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1 口コミ広場店舗管理画面 利用説明書 Ⅲ( 美容外科レポートサービス編 ) 利用説明書一覧 登録編 ( 別紙 ) 情報編集編 ( 別紙 ) 美容外科レポートサービス編 目次 1. 広報ツール の利用について 症例紹介 トピックス投稿 Dr インタビュー 口コミ返信 の利用について 口コミレポート管理... 9 口コミの確認対応... 9 口コミの公開 返信コメント 口コミについて投稿者と連絡を取る 口コミについて運営者と連絡を取る 過去の口コミ管理 問い合わせ管理 の利用ついて 問い合わせ会員の一覧 問い合わせ会員の一覧 検索 問い合わせ内容の確認 問い合わせ会員検索 レポートサービス の利用について レポートサービス TOP 施術実施後の報告 実績登録対象者の検索 施術実績報告への修正依頼対応 施術実績報告漏れについての対応 請求金額の確認

2 2

3 1. 広報ツール の利用について 広報ツールとは 医院様が主体となって情報を発信し 集客を行う事が出来る機能をまとめたものです 広報ツールの内 お知らせ クーポン 以外のものについては 美容外科の口コミ広場におけるレポートサービスに参加中の医院様のみ利用可能となっています 1-1. 症例紹介 一覧掲載写真 3

4 入力ページ 症例紹介では実際に行った治療の症例を 写真付きでご掲載頂けます 患者様が最も気にする 治療結果 について 医院様主体の情報でアピールできますので とても有力な広報ツールです 4

5 投稿された内容はすぐに公開され 情報掲載ページに掲載 投稿された症例紹介の中からランダムでトップページなどに表示されるほか 症例紹介 のページで一覧表示されます 1-2. トピックス投稿治療内容についての解説や 新しい治療方法の紹介などを行う事が出来ます 掲載された内容は医院情報掲載ページに掲載される他 美容外科の口コミ広場の TOP ページや医院検索ページ等でもランダムで表示され コラム のページにも表示されます 投稿されたトピックスの一覧表示 トピックスについては当サイトと医院様の双方の十分な信頼性を維持するため 一度運営者側で内容の審査をさせて頂きます 審査の基準は主に一般の閲覧者が見た際 十分役に立つ内容 ( 情報量 情報の質ともに ) であるかどうかという点の判断となります < 下書き保存 > トピックスの投稿を行う際 まだ内容が十分でない場合は 下書き状態で保存しておく事が出来ます 下書き状態の投稿はサイト上に掲載される事が無く いつでも編集が可能です < 投稿 > 投稿の内容が確定しましたら この内容で投稿する ボタンから投稿を行って下さい 投稿されたトピックはすぐに公開されず 一旦は運営者側の審査状態となります 投稿内容は審査状態になると内容を編集することが出来なくなりますのでご注意ください < 審査 > 審査は遅くとも数日中には対応致します 1 週間経っても審査結果が出ない場合には お問い合わせ下さい 審査を通過しましたらサイト上に掲載開始されますが 審査の結果掲載不可能と判断させて頂きました場合は 判断理由についてメール等でご連絡させて頂きます 審査に通らなかった場合でも 修正して再度投稿することは可能です 5

6 トピックスの投稿ページ 6

7 1-3. ドクターインタビュードクターの知名度向上 患者様の安心のための情報公開のために ドクターインタビューという広報機能がございます ドクターの個性 取り組み 考え方等が患者様に伝わるように質問事項をご用意しました ドクターインタビューが登録できるスタッフの一覧 < ドクターインタビューの登録 > ドクターインタビューの掲載が可能な方の一覧が表示されますので その中からインタビュー項目にお答え頂くドクターを選んで頂いて 内容の記入を行って下さい ドクターインタビューの登録を行うためには まず 店舗情報の編集 > スタッフ紹介 から 医師の登録 ( ページ最下部より可能 ) を行う必要があります インタビューの投稿ページ 7

8 8

9 2. 口コミ返信 の利用について医院に投稿された口コミの内容を確認したり コメントをつける事が出来ます 2-1. 口コミレポート管理 投稿されているレポートの一覧 口コミの確認対応 患者様から投稿されたレポートの確認や レポートに対してコメントを記入できます レポートサービスを利用して投稿されたレポートはすぐにはサイト上に掲載されず 医院様によって公開処理を行うか 5 日間経過すると掲載開始となります レポートが投稿されてから掲載されるまでの期間は 口コミ確認 / 返信 のページ上では 医院様承認待ち という形で表示されます 9

