平 成 １５ 年 度

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1 平成 2 9 年度 監査結果に基づく措置状況集録 瀬戸市監査委員

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3 平成 29 年度 監査結果に基づく措置状況一覧 実施年月 H29 5 対象課名 改善 検討事項 措置結果公表日 ( 公告日 ) 財政援助団体公益社団法人瀬戸市シルバー人材センター - - 所管課 : 健康福祉部高齢者福祉課 備考頁 - 8 高齢者福祉課 行政課 1 改善事項 (1) ア ( ア ) イ ( ア ) H 国保年金課 産業課 アグリカルチャー推進プロジェクトチーム こども家庭課 1 改善事項 (1) ア H 税務課 支所 ( 水野 幡山 品野 ) 1 改善事項 (1) ア H 財政援助団体西陵地域力推進会議 1 改善事項 (1) (2) H 所管課 : 交流活力部地域活動支援室 5 防災課 社会福祉課 1 検討事項 (1) ア ( ア ) H 小学校 5 校中学校 3 校 1 改善事項 (1) H 都市計画課 1 改善事項 H 浄水場管理事務所 下水道課 建設課 1 改善事項 (1) ア ( ア ) H H30 1 水道課 1 検討事項 (1) H 工事監査 保育園 2 園 のぞみ学園 1 改善事項 (1) ア (2) ア H 所管課 : 健康福祉部こども家庭課 浄化センター管理事務所 財政援助団体瀬戸市健康都市推進市民会議 1 検討事項 (1)(2)(3) H 所管課 : 健康福祉部健康課 議会事務局議事課 秘書室 * 工事監査 幡山南保育園保育室増築工事 北脇橋外 2 橋橋梁補修工事 * 小学校 ( 幡山東 幡山西 下品野 品野台 原山小学校 ) * 中学校 ( 水無瀬 光陵 水野中学校 ) * 保育園 ( 水南保育園 古瀬戸保育園 ) 12 14

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5 改善事項の措置状況 ( 行政管理部 : 行政課 ) 監査期間平成 29 年 8 月 1 日から 平成 29 年 9 月 25 日まで 第 5 監査結果 指摘事項措置状況 1 改善事項 (1) 契約事務ア使用許諾契約書 (GYOSEI 例規執務サポートシステム使用許諾契約 ) ( ア ) 契約約款第 14 条において 契約を自動更新する条項が入っているが 地方自治法第 23 2 条の3で 普通地方公共団体の支出の原因となるべき契約その他の行為 ( 支出負担行為 ) は 法令又は予算の定めるところに従い これをしなければならない と規定されており 後年度予算の裏付けのない契約において いわゆる自動更新条項を設けることはできないこととなっているため 改善されたい イ業務委託契約書 ( 例規集更新データ及び追録作成業務委託 ) ( ア ) 契約約款第 9 条において 契約を自動更新する条項が入っ 1 改善事項 (1) 契約事務ア使用許諾契約書 (GYOSEI 例規執務サポートシステム使用許諾契約 ) ( ア ) 契約自体は単年度毎行っているため 第 14 条の自動更新に関する条項を削除し 変更契約の手続きを進めている 今後 契約締結の際には十分その内容を精査し 誤った条項の記載がないように努めることとした イ業務委託契約書 ( 例規集更新データ及び追録作成業務委託 ) ( ア ) 契約自体は単年度毎行っているため 第 9 条の自動更新に関 1

6 ているが 地方自治法第 232 条の3で 普通地方公共団体の支出の原因となるべき契約その他の行為 ( 支出負担行為 ) は 法令又は予算の定めるところに従い これをしなければならない と規定されており 後年度予算の裏付けのない契約において いわゆる自動更新条項を設けることはできないこととなっているため 改善されたい する条項を削除し 変更契約の手続きを進めている 今後 契約締結の際には十分その内容を精査し 誤った条項の記載がないように努めることとした 2

