いまさら聞けない E メール対応の基本 2 / 16 E メールの基本メールアドレスは半角英数字で正確に入力する入力を誤ると送信できなかったり誤送信されてしまうことがある全角文字では送信することができないメールアドレスは半角英数字で正確に入力するメールアドレスは一文字異なるだけでも目的の送

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つかさふじがわ
5 years ago
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1 いまさら聞けない E メール対応の基本 1 / 16 E メール対応の基本 < 研修のポイント > E メールは電話のように時間を気にすることなく発信者側が都合の良いタイミングで発信できますまた文書や画像などのファイルを添付することでたくさんの情報をやり取りすることも可能ですさらに一度に複数の相手に送ることができるなど生産性高く効率良く仕事を進めるために欠かすことのできないコミュニケーション手段の 1 つです一方 E メールは文字のコミュニケーションであるため上手くニュアンスを伝えられないことがありますまた一度送ったメールは訂正メールを再度送ることはできても取り消しができないため見直しが不十分な場合誤った内容を送ったり相手を不快にさせてしまう恐れがあります E メールは記録として残ることも意識して作成することが重要ですこうした E メールの特性を踏まえた上で E メール対応の基本を学習します研修のポイントは 3 点です E メールの基本 E メール文章のマナーその他の注意すべき点 E メールの基本 E メールの基本電子メールソフト : Windows Live メールまずは E メールの基本ですこれは社外向けに作成された E メールのサンプルです上から順番にポイントを確認していきましょう

いまさら聞けない E メール対応の基本 2 / 16 E メールの基本メールアドレスは半角英数字で正確に入力する入力を誤ると送信できなかったり誤送信されてしまうことがある全角文字では送信することができないメールアドレスは半角英数字で正確に入力するメールアドレスは一文字異なるだけでも目的の送信先に届きませんし全く別のユーザーに届いてしまう恐れがあるので正確に入力します

2 いまさら聞けない E メール対応の基本 2 / 16 E メールの基本メールアドレスは半角英数字で正確に入力する入力を誤ると送信できなかったり誤送信されてしまうことがある全角文字では送信することができないメールアドレスは半角英数字で正確に入力するメールアドレスは一文字異なるだけでも目的の送信先に届きませんし全く別のユーザーに届いてしまう恐れがあるので正確に入力します一般的にはアドレス帳に登録して使うことが多いですがその際もアドレスは必ず半角の英数字で入力します全角文字で入力しても届かないので注意しましょう E メールの基本宛先 (TO) CC BCC を適切に使い分ける宛先 (TO) メールを送りたい相手のアドレスを指定 CC( カーボンコピー : 写し ) メール内容を他者にも知らせる時に使用 BCC( ブラインドカーボンコピー ) 他の送信者に気付かせずに写しを送る宛先 (TO) CC BCC を適切に使い分ける宛先 : 宛先は TO と表記されている場合もありますがメールを送りたい相手のアドレスを指定します CC:CC はカーボンコピーいわゆる写しの略です CC に指定したアドレスには相手と同時に送信されそのアドレスは宛先の相手にも見えますメールの内容を関係者にも知っておいてもらいたいという時に指定します BCC:BCC はブラインドカーボンコピーの略です CC と同じく宛先と同時に送信されますただし BCC に指定されたアドレスは他の受信者には見えません自分だけがアドレスを知っている複数の人に対して同時にメールを送信する場合には自分を宛先に指定したうえで BCC に送りたいアドレスを指定して送信します CC と BCC の使い方を間違えると個人情報漏えいの事故に繋がるので十分に注意しましょう

