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さみらいさやま
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1 平成 29 年 (2017 年 )8 月 25 日於 : 立命館大学大学評価 IR 担当者集会 2017 IR 初級者 / 初心者セッション IR 入門のためのグループ討論各班からの報告とコメント 1. 目的と進行グループワークは, 本セッションの趣旨から, 各大学の IR 業務に関する現状を共有する情報交換を中心としました 8 班のうち,IR 業務未経験者のグループが2 班ありましたので, この班には講師もメンバーとして入りましたワークの進行は, 事前に参加者がまとめた所属大学の現状と課題を報告することからはじめ, 各グループでメンバーの大学の進める IR の現況を共有し, 各大学の抱える課題について, その解決策を探りました最後に各グループから討議内容を報告し, 各グループの討議内容を全体として共有しました 2. 各グループからの報告とコメント 1 班 : 星薬科大学の輪千と申しますよろしくお願いいたしますわが班ではまず全員の自己紹介兼ね大学の IR の状況につい話した中から大学によっては IR の認識のされ方が違うということを共有しました特に評価系と IR が一体化している大学と全くそうでない大学がありましたほとんどの場合評価系の業務が優されて IR の活動は何をしたらよいのか分からない状態になっているようでしたまた, 執行部の方の IR に対する認知度が低いのではないかという意見もありましたこの他,IR の担当者は, ほとんどの場合兼務ということで, 兼務でありながらうまく業務を運営できないかというようなことを検討しましたデータについて卒業生データは重要なものの, 収集が難しいというような話題が挙がりました以上です嶌田 : はいありがとうございます IR も評価もあまりやってること変わらないと思うんです今度内部質保証の話になってくると要するに継続的な改善が求められます授業の単位で先生方も改善する学科も改善する学部も改善するみたいな話になったときにそこのところに定期的にどういうデータをお渡ししますかみたいなところがポイントになるかと思います内部質保証システムは認証評価だから評価の話ということではなくて IR がどんどんデータをフィードしなくちゃいけなくなってくるわけですそういうデータ提供流通をきちんと継続的な仕組みつまりシステムとして運用できるんであればそれが内部質保証システムという話になってきますそうなると評価と IR っていうのは反目し合うわけじゃなくてもう協力してやるしかないっていう感じになってきます山本 : そうですね私は評価と IR と両方を担当していますが, 委員会は別になっていますすですので,IR の立場評価の立場は別になります分けて業務を行うことだからこそ浮かんでくるアイデアもあるかと思いますので, 役割さえしっかり考えて業務を行うことで, 双方に利点はあると思います 104

2 IR 入門のためのグループ討論各班からの報告とコメント 2 班 : 京都大学の野田ですよろしくお願いします 2 班は構成員の方が国立私立公立と分かれまた所属も大学の方と法人の方とバラエティーに富んでいましたいろんな話題がありましたが 3 点ある程度共通的に挙がってきたところをまとめました 1 点目はトップの意識ということですトップが IR に過剰な期待をし過ぎで, 改善策まで考えてくれというようなことを言われてそれは困るという課題です 2 点目はデータベースを含めて組織のインフラがうまく整備できていないということですなかなか IR の必要性が認められない, もしくは予算の問題もあって, うまくいかないという点です 3 点目は人の部分でジョブローテーションで人が入れ替わってノウハウが蓄積されないということです個人的な IR スキルというのが個人ベースで勉強していくしかないので活かしにくいという話をしました以上です嶌田 : ありがとうございました多分そのジョブローテーションで IR 担当が変わっていくっていうのが多分アメリカと日本の IR の大きな違いですアメリカが専門職でやってるのに対して日本型 IR の一つの特徴が常に新たに IR 担当者になる方が一定の量いらっしゃるということだと思いますだから多分こういう感じの初級者向けそして初級から上がってきたっていうような方への情報提供とその相互研鑽の場の提供が重要になってくると思っていますまた例えば中級くらいにはきたのでもっと勉強したいって方にどういう教育プログラムを我々としても提供できるかそこのところはいろいろ考えていきますのでこういうことを学びたいみたいなことは最後はアンケートに書いていただければと思います山本 : ジョブローテーションは事務職員で担っていく部分については気にかかるところですしかし,IR 業務をあまり特別視しないで例えば, 研究支援業務でも学生補導業務でもある程度は学ばなければいけないことが常にありますその一つとして IR にも必要な能力があり, 学習も必要だと捉えていったらそんなに気負わなくてもよいのではないかとも思います 3 班 : 筑波技術大学の岩澤です 3 班の報告をさせていただきますこちらの班は比較的 IR の組織をこれから立ち上げるまたは立ち上げて年数が浅い大学の担当者で構成されていました研修前に皆さんが書いておられた課題について, ほぼこの研修の中で解決はされたというものもありましたお話をしていた中でルーティンワークはそこそこ引き継いでいけるのですが, 突発的な依頼についてはその人のスキルで対応してしまい後輩や後任者につながらないということがあるがそれをどうやって解決したらいいんだろうという話がありましたそれぞれが明確な依頼を受けるに当たってはやはり明確に指示を残してその上で記録自体取っていったほうがいいだろうというようなお話がありましたそのためにはやはり上司の理解があることで仕事を長く続けられることになろうかと思います以上です嶌田 : ありがとうございましたそうですねある時だけなんかすごい頑張っちゃう人が来 105

