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1 第 2 種特別加入登録システム 操作の手引き 第 3 版 2012 年 3 月 1 日発行 株式会社 横浜電算 労働保険グル プ

2 目 次 Ⅰ. 出力帳票一覧 1 頁 Ⅱ. 第 2 種特別加入者登録処理概要 3 頁 Ⅲ. 第 2 種特別加入者脱退処理方法 5 頁 Ⅳ. 国への納付額を計算するには 6 頁 Ⅴ. 登録したデータを Excel 表に出力するには 7 頁 Ⅵ. 取りまとめ会社を登録するには 8 頁 Ⅶ. 一人親方等団体の登録などを行うには 10 頁 Ⅷ. 年度切替処理を行う 11 頁 Ⅸ. データ取り込み処理について 12 頁 ⅹ. データ提出処理について 13 頁 XⅠ. 郵便番号データによる市区町村名の一括更新 15 頁 XⅡ. 個別郵便番号の登録 16 頁 XⅢ. 各種帳票の印刷を行うには 17 頁

3 Ⅰ. 出力帳票一覧 ( 東京都用 ) 帳票 帳票名 内容 番号 1 保険料申告書内訳 確定 概算用と増減額訂正用の 2 種類を作成できます 2 確定保険料算出内訳書 継続者用 A 欄と年度中途加入及び脱退者用 B 欄の2 種類を作成できます 3 一人親方継続者名簿 表紙部と別紙の2 種類を作成できます 4 給付基礎日額変更申請書 5 継続加入確認リスト 取りまとめ会社と取りまとめ人別 取りまとめ会社取りまとめ人に属さない人用に作成できます 帳票番号 6 ~ 12 も同機能労保連事務局で販売している窓空き封筒に合わせて折り込み線を入れてあります 帳票番号 7 ~ 8 も同機能 6 労働保険料等納入通知書 領収書 ( 三連綴り ) ヒサコ 社製マルチフ リンタ用紙品番 FSC2005 に合わせて作成してあります 7 労働保険料等納入通知書 ( 単票 ) 8 労働保険料等領収書 ( 単票 ) 9 特別加入保険料一覧表 10 特別加入保険料等請求額一覧表 ( 年間分 ) 11 特別加入保険料等請求額一覧表 ( 各期分 ) 12 第 2 種特別加入証明書 エーワン社製マルチカート フ リンタ用紙品番 に合わせて作成してあります 印刷方法も 表面と裏面 表面のみ 裏面のみ の3パターンを用意しました 又 一片の長さが 横 91 mm 縦 55 mm の大きさであれば一枚単位での印刷も可能です - 1 -

4 ( 神奈川県用 ) 帳票 帳票名 内容 番号 1 保険料申告書内訳 確定 概算用と増減額訂正用の 2 種類を作成できます 2 特別加入団体の特別加入者名簿 3 特別加入保険料算定基礎額特例計算対象者内訳 確定用と概算用 増減額訂正用の 3 種類を作成でき ます 帳票番号 4 も同機能 4 第 2 種特別加入保険料集計表 5 給付基礎日額変更申請書 6 継続加入確認リスト 取りまとめ会社と取りまとめ人別 取りまとめ会社取りまとめ人に属さない人用に作成できます 帳票番号 7 ~ 13 も同機能労保連事務局で販売している窓空き封筒に合わせて折り込み線を入れてあります 帳票番号 8 ~ 9 も同機能 7 労働保険料等納入通知書 領収書 ( 三連綴り ) ヒサコ 社製マルチフ リンタ用紙品番 FSC2005 に合わせて作成してあります 8 労働保険料等納入通知書 ( 単票 ) 9 労働保険料等領収書 ( 単票 ) 10 特別加入保険料一覧表 11 特別加入保険料等請求額一覧表 ( 年間分 ) 12 特別加入保険料等請求額一覧表 ( 各期分 ) 13 第 2 種特別加入証明書 エーワン社製マルチカート フ リンタ用紙品番 に合わせて作成してあります 印刷方法も 表面と裏面 表面のみ 裏面のみ の3パターンを用意しました 又 一片の長さが 横 91 mm 縦 55 mm の大きさで あれば一枚単位での印刷も可能です - 2 -

