平成30年度海外留学支援制度（協定派遣）事務手続きの手引き

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1 平成 30 年度海外留学支援制度 ( 協定派遣 ) 事務手続きの手引き 第 2 版 独立行政法人日本学生支援機構 留学生事業部海外留学支援課 ( 平成 30 年 1 月 )

2 はじめに 1 海外留学支援制度 ( 協定派遣 ) について (1) 目的 海外留学支援制度 ( 協定派遣 ) は 我が国の大学 大学院 短期大学 高等専門学校又は専修学校 ( 専門課程 )( 以下 高等教育機関 という ) が 諸外国の高等教育機関 ( 大学 大学院 短期大学 高等専門学校又は専修学校 ( 専門課程 ) に相当する諸外国の機関をいう ) 等と学生交流に関する協定等を締結し それに基づき 諸外国の高等教育機関等へ短期間派遣される日本人学生等に対して 独立行政法人日本学生支援機構 ( 以下 機構 という ) が留学に係る費用の一部を奨学金として支援することにより グローバル社会において活躍できる人材を育成するとともに 我が国の高等教育機関の国際化 国際競争力強化に資することを目的とします また 平成 30 年度より 経済的に困窮した留学希望者に対し 奨学金と併せて渡航費等に必要な経費として 渡航支援金 を支援することにします H30 変更 1 (2) 派遣学生又は奨学金支給対象者の定義 我が国の高等教育機関 ( 以下 在籍大学等 又は 学校 という ) が 諸外国の高等教育機関等 ( 以下 派遣先大学等 という ) との学生交流に関する協定等に基づいて 在籍大学等に在籍したまま 8 日以上 1 年以内の期間 在籍大学等が実施する派遣プログラム ( 履修科目の一部として実施されるインターンシップ等を含む ) に参加する日本人学生等で 本制度により奨学金の支援を受ける者を 派遣学生 又は ( 奨学金 ) 支給対象者 といいます (3)( 参考 ) 派遣プログラムの申請要件 - 平成 30 年度 募集要項 抜粋 - 1 在籍大学等 ( 高等専門学校については 専攻科を含み 第 2 年次以下を対象とするものを除く ) に在籍する学生を対象に実施するもの 2 派遣先大学等との間に締結した学生交流に関する協定等に基づき実施するもの 諸外国の政府研究機関 国際機関 公的機関等における研修やインターンシップ等を含むプログラムについては 派遣先機関との協定等に基づき履修科目の一部等として行われ 帰国後に単位認定されるものに限ります 3 プログラム実施期間が 8 日以上 1 年以内の計画であるもの プログラムは 諸外国において 連続して 8 日以上実施されるものとします なお プログラムの実施期間に 渡航にかかる期間は含まないものとします 31 日以内のプログラムについては 履修科目の一部となっているものや 派遣前後の準備講習 フォローアップを目的とした語学や専門科目の講義等との一体化など 明確な効果 ( 単位付与等 ) が見込めるものであること 4 参加に必要な語学水準を適切に設定しているもの 5 派遣学生について 在学中はフォローアップのための追跡調査に協力できる管理体制を有するもの 6 派遣先大学等が 外務省の 海外安全ホームページ 上の レベル 2: 不要不急の渡航は止めてください 以上に該当する地域ではないこと 2 事務手続きの手引きについて この 事務手続きの手引き ( 以下 手引き という ) は 平成 30 年度海外留学支援制度 ( 協定派遣 ) の奨学金に関する事務手続きについて記載したものです 本制度の奨学金事務にあたっては プログラムの申請区分 ( 学生交流創成タイプ ( 以下 タイプ A という ) 学生交流推進タイプ ( 以下 タイプ B という )) や形態 ( 双方向協定型 短期研修 研究型 ) の区別にかかわらず この 手引き 並びに機構ホームページに掲載する 様式 及び事務連絡等の通知文書に従い 実施してください Q&A も作成しましたので 参考にしてください 1

