ビジネス現場を効率化するアプリケーション LINE を社内でも社外でも! 簡単安全な情報共有ツールとは? 個人用コミュニケーションツールの業務利用に潜む問題スマートフォンが広く普及したことで私たちの日々のコミュニケーション方法は大きく様変わりしましたスマートフォンのアプリケーションから LI

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みいかみつだ
5 years ago
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2 ビジネス現場を効率化するアプリケーション LINE を社内でも社外でも! 簡単安全な情報共有ツールとは? 個人用コミュニケーションツールの業務利用に潜む問題スマートフォンが広く普及したことで私たちの日々のコミュニケーション方法は大きく様変わりしましたスマートフォンのアプリケーションから LINE Facebook Twitter といったクラウドサービスへアクセスすることで私たちはいつどこにいても家族や友人知人とコミュニケーションが取れるようになりましたコミュニケーションに要する手間やコストはかつてないほど下がっているといえますただ多くの企業では効率的なコミュニケーションツールが導入されているとはいえません普段友人と連絡を取るにはスマートフォンのアプリケーションを数回タップすれば済むのに職場の同僚や上司に連絡と取るためにはパソコンを起動させメールソフトを立ち上げてとメッセージ送信までに工数がかかり送信後も相手が既読したのかが分からずスピーディーな情報共有ができているとはいえない状況です一般社団法人日本ビジネスメール協会のビジネスメール実態調査 2016 によると仕事で周囲とコミュニケーションを取る主な手段としてはメールが 98.22% で最多 1 日平均では 1 人のビジネスパーソンが約 12 通の送信メール約 55 通のメールを受信しているという調査結果が出ていますメール 1 通当たりの平均作成時間は 7 分で 1 日 90 分近くをメール作成に費やしていることになります一方で 38.34% の人がメールを不快に感じたことがあると回答文章が曖昧必要な情報が足りないなどを理由に挙げています広く使われるメールですがこのように不満に思っている人が多いことが分かりますこのようなメールの課題に対して大企業であれば従業員同士が容易に連絡を取り合ったり情報を共有できたりするグループウエアなどを導入しているかもしれませんしかし規模の小さい企業では一般的にそうした仕組みが導入されていることは少なく仮に導入していたとしてもそれを従業員が十分に使いこなしている例はさほど多くありません中には従業員にパソコンが支給されていないためにグループウエアどころかメールすら自由に使えない環境も決して珍しくないでしょうそんな環境下であっても仕事上どうしても緊急に連絡を取りたかったりナレッジを共有したり普段から気軽にコミュニケーションを取りたかったりする場面は出てきますそこで近年では若い世代を中心に普段プライベートで使っている LINE やほかの SNS を仕事のコミュニケーションツールとして使う人々が増えています社内の個人同士あるいはグループ内での連絡手段としてだけでなく中には社外の取引先や顧客とのやりとりに個人用のアカウントを使っている例もあります 2 LINE を社内でも社外でも! 簡単安全な情報共有ツールとは?

仕事において SNS を使ったやりとりが増えている大きな理由の1 つはメールよりも迅速なコミュニケーションが取れることですメールでは冒頭のあいさつなど要件と直接関係のない文章を書く必要がありますが SNS やチャットでは短文による直接的なメッセージが主流コミュニケーションのスピードを自然に向上させることができますもう 1