5 Ⅱ. 第 2 種特別加入者登録処理概要 概要 特別加入者の追加登録などを行う際の処理手順 1. 選択画面を表示します 1 メインメニュー から[ 第 2 種特別加入者登録 ] ボタンをクリックしてください 2 選択画面の使い方 一人親方等団体が2 団体以上ある場合は 左上 枝番号入力 で団体を選択してください [ 表示範囲 ] をクリックすれば 一覧表に表示されるデータを絞ることができます 画面例は 23 年度確定 24 年度概算時のもので東京都用のものです 神奈川県用とは右上 [ 納付額計算 ] ボタンの位置が異なります [ 表示順 ] をクリックすれば 表示したデータを並べ替えることができ ます 2. 登録画面を表示します 1 追加登録を行う場合は 右下 [ 特別加入者追加 ] ボタンをクリックしてください 登録内容の変更やデータの削除を行う場合は 該当データの右横 [ 変更 削除画面へ ] ボタンをクリックしてください 注. 確定年度中の脱退などは データの削除は行わず脱退日を登録します 3. 主な登録内容の説明 特別加入者登録画面は 次の4つのタブで構成されています 1 業務内容及び住所 タブには 業務内容や連絡先の情報を入力します - 3 -

6 2 保険料計算 タブには 保険料を算出するための情報を入力します [ 年更手続完了 ] チェックボックスの使い方翌年度用の処理 ( 日額変更手続きや脱退手続き ) が完了した時点でチェックを入れておくと 選択画面で未手続き者をすばやく探せます [ 開始時期 ] や [ 回数 ] ボタンの使い方これらのボタンをクリックすることにより 算出された保険料を各期に振り分けてセットします 3 集金方法 タブには 保険料の取りまとめ先の情報を入力します 取りまとめ会社や取りまとめ人の使い方何人かの保険料を纏めて集める会社や人がいる場合は そのコ -ドを登録することによって 何種類かの帳票を 取りまとめ会社別 や 取りまとめ人別 に作成することができます 注. 自身が取りまとめ人となる場合は 自身の整理番号を取りまとめ人整理番号欄に入力してください 4 個別印刷 タブには 納入通知書や加入者証の印刷ボタンを配置してあります - 4 -

7 Ⅲ. 第 2 種特別加入者脱退処理方法 概要 特別加入者が脱退した時の処理手順 1. 対象者を画面に表示します 表示方法については Ⅲ. 第 2 種特別加入者登録処理概要 をご覧になってください 2. 脱退日を入力する 1 保険料計算 タブを開いて 脱退日を入力してください 例では 23 年 1 月 31 日と入力しています 2 脱退日を入力すると 保険料が再計算され [ 徴収済期指定 ] ボタンと概算保険料 ( 徴収済額 ) が使用できるようになります 画面例は 22 年度確定 23 年度概算時のものです 3.[ 徴収済期指定 ] ボタンをクリックする 1[ 徴収済期指定 ] ボタンの使い方年度当初に立てた各期請求額のうち 実際に徴収の済んでいる期分をクリックしてください 例では1 月 31 日脱退なので 3 期をクリックしています 2[ 徴収済期指定 ] ボタンをクリックすると 徴収済額と差引額の表示が行われます 徴収済額に表示された金額が ( 未納等があったため ) 違っている場合は 表示された金額を訂正してください 4. 不足額等がある場合は 期別徴収額欄 ( 次回分 但し徴収済期が3 期の場合は3 期分 ) に金額を入力してください 又 必要に応じて [ 個別印刷 ] タブをクリックして納入通知書 ( 計算書 ) の印刷を行ってください - 5 -

8 Ⅳ. 国への納付額を計算するには 概要 各期毎の納付額を計算したり 確定保険料額や概算保険料額との差引額などを画面で確認できます 保険料申告書などを作成する際に活用してください 1.[ 増減訂正を行う ] ボタンの使い方申告済概算保険料額の増減額訂正報告を行う場合にクリックしてください 1[ 増減訂正を行う ] ボタンをクリック 2 申告済額が増減訂正前にスライドします 3[ 保険料計算 ] ボタンをクリック 4 申告済額が再計算されます 5 差引額に表示された計算結果を [ 開始時期 ] ボタンと [ 徴収回数 ] ボタンを使って各期に振り分けます 画面例は 22 年度確定 23 年度概算時のものです 2. 一部画面表示項目についての説明 1 積上げ とは 第 2 種特別加入者 一人ひとりの保険料を全て足し込んだ数字を表示しています 2 負担金 とは 国へ収める額と 積上げ額との差額を表示しています - 6 -

9 Ⅴ. 登録したデータを Excel 表に出力するには 概要 一人親方登録システムで登録した第 2 種特別加入者のデータを Excel 表に出力することができます 1. 左図のように Excel 表に出力力したいデータをリストから選んで [ チェックボックス ] にチェックを入れます 2. 右下 [Excelデータ作成] ボタンをクリックします 画面例は 22 年度確定 23 年度概算時のものです - 7 -