10 レポートの詳細確認 コメント投稿 10

11 口コミの公開 返信コメント 内容を確認の上 掲載しても宜しければ 公開する をクリックしてください 投稿に対するコメントを記載するためのフォームが表示されますので 投稿へのコメントを任意で記入の上 送信 ボタンをクリックし 掲載を開始します 投稿へのコメントについては任意となりますが 口コミ内容の補足やフォローをして頂く事で 医院のイメージアップを行えます 11

12 口コミについて投稿者と連絡を取る 内容が規約 投稿ガイドラインに違反していると思われる場合や 投稿者の不満を解消したい場合は 投稿者 ( 患者様 ) に連絡を取ってやり取りを行うことができます 不満の投稿等への対応について不満の投稿について患者様に修正を強制することはできません 不満の口コミが投稿された場合 まずは患者様の不満を解消することが最も重要になります 患者様の不満が解消された場合 患者様の判断で口コミの内容修正や好意的な追記につながります 詳しくは 不満の口コミへの対応方法 をご参照ください 口コミについて運営者と連絡を取る 投稿者と直接のやりとりを行っても 投稿の内容に不正やガイドラインへの違反が解消されない場合については 運営者への問い合わせを行って下さい 運営者が投稿の内容について確認を行った上で ガイドラインと照らし合わせて情報の掲載などについて対応を行います ただし 最終的な掲載判断は運営者が行うものであり 必ずしも要望にお応えできるわけではありませんのでご了承下さい 口コミはあくまでも投稿者の主観に依存するものですので 明らかな不正行為 ガイドラインへの明確な違反でなければ掲載不可という判断にはなりません 12

13 2-2. 過去の口コミ管理レポートサービス開始以前の 古い形式での口コミが存在する場合 その内容について確認及びコメントを行う事が可能です 口コミの一覧表示 13

14 口コミの詳細表示 口コミの詳細表示イメージ 14

15 3. 問い合わせ管理 の利用ついて口コミ広場のサイト上から予約 相談を行った問い合わせ者の情報や 問い合わせの内容を確認する事が出来ます 3-1. 問い合わせ会員の一覧 問い合わせ会員の一覧 検索 問い合わせ者として登録されている会員の一覧表示 検索を行う事が出来ます 問い合わせ会員の一覧表示 問い合わせ内容の確認 口コミ広場から予約 相談が行われた場合 その内容について管理画面上で確認する事が出来ます 問い合わせ内容の確認 問い合わせ内容のページ画像 3-2. 問い合わせ会員検索 問い合わせ会員の検索 15

16 電話や医院様へ直接メールなど 口コミ広場の問い合わせフォーム以外で問い合わせした患者様については 口コミ広場の会員であるかどうかを確認して頂く必要があります これは 出来るだけ早い時点で口コミ広場の会員であることを明確にすることで医院様と患者様とのトラブルを避けるために必要なステップになります ここでの検索は 個人情報の保護の為に 氏名の一部 と 口コミ広場に登録されている電話番号 が必要です 確認の際には 問い合わせ様が口コミ広場に登録している電話番号をお聞き頂いて ご利用ください 検索によって問い合わせされた方の情報が表示されましたら リスト中にある 登録ボタン をクリックして 医院様への問い合わせ者として登録を行って下さい 検索しても会員情報が出てこない場合 登録されている名前または電話番号が伝えられたものと異なっている か 問い合わせされた方の会員登録自体が出来ていない ケースがあります 可能であれば電話番号などに間違いが無いか問い合わせされた方にご確認の頂き それでも解決しない場合は 運営者にお問い合わせ下さい 16

17 ユーザー検索後の画像 17

18 4. レポートサービス の利用について治療実績の登録や 登録されている実績の確認などを行う事が出来ます 4-1. レポートサービス TOP 登録を行って頂いた治療実績の一覧が確認できます 必要に応じて 条件による絞り込みが可能です レポートサービス TOP( 登録情報の一覧 ) 18

19 詳細検索について 19

20 4-2. 施術実施後の報告レポートサービスに参加されている医院様は 患者様の支払いが済んだ時点で 管理画面から施術実施の報告を行って頂きます 5 日以内に報告を行わない場合 患者様の方から実施内容を報告して頂くようになっております 患者様はポイントを早く獲得したいと考えていますので お早めの対応をお願いします 実績登録対象者の検索 実績の登録には まず初めに実績を登録する対象者の検索を行います 下記のページの施術実績報告という箇所で患者様の氏名を検索して下さい 検索は氏名の一部 ( カタカナ可 ) で検索が可能です 実績報告開始画面 20

