目 次 C O N T E N T S 第 1 章不正使用防止 1.1 研究費等の不正使用 教員等個人宛て寄附金の対応について 研究者等が守るべき事項 5 第 2 章予算 2.1 予算管理者の権限と責任 予算執行状況のお知らせ 予算執行上の留意点 7

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1 会計ハンドブック 平成 26 年 4 月 埼玉大学財務部

2 目 次 C O N T E N T S 第 1 章不正使用防止 1.1 研究費等の不正使用 教員等個人宛て寄附金の対応について 研究者等が守るべき事項 5 第 2 章予算 2.1 予算管理者の権限と責任 予算執行状況のお知らせ 予算執行上の留意点 予算振替について 8 第 3 章物品購入等の方法 ( 予定価格 ( 見積額 ) が 100 万円未満の場合 ) 3.1 予算管理者 ( 教員等 ) が発注できる範囲 物品購入等における厳守事項 物品等の購入方法 物品等の納品検収について 図書の購入方法 ( 備品図書の場合 ) 立替払いによる購入方法 物品の管理等について 14 第 4 章出張 旅費の取り扱い 4.1 出張する際の手続き 出張後の手続き 旅費の支払い 近郊地域旅費 17 第 5 章謝金 給与の取り扱い 5.1 研究補助等を依頼する場合 外部から講師等を招へいする場合 諸謝金基準単価について 所得税の取扱いについて 21 参考 物品等の発注から支払いまでのフロー図 予算管理者発注 (100 万円未満 ) で通常検収の場合 22 予算管理者発注 (100 万円未満 ) で後日検収の場合 22 附属学校 ( 園 ) の予算管理者発注の場合 23 毒物 劇物及びその他薬品の検収の場合 23 予定価格 ( 見積額 )100 万円以上の場合 24 納品検収の対象外の場合 24 2

3 様式等 ( 各種様式は から取得できます ) (1) 記入上の注意事項 予算管理者 ( 教員等 ) が発注する場合 25 財務部経理課へ発注依頼する場合 26 ( 2 ) 記入例 1 物品購入 ( 通常 100 万円未満で消耗品のみ購入 ) 27 2 物品購入 ( 通常 100 万円未満で備品 消耗品の購入 ) 28 3 物品購入 ( 通常 100 万円以上 ) 29 4 物品購入 ( 休日の場合 ) 30 5 物品購入 ( 店頭購入の場合 ) 31 6 物品修理 32 7 立替払 ( 通行料 ) 33 8 立替払 ( 消耗品図書の場合 ) 34 9 立替払 ( 学会参加費 ) 物品の返納 謝金 ( 研究補助 学生 ) 37 出張検収連絡票 記入例 38 立替払金請求書 記入例 39 出勤表 記入例 40 履修 勤務状況一覧表 記入例 41 納品検収センター設置場所 納品検収センター 3

4 第 1 章不正使用防止 重要 必ずお読みください!! 1.1 研究費等の不正使用 研究費等の不正使用とは 実態を伴わない虚偽の請求によって資金を引き出して 他の目的に流用したり プールすることなどであり 法令及び学内規則等に違反して経費を使用することです 研究費等の不正使用の例 物品購入等 預け金 プール金 品名替え 研究費が余ったため 物品を購入したかのように業者に架空の納品書 請求書を作成させ 業者に支払った研究費を管理させ 翌年度以降に別の物品を納品させた カラ出張や謝金の全部または一部を返還させ 研究室で管理すること 使用ルール上支出できない費目に充当するため 業者に当該経費で購入可能な消耗品を購入したかのように虚偽の書類を作成させた 出張 旅費 カラ出張 水増し請求 二重請求 出張を取り止めたにもかかわらず偽りの出張報告書を提出し 不正に旅費を受領した 格安航空券を購入したにもかかわらず 業者に正規運賃での書類の作成を依頼し 旅費の水増し請求した 他機関から旅費の支給を受けたにもかかわらず 本学に同じ旅費申請を行い 二重に旅費を受領した 謝金 給与 カラ謝金 謝金の戻し 研究協力者に支払う謝金について 実際より多い作業時間を出勤表に記入させるなど 実態と伴わない作業時間により本学へ請求を行い 不正に研究費を支出した 研究室の運営に必要な経費に充てるため 学生に実態を伴わない謝金を支出し これを返還させ 当該経費に充てた これらの不正使用が行われた場合は 国立大学法人埼玉大学教職員就業規則第 44 条による懲戒解雇 停職 減給 戒告等の懲戒処分 または第 46 条による訓告 厳重注意等の指導監督措置を受けることとなるとともに その内容に応じては刑事罰の対象になり また 補助金等の外部資金の場合 補助金の返還命令 一定期間の応募資格停止措置などのペナルティが科されます さらには 本学に対してもその状況により ペナルティが科されることとなります 4

5 1.2 教員等個人宛て寄附金の対応について教員等個人が公益財団法人等に研究助成金を申請し 個人宛てに助成金が交付された場合であっても 職務上の教育研究活動を奨励するものや大学の施設 設備を使用して研究を遂行するものであれば 大学が適切に経理する必要があります 国立大学法人埼玉大学奨学寄附金受入規則 に基づき 改めて本学へ寄附の手続きを行ってください なお 平成 26 年度より すべての助成金申請及び採択結果の報告を義務付け 台帳により管理します 助成金を申請した時は 申請書及び公募要領等の写しを添えて 必ず学部支援室等へ申し出てください また 採択の可否が決定した時についても報告をお願いします 助成金を個人で経理した場合 (1) 所得税 ( 及び住民税 ) の課税対象となり 確定申告を行う必要があります ( 非課税対象を除く ) 一方で 寄附者である公益財団法人等や寄附を受けた教員等が 大学へ寄附することで 寄附金控除の対象となります (2) 個人経理の金額 使用内容等によっては 1.1 研究費等の不正使用と同様に埼玉大学教職員就業規則による処分等の対象となることがあります (3) 会計検査院では不当事項として決算検査報告に掲記し 国立大学法人評価委員会による業務実績評価においては評定が一段階引き下げ等の措置が講じられ 本学にとって大きな損失となります 1.3 研究者等が守るべき事項倫理行動に関することは 国立大学法人埼玉大学倫理規則 ( houki-n/reg-n/7-40.pdf) 埼玉大学における研究者等の行動規範( ac.jp/education/pdf/kodo-kihan.pdf) 等に定められておりますが さらに次のことを常に意識して行動してください 1 研究従事者等としての誇りを持ち その使命を自覚する 2 研究費等の不正使用を行わない 3 研究費等の不正使用に加担しない 4 周囲の者に対して研究費等の不正使用をさせない 5 研究費等の不正使用を黙認しない 5

6 第 2 章予算 2.1 予算管理者の権限と責任 予算管理者とは予算管理者は 部局長から予算の配分を受け予算を管理している教員等及び他機関から科学研究費補助金等の交付を受け予算を管理している教員等です 例えば 研究経費や教育経費として学部に配分された予算がさらに学科等へ配分され 最終的に研究グループ或いは個々の教員へ配分される場合 研究グループの代表者 或いは 個々の教員 が 予算管理者 となります なお 予算管理者となった者は 当該部局で備える予算管理者名簿へ登録されます 当該部局長は 登録を行った都度 事務局長へ予算管理者名簿により報告を行うこととします 予算管理者は 物品の購入等の際に直接発注をすることができます 予算管理者の権限予算管理者は 物品の購入等の場合で予定価格 ( 見積額 ) が 100 万円未満の契約について発注できます 図書の購入や物品の修理 窓ガラスの修理等軽微な修繕工事を含みます なお 100 万円未満の契約であっても 予算管理者が自ら契約等ができないものがありますので 詳細については 第 3 章 3.1 予算管理者 ( 教員等 ) が発注できる範囲 で確認願います 予算管理者の責任予算管理者には 配分された予算を適切に執行する責任があります 具体的には以下のような義務が課せられます (1) 予算の適正かつ計画的な執行 (2) 予算区分の使途目的に合致した経費の執行 (3) 自ら発注する場合や予定価格 ( 見積額 )100 万円以上の契約を依頼する際の予算残高確認 (4) 適正 妥当な金額での契約なお 予算管理者は 研究室等の他の教員等に発注の連絡を行わせることもできますが あくまで責任は予算管理者が負うことになります 発注に当たっての留意事項 (1) 市場価格等を調査し 経済性を十分考慮してください (2) 業者選定にあたっては 公正 公平 透明性を確保してください (3) 計画的な発注を行い 経費削減に努めてください (4) 目的に適合した品目を選定し 必要とする数量を購入してください (5) 単価契約を実施している製品は 契約業者から契約単価により購入してください やむを得ず他者から購入する場合は 最新の単価契約一覧表にて契約単価を確認し 契約単価以下の価格にて購入してください サイボウズ共有フォルダの学内取扱通知等を参照 (6) グリーン調達品目に指定されている製品は グリーン製品を購入してください グリーン調達品目は環境省ホームページ を参照 (7) 財務部経理課で発注する 100 万円以上の契約も仕様は各部局で作成することになります 仕様を作成する場合に 参考見積額が 1,000 万円を超えるものは 部局長の命により仕様策定委員会を設置し 大型設備調達に係る仕様策定等に関する取扱要領 を厳守のうえ 公平性 競争性のある仕様を策定する必要があります 2.2 予算執行状況のお知らせ 予算管理者において 計画的な予算の執行を行うとともに予算不足が生じることのないよう 予算の執行状況については 財務部より各部局支援室等を通して 定期的に予算管理者へお知らせします 6

7 2.3 予算執行上の留意点 予算区分体系ごとの使途について本学の主な予算区分体系は 以下のとおりとなっています それぞれの予算区分ごとに その使途が定められているため 予算執行にあたっては 当該経費の使途と合致した予算を使用する必要があります 第 1 階層第 2 階層第 3 階層予算の使途 運 ) 教育研究経費 運 ) 教育経費 学生等に対し行われる教育に要する経費を対象とする 具体的には 入学試験 正課教育 特別授業 進学 ( 就職 ) 準備 入学式 卒業式等 補習及び個別指導教育 学生納付金免除 学生に対する保健サービス 課外活動 教育目的の附属施設 公開講座等に要する経費をいう 運 ) 研究経費 研究に要する経費を対象とする 運営費 運 ) 教育研究支援経費 運 ) 人件費 運 ) 教育研究支援経費 運 ) 人件費 ) 報酬 給与 大学全体の教育及び研究の双方を支援するために設置されている施設又は組織であって学生及び教員の双方が利用するものの運営や事業等に要する経費を対象とする 役員及び教職員に対し支払われる給与 賞与 諸手当 退職給付又はこれに類する経費及び法定福利費を対象とする 運 ) 一般管理費 運 ) 一般管理費 大学全体の管理運営を行うために要する経費を対象とする 次の各号に該当することが明らかな経費は これを一般管理費とする 1 役員会 経営協議会及び教育研究評議会のために要する経費 2 総務 人事 財務 経理その他これに準ずる業務に要する経費 3 教職員の福利厚生に要する経費 4 学生募集に要する経費 5 教育研究活動以外に供する施設 設備の修繕 維持 保全に要する経費 6 その他 他の予算科目に属さない経費 運営費 ( 運営費交付金 ) 運 ) 教育研究経費 ( 運営費交付金 ) 運 ) 教育研究支援経費 ( 運営費交付金 ) 運 ) 教育経費 ( 運営費交付金 ) 運 ) 研究経費 ( 運営費交付金 ) 運 ) 教育研究支援経費 ( 運営費交付金 ) 国からの運営費交付金で措置された予算であり 国から指定された事項に係る実施経費を対象とする ( 特別経費 退職手当等 ) 運 ) 人件費 ( 運営費交付金 ) 運 ) 一般管理費 ( 運営費交付金 ) 運 ) 人件費 ( 運営費交付金 ) 運 ) 一般管理費 ( 運営費交付金 ) 目的積立金目的 ) 目的積立金 目的積立金の取り崩しにより実施する経費を対象とする 受研 ) 受託研究費 受託研究の実施に要する経費を対象とする ただし 当該受託研究費により支弁される給与等を含む 受託研究経費 受研 ) 共同研究費 共同研究の実施に要する経費を対象とする ただし 当該共同研究費により支弁される給与等を含む 受研 ) 受託研究等間接経費 受託研究及び共同研究の遂行に間接的に必要な経費を対象とする 受託事業経費受事 ) 受託事業費 受託事業及び共同事業の実施に要する経費を対象とする ただし 当該受託事業費等により支弁される給与等を含む 寄付金経費寄付 ) 寄付金 寄付目的に合致した経費を対象とする 法人補助金 採択された各種補助金 補助事業の遂行に必要な経費を対象とする 科学研究費補助金等間接経費 科研等 ) 科学研究費補助金等間接経費 補助事業の遂行に伴う大学の管理等に必要な経費を対象とする 7