大学評価 IR 担当者集会 2017 IR 初心者初級セッション ( 於 : 立命館大学 ) るとと後任の人が結構大変な思いをするっていうのはもともと僕も事務採用ですから分かりますそれやっちゃうと結構大変なので僕は多分それで事務ローテーションから外されて教員のほうに組み込まれたんじゃないかと思ってますだから恐らく本当は専門職みたいなのが必要だと思います事務の人が勉強して

3 大学評価 IR 担当者集会 2017 IR 初心者初級セッション ( 於 : 立命館大学 ) るとと後任の人が結構大変な思いをするっていうのはもともと僕も事務採用ですから分かりますそれやっちゃうと結構大変なので僕は多分それで事務ローテーションから外されて教員のほうに組み込まれたんじゃないかと思ってますだから恐らく本当は専門職みたいなのが必要だと思います事務の人が勉強してそういう専門職になるのもありだし教員のほうが要するにいろいろ一般的なことも学んで専門職になるのもよいでしょうだからそういう専門職をどう養成するのか多分その辺の議論が今後やっていかないと思います課題の内容によっては教員と事務でお互いに帯に短したすきに長し状態になっちゃってる気もしますし結構難しい問題かと思います山本 : 業務の引き継ぎを考えたときに私たちの一番の商品はデータですですので, ご議論にありましたように, データの形を分かるように残していかれること, またアウトプットとして作成したグラフの作成プロセスを残しておくことが重要です特にグラフは複数の生データを複合させて作ったものが多いので, どのように作成したのかを残していく, またそれを皆さんにも分かるようにしておくというのは大切なことだと感じています 4 班 : 山梨大学の奥脇と申します 4 班のメンバーは, 私立大学 2 名, 独立行政法人 1 名, 国立大学 2 名という構成でした 4 班では課題現状今後の展望という三つの切り口で議論情報交換を進めましたまず課題としましては学内の知名度が低いという点がありましたまた知られていても上層部だけで他の教職員からは何それ? という声が挙がる状況にあるということが課題としてありました現状としましては主に組織の構成について話し合われまして, 主任 1 名で業務を行っていたり, 企画評価部門と IR がセットになっていたりという現状が挙がりましたまた, 執行部から課題が降りてこないけれどもどうなっているかという話だけが降りてくるいうような話がございました今後こういった課題現状を踏まえまして学内でセミナー等を開いて周知を図っていきたいそんな声も挙がっていました以上です嶌田 : ありがとうございました丸ぶりっていうかそうなんですよね知りたいことがあったら具体的にちゃんと人を付けてからそういう話をしてくれればいいんですけれども人は付けない金は付けないけどどうなってるの? っていうことはよく聞きますやっぱりどこも一緒なんだと思ったんですけれど山本 : どの大学も大して変わらないところと思いますなかなかトップの理解や教職員全員の理解は難しいと思うのですそれは,IR は全員が利用するサービスなのかどうかという, その大学での位置づけにもあると思いますまず必要な人に理解してもらうことは必要だと思いますしかし, 全員が同じレベルで理解してもらう必要はないかも知れません周知については必要なところから徐々広げていく方法がよさそうに思います嶌田 : だからまず集中的に営業かけていただいて進んでいただければと思います 106