3 仕事において SNS を使ったやりとりが増えている大きな理由の1 つはメールよりも迅速なコミュニケーションが取れることですメールでは冒頭のあいさつなど要件と直接関係のない文章を書く必要がありますが SNS やチャットでは短文による直接的なメッセージが主流コミュニケーションのスピードを自然に向上させることができますもう 1 つの理由はチャットツールを使わざるを得ないシーンが増えていることです顧客によっては連絡に時間がかかるメールではなく瞬時に反応が分かるチャットを好むケースがあります個人用ツールの問題点確かに普段使い慣れた個人用ツールなら誰もがすぐ使いこなせますし電話やメールと違っていつどこにいても相手と簡単につながり気軽に情報をやりとりできますしかし個人用として開発されたツールを仕事で使うことはさまざまな問題が潜んでいますその最たるものが情報セキュリティの問題です個人用のアカウントを使って仕事上のやりとりをしているうちについ誤ってまったく関係のない相手に仕事の情報を送ってしまったというケースが近年後を絶ちません言うまでもなくこれは重大な情報漏えい事故に直結しかねません加えて深刻なのは会社がそのアカウントを管理していないために漏えいに気付くことができないという点です問題が大事になり外部から指摘されてから初めて情報漏えいに気付いたということになりかねませんまた個人用のアカウントを仕事でも使うことにはさまざまな面でストレスを感じる人が多いようですたとえ上司や先輩取引先からの要望であってもやはり個人用のアカウントを仕事の関係者に公開することには気が引ける人が多いでしょうまたアカウントを教えてほしいと相手に頼む側も同様にいくら仕事とはいえやはり公私を混同させかねない頼みごとをするのは気が引けるものですビジネス版 LINE LINE WORKS LINE WORKS はまさにこうした課題を解決するために開発された企業での利用を前提としたコミュニケーションツールです一般的に企業用途を前提に開発されたコミュニケーションツールはパソコンから利用するものが多くスマートフォンの利用を想定していないために個人向けのスマートフォンツールと比較すると使いにくいものが大半でした LINE WORKS の開発元である WorksMobile は個人用 LINE と同じ企業グループに属する兄弟会社ですしたがってその使い勝手には LINE の技術やノウハウがつぎ込まれておりパソコンでもスマートフォンでも使いやすいまさにビジネス版 LINE と呼べるものに仕上がっていますその中心的な機能は LINE と同様にトークというチャット機能で 1 対 1 はもちろんのこと複数メンバーを含むグループチャットも可能です何より画面のインターフェースや操作方法がほぼ LINE と共通なので特 3 LINE を社内でも社外でも! 簡単安全な情報共有ツールとは?

別なトレーニングや学習をすることなく誰でもすぐに使いこなせるようになっています LINE のようなツールはプライベートで使うもの仕事上の連絡はメールで十分ではないか中にはこう考える企業も少なくないかもしれませんしかし普段からチャットに慣れ親しんでいる方であればメールとチャットは本質的に異なるコミュニケーション手段であることを肌で分かっていますメールは

4 別なトレーニングや学習をすることなく誰でもすぐに使いこなせるようになっています LINE のようなツールはプライベートで使うもの仕事上の連絡はメールで十分ではないか中にはこう考える企業も少なくないかもしれませんしかし普段からチャットに慣れ親しんでいる方であればメールとチャットは本質的に異なるコミュニケーション手段であることを肌で分かっていますメールはある程度まとまった情報をきちんとした体裁にまとめた上で相手に送るフォーマルなコミュニケーション手段だといえますそれに対してチャットはまだきちんとまとまりきれていない情報でもその場でリアルタイムに相手にどんどん送ることができますメールと比べよりカジュアルなコミュニケーション手段だといえます生々しい情報をリアルタイムで相手と共有できるため意思決定のスピードアップの効果が期待できます LINE WORKS のトーク画面 LINE 同様にスタンプを活用したリアルタイムこうしたチャットのメリットをビジネスでも十分生かしつつ個人用のツーなやりとりが可能ですルを使うことによる情報セキュリティや管理上の懸念を払拭 ( ふっしょく ) したのが LINE WORKS です LINE WORKS を会社で導入すれば従業員はもう個人用のアカウントを仕事で利用する必要はなくなります従業員同士なら支給された LINE WORKS のアカウントを使ってスマートフォンのアプリケーションからいつでもチャットができます仮に情報漏えいが起きても会社がアカウントを管理していればすぐに気付くことができ迅速な対応を取ることができます情報漏えいを未然に防ぐ対策も取りやすくなります LINE 連携機能により外部の LINE アカウントともやりとりできますのでたとえば社外の取引先や顧客と LINE を通じてやりとりしなくてはならないケースでも個人用の LINE アカウントを公開する必要はありません取引先や顧客の LINE アカウントとつながることで自身の LINE WORKS アカウントを通じて 1 対 1 のチャットができるようになります LINE WORKS はパソコンでも利用可能さまざまなスタイルの働き方に対応できます 4 LINE を社内でも社外でも! 簡単安全な情報共有ツールとは?

