Smart Workstream

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1 Smart Workstream 業務プロセスを効率化する電子文書管理サービス

2 文書電子化と 業務プロセスの自動化 見える化で お客様の生産性向上と効率化を支援します Smart Workstreamは 富士ゼロックスの電子化ソリューションとドキュメント技術をベースとした お客様の業務効率化 生産性の向上を支援するクラウド型文書管理サービスです クラウドサービスならではの投資効率の高さや柔軟性 テンプレートの活用によるお客様業務への適用のしやすさといったドキュメントソリューションとしての利点を提供 さらに 利用状況を把握することによりお客様の業務改善サイクルを継続的に支援します 業務プロセス管理 / 見える化 業務プロセス / スケジュールの進捗管理 業務プロセスボタン キャプチャーボタン 複合機との連携 / 画像処理 電子化を支援する複合機 / ファイルのアップロードと画像処理の連携 テンプレート 業務プロセスの定義や文書管理を支援 コンテンツ / 文書管理 プロセス証跡 / 成果物を記録 ドキュメントボタン Smart Workstream 2

3 クラウドだから いつでも どこからでも利用可能 社内外やお取引先 国内から海外まで いつでも必要なときにシステムを利用できます 電子化ソリューションとドキュメント技術で業務の電子化を推進 文書の電子化を促進し 煩雑な紙文書の処理 管理からお客様を解放します 業務プロセスを 見える化 自動化 し生産性を向上 業務プロセスの効率化を促進し 生産性の向上 業務ノウハウ蓄積を支援します IT スキル不要で運用管理が可能 専門的な IT の知識がなくても GUI ベースで導入や運用管理が可能です 早期立ち上げ 業務適用拡大を支援 すぐに使えるテンプレートで 早期の立ち上げと 業務適用の拡大を可能にします 初期費用 運用コストを低減 クラウドのため初期投資が少なく 文書の保管といったコストも軽減できます 既存システムとの連携も可能 既存のシステムと連携し ソリューションを進化させることも可能です 継続的運用でお客様の業務改善サイクルを支援 利用状況ログのモニタリングを活用し 継続的な業務改善をサポートします 3

4 さまざまな業種 業務の課題を解決 テンプレートの活用で 多様な業務に対応したソリューション構築が可能です 契約に関わる業務を効率化 契約プロセス管理 こんなお困りごとを解決関係者が多く業務進捗を把握しにくい 契約更新の遅延の損失を防ぎたい 文書の紛失を防ぎたい 監査対応時に手間がかかる 納期遅れ 督促漏れ 見積 ~ 請求 ~ 支払いまでのプロセスで発生する書類を一元管理し さらに各プロセスでの帳票管理状況を可視化します 契約更新時も 契約満了時に自動的に事前通知することで 契約更新忘れを防止し 業務品質の向上に寄与します 契約プロセスで発生するドキュメントを一覧表示テンプレートを利用 納期遅れや督促漏れなどが一目で確認 管理項目やアラートの設定により管理の徹底や契約更新のタイミングをフォロー 電子帳簿の法対応で業務品質を向上 電子帳簿保存法対応文書管理 こんなお困りごとを解決内部統制 / 監査対応 BCPを強化したい 文書保管コストを抑えたい 書類検索時間を削減したい 売上登録作業を効率化したい 見積 ~ 請求 ~ 支払いまでのプロセスで発生する取引関係書類 ( 見積書 申込書 注文書 納品書 受領書 請求書 領収書 ) を管理 電子帳簿保存法 ( スキャナー保存 ) にも対応します 電子帳簿保存法の対応に必要な環境や標準プロセスを設定 文書や帳簿などの属性設定により 管理や検索時間を短縮 スキャナーによる電子化からタイムスタンプの利用までの構築が簡単 テンプレートでソリューション構築を支援 テンプレートとはこれまで当社が培ってきたソリューションの実績とノウハウをベースに 文書処理業務に必要な手順をあらかじめ定型化したもので 多様な業務のソリューション構築を支援します このテンプレートにより Smart Workstreamの業務適用のしやすさを高め また導入に際した工数削減による早期の立ち上げを可能にします テンプレートの効果 既存業務を自動化/ 効率化する ソリューションを構築しやすくします 導入にあたっての初期工数を削減でき 立ち上げまでの期間を短縮可能です 業務テンプレート あらかじめ業務にあわせた設定ファイルをサンプルテンプレートとして用意しています 業務プロセス管理 / 見える化 コンテンツ / 文書管理 複合機との連携 / 画像処理 4