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8 改善事項の措置通知 ( 市民生活部 : 水野支所 ) 監査期間 平成 29 年 10 月 2 日から 平成 29 年 11 月 24 日まで 第 5 監査結果 指摘事項措置通知 1 改善事項 (1) 契約事務ア業務委託契約書 ( 水野支所庁舎 水野地域交流センター清掃業務委託 ) 契約書の訂正を行うにあたり 訂正を行う決裁の手続きがとられていないため 公印の管守者の使用承認がないまま公印を使用した契約書の訂正がされていた 訂正の方法については 契約当事者双方が訂正を認めたことを証するために双方の契約印を押印の上 訂正すべきところ 市側の押印のみで訂正が行われていた また 使用されている公印は瀬戸市公印規則で定められた用途ではない公印が使用されていた 関係例規及び契約制度総括部署に確認の上 適正な事務を執り行うよう改善されたい 1 改善事項 (1) 契約事務ア業務委託契約書 ( 水野支所庁舎 水野地域交流センター清掃業務委託 ) の訂正について 訂正を行う決裁手続きをとり 契約当事者双方の契約印を押印し 適正なものに改善しました 4

9 改善事項の措置通知 ( 交流活力部 : 地域活動支援室 ) 監査期間 平成 29 年 10 月 2 日から 平成 29 年 11 月 24 日まで 第 5 監査結果 指摘事項 1 改善事項 (1) 西陵地域交流センターの指定管理は利用料金制を採用しており 交流センター利用料は指定管理者である西陵地域力推進会議の収入とすると定められている しかしながら 西陵地域力推進会議の収支報告には この利用料及び交流センター関係の収支金が計上されていない 今後は 西陵地域力推進会議収支決算報告書に交流センター収支金を含めるよう また 指定管理業務にかかる会計については独立の会計として管理するよう改善されたい 措置通知 1 改善事項 (1) 西陵地域力推進会議に対し 指摘事業について説明を行い 今年度の収支決算報告書から交流センター関係の収支金を収支報告に計上するよう改善することとしました また 指定管理業務にかかる会計については独立の会計として管理するよう改善することとしました (2) 条例等 協定書及び業務仕様書 各種規約の齟齬が散見されたが 手がかりとなる決裁や会議録といった書類の所在が不明であったため 適正に変 (2) 条例等 協議書及び業務仕様書 各種規約に齟齬があるものについては 西陵地域力推進会議と協議を進めており 実運用との整合が図れるよう市長の 5

10 更 改正された結果の齟齬なのか否かの確認ができない状態であった 規定の内容及び実運用との整合性を見直すとともに 会議録等の作成 保管の徹底を図られたい 承認を再度 行うよう進めていくともに 必要に応じて協定書及び業務仕様書 各種規約の修正を図っていくこととしました また 西陵地域力推進会議においては 各種規約の変更に伴う会議における議事録の作成 保管の徹底を図るとともに 市としてもセンター運営にかかる協議内容 市長承認決裁の作成 保管の徹底を図るよう改善することとしました 6

11 検討事項の措置通知 ( 健康福祉部 : 社会福祉課 ) 監査期間平成 29 年 11 月 1 日から 平成 29 年 12 月 25 日まで 第 5 監査結果 指摘事項措置通知 1 検討事項 (1) 契約事務ア業務委託契約書 ( 障害者相談支援事業の業務委託 )( 平成 年度 ) ( ア ) 地方自治法施行令第 163 条第 1 項第 2 号を適用して前金払とされている さらに 契約当初に委託料が全額一括で支払われている 実際の事務手続きを精査し 適正かつ効率的に事務が遂行できるように見直しを検討されたい 1 検討事項 (1) ア ( ア ) 現在 契約時に一括で全額を前金払いとしているものを 次年度の契約時から毎月 1ヶ月分の前金払いと変更します 7