10 Ⅵ. 取りまとめ会社を登録するには 概要 何人かの特別加入保険料の徴収業務を 取りまとめてくれる会社 がある場合の登録方法 1. 左図の画面を使って 取りまとめ会社 の登録を行ってください 注意.Ver 3.0 から データベースファイルが総コンシステム (SCOPS) から切り離され 第 2 種特別加入登録システム専用のものとなりました 総コンシステム (SCOPS) を使って登録された委託事業所を取りまとめ会社とする場合は 画面下に配置された [ 総コン (Scops) からの委託事業所の取込 ] ボタンをクリックして第 2 種特別加入登録システムのデータベースファイルにデータを取り込んでください 総コンシステム (SCOPS) が別のパソコンにインストールされている場合は 以下の画面が表示されるので 総コンシステムがインストールされているパソコンの指示を行ってください - 8 -

11 ( 取り込みイメージ図 ) 総コンシステム (SCOPS) 上 第 2 種特別加入登録システム上 ( 取り込み前 ) 会社コート 事業所名 会社コート 事業所名 BB 社 A 社 C 社 B 社 D 社 第 2 種特別加入登録システム上 ( 取り込み後 ) 会社コート 事業所名 A 社 BB 社 C 社 D 社 と4は 総コンシステム上に無かったのでそのまま残る 2は 総コンシステム上の内容に書き換わった 3は 総コンシステム上のみに存在していたので追加された - 9 -

12 Ⅶ. 一人親方等団体の登録などを行うには 概要 事務組合として納入通知書や領収書などの行政提出物以外の書類発送先や弊社からの書類送付先の登録を行います 又 一人親方等団体の名称や所在地 口座情報 帳票作成区分を登録します 1. 主な登録内容の説明 1 納入通知書や領収書などの行政提出物以外の書類発送先や弊社からの書類送付先を入力します [ 事務組合の状況 ] ボタンを用意しました 監査時などに求められる集計を行えます 枝番号の追加を行う場合は 右下 [ 事業 ( 団体 ) 追加 ] ボタンをクリックして団体登録画面を表示してください 2 一人親方等団体の名称や所在地 口座情報 帳票作成区分を入力します 行政提出物 ( 申告書内訳など ) へ印字す る名称 住所はここで登録してください 画面例は 東京都用のものです 総合コンピュータシステムによる口座振替を利用する場合は チェックして口座情報等を入力してください

13 Ⅷ. 年度切替処理を行う 概要 保険料申告書内訳 など 年更諸帳票の作成 提出が終わったら [ 年度切替処理 ] ボタンをクリックして パソコン内のデータを翌年度用に切り替えてください 1. 左図の画面にある注意書きを確認の上 [ 実行 ] ボタンをクリックしてください 2. 再度 注意メッセージが表示されるので 宜しければ [ はい ] をクリックします 3. 処理が正常に終了すると 終了メッセージが表示されるので [OK] をクリックします 続けて処理を行う場合は システムを再起動してください 注意.Ver 3.0 から データベースファイルが総コンシステム (SCOPS) から切り離され 第 2 種特別加入登録システム専用のものとなりました よって 総コンシステム (SCOPS) を同じパソコンで使用していても [ 年度切替処理 ] はそれぞれに行う必要があります

14 Ⅸ. データ取り込み処理について 概要 第 2 種特別加入保険料率が改定された場合や銀行の統廃合などが実施された場合には データを弊社 ( 横浜電算 ) がご用意いたします ご使用のパソコンがインターネットに繋がっている場合は ダウンロード取り込み を インターネットに繋がっていない場合は フロッピーディスク等でデータを配布いたしますので 外部媒体取り込み を行ってください 1. 取り込み方法を選択してから [ 実行 ] ボタンをクリックしてください 注意.Ver 3.0 から データベースファイルが総コンシステム (SCOPS) から切り離され 第 2 種特別加入登録システム専用のものとなりました よって 総コンシステム (SCOPS) を同じパソコンで使用していても [ データ取り込み処理 ] はそれぞれに行う必要があります 料率のデータを取り込んだ場合は パソコン内のデータが改定後の料率で再計算されます 処理終了後は メインメニュー画面のシステム情報を参照し バージョンが正しく変更されたかを確認してください

15 Ⅹ. データ提出処理について 概要 保険料の引落し処理を行われる事務組合につきましては 提出時期にデータを弊社へ提出して頂きます パソコンのご利用環境により インターネットに繋がっている場合は データ送信で提出する を インターネットに繋がっていない場合は 外部媒体に保存して提出する を選択し 弊社へデータを送付して頂きます 1. データ送信で提出する場合 1 帳票作成指示の登録状況を確認してください [ 帳票作成指示 ] は ご利用頂いているシステム利用区分によって 表示内容が異なる場合があります 2 提出方法選択で データ送信で提出する を選択します 画面例は 東京都用のものです 3 パソコンのメールアドレスを入力してください 保険料率が変わった際など弊社からのお知らせが届くよう ご協力ください 4 [ 実行 ] ボタンを押すと横浜電算サーバーにデータ送信され メッセージが表示されます アップロード日付を確認後 [OK] をクリックすると処理終了です セキュリティソフトにより接続許可を求められた際は 接続の許可をししてください 帳票作成指示の登録状況確認について横浜電算ホストコンピュータでは 帳票作成指示の登録状況に基づいて処理や帳票作成が実行されますのでデータ提出前には 本当に提出して良いか 必ず確認を行ってください

