平成29年度海外留学支援制度(協定派遣)事務手続きの手引き

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1 平成 29 年度海外留学支援制度 ( 協定派遣 ) 事務手続きの手引き 独立行政法人日本学生支援機構 留学生事業部海外留学支援課 ( 平成 29 年 2 月 )

2 はじめに 1. 海外留学支援制度 ( 協定派遣 ) について 目的 海外留学支援制度 ( 協定派遣 ) は 我が国の大学 大学院 短期大学 高等専門学校又は専修学校 ( 専門課程 )( 以下 高等教育機関 という ) が 諸外国の高等教育機関 ( 大学 大学院 短期大学 高等専門学校又は専修学校 ( 専門課程 ) に相当する諸外国の機関をいう ) 等と学生交流に関する協定等を締結し それに基づき 諸外国の高等教育機関等へ短期間派遣される日本人学生等に対して 独立行政法人日本学生支援機構 ( 以下 機構 という ) が留学に係る費用の一部を奨学金として支援することにより グローバル社会において活躍できる人材を育成するとともに 我が国の高等教育機関の国際化 国際競争力強化に資することを目的とします 派遣学生又は奨学金支給対象者の定義 我が国の高等教育機関 ( 以下 在籍大学等 という ) が 諸外国の高等教育機関等 ( 以下 派遣先大学等 という ) との学生交流に関する協定等に基づいて 在籍大学等に在籍したまま 8 日以上 1 年以内の期間 在籍大学等が実施する派遣プログラム ( 履修科目の一部として実施されるインターンシップ等を含む ) に参加する日本人学生等で 本制度により奨学金の支援を受ける者を 派遣学生 又は ( 奨学金 ) 支給対象者 といいます ( 参考 ) 派遣プログラムの申請要件 - 平成 29 年度募集要項抜粋 - 1 在籍大学等 ( 高等専門学校については 専攻科を含み 第 2 年次以下を対象とするものを除く ) に在籍する学生を対象に実施するもの 2 派遣先大学等との間に締結した学生交流に関する協定等に基づき実施されるもの 諸外国の政府研究機関 国際機関 公的機関等における研修やインターンシップ等を含むプログラムについては 派遣先機関との協定等に基づき履修科目の一部等として行われ 帰国後に単位認定されるものに限ります 3 プログラム実施期間が 8 日以上 1 年以内の計画であるもの プログラムは 諸外国において 連続して 8 日以上実施されるものとします なお プログラムの実施期間に 渡航にかかる期間は含まないものとします 31 日以内のプログラムについては 履修科目の一部となっているものや 派遣前後の準備講習 フォローアップを目的とした語学や専門科目の講義等との一体化など 明確な効果 ( 単位付与等 ) が見込めるものであること 4 参加に必要な語学水準を適切に設定しているもの 5 派遣学生について 在学中はフォローアップのための追跡調査に協力できる管理体制を有するもの 2. 事務手続きの手引きについて この 事務手続きの手引き は 平成 29 年度海外留学支援制度 ( 協定派遣 ) の奨学金に関する事務手続きについて記載したものです 本制度の奨学金事務にあたっては プログラムの申請区分 ( タイプ A タイプ B) や形態 ( 双方向協定型 短期研修 研究型 ) の区別に関わらず この手引き並びに機構ホームページに掲載する様式及び事務連絡等の通知文書によって実施してください 1

3 平成 29 年度海外留学支援制度 ( 協定派遣 ) のページ 日本学生支援機構ホームページ 留学生支援 学校関係者の皆様 海外留学に係る学校関係者の皆様 海外留学支援制度 ( 協定派遣 ) 平成 29 年度海外留学支援制度 ( 協定派遣 ) なお 前年度手引きからの変更は 5 頁 第 1 章 1 前年度手引きからの変更について に記載していますので ご確認ください また 双方向協定型の協定受入については 平成 29 年度海外留学支援制度 ( 協定受入 ) 事務手続きの手引き によって実施してください 注意点 文中特に断りのない限り 学校 は国内の在籍大学等です 文中特に断りのない限り 大学 は大学院を含みません データを提出 ( 送信 ) する際は 39 頁別紙 1 データ送信時の電子メール件名及び Excel ファイル名 を確認してください 学校から機構に派遣学生等の個人情報を含むデータを提出 ( 送信 ) する際は 個人情報保護の目的から 必ず平成 29 年度用のパスワード ( 平成 29 年 3 月に別途郵送にて通知 ) を設定してください 平成 28 年度採択プログラムの平成 29 年度継続支援については 平成 29 年 3 月中旬通知予定の事務連絡を確認してください 3. 個人情報の取扱いについて 提出された個人情報は 本制度実施のために利用されます また 行政機関及び公益法人等から奨学金の重複受給の防止等のために照会があった場合は 必要に応じて提供されます その他 この利用目的の適正な範囲において 学校 在外公館 行政機関 公益法人及び業務委託先に必要に応じて提供され その他の目的には利用されません 4. 照会先及び書類 データ等提出 ( 送信 ) 先について 住所 ( 書類提出先 ) 東京都江東区青海 独立行政法人日本学生支援機構留学生事業部海外留学支援課協定派遣担当 / 協定受入担当 電話 ( 協定派遣担当 / 協定受入担当 ) FAX ( 協定派遣担当 / 協定受入担当 ) メールアドレス ( データ提出先 ) haken-t@jasso.go.jp ( 協定派遣プログラム ) ukeire-t@jasso.go.jp ( 協定受入プログラム ) 2

4 目 次 第 1 章平成 29 年度事務手続きにおける注意点 前年度手引きからの変更について 平成 28 年度採用者の平成 29 年度支援における事務手続きについて 本制度奨学金事務担当者の登録及び変更について... 9 第 2 章奨学金支給対象者の資格 要件 奨学金支給対象者の資格及び要件 第 3 章奨学金の支給基準 支給月額 奨学金の支給基準 奨学金月額 第 4 章支給対象者の登録申請 奨学金支給申請 支給対象者の登録申請及び機構への奨学金支給申請 登録データ 申請用 の作成方法 奨学金支給申請書 ( 様式 B) の作成方法 銀行振込依頼書 ( 様式 A) の作成方法 執行管理について 第 5 章 登録データ の登録内容変更 登録取消 補欠採用登録 登録内容変更 登録取消 ( 補欠採用登録を伴わない登録取消 ) 奨学金の返納が生じる場合 ( 補欠採用登録を伴う ) 登録取消及び補欠採用登録 第 6 章 在籍確認 及び派遣学生への奨学金支給 在籍確認 派遣学生への奨学金支給及び 受領確認 第 7 章採択プログラムの辞退 実施条件等の変更 採択プログラムの辞退 採択プログラムの実施条件等の変更 プログラムの採択取消又は支給対象者の登録取消 第 8 章報告書の提出 プログラム実施報告書 支給対象者修了報告書 留学前 留学後報告書 取得単位報告書 奨学金支給報告書 第 9 章その他 奨学金受給証明書 の発行 奨学金等支給事務の適正な実施について 派遣学生等の安全管理について トビタテ! 研修オンライン の活用について 別紙 1 データ送信時の電子メール件名及び EXCEL ファイル名 別紙 2 派遣先地域による奨学金月額 別紙 3 国 地域コード表 別紙 4 各様式の提出時期等 別紙 5 登録データ 申請用 の登録項目について

5 ( 参考 ) 登録 支給申請 - プログラム実施 ( 在籍確認 )- 報告書提出 機構学校学生 ( 第 2 章 ) 採択プログラムの参加者を募集支給対象者の選考 ( 第 3 章 第 4 章 ) 選考した派遣学生の 登録データ を提出登録 ( 第 3 章 第 4 章 ) 支給 奨学金支給申請書 を提出申請支給対象者の登録承認 ( 登録者番号付与 ) 派遣学生に結果通知奨学金支給 ( 機構 学校 ) ( 第 6 章 ) プログラム実施プロ毎月の在籍確認グ毎月の奨学金支給ラ ( 学校 学生 ) ム実施(在 ( 第 5 章 ) 籍確 登録データ 変更の届出認)( 第 5 章 ) 奨学金 ( 第 8 章 ) 応募 留学前 留学後報告書 の留学前回答分を入力 ( 第 6 章 ) プログラム参加 毎月の在籍確認奨学金申請 受領 ( 第 6 章 ) 随時留学期間の変更等学校報告 登録変更承認返納金額確定 奨学金の返納 ( 第 8 章 ) 報告書提出 実施確認プログラム評価 支給報告書 ( 年度別報告 ) 留学前 留学後報告書 ( 学校取りまとめ用 ) プログラム実施報告書 支給対象者修了報告書 取得単位等報告書 ( 第 8 章 ) 留学前 留学後報告書 提出 4

6 第 1 章平成 29 年度事務手続きにおける注意点 1 前年度手引きからの変更について 変更内容の詳細については 手引き該当ページを確認してください 番号項目平成 28 年度手引きからの変更内容手引き 1 2 推薦書 ( 様式 L) の判断事由 支給対象者の要件 ( 経済 ) ( 短期研修 研究型プログラムのみ ) 成績評価係数 2.30 相当以上と認め 本制度の支援を受けることが適当であると判断した事由の選択について オ : その他 の内容を整理し 判断事由 の選択肢を変更 追加しました 経済的理由により 自費のみでの採択プログラムへの参加が困難な者 について これまで掲載していた別表 ( 家計基準 ) を削除し 機構が実施する第二種奨学金在学採用の家計基準に合致する者を優先とする 取扱いに変更しました ( 募集要項記載事項 ) 11 頁 12 頁 これまで記載がありませんでしたが ( 高等専門学校専修 3 支給対象者の要件 ( 在籍大学等に戻り学業を継続する者又は学位を取得する者 ) 学校専門課程にあっては卒業する者 ) を追記し 要件を満たさない場合の説明を追加しました ( 募集要項記載事項 ) また プログラム途中に大学学部を卒業し大学院に入学する者は要件を満たさないことについて 注意を追加しました 12 頁 4 支給対象者の要件 ( 機構が実施する貸与奨学金との併給 ) 5 奨学金の支給基準 6 一時不在 7 複数回派遣の奨学金月額 8 指定都市地域の月額 登録データ の登録項目について 機構が実施する貸与奨学金の奨学生番号 継続希望有無等の項目を削除しました これまで留学開始月と留学終了月の合計派遣日数から支給対象月を決定していましたが 派遣日数が連続して8 日以上の月は支給対象月とする取扱いに変更しました なお 派遣期間 14 日以内のプログラムの支給対象月は 別に定めています これまで 各支給対象月に含まれる全日数に及んで派遣先国 地域を離れた状態 を一時不在としていましたが 奨学金の支給基準を変更したことに関連し 支給対象月において 派遣先国 地域にいる日数が連続する8 日の期間に満たないとき を一時不在として取り扱うことに変更しました 同一プログラム内で 同一の学生が 異なる月額の地域に派遣される場合の月額について これまでの基準を統一し 全派遣期間の日数に区別なく 滞在日数が長い地域の月額を一律 ( 全支給対象月 ) に適用 する取扱いに変更しました なお 滞在日数が同じ場合は 金額が高い地域の月額を一律 ( 全支給対象月 ) に適用します ( 募集要項記載事項 ) 指定都市のニューヨーク市及びワシントンD.C. について 誤登録申請が多いため注意を追加しました また 別紙 3 国 地域コード表 について 地域別アイウエオ順に並べ替えた表を機構ホームページに掲載しました 12 頁 13 頁 13 頁 15 頁 頁 これまで年度ごと かつ 4 回 ( 月 ) 分ごとに奨学金支給申請 を行っていましたが 年度ごとに 1 回のみ 奨学金支給申請を 行うことに変更しました 登録データ を提出 ( 送信 ) する時に 9 奨学金支給申請書 ( 様式 B) の提出時期 あわせて 登録年度 ( 平成 29 年度 ) 支給対象分を1 回にまとめ 奨学金支給申請書 ( 様式 B) を提出します 継続実施プログラムの継続年度 ( 平成 30 年度 ) 支給対象分は 奨学金支給申請書 ( 様式 B) とあわせて 平成 29 年度 頁 海外留学支援制度 ( 協定派遣 ) 登録者における平成 30 年度 継続データ を提出します 継続年度分の支給申請日程は 平成 30 年 3 月頃に別途通知します 5

7 番号項目平成 28 年度手引きからの変更内容手引き 銀行振込依頼書 ( 様式 A) の提出時期 登録データ の提出時期 これまで派遣開始月の最も早いプログラムの支給申請にあわせて提出していましたが 全ての採択校について 提出期限を平成 29 年 3 月 31 日 ( 金 ) に統一します これまでどおり 留学開始月の前月を登録申請月とします (4 月留学開始者を除く ) が 奨学金の支給基準を変更 (13 頁参照 ) したため 留学開始月が支給対象月とならない派遣学生分も同じ月にまとめて登録申請することになります 奨学金支給申請についても同様です 頁 頁 登録承認の派遣学生への通知 ビザ申請のための事前登録及び奨学金支給申請 登録データ の作成方法 登録申請前に 一時不在 が確定している場合 同一プログラムに複数回派遣する支給対象者の 登録データ 入力方法 プログラム超過チェック表 18 返納申請額 19 返納手続き 20 補欠採用登録の要件 21 派遣学生本人の 在籍確認 の新規様式 支給対象者として登録承認された派遣学生に対し 学校が結果を通知する際にあわせて 登録者番号 を通知することについて追記しました 在籍確認書( 派遣学生用 ) を提出する際に 登録者番号 が必要となります ビザ申請のため 定められた登録申請月より前の登録が必要と学校が判断した場合に限り 登録申請月の前々月から 登録データ を提出できることにしました 事前登録申請を行う場合は あわせて奨学金支給申請を行ってください これまで 新規登録又は登録変更を行う場合は 登録承認された派遣学生全てのデータが登載されている 登録データ を直接追加 変更して機構に提出することとしていましたが 新規登録又は登録変更を行う当該派遣学生のデータのみを抽出して作成した 登録データ 申請用 を機構に提出することとしました 登録申請前に 一時不在 が確定している場合は 申請前に機構へ連絡し 所定の届出を提出することにより 一時不在 分の金額を差し引いて登録 支給申請を行うことが可能となりました 複数回派遣の 支援期間 の入力について これまでコメントに入力していましたが その他の項目と同様に セル内にコンマ (,) で区切って2 回目以降の内容を入力するように変更しました 学校において プログラムごとの登録人数 奨学金支給実績等を正しく把握し管理するための様式を 平成 29 年 3 月に機構ホームページに掲載しますので ご活用ください 奨学金支給申請書 ( 様式 B) の提出時期の見直しに関連し 留学開始の変更等において支給申請済みの年度支給額に変更が生じない場合は 返納手続きは不要としました 年度支給額に差額が生じる場合は その差額を返納申請額とします これまで 登録内容の変更又は登録取消に伴い返納が生じる場合 登録データ の提出とは別に 返納報告書 (H28 様式 D) を提出していましたが 返納報告書 の提出は不要としました 登録データ を提出する際に 返納申請額 を入力してください 機構は変更の承認にあわせて 返納依頼書 を学校に送付 ( 電子メールにて送信 ) しますので 依頼書に基づき返納を行ってください 奨学金の支給基準を変更 (13 頁参照 ) したことに関連し 補欠採用登録の要件を変更しました これまでの要件に 補欠採用候補者のプログラムが開始していないこと を追加し 一致項目の 支援開始月 を 支給対象月 に変更しました これまで見本書式として在籍確認用の様式がありましたが 6 18 頁 18 頁 頁 19 頁 20 頁 22 頁 24 頁 頁 26 頁 28 45