8 2.3.2 複数の予算の合算使用について (1) 教育経費と研究経費の合算使用について 例えば 1つの物品の購入について 教育目的と研究目的が混在する場合 原則として主たる目的の予算で支出することとします (2) 受託研究費 受託事業費 共同研究費 法人補助金の直接経費と他の経費の合算使用について 受託研究費等の直接経費と他の経費を合算して1つの備品を購入することはできません ただし 消耗品の購入の場合で受託研究等で使用する部分とその他の目的で使用する部分が明確に区分できる場合は 受託研究費等の直接経費と他の予算を合算して支出することも可能です ( 例 1 ダースの試薬について 10 本分を受託研究費 2 本分を運 ) 研究経費で支出する ) (3) 科研費の直接経費と他の経費の合算使用について 科研費は 個人の研究者等に交付された補助金であるため 原則として直接経費と大学の予算との合算使用は認められません ただし 次の場合は他の経費と合算して使用することができます ❶ 補助事業に係る用務と他の用務とを合わせて1 回の出張をする場合において 直接経費と他の経費との使用区分を明らかにした上で直接経費を使用する場合 ❷ 補助事業に係る用途と他の用途とを合わせて1 個の消耗品等を購入する場合において 直接経費と他の経費との使用区分を明らかにした上で補助金を使用する場合 ❸ 直接経費に他の経費 ( 受託事業費 法人補助金 他の科研費及び間接経費など 当該経費の使途に制限のある経費を除く ) を加えて 補助事業に使用する場合 ❹ 直接経費に 同一研究機関における他の科研費による補助事業の直接経費を加えて 複数の補助事業において共同して利用する設備を購入する場合 ( 本取扱いにより購入を計画する場合は 事前に財務部経理課へ相談願います ) 予算留保の禁止予算執行に当たっては速やかな執行にご協力ください 装置の修理代等 として保険的に年度末まで予算を留保することなく執行してください 2.4 予算振替について予算振替とは 一時的に他部局予算で支払ったものに対して予算を当該年度内に振り替えることなどをいいます 例えば 図書の発注を図書館へ依頼した場合に 当該経費に相当する予算額を図書館へ移すことなどです 予算振替を行う必要がある場合は 各部局支援室等の総務 ( 予算 ) 担当係へ申し出願います 8

9 第 3 章物品購入等の方法 ( 予定価格 ( 見積額 ) が 100 万円未満の場合 ) 3.1 予算管理者 ( 教員等 ) が発注できる範囲運営費と科研費における 発注できる範囲の主なものは次のとおりです 受託研究費や科研費以外の競争的資金においては それぞれ取扱方法が異なる場合がありますので ご注意願います 予定価格( 見積額 )100 万円未満の発注 事項運営費科研費 支払方法通常立替通常立替 備 考 物品 ( 備品 消耗品 ) 科研費では 本学で通常備えが必要な物品は購入できませんが 補助事業に専ら使用する物品は購入できます 物品の修理 科研費では 補助事業に専ら使用する物品の修理に要する経費に使用できます 建物の軽微な修繕 ( ガラス修理 トイレ水漏修理等 )( 注 2)( 注 3) 科研費でも 物品購入に伴う軽微な据付等の経費に使用できます 図書 学会の入会金 年会費 学会の参加費 論文投稿料 業務遂行中での事故 災害の処理経費 継続契約 ( リース 保守及び労働者派遣など ) 事前に実施の申請が必要です ( 注 1) は可 は不可 は 1 状況によって可又は不可 2 事前に財務部経理課又は各部局支援室の総務 ( 予算 ) 担当係への申請が必要です 重要 必ずお読みください!! ( 注 2) 建物の軽微な修繕を行う場合であっても 予定価格 ( 見積額 )50 万円以上の場合は必ず事前に財務部施設管理課までご連絡ください ( 注 3) 建物の軽微な修繕を行う場合で 予定価格 ( 見積額 ) が 50 万円未満の場合は上表により発注することができますが 業務完了後 関係書類を財務部経理課へ提出の際は 修繕箇所を示した平面図を添付してください ( 経費区分を確認するために必要としています ) 9

10 3.2 物品購入等における厳守事項 (1) 予算額を超過して 購入することはできません 予算不足が生じないよう計画的な予算執行をお願いします (2) 予算の執行計画を立て 年度末に支払いが集中することのないようにしてください (3) 納品検収センターの検収対象となる物品等は 納品検収センター職員による検収を必ず受けてください (4) 当該年度予算の対象となるものは 年度末 (3 月 31 日 ) までに納品 ( 検査まで完了したもの ) されたものです よって 発注が年度内であっても納品が翌年度の場合は 翌年度の予算の対象となります (5) 受託研究や共同研究などにおいて 研究期間が定められているものについては 期間経過後の予算執行はできません (6) 次のような状況は どのような理由があっても認められません 全額自費で支払う場合や学内規程等に基づき処分を受ける場合があります ❶ 納品されているにも拘らず 予算が無いため翌年度の予算で支出することとした ❷ 納品されていないにも拘らず 予算の残額執行のため支出することとした (7) 予定価格 ( 見積額 )100 万円以上のものを購入する場合は 必ず財務部経理課に申請してください (8) 経費によって 支出できない事項がありますので 疑義が生じた場合は財務部財務課に確認願います (9) 日付の記入されていない納品書等では支払いできません 取引業者に必ず記入してもらってください 3.3 物品等の購入方法発注する際には 使用する予算の残高を確認するとともに を作成してください ただし 店頭で購入する場合や電話連絡などで行う少額契約 緊急その他止むを得ない場合においては 予算管理上特に支障がない場合には 発注後に を作成しても構いませんが 必ず を作成してください 3.4 物品等の納品検収について 重要 必ずお読みください!! (1) 納品検収センターでの納品検収 物品等の納品事実の確認 ( 規格 数量等 ) のため 発注した物品等の納品検収を 納品検収センター で一元的に行います 納品検収センターでは 予算管理者が発注 ( 予定価格 ( 見積額 )100 万円未満 ) した物品並びに役務契約において印刷物など成果物のあるものが納品検収センターで検収を受ける対象になります 研究室等への納品については 原則として 納品業者が納品検収センターに立ち寄り 検収を受けてから納品することとなっています ただし 以下の場合は納品検収センターでの検収前に納品となりますので 後日 納品検収センター職員による検収を必ず受けてください ( 後日検収を受ける場合は 以下 (3) を参照 ) ❶ 休日 時間外など納品検収センター職員が不在のため研究室等に納品された場合 ❷ 宅配便などで研究室等に直送された場合 ❸やむを得ず立替払い等により直接店頭購入した場合 ❹ 上記のほか 特別な理由により検収が受けられなかった場合 (2) 納品検収センター設置場所 受付時間 納品検収センターの建物は 本学教職員駐車場東側 (3ページ参照) にあり 平日の9 時から 17 時まで常時職員が検収を受付けています (3) 後日検収の実施方法 例外的に検収前に研究室等へ納品された場合は 後日検収を行います 具体的には ❶ 研究室等へ納品検収センター職員が出向いて行う検収 ( 出張検収 ) ❷ 納品検収センターへ教員等が物品を持ち込み行う検収 10

11 のいずれかの方法で行います なお ❶の出張検収が必要な場合は 出張検収連絡票 に希望の検収日時等を記入し 等関係書類とともに納品検収センターに提出してください 納品検収センターでは 連絡票に基づき日程調整のうえ 出張検収を実施します (4) 埼大生協における出張検収について 後日検収の実施方法として 納品検収センター職員が研究室等へ出向いて検収を行う方法の他 生協で購入した物品については 納品検収センター職員が生協へ出張し検収を行う時間帯があります 生協で物品を購入した際は 速やかに検収を受けてください (5) 検収を受けた物品等に係る等関係書類 ( 見積書 納品書 請求書 ) については 原則として 一週間以内に納品検収センターに提出してください 納品検収センターで等関係書類をとりまとめのうえ 財務部経理課へ送付します 特に月末に納品された場合は速やかに提出してください また 検収が済んでいない場合であっても等関係書類及び出張検収連絡票については 原則として 一週間以内に納品検収センターに提出してください (6) 納品検収センター職員以外が行う検収 原則として上記 (1) のとおり検収を行いますが 以下の場合は納品検収センター以外の職員が検収を行います ❶ 教育学部附属学校 ( 園 ) に納品される物品等については 当該学校 ( 園 ) の職員 ❷ 薬品管理システムへ登録する毒物 劇物の納品検収については 総合技術支援センターの職員 ❸ 図書館で発注する図書 雑誌については 図書情報課の職員 (7) 納品検収体制等が変更になったことに伴い 検収の方法 関係書類の提出方法をご理解いただくために 会計に関するQ&A 集においても納品検収に関連した質疑応答を掲載していますので ご参照ください (8)その他 納品検収に関してご不明な点は 納品検収センターへお問い合わせください 参考 予定価格( 見積額 ) が 100 万円以上の場合予定価格 ( 見積額 ) が 100 万円以上の場合や 100 万円未満であってもリース 保守及び労働者派遣などの継続契約の場合は 財務部経理課が発注を行いますので 連絡のうえ購入等手続きを行ってください 3.5 図書の購入方法 ( 備品図書の場合 ) 発注及び検収方法等 重要 必ずお読みください!! (1) 発注する際には 使用する予算の残高を確認するとともに 図書発注票 を作成してください (2) 図書が納品される際には 必ず納品検収センターの検収を受けてください (3) 納品された図書は 原則として一週間以内に図書発注票 ( 見積書 ) 納品書 請求書とともに図書 館へ提出し 支払い手続きを依頼してください ( 注 ) 備品図書として図書館に登録しないものは 3.3 物品等の購入方法 により処理してください 11