3 (1) 平成 30 年度海外留学支援制度 ( 協定派遣 ) のページ 日本学生支援機構ホームページ 留学生支援 学校関係者の皆様 海外留学に係る学校関係者の皆様 海外留学支援制度 ( 協定派遣 ) 平成 30 年度海外留学支援制度 ( 協定派遣 ) なお 前年度 手引き からの変更は 6 頁 第 1 章 1 前年度 手引き からの変更について に記載していますので ご確認ください また 双方向協定型の協定受入については 平成 30 年度海外留学支援制度 ( 協定受入 ) 事務手続きの手引き に従い 実施してください (2) 注意点 1 文中特に断りのない限り 学校 は国内の在籍大学等です 2 文中特に断りのない限り 大学 は大学院を含みません 3 データを提出 ( 送信 ) する際は 別紙 1 データ送信時の電子メール件名及び Excel ファイル名 を確認してください 4 平成 29 年度に採択されたプログラムの平成 30 年度継続支援については 平成 30 年 2 月中旬に機構ホームページに掲載予定の事務連絡を確認してください 5 文中の様式名については 平成 30 年度海外留学支援制度 ( 協定派遣 ) を省略しています 例 平成 30 年度海外留学支援制度 ( 協定派遣 ) 銀行振込依頼書 ( 様式 A) 銀行振込依頼書 ( 様式 A) 6 各種提出書類 ( 原本 ) の提出方法について 郵便に限っているわけではありませんが 文中では メールによる 送信 と混同しないよう 郵送 と表記しています 3 提出データのパスワードについて 学校から機構に派遣学生等の個人情報を含むデータを提出 ( 送信 ) する際は 個人情報保護の目的から 必ず平成 30 年度用のパスワードを設定してください パスワードは 平成 30 年 3 月に別途郵送にて通知します 機構から 登録承認メール等派遣学生の個人情報を含むデータを送信する際にも 同じパスワードを設定しています 文中特に断りのない限り パスワード は 機構が通知する 平成 30 年度用のパスワード のことです 4 個人情報の取扱いについて 提出された個人情報は 本制度実施のために利用されます また 行政機関及び公益法人等から奨学金の重複受給の防止等のために照会があった場合は 必要に応じて提供されます そのほか この利用目的の適正な範囲において 学校 在外公館 行政機関 公益法人及び業務委託先に必要に応じて提供され その他の目的には利用されません 5 照会先及び書類 データ等提出 ( 送付 送信 ) 先について 住所 ( 書類提出先 ) 電話 FAX メールアドレス ( データ提出先 ) 東京都江東区青海 独立行政法人日本学生支援機構留学生事業部海外留学支援課協定派遣担当 haken-t@jasso.go.jp ( 協定派遣担当 ) 2

4 目 次 はじめに 1 海外留学支援制度 ( 協定派遣 ) について 事務手続きの手引きについて 提出データのパスワードについて 個人情報の取扱いについて 照会先及び書類 データ等提出 ( 送付 送信 ) 先について... 2 第 1 章平成 30 年度事務手続きにおける注意点 前年度 手引き からの変更について 平成 29 年度採用者の平成 30 年度支援における事務手続きについて 本制度奨学金事務担当者の登録及び変更について ( 様式 T) 銀行振込依頼書 ( 様式 A) の提出について... 8 第 2 章奨学金支給対象者の資格 要件 奨学金支給対象者の資格及び要件... 9 第 3 章奨学金の支給基準 奨学金月額 奨学金の支給基準 奨学金月額 渡航支援金 第 4 章支給対象者の登録申請 奨学金支給申請 支給対象者の登録申請及び機構への奨学金支給申請 登録データ 申請用 の作成方法 奨学金支給申請書 ( 様式 B) の作成方法 第 5 章 登録データ の登録内容変更 登録取消 補欠採用登録 登録内容変更 登録取消 ( 補欠採用登録を伴わない登録取消 ) 奨学金の返納が生じる場合 ( 補欠採用登録を伴う ) 登録取消及び補欠採用登録 第 6 章 在籍確認 及び派遣学生への奨学金支給 在籍確認 派遣学生への奨学金支給及び 受領確認 在籍確認及び受領確認簿 ( 写 ) 等の提出 ( 受領書調査 ) 第 7 章採択プログラムの辞退 実施条件等の変更 採択プログラムの辞退 採択プログラムの実施条件等の変更 プログラムの採択取消又は支給対象者の登録取消 第 8 章採択プログラムの執行管理及び中間報告書の提出 執行管理について 中間報告書 ( 様式 P) について 人数 配分額 の移管 学生交流推進タイプ ( タイプ B) のみ 過年度奨学金の残余金にかかる返納報告 支援人数実績に対する評価 第 9 章報告書の提出 実施報告書 ( 様式 G 様式 G-2) 支給対象者修了報告書 ( 様式 H-1) 留学前 留学後報告書 ( 様式 H-2 様式 H-3) 取得単位報告書 ( 様式 I) 奨学金支給報告書 ( 様式 J 様式 J-2)