8 番号 項目 平成 28 年度手引きからの変更内容 手引き 在籍確認を確実に実施いただくため 派遣学生用の 在籍確認書 ( 様式 C-2) を作成しました 原則として この様式により派遣学生本人の在籍確認を行ってください 頁 派遣先機関の 在籍確認 の方法及び新規様式 在籍確認及び受領確認簿 ( 様式 C-1) の様式変更 派遣期間 14 日以内で支給対象月の派遣日数が 8 日に満たない派遣学生の在籍確認 採択辞退届 ( 様式 E) 提出時の留意事項 採択プログラム変更届 ( 様式 F-1) の様式変更 双方向協定型プログラム用参加大学等追加手続きのための 採択プログラム変更届 (H2 8 様式 F-2) の廃止 プログラム実施報告書 ( 様式 G 及び様式 G -2) の様式及び提出時期 支給対象者修了報告書 (H28 様式 H) の様式及び提出時期 支給対象者修了報告書 ( 派遣学生用 ) (H2 8 様式 H-2) 及び 派遣状況調査票 ( 学生用 ) (H28 様式 H-3) の統合及び提出時期 取得単位報告書 ( 様式 I) の様式及び提出時期 トビタテ! 研修オンライン の活用について 支給対象月が2 回以上あるプログラムについて 派遣先機関の在籍確認は 初回の支給対象月のみ行うこととしました また 派遣先機関用の 在籍確認書 ( 様式 C-3) を作成しました 本様式は見本様式のため 必要項目を満たす場合は別様式での確認も可能です これまで支給対象月別に派遣学生の一覧を作成する様式でしたが 奨学金の支給状況を派遣学生別に正確に管理いただくため 派遣学生別の個票形式に様式を変更しました 派遣期間 14 日以内で支給対象月となる留学開始月の派遣日数が8 日に満たない派遣学生の在籍確認は 留学開始月内に在籍確認を行うことができない場合 翌月の派遣期間内に 在籍確認 を行うことを可能としました 平成 29 年度採択プログラムを辞退した場合は 平成 30 年度プログラム申請の際に 学生交流推進タイプ ( タイプB) に申請不可であることについて 留意事項を追加しました 届出項目について 人数 人月数 ( 配分額 ) の変更に関する項目を削除しました 人数 人月数 ( 配分額 ) の変更については 別途通知予定です 双方向協定型プログラムの参加大学等追加手続き用の様式を廃止しました 今後 大学等を追加する際の届出は不要ですが 追加してプログラムを実施する場合は 学校において協定書に 授業料不徴収 免除の記載があること を必ず確認してください 計画書を転記する左ページを削除し 報告項目を見直しました また 郵送による提出は廃止し 電子メールによる提出のみに変更しました 支給対象者修了報告書 (H29 様式 H-1) の報告項目を見直しました 支給対象者の支援内容を証明の上 提出してください また 支給対象者本人の修了報告書 (H28 様式 H- 2) の添付は不要としました 機構への報告書の提出時期は 支給対象者全員のプログラム実施終了後 1か月以内に変更しました 支給対象者が作成する2つの報告書を統合し 留学前 留学後報告書 (H29 様式 H-2) としました 郵送による文書での提出は不要です 学校取りまとめ用 (H29 様式 H-3) に取りまとめ 電子メールで提出 ( 送信 ) してください 機構への報告書の提出時期は 支給対象者全員のプログラム実施終了後 1か月以内に変更しました 支給対象者ごとにプログラム終了年月が異なる場合は 受領漏れが生じないように提出状況を管理してください プログラムとしての単位取得有無欄を追加し 添付物 ( 成績証明書 修了証明書等 ) の提出は不要としました ただし 単位取得有のプログラムについて 単位を取得していない派遣学生がいる場合は 事情書の添付が必要です また 機構への報告書の提出時期は 支給対象者のプログラム実施終了年度の翌年度 6 月末に統一しました 新たに記載しました ご活用ください 頁 頁 29 頁 32 頁 頁 頁 頁 頁 頁 頁 38 頁

9 番号項目平成 28 年度手引きからの変更内容手引き 登録データ 送信時の Excel ファイル名 000 その他の国 地域 の 登録データ 入力方法 登録データ の登録項目について 高等専門学校専攻科の 登録データ 入力方法 Excelファイル名の冒頭に加えていた新規の登録申請時の ( 新 ) 登録内容変更 登録取消時の( 変 ) を不要にしました ただし 補欠採用登録を含む場合は ( 補欠 ) を加えてください 派遣先国 地域の国 地域コードが付与されていない場合 ( 000その他の国 地域 ) は 登録データ 申請用 の 国 地域コード 欄に 000 と文字列で入力してください コメントの入力は不要としました 新たに表を掲載しました 登録データ 申請用 の登録内容 注意事項を記載していますので 作成前にご確認ください 高等専門学校専攻科に在籍している者について 登録データ 申請用 の 在籍課程 欄に C 専攻科 を新設しました 39 頁 頁 47 頁 48 頁 8

10 2 平成 28 年度採用者の平成 29 年度支援における事務手続きについて 平成 28 年度海外留学支援制度採用者の平成 29 年度継続実施分の支援における事務手続きは 平成 28 年度の事務手続きに準じます 各手続きを行うにあたり 平成 28 年度海外留学支援制度 ( 協定派遣 ) 事務手続きの手引き 及び平成 29 年 3 月中旬通知予定の事務連絡 平成 28 年度海外留学支援制度 ( 協定派遣 協定受入 ) 採用者の平成 29 年度における事務手続きについて を参照の上 適切に行ってください 各手続きの様式は 銀行振込依頼書 ( 様式 A) を除き 平成 28 年度の様式を使用してください 平成 28 年度海外留学支援制度 ( 協定派遣 ) のページ日本学生支援機構ホームページ 留学生支援 学校関係者の皆様 海外留学に係る学校関係者の皆様 海外留学支援制度 ( 協定派遣 ) 平成 28 年度海外留学支援制度 ( 協定派遣 ) 3 本制度奨学金事務担当者の登録及び変更について 海外留学支援制度 ( 協定派遣 ) に関する各種通知等のご連絡先及びご照会先として 本制度奨学金の事務担当者の連絡先 ( 担当部署 担当者氏名 住所 電話番号 FAX 番号 電子メールアドレス ) を登録いただいています 事務担当者が変更になる場合は 事前に届け出てください 前年度の連絡先を変更する場合 又は平成 29 年度に初めて協定派遣プログラムに採択された学校が申請書で届け出た連絡先を変更する場合は 担当事務等連絡先変更届 ( 様式 T) により 電子メールにより 速やかに機構に届け出てください 担当事務等連絡先変更届 ( 様式 T) は 必ず別途郵送にて通知するパスワードを設定してください 9

11 第 2 章奨学金支給対象者の資格 要件 海外留学支援制度 ( 協定派遣 ) における派遣プログラムに採択され ( 当該プログラムを 以下 採択プログラム という ) 奨学金支給割当人数及び人月数についての通知を受けた学校は 採択プログラムごとに割り当てられた奨学金支給割当人数及び人月数から算出される配分額の範囲内で 奨学金支給対象者を選考し 機構に派遣学生を登録します 奨学金支給対象者の選考にあたっては 本章に記載する奨学金支給対象者の資格及び要件等を必ず確認してください 1 奨学金支給対象者の資格及び要件 在籍大学等の正規の課程に学位取得もしくは卒業を目的に在籍し 本制度の奨学金支給割当を受けた採択プログラムに在籍大学等が参加を認めた者で 次の 1~7 に掲げる要件を全て満たした者であることが条件となります 1 日本国籍を有する者又は日本への永住が許可されている者 定住者は含まれません 二重国籍者においても 1 を満たす者は含まれます 2 学生交流に関する協定等に基づき 派遣先大学等が受入を許可する者 3 在籍大学等における学業成績が優秀で人物等に優れており かつ 次に定める方法で求められる 支給対象者選考時の在籍大学等における前年度の成績評価係数 ( 以下の [ 成績評価係数の算出方法 ] をもとに 成績評価ポイント を換算し 小数点第 3 位を四捨五入して算出する ) が 満点で 2.30 以上であること 前年度の成績がない場合は 選考時の前学期分の成績から算出するものとします 登録データ は 算出した成績評価係数に基づき 成績評価係数 欄に該当する選択肢 2.3 以上 (2.3 相当以上 ) 2.0 以上 2.3 未満 (2.0 相当以上 2.3 相当未満 )[ 短期研修 研究型 ] を入力の上 提出してください また 算出された成績評価係数について 成績評価係数確認書 ( 様式 M) に記録し 機構の求めがあった場合 速やかに提出できるよう学校において保管してください 保管期間は 採用年度の翌年度 4 月 1 日から5 年間です [ 成績評価係数の算出方法 ] 次の表により 成績評価ポイント に換算し 計算式に当てはめて算出してください ( 小数点第 3 位を四捨五入 ) なお 履修した授業が単位制を採らない場合は 科目数を全て単位数に置き換えて算出してください 成績評価 4 段階評価 ( パターン1) - 優 良 可 不可 4 段階評価 ( パターン2) - A B C F 4 段階評価 ( パターン3) - 100~80 点 79~70 点 69~60 点 59 点以下 5 段階評価 ( パターン4) 100~90 点 89~80 点 79~70 点 69~60 点 59 点以下 5 段階評価 ( パターン5) S A B C F 5 段階評価 ( パターン6) A B C D F 成績評価ポイント ( 計算式 ) ( 評価ポイント 3 の単位数 3)+( 評価ポイント 2 の単位数 2)+( 評価ポイント 1 の単位数 1)+( 評価ポイント 0 の単位数 0) 総登録単位数 10

12 前年度の成績が選考時までに判明しない場合 1 年生や編入学生等で 前年度 ( 前年度がない場合は 前学期分 ) の成績が選考時までに判明しない場合 あるいは上記 成績評価ポイント への換算ができない場合であっても 学校において 総合的に学業成績を判断し 成績評価係数 2.30 相当以上と認め 機構の支援を受ける者として適当であるとする場合は 以下の方法により 登録データ 申請用 を提出してください ア ) 学校において 客観的な学業成績の判断基準 ( ) を用い 派遣学生の学業成績を総合的に判断の上 相当すると評価される成績評価係数を算出してください 人物像や熱意といった学業成績と異なるものにより 学業成績を判断することはできません また プログラムの参加資格があることをもって本制度の学業成績の要件に該当すると判断することや 特定の科目 ( 語学等 ) の成績のみを用いて学業成績を判断することはできません なお 判断に使用した派遣学生の学業成績及び相当すると評価される成績評価係数について 成績評価係数確認書 ( 様式 M) に記録し 機構の求めがあった場合 速やかに提出できるよう学校において保管してください 保管期間は採用年度の翌年度 4 月 1 日から 5 年間です 学業成績の判断基準の例 入学試験の成績が 人中上位 位迄について 成績評価係数 2.30 相当以上とみなす ( 入試の 合否 を基準とすることは認められません ) 修士 1 年次は 学部最終年次の成績が 点満点中 点以上の者について 成績評価係数 2.30 相当以上とみなす 前年度休学者は 前々年度の成績評価を用いて算出される成績評価係数を用いる 算定できない科目 ( 合格 不合格評価のみ ) がある者は 算定できない科目以外の成績評価係数が 2.30 以上あり かつ算定できない科目のうち 合格 科目が 割以上ある者について 成績評価係数 2.30 相当以上とみなす イ ) 登録データ 申請用 は ア ) において算出した成績評価係数に基づき 成績評価係数 欄に該当する選択肢を入力の上 提出してください ウ ) 短期研修 研究型のみ 総合的に学業成績を判断し 2.00 相当以上 2.30 相当未満であると判断する場合 登録データ 申請用 の 成績評価係数 欄は 選択肢 2.0 以上 2.3 未満 (2.0 相当以上 2.3 相当未満 ) を入力の上 海外留学支援制度 ( 協定派遣 ) 推薦書 ( 様式 L) を提出してください ( 短期研修 研究型プログラムのみ ) 推薦書 ( 様式 L) を提出する場合 短期研修 研究型のプログラム参加者に限り 選考時の成績評価係数が 2.00 以上 2.30 未満の場合であっても プログラム参加者から提出された 自己推薦書 ( 様式 L-2) の記載内容について 学校が審査し 成績評価係数 2.30 相当以上と認め 本制度の支援を受けることが適当であると判断する者に限り 登録申請時に 登録データ 申請用 とあわせて 2.30 相当以上と認めた判断事由を記載した 海外留学支援制度 ( 協定派遣 ) 推薦書 ( 様式 L) を機構に提出することにより 成績評価係数の要件を満たす者として認めます 推薦書 ( 様式 L) において選択する判断事由については 様式を確認してください H29 変更 1 自己推薦書 ( 様式 L-2) は 学校における審査を経た後 学校において採用年度の翌年度 4 月 1 日から 5 年間 適切に保管してください なお 機構から提出を求めることがあります また 自己推薦書 ( 様式 L-2) には 自己推薦者の直筆の署名が必須です また 自己推薦書 No. 欄に任意の番号 ( 同一プログラムでの重複なし ) を記載し 様式 L 様式 M 及び 登録データ 申請用 の該当欄にも 同じ番号を記載してください 11

