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1 セキュア文書管理 のご提案 資産の有効活用により 先生が講義や生徒指導等に集中できる環境を 日本マクロソフト株式会社文教ソリューション本部

2 はじめに 拝啓ますますご清祥のこととお慶び申し上げます 平素より弊社製品をご愛顧賜り 厚く御礼申し上げます このたびは セキュゕな ( 安心で安全な ) 文書管理を通じて 先生が講義や生徒指導等に集中で きる環境の実現に向けたご提案をさせていただく機会を賜り 誠にありがとうございます 現在 学校を取り巻く環境が大きく変化していく中で 学生や地域 社会が求める学校の役割も多様化かつ高度化し 抱える課題も複雑なものになってきています 中でも 教材 資料から学籍情報 学生情報といった個人情報まで 多くの文書が存在する学校という場では 文書管理が重要な課題となっています 先生が講義 指導に集中できる環境の実現には 文書や個人情報という資産を効率よく安全に活用することが欠かせない要素となります 今回 貴校の学校改革への取り組みを強力に支援し 変化の時代を勝ち抜く強固な IT 基盤を構 築するためのソリューションをご提案させていただきます つきましては何卒 本提案書の内容をご検討のうえ ご採用賜りますようよろしくお願い申し 上げます 敬具 2

3 こんなお悩みはございませんか 文書や教材はファイルサーバーにあるが有効活用されていない なぜ 必要な資料を探すのに時間がかかる 似たような資料や教材が沢山あり どれが最新か分からない 文書をサーバーに置く際の承認プロセスがないため どれを使って いいか分からない 誰がアクセスするか分からないので共有したくない 学籍情報 学習情報など個人情報は情報漏えいが心配なので 共有していない 自宅から安全にアクセスできる仕組みがない Microsoft SharePoint Server 2010とActive Directory Rights Management Servicesで貴校のお悩みを解決します 3

4 教育機関における文書等の活用サクルとチェックポント 定期的なバックアップ 不要なデータの廃棄 資料の種類による監査ログ 11 ページ ~ 最新情報のお知らせ 個人 / 機密情報漏えい対策 出張先や自宅からの安全なアクセス 5 活用 1 作成 投稿記録 承認プロセス バージョンの管理 2 投稿 5 ページへ 8 ページ ~ 4 検索 精度の高い全文検索 サーバー間をまたがる横断検索 Know Who 検索 セキュア検索 ( 権限に応じた検索結果 ) 3 共有 6 ページ ~ 必要な人にだけ資料等を共有 安心して資料等を共有 4

5 ドキュメント管理作成投稿 様々なファイルを一元管理 Word Excel から PDF 一太郎文書 JPEG/TIFF 等の画像ファイルなど あらゆるドキュメントを一元管理 柔軟なファイル共有 文書の誤った書き換えを防ぐ ドキュメントの排他制御 文書の更新履歴を管理するバージョン履歴 目的に応じたビューの作成 文書のアップデートをメールにて通知 誤って削除したファイルはゴミ箱から復元可能 公開承認のワークフロー 文書の公開承認 レビュー依頼 廃棄承認など 承認依頼のメール通知 ワークフローの状況や履歴の管理 5

6 必要な人にだけ資料を共有 共有 ライブラリ* フォルダ アイテム単位にアクセス権を設定 下位のライブラリ フォルダは上位の権限設定を継承 または 独立した設定が可能 アクセス権限の与えられていないフォルダやアイテムは非表示 権限の種類 によりユーザー別の役割を規定 ドキュメント ラ ブラリA 承認 ドキュメント ラ ブラリB 投稿と編集 閲覧のみ 割り当て可能な 権限の種類 管理者権限 表示 投稿 新規作成 編集 削除 承認 過去バージョンの表示 過去バージョンの削除 他のユーザーのチェックアウトを無視 など ゕクセス権無し ライブラリ とは ファイルサーバー上の共有フォルダの役割を果たすSharePoint Server上のページのことです 6

7 安心して資料を共有 ( ゕクセス権の設定を忘れても大丈夫 ) 共有 SharePoint Server 2010 のライブラリ内のドキュメントを自動的に Information Rights Management* で保護 ライブラリ毎に IRM 設定が可能 主な IRM 設定項目 印刷許可 / 不許可 オフライン利用期限 IRM 未対応ファイル形式のアップロード拒否 IRM 保護の有効期限 閲覧者 (B 先生 ) 設定に応じてドキュメントを IRM 保護 IRM セキュリティ設定 IRM 未設定のまま投稿 IRM ライブラリ 投稿者 ( A 先生 ) 設定に応じてアップロードファイル形式を制限 *Information Rights Management は Microsoft Office の 2003 以上のバージョンでお使いいただける機能です ユーザーや管理者がドキュメント ブックおよびプレゼンテーションに対するアクセス権を指定できます 7