3 いまさら聞けない E メール対応の基本 3 / 16 E メールの基本本文の内容を推測できる件名を付ける本文を開かなければ内容がわからない件名は避けるあとでメールを検索しやすい件名にする返信の場合元の件名の先頭に Re: を付け元の件名を残すとわかりやすい本文の内容を推測できる件名を付けるご連絡ご案内といった内容が推測しにくい件名では本文を開くまで何の連絡なのかがわかりません後でメールを検索するときにもわかりやすい件名を付けましょうまた返信の場合には Re: 元の件名というように元の件名を残すとどのメールへの返信なのかがわかりやすくなります E メールの基本添付ファイルに関する注意点ファイルサイズが大きい場合は圧縮する重要な情報の送信に注意するファイルを添付していることを明記する次は添付ファイルについてです E メールではエクセルの表や画像を添付することができるためとても便利ですがファイルを添付する時に注意が必要ですファイルサイズが大きい場合は圧縮する受信側のインターネット接続環境によりファイルのダウンロードに時間が掛かる場合があります少なくとも 1 メガバイトを超えるファイルは圧縮して送るようにしましょうまた圧縮する場合にはあらかじめ受信側のパソコンに解凍ツールがあることを確認しておきましょう重要な情報の送信に注意する E メールは郵便にたとえるなら封書ではなくはがきのようなものですから送信から到着までの間に第三者に見られる恐れがあります個人情報や重要情報は E メール以外の方法で伝えるか暗号化したりパスワードを付けて送信します

4 いまさら聞けない E メール対応の基本 4 / 16 添付ファイルにパスワードを設定した場合そのメールにパスワードを記載してしまうと情報保護の意味がありません必ず別のメールでパスワードを送信するまたは電話でパスワードを伝えるなど細心の注意を払ってくださいまたパスワードも単純すぎるものでは意味がありません会社によっては 8 文字以上にするアルファベットと数字を必ず組み合わせて使うなどのルールを設けているケースがありますのでルールに従って設定してくださいファイルを添付していることを本文中に明記する本文中にファイル添付があることを明記するとファイルの開け忘れが少なくなりますまたファイル添付の旨を明記することで添付ファイルを利用したウィルスではないかという相手の心配を取り除く効果もあります E メール文章のマナー E メール文章のマナー ( 社外向け ) 続いて本文ですこれは社外宛ての文書ですいろは工業株式会社総務部管理課課長鈴木様 (CC: 弊社山本 ) いつもお世話になっております ABC 商事の田中でございます先日はご多忙の中弊社の展示会へご来場いただき誠にありがとうございましたご来場の際に鈴木様からご要望いただきました資料 3 点を本メール添付にて送付させていただきます 1. 弊社会社概要 2. 製品カタログ 3. サービス料金表ぜひご確認のうえご検討くださいませご不明な点がございましたらいつでもお問い合わせください何卒よろしくお願い申し上げますそして署名へと続きます

5 いまさら聞けない E メール対応の基本 5 / 16 E メール文章のマナー ( 社外向け ) 本文の文頭で相手の名前と自分の名前を明記する誰宛に誰が発信したのかを明記する漢字の変換誤りには十分注意する CC の送り先も記載があるとより丁寧ではポイントを順に確認していきましょう本文の文頭で相手の名前と自分の名前を明記する誰宛てに誰が発信したメールなのかを明確にわかるよう記載しましょう漢字の変換誤りなどには十分注意してくださいまた写し CC の送り先も記載があると丁寧です E メール文章のマナー ( 社外向け ) 時候のあいさつは省略する一般の手紙のような時候のあいさつは省略本文の最後の敬具草々などは必要なく簡潔に結ぶ時候のあいさつは省略する E メールには簡潔さが求められます一般の手紙のような時候のあいさつは省略しいつもお世話になっております先日はありがとうございましたのような簡単なあいさつにとどめましょうまた本文の最後に敬具や草々は必要なくよろしくお願いいたしますなどとし簡潔に結びましょう

6 いまさら聞けない E メール対応の基本 6 / 16 E メール文章のマナー ( 社外向け ) 改行や段落分けを行い読みやすいレイアウトを心掛ける一行の文字数は全角 35 文字 ( 半角 70 文字 ) 以内で改行する段落の間に空白行を挿入する改行や段落分けを行い読みやすいレイアウトを心掛ける画面をスクロールしなくても読めるように一行はおよそ全角 35 文字半角 70 文字以内で改行するようにしましょうまた適宜段落分けを行い段落と段落の間には空白行を入れると読みやすくなります E メール文章のマナー ( 社外向け ) 半角カタカナや機種依存文字は使わない半角カタカナ正しく表示されない可能性がある機種依存文字 (1 2 3 トルリットルなど ) 機種により表示されなかったり文字化けする可能性がある半角カタカナや機種依存文字は使わない半角カタカナを使うと場合によっては受信者側のパソコンに正しく表示されないことがありますまた 12 の丸数字やのような省略文字はパソコンの機種によって表示される文字が異なる機種依存文字といいます機種依存文字はいわゆる文字化けを起こす恐れがあるので使用を避けましょう