5 第 10 章その他 奨学金受給証明書 ( 様式 K) の発行 奨学金等支給事務の適正な実施について 派遣学生等の安全管理について トビタテ! 研修オンライン の活用について 別紙 1 データ送信時の電子メール件名及び EXCEL ファイル名別紙 2 派遣先地域による奨学金月額別紙 3 国 地域コード表別紙 4 各様式の提出時期等別紙 5 登録データ 申請用 の登録項目について別紙 6 海外留学支援制度 ( 協定派遣 協定受入 ) 奨学金支給割当て人数の削減に係る取扱基準別紙 7 海外留学支援制度 ( 協定派遣 協定受入 ) 募集停止期間等の取扱基準 4

6 ( 参考 : 派遣学生にかかる手続きの流れ ) 登録 支給申請 - 在籍確認 奨学金支給等 ( プログラム実施中 ) - 報告書提出 機構学校学生 ( 第 2 章 ) プログラムの参加者を募集支給対象者の選考 応募 ( 第 3 章 第 4 選考した派遣学生の 登録データ 申請用 を提出 登録 支給申請 ( 第 3 章 第 4 奨学金支給申請書 ( 様式 B) を提出 ( 第 9 章 ) 留学前 留学後報告書 ( 様式 H-2) の留学前回答分を入力 支給対象者の登録承認 ( 登録者番号付与 ) 奨学金支給 ( 機構 学校 ) 派遣学生に結果通知 ( 登録者番号通知 在籍確認方法の説明等 ) 在籍確認 奨学金支給等(プログラム実施中)報告書提出 登録変更承認返納金額確定 配分額の執行状況の確認 余剰額の把握 追加採択の実施 プログラムの実施内容の確認 評価 ( 第 6 章 ) ( 第 5 章 ) ( 第 5 章 ) ( 第 8 章 ) ( 第 9 章 ) プログラムの実施 毎月 ( 注 ) の在籍確認 毎月の奨学金支給 ( 学校 学生 ) 登録データ 申請用 で変更の届出 奨学金の返納 中間報告書 ( 様式 P) の提出 実施報告書 ( 様式 G G-2) 支援対象者修了報告書 ( 様式 H-1) 留学前 留学後報告書 ( 学校とりまとめ用 ) ( 様式 H-3) 取得単位報告書 ( 様式 I) 奨学金支給報告書 ( 様式 J J-2) 年度別会計報告 奨学金 ( 第 6 章 ) プログラムへの参加 毎月の在籍確認 ( 第 6 章 ) 奨学金受領 随時支援終了日の変更等を学校報告 ( 第 9 章 ) 留学前 留学後報告書 ( 様式 H-2) の留学後回答分を入力 提出 ( 注 ) 支給対象月にあたる月には毎回 在籍確認を行い 奨学金を支給してください 5