12 3.5.2 図書発注票の記載方法予算管理者は 以下のとおり 図書発注票 に記載してください 4 枚複写 著者名 書名 冊 発行所納入書店名保管場所 ( でかこむ ) 発注月日 金額 備付図書館 月日 円 請求学科等 予算管理者 購入理由 ( でかこむ ) 予算区分 印研究用学生用配架先および使用者氏名 ( 予算管理者と使用者が異なる場合に記入 ) 図書発注票平成年度 No. 部局 4 枚複写内訳 1 枚目 - 起票時の部局控 2 枚目 - 支払手続完了 ( 金額確定後 ) 月次で部局へ送付 3 枚目 - 受入手続完了時 図書受領の際に部局が図書の受入印を押印 ( 図書館受領書 ) 4 枚目 - 受入手続完了時 図書に添付し部局へ返付 ( 部局への図書の送付状 ) 寄付金 受託研究費等 図書館との予算振替によらず 各々の予算のもと支払処理をする必要がある場合は 下の様式を用い ( 図書館にご相談ください ) 使用する予算区分 予算詳細コードを明記してください 通常ので使用している予算区分 経費区分 予算詳細コードを記入 著者名 書名 発行所納入書店名保管場所 ( でかこむ ) 発注月日金額 冊 請求学科等 予算管理者 備付図書館 月日 円 購入理由 ( でかこむ) 印 研究用学生用 予算区分 : 寄付金 配架先および使用者氏名 経費区分 : 研究用 ( 予算管理者と使用者が異なる場合に記入 ) 予算詳細コート : 学部寄付金 図書発注票 平成年度 No. 部局 ❶ 著者名 書名 発行所名等は できるだけ詳しく記載してください ❷ 予算区分欄に使用する予算を記載してください ❸ 発注月日欄に発注した日付を記載してください ❹ 予算管理者欄に署名又は記名 押印をしてください ❺ 予算管理者と使用者が異なる場合は 配架先欄に配架先および使用者氏名を記載してください 科研費による備品図書の購入の場合科研費の場合の支払手続きは財務部経理課で行いますので 上記 の取扱いと以下の点が異なりますのでご注意願います (1) 科研費で備品図書を購入する場合には ( 物品等 の) に 所要事項を記載してください また 備品図書 であることを明記してください (2) 納品検収後 原則として一週間以内に ( 見積書 ) 納品書 請求書を納品検収センターへ 納品された備品図書は ( 写 ) 納品書( 写 ) とともに図書館へ提出してください 参考 予定価格( 見積額 ) が 100 万円以上の場合上記 及び の取扱いにかかわらず 図書館が発注を行いますので 図書情報課へ連絡のうえ購入手続きを行ってください 12

13 3.6 立替払いによる購入方法 重要 必ずお読みください!! 立替払いができる範囲物品の購入または役務の提供を受けた場合における本学の通常の支払手続きは 納品もしくは役務の提供を受けた後 相手方からの請求に基づき 本学から直接支払うこととなっています ただし 業務遂行上必要であり 本学の通常の支払い手続きによることが明らかに困難な場合で 支払った事実が証明できる場合には立替払いができます なお 物品購入の立替払いにあっては 取得した物品を明らかにすることが必要です 立替払いができる主なものは 次のとおりです (1) 有料道路の通行料 (2) 出張先での図書 資料等の購入費及び文献複写料 (3) その機を逃したら入手が困難な物品等の購入費 (4) 学会 ( 国際学会を含む ) の会費 登録料及び学会参加費 (5) その他役務的経費 ( 宅配便料 郵便料 証明書発行手数料 振込手数料 論文投稿料等 ) (6) 海外業者への支払い ( クレジットカード利用 ) (7) 大学の通常の支払手続きよりも安価であるためネット通販による購入 ( クレジットカード利用 ) (8) その他掛け売りでの取り引きができない場合 検収と立替払金の請求方法について (1) 現金で立替えた場合 ( インターネット利用で購入し 現金決済した場合を含む ) ❶ 及び立替払金請求書を作成してください ❷ 立替払金請求書に領収書及び納品書等 ( 購入物品の内訳がわかる書類 ) を添付のうえ 購入物品とともに納品検収センター職員に提示し検収を受けてください ❸ 立替払金請求書及び領収書等の支払関係書類を納品検収センターへ提出してください ( 事前に 立替払金請求書及び領収書等の支払関係書類に 出張検収連絡票 を添えて納品検収センターへ提出することで後日検収を行います ) (2) クレジットカードで購入した場合 ( インターネット利用で購入した場合を含む ) 1. 領収書が発行された場合 ❶ 及び立替払金請求書を作成してください ❷ 立替払金請求書に領収書及び納品書等 ( 購入物品の内訳がわかる書類 ) を添付のうえ 購入物品とともに納品検収センター職員に提示し検収を受けてください ❸ 立替払金請求書及び領収書等の支払関係書類を納品検収センターへ提出してください ( 上記 (1) と同様に後日検収可能です ) 2. 領収書が発行されない場合 ❶ 及び立替払金請求書を作成してください ❷ 立替払金請求書に購入先の利用明細書 ( 利用明細書がない場合は 利用明細書の代わりとして購入事実が確認できるもの (Web 画面プリント等 ) を添付のうえ 納品検収センター職員に提示し検収を受けてください ❸ 後日 クレジットカード会社から利用明細書が届いたらその写しを立替払請求書に添付し その他の関係書類とともに納品検収センターへ提出してください ( 上記 (1) と同様に後日検収可能です ) 3. 年度末の3 月立替分の取り扱いについて 3 月立替分については決算整理上 年度区分の問題がありますので 検査完了後速やかに立替払金請求を行ってください また クレジットカード会社から利用明細書が届きましたら その写しを納品検収センターへ提出してください 立替払金の支払は 同利用明細書の内容を確認してから行います 13

14 3.6.3 立替払いの注意事項 (1) 立替払金の請求ができるのは 原則として予算管理者です 予算管理者からの指示により他の教員等が立替払いを行った場合も支払は可能ですが 責任は予算管理者が負うこととなります (2) 領収書または領収書に代わる書類がない場合は 立替払金の請求はできません (3) 立替払金の請求は 立替払いを行い納品若しくは役務の提供後 一週間以内に納品検収センターへ支払関係書類が届くよう手続きを行ってください クレジットカードで購入した場合は クレジットカードの利用明細書が届いてから一週間以内に支払関係書類が届くよう手続きを行ってください また 出張先で立替払いを行った場合は 出張完了後 一週間以内に支払関係書類が届くよう手続きを行ってください 立替払いを行った場合の予算は 物品等を入手した日の属する年度の予算であり 立替払金請求を行った日の属する年度の予算ではありません したがって 年度末は クレジットカードにより支払いを行った場合も 納品若しくは役務の提供後 一週間以内に請求し クレジットカードの利用明細書は届き次第提出してください 支払いは クレジットカードの利用明細書が届いてからとなります また 出張先で立替払いを行った場合も 年度末は 納品若しくは役務の提供後 一週間以内に請求してください ご不明な点は 事前に財務部経理課に相談してください (4) 学会参加費の中に 論文集等が含まれる場合 検収が必要となります その際に納品書がない場合は 領収書へ納品検収センターの検収印を押印します 領収書へ予算管理者のサイン並びに検査日を記入してください (5) 立替払金請求書には領収書等支払完了を証明する書類の他 納品書等納品の確認できる書類を添付してください (6) 本学の教職員及び学生は必ず個人 ( 学籍 ) 番号を記入してください これに基づいて振込みを行います 本学に複数の口座を登録している教職員 初めて本学から振込みを受ける学生は必ず右下の振込先欄を記入してください また 本学の教職員以外の場合は その都度振込先欄を記入してください (7) 家電量販店等で付与されたポイントは差し引いて請求してください (8) 立替払いを行い納品若しくは役務の提供を受けた場合は 3.4 物品等の納品検収について の (3) により 必ず後日検収を受けてください 3.7 物品の管理等について (1) 物品を譲渡する場合は 部局長の承認が必要となります サイボウズ共有フォルダの学内取扱通知等 無償譲渡できる物品の範囲について ( 通知 ) を参照 (2) 物品が不要となった場合の取扱い ❶ 消耗品 取得価格 10 万円未満又は耐用年数 1 年未満 ( 物品番号シールのないもの ) 経理課物品リユース担当に物品を提示し リユース可能か確認を受け リユースにそぐわない物品は廃棄することができますが リユース可能な物品は リユースすることとなります サイボウズのトップページ下段 リユース掲示板 内の 国立大学法人埼玉大学物品のリユースに関する要項 を参照 ❷ 備品 取得価格 10 万円以上かつ耐用年数 1 年以上 経理課契約担当係長へ物品を返納してください ただし メーカー等へ問い合わせて修理不能であるとの回答を得ている場合は 経理課契約担当係長へ事前に了解を得た上 物品購入等請求票により返納手続きと同時に廃棄処分することができます なお 物品購入等請求票には 物品番号シールを貼付するとともに メーカー等から回答を得て修理不能である旨を記載することとし 耐用年数経過未満で返納する場合は メーカー等が発行した修理不能である旨の書面を添付してください 14

15 第 4 章出張 旅費の取り扱い 4.1 出張する際の手続き 出張とは教職員が会議 研修 研究打合せ 事務打合せ 資料収集等の業務のために一時その勤務先 ( 本学に常時勤務を要しない教職員等については その住所又は居所 ) を離れて旅行し 又は教職員等以外の者が本学の依頼に応じ 業務のため一時その住所又は居所を離れて旅行することをいいます 教職員が出張する場合出張は 旅行命令権者の発する旅行命令によって行われるものですので 出張前に出張計画 ( 用務 用務先 旅行期間 予算区分等 ) を記した出張等申請書を総務担当係へ提出する必要があります また 出張等申請書を総務担当係へ提出した後 出張の変更又は取消しが生じる場合も同様の手続きが必要です なお 出張等申請書には できる限り出張計画の内容が確認できる書類を添付願います ( 会議や学会等で出張する場合には開催通知等 ( 写 )) 教職員以外の者を出張させる場合 (1) 本学の業務のために教職員以外の者 ( 研究協力者 学生等研究補助者 学術講演講師等 ) に出張を依頼し 出張させる場合には 事前に旅行命令権者の発する旅行依頼によって行われるものですので 当該者の氏名 所属機関 用務内容 ( 依頼理由 ) 用務先 旅行期間 予算区分等を記載した申請書類を総務担当係へ提出してください 重要 必ずお読みください!! (2) 学生自身が学会発表を行うことを用務とする出張依頼であっても 指導教員等の研究成果に係る研究補助者としての出張依頼である場合は 支出することとなる予算は 研究経費 での扱いになります ただし 文部科学省等から教育を目的として採択を受けた特別経費など 教育目的での出張依頼の場合は 教育経費 で扱うこととなります 旅費の概算払い (1) 旅費の概算払いを希望する場合は 旅行命令書の作成 旅費請求書の作成 旅費の支払決議書の作成等 所定の手続きが完了した後 銀行振込により指定口座へ支払う手続きとなりますので 早めに出張手続きを行ってください 出張手続き期限に関しては Q&A 集 物品購入等関係 No.13 を参照してください (2) 旅費の請求は特別な場合を除き 精算払いを基本とします なお 概算払い請求を行える特別な場合とは 次のように旅行者の立て替えによる負担が明らかに大きい場合です 役職員( 役員 教員 職員 ) は 10 万円を超える旅行 出張依頼により行う学生の旅行 外国から招聘する場合など精算による支払いが外国送金になる場合 その他 経理課長が特に必要と認めた場合 15

