2016 年度京都会議 マイナンバーセミナー マイナンバー取扱実務のポイント

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1 2016 年度京都会議 マイナンバーセミナー マイナンバー取扱実務のポイント

2 マイナンバーの概要 マイナンバーの概要説明 平成 28 年 1 月より利用開始 社会保障 税 災害対策で必要

3 青年会議所におけるマイナンバーについての必要事項についてご説明いただきたいと思います

4 1. マイナンバー取得対象の範囲 マイナンバー利用範囲 : 社会保障 税の行政手続き 1 職員 ( 雇用関係有り ) LOM での事務員等 常勤職員 ( 利用目的 : 給与所得の源泉徴収票 雇用保険等 ) パート職員 ( 利用目的 : 給与所得の源泉徴収票 一部 : 雇用保険等 ) 2 関係先 ( 雇用関係無し ) 例会 事業での講師 個人事業主等 セミナー講師 原稿を依頼した先生等 ( 利用目的 : 報酬 謝金の支払調書 ) 施設 事務所の個人オーナー ( 利用目的 : 不動産利用料の支払調書 ) 2. マイナンバー取得時期 1 職員 ( 雇用関係有り ) 平成 28 年度年末調整時期 ( 平成 28 年 12 月 ) までに取得但し 退職者が出た場合は 退職時点で取得する 2 関係先 ( 雇用関係無し ) ( 案 1: 日本 JC) セミナー講師等依頼時の講師等出演依頼承諾書と併せて取得 ( 案 2) 毎年 11 月中に対象者をリストアップして一斉取得

5 質問です! Q. 事務局員さんが旦那さんの扶養に入ってる場合は旦那さんのマイナンバーが必要ですか?

6 質問です! Q. 法人に支払いが発生した 場合は LOM の法人ナンバーは 必要ですか?

7 青年会議所における マイナンバーの取得手順について ご説明いただきたいと思います

8 3. マイナンバー取得手順のルール設計 1 職員 ( 雇用関係有り ) 収集担当者 : 事務局事務取扱担当者収集方法 : 対面収集で 個人番号提供書 + 本人確認書類の提示 ( 番号確認 通知カード ) 郵送収集の場合は 個人番号提供書 + 本人確認書類 ( 通知カード の写し 免許の写し ) を封入 ) 2 関係先 ( 雇用関係無し ) ( 依頼時に取得する場合 ) 収集担当者 : 関係先窓口担当者 or 事務局事務取扱担当者収集方法 : 関係先窓口担当者が 関係先に対して 収集用書類を渡し 関係先から直接 所定の封筒 ( 個人番号収集用封筒 ) に 個人番号提供書 + 本人確認書類の写し ( 番号確認 通知カード 身元確認 免許証 等 ) 封入して事務局に直送もしくは手渡し ( 年末等に一斉取得する場合 ) 収集担当者 : 事務局事務取扱担当者収集方法 : 事務局事務取扱担当者等が 関係先に対して 収集用書類を郵送等で渡し 関係先から直接 所定の封筒 ( 個人番号収集用封筒 ) に 個人番号提供書 + 本人確認書類の写し ( 番号確認 通知カード 身元確認 免許証 等 ) 封入して事務局に直送

9 質問です! Q. マイナンバーを取得するために 必要な帳票はありますか?

10 4. マイナンバー取得時の書式 1( 例 : 職員利用目的通知 ) 平成 年 月 日 従業員及び扶養家族様各位 法人 マイナンバー制度導入に伴う個人番号の提供のお願い 個人番号 ( マイナンバー ) の利用が平成 28 年 1 月から社会保障や税の分野での利用が開始することに伴い 法人として 以下の事務のために利用するために 皆さまやご家族 ( 扶養家族 ) の個人番号を届け出てもらう必要があります 1 源泉徴収関連事務 2 扶養控除等 ( 異動 ) 申告書 保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書 作成事務 3 退職所得に関する申告書作成事務 4 個人住民税関連事務 5 雇用保険関連事務 6 健康保険 厚生年金保険関連事務 7 国民年金第 3 号被保険者の届出事務 8 その他上記 1 から 7 の事務に関連する事務 そこで 平成 28 年 1 月 日 に 皆さまに関する番号確認書類 ( 原本 ) および別添の 個人番号提供書 にご本人およびご家族の個人番号等を確認のうえご記載の上 当法人に持参してください 事務局の事務取扱担当者がこれらの書類を確認致します 書類に不明な点が有る場合は 事前に事務局にご相談ください (TEL: - - )