7 いまさら聞けない E メール対応の基本 7 / 16 E メール文章のマナー ( 社外向け ) 簡潔な署名を入れる送信者の氏名会社名所属所在地電話番号 FAX 番号メールアドレス数行程度にまとめる過剰な装飾は控える簡潔な署名を入れる E メールの末尾には送信者の情報を署名として挿入する習慣があります署名には送信者の氏名会社名所属所在地電話番号 FAX 番号メールアドレスなどを記入します署名は数行程度にまとめ過剰な装飾は控えましょう次に社内向けに作成された E メールのサンプルです件名 15 日の打ち合わせ変更について佐藤社長お疲れさまです営業一課の田中です 15 日の打ち合わせの件ですが先方から日程変更の申し入れがありました

8 いまさら聞けない E メール対応の基本 8 / 月 15 日火曜日 14 時を 11 月 16 日水曜日 14 時に変更とのことですがご都合はいかがでしょうか日程に問題がなければ 16 日水曜日 14 時に伺う旨先方に連絡しますご返信お待ちしています追伸 : 打ち合わせの参加メンバーは前回の通りです署名は簡単なものを記載しています社内向けのメールはよりシンプルに作成することが重要ですでは簡単にポイントを説明していきます宛先の書き方相手の部署名役職名前を明記する社内で同じ姓の社員がいる場合もある宛先今回は佐藤社長となっていますが相手の部署名役職名前を明記します社内で同じ姓の社員がいる場合もあるので部署名や役職を明記しておくと安心ですメールの書き出し長々としたあいさつや前置きは省略する定番フレーズお疲れさまです書き出し社内向けのメールでは長々としたあいさつや前置きを省略しすぐに本題に入りますあいさつ代わりにはお疲れさまですが定番のフレーズです

9 いまさら聞けない E メール対応の基本 9 / 16 自分の名前社内宛のメールでも自分の部署名と名前は必ず記載する社内で同じ姓の社員がいる場合部署名があるだけで区別がつく自分の名前社内宛のメールでも自分の部署名と名前は必ず記載しましょう社内で同じ姓の社員がいる場合部署名があるだけで区別が付きます本文社内宛のメールの場合は特に儀礼的形式的な文言は省き必要な用件だけを簡潔にまとめる箇条書きや矢印などの記号を使い見た目にわかりやすくなるよう工夫する本文社内宛のメールの場合は特に儀礼的形式的な文言は省き必要な用件だけを簡潔にまとめるようにします箇条書きや矢印などの記号も上手に使い見た目にわかりやすくなるように工夫しましょう

10 いまさら聞けない E メール対応の基本 10 / 16 結び返信が必要になる場合はその旨を明記する返信の期日を明記すればより確実結び返信が必要な場合はその旨を明記しておきます 11 日 16 時までにご返信をお願いしますと期日を明記することで返信が確実になります追伸本文で書きそびれたことや備考として相手に知っておいてほしい二次的な情報などは追伸として書き添えておく追伸本文で書きそびれたことや備考として相手に知っておいて欲しい二次的な情報などは追伸として書き添えておくと良いでしょう

11 いまさら聞けない E メール対応の基本 11 / 16 署名社内宛のメールの場合もメールアドレスや内線番号といった最低限の連絡先を署名に記載する署名社内宛のメールの場合もメールアドレスや内線番号といった必要情報は署名に記載しておきましょう演習上司から依頼された社内連絡メールの修正課長出張お疲れさまです営業 1 課の田中です本日いろは工業の山田様より 13:10 に電話があり 9 月 9 日 13:00~15:00 の情報交換会にぜひ課長に出席して欲しいと依頼があり返事を 9 月 1 日 ( 木 ) までに電話かメールでお願いしますとのことでした会場はいろは工業様本社です回答をよろしくお願いしますーーーーーーーーーーーーーーーーーーー営業 1 課田中花子 abc@jbmhrd.co.jp 内線 : 000 ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー草々メール本文の中の問題点を見付けその問題をどのように改善すれば良いか考えてみましょうそれでは社内向けのメールについて演習してみましょう営業一課の山本課長は今週一週間出張です出張中の山本課長から連絡事項はすべてメールで行うようにと指示を受けていたため田中さんはいろは工業様からの電話の内容をメールで報告しましたメール本文の中の問題点を見付けその問題をどのように改善すれば良いか考えてみましょう