13 4 経済的理由により 自費のみでの派遣プログラムへの参加が困難な者機構が実施する平成 29 年度第二種奨学金在学採用の家計基準に合致する者を優先とします H29 変更 2 また 奨学金支給割当人数に余剰が生じる場合は 在籍大学等において 経済的理由により 自費のみでの派遣プログラムへの参加が困難な者 として認める者も対象とします 5 派遣先大学等の所在国 地域への採択プログラム参加に必要な査証を確実に取得し得る者 6 派遣プログラム終了後 在籍大学等に戻り学業を継続する者又は在籍大学等の学位を取得する者 ( 高等専門学校及び専修学校専門課程にあっては卒業する者 ) H29 変更 3 退学 除籍の予定がある者は 要件を満たしません プログラム途中に卒業 修了する者は 要件を満たしません 注 ) プログラム途中に 大学学部を卒業し引き続き大学院に入学する者は プログラム途中に卒業する者に含まれるため 支給対象者の要件を満たしません 7 派遣プログラム参加にあたり 他団体等 ( 在籍大学等及び派遣先大学等を含む ) から派遣プログラム参加のための奨学金 ( 渡航費及び返済が必要な貸与型奨学金や学資ローンは含まれない ) を受ける場合 他団体等からの奨学金の支給月額 ( 複数の他団体等から受ける場合は合計金額の月額換算額 ) が 本制度による奨学金月額を超えない者 注 1) 研修やインターンシップ等を含むプログラムに参加することで報酬が発生する場合 他団体等からの奨学金同様 支給月額が本制度による奨学金月額を超えない場合に限り 併給は可能です 注 2) 月額支給でない場合は 月額に換算した額により確認してください また 他団体等から奨学金を受ける際 当該奨学金支給団体側においては 本制度の奨学金との併給を認めない場合があるので 当該団体に確認してください 注 3) 機構が実施する貸与型奨学金である第一種 ( 無利子 ) 奨学金及び第二種 ( 有利子 ) 奨学金は 本制度との併給を認めています なお 留学期間中の貸与を休止する場合は 休止手続き ( 異動願 の提出 ) をとってください また 継続希望の場合 留学奨学金継続願 の提出は不要です H29 変更 4 貸与型奨学金に係る休止手続き等のお問い合わせは 各学校の国内奨学金 ( 貸与型 ) ご担当者様を通じて 機構の担当部署である貸与部にご照会ください 注 4) 機構が実施する貸与型奨学金 ( 無利子 ) である第一種奨学金 ( 海外協定派遣対象 ) は 海外留学支援制度 ( 協定派遣 ) の支給対象者のうち 別に定める要件を満たす学生 ( 諸外国の高等教育機関等への留学期間 3 か月以上 1 年以内の者等 ) を対象としています 第一種奨学金 ( 海外協定派遣対象 ) を申請する場合は 事前に本制度に登録していることが必須です 注 5) 官民協働海外留学支援制度 ~ トビタテ! 留学 JAPAN 日本代表プログラム ~ との併給はできません 12

14 第 3 章奨学金の支給基準 支給月額 各支給対象者の支給対象月及び支給月数について 以下により確認してください なお 学校は 支給対象者である派遣学生の各支給対象月に 派遣学生の在籍確認を行った上で ひと月分の奨学金を支給対象者に支給します 1 つの採択プログラムにおいて 支給対象者ごとに派遣開始時期が異なる場合も同様です (28 頁 第 6 章 在籍確認 及び派遣学生への奨学金支給 参照 ) 1 奨学金の支給基準 奨学金の支給基準 H29 変更 5 6 諸外国において実施される派遣プログラムに 8 日以上 1 年以内の期間参加する派遣学生に対し 以下のとおり 奨学金を 12 月以内で支給します ただし 派遣期間は 連続して 8 日以上であることとします 支援開始月又は支援終了月であるか否かを問わず 1 月の派遣日数が 8 日以上になる月は 奨学金の月額を支給します 1 月の派遣日数が 8 日未満になる月は 奨学金を支給しません 派遣期間が 14 日以内で 2 月連続して 1 月の派遣日数が 8 日未満になる場合は 支援開始月のみに奨学金の月額を支給します 同一プログラムで複数回 ( ) 派遣する場合においても 同様の取扱いです 各回の派遣期間が 平成 29 年度に開始し 連続して 8 日以上あることが必要です 支給対象月において 派遣先国 地域にいる日数が連続する 8 日の期間に満たないときは 奨学金を支給しないものとします ( 説明 ) 1 平成 29 年度採択プログラムの支給対象者は 派遣学生のプログラム実施期間が 平成 29 年 4 月 1 日から平成 30 年 3 月 31 日までの間に開始され かつ その実施期間が連続して 8 日以上 1 年以内である者に限られます なお プログラム実施期間は 出国 渡航及び帰国に要する期間は含みません 2 ひと月の派遣日数が連続する 8 日間以上ある月は 支給対象月となります ただし 派遣期間が連続する 8 日以上 14 日以内で ふた月連続してひと月の派遣日数が 8 日未満になる場合は 留学開始月が支給対象月となり ひと月分の奨学金月額を支給します ( 支給対象月の例 キ 参照 ) 3 同一の支給対象者を同一の採択プログラムで複数回派遣する場合も 各回の派遣期間が 平成 29 年度に開始し かつ派遣日数が連続して 8 日以上あることが必要となります 4 派遣日数が 連続して 8 日以上になる月が十三月ある場合は 十二月目までが支給対象月です 十三月目は 奨学金を支給しません 5 プログラムが平成 30 年 3 月 25 日から平成 30 年 3 月 31 日までに開始する者は 派遣期間 14 日以内の者を除き 支給開始月は平成 30 年 4 月となります 6 一時不在 H29 変更 6 支給対象月において 派遣先国 地域にいる日数が連続する 8 日の期間に満たないときは 一時不在 として取扱い奨学金を支給することができません 支給対象月の初めに 在籍確認 を行い 派遣学生に奨学金を支給した後においても 当該月の 一時不在 が判明した場合は 学校は機構に奨学金を返納する必要があります 13

15 支給対象月の例 例 プログラム実施期間 ( 派遣学生の派遣期間 ) 支給対象月 支給回数 ( 支給月数 ) ア 2017 年 4 月 1 日 ~2018 年 3 月 31 日 2017 年 4 月 ~2018 年 3 月 12 回 イ 2017 年 4 月 9 日 ~2018 年 4 月 8 日 2017 年 4 月 ~2018 年 3 月 12 回 ウ 2018 年 3 月 25 日 ~2019 年 3 月 24 日 2018 年 4 月 ~2019 年 3 月 12 回 エ オ 2017 年 4 月 1 日 ~2017 年 5 月 2 日 (4 月 8 日間以上 +5 月 8 日間未満 ) 2017 年 4 月 1 日 ~2017 年 5 月 8 日 (4 月 8 日間以上 +5 月 8 日間以上 ) 2017 年 4 月 1 回 2017 年 4 月 ~2017 年 5 月 2 回 カ 2017 年 4 月 28 日 ~2017 年 5 月 10 日 (4 月 8 日間未満 +5 月 8 日間以上 ) 2017 年 5 月 1 回 キ 派遣期間 14 日以内 2017 年 4 月 24 日 ~2017 年 5 月 7 日 (4 月 8 日間未満 +5 月 8 日間未満 ) 2017 年 4 月 1 回 ク 複数回派遣 1 回目 :2017 年 4 月 1 日 ~2017 年 4 月 8 日 2 回目 :2017 年 7 月 30 日 ~2017 年 8 月 6 日 (1 回目 8 日間 2 回目 8 日間 ) 複数回派遣 1 回目 :2017 年 4 月 1 日 ~2017 年 4 月 8 日 2 回目 :2017 年 4 月 30 日 ~2017 年 5 月 7 日 1 回目 :2017 年 4 月 2 回目 :2017 年 7 月 2 回 ケ 1 回目 :2017 年 4 月 (2 回目 :2017 年 4 月 ) 1 回 双方向協定型プログラムの派遣期間 双方向協定型のプログラムでは 学生交流協定に基づく交換留学が 1 セメスター以上 1 年以内であることが必要です 支給対象者ごとの派遣期間 ( 日数 ) が 3 か月以内の採択プログラムについては 当該日数をもって 1 セメスターとする根拠を記した文書 ( プログラム番号 プログラム名及び支給対象者氏名を記載 ) を 該当者の新規登録時に提出する 登録データ とともに 毎回提出してください 同一学生を複数プログラムに派遣する場合 同一学生を複数プログラムに派遣する場合には プログラム実施期間が重複していないことを確認してください その上で プログラムごとに支給対象月を確認してください 同じ派遣学生が 同じ支給対象月に重複して奨学金を受給することは認められません 支給対象月が重複する場合は 後から派遣するプログラムについて いかなる場合も支給回数を 1 回減じることとし 重複する支給対象月の支給は認められません 重複受給が確認された場合は 学校にて受領済みの奨学金を返納する必要がありますので 十分にご確認ください 1 登録データ の提出は 20 頁 第 4 章 2 同一学生を複数プログラムに派遣する場合の登録 を参照してください 2 先に派遣するプログラムと後から派遣するプログラムで地域区分が異なる場合でも 重複する支給対象月の奨学金月額は変更となりません 3 後から派遣するプログラムの支援開始が平成 30 年 3 月であり 先に派遣するプログラムと重複する場合は 後から派遣するプログラムの支給開始は平成 30 年 4 月となり 最長で平成 3 1 年 2 月までの支援となります 4 コンソーシアム形式で実施するプログラムで他の学校 ( 代表校 ) により登録された者についても 在籍大学等で実施する派遣プログラムと同じ支給対象月に重複して奨学金を受給することは認められません 14

16 5 複数プログラムで重複している支給対象月について 先に派遣するプログラムの終了月が 一時不在 となり 奨学金を支給できない場合に その月を後から派遣するプログラムの支給対象月とし 奨学金を支給することはできません ( 例 1) 支給対象月 4 月は重複するため 後から派遣するプログラム B は支給回数を 1 回減じ 支援開始月は 5 月となります プログラム 先に派遣するプログラム A 後から派遣するプログラム B 実施期間 4 月 3 日 ~4 月 11 日 4 月 23 日 ~7 月 6 日 通常の支給回数 ( 支援開始月 ) 1 回 (4 月 ) 1 回 (4 月 ) 複数プログラムに参加する派遣学生の支給回数 ( 支給対象月 ) 3 回 (4 月 5 月 6 月 ) 2 回 (5 月 6 月 ) ( 例 2) 後から派遣するプログラム B は支援対象になりません そのため 当該派遣学生は プログラム B の 登録データ 申請用 を提出する必要はありません プログラム 先に派遣するプログラム A 後から派遣するプログラム B 実施期間 4 月 3 日 ~4 月 11 日 4 月 25 日 ~5 月 6 日 通常の支給回数 ( 支援開始月 ) 1 回 (4 月 ) 1 回 (4 月 ) 複数プログラムに参加する派遣学生の支給回数 ( 支給対象月 ) 1 回 (4 月 ) 支援対象非該当 2 奨学金月額 各支給対象月に派遣学生に支給する奨学金月額は 派遣先の地域区分により定められています 地域区分指定都市甲地域乙地域丙地域 月額 10 万円 8 万円 7 万円 6 万円 地域区分は 40 頁別紙 2 派遣先地域による奨学金月額 及び 41 頁別紙 3 国 地域コード表 を参照してください なお 定められた月額を変更して 支給対象者に支給することはできません 複数地域に派遣する場合の奨学金月額 同一プログラム内で 同一の学生を異なる月額の地域に派遣する場合は 奨学金支給の全期間にわたり 滞在日数が長い地域の月額を一律に適用してください なお 滞在日数が同じ場合は 金額が高い地域の月額を一律に適用してください H29 変更 7 双方向協定型プログラム 双方向協定型プログラムの受入学生に対する奨学金月額は 在籍大学等の地域区分の別なく 8 万円です 詳細は 協定受入の事務手続きの手引きを参照してください ( 注 ) アメリカ合衆国 指定都市 のニューヨーク市 ワシントン D.C. について ニューヨーク州 ワシントン州の誤登録申請が多いため 注意してください H29 変更 8 15