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13 改善事項の措置通知 ( 都市整備部 : 都市計画課 ) 監査期間平成 29 年 12 月 1 日から 平成 30 年 1 月 25 日まで 第 5 監査結果 指摘事項措置通知 1 改善事項瀬戸市空き家等対策事業費補助金について 瀬戸市空き家等対策事業費補助金交付要綱に基づく補助金の交付決定等は行政処分の取り扱いとしていないため 行政不服審査法に基づく審査請求や行政事件訴訟法に基づく取消訴訟の対象ではないが 申請者に対する当該補助金の交付決定通知書等において 行政不服審査法に基づく審査請求や行政事件訴訟法に基づく取消訴訟を行うことができる旨の教示がされていた 今回監査対象とした当該補助金のみでなく 他の業務についても関係法規及び行政救済制度総括部署に確認を行い 適正な事務を執り行うよう改善されたい 1 改善事項瀬戸市空き家等対策事業費補助金の交付決定通知書等について 備考に記述した行政不服審査法に基づく審査請求や行政事件訴訟法に基づく取消訴訟を行うことができる旨の教示文を削除し 交付決定通知書等の様式を変更しました また 他の業務について 民間建築物耐震化促進補助金の交付決定通知書等についても同様に 行政不服審査法に基づく審査請求等の対象ではないため 平成 30 年度の申請手続きに向けて交付決定通知書等の様式を3 月末までに変更することとしました 9

14 改善事項の措置通知 ( 都市整備部 : 建設課 ) 監査期間平成 30 年 1 月 4 日から 平成 30 年 2 月 26 日まで 第 5 監査結果 指摘事項措置通知 1 改善事項 (1) 財産管理事務ア行政財産使用許可事務 普通財産貸付事務 ( ア ) 行政財産の目的外使用許可は 行政不服審査法に基づく審査請求や行政事件訴訟法に基づく取消訴訟を行うことができる対象となるが その旨の教示がされていない 1 改善事項 (1) 行政財産目的外使用許可書許可条件の文末に 教示文を記述するように改善しました 10

15 検討事項の措置通知 ( 都市整備部 : 水道課 ) 監査期間平成 30 年 1 月 4 日から 平成 30 年 2 月 26 日まで 第 5 監査結果 指摘事項措置通知 1 検討事項 (1) 協定書に基づく緊急修繕について 発注方法は 協定書に規定しているが 発注伺いの決裁日が発注日後となる事例が見受けられた 協定書の内容と実際の事務手続きを精査し 適正かつ効率的に事務が遂行できるよう 見直しを検討されたい 1 検討事項 (1) 緊急修繕の依頼については 発注通知書の決裁を得て行うことが通常の流れとなっておりますが 休日等に緊急を要する修繕が発生した場合は 通常の決裁を得る時間的猶予がありません しかし 決裁を得ることは必要となるため 日常生活に必要不可欠となる上水道の緊急性を考慮し 休日等の緊急修繕については 電話で課長に口頭による決裁を得て実施することと改めます また 発注伺いの決裁に 事前に口頭により課長決裁を得ている旨を記載するよう変更しました 11

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18 検討事項の措置通知 ( 健康福祉部 : 健康課 ) 監査期間 平成 30 年 2 月 1 日から 平成 30 年 4 月 23 日まで 第 5 監査結果 指摘事項 措置通知 1 検討事項 (1) 補助金の精算に際して 補助金変更承認申請書 を事業完了後に提出して交付決定額を変更していることについて 検討されたい 1 検討事項 (1) 補助事業内容の変更等 ( 中止若しくは廃止 ) に伴う 補助金額変更は市民会議補助金交付要綱第 7 条を適用し 事業内容の変更を伴わない事業完了後の補助金額の確定及び精算については 第 1 0 条にて対応することとしました 申請内容を確認し 要綱の内容を十分に理解したうえで 摘要条項を適切に選択し事務処理を実施します (2) 市民会議が 複数の事業実施団体に補助金を交付しているが 補助金交付要綱が定められていないことについて 検討されたい (2) 要綱に基づき 市民と一体となった健康づくり推進事業を実施する団体に補助金を交付するために 平成 30 年度中に補助金交付要綱を定めることとしました (3) 瀬戸市健康づくり食生活改 (3) 市民会議から補助金を受け 14

19 善協議会は 市民会議からの補助金と所管課との委託契約により 同様の事業が行われているが その意義がやや不明であることについて 検討されたい て実施する事業は 市民会議の目的に賛同する構成団体が市民と一体となった健康づくりを推進することを目的とし 健康都市推進市民会議総会で会員の承認を得て健康意識の高揚 健康づくりの実践活動及び啓発のための活動を実施しております 一方 健康課との委託契約による事業は 生活習慣病など疾病予防 重症化予防を重点においた行政主体による保健事業となっております 今回 検討の指摘がありました点については 両事業の意義をより一層明確にして実施してまいります 15