いまさら聞けない E メール対応の基本 12 / 16 課長出張お疲れさまです営業 1 課の田中です本日いろは工業の山田様より 13 時 10 分に電話があり 9 月 9 日 13 時から 15 時の情報交換会にぜひ課長に出席して欲しいと依頼があり返事を 9 月 1 日木曜日までに電話かメールでお願いしますとのことでした会場はいろは工業様本社です回答をよろしくお願いします草々

12 いまさら聞けない E メール対応の基本 12 / 16 課長出張お疲れさまです営業 1 課の田中です本日いろは工業の山田様より 13 時 10 分に電話があり 9 月 9 日 13 時から 15 時の情報交換会にぜひ課長に出席して欲しいと依頼があり返事を 9 月 1 日木曜日までに電話かメールでお願いしますとのことでした会場はいろは工業様本社です回答をよろしくお願いします草々では問題点を見付けどのように改善すれば良いか考えてくださいいかがですか問題点は見付かりましたかまたどのように改善すれば良いか考えられましたかでは本文の最初から確認していきましょう本文社内宛のメールの場合は特に儀礼的形式的な文言は省き必要な用件だけを簡潔にまとめる箇条書きや矢印などの記号を使い見た目にわかりやすくなるよう工夫する 1 点目は冒頭の宛名が課長となっていますここは山本課長又は営業 1 課山本課長としますこのメールの場合本文の中にも名前がないので受け取った山本課長が自分のことを指しているとはっきりわかるように記載することが重要です 2 点目は本文が長すぎてポイントがわかりにくい点が問題です画面のように最初に概要を簡単に書き詳細は箇条書きにして見やすくするなど工夫が必要です 3 点目文末の草々は不要ですメールの場合形式を重んじる書面作成する文書と違って頭語や結語は必要ありませんこの 3 点は必ず改善すべきですさらに追伸で課長が今週末まで出張である旨を伝えていると記載すると気配りのあるメールに仕上がりますポイントを押さえて改善できたでしょうか

13 いまさら聞けない E メール対応の基本 13 / 16 その他の注意すべき点メールの注意点短文とアレンジを心掛ける結論を先に述べ簡潔にまとめる一目でわかりやすいよう工夫する誤解や失礼のないよう言葉をよく選ぶメール作成の際の注意事項ですメール文は短文とアレンジを心掛けるなるべく短時間で内容が伝わるよう結論を先に述べ簡潔にまとめますのでけれどもなどの接続語を使うことで文はどんどん伸びるので一文が長くなりすぎないよう気を付けてくださいまた一目でわかりやすいように箇条書きを活用することもありますあわせて言葉をよく選び誤解や失礼のないように十分気を配ってくださいその他の注意すべき点メールの注意点送る前にもう一度読み直す送った内容は訂正できても取り返せない誤字脱字失礼な言葉遣いに注意名前の間違いや漢字の表記をチェック送る前にもう一度読み直す E メールはいったん送った内容について訂正メールを送ることはできても取り消すことができません誤字脱字失礼な言葉使いわかりにくい表現がないかよく読み返してから送るようにします特に名前の間違いは大変失礼にあたります同音異義語の漢字表記なども含めしっかり見直す習慣を付けておきましょう

14 いまさら聞けない E メール対応の基本 14 / 16 その他の注意すべき点メールの注意点 HTML メールは避ける HTML メール :E メール本文に文字書式や背景画像などを設定することができる E メール相手のメールソフトが HTML メールに対応していない場合設定した効果が表示されず意味不明な文字列となる場合もある HTML メールは避けるメールの形式には HTML メールとテキスト形式があります HTML メールとは E メール本文に文字書式や背景画像などを設定することができる E メールのことです HTML メールではデザインを工夫することができますが相手のメールソフトが HTML メールに対応していない場合には設定したデザインの特殊効果が表示されないだけでなく意味不明な文字列となって表示される恐れがあるので注意が必要ですその他の注意すべき点メールの注意点携帯電話宛のメールは簡潔に書く本文は簡潔にまとめる改行を少なめにする署名は挿入しない携帯電話宛てのメールは簡潔に書く携帯電話は 1 画面で表示できる文字数が少なく機種によっては送受信できる文字数が限られていることもあります本文は簡潔にまとめ改行を少なめにし署名は挿入せず相手に発信者がわかるように表記して送信するようにしましょう