8 広範囲かつ精度の高い全文検索と横断検索 検索 高速レスポンスをサポートする検索機能 インデックスの更新 スケジュール設定 フル更新 差分更新 手動更新 日単位 時刻指定 週単位 曜日/時刻指定 高い検索精度 自然言語によるフルテキスト検索 日本語形態素解析 シソーラス辞書 ユーザー定義辞書 ワードブレイカーの更新 ノイズワードを含めた検索 広範囲なシステムの横断検索と多様なファイル形式のサポート データベース ファイルサーバー 広範囲なシステムの横断検索 Webサーバー ファイルサーバー Exchangeパブリックフォルダ Notes DB データベース 業務アプリケーション SAPなど 多様なファイル形式の検索 パブリックフォルダ Notes DB Office Visio HTML TIFF テキスト IFilter*の追加により PDF 一太郎など Webシステム IFilterは Indexing Service用の拡張コンポーネントです 対応するIFilterは各社より提供されています 8

9 Know Who検索 検索 人 の情報をデータベース化し その情報を様々な切り口から提供 人 の持っているノウハウ 誰がそのことを知っているか ということを探しだす ノウハウを持っている 人 の連絡先などを迅速に取得 所属 連絡先 専門領域など 人 に関する情報の検索 文書やデータに付随して 人 の情報も提供 Active Directoryと統合し アカウント情報から 人 の情報を抽出 ADのプロパティ情報 プロファイルDBの どのプロパティを利用 者に対して検索対象 表示対象にするの かなど 細かな制御を行うことが可能 Active Directoryのプロパティ情 報をプロファイルDBへインポー ト スケジューリング可能 アカウントID 表示名 性/名 電話番号 etc SharePointのプロファイルDB 資格情報 教育受講 特殊技能 勤務地 etc この文書を 作成した 先生は 利用者 特定分野に 専門の先生 は Active Directoryのプロパティ内に情報を 付加することが可能 9

10 セキュゕ検索 検索 セキュリテイを意識した全文検索システム SharePoint Server 2010 の全文検索システムは 全文検索インデックス ファイル内にアクセス権限の情報を保持 そのため 検索時にヒットした一覧か ら 利用者のアクセス権を元にフィルタをかけ 結果を返します 利用者がアク セスできない場所に格納されている文書は キーワードが一致してもその 結果を返しません 例 推薦入試の合否結果を含む 推薦結果 ファイルを外部講師には提示しないといった設定も可能です 共有フォルダ 1 推薦入試 を検索 A先生 外部講師 検索結果 推薦入試.docx 推薦入試.docx 共有フォルダ 2 推薦説明.pptx 推薦入試 を検索 B先生 セキュリティを意識した インデックスの作成 推薦結果.xlsx ポータルサイト 検索結果 Active Directory による認証 推薦入試.docx 推薦結果.xlsx インデックスファイル 推薦説明.pptx 10

11 RSSによる最新情報のお知らせ 活用 SharePoint Server 2010 のライブラリやリストの更新内容を RSS*フィードとして配信することが可能 Microsoft Outlook 2010等 の RSS リーダー機能を利用することで メー ルと共に SharePoint サイトの最新情報を取得することが可能 イベント 掲示板 ページ ドキュメント など 各種アイテムの投稿 投稿者 設定に応じて RSSフィードをシ ステムが自動生 成 設定 管理 管理者 項目設定 RSS ON ライブラリ リスト単位に RSSフィードのOn/Offや RSS内に含める項目 アイテム数を設定 イベント カレンダー 掲示板 RSS OFF 項目設定 RSS ON Outlook 任意のRSS リーダーでRSS フィードを購読 ブログ ページライブラリ ドキュメントライブラリ RSSは各ウェブサイトの見出しや記事の要約などを 特別な形式 XML にまとめたものです ニュースサイト やブログなどで提供され サイトの更新状況や最新記事の一覧を知らせるために使われます 11

12 ご参考 Active Directory Rights Management Services による個人/機密情報の保護 活用 情報発信者がRMSを設定 受信者のうっかりミスによる機密情報の漏えいを防ぐ 校外 校内 送信者 誤って学外へ送信 学外への転送禁止 RMS メール 転送禁止 メール システム 受信者 誤って学外へ送信して しまったメールの閲覧防止 印刷禁止 期限切れによる閲覧不可 印刷禁止 RMS 文書 コピー 移動 フゔ ル サーバー 印刷物の流通防止 学外へのコピー 移動 閲覧権のあるユーザー 学外へ持ち出された ファイルの閲覧防止 閲覧権のないユーザー RMSを使ったメールの送信にはMicrosoft Exchange ServerとMicrosoft Outlookが別途必要になります 12

13 ご参考 Forefront Unified Access Gateway 2010 による 出張先 自宅からの安全なゕクセス 活用 校内ネットワークへの安全なアクセスを実現し 忙しい先生方をバックアップ 校内 出張先 自宅 OS 教先 育生 機方 関が で複 も数 大の 丈 夫を でお す使 い の Windows OS 暗号化通信 HTTPS MAC OS さまざまなデゖレクトリに 対して認証が可能 Linux OS Internet Explorer, Safari, Firefox など Active Directory LDAP Web ブラウザからアクセス RADIUS RSA Secure IDなど ActiveX Java アプレットを利用するため クライアントに特別なアプリケーションの インストールは不要 アプリケーション公開用ポータルを提供 アクセス時に セキュリティ状態検査(検疫)が可能 13