16 2. 外部媒体に保存して提出する場合 1 帳票作成指示の登録状況を確認してください [ 帳票作成指示 ] は ご利用頂いているシステム利用区分によって 表示内容が異なる場合があります 2 提出方法選択で 外部媒体に保存して提出する を選択します 画面例は 東京都用のものです 3 パソコンのメールアドレスを入力してください 保険料率が変わった際など弊社からのお知らせが届くよう ご協力ください 4 [ 実行 ] ボタンを押すと 提出データの 提出データの作成処理 ダイアログが表示されます 5 保存する場所の選択で保存する外部媒体に変更します ( 画面は 3.5 インチFD) 6 ファイル名 ファイルの種類は 変更せずに [ 保存 ] ボタンをクリックします 保存処理が完了したら処理終了です 帳票作成指示の登録状況確認について横浜電算ホストコンピュータでは 帳票作成指示の登録状況に基づいて処理や帳票作成が実行されますのでデータ提出前には 本当に提出して良いか 必ず確認を行ってください 保存する場所の選択についてパソコンにフロッピードライブが搭載されていない場合は USBメモリーで提出する事も可能です その場合は保存する場所の選択では リムーバブルディスクを選択してください

17 XⅠ. 郵便番号データによる市区町村名の一括更新を行うには 概要 郵便番号データを元に登録されているデータの市区町村名の一括変換することができます 市区町村の統廃合が実施された場合などに利用すると便利です 1. メインメニュー から[ コード管理 補助メニュー ] ボタンをクリックして下さい 2. 補助機能の [ 郵便番号データによる市区町村名の一括更新 ] ボタンをクリックします 3. 処理確認メッセージが表示されますので宜しければ [ はい ] をクリックします 4. 処理が正常に終了すると 終了メッセージが表示されるので [OK] をクリックします

18 XⅡ. 個別郵便番号登録を行うには 概要 個別郵便番号の登録方法 1. コード管理 補助メニューを表示します 1 メインメニュー から [ コード管理 補助メニュー ] ボタンをクリックして下さい 2 コード管理メニュー選択の [ 個別郵便番号登録 ] ボタンをクリックします 2. 選択画面を表示します 1 個別郵便番号を追加する場合は [ 個別郵便番号追加 ] ボタンをクリックすると個別郵便番号登録画面が開きます 2 個別郵便番号を変更 削除する場合は [ 変更 削除画面へ ] ボタンをクリックすると個別郵便番号登録画面が開きます 3. 登録 削除画面を表示します 1 各入力欄を入力又は変更を行います 2 入力が済みましたら [ 個別郵便番号登録 ] ボタンをクリックして 入力内容を登録します 登録済みの個別郵便番号を削除する場合は [ 個別郵便番号削除 ] ボタンをクリックします

19 XⅢ. 各種帳票の印刷を行うには 概要 保険料一覧表印刷 画面を例に 帳票の印刷方法を説明 画面例は 21 年度確定 22 年度概算時のものです 1. 帳票作成日画面上に表示されている日付を帳票の作成日欄へ出力します 表示されている日付は変更したり空白にして出力することもできます 通知書 領収書の印刷では 納入期限を指示する日付を入力します 2. 帳票選択作成する帳票の種別を選択します ( 例 ) 取りまとめ会社別保険料一覧表 取りまとめ人別保険料一覧表など 一人親方等団体が2 団体以上ある場合は 枝番号欄で団体を選択してください 3. 取りまとめ会社選択帳票に出力するデータを選びます [ 一覧表から選択する ] が選ばれている場合は 画面右半分の表の中から出力したいデータを探して [ 選択 ] 欄にチェックを入れます 直接番号指定を行う場合は [ 会社コードを指定する ] を選択して 会社コード入力欄に直接番号を入力します 他にも 取りまとめ人や整理番号による選択方法が用意されています 4. 作成年度選択何年度分の帳票を作成するのかを指示します 他にも 何期分の帳票を作成するのかといった選択方法が用意されています

20 5. 前頁 4 迄の画面指示が終わったら 右下にある [ 印刷 ] ボタンを押してください 印刷プレビュー 画面が表示されます 6.[ 印刷 ] ボタンを押してください 印刷ダイアログ 画面が表示されます 7.[ 詳細設定 ] ボタンを押して 印刷設定 画面で用紙サイズと印刷の向きを確認したら [ 印刷 ] ボタンを押してください プレビュー画面で確認した内容がプリンターに出力されます 印刷ダイアログ 画面以降はお使いのプリンターにより表示内容が異なります

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