16 財務部行経理者4.2 出張後の手続き 出張を命じられた ( 依頼された ) 教職員等が出張を終えたときには 速やか (2 週間以内 ) に 出張報告書 を総務担当係へ提出してください 出張報告書の作成出張した教職員等は 次の事項に留意のうえ出張報告書を作成してください (1) 用務内容については 単なる 研究打合せ 文献資料収集 等ではなく 用務先で行った研究の内容が明確に分かるように記載してください (2) 研究打合せ等の用務である場合は 出張報告書に打合せの相手方の所属 氏名を記載してください (3) 航空機を利用した場合は 航空券の半券 領収書等必要な添付書類を出張報告書に添付してください (4) 宿泊を伴う場合は 宿泊先を記載してください 4.3 旅費の支払い (1) 所属の総務担当係において出張報告書と旅行命令書を照合した後 財務部経理課の旅費担当者において本学の旅費規程等に従って旅費を計算します (2) 概算払いで支給された場合には 概算払いに係る旅費を精算する必要があるため 出張報告書と旅行命令書の内容を確認のうえ精算行為を行います (3) 旅費の振り込みは 個人 ( 学籍 ) 番号に基づいて行います 初めて本学から旅費の支給を受ける学生は必ず振込依頼書を添付してください また 本学の教職員以外の者に出張依頼を行う場合は その都度振込依頼書 (2 回目以降は写し可 ) を添付してください 重要 必ずお読みください!! (4) 出張後において 経理課へ提出する書類に不備等があった場合 速やかな支払いができないことになりますので 航空機を利用した場合の航空券の半券 領収書等は 出張終了後 ただちに経理課へ提出願います また 紛失等した場合 支払いできないこともありますので 十分ご注意願います 出張申請 ~ 旅費支給のフロー図 (1) 精算払の場合旅( 出張 ) 1 出張申請等 1 出張申請等 出張願 ( 届 ) 書 出張願 ( 届 ) 書 2 出張命令 旅行命令書 3 出張報告 旅費の請求 3 出張報告 旅費の請求 3 旅費の支払依頼 出張報告書 出張報告書権 旅行命令書 出張報告書 4 旅費命令書返却 等)担当係)5 旅費の支給 16

17 (2) 概算払の場合 1 出張申請等 1 出張申請等 出張願 ( 届 ) 書 出張願 ( 届 ) 書 2 出張命令 旅行命令書 3 旅費の請求 3 旅費の請求 ( 出張 ) 6 出張報告 旅費の精算請求 6 出張報告 旅費の精算請求 出張報告書 出張報告書 7 ʼ 旅費の精算 ( 追給又は返納 ) 重要 (1) 近郊地域旅費の範囲 下表に掲げる地域内の日帰り旅行が対象となります 埼玉県 全域 東京都 全域 ( 島しょを除く ) 千葉県 神奈川県岩舟町 小山町 佐野市 栃木市 野木町旅綾瀬市 川崎市 相模原市 座間市 大和市 横浜市 茨城県 群馬県 板倉市 邑楽町 大泉町 館林市 明和町 千代田町 4.4 近郊地域旅費 等)我孫子市 市川市 印西市 浦安市 柏市 鎌ヶ谷市 白井市 千葉市 流山市 習志野市 野田市 船橋市 松戸市 八千代市 牛久市 古河市 五霞町 境町 下妻市 常総市 つくば市 つくばみらい市 利根町 取手市 坂東市 守谷市 八千代市 結城市 竜ヶ崎市 財務部経理担当係)3 旅費の支払依頼 旅行命令書 4 旅行命令書返却 5 旅費の支払 6 旅費の精算依頼 出張報告書 旅行命令書 ( 追給又は返納がある場合 ) 7 旅行命令書返却 必ずお読みください!! 17

18 財務部行経理者(2) 近郊地域旅費の計算方法 近郊地域旅費は 原則 申請者から申告のあった経路により算定しますが 明らかに通常用いる一般的な経路でない場合は 通常利用する経路により算定した鉄道賃及び車賃の実費額のみを支給します (3) 近郊地域旅費に係る旅行命令書等近郊地域旅費については 旅行命令書及び旅行依頼書の作成は省略します (4) 近郊地域旅費の支給手続は次のとおりです ❶ 業務連絡等を行った役職員及び学生等は 近郊地域旅費出張報告書 請求書に所要事項を記入し 当該月毎に総務担当係へ提出してください ❷ 総務担当係は 毎月 前号の近郊地域旅費出張報告書 請求書を取りまとめ 財務部経理課の旅費担当者へ提出してください ❸ 本学の役職員及び学生は近郊地域旅費出張報告書 請求書へ必ず個人 ( 学籍 ) 番号を記入してください これに基づいて振込みを行います 本学に複数の口座を登録している教職員 初めて本学から旅費の支給を受ける学生は必ず右上の振込先欄を記入してください また 本学の教職員以外の場合は その都度振込先欄を記入してください 近郊地域旅費のフロー図 旅予算1 出張申請等 ( 口頭 ) 管令3 出張報告 旅費の請求 3 出張報告 旅費の請求 3 旅費の支払依頼 出張報告書兼請求書理 出張報告書兼請求書権 出張報告書兼請求書課( 出張 ) 旅行命者(教員者(総務担当係)等)1 出張申請等 ( 口頭 ) 2 出張命令 ( 口頭 ) 5 旅費の支給 18

19 第 5 章謝金 給与の取り扱い 5.1 研究補助等を依頼する場合 研究補助等を依頼する場合で 謝金を支払う場合 (1) 研究補助等を依頼する際は 事前にを作成のうえ総務担当係へ届け出てください なお 届出の際に必要となる提出書類は 総務担当係へ照会願います (2) 担当教員が出張等で大学を離れる際は 原則として 研究補助等を依頼することはできません ただし 止むを得ない事情で出張中に業務を依頼する場合は 他の教員に出勤と作業従事内容の確認を依頼することが必要となります (3) 学生に研究補助等を依頼する際は 履修 勤務状況一覧表で授業等に支障が無いことを確認のうえ依頼してください (4) 担当教員は 業務を依頼した日毎に 研究補助従事者に出勤表へ業務内容の記載及び押印をさせるとともに 実施内容を確認し押印してください (5) 全ての業務が完了したら 出勤表に従事者が署名 押印 予算管理者 ( 研究代表者等 ) が記名 押印のうえ 業務完了後一週間以内に従事者本人に総務担当係へ提出 ( 面談 ) させてください (6) 謝金の振り込みは 個人 ( 学籍 ) 番号に基づいて行います 初めて本学から謝金の支給を受ける学生は必ず履修 勤務状況一覧表下部の振込先記入欄に振込先を記入してください また 本学の教職員以外の者に業務依頼を行う場合は その都度振込依頼書 (2 回目以降は写し可 ) を添付してください 研究補助等を依頼する場合で非常勤教職員として採用し 給与を支払う場合 (1) 研究補助等を依頼する際は 事前に総務担当係へ職員採用の申請をしてください なお 申請の際に必要となる提出書類は 総務担当係へ照会願います (2) 学生に研究補助等を依頼する際は 授業等に支障が無いことを確認のうえ採用してください (3) 当月の業務が完了したら 勤務時間シートを翌月初日までに従事者本人に総務担当係へ提出 ( 面談 ) させてください 5.2 外部から講師等を招へいする場合 (1) 外部の方に講演等を依頼する際は を作成のうえ総務担当係へ届け出てください 届出に当たっては 次の書類などが必要となりますが 謝金目的に応じて別途書類が必要となる場合がありますので 総務担当係へ照会願います 講師等の氏名 勤務先名称 所属 実施日時が確認できるもの ( 講演プログラム等 ) 口座振込依頼書 (2) 講演等が終了しましたら 完了確認書を総務担当係へ提出してください (3) 旅費を伴う場合は 旅費の書類と一緒に経理課へ提出してください 旅費が伴わない場合は の連絡事項に 旅費支給なし と記載してください 19

20 5.3 諸謝金基準単価について 謝金の支給単価は次の基準によるものとします 区分単位 基準単価 ( 円 ) 摘 要 1 教育実習委託謝金 1 人 1 週 2,500 2 臨床実習委託謝金 1 人 1 日 2,500 3 保育実習委託謝金 1 人 1 日 2,100 4 会議出席謝金 1 1 回 30,000 経営協議会学外委員 学長選考会議学外委員 5 会議出席謝金 2 1 回 11,700 上記 1 以外の会議の学外委員等 6 特別講演謝金 1 1 回 100,000 ノーベル賞受賞者及びそれに準ずる者による記念講演的性格を有するもの 7 特別講演謝金 2 1 回 50,000 上記 1 以外の著名人による記念講演的性格を有するもの 8 一般講演謝金 1 回 30,000 9 指導 助言等謝金 1 時間 5, 学位論文審査謝金 1 時間 5, 研究補助 資料整理等謝金 1 1 時間 1,000 専門的知識 技術を必要とする業務を依頼した場合 12 研究補助 資料整理等謝金 2 1 時間 900 上記 1 以外 13 学生健康診断謝金 1 時間 1,400 看護師 14 チューター謝金 1 時間 1, その他の謝金 予算 内容等を勘案し算出 上記区分に該当しない謝金 ( 算出根拠を明らかにして実施部局において決定 ) 注 1. 想定される謝金区分ごとに目安として単価の上限を定めているので 予算 内容等を勘案し この範囲内で単価を決定すること 注 2. 本表により難い場合は 本表を基準にして業務内容の難易度に応じ社会通念に反しない常識の範囲内で単価を決定することができる 20

21 1 研究補助申請財務部経理課総務部人事課 財務部経理課研究補助従事者使用者 勤務実施確認 研究補助従事者5.4 所得税の取扱いについて 重要 必ずお読みください!! 謝金を支払う場合における所得税法上適用される税額表の種類等については その実施内容により 税額表の適用欄が異なるため の連絡事項欄へ所得税法上適用される税額表の種類 ( 例 : 月額表乙欄適用 ) を記載してください 研究補助等申請 ~ 給与 謝金支給のフロー図 (1) 謝金を支払う場合 (2) 給与を支払う場合使用者4 業務完了時勤務実施報告 予算管理者 勤務実施確認 5 勤務実施報告 1 職員採用申請 予算管理者4 業務完了時報告 確認 勤務実施確認 1 申請内容の届出 2 承認 3 業務依頼 出勤票作成業務報告 確認 出勤表確認及び押印 出勤表 7 謝金の支払 5 勤務実施報告 ( 勤務時間シート持参 ) 各部局総務担当係 勤務実施確認 各部局総務担当係6 謝金支払依頼 出勤表 1 職員採用申請 1 職員採用申請 2 発 令 発令書 3 業務依頼 出勤票作成業務報告 確認 出勤表 5 勤務時間報告 6 給与の支払 21

