が遅れた場合チラシのお客さまにはお申込み後 1 週間から10 日でお届けしますと約束していますので配達日希望のあるもの以外は承り日から10 日を超える遅れが出る場合は必ず所管の各事業本部に連絡をしてください ( 大量に発生する場合は商品提供者さまの負担によりハガキを発送していただくこともあります ) お客さまからお申出があった場合すぐに所管の各事業本部 ( または制作企画部 ) にご報告ください各事業本部 ( または制作企画部 ) で状況を聞き取りさせていただき対応 ( 指示 ) させていただきます商品に対する苦情事故の場合はお客さま対応をお願いする場合がありますお客さま対応を第一に対応し事故の処理を行っていただきます最終的に各事業本部 ( または制作企画部 ) が聞き取りし事故報告と原因分析結果で再発防止策の提出をお願いする場合があります 27

28 各事業本部お問合せ先一覧別紙 1 28

29 別紙 2 29

30 30 別紙 3

31 31 別紙 4

32 32 別紙 5

33 別紙 6 33

34 提出先 : 商品提供者様業務委託先 :TS 社当該事業本部担当様式 9( チラシ用 ) 郵便局物販サービス平成年月日提出送信先 FAX 番号 : 商品提供者名誤送信に十分注意してください担当者 TEL: 還付日から一ヶ月経過しても再送できない場合は速やかに報告してください FAX: 本報告書 ( 様式 9) 提出後は商品の再送は行わないでください ( 提出後再送となった場合は必ず営業窓口にご連絡ください ) チラシ商品未送付報告書措置状況 ( 詳しく ) 対応方法及び結果対応月日小包番号 (TS 社より初回発番のもの ) 不在還付日初回出荷日商品番号及び商品名お届け先名 ( 敬称略 ) ご依頼主名 ( 敬称略 ) 34 (TS 社使用欄 ) 再送可能リードタイム発送不可能日再送可能期限代替品不可受付入力確認例 )17 時までの連絡で翌日発送例 ) 土日祝日例 ) 10 月 10 日指示まで ( 保存期間 :7 年 ) チラシ用チラシ用チラシ用チラシ用チラシ用チラシ用チラシ用チラシ用チラシ用チラシ用チラシ用チラシ用チラシ用チラシ用チラシ用チラシ用チラシ用チラシ用チラシ用チラシ用チラシ用

35 提出先 : 商品提供者様業務委託先 :TS 業務部 FAX 様式 10( チラシ用 ) 商品再送してください報告書 ( チラシ用 ) 小包番号変更必ずいずれかに FAX 送信先 : 平成年月日 FAX: 誤送信にご注意ください ( 商品提供者様名 ) TEL: FAX: 商品提供しているカタログ名商品番号商品名 TS 社からの発注月ご依頼主名お届先名返送年月日産直ホットラインから発行された初回の小包番号再送年月日再送又は変更後の小包番号事由等記入欄必ず該当のところにを付けてくださいア不在還付保管期間経過転居先不明受取拒否その他 ( ) 再送の場合番号変更の場合イ郵便局の輸送途上の事故等破損 / 汚損誤配達亡失その他 ( ) ウ商品のクレーム等腐敗カビその他 ( ) エ宛名間違等 TS 社の起因再送及び変更後ゆうパックラベル貼付欄 ( コピー可 ) ( 商品提供者様の控分 ) 差出郵便局の受付日付印の押してあるものに限ります 35 ラシ用チラシ用チラシ用チラシ用チラシ用チラシ用チラシ用チラシ用チラシ用チラシ用チラシ用チラシ

36 個人情報データ廃棄報告書 ( 商品仕入約款分 ) 年月日株式会社郵便局物販サービス ( 営業統括部 ) 御中法人又は団体名 : 個人情報保護管理者メールで送付の場合署名印貴社よりお預かりいたしました年度チラシ ( ) に関する個人情報を含むデータは商品仕入に関する約款の ( 個人情報の保護 ) 第 16 条 10 項に基づき下記のとおり再利用できない方法で廃棄し作業の必要上複写したデータ等に関しても一切保持しておりませんことをご報告いたします記商品番号 :XXXXX-XXXX-X 商品名 : 商品番号 :XXXXX-XXXX-X 商品名 : 提供日年月日 ~ 年月日データ内容 ( イヘント ) 発注書 ( イベント ) ゆうパックラベル ( ご依頼主控 ) 電子データ ( PDF 含む ) 商品再発送依頼書 ( 別紙 6) ラベル変更依頼書 ( 別紙 3) 出荷停止依頼書 ( 別紙 4) 外字連絡票データ形態データ数量紙紙電子紙件件件件紙紙紙件件件廃棄日月年日月年日月年日月年日月年日月年日月年日廃棄方法シュレッターによる破砕焼却その他 ( ) シュレッターによる破砕焼却その他 ( ) 消去ツールによる消去その他 ( ) シュレッターによる破砕焼却その他 ( ) シュレッターによる破砕焼却その他 ( ) シュレッターによる破砕焼却その他 ( ) シュレッターによる破砕焼却その他 ( ) ( 該当する箇所に印を記入して下さい ) ( 廃棄業者に委託した場合には廃棄処理証明書等の写しを添付 ) 注 1. 太枠内は必ず記入して下さい ( 数量廃棄日廃棄方法等 ) 2. 太枠以外は提供されたデータ等がある場合は該当の項目に記入して下さい 3. 鉛筆書きは不可以営業統括部上 36 保管 : 個人情報保護統括管理者 ( 写し : 部門責任者 )

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ふるさと小包チラシのご案内ふるさと小包チラシとは郵便局のネットワークを活用し日本全国各地域の産品をお届けしとお客様を結ぶ通信販売ですにおかれましては参加いただくことにより郵便局ネットワークを活用して商品をご紹介いただくことができます販売スキーム及び契約受注スキーム商品仕入契約仕入代金カタログ販売センタ T S 社販売斡旋契約日本郵便窓口来局外周活動商品発送配送 ( ゆうパック ) お客様 TS