5 ベテランのノウハウを 見える化 技術伝承 ( ものづくり ) 支援 こんなお困りごとを解決ベテランのノウハウを継承したい 情報を再利用しやすく体系化したい 用途を考慮した文書管理システムにしたい ベテランのノウハウを見える化し 現場力を強化します 知識体系に基づいたナレッジの見える化を実現 関連する過去ドキュメントや情報の検索を可能にして 企業における技術伝承を促進します プロジェクト関連情報を一元管理類似プロジェクトの検索やノウハウなど利用 蓄積されたプロジェクト情報を参照 短時間での引き継ぎやノウハウ伝承を推進 工事関連図書を案件ごとに一元管理工事案件管理 ( 工事管理 ) こんなお困りごとを解決コピー作業などの付帯業務を軽減したい 法対応の工数を減らしたい 工事案件の進捗を管理したい 工事案件単位で発生する 関連企業から提出されるドキュメントや 社内発生ドキュメントを見積り~ 施工 ~アフターまでのプロセス単位で管理し可視化 工事案件単位での進捗確認を可能にし 関係部署との情報共有や各部署での業務品質の向上に寄与します 管理面でもISO 監査時の対応工数削減なども可能とします 工事関連図書の一元管理 アクセス権設定による利用制限で他の部門やプロジェクトメンバーへの適切な情報開示 工事の進捗や成果物の作成状況を一覧で確認 テンプレート対応ソリューション多様な業務プロセスに対応したテンプレートで 幅広いソリューション構築を支援します 製造業向けソリューション技術継承 ( ものづくり ) 支援テンプレート施工図書管理 ( プラント 工事管理 ) テンプレート施工図書管理 ( プラント 工事管理 ) 文書管理のみ品質記録管理 ( 製造 ) 他 全業種向けソリューション契約プロセス管理テンプレート契約関連文書管理電子帳簿保存法関連文書管理先使用権対応文書管理 ( 研究報告書管理 ) 一般文書管理 ( 部門フォルダー体系 ) 他 5

6 電子化を起点に 業務プロセスと文書管理の品質向上を支援 文書の電子化を推進 複合機と連動し 紙文書の電子化や電子ファイルの登録を支援 複合機から登録ルールを選択してスキャン キャプチャーボタン 使いやすい操作の電子化作業事前に設定された文書処理ルールを利用することで 作業ごとの面倒な設定を省いたシンプルな操作で文書の登録が可能です 複合機から登録 パソコンから登録 PC 上に設置した監視フォルダーにファイルをコピーしてアップロード 認証処理 データ処理 管理者が業務に合わせた処理ルールを事前設定 文書処理ルール例 QR コードを解析して ページを分割 QR 認証 文書分割 確認編集 プレビュー確認 変換 登録 異常終了 メールで通知 定義された格納先に登録 リポジトリー 業務プロセスの証跡に反映 複合機アプリを利用して登録複合機に搭載したアプリから ルールを選択してスキャンするだけ 事前に設定された文書ルールに従った電子化処理が可能です PCからはフォルダーを通じて自動登録あらかじめPC 上に設置した監視フォルダーにファイルを登録するだけで 事前に設定された文書処理ルールに従った電子化処理が可能です 文書処理ルールをクラウドで共有登録に利用する文書管理ルールは 管理者がクラウド上に事前設定 お客様は設定されたルールを選択するだけで 登録先や管理属性などの設定を気にすることなく登録ができます さまざまな電子処理の設定が可能 文書処理ルールは 標準提供されている処理ルールを組み合わせることで簡単に設定できます QR コード * で解析した情報を文書データベースの属性として登録することも可能です *QR コードは株式会社デンソーウェーブの登録商標です 業務の進行を支援プロセスと成果物をリンクし 業務の 見える化 を推進 業務プロセスボタン プロセス視点で管理業務の流れをステップとして 各ステップでの認証や管理情報を定義 業務プロセスを可視化するとともに プロセスと成果物の管理を一元化します 業務プロセス画面 業務プロセスを確認しながら操作業務で発生する文書や証跡の登録 閲覧 ダウンロードなどの操作を プロセス画面から実行できます 各ステップの文書や認証に対する作業手順や納期などの設定により 業務ルールの徹底が可能です 作業のヌケやモレを防止業務の手順やルール 作成すべき文書や認証をあらかじめ定義することで 人の手による作業管理で発生しやすいヌケやモレの防止し 作業内容を把握しやすくします ログ活用による業務改善利用状況のモニタリングログの提供および解析により 業務プロセスのムリ / ムラ / ムダを明確にし プロセスの見直しといった継続的な業務改善に貢献します 業務プロセスを効率化プロセス全体の把握や 残作業の確認 類似案件の成果物の参照や活用により 作業の効率化を実現します また 業務の引き継ぎやノウハウの伝承など スキルの向上と標準化に寄与します 6