22 参考 予算管理者発注 (100 万円未満 ) における発注から支払いまでのフロー図 [ 通常検収の場合 ] 1 購入依頼 2 見積依頼 ( 予定価格 100 万円未満 ) 3 見積 ( 見積書 ) 予算6 納品書へ検収印 管7 納品 受領 7 検収後の納品 8 請求 ( 請求書 ) 9 関係書類提出 納品検収センター 見積書 納品書( ) 検収 ( 関係書類とりまとめ ) 見積書 納品書( ) 請求書 10 支払い依頼 ( 関係書類送付 ) ( ) 納品書は 検収印の押 経理課契約担当係 11 支払い 印 予算管理者のサイン ( 関係書類の受領 ) 適正な請求書を受理した月の及び検査日の記入翌月の末日まで者納品検収センターからの手続きを行ってください 使1) 附属学校 ( 園 ) における場合は 23 ページをご参照ください 2) 生協で購入した物品で 出張検収による納品検収センター職員の検収を受けた場合は 9からの手続きを行ってください 予算管理者発注(100 万円未満 ) における発注から支払いまでのフロー図 [ 後日検収の場合 ] 1 購入依頼 2 見積依頼 ( 予定価格 100 万円未満 ) 3 見積 ( 見積書 ) 4 発注 ( 等 ) 5 納品 受領 5 納品 ( 納品書 ) 納品検収センター職員不在 5 ( 納品書 ) 検収を受けず納品 6 請求 ( 請求書 ) 7 関係書類提出 出張検収連絡票 請求書 ( 数量等の確認 ) 8 後日検収の実施 ( ) 納品書は 予算管理者 9 支払い依頼 ( 関係書類送付 ) のサイン及び検査日の 記入 経理課契約担当係 10 支払い ( 関係書類の受領 ) 適正な請求書を受理した月の 翌月の末日まで 1) 立替払いによる購入 直接店頭購入 ( 生協で出張検収を受けられなかった場合を含む ) 直接研究室等に届いた物品及び遠隔地における納品物品で写真等で検収を受けるものについては 者 検査 者 検査 4 発注 ( 等 ) 納品検収センター 検収 ( 数量等の確認 ) 5 納品 ( 納品書 ) 22

23 参考 附属学校 ( 園 ) における発注から支払いまでのフロー図 1 購入依頼 2 見積依頼 ( 予定価格 100 万円未満 ) 3 見積 ( 見積書 ) 予6 納品 受領算6 検収後 納品附属学校 ( 園 ) 事務室 5 納品 ( 納品書 ) 発注した者以外 による検収 ( 数量等の確認 ) 7 請求 ( 請求書 ) 9 支払い依頼 ( 関係書類送付 ) ( ) 納品書は 検収印の押印 予 見積書 算管理者のサイン及び検査日 納品書( ) の記入 請求書 経理課契約担当係 10 支払い ( 関係書類の受領 ) 適正な請求書を受理した月の 翌月の末日まで 1) 納品検収及び検査後 原則として一週間以内に関係書類を経理課契約担当係に提出してください 毒物 劇物その他薬品の発注から支払いまでのフロー図 1 購入依頼 2 見積依頼 ( 予定価格 100 万円未満 ) 3 見積 ( 見積書 ) 4 発注 ( 等 ) 総合技術支援センター 5 納品 ( 納品書 ) 検収 ( 毒物 劇物の数量等確認 ) 薬品管理システム登録 6 納品書へ検収印 納品検収センター 5ʼ 納品 ( 納品書 ) 検収 理( 毒物 劇物以外の数量等確認 ) 検収を受けるとともに その他の薬品は 納品検収センターによる検収を受けてください 使6ʼ 納品書へ検収印 7 納品 受領 7 検収後の納品 8 請求 ( 請求書 ) 9 関係書類提出 者納品検収センター ( 関係書類とりまとめ ) 見積書 納品書( ) 請求書 10 支払い依頼 ( 関係書類送付 ) ( ) 納品書は 検収印の押 印 予算管理者のサイン 経理課契約担当係 11 支払い 及び検査日の記入 ( 関係書類の受領 ) 適正な請求書を受理した月の 翌月の末日まで 1) 毒物 劇物及びその他の薬品を一括して発注した場合のフロー図です ( 毒物 劇物のみの場合は 5 及び6の手続きを経て7の納品になります ) 2) 直接 研究室等に納品された場合は 毒物 劇物については総合技術支援センターへ持参のうえ 者 検査 者 検査 4 発注 ( 等 ) 23

24 使予業算管用理者者予業算管用理者 検査 者者 経理責任者 ( 分任含む ) 発注 (100 万円以上 ) における発注から支払いまでのフロー図 1 購入依頼 2 予算確認後 購入依頼 3 見積依頼 7 納品 受領 ( 物品購入等請求書 ) 仕様書 カタログ等 7 検査後の納品 経理課契約担当係 一定額以上は入札の実施 検査職員により納品の事実確認及び性能等検査の実施 4 見積書 5 発注 ( ) 6 納品 ( 納品書 ) 8 請求 ( 請求書 ) 9 支払い 適正な請求書を受理した月の翌月の末日まで 者納品検収センター 1) 附属学校 ( 園 ) を含むすべてにおいて 経理課契約担当係へ購入依頼を行ってください ただし 図書 雑誌の場合は 図書館へ連絡してください 完了報告書等で発注者責任のもと納品等の事実確認を完了させるもの ( 納品検収を行わないもの ) 使1 購入依頼 2 見積依頼 ( 予定価格 100 万円未満 ) 3 見積 ( 見積書 ) 4 発注 ( 等 ) 5 納品 受領 5 納品 ( 納品書 ) 6 請求 ( 請求書 ) 7 関係書類提出 見積書 納品書 ( ) 請求書 ( 関係書類とりまとめ ) 8 支払い依頼 ( 関係書類送付 ) ( ) 納品書は 予算管理者のサイン及び検査日の記入 経理課契約担当係 ( 関係書類の受領 ) 9 支払い 適正な請求書を受理した月の翌月の末日まで 24

25 様式等 記入上の注意事項 予算管理者 ( 教員等 ) が発注する場合 重要 会社 御中 発注の連絡をした者ではなく 発注の責任者である予算管理者を記入してください を作成した日ではなく 業者へ発注した日を記入してください 予算管理者国立大学法人埼玉大学 学部教授 平成年月日 印 科研費で備品図書を購入する場合は 備品図書 ( 兼物品購入等請求票 ) 本件に関する問い合わせ先又は略記号 ア を明記し埼玉大学 学部 学科 てください TEL : ( 内線 ) 発注の連絡を行った教職員で 業者 納品検収センター及び財務部経理課からの問い下記のとおり注文しますので 至急ご手配願います 合わせに対応できる者及び連絡先を記入してください 品名 規格単価 ( 円 ) 数量金額 ( 円 ) 納期納品場所 業者へ依頼した物品等の納入期限を記載してください 教育経費などの運営費は年度内に 研究期間が定められている受託研究等の場合においては研究期間内に 当該物品が使用できるよう 納期を設定してください 現場に直接納品しなければならないものについては 事前に納品検収センターへご相談願います 計 埼玉大学からのお願い I と 1 O と 0 などを識別本学では しやすくするため 明確に記入してください お願い申し上げます 埼玉大学整理欄 教育経費 研究経費 教育研究支援経費 予算区分 教育用予算詳細コード部局記号以下を全角で経 研究用 一般管理費記入してください 費 教育研究支援用区 その他 ( ) 例 :IA01 分 一般管理費 法人補助金補助金番号 TKO01 その他 寄付金 寄付金番号 受託研究費 受託研究費番号 部局記号以下を全角で記 共同研究費 共同研究費番号 入してください 修理又は返納の場合 受託事業費 受託事業費番号 例 :T 備品番号 政府関係補助金 ( 科研費等 ) 研究課題番号 K 物品の修理や返納の場合は備品番 10 万円以上 ( 据付調整費を含む ) の物品については 備品 消耗品の区分をお知らせください 号を記入してください また 消 耗品の修理の場合は 消耗品と記研究課題番号を全角で記入してください 備品入してください 消耗品 消耗品 ( 耐用年数が1 年未満のもの 破損しやすいもの ) 扱いとされている物品が含まれている場合は 下記に商品名を記入してください ( ) 連絡事項 財務部経理課又は納品検収センターとの連絡用に適宜使用してください その際は 財務部経理課あて 又は 納品検収センターあて と記入のうえ 連絡事項を明記してください 25

26 様式等 記入上の注意事項 財務部経理課へ発注依頼する場合 重要 財務部経理課 御中 発注依頼者 ( 物品等請求者 ) は 物品等の使用者ではなく 予算管理者を記入してください 経理課へ依頼する日を記入してください 予算管理者国立大学法人埼玉大学 学部教授 印 平成年月日 ( 兼物品購入等請求票 ) 下記のとおり注文しますので 至急ご手配願います 本件に関する問い合わせ先埼玉大学 学部 学科 TEL : ( 内線 ) 品名 規格単価 ( 円 ) 数量金額 ( 円 ) 納期 納品場所 依頼した物品等の納入期限を記載してください 教育経費などの運営費は年度内に 研究期間が定められている受託研究等の場合においては研究期間内に 当該物品が使用できるよう 納期を設定してください 発注内容について 財務部経理課からの問い合わせに対応できる者及び連絡先を記入してください 計 埼玉大学からのお願い本学では お願い申し上げます I と 1 O と 0 などを識別しやすくするため 明確に記入してください 埼玉大学整理欄 教育経費 研究経費 教育研究支援経費 予算区分 教育用 予算詳細コード経 研究用費 一般管理費 教育研究支援用 TKO01 区 その他 ( ) 分 一般管理費 法人補助金 補助金番号 その他 寄付金番号 受託研究費番号 寄付金 受託研究費 共同研究費 受託事業費 政府関係補助金 ( 科研費等 ) 共同研究費番号受託事業費番号研究課題番号 部局記号以下を全角で記入してください 例 :IA01 部局記号以下を全角で記入してください 例 :T K 修理又は返納の場合備品番号 研究課題番号を全角で記入してください 物品の修理や返納の場合は備品番号を記入してください 10 万円以上 ( 据付調整費を含む ) の物品については 備品 消耗品の区分をお知らせください また 消耗品の修理の場合は 備品消耗品と記入してください 消耗品 消耗品 ( 耐用年数が1 年未満のもの 破損しやすいもの ) 扱いとされている物品が含まれている場合は 下記に商品名を記入してください ( ) 連絡事項 財務部経理課との連絡用に適宜使用してください 26

27 様式等 記入例 物品購入 ( 通常 100 万円未満で消耗品のみ購入 ) 次のとおり手続きがなされた場合のの記載方法 1 平成 26 年 4 月 7 日 2 平成 26 年 4 月 8 日 3 平成 26 年 4 月 9 日 4 平成 26 年 4 月 10 日 使用者が予算管理者へ物品請求 予算管理者 ( 又は予算管理者の指示で使用者 ) が見積を業者へ電話で依頼 業者から4 月 8 日付けの見積書を受理 [ 見積価格 ] 86,400 円 ( うち消費税 6,400 円 ) 納期は4 月 16 日 検収場所は納品検収センター 納品場所は研究室として予算管理者 ( 又は予算管理者の指示で使用者 ) がを作成のうえ発注 5 平成 26 年 4 月 16 日業者が納品検収センターへ立ち寄り 数量 規格等の確認を受ける ( 納品書へ検収印の押印 ) 6 業者は 納品場所へ納品 平成 26 年 4 月 10 日 御中 予算管理者国立大学法人埼玉大学埼 学部教授埼玉太郎玉印 ( 兼物品購入等請求票 ) 下記のとおり注文しますので 至急ご手配願います 本件に関する問い合わせ先 埼玉大学 学部 学科 浦和一郎 TEL : ( 内線 ) XXXXXXXXXXXXXXXXX 品名 規格単価 ( 円 ) 数量金額 ( 円 ) 納期 納品場所 他 件 内訳は別紙見積書のとおり 86,400 4 月 16 日 学部 棟 階 学科 研究室 計 86,400 埼玉大学からのお願い本学では ( 略 ) お願い申し上げます 埼玉大学整理欄 教育経費 研究経費 教育研究支援経費 予算区分 IA01 教育用 予算詳細コード経 研究用費 一般管理費 教育研究支援用区 その他 ( ) 分 一般管理費 法人補助金 補助金番号 その他 寄付金番号 受託研究費番号 寄付金 受託研究費 共同研究費 受託事業費 政府関係補助金 ( 科研費等 ) 共同研究費番号受託事業費番号研究課題番号 修理又は返納の場合備品番号 10 万円以上 ( 据付調整費を含む ) の物品については 備品 消耗品の区分をお知らせください 備品 消耗品 消耗品 ( 耐用年数が 1 年未満のもの 破損しやすいもの ) 扱いとされている物が含まれている場合は 下記に商品名を記入してください ( ) 連絡事項 27