7 第 1 章平成 30 年度事務手続きにおける注意点 1 前年度 手引き からの変更について 変更内容の詳細については 手引き 該当ページを確認してください 前年度 手引き には記載していない内容であっても 事務連絡等で通知済みの場合には 下表には書き入れていません 番号 項目 平成 29 年度手引きからの変更内容 手引き 1 渡航支援金 平成 30 年度より 家計基準を満たす者に対し 渡航支援金を支給することになったことに伴い 家計基準や登録方法 支給方法を記載しました 19 頁 2 3 銀行振込依頼書 ( 様式 A) の提出 奨学金支給対象者の資格及び要件 4 奨学金の支給基準 5 同一学生を同一プログラムで複数回派遣する場合 6 支給対象月 7 一時不在 8 奨学金の 前支給 後支給 これまでは 登録内容に変更がある場合のみ 変更部分を記入するとしていましたが 変更の有無を問わず 全項目を記入するように変更しました 外務省の 海外安全ホームページ 上の レベル2: 不要不急の渡航は止めてください 以上に該当する地域以外に派遣される者 という条件の追加 ( 募集要項 記載事項 ) に伴い 対応方法や注意点を記載しました 奨学金の支給基準を 派遣日数が連続して8 日以上の月は支給対象月とする 方法から 派遣期間を31 日ごとに区切り 奨学金月額の支給月数 ( 支給回数 ) を決定 する方法に取扱いを変更しました ( 募集要項 記載事項 ) 同一学生を同一プログラムで複数回派遣する場合に支援するのは 1 回目の支援開始日から1 年以内であることを記載しました 奨学金の支給基準の変更に伴い 同一学生を同一プログラムで複数回派遣する場合に 全派遣期間を合算し 31 日ごとに区切り 奨学金月額の支給月数 ( 支給回数 ) を決定する方法に変更しました これまでは 登録データの該当するセルに2 回目以降の派遣年月日をコンマ (,) で区切って入力していましたが 2 回目の派遣年月日を記入するセルを新たに追加しました これまでは 派遣日数が連続して8 日以上の月 を支給対象月としていましたが 奨学金の支給基準の変更に伴い 派遣期間を31 日ごとに区切って決定する支給月数 ( 支給回数 ) を 留学開始月から月ごとに割り当てるように取扱いを変更しました これまでは 支給対象月において 派遣先国 地域にいる日数が連続する8 日の期間に満たないとき を一時不在としていましたが 奨学金の支給基準の変更に伴い 各支給対象月において 全期間にわたり派遣先国 地域に不在のとき を一時不在として取り扱うことに変更しました 留学開始月が月末から数えて7 日以内の場合 かつ留学月数が支給月数よりも多い場合に限り 奨学金支給対象者の登録申請時に 奨学金の支給対象月を留学開始月から始めるか ( 前支給 ) ふた月目から始めるか ( 後支給 ) を選択できるように取扱いを変更しました なお 上述の条件に当てはまらない場合は 前支給 になります 6 8 頁 11 頁 13 頁 13 頁 14 頁 26 頁 14 頁 14 頁 14 頁

8 番号項目平成 29 年度手引きからの変更内容手引き 同一学生を複数プログラムに派遣する場合 留学先国 地域一時不在届 ( 様式 N) 特例手続き依頼書 ( 様式特例 ) 12 在籍確認 13 プログラム実施期間 14 中間報告書 奨学金の支給基準の変更に伴い 先に派遣するプログラムと後から派遣するプログラムで 留学月が重複した場合の取扱いを記載しました 未来の 一時不在 が確定している場合の様式として 一時不在届 ( 様式 N) を追加しました 新規登録や登録変更を行う際に 提出期限までに 登録データ 申請用 を提出できないときに利用する様式として 新たに 特例手続き依頼書 ( 様式特例 ) を追加しました 派遣先機関の在籍確認について これまで 初回の支給対象月に確認を行う としていたところ 可能な限り初回の支給対象月 ( 遅くとも2 回目の支給対象月 ) に確認を行う に取扱いを変更しました 2か所以上に派遣する場合 1か所目の派遣先大学等が 派遣学生の全期間の在籍を保証しないときには 2 か所目以降の派遣先機関においても 在籍確認 を行うことと追記しました これまで プログラムの実施期間中に プログラム実施期間変更の報告は不要としていましたが 中間報告書 ( 様式 P) により報告するように取扱いを変更しました これまでは タイプAとタイプBとで様式が分かれていましたが 1 種類にまとめました 記載項目についても 見直しました これまでは辞退プログラムも含め 全てのプログラムについて報告が必要としていましたが 採択辞退届 ( 様式 E) を提出したプログラムについては記載不要と取扱いを変更しました タイプBのプログラム間で移管できる対象を これまでの 人数 人月数( 配分額 ) の5 割以内 から 人数 配分額 の5 割以内 に変更しました 17 頁 26 頁 31 頁 頁 40 頁 頁 45 頁 45 頁 48 頁 2 平成 29 年度採用者の平成 30 年度支援における事務手続きについて 平成 29 年度海外留学支援制度採用者の平成 30 年度継続実施分の支援における事務手続きは 平成 29 年度の事務手続きに準じます 各手続きを行うにあたり 平成 29 年度海外留学支援制度 ( 協定派遣 ) 事務手続きの手引き 及び機構ホームページ掲載 ( 平成 30 年 2 月中旬掲載予定 ) の事務連絡 平成 29 年度海外留学支援制度 ( 協定派遣 協定受入 ) 採用者の平成 30 年度における事務手続きについて を参照の上 適切に行ってください 各手続きの様式は 銀行振込依頼書 ( 様式 A) を除き 平成 29 年度の様式を使用してください 平成 29 年度海外留学支援制度 ( 協定派遣 ) のページ日本学生支援機構ホームページ 留学生支援 学校関係者の皆様 海外留学に係る学校関係者の皆様 海外留学支援制度 ( 協定派遣 ) 平成 29 年度海外留学支援制度 ( 協定派遣 ) 7

