■有意義な“ファイルとフォルダ”の管理技法について(解説) 2010/05/26

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1 [ ファイルとフォルダ ] の使い方 ( アプリケーション ソフト共通操作の一部分 ) 2010/06/04 学習到達目標 >Windows7 用学習 <Step@1> ファイルとフォルダとは <Step@2> フォルダの操作とファイル管理について はじめに Windows(OS) はすべての情報を [ ファイル ] という単位で管理しています [ ファイル ] というのは英語で File つまり書類という意味です [ 注 ]OSとはOperating systemの略で基本ソフトを指します 私達が何かの Application ソフト ( ワード文書作成ソフト エクセル表計算ソフトなど ) で作成して保存したものも ファイル として管理されています パソコンを活用できる様になると 色々な Application ソフトでファイルを作成するようになります いつの間にか100 個以上のファイルが出来ている ということもありますが こうなってくると 下図のようにその 種類 や 目的別 に仕分けて管理する[ 技術 ] が必要になります ( フ ライヘ ート ) ( 写真集 ) ( マイト キュメント ) ( 自分史 ) (Word 文書 ) ( 仕事用 ) (Excel の表 ) ( 各種フォルダ群 ( カテゴリ管理 )) ( 各種ファイル群 ) <Step@1> ファイルとフォルダとは 1.1 ファイルとフォルダとはーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー 1ファイルとはワープロソフトで作った文書や絵描きソフトで描いたグラフィックWindowsやワード エクセルなどの Application ソフトを動かしているプログラムは すべて ファイル と呼ばれる ひとかたまりのデータの形で記録ディスクに保存されています Windowsでは ファイル識別用の [ アイコン ] となって目に見える形になっています 2フォルダとはファイルを格納しておくための入れ物が フォルダ です ファイルの 種類別 や 目的別 によって フォルダに分けて格納しておけば きちんと 整理管理 することが出来ます フォルダのアイコンは 書類ケース の形をしています 1

2 1.2 フォルダを開くにはーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー 1 最下段のタスクバー左端の [ スタート ] ボタンを右クリックして サブメニュー画面を表示します 2 サブメニュー画面からエクスプローラ (X) をクリックし スタートメニュー画面を表示します サブメニュー画面 3 スタートメニュー画面でローカルディスク (D) をダブルクリックしてウィンドウを開きます ローカルディスク (D) には 予め <フォルダの使い方 > 学習用教材 (100526) のフォルダが用意されています では <フォルダの使い方 > 学習用教材 ) のフォルダをダブリクリックして開きます 4 フォルダが開いて 内容が表示されます 6つのアイコンが表示されていますね このフォルダには ファイルやフォルダを勉強するために 勉強会で事前に用意したフォルダです <フォルダの使い方 > 学習用教材 (100526) 1.3 ファイルと拡張子についてーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーアイコン ( 図柄 ) の形は ファイルの種類によってさまざまです 逆にアイコンの形を見れば ファイルの種類が分かります そのファイルの種類はどの様に区別しているのでしょうか Windowsではファイルの種類を 拡張子 というもので区別して管理されています ファイルの名前のあとをピリオドで区切って.txt.doc などといった半角の英数字が 3~4 文字程度付いています これが 拡張子 です Windows(OS) ではこれを見て種類にあわせたアイコン ( 図柄 ) を付けています 前述の各種ファイルのアイコンの拡張子は以下のとりです 表 1-1 各種ファイルのアイコンの拡張子ファイルの種類 ( ここで使用するファイル類 ) 拡張子 1 Microsoft Word 文書ファイル.doc 2 Microsoft Excelワークシートファイル.xls 3 ペイントの画像のファイル.bmp 4 写真 (JPEG) のファイル.jpg.jpeg 5 メモ帳の文書ファイル.txt 6 音楽のファイル.mp3 7 Windowsのシステム関連ファイル ( プログラム ).dll しかし Windowsの標準設定では 拡張子は表示しない設定になっていますので 見ることが出来ません そこで ファイルやフォルダを学習して Windowsの活用していく際には ファイル拡張子を表示する設定に変えておきましょう 2