28 様式等 記入例 物品購入 ( 通常 100 万円未満で備品 消耗品の購入 ) 次のとおり手続きがなされた場合のの記載方法 1 平成 26 年 4 月 7 日 2 平成 26 年 4 月 8 日 3 平成 26 年 4 月 9 日 4 平成 26 年 4 月 10 日 使用者が予算管理者へ物品請求 予算管理者 ( 又は予算管理者の指示で使用者 ) が見積を業者へ電話で依頼 業者から4 月 8 日付けの見積書を受理 [ 見積価格 ] 811,890 円 ( うち消費税 60,140 円 ) 納期は4 月 16 日 検収場所は検収センター 納品場所は研究室として 予算管理者 ( 又は予算管理者の指示で使用者 ) がを作成のうえ発注 5 平成 26 年 4 月 16 日業者が検収センターへ立ち寄り 数量 規格等の確認を受ける ( 納品書へ検収印の押印 ) 6 業者は 納品場所へ納品 平成 26 年 4 月 10 日 御中 予算管理者国立大学法人埼玉大学埼 学部教授埼玉太郎玉印 ( 兼物品購入等請求票 ) 下記のとおり注文しますので 至急ご手配願います 本件に関する問い合わせ先 埼玉大学 学部 学科 浦和一郎 TEL : ( 内線 ) XXXXXXXXXXXXXXXXX 品名 規格単価 ( 円 ) 数量金額 ( 円 ) 納期 納品場所 電子顕微鏡 648, ,000 4 月 16 日 学部 棟 階 学科 研究室 レンズ 162, ,000 4 月 16 日 スライドグラス 計 1, ,890 4 月 16 日 埼玉大学からのお願い本学では ( 略 ) お願い申し上げます 埼玉大学整理欄 教育経費 研究経費 教育研究支援経費 予算区分 IA01 教育用 予算詳細コード経 研究用費 一般管理費 教育研究支援用区 その他 ( ) 分 一般管理費 法人補助金 補助金番号 その他 寄付金番号 受託研究費番号 寄付金 受託研究費 共同研究費 受託事業費 政府関係補助金 ( 科研費等 ) 共同研究費番号 修理又は返納の場合 受託事業費番号 備 品 番 号 研究課題番号 10 万円以上 ( 据付調整費を含む ) の物品については 備品 消耗品の区分をお知らせください レ備品レ消耗品 消耗品 ( 耐用年数が1 年未満のもの 破損しやすいもの ) 扱いとされている物が含まれている場合は 下記に商品名を記入してください ( レンズ ) 連絡事項 10 万円未満の消耗品は 記入する必要はありません 28

29 様式等 記入例 物品購入 ( 通常 100 万円以上 ) 次のとおり手続きがなされた場合のの記載方法 1 平成 26 年 4 月 7 日 2 平成 26 年 4 月 8 日 3 平成 26 年 4 月 9 日 4 平成 26 年 4 月 10 日 使用者が仕様書を作成のうえ 予算管理者へ物品請求 予算管理者 ( 又は予算管理者の指示で使用者 ) が参考見積を業者へ電話で依頼 業者から4 月 8 日付けの参考見積書を受理 [ 参考見積価格 ] 3,240,000 円 ( うち消費税 240,000 円 ) 納期は5 月 7 日 検収場所 ( 検査 ) 及び納品場所は研究室として 予算管理者が物品購入等請求票を作成し 財務部経理課へ物品請求 財務部経理課 御中 ( 兼物品購入等請求票 ) 下記のとおり注文しますので 至急ご手配願います 予算管理者国立大学法人埼玉大学埼 学部教授埼玉太郎玉印 本件に関する問い合わせ先 埼玉大学 学部 学科 浦和一郎 TEL : ( 内線 ) XXXXXXXXXXXXXXXXX 平成 26 年 4 月 10 日 品名 規格単価 ( 円 ) 数量金額 ( 円 ) 納期納品場所 装置一式 内訳は別紙仕様書のとおり 5 月 7 日 学部 棟 階 学科 研究室 計 埼玉大学からのお願い本学では ( 略 ) お願い申し上げます 埼玉大学整理欄 教育経費 研究経費 教育研究支援経費 予算区分 IA01 教育用 予算詳細コード経 研究用費 一般管理費 教育研究支援用区 その他 ( ) 分 一般管理費 法人補助金 補助金番号 その他 寄付金 寄付金番号 受託研究費 受託研究費番号 共同研究費 共同研究費番号 受託事業費 受託事業費番号 政府関係補助金 ( 科研費等 ) 研究課題番号 修理又は返納の場合備品番号 10 万円以上 ( 据付調整費を含む ) の物品については 備品 消耗品の区分をお知らせください レ備品消耗品 消耗品 ( 耐用年数が1 年未満のもの 破損しやすいもの ) 扱いとされている物が含まれている場合は 下記に商品名を記入してください ( ) 連絡事項 添付資料 参考見積書 1 通 29

30 様式等 記入例 物品購入 ( 休日の場合 ) 次のとおり手続きがなされた場合のの記載方法 緊急に必要な物品で 少額であり予算管理上特に問題は無い場合 1 平成 26 年 4 月 6 日 ( 日 ) 使用者が物品を購入 ( 発注 ) し 当該物品を使用 ( 受領 ) 2 を作成 御中 予算管理者国立大学法人埼玉大学埼 学部教授埼玉太郎玉印 平成 26 年 4 月 6 日 ( 兼物品購入等請求票 ) 下記のとおり注文しますので 至急ご手配願います 本件に関する問い合わせ先 埼玉大学 学部 学科 浦和一郎 TEL : ( 内線 ) XXXXXXXXXXXXXXXXX 品名 規格単価 ( 円 ) 数量金額 ( 円 ) 納期納品場所 他 件 内訳は別紙納品書のとおり 86,400 4 月 15 日 学部 棟 階 学科 研究室 計 86,400 埼玉大学からのお願い本学では ( 略 ) お願い申し上げます 教育経費 研究経費 IA01 教育用 教育研究支援経費 予算詳細コード 経 研究用 一般管理費費 教育研究支援用区予 その他 ( ) 一般管理費分算 法人補助金補助金番号 その他区分 寄付金寄付金番号 受託研究費 共同研究費 受託研究費番号共同研究費番号 修理又は返納の場合 受託事業費 政府関係補助金 ( 科研費等 ) 受託事業費番号研究課題番号 備 品 番 号 連絡事項 10 万円以上 ( 据付調整費を含む ) の物品については 備品 消耗品の区分をお知らせください 備品消耗品 消耗品 ( 耐用年数が1 年未満のもの 破損しやすいもの ) 扱いとされている物が含まれている場合は 下記に商品名を記入してください ( ) 30

31 様式等 記入例 物品購入 ( 店頭購入の場合 ) 次のとおり手続きがなされた場合のの記載方法 1 平成 26 年 4 月 7 日 2 平成 26 年 4 月 8 日 使用者が予算管理者へ物品請求 予算管理者の指示により使用者が店頭で物品を購入 ( 発注 ) その後 を作成 [ 購入価格 86,400 円 ( うち消費税 6,400 円 )] 御中 ( 兼物品購入等請求票 ) 下記のとおり注文しますので 至急ご手配願います 予算管理者国立大学法人埼玉大学埼 学部教授埼玉太郎玉印 本件に関する問い合わせ先埼玉大学 学部 学科浦和一郎 TEL : ( 内線 ) XXXXXXXXXXXXXXXX 品名 規格単価 ( 円 ) 数量金額 ( 円 ) 納期納品場所 平成 26 年 4 月 8 日 他 件 内訳は別紙納品書のとおり 86,400 4 月 8 日 学部 棟 階 学科 研究室 計 86,400 埼玉大学からのお願い本学では ( 略 ) お願い申し上げます 教育経費 研究経費 IA01 教育用 教育研究支援経費 予算詳細コード 経 研究用 一般管理費費 教育研究支援用区予 その他 ( ) 一般管理費分算 法人補助金補助金番号 その他 区分 寄付金 受託研究費 寄付金番号受託研究費番号 共同研究費 受託事業費 政府関係補助金 ( 科研費等 ) 共同研究費番号受託事業費番号研究課題番号 修理又は返納の場合備品番号 連絡事項 10 万円以上 ( 据付調整費を含む ) の物品については 備品 消耗品の区分をお知らせください 備品消耗品 消耗品 ( 耐用年数が1 年未満のもの 破損しやすいもの ) 扱いとされている物が含まれている場合は 下記に商品名を記入してください ( ) 31

32 様式等 記入例 物品修理 次のとおり手続きがなされた場合のの記載方法 1 平成 26 年 4 月 7 日 使用者が予算管理者へ物品修理を請求 2 平成 26 年 4 月 8 日 予算管理者 ( 又は予算管理者の指示で使用者 ) が見積を業者へ電話で依頼 3 業者が故障の状況を確認 4 平成 26 年 4 月 9 日 業者から4 月 8 日付けの見積書を受理 [ 見積価格 ] 86,400 円 ( うち消費税 6,400 円 ) 5 平成 26 年 4 月 10 日 修理期限は4 月 16 日 納品場所は研究室として予算管理者 ( 又は予算管理者の指示で使用者 ) がを作成のうえ発注 ( 検収場所は 予算管理者責任のもと修理が完了していることを確認 する場所を記入 ) 平成 26 年 4 月 10 日 御中 予算管理者国立大学法人埼玉大学埼玉 学部教授埼玉太郎印 ( 兼物品購入等請求票 ) 下記のとおり注文しますので 至急ご手配願います 本件に関する問い合わせ先埼玉大学 学部 学科浦和一郎 TEL : ( 内線 ) XXXXXXXXXXXXXXXXX 品名 規格 単価 ( 円 ) 数量 金額 ( 円 ) 納期 納品場所 ( 修理期限 ) 装置修理 内訳は別紙見積書のとおり 86,400 4 月 16 日 学部 棟 階 学科事務室 計 86,400 埼玉大学からのお願い本学では ( 略 ) お願い申し上げます 予算区分 教育経費 研究経費 IA01 教育用 教育研究支援経費 予算詳細コード 経 研究用 一般管理費費 教育研究支援用 その他 ( ) 区 一般管理費分 法人補助金補助金番号 その他 寄付金 受託研究費 寄付金番号受託研究費番号 共同研究費 受託事業費 政府関係補助金 ( 科研費等 ) 共同研究費番号受託事業費番号研究課題番号 修理又は返納の場合備品番号 XXXXXXXXXX 連絡事項 10 万円以上 ( 据付調整費を含む ) の物品については 備品 消耗品の区分をお知らせください 備品消耗品 消耗品 ( 耐用年数が1 年未満のもの 破損しやすいもの ) 扱いとされている物が含まれている場合は 下記に商品名を記入してください ( ) 32