14 ご参考 Forefront Protection 2010 for SharePoint による ウ ルスへの迅速な対応 Forefront Protection 2010 for SharePoint が 学校の SharePoint Server 2010 をウイルス 望ましくないファイル 不適切なコンテンツから保護します SharePoint テクノロジー向けに開発されたセキュリティ製品のため SharePoint Server に最適 SharePoint ドキュメント ライブラリの全般的な利用可能性とパフォーマンスも向上 複数のウイルス対策ベンダー エンジンと定義ファイルでチェックするので高度な保護を実現 キーワードフィルタリング 機能により 不適切なドキュメントを判別 処理可能 校外 校 内 ドキュメント内の不適切 なキーワードを検出し ゕップロードや ダウンロードを禁止 サーバー Web フロント エンド サーバー クライアントPC ンデックス サーバー インターネット 複数のウ ルス対策 ベンダー エンジンと 定義フゔ ルでチェック FEP 2010を使えばク ラ ゕント側でもウ ルスチェックが可能 データベース サーバー 複数のウ ルス対策エンジンでウ ルスチェックできるのは Forefront Protection 2010 for SharePoint だけです また 同製品はMicrosoft 純正ウ ルススキャンソフトですので 製品の発売 ゕップデートに間髪入れることなく 対応製品を提供できます 14

15 ご参考 SharePoint Server 2010 は教育機関で利用されている さまざまな認証基盤に対応 さまざま認証基盤に対応 Active Directory LDAP 独自認証 エクストラネット インターネット インターネット エクストラネットでの活用も可能 Active Directoryと連携し ユーザープロファイル情報を構成 学校 コンテンツ公開 LDAP Active Directory SQL Server 独自認証システム ユーザープロファイル情報 15

16 導入事例 熊本県教育委員会 導入の背景 熊本県教育委員会では 教員が子どもと向き合う時間の確保や学校経営の効率化 高度化を目指して Web 型の校務支援システム ( グループウェア 教務支援システム等 ) の開発に着手 また 情報漏えい対策として 教員 1 人 1 台の公用 PC 配布に先立って セキュア文書管理システムの構築が開始されました 抱えていた課題 県立学校には重要な個人情報を含む多くの電子文書が存在することから 安全に文書を管理できる仕組みが必要でした 作業環境に依存せず運用できることを前提とし Web ベースでの構築を考えた際に Linux を利用したソリューションなども検討しましたが オープンソースではセキュアな環境は難しいと感じていました 導入概要 SharePoint Server 2007 と Active Directory Rights Management Services を使って 暗号化 や 印刷 二次配布の禁止 など適切なセキュリティ対策を実現 県教育委員会と学校の両方から管理できるセキュアな文書管理を具現化しました 平成 20 年度は 5 校で試験導入 平成 21 年度より他校へも展開し 最終的には 77 校の全県立学校に拡大していく予定です システム構成 Office SharePoint サーバー Microsoft Windows Server 2008 Standard Edition 64 ビット版 Microsoft SQL Server 2008 Standard Edition 64 ビット版 Microsoft Office SharePoint Server 2007 SP1 Microsoft.Net Framework 3.5 SP1 Web サーバー (IIS 7.0) Active Directory & RMS サーバー Microsoft Windows Server 2008 Standard Edition 64 ビット版 Active Directory ドメインサービス Active Directory Rights Management サービス Active Directory 証明書サービス DNS サーバー Web サーバー (IIS 7.0) 記載された情報は導入当時のものであり 閲覧される時点では変更されている可能性があることをご了承ください 16

17 補足資料 : マイクロソフトは オンプレミス & クラウド両方に対応 クラウド 生産性 ビジネスコミュニケーションコラボレーション管理ストレージプラットフォームアプリケーション オンプレミス ( 校内設置型 ) 17

18 お問い合わせ 本ご案内に関しまして ご興味または疑問な点がございましたら お気軽にお問い合わせくださいますよう よろしくお願い申し上げます 本件に関するご相談 お問い合わせはこちらへ メールでのお問い合わせ エデュステーションの最新情報は をご覧ください 2011 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft Microsoft logo Active Directory ForeFront Outlook Excel SharePoint SQL Server Windows Windows Live Windows Server Windows ロゴは 米国 Microsoft Corporation の米国およびその他の国における登録商標または商標です その他 記載されている会社名および製品名は 各社の登録商標または商標です 記載の内容は 2011 年 1 月現在のものです 内容については予告なく変更される場合があります 予めご了承ください 製品に関するお問い合わせは 次のンフォメーションをご利用ください ンターネットホームページ マクロソフトカスタマーンフォメーションセンター マクロソフトボリュームラセンスコールセンター 受付時間 9:30~19:00( 平日 12:00~13:00 土日祝祭日 弊社指定休業日を除く ) 受付時間 9:30~19:00( 平日 12:00~13:00 土日祝祭日 弊社指定休業日を除く ) 電話番号のおかけ間違いにご注意ください 日本マクロソフト株式会社 文教ソリューション本部 東京都港区港南二丁目 16 番 3 号品川グランドセントラルタワー