15 いまさら聞けない E メール対応の基本 15 / 16 その他の注意すべき点メールの注意点相手にメールが届いているか確認をする確実を期する場合は電話をするすぐに返信できない場合は一報を入れる内容を確認した旨を伝え相手に配慮する送信相手にメールが届いているか確認をするメールは相手が読んでいるかどうかがわかりません検討や確認を要求する場合や急ぎで添付ファイルを送付するなど確実を期する場合は電話連絡をする必要があります社外宛のメールの場合重要などのフラグを立てたり開封確認をつけるのではなくメールを送付後恐れ入りますが今至急のメールをお送りしましたのでご確認をお願いできないでしょうかなどと一本電話を入れるようにしましょうまたメールを受け取った際にも返信するまでに時間が掛かりそうな場合には配慮が必要ですたとえばメールは拝見しております社内で調整のうえ期限までには回答いたしますので今しばらくお時間いただきますようよろしくお願い申し上げますなどときちんと受信したことが伝わるメールを一本送ることで相手を安心させる気配りを行いましょうその他の注意すべき点メールの注意点個人会社情報漏えいに細心の注意を払うメールアドレスの入力を誤らない送信アドレスは登録したアドレスから選択する可能な限り返信機能で返信する 1 ボタンで送信されない設定にする設定できない場合はファイルを必ず暗号化する個人情報会社情報の漏洩に細心の注意を払うメールアドレスの入力を誤ることにより意図しない相手に会社や個人の重要な情報を送ってしまう恐れがありますメールを送る際はメールアドレスを毎回手で入力するのではなくアドレス帳に登録したアドレスから選択して入力するようにしましょう

16 いまさら聞けない E メール対応の基本 16 / 16 その際アドレスの選び間違いには十分注意してくださいまた受信したメールへの返信は返信機能を使ってメールを作成するとアドレス間違いのミスを減らすことができますそしてもう 1 つはメールを送信する際送信ボタンを押せばすぐに送信される設定ではなくいったん送信せずに保留し再度送信ボタンを押すことによって送信される設定にしましょうボタンを押した瞬間しまったと思うことが多々ありますこの設定を行えば一度冷静に振り返ることができますもしこの設定を行うことができない場合は必ず全ての添付ファイルを暗号化するなど万一の場合に備えた対策を取ってくださいまとめまとめメリット迅速に連絡を取ることができる効率良く仕事を進めることができるデメリットニュアンスや気持ちが伝わりにくい送信したものを止めることができないメールの長所を活用し対面電話で弱点を補いましょうメールは迅速に連絡することができ効率よく仕事を進めることができる大変便利なコミュニケーションツールです反面ニュアンスや気持ちが伝わりにくい一度送信したものを取り消すことができないといった弱点もありますメールの長所は活用しつつも何でもメールで済まそうとしてはいけませんメールを使うべきか対面や電話で話すべきかまたは組み合わせて使うべきかしっかり考えて活用しましょう E メールは基本をしっかり理解することで自信を持って作成送信することができますぜひ E メールを使いこなして効率よく仕事を進めてください

1. 宛先通常の1 対 1のやり取りには To を使います複数の宛先に同じ内容を一斉送信することを同報メールといいます同報メールはビジネスシーンにおいて必要不可欠です宛先種別 (To Cc Bcc) の使い分けを間違えるとEメールアドレスを見知らぬ相手に開示する恐れがありますまた Eメ

1. 宛先通常の1 対 1のやり取りには To を使います複数の宛先に同じ内容を一斉送信することを同報メールといいます同報メールはビジネスシーンにおいて必要不可欠です宛先種別 (To Cc Bcc) の使い分けを間違えるとEメールアドレスを見知らぬ相手に開示する恐れがありますまた Eメ E メール E メールとはインターネットを経由してメッセージをやり取りできるシステムです電子メールやメールとも呼ばれており画像や音声 Word で作成した文書ファイルなどを添付して送ることができます 1. E メールアドレス Eメールを利用するには Eメールアドレスが必要です Eメールアドレスは大学や会社などからの付与やインターネットサービスプロバイダとの契約によって取得することができます