33 様式等 記入例 立替払 ( 通行料 ) 次のとおり手続きがなされた場合のの記載方法 1 平成 26 年 4 月 7 日 使用者が公用車で研究のために出張中 有料道路の通行料を立替え ( 発注 ) [ 立替金 5,400 円 ( うち消費税 400 円 )] 2 平成 26 年 4 月 8 日 及び立替払金請求書 ( 領収書添付 ) を作成 [ の日付は立替日である4 月 7 日を記入 ] 3 予算管理者は 立替払金の請求内容が研究上適正なものであったため承認し に押印 立替金を請求する日ではなく 立替えた日を記入してください 平成 26 年 4 月 7 日 ( 記入不要 ) 御中 予算管理者国立大学法人埼玉大学埼玉 学部教授埼玉太郎印 ( 兼物品購入等請求票 ) 下記のとおり注文しますので 至急ご手配願います 本件に関する問い合わせ先埼玉大学 学部 学科浦和一郎 TEL : ( 内線 ) XXXXXXXXXXXXXXXX 品名 規格単価 ( 円 ) 数量 金額 ( 円 ) 納期 納品場所 有料道路の通行料 5,400 内訳は 別紙立替払金請求書のとおり 計 5,400 埼玉大学からのお願い本学では ( 略 ) お願い申し上げます 教育経費 研究経費 教育用 教育研究支援経費 予算詳細コード 経 研究用 一般管理費費 教育研究支援用 その他 ( ) 区予 一般管理費分算 法人補助金補助金番号 その他 区分 寄付金 受託研究費 寄付金番号受託研究費番号 T 共同研究費 受託事業費 政府関係補助金 ( 科研費等 ) 共同研究費番号受託事業費番号研究課題番号 修理又は返納の場合備品番号 連絡事項 10 万円以上 ( 据付調整費を含む ) の物品については 備品 消耗品の区分をお知らせください 備品消耗品 消耗品 ( 耐用年数が1 年未満のもの 破損しやすいもの ) 扱いとされている物が含まれている場合は 下記に商品名を記入してください ( ) 33

34 様式等 記入例 立替払 ( 消耗品図書の場合 ) 次のとおり手続きがなされた場合のの記載方法 1 平成 26 年 4 月 7 日 使用者が出張中 研究に必要な消耗品図書を購入 ( 発注 ) [ 立替金 3,240 円 ( うち消費税 240 円 )] 2 平成 26 年 4 月 9 日 及び立替払金請求書 ( 領収書添付 ) を作成 [ の日付は立替日である4 月 7 日を記入 ] 3 予算管理者は 立替払金の請求内容が研究上適正なものであったため承認し に押印 ( 記入不要 ) 御中 立替金を請求する日ではなく 立替えた日を記入してください また クレジットカード払いの場合は 注文した日を記入してください 予算管理者埼国立大学法人埼玉大学玉 学部教授埼玉太郎印 平成 26 年 4 月 7 日 ( 兼物品購入等請求票 ) 下記のとおり注文しますので 至急ご手配願います 本件に関する問い合わせ先埼玉大学 学部 学科浦和一郎 TEL : ( 内線 ) XXXXXXXXXXXXXXXX 品名 規格単価 ( 円 ) 数量金額 ( 円 ) 納期 納品場所 消耗品図書 1 内訳は 別紙立替払金請求書のとおり 3,240 学科 研究室 計 3,240 埼玉大学からのお願い本学では ( 略 ) お願い申し上げます 教育経費 研究経費 教育用 教育研究支援経費 予算詳細コード 経 研究用 一般管理費費 教育研究支援用 その他 ( ) 区予 一般管理費分算 法人補助金補助金番号 その他 区分 寄付金 受託研究費 寄付金番号受託研究費番号 T 共同研究費 受託事業費 政府関係補助金 ( 科研費等 ) 共同研究費番号受託事業費番号研究課題番号 修理又は返納の場合備品番号 連絡事項 10 万円以上 ( 据付調整費を含む ) の物品については 備品 消耗品の区分をお知らせください 備品消耗品 消耗品 ( 耐用年数が1 年未満のもの 破損しやすいもの ) 扱いとされている物が含まれている場合は 下記に商品名を記入してください ( ) 34

35 様式等 記入例 立替払 ( 学会参加費 ) 次のとおり手続きがなされた場合のの記載方法 1 平成 26 年 4 月 7 日 学会参加費を銀行振込みにより立替え [ 立替金 5,400 円 ( うち消費税 400 円 )] 2 平成 26 年 4 月 8 日 及び立替払金請求書 ( 領収書添付 ) を作成 [ の日付は立替日である4 月 7 日を記入 ] 3 予算管理者は 立替払金の請求内容が研究上適正なものであったため承認し に押印 立替金を請求する日ではなく 立替えた日を記入してください 平成 26 年 4 月 7 日 ( 記入不要 ) 御中 予算管理者埼国立大学法人埼玉大学玉 学部教授埼玉太郎印 ( 兼物品購入等請求票 ) 下記のとおり注文しますので 至急ご手配願います 本件に関する問い合わせ先 埼玉大学 学部 学科 浦和一郎 TEL : ( 内線 ) XXXXXXXXXXXXXXXX 品名 規格単価 ( 円 ) 数量金額 ( 円 ) 納期 納品場所 学会参加費 5,400 内訳は 別紙立替払金請求書のとおり 計 5,400 埼玉大学からのお願い本学では ( 略 ) お願い申し上げます 教育経費 研究経費 教育用 教育研究支援経費 予算詳細コード 経 研究用 一般管理費費 教育研究支援用区予 その他 ( ) 一般管理費分算 法人補助金補助金番号 その他 区 分 寄付金 受託研究費 寄付金番号受託研究費番号 T 共同研究費 共同研究費番号 修理又は返納の場合 受託事業費 政府関係補助金 ( 科研費等 ) 受託事業費番号研究課題番号 備 品 番 号 連絡事項 10 万円以上 ( 据付調整費を含む ) の物品については 備品 消耗品の区分をお知らせください 備 品 消耗品 消耗品 ( 耐用年数が1 年未満のもの 破損しやすいもの ) 扱いとされている物が含まれている場合は 下記に商品名を記入してください ( ) 35

36 様式等 記入例 物品の返納 次のとおり手続きがなされた場合のの記載方法 1 平成 26 年 4 月 1 日 2 平成 26 年 4 月 7 日 3 平成 26 年 4 月 8 日 装置が故障し 業者へ修理の見積もりを依頼 業者より 装置が古く交換部品が無いため修理不可の回答 物品の活用方法がないため物品を返納することとし 物品購入等請求票を作成し 財務部経理課へ送付 [ 取得価格 ] 630,000 円 ( うち消費税 30,000 円 ) 財務部経理課 御中 予算管理者国立大学法人埼玉大学埼玉 学部教授埼玉太郎印 平成 26 年 4 月 8 日 ( 兼物品購入等請求票 ) 下記のとおり注文しますので 至急ご手配願います 本件に関する問い合わせ先埼玉大学 学部 学科浦和一郎 TEL : ( 内線 ) XXXXXXXXXXXXXXXX 品名 規格単価 ( 円 ) 数量金額 ( 円 ) 納期納品場所 装置一式 修理不能のため返納 ( 使用場所 ) 本体 1 525,000 学科 研究室 附属 装置 1 105,000 計 630,000 埼玉大学からのお願い本学では ( 略 ) お願い申し上げます 教育経費 研究経費 教育用 教育研究支援経費 予算詳細コード 経 研究用 一般管理費費 教育研究支援用 その他 ( ) 区予 一般管理費分算 法人補助金補助金番号 その他 区分 寄付金 受託研究費 寄付金番号受託研究費番号 共同研究費 受託事業費 政府関係補助金 ( 科研費等 ) 共同研究費番号受託事業費番号研究課題番号 修理又は返納の場合備品番号 XXXXXXXXXX 連絡事項 10 万円以上 ( 据付調整費を含む ) の物品については 備品 消耗品の区分をお知らせください 備品消耗品 消耗品 ( 耐用年数が1 年未満のもの 破損しやすいもの ) 扱いとされている物が含まれている場合は 下記に商品名を記入してください ( ) 36

37 様式等 記入例 謝金 ( 研究補助 学生 ) 次のとおり手続きがなされた場合のの記載方法 1 平成 26 年 5 月 30 日 学生へ 6 月に20 時間の研究補助について可能かどうか照会 2 平成 26 年 6 月 3 日 学生が 履修 勤務状況一覧表 (6 月 ) 提出 就学上特に問題は無いことを確認 3 を作成し押印のうえ 履修 勤務状況一覧表とともに総務担当係へ届出 4 総務担当係において 謝金単価と税法上の取扱などについて決定し に記載 5 平成 26 年 6 月 6 日 学生へ謝金単価 日程等勤務条件を提示 学生了承 ( 発注 ) 6 平成 26 年 6 月 13 日 ~ 研究補助業務を開始 ( 日々 業務内容について出勤表に記載するとともに 監督者が確認 ) 7 平成 26 年 6 月 23 日 研究補助業務終了 [ 予定時間数 20H 実績 18H] 8 平成 26 年 6 月 25 日 学生及び予算管理者が出勤表に押印 に確定時間 金額を記入 9 平成 26 年 6 月 27 日 学生が出勤表を総務担当係へ提出し 総務担当係で業務実施確認 平成 26 年 6 月 3 日 ( 記入不要 ) 御中 予算管理者国立大学法人埼玉大学埼玉 学部教授埼玉太郎印 ( 兼物品購入等請求票 ) 下記のとおり注文しますので 至急ご手配願います 本件に関する問い合わせ先 埼玉大学 学部 学科 浦和一郎 TEL : ( 内線 ) XXXXXXXXXXXXXXXX 品名 規格単価 ( 円 ) 数量金額 ( 円 ) 研究補助者謝金 ( 業務実施場所 ) 大学院生修士 2 年学籍番号 00XX999 氏名 学部 棟 階 予定時間数 20 時間 ,800 学科 研究室 予定期間 6 月 13 日 ~6 月 23 日 に関する研究資料の整理のため 計 940 埼玉大学からのお願い本学では ( 略 ) お願い申し上げます 18 16,920 納期 納品場所 当初予定を記載 業務完了後において実績額と差異が生じた場合には 取消し線を引き 計 の欄に単価 確定時間数 支給額を記載する 教育経費 研究経費 KZ99 教育用 教育研究支援経費 予算詳細コード 経 研究用 一般管理費 費 教育研究支援用 予 その他 ( ) 区 一般管理費 算 法人補助金 補助金番号 分 その他 区 分 寄付金 受託研究費 共同研究費 寄付金番号受託研究費番号共同研究費番号 修理又は返納の場合 受託事業費 政府関係補助金 ( 科研費等 ) 受託事業費番号研究課題番号 備 品 番 号 連絡事項 10 万円以上 ( 据付調整費を含む ) の物品については 備品 消耗品の区分をお知らせください 備 品 消耗品 消耗品 ( 耐用年数が1 年未満のもの 破損しやすいもの ) 扱いとされている物が含まれている場合は 下記に商品名を記入してください ( ) 添付資料出勤表 1 通 所得税は 日額表丙欄を適用 37