3 1.4 ファイル拡張子を表示するにはーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー < 事前準備 > フォルダ A 外付けメモリ (X) (USB メモリー ) フォルダ B < フォルダの使い方 > 学習教材 (100526) 1Microsoft Word 文書ファイル 2Microsoft Excel ワークシートファイル 3 ペイントの画像ファイル 4 写真 (JPEG) のファイル 5 メモ帳の文書ファイル 6 音楽のファイル 1 [ スタート ]-[ ドキュメント ] とクリックし ドキュメントライブラリが表示されたらキーボードの [Alt] キーを押すと メニューバーが表示されるので [ ツール ] タブをクリックし メニューから フォルダオプション をクリックします 2 フォルダオプション( 選択 ) ダイヤログボックス ( 動作の確認や警告のメッセージを表示するウィンドウのこと ) が表示されます 3 ダイヤログボックス上部に [ 全部 ][ 表示 ][ ファイルの種類 ] の3つのタブがあります その中の [ 表示 ] をクリックします ダイヤログボックスの表示が 表示 タブの内容に変わります フォルダオプション のダイヤログボックス [ 表示 ] タブ 4 [ 詳細設定 ] のスクロールボタンで 表示内容を下方向にスクロールします ( 最下段から3 番目の項目 ) [ 登録されている拡張子は表示しない ] のチェックボックスに レ点 のチェックが付いています これで [ 拡張子は表示しない ] 設定になっています チェックボックスをクリックして チェック ( レ点 ) を消して下さい そして OK をクリックして下さい [ 登録されている拡張子は表示しない ]( 最下段より 3 番目 ) 3

4 5 ファイル名に拡張子が付いて表示される様になります 1.5 ショートカット ( 近道 ) アイコン ( 図柄 ) とはーーーーーーーーーーーーーーーーショートカットアイコンとはフォルダやファイルの分身のようなものです 例えば ファイルのショートカットをディスクトップ上に作っておくと ファイルが入っているフォルダを開かなくても ショートカット ( 近道 ) をダブルクリックするだけでファイルを開くことが出来ます よく使うファイルやフォルダについては ディスクトップ画面上に ショートカット を作っておくと非常に便利です その作成手順を以下に解説します 1 [Microsoft Word 文書ファイル.doc] アイコン上で 右クリックし 表示される ショートカットメニュー から [ 送る ] [ ディスクトップ ( ショートカットを作成 )] をクリックします 2 ディスクトップを表示すると ショートカットアイコ ン ができています [ 送る ] [ ディスクトップ ( ショートカットを作成 )] 3 ショートカットアイコンには 左下に矢印のアイコンが付きます ディスクトップにできたショートカットアイコン 不要になったショートカットアイコンを削除しても 本体のファイルは削除されません <Step@2> フォルダの操作とファイル管理の手続きについて 2.1 新しいフォルダの作成ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー メニューバーを用いる方法 >[PC 初心者向き ] の操作手続きとして推奨します 1 <フォルダの使い方 > 学習用教材 (100526) のウィンドウが開いた状態にします フォルダウィンドウのメニューバーから ファイル のタブをクリックして メニューから [ 新規作成 ] -[ フォルダ ] と進んでクリックして下さい 新しいフォルダ( 仮称名 ) が作成されます 2 新しいフォルダ というのは仮の名前です 新しいフォルダ プライベート 4

5 現在 名前は青く反転した状態です [Backspace] キーか [Delete] キーを押すとすべて フォルダ名の入力削除することが出来ます 削除したら日本語入力をオン ( 全角あ般モード ) にして プライベート と入力して確定して下さい 入力できたら もう一度 [Enter] キーを押すとフォルダの名前として確定します ショートカットメニュー ( 右クリック ) を用いる方法 >PC 経験者に推奨します 1 フォルダをもう1つ作成しましょう ウィンドウ内の何も無い空白の部分で右クリックして下さい ショートカットメニューが表示されます ショートカットメニュー内を [ 新規作成 ]-[ フォルダ ] とたどってクリックして下さい 2 新しいフォルダ が作成されます プライベート前と同様にして名前を削除して 仕事 と入力して確定して下さい これで新しいフォルダが2 仕事つ出来ました 作成した2つのフォルダ 2.2 フォルダ名の訂正ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー一度確定してしまったフォルダ名を訂正することができます ファクションキー [F2] を用いる方法 1 名前を訂正したいフォルダをクリックして選択し仕事ます [ 仕事 ] フォルダをクリックして下さい 青く反 選択状態のフォルダ転表示になり選択状態となります 2 キーボードから F2 キーを押下して下さい 仕事フォルダ名の部分だけ青く反転表示になり フォルダ名を編集できるようになります フォルダ名が編集可能な状態 3 [Backspace] キーか [Delete] キーを押下して名作業用前を削除し 新しい名前として 作業用 を入力 フォルダ名を訂正し 確定して下さい これで名前の訂正ができました また 名前の一部だけ訂正したい時は キーを押下するとカソールが表示されますので 必要な文字だけ訂正 追加が出来ます ショートカットメニュー ( 右クリック ) を用いる方法 >PC 経験者に推奨します 1 名前を訂正したいフォルダをクリックして選択し仕事ます [ 仕事 ] フォルダをクリックして下さい 青く反転表示になり選択状態となります 2 ショートカットメニューで 名前の変更 (M) をク仕事リックします 5