ビジネス用途を前提とした数々の便利機能 LINE でおなじみの既読機能は当然 LINE WORKS も備えていますただし LINE のように既読数は分かっても

そのため LINE WORKS では既読の数だけでなく誰が読んだかまで分かるようになっています既読から誰が読んだかまで確認することができますチャット機能に加えて

やグループ内など限られたメンバー間での情報共有を促進する一方全社に周知させたい情報や

より効率的な社内コミュニケーションが可能になりますユーザーの利用状況を一元管理できる機能も備えています LINE のグループを使って仕事の情報をやりとりしている場合

5 ビジネス用途を前提とした数々の便利機能 LINE でおなじみの既読機能は当然 LINE WORKS も備えていますただし LINE のように既読数は分かってもグループ内の誰が読んだのかは特定できないのではビジネス用途では問題が生じます重要な業務連絡の場合は誰が目を通しており誰がまだ読んでいないかが特定できる必要がありますそのため LINE WORKS では既読の数だけでなく誰が読んだかまで分かるようになっています既読から誰が読んだかまで確認することができますチャット機能に加えてユーザー間で広く情報を共有できる掲示板機能も備えていますこの機能は導入した企業の中で評価が高くチャットを使って 1 対 1 やグループ内など限られたメンバー間での情報共有を促進する一方全社に周知させたい情報や部署のメンバー全員に確実に通知したい事柄などは掲示板に掲載することで広く共有するといったように情報の特性に応じてこの 2 つのコミュニケーション手段を使い分けることでより効率的な社内コミュニケーションが可能になりますユーザーの利用状況を一元管理できる機能も備えています LINE のグループを使って仕事の情報をやりとりしている場合グループメンバーの誰かが退職した際にはグループからアカウントを削除する必要がありますがスマートフォンに最適化された LINE WORKS の掲示板機能情報の一斉配信が可能です LINE WORKS であれば既読メンバーの確認も可能でこの画面から再通知する機能もあります 5 LINE を社内でも社外でも! 簡単安全な情報共有ツールとは?

これを怠ってしまったが故に重要な情報が社外に漏れてしまうということが発生する可能性がありますその点 LINE WORKS は管理者が管理画面からアカウントを一括して削除できますからこうした漏えいリスクを効果的に排除できます LINE WORKS のアカウント管理画面同様に LINE をはじめとする個人向けコミュニケーションツールをスマートフォンで利用していた場合は端末が紛失

6 これを怠ってしまったが故に重要な情報が社外に漏れてしまうということが発生する可能性がありますその点 LINE WORKS は管理者が管理画面からアカウントを一括して削除できますからこうした漏えいリスクを効果的に排除できます LINE WORKS のアカウント管理画面同様に LINE をはじめとする個人向けコミュニケーションツールをスマートフォンで利用していた場合は端末が紛失盗難に遭うと即情報漏えいインシデントにつながりかねません LINE WORKS なら従業員がスマートフォンを紛失した場合には管理画面から遠隔で即時にアプリケーション内のデータを削除させ情報漏えいを防ぐことができますこのように LINE WORKS は LINE の利便性を仕事の現場に安心して持ち込むことができかつそれ以外にも仕事を効率化できるさまざまな機能を備えたツールなのです遠隔コミュニケーションの円滑化がもたらす効果既に多くの企業が LINE WORKS を導入することで業務の大幅な効率化を実現していますあらゆる業種業態において LINE WORKS は効力を発揮しますが特にその導入効果が実感しやすいのは日ごろ顔を合わせる機会がない従業員同士でのコミュニケーションが活性化される効果でしょう多くの拠点や店舗事務所を構える企業などはその典型です日ごろ離れた場所にいる従業員同士はなかなか対面でコミュニケーションを取る機会がありませんたとえ普段業務でメールをやりとりしていてもフォーマルな文面が求められるビジネスメールのやりとりだけでは相手の顔やキャラクターは決してうかがい知れません 6 LINE を社内でも社外でも! 簡単安全な情報共有ツールとは?

派遣スタッフ個人の LINE アカウントとのやりとりの例右が LINE WORKS の画面で左が個人の LINE 画面すぐにコミュニケーションが取れると同時にスタンプなどを使いより分かりやすいメッセージを送信することができます LINE WORKS を通じたカジュアルなチャットを日ごろから習慣化し情報を広くリアルタイムに共有することでビジネスのスピードアップを図ることができます

それなら私が持っているよといった具合に商談状況をメンバー間でリアルタイムに共有することで商機を逃さない営業活動が可能になりますフォーマルな報告書や日報を通じた情報のやりとりだけではこうした営業スタイルを実現するのはかなり難しいでしょうフィールドエンジニアやフィールドサポート要員など社外で作業する機会が多い仕事においても LINE WORKS の仕組みは大いに役立ちますたとえば