11 5. マイナンバー取得時の書式 2( 例 : 職員個人番号提供書 ) 個人番号提供書 氏名 : 印 私および私の扶養家族の個人番号は以下の通りです 氏名続柄性別生年月日個人番号 提出は 事務部 への直接手渡しのみ ( 机への放置は厳禁とします!)

12 6. マイナンバー取得時の書式 3( 例 : 関係先利用目的通知 ) 報酬の支払先 ( 個人 ) の氏名 様 平成 年 月 日 法人 マイナンバー制度導入に伴う個人番号の提供のお願い 個人番号 ( マイナンバー ) の利用が開始することに伴い 法人として 報酬 料金 契約金及び賞金の支払調書作成事務 に利用するために 報酬の支払先 ( 個人 ) の氏名 様の個人番号を届け出てもらう必要があります そこで 大変恐れ入りますが 別紙 個人番号の提供書 および下記の番号確認書類および身元確認書類のコピーを添付の返信用封筒に封入していただいた上で弊社宛にご送付いただければ幸いです ご質問につきましては 事前に事務局にご相談ください (TEL: - - ) 番号確認書類下記のいずれか1つの番号確認書類〇個人番号カード ( 平成 28 年 1 月以降 ) 〇通知カード〇個人番号が記載された住民票の写し 住民票記載事項証明書 身元確認書類下記のいずれか1つの身元確認書類〇個人番号カード ( 平成 28 年 1 月以降 ) 〇運転免許証 運転経歴証明書 旅券 身体障害者手帳 精神障害者保健福祉手帳 療育手帳 在留カード 特別永住者証明書〇その他個人番号利用事務実施者が認める方法

13 7. マイナンバー取得時の書式 4( 例 : 関係先個人番号提供書 ) [ 法人 ] 宛 私の個人番号を提供します 1. 住所 氏名 個人番号 住所 個人番号提供書 年月日 氏名 印 個人番号 住所 氏名 個人番号をご記入ください 本人確認書類貼り付け欄 ( 番号確認書類 ) 通知カードの写し等 ( 身元確認書類 ) 免許証の写し等

14 青年会議所における マイナンバーの保管方法について ご説明いただきたいと思います

15 8. マイナンバー保管のルール設計 1 紙ファイル 鍵付きのキャビネットに保管 使用の都度 鍵貸出管理簿により 記録を残す 2 エクセル等のデータフィル ファイルはパスワード保護を行う ファイルは PC に保管せず USB に保管し 鍵付きのキャビネットに保管 (USB はセキュリティ機能のついたもの等がおすすめ ) 使用の都度 鍵貸出管理簿により 記録を残す 3 給与システム 報酬システムを使用する場合 PC かサーバーに対する管理区域の措置 ( 鍵付きサーバーラック セキュリティワイヤーへの固定等 ) アクセスログ等が取れるように対策 鍵貸出管理台帳 ( サンプル ) 鍵の番号 貸出返却氏名時間貸出者氏名時間受取者

16 質問です! Q. マイナンバーのデータ化は してもいいのでしょうか?

17 青年会議所における マイナンバーの取扱規程について ご説明いただきたいと思います

18 質問です! Q. 取扱規程のサンプルは ありませんか?