17 第 4 章支給対象者の登録申請 奨学金支給申請 採択プログラムごとに割り当てられた奨学金支給割当人数及び人月数から算出される配分額の範囲内で 奨学金支給対象者の資格及び要件 (10 頁 第 2 章奨学金支給対象者の資格 要件 参照 ) を確認した上で 本制度奨学金の支給対象者を選考してください 選考後 平成 29 年度海外留学支援制度 ( 協定派遣 ) 登録データ 申請用 を用いて 支給対象者を機構に登録申請し あわせて奨学金の支給申請を行ってください H29 変更 9 学校 機構 支給対象者の登録 支給申請月 ( 留学開始月の前月 ) に 登録データ 申請用 と 奨学金支給申請書 を提出する 電子メール 登録データ 申請用 郵送 奨学金支給申請書 ( 様式 B) ( 平成 29 年度支給分 ) 機構では 提出された 登録データ 申請用 の内容を確認し 登録者番号 を付与した上で 学校に登録内容の承認可否について連絡します また 奨学金の支給申請は 年度ごとに行います 登録申請時に支給申請する奨学金は 登録年度 ( 平成 29 年度 ) の支給分です 平成 30 年度に継続実施するプログラムの継続年度 ( 平成 30 年度 ) 支給分である平成 30 年 4 月以降の奨学金は 平成 30 年度に支給申請します H29 変更 9 なお 機構は学校に 派遣学生の登録年度 ( 平成 29 年度 ) 分の奨学金をまとめて送金しますが 学校は派遣学生に ひと月ごとに 在籍確認 を行い ひと月分ずつ奨学金を支給します (28 頁 第 6 章 在籍確認 及び派遣学生への奨学金支給 参照 ) 1 支給対象者の登録申請及び機構への奨学金支給申請 (1) 提出物及び提出方法 1 銀行振込依頼書 ( 様式 A)( 紙 ) 提出方法 : 郵送提出期限 : 平成 29 年 3 月 31 日 ( 金 ) H29 変更 10 作成にあたっては 22 頁 4 銀行振込依頼書 ( 様式 A) の作成方法 を参照してください 2 平成 29 年度海外留学支援制度 ( 協定派遣 ) 登録データ 申請用 (Excel ファイル ) 提出方法 : 電子メール ( パスワード設定 ) 提出期限 : 各登録 支給申請月 ( 次頁 (2) 平成 29 年度登録 支給申請スケジュール 参照 ) 作成にあたっては 18 頁 2 登録データ 申請用 の作成方法 を参照してください 電子メールの件名及びファイル名の付け方は 39 頁別紙 1 データ送信時の電子メール件名及び Excel ファイル名 を確認してください 注意 学校から機構に 登録データ を送信する際は 個人情報保護の目的から 必ずファイルに別途郵送にて通知するパスワードを設定してください なお 登録承認メール等 各支給対象者の個人情報を含むデータを機構が送信する際にも パスワードを設定しています 3 平成 29 年度海外留学支援制度 ( 協定派遣 ) 奨学金支給申請書 ( 様式 B)( 紙 ) 提出方法 : 郵送 ( 書留又は宅配便等の配達記録が残る方法 ) 提出期限 : 各登録 支給申請月 ( 次頁 (2) 平成 29 年度登録 支給申請スケジュール 参照 ) 作成にあたっては 21 頁 3 奨学金支給申請書 ( 様式 B) の作成方法 を参照してください 16

18 (2) 平成 29 年度登録 支給申請スケジュール支給対象者となる派遣学生の留学開始月により 提出物の提出期限を設定しています 留学開始月が支給対象月であるか否かに関わらず 同じ留学開始月の派遣学生分をまとめて 登録 支給申請を行ってください H29 変更 9 11 登録 支給申請月 派遣学生の留学開始月 登録データ 奨学金支給申請書 ( 平成 29 年度支給分 ) 提出期限 必着 奨学金学校送金日 4 月 4 月 5 月 4 月 5 日 ( 水 ) 4 月末 5 月 6 月 5 月 8 日 ( 月 ) 5 月末 6 月 7 月 6 月 5 日 ( 月 ) 6 月末 7 月 8 月 7 月 5 日 ( 水 ) 7 月末 8 月 9 月 8 月 4 日 ( 金 ) 8 月末 9 月 10 月 9 月 5 日 ( 火 ) 9 月末 10 月 11 月 10 月 5 日 ( 木 ) 10 月末 11 月 12 月 11 月 6 日 ( 月 ) 11 月末 12 月 1 月 12 月 5 日 ( 火 ) 12 月末 平成 30 年 1 月 2 月 1 月 5 日 ( 金 ) 1 月末 2 月 3 月 2 月 5 日 ( 月 ) 2 月末 注 1) 提出物の受付は 各申請月前月の提出期限翌日からとします なお 4 月及び 5 月留学開始者分については 平成 29 年 3 月 6 日 ( 月 ) からの受付とします 注 2) 登録データ 申請用 等の提出が提出期限までに機構に到着しない場合は 翌月の送金となります 期限までに提出が間に合わない場合には 速やかに機構にご連絡ください 機構から学校への送金が翌月となる場合であっても 各支給対象月の 在籍確認 は 支給対象月に行ってください 注 3) 支給対象者の登録承認可否に係る機構からの連絡は 登録申請月の下旬となります なお 登録申請が多い時期は 連絡が遅れる場合があります 注 4) 国から機構への補助金の交付が遅れた場合 機構から学校への送金が遅れることがあります その場合には 別途連絡します 17

19 2 登録データ 申請用 の作成方法 登録申請は 1 つのプログラム ( プログラム番号ごと ) に 登録データ 申請用 を作成し 提出期限までに機構にデータを提出 ( 送信 ) することにより行います また 登録データ 申請用 を提出 ( 送信 ) する際は 別途郵送にて 奨学金支給申請書 ( 様式 B) を提出してください (21 頁 3 奨学金支給申請書 ( 様式 B) の作成方法 参照 ) 登録データ 申請用 の入力にあたっては 47 頁別紙 5 登録データ 申請用 の登録項目について を確認の上 必要項目全てを入力して作成してください 機構は 学校から提出された 登録データ 申請用 の内容を確認後 学校へ電子メールにて登録承認の連絡をします その際 登録者番号 を付与した 登録データ 承認用 を学校に送付しますので 承認内容を確認の上 派遣学生に結果及び登録者番号を通知してください H29 変更 12 また 登録データ 承認用 は 適切に保管してください なお 機構からの登録承認後に 登録内容の変更が生じる場合又は登録の取消 ( 支給対象者の辞退 ) を行う場合は 23 頁 第 5 章 登録データ の登録内容変更 登録取消 補欠採用登録 を確認の上 遅滞なく手続きを行ってください 1 各支給対象者のプログラム実施期間は プログラムの全期間 ( 初日から最終日まで ) です プログラム実施期間の途中までの支援や途中からの支援は行えません 登録データ 申請用 の 支援開始日 はプログラムの初日 支援終了日 はプログラムの最終日を入力してください なお プログラム実施期間には 出国 渡航及び帰国に要する期間を含みません 2 原則として 支給対象者のプログラム開始後に 登録データ 申請用 を提出することは認められません 登録データ 申請用 の提出期限 ( 前頁 1(2) 平成 29 年度登録 支給申請スケジュール 参照 ) を厳守してください 派遣先からの入学許可が遅れているために派遣日程が確定しない等の事情により やむを得ず 指定の提出期限までに 登録データ 申請用 の提出が間に合わない場合には 留学開始予定月の前月までに 機構にご相談ください 派遣開始直前のご相談については 対応いたしかねます 3 留学開始月が支給対象月であるか否かに関わらず 同じ留学開始月の派遣学生分をまとめて 同じ登録 支給申請月に申請を行ってください H29 変更 11 ( 例 ) 以下の派遣学生について 同じ登録 支給申請月 = 6 月 に 同時に申請を行う 留学開始支給対象開始月登録 支給申請月 7 月 25 日 ~ Aさん 8 月 (7 月 8 日間未満 ) 6 月 7 月 15 日 ~ Bさん 7 月 (7 月 8 日間以上 ) 4 全ての支給対象者について 成績評価係数の数値等を 成績評価係数確認書 ( 様式 M) に記載し 学校にて採用年度の翌年度 4 月 1 日から 5 年間適切に保管してください また 登録データ 申請用 においては 登録する派遣学生の成績評価係数を選択肢 2.3 以上 (2.3 相当以上 ) 2.0 以上 2.3 未満 (2.0 相当以上 2.3 相当未満 )[ 短期研修 研究型 ] から選択してください 5 短期研修 研究型のプログラムにおいて 成績評価係数が 2.00 相当以上 2.30 相当未満の者を登録する場合は 推薦書 ( 様式 L) を機構に郵送にて提出してください (11 頁 第 2 章 13 ( 短期研修 研究型プログラムのみ ) 推薦書 ( 様式 L) を提出する場合 参照 ) 対象の派遣学生が学校に提出する 自己推薦書 ( 様式 L-2) は 学校にて採用年度の翌年度 4 月 1 日から 5 年間適切に保管してください 6 ビザの申請手続き等に関連し 定められた登録申請月より前に 登録承認可否の連絡が必要と学校が判断する場合に限り 登録 支給申請月の前々月から 機構に 登録データ 申請用 を提出することができます H29 変更 13 18

20 ( 例 ) 留学開始が 1 月 24 日の場合 通常スケジュールの登録 支給申請月は 12 月 ビザ申請のための事前登録は 10 月から申請が可能 登録データ 申請用 は ビザ申請のための事前登録 欄に と入力の上 提出してください また 緊急の場合は 事前にお電話にてご相談ください なお 事前に派遣学生の登録申請を行った場合は 奨学金支給申請書 ( 様式 B) も同時に提出し 同じ月に支給申請を行ってください ただし 事前登録 支給申請後に 支給対象者としての資格及び要件を満たさなくなった場合は 登録取消及び返納の手続きを行ってください 7 1 つの採択プログラムの中で 複数のグループに分けて派遣を行っている等 支給対象者ごとに支援開始月が異なる場合は 支援開始月ごとに支給対象者を取りまとめ 17 頁 平成 29 年度登録 支給申請スケジュール により指定された提出期限までに登録してください 2 回目以降に 登録データ を提出する際は その回に登録する支給対象者のみの 登録データ 申請用 を作成し 機構に提出してください ( 2 グループに分けてプログラムを実施する場合 参照 ) H29 変更 14 8 同じ派遣学生を 同一プログラムに複数回派遣する際の 登録データ 申請用 の作成は 同一プログラムに複数回派遣する支給対象者の登録 を確認してください 9 登録予定の派遣学生について 別プログラムの支給対象者として登録申請を行っていないかを確認してください 別プログラムの支給対象者である場合は プログラム実施期間が重複していないことを確認してください コンソーシアム形式で実施するプログラムで他の学校 ( 代表校 ) が登録申請している場合がありますので 注意してください 支給対象月は 14 頁 第 3 章 1 同一学生を複数プログラムに派遣する場合 を 登録データ 申請用 の作成は 20 頁 同一学生を複数プログラムに派遣する場合の登録 を確認してください 10 登録申請前に 一時不在 (13 頁 第 3 章 1 奨学金の支給基準 参照 ) が確定している場合は 所定の届出を提出することにより 一時不在 分の金額を差し引いて登録 支給申請を行うことができます 申請前に機構へ連絡してください H29 変更 国 地域コードの入力について 指定都市月額に該当するコードの入力は特に注意してください 特に アメリカ合衆国 指定都市 のニューヨーク市 ワシントン D.C. について ニューヨーク州 ワシントン州の誤登録申請が多いため 登録前に派遣先地域を正確に確認してください H29 変更 8 12 平成 29 年度の最終の登録申請期限は 平成 30 年 2 月 5 日 ( 月 )( 必着 ) です 2 グループに分けてプログラムを実施する場合 ( 例 ) プログラム全体 14 名 実施期間全体 4 月 ~3 月 グループ 第 1 グループ 派遣人数 留学期間 4 名 4 月 ~6 月 登録データ 申請用 奨学金支給申請書 ( 様式 B) 提出期限 (17 頁スケジュール ) 4 月 5 日 ( 水 ) 必着 (4 月留学開始者 ) 登録データ 学校は 4 月留学開始者 4 名の 登録データ 申請用 を機構に提出する 4 月下旬に 機構からメールにて登録承認に関する連絡がある 登録者番号が付与された 登録データ 承認用 が送付される 19

21 第 2 グループ 10 名 1 月 ~3 月 12 月 5 日 ( 火 ) 必着 (1 月留学開始者 ) 学校は 1 月留学開始者 10 名のみの 登録データ 申請用 を機構に提出する H29 変更 月下旬に 機構からメールにて 登録承認に関する連絡がある 第 1 グループ 4 名に第 2 グループ 10 名を追加した 登録データ 承認用 (14 名分 ) が送付される 同一プログラムに複数回派遣する支給対象者の登録 同一のプログラムで複数回派遣する支給対象者の 登録データ 申請用 は 以下のとおり作成してください 1 同じ学生の複数回派遣 欄に必ず を入力してください 2 支給対象者 1 名につき 登録データ 申請用 は1 行のみを使用してください 派遣する回数ごとに異なる行に入力しないようにしてください 3 1 回目の登録内容を 各セルに入力してください 4 2 回目以降の登録内容は 該当するセルにコンマ (,) で区切って入力してください ただし 1 回目と同じ内容のセルには 2 回目以降の支援内容を記載する必要はありません H29 変更 16 5 国 地域コード 欄( 及び 派遣地域区分 欄の自動表示 ) は 奨学金月額の基準となる国 地域コードを一つのみ入力してください 奨学金月額は 15 頁 第 3 章 2 複数地域に派遣する場合の奨学金月額 を確認してください 6 国名 欄及び 都市名 欄は 実際に派遣する国 地域を全て入力してください - 登録データ 入力例- 入力入力入力入力入力自動入力入力入力入力入力入力入力入力入力自動自動自動自動入力 登録変更 登録変更回数 同じ学生の複数回派遣 国 地域コード 国名 派遣地域区分 都市名 派遣先大学等 ( 高等教育機関 ) 英語名称 派遣先大学等 ( 高等教育機関 ) 日本語名称 支援開始年 支援開始月 支援開始日 支援終了年 支援終了月 支援終了日 支援開始日支援終了日 奨学金月額 支給予定額 ( 合計 ) H29-6 月様式 B 申請額 中国丙 北京, 上海 U of,u of 大学, 大学 2017, ,12 10, , ,1 30,15 #VALUE! #VALUE! 60, ,000 同一学生を複数プログラムに派遣する場合の登録 同一学生を複数プログラムに派遣する場合には プログラム実施期間が重複していないことを確認してください その上で プログラムごとに支給対象月を確認し 同じ支給対象月に重複して奨学金を受給しないことを確認してください (14 頁 第 3 章 1 同一学生を複数プログラムに派遣する場合 参照 ) 支給対象月が重複する場合は 後から派遣するプログラムの 登録データ について 同じ学生の複数プログラム派遣 ( 付与済登録者番号を記入 ) 欄に 先に派遣するプログラムにおいて付与された登録者番号を入力の上 重複する 支給対象月 のセルを赤で塗りつぶし 提出してください 先に派遣するプログラムにおいて 登録者番号が付与されていない場合は プログラム番号を入力してください 支援期間は 実際の支援開始年月日及び支援終了予定年月日を入力してください 自動表示される支給月数及び支給予定額は 機構において訂正します 登録承認時の 登録者番号が付与された 登録データ 承認用 について 支給月数及び支給予定額が 1 か月分減じられ 重複する支給対象月に表示されていた が削除されていることを必ず確認してください 20