7 派遣スタッフ個人の LINE アカウントとのやりとりの例右が LINE WORKS の画面で左が個人の LINE 画面すぐにコミュニケーションが取れると同時にスタンプなどを使いより分かりやすいメッセージを送信することができます LINE WORKS を通じたカジュアルなチャットを日ごろから習慣化し情報を広くリアルタイムに共有することでビジネスのスピードアップを図ることができます物理的に離れている人同士も心理的な距離が近づくことで従業員同士のチームワークを発揮させる効果も期待できます同様の効果はメンバーの大半が毎日外回りに出ている営業の部署などでも発揮されますたとえばさっきの商談でこんなことをお客さまに聞かれたんだけど誰か情報持ってない? それなら私が持っているよといった具合に商談状況をメンバー間でリアルタイムに共有することで商機を逃さない営業活動が可能になりますフォーマルな報告書や日報を通じた情報のやりとりだけではこうした営業スタイルを実現するのはかなり難しいでしょうフィールドエンジニアやフィールドサポート要員など社外で作業する機会が多い仕事においても LINE WORKS の仕組みは大いに役立ちますたとえば現地の状況を本部に報告する際一般的にはデジタルカメラで写真を撮っていったんパソコンに取り込む必要があります場合によってはその場でネットワークにつなぎメールに添付して本部に送信することもあるかもしれませんがいずれにせよとても手間が掛かります LINE WORKS なら LINE と同様にスマートフォンで写真や動画を撮影してチャットとともに送るだけです現地の状況を迅速かつ正確に報告できますし報告を受けとる本部側もより早く適切な作業指示が出せるようになるでしょうある水回りの修理サービスを行う会社ではこれまで水漏れの状況を判断する際デジタルカメラで写真を撮っていましたが水の流れる様子は静止画では判断が難しく状況を分かりやすくするために水が漏れている様子を動画で撮影して LINE WORKS を使い本部の担当者に送信しその場で対応策を決められるようにしていますこのようにさまざまな場面で LINE WORKS はビジネスの在り方を大きく変える可能性を秘めています KDDI では LINE WORKS with KDDI の 30 日間無償トライアルをご提供しておりますトライアルサービス終了後本サービスのご利用意向がない場合ご契約いただく必要はございませんのでお気軽にお申し込みください 7 LINE を社内でも社外でも! 簡単安全な情報共有ツールとは?

8 LINE WORKS with KDDI 無償トライアルについて KDDI Business ID でさらに安全便利に KDDI が提供する法人向けのクラウド認証強化基盤 KDDI Business ID と LINE WORKS を組み合わせることでさらに安全便利にご利用いただくことが可能です KDDI Business ID でできる 3 つのポイント 1 デバイスの制限許可されたデバイス ( パソコンスマートフォン ) のみに利用を制限できます個人端末からのアプリ利用を制限することで仕事とプライベートの線引きができさらに情報漏えいのリスクを低減できます 2 場所 (IP アドレス ) の制限 IP アドレスを登録して場所ごとのアクセスの許可 / 非許可の設定ができます自宅やネットカフェなどで利用させたくない場合設定を会社の IP アドレスのみ許可にすれば第三者に機密情報を見られるリスクを減らすことができます 3 ユーザー組織別制限 12 のルールをユーザー組織単位で設定することができますたとえば内勤スタッフは社内のパソコンのみで利用し外回りの営業マンは業務用のスマートフォンパソコンでのみ利用可といった設定が可能ですこのように KDDI Business ID を利用することで企業のセキュリティポリシーに応じて柔軟な対応をすることが可能です注 )1~3 の KDDI Business ID アクセス権限機能は有料サービスです ( 月額 150 円 /ID 税抜 ) KDDI Business ID LINE を社内でも社外でも! 簡単安全な情報共有ツールとは? 2017 年 2 月 15 日発行 : アイティメディア株式会社編集 / 制作 :TechTarget ジャパン 8 LINE を社内でも社外でも! 簡単安全な情報共有ツールとは?

注目のコミュニケーションツールを紹介顧客との関係を深める -- ビジネス版 LINE 3 つのポイントとは? 多くの中堅中小企業が直面するコミュニケーションの課題中堅中小企業を取り巻く経営環境は年々厳しさを増しています一時期と比べ景気は持ち直したといわれているものの今後の先行きは依然と

注目のコミュニケーションツールを紹介顧客との関係を深める -- ビジネス版 LINE 3 つのポイントとは? 多くの中堅中小企業が直面するコミュニケーションの課題中堅中小企業を取り巻く経営環境は年々厳しさを増しています一時期と比べ景気は持ち直したといわれているものの今後の先行きは依然として不透明ですまた日本社会全体で少子高齢化がさらに進むことを鑑みると国内市場の縮小と労働力の減少は必至です