6 フォルダ名の部分だけ青く反転表示になり フォルダ名を編集できるようになります 3 [Backspace] キーか [Delete] キーを押下して名前を削除し 新しい名前として 作業用 を入力して確定して下さい これで名前の訂正ができました フォルダ名が編集可能な状態 作業用 フォルダ名を訂正 演習課題 A <フォルダの使い方 > 学習用教材 (100526) フォルダ内に さらにフォルダを新規作成して名前を付けましょう < 課題 1>メニューバーを用いる方法でフォルダを新規作成し 練習用 1 という名前を付けて下さい < 課題 2>ショートカットメニュー ( 右クリック ) を用いる方法でフォルダを作成し 練習用 2 という名前を付けて下さい < 課題 3> 練習用 1 フォルダの名前を 学習用 1 に 練習用 2 フォルダの名前を 学習用 2 に変更して下さい < 課題 4>さらに2つフォルダを作成し 文書用 画像用 の名前を付けて下さい プライベート 学習用 1 文書用 作業用 学習用 2 画像用 演習課題の結果 2.3 ファイルとフォルダの削除ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーファイルとフォルダを削除する方法は [ メニューバー ] を用いる方法 [Delete] キーを用いる方法 タスク欄 を用いる方法 ドラックする方法等があります メニューバーを用いる方法 1 削除したいファイルやフォルダをクリックして選択します ここでは 音楽のファイル.mg3 をクリックして下さい 青く反転表示の選択状態になります 2 メニューバーの ファイル をクリックして メニューから [ 削除 ] をクリックして下さい ファイルを選択した状態 3 ファイルの削除の確認 のメッセージが表示されます ごみ箱に移しますか の問い合せに はい をクリックして下さい ファイルの削除の確認 6

7 [Delete] キーを用いる方法 1 学習用 1 フォルダをクリックして選択して キーボードの [Delete] キーを押下して下さい ファイルの削除の確認 のメッセージが表示されます タスク欄 を用いる方法 同上 1 ウインドウの左側に表示されている 青い範囲にさまざまなメニューが表示されている部分を タスク欄 と呼び 機能を実行することが出来ます 学習用 2 フォルダをクリックして選択し タスク欄の [ このフォルダを削除する ] をクリックして下さい タスク欄の このフォルダを削除する 2 ファイルの削除の確認 のメッセージが表示されますので はい をクリックして下さい ごみ箱にドラックする方法 >PC 経験者に推奨します 1 フォルダウィンドウを閉じて下さい 前節でディスクトップに作成したショートカットアイコンがありますので これをごみ箱にドラックして削除してみて下さい ショートカットアイコンを ごみ箱 の上までドラックして離すと ディスクトップから削除されます ごみ箱へドラックします 2.4 フォルダを移るーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー [<フォルダの使い方 > 学習用教材 (100526)] のフォルダ構成図ここでは フォルダから別のフォルダに移る方法を学習しましょう リムバブルメモリー ( 外付 USB メモリー ) < フォルダの使い方 > 学習用教材 (100526) プライベート 作業用 文書用 画像用 ダブルクリック 又は [ 進む ] [ 戻る ] 7

8 2.5 フォルダウィンドウの [ 表示形式 ] を変更するにはーーーーーーーーーーーーーーー フォルダウィンドウの 表示形式 を変更するには 1 <フォルダの使い方 > 学習用教材 (100526) のフォルダウィンドウを開いた状態で ウィンドウ内の表示形式を変更します 2 メニューバーの [ 表示 ] から [ アイコン (N)] をクリックして下さい 3 [ 表示 ] メニューから [ 一覧 (L)] をクリックして下さい 4 [ 表示 ] メニューから [ 詳細 (D)] をクリックして下さい 更に サイズや更新日時の並び替えが可能です 5 [ 表示 ] メニューから [ 並べて表示 (S)] をクリックして下さい 6 [ 表示 ] メニューから [ 縮小版 (H)] をクリックして下さい 縮小版(H) の表示例 2.6 ファイルやフォルダの移動とコピーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーファイルをフォルダの中に 移動したりコピーしたりすることが出来ます また フォルダをフォルダの中に移動したりコピーしたりすることが出来ます ファイルの移動するには >( 移動元ファイルは切り取られ残らない ) 1 ペイント画像ファイル.bmp のアイコンを 画像用フォルダ の上にドラックします これでファイルがフォルダの中へ移動します フォルダをドラックする ファイルのコピーするには >( コピー元ファイルは殘ります ) 1 写真(JPEG) のファイルを選択し メニューバーの [ 編集 ] から [ コピー ] をクリックします [ 編集 ]-[ コピー ] 8