22 3 奨学金支給申請書 ( 様式 B) の作成方法 (1) 平成 29 年度分の奨学金支給申請 平成 29 年度分 ( 平成 29 年 4 月 ~ 平成 30 年 3 月分 ) の奨学金支給申請は 支給対象者の登録申請 ( メールにより 登録データ 申請用 を提出 ) を行う時に あわせて郵送により 奨学金支給申請書 ( 様式 B) を提出することにより行います H29 変更 9 17 頁 平成 29 年度登録 支給申請スケジュール の提出期限までに 書留又は宅配便等の配達記録が残る方法により機構に提出 ( 必着 ) してください 機構は 奨学金支給申請書 ( 様式 B) の申請額と 登録データ 申請用 の申請内容が合致しているかの確認を行い 学校に奨学金を送金します 奨学金支給申請書 ( 様式 B) は 同じ登録 支給申請月に申請する平成 29 年度採択プログラムについて 各学校 ( コンソーシアム形式の採択プログラムの代表校を含む ) で 1 枚にまとめて作成してください 1 奨学金支給申請書 ( 様式 B) は 登録データ 申請用 とあわせて提出してください そのため どちらか一方 ( 又は両方 ) が提出期限までに到着しない場合は 申請月に送金できません 提出期限までに提出が間に合わない場合には 速やかに機構に連絡してください なお 平成 29 年度分の奨学金支給申請は 2 月の申請が最終です 2 複数の派遣プログラムを同じ申請月に支給申請する場合 プログラム番号は双方向協定型 (WS A~ WSB~) 短期研修 研究型 (HTA~ HTB~ HGT~) の順に かつ 下二桁の通し番号順に記入してください ( 例 ) No. プログラム番号形態 タイプ 1 WSA17******01 双方向協定型 タイプA 2 WSB17******01 双方向協定型 タイプB 3 HTA17******01 短期研修 研究型 タイプA 4 HTB17******01 短期研修 研究型 タイプB 5 HTB17******02 短期研修 研究型 6 HGT17******01 重点政策枠 ( 該当校のみ ) 3 採択プログラムごとに 今回登録 支給申請を行う 支給対象者数 支給申請額 を正確に記入してください 誤りがある場合は 再提出となりますので 併せて提出する 登録データ 申請用 の登録 支給申請内容と一致していることを確認の上 提出してください 4 留学開始月が支給対象月であるか否かに関わらず 同じ留学開始月の派遣学生分をまとめて登録 支給申請を行ってください なお 学校は派遣学生に 各支給対象月にひと月分ずつ奨学金を支給します 5 双方向協定型の協定受入分は 各学校で協定受入分を 1 枚にまとめて申請します 6 登録内容の変更等に伴い 追加支給が生じる場合は 該当者の登録者番号を記載の上 提出してください 7 機構において 学校への奨学金送金処理後に登録申請内容の不備が見つかり 登録を承認できないことが判明した場合は 機構から学校に 超過分の奨学金支給額に関する返納の手続きを依頼します (2) 継続実施プログラムについて 平成 30 年度分の奨学金支給申請 H29 変更 9 平成 30 年度継続実施プログラムの平成 30 年度分 ( 平成 30 年 4 月 ~ 平成 31 年 3 月分 ) の奨学金支給申請は 平成 30 年度 4 月に支給申請します 詳しい日程は 平成 30 年 3 月頃に通知する予定です 21

23 なお 平成 30 年度に継続実施するプログラムにおいて 平成 29 年度の追加支給分を平成 30 年 4 月以降に支給申請することはできません 地域区分変更による月額の変更等が生じる場合は ご留意ください 提出物及び提出方法 1 奨学金支給申請書 ( 様式 B): 郵送 ( 書留又は宅配便等の配達記録が残る方法 ) 2 平成 29 年度海外留学支援制度 ( 協定派遣 ) 登録者における平成 30 年度継続データ 4 月提出用 学校 機構 : 電子メールにて提出 4 銀行振込依頼書 ( 様式 A) の作成方法 奨学金は 学校が 銀行振込依頼書 ( 様式 A) により届け出る銀行口座に送金します 平成 28 年度から銀行口座の変更がない場合にも 全ての学校において 平成 29 年 3 月 31 日 ( 金 ) までに 銀行振込依頼書 ( 様式 A) を機構に提出してください H29 変更 10 1 機構の他の事業に係る入金や他機関からの入金と混同しないように 専用口座を設けてください 2 口座名義は学校名を含めた名称にしてください 3 銀行振込依頼書 ( 様式 A) を提出した後 金融機関名 口座番号 口座名義等 記載事項に変更が生じた場合は その都度 直近の支給申請時にご提出ください 変更が生じない場合は 毎回提出する必要はありません 4 海外留学支援制度 ( 協定受入 ) の送金も受ける場合は 協定受入用の銀行振込依頼書を別途作成し 提出してください なお 協定受入の口座と異なる口座を提出することができます 5 平成 28 年度に採択された平成 29 年度継続実施プログラムと 平成 29 年度採択プログラムがある場合は 銀行振込依頼書 ( 様式 A) は各学校で 1 部のみ提出してください プログラムごとに提出する必要はありません 6 平成 28 年度に採択された平成 29 年度継続実施プログラムのみあり 平成 29 年度採択プログラムがない場合についても 平成 29 年度の様式を使用してください 5 執行管理について採択プログラムを実施する学校においては 計画内容に基づくプログラムの実施とともに 各採択プログラムに配分された予算の適切な執行管理が求められます 登録承認の際に機構から送付される 登録データ 承認用 及び 在籍確認及び受領確認簿 ( 様式 C-1) に基づき 支給対象者ごとの支給実績 ( 奨学金支給額及び返納額 ) を正しく管理してください また プログラム超過チェック表 ( 平成 29 年 3 月上旬に機構ホームページ掲載予定 ) を活用いただき プログラムの登録人数 奨学金支給申請額等を常に正しく把握するようにしてください H29 変更 17 22

24 第 5 章 登録データ の登録内容変更 登録取消 補欠採用登録 1 登録内容変更 登録取消 ( 補欠採用登録を伴わない登録取消 ) (1) 登録内容変更の提出 派遣期間や派遣先大学等の変更及び 一時不在 在籍未確認 等により 支給対象者の登録内容に変更が生じる場合は 以下の方法により 機構に 登録データ 申請用 を提出してください 登録データ 申請用 の作成方法 1 最新の 登録データ 承認用 から登録内容を変更する派遣学生データのみを抽出し 登録データ 申請用 にデータを貼り付け 提出 ( 送信 ) 用のファイルを作成する H29 変更 14 なお 同じプログラムで同時期に新規の登録申請者や他の登録者の登録内容変更 登録取消 補欠採用登録がある場合は 1 つの申請用ファイルに取りまとめ ( 順不同 ) 提出 ( 送信 ) してください 2 変更する項目のみ を赤字で上書き修正する 3 登録変更 欄に赤字で を入力する 4 登録変更回数 欄に登録承認時からの変更回数を赤字で記載する 同じ派遣学生について 2 回目以降に変更を提出する場合は 登録変更回数 を更新 (2 回目の変更は 2 と入力 ) の上 前回提出した変更内容 ( 登録変更承認済 ) の箇所は黒字にし 今回提出する登録変更箇所 のみ を 赤字で上書き修正する 5 一時不在 在籍未確認 の場合は 不在月 欄に 月 及び該当年度の 不在回数 ( 月数 ) を入力する ( 一時不在 は 13 頁 第 3 章 16 一時不在 参照 在籍未確認 は 29 頁 第 6 章 1 (6) 在籍未確認の場合 参照 ) 6 登録内容の変更に伴い 支給申請済みの年度支給額に返納が生じる場合 ( 支給申請済みの支給申請額に変更が生じる場合 参照 ) は 返納申請額 ( 累計 ) 欄に 返納予定金額を赤字で入力する 既に返納申請額がある場合は 前回分との合計額 ( 累計 ) を入力する 例 1 派遣先が ワシントン D.C. からニューヨークの大学へ変更となった 入力入力入力入力入力入力入力入力入力自動入力入力入力入力 登録変更 登録変更回数 登録取消 / 補欠採用 不在月 H29 年度不在月数 H30 年度不在月数 同じ学生の複数回派遣 国 地域コード 国名 派遣地域区分 都市名 派遣先大学等 ( 高等教育機関 ) 英語名称 派遣先大学等 ( 高等教育機関 ) 日本語名称 派遣先大学等 ( 高等教育機関 ) 学部 研究科名日本語名称 591 アメリカ合衆国 指定 ワシントン D.C U of 大学工学部 登録変更 入力入力入力入力入力入力入力入力入力自動入力入力入力入力 登録変更 登録変更回数 登録取消 / 補欠採用 不在月 H29 年度不在月数 H30 年度不在月数 同じ学生の複数回派遣 国 地域コード 国名 派遣地域区分 都市名 派遣先大学等 ( 高等教育機関 ) 英語名称 派遣先大学等 ( 高等教育機関 ) 日本語名称 派遣先大学等 ( 高等教育機関 ) 学部 研究科名日本語名称 アメリカ合衆国 指定 ニューヨー U of 大学工学部ク 23

25 例 2 A 大学の他に B 大学にも派遣されることになった 入力入力入力入力入力入力入力入力入力自動入力入力入力入力 登録変更 登録変更回数 登録取消 / 補欠採用 不在月 H29 年度不在月数 H30 年度不在月数 同じ学生の複数回派遣 国 地域コード 国名 派遣地域区分 都市名 派遣先大学等 ( 高等教育機関 ) 英語名称 派遣先大学等 ( 高等教育機関 ) 日本語名称 派遣先大学等 ( 高等教育機関 ) 学部 研究科名日本語名称 591 アメリカ合衆国 指定 ロサンゼルス 登録変更 U of 大学工学部 入力入力入力入力入力入力入力入力入力自動入力入力入力入力 登録変更 登録変更回数 登録取消 / 補欠採用 不在月 H29 年度不在月数 H30 年度不在月数 同じ学生の複数回派遣 国 地域コード 国名 派遣地域区分 都市名 派遣先大学等 ( 高等教育機関 ) 英語名称 派遣先大学等 ( 高等教育機関 ) 日本語名称 派遣先大学等 ( 高等教育機関 ) 学部 研究科名日本語名称 アメリカ合衆国 指定 ロサンゼルス U of,u of 大学, 大学 工学部 支給申請済みの年度支給額に変更が生じる場合 ( 期間変更 一時不在 在籍未確認等 ) 登録内容の変更に伴い 登録年度 ( 平成 29 年度 ) 及び継続年度 ( 平成 30 年度 ) の年度支給額に変更が生じるか否かを確認してください 1 年度支給額に変更が生じる場合は 機構から学校に送金した奨学金を返納してください (26 頁 2 奨学金の返納が生じる場合 参照 ) 返納金額は 変更前の年度支給額から変更後の年度支給額を差し引いた差額になります H29 変更 18 なお 継続年度 ( 平成 30 年度 ) の年度支給額に変更がある場合でも 継続年度 ( 平成 30 年度 ) の奨学金を申請していない場合は 返納は生じません ( 例 ) 支援開始変更により 支給対象月を変更する 変更前支給期間 : 平成 29 年 8 月 ~ 平成 30 年 5 月平成 29 年度支給対象回数 ( 月数 ) 8 回平成 30 年度支給対象回数 ( 月数 ) 2 回変更後支給期間 : 平成 29 年 9 月 ~ 平成 30 年 6 月平成 29 年度支給対象回数 ( 月数 ) 7 回平成 30 年度支給対象回数 ( 月数 ) 3 回 支援期間全体の支給対象回数 ( 月数 ) は 10 回で変更しないが 平成 29 年度の支給対象回数 ( 月数 ) が 8 回から 7 回に 1 回分 ( ひと月分 ) 減るため 1 回分 ( ひと月分 ) の奨学金を機構へ返納する 年度支給額に変更が生じない場合は 機構から学校に送金した奨学金を返納する必要はありません 変更後の支給対象月に 派遣学生へ奨学金を支給してください H29 変更 18 ( 例 ) 支援開始変更により 支給対象月を変更する変更前支給期間 : 平成 29 年 8 月 ~ 平成 30 年 2 月平成 29 年度支給対象回数 ( 月数 ) 7 回変更後支給期間 : 平成 29 年 9 月 ~ 平成 30 年 3 月平成 29 年度支給対象回数 ( 月数 ) 7 回 変更後も 平成 29 年度支給対象回数 ( 月数 ) は変更しないため 年度支給額も変更が生じず 機構への返納は生じない 2 年度支給額に変更が生じ 採択プログラムの人月数 ( 配分額 ) の範囲内で追加の支給申請を行う場合は 他プログラムの支給申請とあわせて 奨学金支給申請書 ( 様式 B) を作成してください 24