7 多彩な文書管理機能ドキュメント管理を強力に支援 ドキュメントボタン 企業内の文書や認証の確実な記録 業務の記録や成果物の管理徹底による コンプライアンスの強化を支援します 文書管理画面 多様な管理ドロワー フォルダー 文書のわかりやすい階層構造によって管理します 業務や管理する文書の特性により さまざまな管理方法の構築が可能です また テンプレートを利用すれば 管理階層の設定を一括で行うことが可能です 強固なアクセス制御文書やフォルダーに対するさまざまなアクセス権の設定により 重要な文書情報を強力に保護します 文書の閲覧 属性変更 改訂更新 履歴表示などのきめ細かい制御が可能です タイムスタンプを利用し原本性を確保 e- 文書法 電子帳簿保存法に対応したタイムスタンプ機能をオプション提供 PDF 文書へのタイムスタンプ付与による日付証明 非改ざん証明により電子文書の原本性を確保します 業務に合わせた表示カスタマイズ検索を主体とする業務や登録中心の業務など各々の作業や業務に合わせて 画面のレイアウトや機能表示などを使いやすくカスタマイズできます システム管理をしやすくブラウザーからシステム管理に必要な操作を可能に 管理ボタン 管理のしやすさを追求 ポータルに管理者設定を統合することで 管理のしやすさを実現 システムリソースや各々のユーザー管理など ブラウザーから各種の管理設定が行えます 管理画面 文書の電子化を推進 業務の進行を支援 多彩な文書管理機能 7

8 Smart Workstream の主な仕様 Web ブラウザー動作環境 項目内容 Windows 10 (32ビット) 日本語版 Windows 10 (64ビット) 日本語版 Windows 10 (32ビット) 英語版 Windows 10 (64ビット) 英語版対応 OS Windows 7 (32ビット) 日本語版 [Service Pack 1] Windows 7 (64ビット) 日本語版 [Service Pack 1] Windows 7 (32ビット) 英語版 [Service Pack 1] Windows 7 (64ビット) 英語版 [Service Pack 1] Internet Explorer 11 Webブラウザー Microsoft Edge * Google Chrome *Microsoft Edgeは Windows 10との組み合わせのみ 動作環境になります Smart Workstream キャプチャークライアント 項目内容必要なハードウェア下記の動作条件を満たすパソコン CPU 3 GHz 以上の64ビット (x64) プロセッサ Windows Server 2016 Datacenter (64ビット) Windows 10 Pro (32ビット) 日本語版 Windows 10 Pro (64ビット) 日本語版対応 OS Windows 10 Enterprise (32ビット) 日本語版 Windows 10 Enterprise (64ビット) 日本語版 Windows Server 2016 Standard (64ビット) 日本語版 20 GB 以上以上の空き容量と処理ファイルを格納するためのディハードディスク容量スク容量メモリー 4 GB 以上 ( 64bitOS 環境 ) 項目 内容 対応 OS ios 11.0 ディスプレイ 1920 x 1080ピクセル以上を推奨 Webブラウザー Apple Safari ハードウェア ipad ipad Air ipad mini ipad Pro 富士ゼロックスは AWS Partner Network (APN) テクノロジーパートナーです Smart Workstream の動作環境 最新の情報は 当社の公式サイトをご覧ください URL 記載内容及び商品の仕様 外観等は改良のため 予告なく変更する場合があります また 商品の色調はフィルム 印刷インクの性質上 実際の色とは異なってみえる場合がありますので あらかじめご了承ください Microsoft Windows Excel PowerPoint Internet Explorer Edge は 米国マイクロソフトコーポレーションの米国および その他の国における登録商標です は米国 Microsoft Corporation の米国およびその他の国における登録商標または商標です Apple iphone ipad ipad Air ipad mini Safari は 米国および他の国々で登録された Apple Inc. の商標です Chrome は Google LLC の商標または登録商標です Android は Google Inc. の商標です Amazon Web Services Powered by Amazon Web Services ロゴは米国その他の諸国における Amazon.com, Inc. またはその関連会社の商標です QR コードは株式会社デンソーウェーブの登録商標です その他の社名または商品名等は それぞれ各社の商標 または登録商標です この商品に対するお問い合わせは 下記の営業担当へ 富士ゼロックスに対するご意見 ご相談などはお客様相談センター 受付時間 : 土 日 祝日および当社指定休業日を除く 9 時 ~12 時 13 時 ~ 17 時 フリーダイヤルは 海外からはご利用いただけません また 一部のIP 電話からはつながらない場合があります お話の内容を正確に把握するため また後に対応状況を確認するため 通話を録音させていただくことがあります Xerox Xerox ロゴ および Fuji Xerox ロゴは 米国ゼロックス社の登録商標または商標です この印刷物は環境に配慮した用紙を使用しています この印刷物の内容は 2018 年 11 月現在のものです DGE