19 9. マイナンバー取扱規程 1 サンプルデータのご紹介 2 取扱規程準備の時期 平成 28 年 2 月 ~8 月までの間で マイナンバーを取得するまで ( 規程が準備出来るまで マイナンバーは取得してはいけない!) 3 取扱規程の流れ 前段基本方針 序章目的 定義 事務範囲 1 個人番号を取り扱う範囲の明確化 2 特定個人情報ファイルの範囲の明確化 安全管理措置 1 組織的安全管理措置 2 人的安全管理措置 3 物理的安全管理措置 4 技術的安全管理措置 管理段階 1 取得 2 利用 3 保存 4 提供 5 廃棄 削除

20 10. 基本方針 特定個人情報等の適正な取扱いに関する基本方針 法人 当法人は 行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律 ( マイナンバー法 ) に基づく特定個人情報及び個人番号 ( 特定個人情報等 ) の適正な取扱いの確保について組織として取り組むため本基本方針を定めます 1 事業者の名称 法人 2 関係法令 ガイドライン等の遵守当法人は マイナンバー法 個人情報の保護に関する法律 その他の法令及び 特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン ( 事業者編 ) その他のガイドラインを遵守して 特定個人情報等の適正な取扱いを行います 3 利用目的 当法人は 特定個人情報等について 以下の利用目的で利用します 役職員 ( 扶養家族を含む ) に係る特定個人情報等 ( 右記に関連する事務を含む ) 役職員以外の個人に係る特定個人情報等 ( 右記に関連する事務を含む ) 給与所得 退職所得の源泉徴収票作成事務雇用保険届出事務労災法に基づく請求に関する事務健康保険 厚生年金届出事務国民年金の第 3 号被保険者の届出事務その他 上記に付随する手続事務 報酬 料金等の支払調書作成事務配当 剰余金の分配及び基金利息の支払調書作成事務不動産の使用料等の支払調書作成事務不動産等の譲受けの対価の支払調書作成事務 4 安全管理措置に関する事項当法人は 特定個人情報等について 漏えい 滅失又はき損の防止等 その管理のために必要かつ適切な安全管理措置を講じます また 特定個人情報等を取り扱う従業者や委託先 ( 再委託先等を含みます ) に対して 必要かつ適切な監督を行います 特定個人情報等の安全管理措置に関しては 別途 特定個人情報等取扱規程 に於いて具体的に定めています 5 ご質問等の窓口当法人に於ける特定個人情報等の取扱いに関するご質問やご苦情に関しては下記の窓口にご連絡ください 法人名 法人 窓口の部署 TEL/E メールアドレス

21 青年会議所におけるマイナンバーの 安全管理処置について ご説明いただきたいと思います

22 11. 安全管理措置で重要な点 1 組織的安全管理措置 事務取扱担当者は 誰が 任命するのかの体制の明確化 取扱状況の記録簿の整備 取扱状況の年 1 回の内部確認 2 人的安全管理措置 秘密保持誓約書等による管理 3 物理的安全管理措置 取扱区域は場所だけは明確に 処理する時は 取扱い区域に 標識 等で近くに寄らないよう対応を 保管場所の鍵付きキャビネットは限定しておく 4 技術的安全管理措置 エクセルファイルなどの管理には アクセス制御のパスワード運用ルールを メール等で取得する場合は 専用アドレスによる運用を

23 青年会議所における マイナンバーの罰則規程について ご説明いただきたいと思います

24 12. 罰則規定について マイナンバーを利用する者 ( 主に公務員 関与者 職員が違反を行った法人も含む ) に対する罰則は以下の通りです マイナンバーを利用する者に対しての罰則 (*1) 正当な理由なく 特定個人情報ファイルを提供 不正な利益を図る目的で マイナンバーを提供又は盗用 情報提供ネットワークシステムに関する秘密の漏えい又は盗用 特定個人情報が記録された文書等を取得 4 年以下の懲役若しくは 200 万円以下の罰金又は併科 3 年以下の懲役若しくは 150 万円以下の罰金又は併科 2 年以下の懲役若しくは 100 万円以下の罰金 重要な点は 故意 重過失が無ければ 罰則対象では無い!

25 質問です! Q. 仮に違反行為をしてしまった 場合 罰則をうけるのは誰ですか?

26 ご清聴ありがとうございました!

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