26 奨学金支給申請書 ( 様式 B) は 追加支給申請を行う派遣学生の登録者番号を記載の上 提出してください なお 平成 30 年度に継続実施するプログラムにおいて 平成 29 年度の追加支給分を平成 30 年 4 月以降に支給申請することはできません 地域区分変更による月額の変更等が生じる場合は ご留意ください 登録内容の変更に関する 登録データ 申請用 提出時期 1 2 変更内容派遣期間 金額 ( 支給対象月 地域区分 支給回数を含む ) に関する変更 その他の登録内容の変更 提出時期 速やかに提出 変更が生じた月ごとにまとめ 17 頁登録 支給申請スケジュールに準じ 翌月の提出期限までに提出 (2) 登録取消の提出 登録した派遣学生が留学前に奨学金を辞退する場合や 支給対象者としての資格及び要件を満たさなくなった場合は 機構に 登録データ 申請用 を提出 ( 送信 ) し 派遣学生の登録取消を行ってください 登録データ 申請用 の作成方法 1 最新の 登録データ 承認用 から登録取消を行う派遣学生データのみを抽出し 登録データ 申請用 にデータを貼り付け 提出 ( 送信 ) 用のファイルを作成する H29 変更 14 なお 同じプログラムで同時期に新規の登録申請者や他の登録者の登録内容変更 登録取消 補欠採用登録がある場合は 1 つの申請用ファイルに取りまとめ ( 順不同 ) 提出 ( 送信 ) してください 2 登録取消を行う派遣学生のデータを 一行全て赤字に変更する 3 登録変更 欄に赤字で を入力する 4 登録変更回数 欄に 当該派遣学生の登録承認時からの変更回数 ( これまでの登録内容の変更回数に今回の登録取消を含めた回数 ) を 赤字で入力する 5 登録取消 / 補欠採用 欄は 取消 を選択する 6 返納申請額 ( 累計 ) 欄に 返納予定金額を赤字で入力する 登録データ 申請用 の提出時期 登録取消に関する 登録データ 申請用 は 発生次第速やかに機構に提出 ( 送信 ) してください (3) 登録内容の変更又は登録取消の承認 機構は学校から提出された 登録データ 申請用 を確認し 登録変更又は登録取消の承認可否について学校に電子メールにて通知します その際 全ての支給対象者を登載した 登録データ に 登録変更又は登録取消を反映した 登録データ 承認用 を送付しますので 内容を確認してください 登録変更が承認されると 登録変更 欄の が消された状態になります 変更内容によっては 計画との符合性 実行性の観点から変更を認められない場合もありますので ご留意ください なお 承認可否の連絡は 17 頁 平成 29 年度登録 支給申請スケジュール に準じ 提出期限までに提出された場合 当該月下旬から翌月上旬までに通知する予定です 25

27 2 奨学金の返納が生じる場合 登録内容の変更又は登録取消に伴い奨学金の返納が生じる場合は 登録変更又は登録取消の承認を電子メールで通知する際に あわせて 返納依頼書 を電子メールで送付しますので 必ず確認してください H29 変更 19 返納依頼書 に 返納金額 振込期限及び振込先を記載していますので 振込期限までに返納を行ってください 重要 平成 29 年度に支給申請した奨学金の 最終 返納期限は 平成 30 年 4 月 4 日 ( 水 ) です 海外留学支援制度 ( 協定派遣 協定受入 ) 奨学金支給割当て人数の削減に係る取扱基準 (*) に基づき これまでに採択されたプログラムについて不要になった奨学金の返納が機構から受領した年度を越えて著しく遅延した場合 次年度以降に当該プログラムが採択される際に 割当人数を減じる措置を行ないます * 海外留学支援制度 ( 協定派遣 協定受入 ) 奨学金支給割当て人数の削減に係る取扱基準 は機構ホームページに掲載しています 返納を伴う登録変更又は登録取消は 速やかに届け出てください なお 返納となる奨学金と 機構が別途支給する奨学金との相殺は一切認められません 3 ( 補欠採用登録を伴う ) 登録取消及び補欠採用登録 支給対象者の登録取消により 補欠採用候補者の登録を行うこともできますが 以下の 3 点を全て満たす者に限ります 補欠採用登録の要件 H29 変更 20 1 登録取消者に奨学金を支給していないこと 2 補欠採用候補者のプログラムが開始していないこと 3 登録取消者と補欠採用候補者の支給対象月 支給回数 支給月額が全て一致していること 補欠採用登録は 必ず当該補欠採用候補者のプログラム開始前に余裕をもって行ってください 派遣開始直前のご相談については 対応いたしかねますので 予めご了承ください なお 補欠採用登録の申請を含む 登録データ 申請用 を提出する際は 登録データ ファイル名及び電子メール件名の冒頭に ( 補欠 ) と加えてください (39 頁別紙 1 データ送信時の電子メール件名及び Excel ファイル名 参照 ) 補欠採用登録者は 登録取消者の登録者番号を使用することになります したがって 補欠採用が機構により承認された場合には 予め登録取消者に対して支給申請した奨学金を当該補欠採用登録者が受給することになるため 返納は生じません なお 補欠採用候補者が 支給対象者としての資格及び要件を満たした上で 上記の要件に一つでも合致しない場合には 別途 新規登録者として指定の提出期限 (17 頁 平成 29 年度登録 支給申請スケジュール 参照 ) までに登録してください ( 補欠採用登録を伴う ) 登録取消及び補欠採用登録の方法 1 最新の 登録データ 承認用 から補欠採用登録を伴う 登録取消者 のデータを抽出し 登録データ 申請用 にデータを貼り付け 提出 ( 送信 ) 用のファイルを作成する H29 変更 14 なお 同じプログラムで同時期に新規の登録申請者や他の登録者の登録内容変更 登録取消 26

28 補欠採用登録がある場合は 1 つの申請用ファイルに取りまとめ ( 順不同 ) 提出 ( 送信 ) してください 1 登録取消者のデータを 一行全て赤字に変更する 2 登録変更 欄に赤字で を入力する 3 登録変更回数 欄に 当該派遣学生の登録承認時からの変更回数 ( これまでの登録内容の変更回数に今回の登録取消を含めた回数 ) を 赤字で入力する 4 登録取消 / 補欠採用 欄は 取消 を選択する 5 ( 補欠採用登録を伴う登録取消は返納が生じないため ) 返納申請額 ( 累計 ) 欄に 0 を入力する 2 登録取消者のデータの直下に 補欠採用登録者の登録内容を青字で入力する 1 登録変更 欄に青字で を入力する 2 登録変更回数 欄に青字で 1 を入力する 3 取消し / 補欠採用 欄は 補欠 を選択する 4 データを確認し 補欠採用登録の要件を満たしていることを確認してください 5 様式 B 申請額 欄に 登録取消者の 様式 B 申請額 を青字で転記する 登録取消者の当該欄は赤字で 0 にする 27

29 第 6 章 在籍確認 及び派遣学生への奨学金支給 各支給対象者の 在籍確認 奨学金の支給及び 受領確認 は 支給対象月ごとに適切に行い 在籍確認及び受領確認簿 ( 様式 C-1) により管理してください また 在籍確認及び受領確認に使用した関係書類は 学校において 定められた期間適切に保管してください 1 在籍確認 学校は 必ず支給対象月ごとに以下の3 点について 派遣学生の 在籍確認 を行ってください 1 在籍大学等に在籍していること 2 採択プログラムに参加していること 3 各支給対象月に連続する8 日間留学先国 地域を離れていないこと 在籍確認 は 派遣学生本人と派遣先機関の両方において実施してください 在籍確認 を行った支給対象月は 奨学金を支給することができますが 支給対象月の期間内に 在籍確認 ができない場合は 在籍未確認 となり 原則として 当該支給対象月の奨学金は支給できません 派遣学生の 在籍確認 は 原則として 在籍確認書 ( 派遣学生用 ) ( 様式 C-2) 及び 在籍確認書 ( 派遣先機関用 ) ( 様式 C-3 見本様式 ) を使用して確認します H29 変更 学校はプログラムが開始する前に 派遣学生に 在籍確認 の手続きについて必ず周知してください (1) 派遣学生本人と派遣先機関の両方における在籍確認 在籍確認 は いずれのプログラムにおいても 派遣学生本人と派遣先機関の両方において実施します 初回の支給対象月は 派遣学生本人と派遣先機関の両方において 在籍確認 を行った後に 奨学金を支給してください 支給対象月が 2 回 ( 月 ) 以上あるプログラムは 2 回目以降の支給対象月は 派遣学生本人の 在籍確認 を行った後に 奨学金を支給してください H29 変更 22 確認対象確認月様式 派遣学生本人 全ての支給対象月に確認を行う 在籍確認書 ( 派遣学生用 ) ( 様式 C-2) 派遣先機関 ( 派遣先大学等の担当者又は引率者 ) 初回の支給対象月に確認を行う 支給対象月 2 回 ( 月 ) 以上のプログラムは 初回の支給対象月のみ確認を行う 支給対象月 1 回 ( 月 ) のプログラムは 支給対象月に行う 在籍確認書 ( 派遣先機関用 ) ( 様式 C-3 見本様式 ) (2) 派遣学生本人の在籍確認 全ての支給対象月について 支給対象月ごとに 派遣学生本人の 在籍確認 を行ってください 学校は 支給対象月の月初め ( 月初めにプログラムが開始していない場合は支援開始後 ) に 派遣学生から電子メールにより 在籍確認書 ( 派遣学生用 ) ( 様式 C-2) を受領し 在籍確認 を行ってください 在籍確認 は 支給対象月の月内に行ってください 受領した 在籍確認 の提出日と 電子メールの送信日が同日であることを確認してください また 電子メールは 派遣学生本人からのメールであることを必ず確認してください 他の派遣学生の代理で 在籍確認書 を受領することは認められません 28

30 なお 派遣先での学習環境等により 電子メールに所定の様式を添付して送信することができない派遣学生については 在籍確認書 ( 派遣学生用 ) ( 様式 C-2) の内容をメール本文に転記し 必要項目を記載することにより 在籍確認 を行うことが可能です (3) 派遣先機関 ( 派遣先大学等の担当者又は引率者 ) の在籍確認 初回の支給対象月は 派遣先機関 ( 派遣先大学等の担当者又は引率者 ) の 在籍確認 が必要です 派遣先機関から 在籍確認書類 を受領し 在籍確認を行ってください 2 回目以降の支給対象月は 派遣先機関から 在籍確認書類 を受領する必要はありませんが プログラム実施校である国内在籍大学等の責において 派遣学生が採択プログラムに参加していることを必ず確認してください H29 変更 22 様式は 在籍確認書 ( 派遣先機関用 ) ( 様式 C-3 見本様式 ) を用意していますが 国内在籍大学等又は派遣先機関で作成する別様式で確認することも可能です 派遣学生氏名 プログラム開始年月日及び終了年月日 が記載されている書類としてください 引率者が在籍確認を行う場合は 確認者が引率者である旨 を確認書類に必ず記録してください 支援開始前に作成された入学許可証等の書類は 在籍確認 として認められません また 口頭による確認や引率者による目視による確認は 在籍確認 として認められませんので 必ず書類により 在籍確認 を行ってください (4) 在籍確認及び受領確認簿 ( 様式 C-1) による 在籍確認 の管理及び書類保管 各派遣学生の 在籍確認 について 在籍確認及び受領確認簿 ( 様式 C-1) により管理してください H29 変更 23 各支給対象月の 派遣学生在籍確認 欄の日付は 在籍確認書 ( 派遣学生用 ) (C-2) の提出日を記載してください 在籍確認及び受領確認簿 ( 様式 C-1) 在籍確認書 ( 派遣学生用 ) ( 様式 C-2) 及び 在籍確認書 ( 派遣先機関用 ) ( 様式 C-3 見本様式 ) は 学校において適切に文書保管してください これらの書類は 必要に応じて機構への提出を求めることがあります 保管期間 : プログラムごとに奨学金の最終支給を行なった月の属する年度の翌年度 4 月 1 日から 5 年間 (5) 派遣期間が連続する 8 日以上 14 日以内で 2 月連続して 1 月の派遣日数が 8 日未満になる場合の派遣学生の 在籍確認 派遣期間が連続する 8 日以上 14 日以内で ふた月連続してひと月の派遣日数が 8 日未満になる場合の派遣学生の 在籍確認 は 派遣期間内に 在籍確認 を行うことが認められます 支給対象月である留学開始月の月内に 在籍確認 を行えない場合は 翌月の派遣期間の期間内に必ず 在籍確認 を行い 奨学金を支給してください H29 変更 24 (6) 在籍未確認 の場合 支給対象月の月内に 在籍確認 ができない場合は 原則として当該支給対象月の奨学金は支給できません 登録データ の登録変更手続き及び奨学金の返納を速やかに行ってください (23 頁第 5 章 1(1) 及び 26 頁 2 参照 ) 登録データ 申請用 は 不在月 欄に 在籍未確認 の月を入力の上 不在回数 ( 月数 ) 欄に 在籍未確認 の回数 ( 月数 ) を入力してください また 返納が生じるため 返納申請額 ( 累計 ) 欄に返納予定額を入力してください 同一学生を複数プログラムに派遣する場合 同一学生を複数プログラムに派遣する場合の重複する支給対象月について 先に派遣するプログラムの支給対象終了月が 在籍未確認 となり 奨学金を支給できない場合に その月を後から派遣 29