4 IR 入門のためのグループ討論各班からの報告とコメント 5 班 : 首都大学東京の塚本と申します 5 班で話した内容について, まず IR を担当している職員が専任なのか兼任なのかとかいう話がありました評価業務と兼務なので IR の担当者は実質的には 0.3 人分ぐらいだとか 0.5 人分だとか 2.5 人分ぐらいの大学もありました特に導入時点においては, 専任者がいないと推進するのは難しいのではないかとの課題も伺えましたまたデータを集める際の苦労も話題になりましたデータベースを導入するとき各所管で使っているシステムがばらばらだった場合どのようなデータベースを導入したらいいかまた, そのデータベースにはどのような BI ツールが必要になるのかどうか, 選択にあたっての判断基準がなくて困るという話題もありましたまた IR の目的についてどういう目的で行っているのか情報交換しました教学 IR に絞った目的だったり特に定まった目的はなく都度都度学長のオーダーに答える IR だったりそれぞれの大学が必要に応じて目的をもって IR が導入されたということを共有しました以上です嶌田 : ありがとうございました 0.5 人しかいない IR 部署で何ができるのかっていう話を 3 月に京都で報告したんですけど要は結局何と組み合わせるかなんです評価と組み合わせれば 0.5 人でもいけるかどうかなどの考察です学生調査メインなら学務系と組み合わせれば 0.5 人でいけるでしょうし IT 系と組み合わせればデータベースなどカバーできると思いますそんな感じでどこと組み合わせるといいのかみたいなところは戦略性が結構高いかと思いますあとデータベースに関しても結局無理やり統合データベースを作る必要はなくてあのデータはあの部署がこういうふうに持ってるみたいな情報をまずは持っていればなんとかなりますだからあとはデータ間をつなげられるキーデータさえあればいけるかと思うんですけどどうでしょう山本 : データベースを構築する話題もありましたがそのような場合は詳しい人がいないと判断が難しい事項が多いと思いますので, そこは, 組み合わせでの業務になると思います IR サイドはデータベースを使う側になりますので使い手としてデータベースの構築に関わることになると思います 1 人悩む業務ではないように思いますので,IR の位置づけや時期に応じて, 業務の組み合わせが必要でしょう 6 班 : 首都大学東京の鈴木と申しますよろしくお願いいたします 6 班の構成は,IR を立ち上げたばかりの大学とこれから検討していく大学に分かれておりましたそれぞれの状況について情報共有をしたところです主な話題としては, まず事務職員の体制について教員と職員が一緒の組織になっている大学もあれば職員だけの大学もあったり, またバーチャルな兼務だけの組織もあったり, 大学によって異なっていることを共有しました組織によって進め方も異なるはずなので, そういう点で難しい点もあるという話になりました次に IR を活用してもらうための知名度とか周知の問題がありました今日の講演でインパクトのあるデータを示したほうがいいのではないかとかいう点などを参考にしましたまた実際の事務職員と教員に役に立っ 107

5 大学評価 IR 担当者集会 2017 IR 初心者初級セッション ( 於 : 立命館大学 ) たと実感してもらえるようなデータを提供できればもっと浸透するのではないかというよう話がありました以上です嶌田 : ありがとうございました IR オフィスができたからなんか仕事が減って楽になったって実感あとは要するに IR オフィスがいろいろデータ出してくれて可視化されたグラフとか出してくれて仕事が楽しくなった自分らがやってることっていうのがどうなっているのかっていうのが見えてきて自分の仕事に対するプラスアルファがあったなどそういう楽になった楽しくなったみたいなところに貢献できるようになっていくと IR オフィスつくってよかったあの部署を作って正解だったみたいな話になるのではないかと思いますあまり滅私奉公っていう意味でやらなくてもいいんですけど多分 IR でやったことがすごい無駄になってしまっている中にいる人が損耗する場合多分昔の評価疲れと同じになると思います大学評価が始まって最初評価疲れというのがかなりクローズアップされましたなぜかといいますと大学評価やっても結局改善につながらないそうすると報告書だけ作って徒労感が残るだから評価疲れっていうのがかなり問題になった時期がありました今このままいくと IR 疲れみたいな話が当然出てくるのでだったらそうならないようにどうしたらいいんだろうということを考えておかなくてはなりませんだから IR のやったことが一つでも無駄にならないようにどうすればよいかどうせ他の部署がやらなくてはならないことがあるんだったらそれを IR の仕事にしてとりあえずやってしまえば少なくとも無駄にはならないと思うんですけどどんな感じでしょういつもむちゃぶりですけど山本 :IR 業務は, 報告したデータを見る人によっては楽しいもの, 役立つものとと思ってくれる仕事と思います例えばグラフでは見たことないような形だったり, カラフルなデザインだったりすると常に会議資料ばかりに目を通しているトップの人にとっては IR って何か違うな, 面白そうだと感じることもあるようです面白そうだという点から入いることのできる仕事だと思います 7 班 : 石川県公立大学法人の辻村です 7 班につきましては私の所属する法人の課題についてお話ししたいと思います私石川県公立大学法人の所属ですけれども石川県立看護大学と石川県立大学という農学系の単科大学を設置しています法人になります昨年度県の評価委員会の評価の参考意見としまして IR 活動を推進する体制を構築しなさいというような指示がありまして今検討を進めているところでございます体制を構築しろとは言われたんですが設置団体の県からはお金も人も出せないということを言われてましてそういった状況の中規模の小さい大学でも持続可能なものにするにはどういった内容でどういった体制がいいのかを考えるのが今の課題ですそれに対して人が得られないのであれば例えば認証評価のときに必要なデータを集めるということを IR に置き換えたらどうかというようなご意見やまた特別に分析まで必要だと思われるものは例えば若手職員のワーキンググループで研修を兼 108