9 2 画像用フォルダ をダブルクリックして開 き [ 貼り付け ] をクリックします ファイルがコピーされました 3 画像用フォルダ の中のファイルをダブルクリックし ファイル表示を写真モードにします 桜木町駅界隈の [ 横浜みなとみらい21] の街夜景が表示されます 4 ツールバーの [ 戻る ] ボタンで [<フォルダの使い方 > 学習用教材 (100526)] フォルダに戻って下さい [ 編集 ]-[ 貼り付け ] コピーされたファイル ([ 写真 ] モード ) 演習課題 次のファイルの [ ショートカットメニュー ( 右クリック )] により移動 コピーを行って下さい < 課題 1> Microsoft Word の文書ファイル.doc を 文書用 フォルダ内に [ 移動 ] して下さい < 課題 2> Microsoft Excel のワークシートファイル.xls を 文書用 フォルダ内に [ コピー ] して下さい < 課題 3> メモ帳の文書ファイル.txt を プライベート フォルダ内に [ 移動 ] して下さい < 課題 4> 音楽のファイル.mp3 を 作業用 フォルダ内に [ 移動 ] して下さい < 課題 5> それぞれのフォルダを開いて 正しく [ 移動 ][ コピー ] されているか確認して下さい < 課題 6>[< フォルダの使い方 > 学習用教材 (100526)] のフォルダに残った Microsoft Excel のワークシートファイル.xls と 写真 (JPEG) のファイル.JPG を削除して [ ごみ箱 ] を空にして下さい [ プライベート ] フォルダ メモ帳の文書ファイル.txt [ 文書用 ] フォルダ Word の文書ファイル.doc Excel のワークシートファイル.xls 演習課題の結果 フォルダを [ 移動 ] するには 1 フォルダも ファイルと同様にドラックする と 更にフォルダへ移動できます 画像用 フォルダを プライベート フォ ルダの上にドラックして下さい ファイルをドラック [ 画像用 ] フォルダ 写真 (JPEG) のファイル.jpg ペイントの画像ファイル bmp [ 作業用 ] フォルダ 音楽のファイル.mp3 9

10 フォルダを [ コピー ] するには 1 コピーもファイルと同様に行います 文書用 フォルダをクリックして選択し メニューバーの [ 編集 ] メニューから [ コピー ] をクリックします 2 作業用 フォルダをダブルクリックして開き メニューバーから [ 貼り付け ] をクリックします これでフォルダはコピーされました [ 編集 ]-[ コピー ] [ 編集 ]-[ 貼り付け ] 3 元の [<フォルダの使い方 > 学習用教材 (100526)] フォルダに残っている 文書用 フォルダを削除して ごみ箱を空にして下さい ファイルやフォルダを移動した結果 現在は次のようなフォルダの階層構造になりました 外付けメモリ (X) (USB メモリー ) < フォルダの使い方 > 学習教材 (100526) プライベート メモ帳文書 F.txt 画像用 写真 (JPEG)F.jpg ペイント画像 F.bmp 演習課題 作業用 音楽の F.mp3 文書や画像などを Application ソフトで作成して 直接目的のフォルダへ保存する方法を学習します < 課題 1> スタートメニューからワードパットを起動して 1 行目に フォルダの学習用 と入力して この文書 を 文書用 フォルダへ [ 名前付けて保存 ] を選択して 新規 に保存します なお フォルダ名は [ フォルダ の学習用 (1)] とします また 正しく 文書用 フォルダに保存されているかを確認しましょう < 課題 2> スタートメニューからワードパットを起動して 上記の [ フォルダ学習用 ] ファイルを開き 2 行目に [ フォルダの学習用 (2)] と入力して この文書を 文書用 フォルダへ 上書き保存 を選択して保存します まとめ フォルダ階層構造完成図 文書用 MS-Word 文書 F.doc MS-Exce シート F.xls ファイルは フォルダで階層化まとめ ( 種類や目的別に ) して分類 ( カテゴリ ) することが重要です 必要なファイルは種類や目的別に [ フォルダ ] に分けて管理し 不要な [ ファイル ] は削除できる様 ここで学習した内容を復習し 実際に活用できる様にしましょう ( 以下余白 ) 10

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