38 様式等 出張検収連絡票 記入例 納品検収センターの検収が済んでいない場合は 本連絡票及び関係書類を送付のうえ 後日検収を受けてください 出張検収連絡票 平成 26 年 4 月 8 日 納品検収センター御中 部局名 学部氏名 連絡先 ( 内線 ) aaa@bbbb.saitama-u.ac.jp 当研究室等に納品された物品等については 以下の理由により納品検収センターの検収を受けておりません ついては 下記により検収願います 休日 時間外などで納品検収センター職員が不在であったため 宅配便等で直送されたため 直接店頭購入したため ( 立替払いを含む ) その他 ( 理由 : ) 1. 出張検収を希望する場合の日時 場所 第 3 希望平成 26 年 4 月 14 日 15 時 30 分 ~ 15 時 50 分 2. 後日検収を受ける対象となる発注件数 2 件 3. 本連絡票のほかに送付した書類 見積書 納品書 ( 又は完了報告書等 ) 請求書 その他 ( 書類名を記載 : 仕様書 ) 納品検収センターからのお知らせ 記 希望日時場所第 1 希望平成 26 年 4 月 8 日 13 時 30 分 ~ 14 時 00 分 棟 3 階 研究室第 2 希望平成 26 年 4 月 10 日 10 時 00 分 ~ 11 時 00 分 出張検収のほか 直接納品検収センターへ持参し 検収を受けることも可能です この場合 事前の連絡は必要ありませんが 受付時間内に持参願います 受付時間 9:00~17:00( 祝祭日を除く月曜日から金曜日まで ) 平成 26 年 4 月版 38

39 様式等 立替払金請求書 立替払金請求書 平成年月日 埼玉大学 殿 一金 円也 所属 職立替払金請求人氏名印 個人 ( 学籍 ) 番号 内容金額立替払を必要とした理由 有料道路の通行料 出張先での図書 資料等の購入費及び文献複写料 その機を逃したら入手困難な物品等の購入費 理由:( 具体的及び詳細に明記すること ) 学会 ( 国際会議を含む ) の会費 登録料及び学会参加費 役務的経費 ( 宅配便料 郵便料 証明書発行手数料 振込手数料 論文投稿料等 ) 海外業者への支払い ( クレジットカード利用 ) 大学の通常の支払手続きよりも安価であるためネット通販による購入 ( クレジットカード利用 ) その他掛け売りでの取り引きができないため 合 計 円 上記のとおり立替払い致しましたので請求致します 振込先 金融機関名支店名 添付書類 預金種別普通 当座 その他 ( ) 1 領収書等支払完了を証明する書類 口座番号 2 納品書等納品を確認できる書類 口座名義 ( カナ ) 住所 記入例 立替払金請求書 平成 年 月 日 埼玉大学 一金 17,820 円也 殿 金額の訂正は認められませんので書き損じた際は 再作成してください 必ず日付は記入してください 内容は できるだけ詳細に記入してください 1 物品購入費等立替の場合 納品書等に記載されている事項については 以下のとおり記載を省略することができます 別添 他 件内訳は別紙納品書のとおり 2 学会の ( 年 ) 会費や登録料及び参加費の立替の場合 当該 ( 年 ) 会費の存する期間 また 当該登録料及び参加費の学会開催日 開催場所 参加者を備考欄に記載してください 所属 職 学部 教授立替払金請求人氏名埼玉太郎印 個人 ( 学籍 ) 番号 立替払を必要とした理由欄は 必ず記入してください 10ヶ 12,000 5ヶ 4,500 出張先での図書 資料等の購入費及び文献複写料 消費税 1320 その機を逃したら入手困難な物品等の購入費 理由:( 具体的及び詳細に明記すること ) 学会 ( 国際会議を含む ) の会費 登録料及び学会参加費 役務的経費 ( 宅配便料 郵便料 証明書発行手数料 振込手数料 論文投稿料等 ) 海外業者への支払い ( クレジットカード利用 ) 大学の通常の支払手続きよりも安価であるためネット通販による購入 ( クレジットカード利用 ) その他掛け売りでの取り引きができないため 合計 17,820 円 上記のとおり立替払い致しましたので請求致します 振込先 金融機関名支店名 添付書類 預金種別普通 当座 その他 ( ) 1 領収書等支払完了を証明する書類 口座番号 2 納品書等納品を確認できる書類 口座名義 ( カナ ) 住所 39

40 様式等 出勤表 記入例 出勤表 記入例 平成 年 月分 作業従事者 区分勤務勤務作業従監督区分勤務勤務作業従監督業務の内容業務の内容日時間時間数事者印者印日時間時間数事者印者印 1 日 ( 土 ) 17 日 ( 月 ) 埼玉 太郎 2 日 ( 日 ) 3 日 ( 月 ) 従事内容は 単に 資料整理 と記載するのではなく 研究に関する資料整理 等となるべく詳細に記載すること 18 日 ( 火 ) 19 日 ( 水 ) 4 日 研究に関するデータ整理 10:00~12:00 ( 火 ) 13:00~17:00 6H 埼玉 浦和 20 日 ( 木 ) 5 日 ( 水 ) 6 日 ( 木 ) 7 日 ( 金 ) 枠内に勤務した時刻を記入する 記入例 10:00~12:00 13:00~17:00 原則 1 時間単位 ( ただし 業務内容によっては 30 分単位も可とする ) 21 日 ( 金 ) 22 日 ( 土 ) 23 日 ( 日 ) 監督者印は 研究代表者又は分担者の印が必要です それ以外の方の押印では認められない場合がありますので 事前に確認をお願いします 8 日 ( 土 ) 9 日 ( 日 ) 10 日 ( 月 ) 24 日 すべて手書きで記入してください ( 月 ) 注 1) ワープロ等で作成し プリントしたものに押印しても 25 日認められませんので注意してください ( 火 ) 注 2) 業務内容等については 同上 などと記入せず 26 日その日毎の業務内容等について正確に記入してください ( 水 ) 11 日 27 日 ( 火 ) ( 木 ) 12 日 ( 水 ) 28 日 ( 金 ) 実験に関するデータ入力 11:00 1H 埼玉 浦和 13 日 ( 木 ) 29 日 ( 土 ) 埼玉 実験に関するデータ入力 11:00~12:00 埼 13:30~15:00 玉 埼 2.5H 玉 14 日 ( 金 ) 15 日 ( 土 ) 16 日 ( 日 ) 本人署名欄 30 日 ( 日 ) 31 日 ( ) 訂正する場合は 訂正する箇所に線を引き 作業従事者本人署名欄で使用した印鑑で訂正印を押す 埼 埼 1,000 玉 9.5H 玉玉 9,500 円単価時間数金額 900 7H 6,300 円 埼 月分に係る勤務実績を報告いたします 上記のとおり確認します 住所埼玉県さいたま市桜区下大久保 氏名埼玉太郎埼印 玉 予算管理者 ( 研究代表者等名 ) 浦和一郎 浦和 印 ( 注 )1. 業務内容は, 単なる 研究補助, 資料整理 と記載せず, 業務した内容を具体的に記載すること 2. 作業従事者 ( 学生等 ) は 当該月の業務終了後 一週間以内に本出勤表を当該部局の総務担当係へ直接提出 ( 持参 ) する 総務担当係確認欄 平成年月日 大印学 40

41 様式等 履修 勤務状況一覧表 記入例 履修 勤務状況一覧表 ( 月分 ) 記入例 記入例 1. 授業及びティーチングアシスタント リサーチアシスタントの勤務時間状況等 8:30 9:00 10:00 11:00 12:00 13:00 14:00 15:00 16:00 17:00 18:00 1 時限 2 時限 ( 9:00~10:30) (10:40~12:10) 3 時限 (13:00~14:30) 4 時限 (14:40~16:10) 5 時限 (16:20~17:50) 月 火水木金 夏季休業中等 授業のない場合は この欄は記載する必要はありません TA (12:00 ~ 16:00) TA (12:00 ~ 16:00) 休講があったときは 該当箇所に日付と休講である旨を記載してください 6 月 19 日休講情報工学特別講義 Ⅰ 1 履修している授業科目名を該当する曜日 時限に記入すること 2 TA( ティーチングアシスタント ) RA( リサーチアシスタント ) の勤務がある場合は 該当する曜日 時間を記入するとともに ( ) 書きにより勤務時間を記入すること 2. 当月に予定している TA RA 以外の勤務等 日 曜日従事予定時間業務予定内容備考 既卒者の方は 卒業年月及び卒業年大学名等の必要事項を記載してください 他大学在学生の方は大学名 学年等を記載してください 今回分の雇用予定は記入不要です 他の経費等で 雇用等がある場合は記入してください 1 2 当月に予定しているTA RA 以外の業務の従事予定日 時間及び業務予定内容を記入すること また 出張 ( 旅行依頼又は命令 ) が予定されているものについても記入すること 備考欄には 雇用等の経費区分を記入すること 運営費は 運営 受託研究費等は 受託等 寄付金は 寄付 政府関係補助金は 政府 と略記すること 本月 ( 月 ) における 履修 勤務等状況は上記のとおりです なお 授業等の時間変更により 重複が生じた場合には授業等を優先します 研究科 所 属 専攻 住 所 学年修士 年 学籍番号 振込先 00XX999 従事者本人の口座を記入してください 金融機関名 銀行信用金庫 自筆で記入してください フリガナも忘れずに 埼玉県さいたま市桜区下大久保 フリガナサイタマタロウ埼氏名埼玉太郎玉生年月日昭和 年 月 XX 日生連絡先 TEL: Mail:******-****@gmail.com ( 支 ) 店 印 預金種別普通預金口座番号 口座名義 ( カナ表記 ) 上記氏名に同じ 支払通知方法を選択し送付先を記入すること ( 過去に記入した事がある場合は記入不要 ) 通知方法 送付先 ( メールアドレス ( 携帯電話のアドレスは不可 ) 住所もしくはFAX 番号 ) 上記と同じ場合は省略可 1. メール 2. 郵送 saidaixxxx@mail.saitama-u.ac.jpsaitama u ac 3.FAX 支払時に 内訳等を記載した支払通知書を送付します 4. 不要希望する通知方法を選択し 送付先を記入してください 41

42 問い合わせ先は以下のとおりです 財務部財務課 会計ルールに関すること TEL 又は内線 3185 FAX ml.saitama-u.ac.jp 納品検収センター 納品検収に関すること TEL 又は内線 5843 FAX ml.saitama-u.ac.jp 財務部経理課 リユースに関すること 事務局等担当係 内線 5810 理系学部等担当係 内線 5820 文系学部等担当係 内線 ml.saitama-u.ac.jp 監査室 不正使用防止に関すること TEL 又は内線 3129 FAX kansa@ ml.saitama-u.ac.jp このハンドブックは基本的な取扱いを説明したものです 特殊なケースなどが生じた場合は 以下の担当係にお問い合わせください 事務局等担当係内線 5810 理系学部等担当係内線 5820 文系学部等担当係内線 5840