Microsoft PowerPoint WORD-3-outline-MED.pptx

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1 09- パソコン実習 -3 (Word で い 書を扱う ) い 書に 出し 1 出し 2 出し 3 を設定し アウトライン を る アウトラインで 章の順番を変える 出しごとに書式やスタイルを設定する アウトラインのレベルに応じたインデント ( 段 ) を付ける ページ番号を付ける 次を 動で作る 4 ページ 1 枚の印刷をする 出しの設定 はじめに 全体を通して読んでみるその後 1) 出し 1( い 字 ) を選択し スタイルの [ 出し 1] を設定する 2) 出し 2( い 字 ) を選択し スタイルの [ 出し 2] を設定する 3) 出し 3( 茶 い 字 ) を選択し スタイルの [ 出し 3] を設定する fujiwara.server-on.net 使 するWORD 書はアドレスをIEで開いて県 医 医療情報処理 から第 9 回 メールについて を右クリックし 対象をファイルに保存 デスクトップに保存する このファイルを開いて 編集可能 とする 1 2 アウトライン ( 概要 ) を表 する 出しに番号と記号を付ける 1) 表 アウトライン とし 2) レベルの表 を レベル 3 とする これをアウトライン表 という全体の構成が分かる アウトライン をクリック 1-a-ⅰ 型を選択する 3) 失敗と対処 と メール利 のマナー の順序を れ替える 4) アウトラインの表 を閉じる で本体の 章の順序も れ替わっていることを確認する 3 4

2 出しの 字を変える (a A) アウトライン をクリック レベル 2 に使 する記号 (a,b,c) を (A,B,C) に変更する レベル 2 新しいアウトラインの定義 をクリック このレベルに使 する番号を a,b,c から A,B,C に変更 5 6 出しに書式を設定する 出しの書式 - その 2 1) 出し 1 を右クリックし 変更 を選択 前ページの 出し 1 と同様に 1) 出し 2 は い 罫線 ( 太さ 1.5 ポイント ) を下に引き 2) 出し 3 は 字のフォントを 太字 にする 2) 書式 から 罫線と網掛け を選び 薄い緑 の 網掛け をする 出し1 出し2 出し 3 3) すべての (3 個 ) の 出し 1 に網掛けが適 される 7 8

3 次を作る 次の書式 はフォーマルかシンプルがよい 1) カーソルをこのあたりに置いて 特になにも選ばなくてもよい 2) 参考資料 から 3) 次 4) 次の挿 を選択 5) アウトラインレベル を 3 とする 6) OK 9 10 スタイルを定義する スタイルの名前は 本 3 出しレベル 3 の 章に インデント ( 段 ) を付け 本 3 という スタイル にする 1) スタイル の右下ボタン をクリックすると 現在定義されている スタイルの 覧 が表 される 2) 左下隅の 新しいスタイル作成 をクリックする 書式 をクリックし 段落 を上のように 両端揃え 左インデント 4 字 とし OK する 11 12

4 本 3 スタイルを適 する 次の変更 章を変更 追加 削除するとページが変わるかもしれない その場合は 次を選択してから 次の更新 を う 本 3 というスタイルが登録されたので レベル 3 の段落に適 する 1) 次を選択すると灰 になる ページを 1 枚に印刷し提出する 15