9 3 本制度奨学金事務担当者の登録及び変更について ( 様式 T) 海外留学支援制度 ( 協定派遣 ) に関する各種通知等の連絡先及び照会先として 本制度奨学金の事務担当者の連絡先 ( 担当部署 担当者氏名 住所 電話番号 FAX 番号 電子メールアドレス ) を登録しています 事務担当者又は連絡先が変更になる場合は 事前に 担当事務等連絡先変更届 ( 様式 T) により 機構に届け出てください 担当事務等連絡先変更届 ( 様式 T) は 個人情報保護の目的から ファイルには必ず機構が定めるパスワードを設定し 電子メールで提出 ( 送信 ) してください なお 平成 30 年度に初めて協定派遣プログラムに採択された学校については プログラム申請時に 平成 30 年度海外留学支援制度 ( 協定派遣 協定受入 ) 申請書 ( 様式 1) で届け出た連絡先を登録しています 4 銀行振込依頼書 ( 様式 A) の提出について 提出物及び提出方法 提出物 提出方法 提出期限 銀行振込依頼書 ( 様式 A) 郵送 ( 書留又は宅配便等の配達記録 平成 30 年 3 月 30 日 ( 金 ) が残る方法 ) 奨学金は 学校が 銀行振込依頼書 ( 様式 A) により届け出る銀行口座に振込みます 全ての学校において 提出期限までに 銀行振込依頼書 ( 様式 A) を機構に提出してください 平成 29 年度から銀行口座の変更がない場合にも 必ず全項目を記入した上で提出してください H30 変更 2 1 機構の他の事業に係る入金や他機関からの入金と混同しないように 可能な限り専用口座を設けるなどしてください 2 口座名義は学校名を含めた名称にしてください 3 銀行振込依頼書 ( 様式 A) を提出した後 金融機関名 口座番号 口座名義等 記載事項に変更が生じた場合は その直後の支給申請時までに改めて 銀行振込依頼書 ( 様式 A) を提出してください 4 海外留学支援制度 ( 協定受入 ) の振込みも受ける場合は 協定受入用の 銀行振込依頼書 ( 様式 A) を別途作成し 提出してください なお 協定派遣の口座は 協定受入の口座と同一口座でも 異なる口座でもかまいません 5 銀行振込依頼書 ( 様式 A) は派遣 受入別に各学校で 1 部のみ提出してください プログラムごとあるいは採択年度ごとに提出しないでください 平成 29 年度に採択された平成 30 年度継続実施プログラムと平成 30 年度に採択されたプログラムと両方ある場合も 各学校で 1 部のみ提出してください 6 機構に奨学金の申請をするのが 平成 29 年度に採択された平成 30 年度継続実施プログラムのみで 平成 30 年度に採択されたプログラムがない場合についても 平成 30 年度の様式を使用して作成し 平成 30 年 3 月 30 日 ( 金 ) までに提出してください 7 平成 30 年 4 月から口座名義が変更になる場合は 平成 30 年 3 月 30 日 ( 金 ) までに その旨を機構に連絡してください また 口座名義変更後は速やかに 銀行振込依頼書 ( 様式 A) を提出してください 8