31 するプログラムの支給対象月とし 奨学金を支給することはできません (14 頁 第 3 章 1 同一学生を複数プログラムに派遣する場合 参照 ) 2 派遣学生への奨学金支給及び 受領確認 学校は 支給対象月ごとに必ず 在籍確認 を行った後に 派遣学生に当該月分の奨学金を支給してください 奨学金は 支給対象月の月内に支給し 支給後に 受領確認 を行ってください 奨学金支給上の注意 重要 以下の支給は 認められません 在籍確認前の支給 複数月分のまとめ支給 奨学金月額の分割支給 機構から学校に送金される前の立替支給 プログラム実施終了後の支給 授業料等の参加費を差引いた金額での支給 (1) 奨学金を現金で支給する場合 派遣学生に現金で奨学金を支給する場合は 派遣学生から 受領書 ( 様式 C-4( 見本様式 )) を受領し 学校にて適切に保管してください 受領書 に 派遣学生の氏名 登録者番号 支給金額 受領日 が正しく記載されていることを確認し 奨学金の 受領確認 を行ってください 学校で受領書の様式を作成する場合は 派遣学生の氏名 登録者番号 支給金額 受領日 の項目を設けてください (2) 奨学金を振込みにより支給する場合 学校は プログラムが開始する前に 次のことを必ず確認してください 1 振込口座は 派遣学生本人の名義であること 2 振込手数料を学校が負担できない場合は 派遣学生との合意文書があること 派遣学生に奨学金を振込みにより支給する場合は 振込み後に 金融機関が発行する 振込明細書類 等により 送金日 支給金額 振込先口座 口座名義 ( 受取人名 ) が正しいことを確認し 奨学金の 受領確認 を行ってください 受領確認後は 振込明細書類 等を学校にて適切に保管してください 振込手数料に関する合意文書 銀行等 金融機関からの送金による支給を行い 振込手数料を学校が負担できない場合は 振込手数料を差引いた上で送金する旨の合意文書を 事前に学校と派遣学生との間で交わしてください また 合意文書は 学校で適切に保管してください 他の振込みがある場合 可能な限り 本制度の奨学金は単独で振込みを行ってください やむを得ず他の振込みとともに振込む場合は 在籍確認及び受領確認簿 ( 様式 C-1) に各送金を証明できる書類を添えて保管してください (3) 在籍確認及び受領確認簿 ( 様式 C-1) による 受領確認 の管理及び書類保管各派遣学生の 受領確認 について 在籍確認及び受領確認簿 ( 様式 C-1) により管理してください 各支給対象月の 受領日 欄の日付は 受領書 の受領日又は 振込明細書類 等の送金日を記載してください 30

32 在籍確認及び受領確認簿 ( 様式 C-1) 及び 受領書 振込明細書類 等は 在籍確認 の関係書類とともに 学校において適切に保管してください これらの書類は 必要に応じて機構への提出を求めることがあります 保管期間 : プログラムごとに奨学金の最終支給を行なった月の属する年度の翌年度 4 月 1 日から 5 年間 Q: 派遣学生の航空券を大学が取りまとめて手配するのですが 留学に係る経費なので 機構からの奨学金を航空費として充てて 学生には航空費を差引いた残額を支給するというのは可能ですか? A: 奨学金月額と異なる金額での支給は 一切認められません 奨学金は在籍確認を行った上で 所定の奨学金月額を機構が承認した支給対象者に 全額支給してください プログラムの参加に必要な経費であるか否かに係わらず 奨学金から他の費用を差引いた金額を支給対象者に支給することはできませんのでご注意ください Q: プログラムの実施期間が 4 月 1 日 ~10 日の支給対象者がいます 支給対象者の登録承認可否に係る機構からの連絡は登録申請月の下旬 留学開始月が 4 月の奨学金学校送金日は 4 月末とありますが 在籍確認と支給対象者への奨学金支給はどのように行えばよいでしょうか? A: 奨学金は 支給対象月ごとに在籍確認をした上で 本機構からの送金後に支給対象者にひと月分ずつ支給していただく必要があります プログラム参加期間中に必ず在籍確認を実施してください 在籍確認及び受領確認簿 ( 様式 C-1) の 登録者番号 欄については 機構から登録が承認された後で 付与された登録者番号を記載してください この場合 支給対象者への奨学金支給はプログラム実施終了後となりますが 必ず本機構からの送金後に行ってください 31

33 第 7 章採択プログラムの辞退 実施条件等の変更 採択プログラムは プログラム申請時に提出した計画書等 ( プログラム申請時の様式 2 及びタイプ B の様式 3 様式 5 等 ) のとおり実施してください 採択後に 計画書等の実施条件等を変更することは原則として認められません ただし やむを得ない事情により採択プログラムの辞退 軽微な実施条件等の変更が生じた場合は 以下により手続きを行ってください 1 採択プログラムの辞退 採択プログラムの実施が不可能となった場合 採択辞退届 ( 様式 E) に辞退の理由を記載し 速やかに機構に 郵送により提出してください 双方向協定型プログラム 双方向協定型プログラムについては 平成 29 年度内に 派遣 と 受入 の双方を実施することが支援の前提となっていますので ご留意ください なお 同一プログラムの中で実施される 派遣 と 受入 が同一の協定校でない場合においても支援の対象となります 平成 30 年度プログラム申請 H29 変更 25 辞退したプログラムは 平成 30 年度プログラム募集において 学生交流推進タイプ ( タイプ B) に申請することはできませんので ご留意ください また 平成 29 年度に支援実績がないプログラムも同様に 学生交流推進タイプ ( タイプ B) に申請することはできません なお 平成 30 年度のプログラム募集については 申請方法に変更が生じることがありますので 必ず平成 30 年度の募集要項を確認してください 2 採択プログラムの実施条件等の変更 (1) 人数 人月数 ( 配分額 ) の変更 プログラムの目的 目標を変更することなく同じ内容が実施できる範囲において 採択の際に通知された 人数 人月数 ( 配分額 ) を変更してプログラムを実施する場合の取扱い及び変更の届出方法等については 別途通知します H29 変更 26 ただし 採択の際に通知された 人数 人月数 ( 配分額 ) から大幅に少ない実施が認められるプログラムは 次年度以降の審査 採択に影響を及ぼす場合があります プログラム申請時に提出した計画書等に基づくプログラムの実施に可能な限り努め 計画内容からの変更は最小限に留めるようにしてください (2) プログラム実施期間 及び 派遣先大学等 の変更 プログラム実施期間 及び 派遣先大学等 の変更は 機構への届出は必要ありません ただし 平成 29 年度海外留学支援制度 ( 協定派遣 ) 募集要項 の派遣プログラムの申請要件を満たし 採択プログラムの計画書に記載したプログラムの目的 達成目標 内容等に変更が生じない範囲内 の変更に限り プログラムの実施が認められます 双方向協定型プログラムにおける派遣先大学等の追加 H29 変更 27 双方向協定型プログラムにおいても 新たに派遣先大学等を追加する場合の届出は必要ありません ただし 学校において 追加する派遣先大学等との協定書に 授業料不徴収 免除の記載があること を必ず確認してください 協定書に記載がない場合には 学則又は覚書等に記載されていることを必ず確認してください 32

34 (3) その他実施条件の変更 その他軽微な実施条件の変更は 変更前に 採択プログラム変更届 ( 様式 F) により 郵送にて機構に届出を行い 機構の確認を受けてください 3 プログラムの採択取消又は支給対象者の登録取消 採択プログラムに係る各種申請等において その内容に悪質な虚偽があると認められた場合や 支給対象者が学業不振 素行不良等が極めて顕著で 本制度による支援を受けるにふさわしくないと機構が判断した場合には 機構は当該プログラムの本制度の採択又は支給対象者の登録を取り消すことがあります 取消となった場合 機構は当該採択プログラムを申請した学校に 支給済みの奨学金の返納を求めるとともに 次年度以降 当該学校への採択割当の縮小や取りやめ等を行うこともありますので くれぐれもご注意ください 33

35 第 8 章報告書の提出 各報告書は 本制度の支援によって 制度の趣旨に即した成果が得られているかを確認するためのものでもあることを十分ご理解ください また 今後 本制度のフォローアップの一環として 派遣学生に対するプログラム実施終了後のフォローアップ 進路状況調査等の実施を学校に依頼する場合があります 調査実施の際にはご協力をお願いいたします 海外留学支援制度 ( 協定派遣 協定受入 ) 奨学金支給割当て人数の削減に係る取扱基準 * に基づき これまでに採択されたプログラムについて実施報告書 ( 様式 G) 奨学金支給報告書 ( 様式 J J-2) の提出がなかった場合 又は提出が著しく遅延した場合 次年度以降の採択において 割当人数を減じる措置を行ないます * 海外留学支援制度 ( 協定派遣 協定受入 ) 奨学金支給割当て人数の削減に係る取扱基準 は機構ホームページに掲載しています 1 プログラム実施報告書 ( 様式 G 及び様式 G-2) H29 変更 28 本制度の趣旨を踏まえた上で 採択プログラムにおいて 当初の計画のとおり実施できたか 目的等を達成できたか どのような成果 効果が得られたか等の観点から プログラム実施報告書 ( 様式 G 及び G-2) を採択プログラムごとに作成し 機構に報告してください なお プログラム実施報告書 については 機構のホームページ等で公開する場合があります 提出期限 : 採択プログラム実施終了 ( 支給対象者全員のプログラム実施終了 ) 後 1 か月以内 派遣期間終了後に事後研修等が含まれるプログラムの場合においても 奨学金を受給している派遣期間をプログラム実施期間として 当該報告書を実施終了後 1 か月以内に提出してください 提出方法 : 電子メールにて提出 H29 変更 頁別紙 1 データ送信時の電子メール件名及び Excel ファイル名 により提出してください 2 支給対象者修了報告書 ( 様式 H-1) H29 変更 29 各支給対象者の支援内容 ( 支援期間等 ) について 支給対象者修了報告書 ( 様式 H-1) を採択プログラムごとに作成し 機構に修了報告を提出してください 提出期限 : 採択プログラム実施終了 ( 支給対象者全員のプログラム実施終了 ) 後 1 か月以内 H29 変更 29 提出方法 : 郵送にて提出 個人情報を含む様式です 事故を避けるため 書留又は宅配便等の配達記録が残る方法により機構に提出してください 3 留学前 留学後報告書 ( 学生 学校 : 様式 H-2 学校 機構 : 様式 H-3) H29 変更 30 派遣学生用の様式 留学前 留学後報告書 ( 学生用 ) ( 様式 H-2) は 留学開始前に派遣学生に配付し 留学前に 留学前回答分 を入力させてください また 各派遣学生に対し プログラム実施終了後 1 か月以内に 学校に報告書を提出するよう周知してください 1 報告書は 全項目日本語で作成してください 2 本制度を有効に活用した事例については 機構のホームページ等により紹介する場合があり 34

36 ます 3 同一プログラムに複数回派遣する派遣学生については 各回の提出ではなく最終回の支援終了後に 支援期間全体を通した報告書を学校に提出させてください 留学終了後に 派遣学生から 留学後回答分 を入力した 留学前 留学後報告書 ( 学生用 ) ( 様式 H-2) を受領し 学校において 留学前 留学後報告書 ( 学校取りまとめ用 ) ( 様式 H-3) に取りまとめ 機構に提出してください なお 留学前 留学後報告書 ( 学生用 ) ( 様式 H-2) は 機構への提出は不要です 提出期限 : 採択プログラム実施終了 ( 支給対象者全員のプログラム実施終了 ) 後 1 か月以内 学校取りまとめ用 ( 様式 H-3) のみ 機構に提出してください H29 変更 30 提出方法 : 電子メールにて提出 個人情報を含む様式です 必ずパスワードを設定してください 39 頁別紙 1 データ送信時の電子メール件名及び Excel ファイル名 により提出してください 4 取得単位報告書 ( 様式 I) H29 変更 31 各派遣学生の単位の取得状況について 取得単位報告書 ( 様式 I) を採択プログラムごとに作成し 機構に提出してください 1 単位取得 有 のプログラムにも関わらず 単位を取得していない派遣学生がいる場合は 理由を記載した事情書 ( 様式自由 ) を添付の上 報告書を提出してください 2 提出期限において 単位が未認定の派遣学生がいる場合は 事情書 ( 様式自由 登録者番号 提出予定年月 提出遅延事由を記載 ) を添付の上 提出してください 単位認定後 該当の派遣学生分のみの報告書を作成し 提出してください 提出期限 : 採択プログラム実施終了 ( 支給対象者全員のプログラム実施終了 ) 年度の翌年度 6 月末 H29 変更 31 提出方法 : 郵送にて提出 個人情報を含む様式です 事故を避けるため 書留又は宅配便等の配達記録が残る方法により機構に提出してください 5 奨学金支給報告書 ( 平成 29 年度支給申請分 : 様式 J 平成 30 年度支給申請分 : 様式 J-2) 実施プログラムの会計報告について 奨学金支給報告書 ( 様式 J 及び様式 J-2) を採択プログラムごとに作成し 機構に提出してください 提出期限: プログラムの終了年月 様式 提出期限 1 平成 30 年 2 月までに終了 様式 J 採択プログラム実施終了後 1か月以内 するプログラム 様式 J-2 不要 2 平成 30 年 3 月に終了するプログラム 様式 J 平成 30 年 4 月 6 日 ( 金 ) 様式 J-2 不要 3 平成 30 年 4 月以降に終了するプログラム 様式 J 平成 30 年 4 月 6 日 ( 金 ) 様式 J-2 採択プログラム実施終了後 1か月以内 提出方法 : 郵送にて提出 35

37 第 9 章その他 1 奨学金受給証明書 の発行 学校は 支給対象者から依頼があった場合 機構に代わって 奨学金受給証明書 ( 様式 K) を発行することができます ただし 機構から支給対象者として承認されている場合に限ります 承認される前に発行することがないように 適正に管理してください また 同証明書を発行する場合は 支給対象者の採用決定時に通知した内容を確認した上で発行し 必ず控えを取り 発行した月の属する年度の翌年度 4 月 1 日から 5 年間保管してください 2 奨学金等支給事務の適正な実施について ( 募集要項 8. 奨学金等支給事務の適正な実施について ) (1) 立入検査等の実施及び改善措置命令 本制度の適正な実施及び成果等を確認するため プログラムの実施状況等の報告を求める又は立入検査を実施する場合があります プログラムの実施状況が適正でないことが認められるときは これを是正するための措置をとるべきことを命ずることがあります (2) 奨学金支給割当人数の削減 在籍大学等の管理体制又は事務処理が不適切な場合 海外留学支援制度 ( 協定派遣 協定受入 ) 奨学金支給割当て人数の削減に係る取扱基準 (*) に定めるところにより 奨学金支給割当人数を削減する措置を行うことがあります (3) プログラムの募集停止 在籍大学等が 偽りその他不正の行為を行った場合 海外留学支援制度 ( 協定派遣 協定受入 ) 募集停止期間等の取扱基準 (*) に定めるところにより 当該行為の判明した年度の翌年度から起算して 5 年以内で相当と認める期間 在籍大学等に対する海外留学支援制度 ( 協定派遣 ) の募集を停止し 派遣プログラムの申請を受け付けない措置を行うものとします ただし 当該措置を行った場合であっても当該行為が判明した以前に採択された派遣プログラムについては 奨学金支給対象者の登録の申請を受け付けるものとします (4) 補助金の厳正な管理 本制度は 日本政府から交付される補助金を財源に実施しており 補助金等に係る予算の執行の適正化に関する法律 ( 昭和 38 年 8 月 27 日法律第 179 号 ) の適用を受けます 従って 不正な手段により補助金の交付を受けた者 又は他の用途に使用した者には 交付の取り消しや返還命令が行われ 場合によっては刑事罰が課されることがあります 募集要項や事務手続きの手引きを遵守し 奨学金の厳正な管理に努めてください 管理体制 事務処理 プログラム実施状況が不適切な例 正当な理由なく当初計画から大幅な支援人数や配分額の減少を行った 正当な理由なく各種手続きや各種書類の提出期限を遅滞した 在籍確認手続きを適切に行わずに奨学金を支給した 奨学金を機構に承認された支給対象者以外の学生に支給した 各種報告書が未提出である 採択プログラムの辞退 実施条件等の変更等により不要となった奨学金の返納が 機構から受 36