21 この検索窓では 医院様に口コミ広場経由で問い合わせした事が分かっている方だけが検索対象です 電話問い合わせ等で 問い合わせ時に問い合わせ者としての登録を行っていなければ 口コミ広場全体から検索する必要があります この場合 個人情報の保護の関係上 氏名と電話番号が完全に一致しなければ表示されません 施術実績報告の対象会員が検索できましたら 検索結果に表示されている 登録へ進む をクリックし 施術実績の登録画面へ進んでください 21

22 実績の内容登録 患者様が見つかったら実際に施術実績の登録へ進みます 新規の場合新規であれば 施術のカテゴリを選択して登録ボタンをクリックします 新規の実績登録開始の場合 同じ患者様への 2 回目以降の登録の場合 ( 継続治療の場合 ) 今までに登録した治療と同じ内容の治療であれば ページ下部に今までの登録情報が表示されていますので そこにある 追加実績を登録する をクリックしてください 今までに登録した治療と別の内容の治療であれば 新規の登録と同様の手順を行って下さい 継続の場合 施術のカテゴリを選択すると 下記のような施術の詳細を登録する画面になります 実績内容の登録 22

23 施術名 ( コース名等 ) の欄は入力が必須の項目ではありません 施術手法の中でも個別のメニュー名称等がある場合に入力して下さい 例 ) ニキビ 肌質改善スペシャルセット 全身脱毛 1 年フリーパスなど 23

24 体験レポートの記入開始時期施術の内容について記入がかける体験レポートは 記入が可能になる時期を即日から 2 週間まで選択する事が出来ます 結果レポートの記入開始時期施術の結果に対するアンケートやレポートは 結果が出る時期に患者様に記入してもらう必要がありますので 施術毎でその時期が異なると思います 結果が出てレポートを書いてもらうのにふさわしい時期の目安を選択してください 確認画面をはさんで 登録すれば完了です この時点で 患者様に施術実績報告が医院様から登録されたことがメール及びユーザーマイページにて通知されます 患者様確認画面 患者様は 5 日間以内に 医院様からの施術実績報告を承認します 5 日間のうちに承認しない場合は 自動的に承認されます 24

25 管理画面では 実績の報告リストに 会員様に確認中 という表示がされます 患者様側は内容が間違っていなければ承認 間違っていれば非承認と修正依頼を出すことが出来るようになっています 会員確認中状態の表示 患者様から承認されれば 施術実績報告は完了です 引き続いて患者様がアンケートと体験レポートを記入することになります 施術実績報告への修正依頼対応 医院様が入力した施術実績報告に対して患者様側が内容が違っているとして 承認せず修正依頼をしてきた場合には それに対応する必要があります 施術実績管理の画面で一覧に会員様より実績の修正依頼中という表示が赤字で表示されています ここをクリックすると 下記のような対応画面が表示されます 25

26 修正依頼があった場合の表示 患者様からの指摘が正しければ 金額を修正しないを選択して 患者様へのメッセージを記入し送信してください 患者様が承認をすれば 実績報告が完了です 患者様からの指摘が間違っている場合は 患者様が入力してきた支払い金額に対して 修正する を選択し 金額とその説明を書いて送信して下さい 26

27 27

28 患者様のユーザーマイページでは 下記のような確認が行われます 医院様の内容に患者様が同意されれば承認されて実績登録が完了します 依然として食い違いがある場合は 運営者に問い合わせをするように誘導しています 極めて珍しいケースになると予想されますが 医院様と患者様で支払い金額や施術内容に食い違いがある場合は お電話やメール等でご確認頂き それでも解決しない場合 事実関係を運営者から確認させて頂きますので ご協力をお願いします 施術実績報告漏れについての対応 医院様が施術実績報告を忘れた もしくは遅れた場合 ( 施術日から 5 日経っても報告をしていない場合 ) 患者様から施術実績報告の申請がなされます 患者様のマイページでは 下記のような表示がなされており 報告が漏れた場合には患者様がそれを指摘できるようになっています 患者様から施術実施の報告があると 下記のように 会員様より施術実績の申請中 と表示されますので クリックして対応に進んでください 実績登録申請がある場合の表示例 28

29 実績登録申請の詳細 患者様からの施術実績の報告への対応は上記の画面で行います 入力内容を確認して 修正点や追加事項があれば記入して 対応して下さい 赤字で書いてありますが 患者様が間違って申請をしてきているような場合については 運営者までお問い合わせ下さい 口コミ広場一般会員に運営者側から確認を致します 以後の流れは 通常の施術実績報告と同様となります 29

30 4-3. 請求金額の確認実際に請求させて頂く内容について 確認を行う事が出来ます 30

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