5 ビジネスメールのマナー 平成 YYYY 年 MM 月 DD 日所属番号氏名 1. メールの利用... 1 A. メールの特長... 1 i. いつでも送信できる... 1 ii. どこにでも送信できる... 1 iii. ファイルデータを送信できる メール利用のマナー... 2 A. 使えない文字がある... 2 B. 読みやすさ... 2 C. 署名は必須... 2 D. 添付ファイルの形式と容量... 2 E. 基本はテキスト形式... 3 F. 件名を忘れない 失敗と対処... 3 A. メールならではの失敗... 3 i. 受信メールを削除してしまった... 3 ii. ファイルを添付し忘れた... 3 iii. メールが戻ってきた... 3 iv. 間違った相手に送ってしまった メールの利用 A. メールの特長 ネット社会ともいわれる現在 メールは ビジネス面においても重要なコミュニケーシ ョンツールとして欠かせぬものとなりました これは ひとえに次のような特長によるも のが大きいでしょう i. いつでも送信できる メールの第一の良さはここにつきます 電話と違って 相手が不在でも 深夜や 早朝であっても とにかく送信者は気にせずいつでも送信できます ii. どこにでも送信できる インターネットへの接続環境さえあれば 地球の裏側であれどこであれ 相手が どこにいても瞬時にメールを送信できます iii. ファイルデータを送信できるメールには ドキュメントをはじめ 画像 音声など さまざまなファイルを添付することができます 2. メール利用のマナー上述のような特長から 非常に便利なツールとして利用されるメールですが 手軽なだけに 気をつけなければならないマナーがあります 少なくとも 次のようなマナーには気をつけて利用したいものです A. 使えない文字があるパソコンでは問題なく利用できても メールの場合 一部制限があるので 使わないようにしなければなりません たとえば 半角カタカナ は 受信者側で正しく表示できない場合がありますし 機種依存文字 ( 特定の機種でしか表示できないような文字 たとえば丸数字やローマ数字などがある ) では 受信側の OS が違う場合など うまく表示できない場合があります B. 読みやすさ文章というものは 区切りがないとなかなか読みづらいものです また 本文自体がだらだら長いメールも読みにくいです メールでは特に 1 行の文字数と本文の行数に注意するとよいでしょう 一般的には 1 行は 30~35 文字程度とし きりのよいところで改行し また本文は 20 行以内に収めるとよいです とはいえ 簡潔すぎて情報不足では元も子もありませんので あくまでも目安として意識しておきます C. 署名は必須署名とは 自分の名前や会社名 メールアドレスなどの個人情報のことで メール本文の最後に必ず記入すべきです 自分が誰であるか 相手にきちんと伝わるようにします 署名は何度も繰り返して使うので 前もって作成しておきます 社内用 社外用など 送信先に合わせて使い分けするのもよいでしょう D. 添付ファイルの形式と容量ファイルを添付するときは 受信者がそのファイルを開けることが大前提です 相手がそのソフトウェアを持っているかどうかをあらかじめ確認しておきましょう メールサーバーは無制限にいくらでも使えるというものではありません 昨今ではだいぶ大容量で使えるようになったとはいえ まだまだメールの容量に制限を設けてる場合があります 容量制限を超えてしまうと送受信できなくなります 添付したいファイル容量が 目安として 3MB を超えるようだったら 圧縮ツールを利用してサイズを小さくするか 分割して送信するように心がけましょう 1 2 E. 基本はテキスト形式メールには テキスト形式 と HTML 形式 がありますが ビジネスメールでは テキスト形式 が基本です これは 文字情報だけで構成されたシンプルな形式です HTML 形式 は背景やフォントの大きさ 色などを指定できるので 見栄えのよいものを作成できますが 受信者がどのようなメールソフトを使っているのかわかりませんし 携帯電話によっては未対応の場合もあるからです F. 件名を忘れない簡潔でわかりやすい件名を設定して送信しましょう 件名なしは不審メールとしてサーバーで受信拒否設定している場合もありますし 件名がないことで相手に不審な印象を与え すぐに読まれず後回しにされることもあるかもしれません 何についてのメールであるか 件名で内容を簡潔に伝える工夫をします い場合もあります 宛先のメールアドレスは 送信前によく確認すべきですが もし Returned Mail : Host unknown Returned Mail : User unknown などの件名で戻ってきた場合は どのメールが未達であったのか確認し 正しいアドレスで再送信しましょう iv. 間違った相手に送ってしまった間違えてまったく違う相手に送信した場合は 相手にお詫びし 送ったメールを削除するようお願いします 相手に迷惑なだけでなく 大事な情報が漏れてしまうこともあるので 重要なメールであればあるほど 宛先には十分に注意を払いましょう 3. 失敗と対処 A. メールならではの失敗表情のわかる面談や 声色が伝わる電話とは異なり メールは 文字だけが頼りです 意図したことが正確に伝わらないことがあり得ます わずかな言葉の行き違いから誤解を招いたり傷つけたり 逆に 苦情のつもりがそうは受け止めてもらえなかったりしないとも限りません メールでは 相手に不快な思いをさせることのないよう 言葉遣いには十分に気をつけるようにします なにより いったん送信したメールは取り戻せないということを心しておきましょう 重要な用件の場合は 別途電話で内容がうまく伝わったかどうか確認することで 無用のトラブルを回避できます よくあるミスと対応例を知っておくとよいでしょう i. 受信メールを削除してしまった大事な受信メールをうっかり削除してしまうこともあります このような場合はまず 社内に同じメールを受信した可能性がある人に確認し もし受信していれば転送してもらいます それができない場合は 送信者にお詫びして再送信してもらいましょう ii. ファイルを添付し忘れた本文に 添付し忘れたことを書いて 同じ件名の頭に ( 再送 ) と付け加え 再送信します 添付し忘れを防ぐため 先にファイル添付作業をしてから本文を入力する などの自分ルールを作るとよいでしょう iii. メールが戻ってきたメールアドレスは すべて半角英数字でできており そのうち 1 文字でも違っていれば相手に届きません また アドレスが変更されて もはや使われていな 3 4