38 領した年度内 ( 遅くとも翌年度 4 月初旬の機構が指定する日まで ) に行われなかった又は著しく遅滞した * 海外留学支援制度 ( 協定派遣 協定受入 ) 奨学金支給割当て人数の削減に係る取扱基準 は機構ホームページに掲載しています 3 派遣学生等の安全管理について ( 募集要項 10. 派遣学生等の安全管理 ) 本制度による派遣学生及び引率者等関係者 ( 以下 派遣学生等 という ) の安全管理については 以下の事項にご留意ください 各自において事前に留学等に関する情報収集に努めるよう指導してください 派遣にあたっては 現地の安全情報に十分注意し 派遣中も随時状況確認ができるよう 派遣先大学等や派遣学生等との連絡を密にしてください 留学に関する安全情報の収集手段として 外務省の 領事サービスセンター ( 海外安全相談班 ) の情報提供サービス等を活用してください 学校は 外務省 海外安全ホームページ に随時掲載される国 地域別の危険情報を確認し 4 段階のカテゴリーのうち 以下のレベルが示されている地域には派遣を行わないようにしてください レベル 4: 退避してください 渡航は止めてください ( 退避勧告 ) レベル 3: 渡航は止めてください ( 渡航中止勧告 ) 派遣先国 ( 地域 ) の状況から安全な留学が困難であると明白に認められる場合 派遣学生としての支援を見合わせることがあります ただし 機構による支給対象者の登録承認をもって 派遣先国 ( 地域 ) の安全性が保障されることにはなりませんので 必ず学校の責任において派遣学生等の状況に応じた安全確保に努めてください また 安全情報は刻々と変化します プログラムの計画及び実施にあたっては 各国の日本大使館が提供する安全情報の活用や派遣先大学等との連携により 常に最新の情報をもって プログラム遂行の安全性を確認してください 留学中に派遣 訪問予定先国 ( 地域 ) もしくは近隣地域の危険度が上記のレベルに引き上げられた場合は 至急 派遣学生等の危険地域からの移動や留学の中止等 安全のために必要な措置を行い 機構に対しては変更等の手続きを適切に行ってください 外務省領事局領事サービスセンター ( 海外安全相談班 ) 東京都千代田区霞が関 ( 外務省庁舎内 ) TEL:( 代表 ) ( 内線 :2902,2903) URL: 海外安全ホームページ URL: 外務省在外公館リスト URL: 在留届 たびレジの登録指導について 旅券法第 16 条により 外国に住所又は居所を定めて 3 か月以上滞在する日本人は 在留届 を提出することが義務付けられています また 海外での滞在期間が 3 カ月未満の場合は 在留届の提出は義務付けられていませんが 外務省海外旅行登録 たびレジ に登録することで在留届と同様に緊急情報の提供を受けることができます 海外へ渡航される皆様へ URL: 外務省海外旅行登録 たびレジ 在留届電子届出システム ORRnet 37

39 4 トビタテ! 研修オンライン の活用について トビタテ! 留学 JAPAN 日本代表プログラム において派遣留学生を対象に実施している留学前後の事前 事後研修の様子の一部 ( 動画 ) を下記ホームページに公開しています 海外留学支援制度 ( 協定派遣 ) の派遣留学生にも また これから留学を予定 検討している学生にも 大変参考となる内容となっていますので 周知をお願いします H29 変更 32 トビタテ! 研修オンライン ( トビタテ! 留学 JAPAN 日本代表プログラムの学習内容をご紹介 ) ホームページ : モバイルサイト : 38

40 別紙 1 データ送信時の電子メール件名及び Excel ファイル名 重要 個人情報保護のため 提出データファイルには必ず 別途郵送にて通知するパスワードを設定してください 提出する電子メール件名及びファイル名は 以下のとおり設定してください 特に 電子メール件名が異なる場合 ( ご確認ください 等 ) は 手続きに遅延が生じますので ご注意ください (1) 登録データ 申請用 の提出 電子メール件名学校コード学校名 ( 提出日 ) * 補欠採用登録を含む場合は 冒頭に ( 補欠 ) と加えてください ( 例 ) 学校名 : 支援大学 ( 学校コード :123456) が 平成 29 年 5 月 6 日に HTA の 登録データ 申請用 を提出 電子メール件名 支援大学 (H29-5-6) 提出するデータの Excel ファイル名プログラム番号学校名 ( 提出日 ) * 補欠採用登録を含む場合は 冒頭に ( 補欠 ) と加えてください H29 変更 33 ( 例 ) 学校名 : 支援大学 ( 学校コード :123456) が 平成 29 年 5 月 6 日に HTA の新規の登録申請を提出 Excelファイル名 HTA 支援大学 (H29-5-6) 平成 29 年 5 月 6 日に HTA の補欠採用登録と新規の登録申請を提出 Excelファイル名 ( 補欠 )HTA 支援大学 (H29-5-6) (2) 報告書 ( 様式 G 及び G-2 様式 H-3) の提出 電子メール件名学校コード学校名平成 29 年度報告書データ ( 提出日 ) 提出するデータの Excel ファイル名プログラム番号学校名実施報告書 ( 提出日 ) プログラム番号学校名留学前 留学後報告書 ( 提出日 ) ( 例 ) 学校名 : 支援大学 ( 学校コード :123456) が 平成 29 年 10 月 7 日に HTA の報告書データを提出 電子メール件名 支援大学平成 29 年度報告データ (H ) Excel ファイル名 HTA 支援大学実施報告書 (H ) HTA 支援大学留学前 留学後報告書 (H ) 39

41 派遣先地域による奨学金月額地区地域名 都市名地区地域名 都市名 指定都市奨学金月額 100,000 円 甲地方奨学金月額 80,000 円 アビジャンアブダビクウェ - トサンフランシスコシンガポールジッダジュネーブニューヨークパリモスクワリヤドロサンゼルスロンドンワシントン 北米 欧州 中近東 ( アゼルバイジャン アルバニア アルメニア ウクライナ ウズベキスタン エストニア カザフスタン キルギス ジョージア クロアチア コソボ スロバキア スロベニア セルビア タジキスタン チェコ トルクメニスタン ハンガリー ブルガリア ベラルーシ ポーランド ボスニア ヘルツェゴビナ マケドニア旧ユーゴスラビア共和国 モルドバ モンテネグロ ラトビア リトアニア ルーマニア ロシアを除く ) 主な都市 アムステルダムアンカレッジウィーンヴァンクーバーエルサレムコペンハーゲンシアトルシカゴチューリッヒトロントニューオリンズハンブルグフランクフルトブラッセルホノルルボストンマドリッドモントリオールローマ 40 乙地方奨学金月額 70,000 円 丙地方奨学金月額 60,000 円 別紙 2 指定都市 甲地方 丙地方以外の地域 主な都市 ウェリントンクアラルンプールサンクトペテルブルクシドニージャカルタソウルソフィアタシケントバンコクプラハブダペストマニラメルボルンヤンゴン アジア ( インドシナ半島 ( シンガポール タイ ミャンマー マレーシアを含む ) インドネシア 大韓民国 東ティモール フィリピン ボルネオ 香港を除く ) 中南米 アフリカ 主な都市 カイロケープタウンサンパウロ上海台北ナイロビブエノスアイレス北京メキシコシティーリオデジャネイロリマ 地区の区分は 国家公務員等の旅費に関する法律 ( 昭和 25 年法律第 114 号 ) 及び 国家公務員等の旅費支給規程 ( 昭和 25 年大蔵省令第 45 号 ) による

42 国 地域名地域区分主な都市 ( 別紙 2 に記載 ) アジア南米国 地域コード表 別紙 台湾 丙 台北 101 バングラデシュ 丙 102 ブータン 丙 103 ブルネイ 丙 104 カンボジア 乙 105 中国 丙 北京 上海 106 香港 乙 107 インド 丙 108 インドネシア 乙 ジャカルタ 109 大韓民国 乙 ソウル 110 ラオス 乙 111 マカオ 丙 112 マレーシア 乙 クアラルンプール 113 モンゴル 丙 114 ミャンマー 乙 ヤンゴン 115 ネパール 丙 116 パキスタン 丙 117 フィリピン 乙 マニラ 191 シンガポール 指定都市 シンガポール 119 スリランカ 丙 120 タイ 乙 バンコク 121 ベトナム 乙 122 アフガニスタン 丙 123 東ティモール 乙 124 モルディブ丙中201 アルゼンチン 丙 ブエノスアイレス 202 ボリビア 丙 203 ブラジル 丙 サンパウロ リオデジャネイロ 204 チリ 丙 205 コロンビア 丙 206 コスタリカ 丙 207 キューバ 丙 208 ドミニカ共和国 丙 209 エクアドル 丙 210 エルサルバドル 丙 211 グアテマラ 丙 212 ホンジュラス 丙 213 ジャマイカ 丙 214 メキシコ 丙 メキシコシティー 215 ニカラグア 丙 216 パナマ 丙 217 パラグアイ 丙 218 ペルー 丙 リマ 219 トリニダード トバゴ 丙 220 ウルグアイ 丙 221 ベネズエラ 丙 222 ハイチ丙 41

43 国 地域名地域区分主な都市 ( 別紙 2 に記載 ) 中近東フリカ301 バーレーン 甲 302 キプロス 甲 303 イラン 甲 304 イラク 甲 305 イスラエル 甲 エルサレム 306 ヨルダン 甲 391 クウェート 指定都市 クウェート 307 クウェート 甲 上記指定都市以外 308 レバノン 甲 309 オマーン 甲 310 カタール 甲 392 サウジアラビア 指定都市 ジッダ リヤド 311 サウジアラビア 甲 上記指定都市以外 312 シリア 甲 313 トルコ 甲 393 アラブ首長国連邦 指定都市 アブダビ 314 アラブ首長国連邦 甲 上記指定都市以外 315 イエメン甲ア401 アルジェリア 丙 402 カメルーン 丙 403 コンゴ共和国 丙 491 コートジボワール 指定都市 アビジャン 404 コートジボワール 丙 上記指定都市以外 405 エジプト 丙 カイロ 406 エチオピア 丙 407 ガボン 丙 408 ガーナ 丙 409 ギニア 丙 410 ケニア 丙 ナイロビ 411 リベリア 丙 412 リビア 丙 413 マダガスカル 丙 414 モーリタニア 丙 415 モロッコ 丙 416 ナイジェリア 丙 417 セネガル 丙 418 南アフリカ 丙 ケープタウン 419 スーダン共和国 丙 420 タンザニア 丙 421 チュニジア 丙 422 コンゴ民主共和国 丙 423 ザンビア 丙 424 ジンバブエ 丙 425 チャド 丙 426 ウガンダ 丙 427 ボツワナ 丙 428 南スーダン共和国 丙 429 シエラレオネ 丙 430 モザンビーク 丙 431 ベナン共和国 丙 42

44 国 地域名地域区分主な都市 ( 別紙 2 に記載 ) 北米オセアニアーロッパ501 カナダ 甲 ウ ァンクーバー トロント モントリオール 591 アメリカ合衆国 指定都市 ロスアンゼルス ニューヨーク市 サンフランシスコ ワシントン D.C. ニューヨーク州 ワシントン州の間違いが多いため注意してください ボストン シアトル アンカレッジ ホノル 502 アメリカ合衆国 甲 ル シカゴ ニューオリンズ 等上記指 定都市以外 601 オーストラリア 乙 シドニー メルボルン 602 ニュージーランド 乙 ウェリントン 603 パプアニューギニア 乙 604 パラオ 乙 605 マーシャル諸島 乙 606 ミクロネシア 乙 607 フィジー諸島 乙 608 キリバス 乙 609 ナウル 乙 610 ソロモン諸島 乙 611 トンガ 乙 612 ツバル 乙 613 バヌアツ 乙 614 サモア 乙 615 クック諸島 乙 616 ニウエ 乙 617 トケラウ諸島 乙 618 ニューカレドニア乙ヨ701 アルバニア 乙 702 オーストリア 甲 ウィーン 703 エストニア 乙 704 ラトビア 乙 705 リトアニア 乙 706 ベルギー 甲 ブラッセル 707 ブルガリア 乙 ソフィア 708 ベラルーシ 乙 709 カザフスタン 乙 710 ウクライナ 乙 711 ウズベキスタン 乙 タシケント 712 クロアチア 乙 713 チェコ 乙 プラハ 714 デンマーク 甲 コペンハーゲン 715 フィンランド 甲 791 フランス 指定都市 パリ 716 フランス 甲 上記指定都市以外 717 ドイツ 甲 フランクフルト ハンブルグ 718 ギリシャ 甲 719 ハンガリー 乙 ブダペスト 720 アイスランド 甲 721 アイルランド 甲 722 イタリア 甲 ローマ 723 ルクセンブルク 甲 724 マルタ甲 43