6 IR 入門のためのグループ討論各班からの報告とコメントねて分析をさせたらどうかとのご意見をいただきました以上です嶌田 : ありがとうございました IR 業務といいますか IR みたいな仕事って実はもう既に大学でやってるんですそれを財務でも学務でもどこでもやってるわけですそういうのを横串刺すような感じでまとめてみましょうとかいろんなデータ組み合わせてやってみましょうみたいなところがなかなか今やってなかったところなのでそこを進めたいという側面も IR にはあるかと思いますだから IR 業務 IR 機能って日本の大学あるんですかって? という話ならあるわけですそれをどう高度化していくのかみんなの役に立つようにしていくのか多分そこが今課題ですだけどそれがある必然性と云いますか何かやらなきゃまずいってことではなくて特に目に見える形で困っていないけど何かやってくれみたいなノリでいくことも多いのでなかなか現場の人が大変になってしまうわけですね別に大学は困ったほうがいいっていう話じゃないんですけども将来困るべきところどこですか? みたいなところから逆算していって早めに手が打てるようなものが出せればいいのかと思うんですけどどんな感じですか山本 : そうですね今日のお話を伺ってると IR として何をしていこうかというところでしたので, いろいろご提案もあったようですからまずできるものから取り掛かってみることが大切だと思いますデータと対面する中からここがこれから危機になるかもしれないとか, ここは IR として分析しなくてもいいかというように焦点が絞られることもあると思いますそしたら IR の目的を考え直していく方法もあろうかと, お伺いしておりました 8 班 : 三重大学の伴と申します 8 班ではこれから IR 室を設置するという大学と, 既に設置されている大学に分かれていましたこれから設置する大学では導入のプロセスとか導入に当たっての留意点を知りたいというご意見があり, 既に設置されている大学では収集したデータの確実性をどう高めるかというところと, 集めたデータをどう蓄積するかという課題がありました導入のプロセスに関連して議論したのは目的の明確化からスタートさせるべきだろうということです IR の目的には二つの種類があるということ他大学との差別化を図る目的と, ある問題があってそれを解決するための IR があるということを共有しました嶌田 : ありがとうございましたデータの蓄積って結構重要なんです要するに再利用可能な形でいかに蓄積できるかっていうのが重要です要するに 2 度同じことを聞かなくて済むっていうところにつながっていきます結局似たようなことが IR 室から何回も照会されたら現場の方としてはえ? っていう話になるんですね要するに一度もらったデータは使い倒すだから使い倒せるようなデータをいかにもらえるかってところがポイントになるわけですだからどんなデータ集めるのかっていったらなるべく生にちかいものがよいのかもしれないただ現場も IR のためにデータ集めているわけではないので IR としても結構気を遣ってます感を出すっていうか僕らはデータをもらわないと結局 109

7 大学評価 IR 担当者集会 2017 IR 初心者初級セッション ( 於 : 立命館大学 ) 次の仕事ができないのでいかに迷惑がかからないように現場に負担掛けないようにやるかっていうところは非常に重要かとは思うんですどうでしょう山本 : そうですね IR のために業務が増えてしまっては本末転倒で, 業務効率化も IR の役割にあるぐらいに考えて業務方法を考える必要があると思いますまた, 今日の議論で今の班ではあなたの大学は何で IR やってるんですかという問いかけをされた議論があって面白いなと思って聞いておりましたなかなかこういう場でないと他の大学が何で IR やってるのかとか聞く機会もありません書籍や論文には IR とは何かって説明がありますけれど, 実際に皆さんはどうしてやってるのかは, こうしたコンソーシアムの研修等の機会で意見交換しないと分からないものですぜひ本日の議論をご自身の大学にフィードバックしていただければというふうに思います面白いご議論を聞かせていただいてありがとうございました 110

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名称未設定-2 マッセ市民セミナー NPO法人ちゃいるどネット大阪共催危機管理ヒヤリハットの仕組み作成脇貴志氏株式会社アイギス代表取締役はじめに今日の演題は危機管理ヒヤリハットの仕組み作成ですが実は私はヒヤリハットというテーマは苦手ですなぜかというと知らないとか分かっていないとかあまり経験がないというのではなくてあまりに分かり過ぎていて皆さまの固定概念をたたき壊してしまうからです