10 第 2 章奨学金支給対象者の資格 要件 海外留学支援制度 ( 協定派遣 ) における派遣プログラムに採択され ( 当該プログラムを 以下 採択プログラム という ) 奨学金支給割当人数及び奨学金配分額についての通知を受けた学校は 採択プログラムごとに割り当てられた奨学金支給割当人数及び奨学金配分額の範囲内で 奨学金支給対象者を選考してください 選考にあたっては 本章に記載する奨学金支給対象者の資格及び要件等を必ず確認してください 1 奨学金支給対象者の資格及び要件 奨学金支給対象者は 在籍大学等の正規の課程に学位取得又は卒業を目的に在籍し 在籍大学等が採択プログラムへの参加を認めた者で 次の 1~8 に掲げる要件を全て満たしていることが条件となります 1 日本国籍を有する者又は日本への永住が許可されている者 特別永住者を含みます 定住者は含まれません 二重国籍者においても 1 を満たす者は含まれます 2 学生交流に関する協定等に基づき 派遣先大学等が受入を許可する者 3 在籍大学等における学業成績が優秀で人物等に優れており かつ 次に定める方法で求められる 在籍大学等における奨学金支給対象者選考時の前年度の成績評価係数が 3.00 満点中 2.30 以上であること 前年度の成績がない場合は 選考時の前学期分の成績から算出するものとします 短期研修 研究型のプログラム参加者に限り 2.00 相当以上 2.30 相当未満であっても 推薦書 ( 様式 L) を機構に提出することにより 成績評価係数の要件を満たす者として認めます 10 頁 ウ.( 短期研修 研究型プログラムのみ ) 推薦書 ( 様式 L) を提出する場合 参照 ア. 成績評価係数の算出方法前年度の成績評価を次の表により 成績評価ポイント に換算し 計算式に当てはめて 小数点第 3 位を四捨五入して算出してください なお 履修した授業が単位制を採らない場合は 科目数を全て単位数に置き換えて算出してください 成績評価 4 段階評価 ( パターン1) - 優 良 可 不可 4 段階評価 ( パターン2) - A B C F 4 段階評価 ( パターン3) - 100~80 点 79~70 点 69~60 点 59 点以下 5 段階評価 ( パターン4) 100~90 点 89~80 点 79~70 点 69~60 点 59 点以下 5 段階評価 ( パターン5) S A B C F 5 段階評価 ( パターン6) A B C D F 成績評価ポイント ( 計算式 ) ( 評価ポイント 3 の単位数 3)+( 評価ポイント 2 の単位数 2)+( 評価ポイント 1 の単位数 1) +( 評価ポイント 0 の単位数 0) 総登録単位数 9

11 算出された成績評価係数について 成績評価係数確認書 ( 様式 M) の Ⅰ: 成績評価係数を算出できる者 欄に記録し 機構の求めがあった場合に速やかに提出できるよう 学校において保管してください 保管期間は 当該派遣学生の採用年度の翌年度 4 月 1 日から 5 年間です イ. 前年度の成績が選考時までに判明しない場合 1 年生や編入学生等で 前年度 ( 前年度がない場合は 前学期分 ) の成績が選考時までに判明しない場合 あるいは前述 成績評価ポイント への換算ができない場合であっても 学校において 客観的な学業成績の判断基準 ( ) を用い 派遣学生の学業成績を総合的に判断し 成績評価係数 2.30 相当以上とみなし 本制度の支援を受ける者として適当であると判断する場合は 成績評価係数の要件を満たす者として認めます なお 判断に使用した派遣学生の学業成績及び相当すると評価される成績評価係数について 成績評価係数確認書 ( 様式 M) の Ⅱ: 成績評価係数を算出できない者 欄に記録し 機構の求めがあった場合に速やかに提出できるよう 学校において保管してください 保管期間は採用年度の翌年度 4 月 1 日から 5 年間です 学業成績の判断基準の例例 1) 入学試験の成績が 人中上位 位迄について 成績評価係数 2.30 相当以上とみなす ( 入試の 合否 を基準とすることは認められません ) 例 2) 修士 1 年次は 学部最終年次の成績が 点満点中 点以上の者について 成績評価係数 2.30 相当以上とみなす例 3) 前年度休学者は前々年度の成績評価を 前年度後期休学者は前年度前期の成績評価を用いて算出される成績評価係数を用いる例 4) 算定できない科目 ( 合格 不合格評価のみ ) がある者は 算定できない科目以外の成績評価係数が 2.30 以上あり かつ算定できない科目のうち 合格 科目が 割以上ある者について 成績評価係数 2.30 相当以上とみなす 注意 人物像や熱意といった学業成績と異なるものにより 学業成績を判断することはできません また プログラムの参加資格があることをもって本制度の学業成績の要件に該当すると判断することや 特定の科目 ( 語学等 ) の成績のみを用いて学業成績を判断することはできません ウ.( 短期研修 研究型プログラムのみ ) 推薦書 ( 様式 L) を提出する場合短期研修 研究型のプログラムに限り 成績評価係数が算出できるかどうかにかかわらず 選考時の成績評価係数が 2.00( 相当 ) 以上 2.30( 相当 ) 未満のプログラム参加者が 自己推薦書 ( 協定派遣学生用 ) ( 様式 L-2) を提出し 学校がその記載内容を審査した結果 成績評価係数 2.30 相当以上として 本制度の支援を受けることが適当であると判断する場合は 成績評価係数の要件を満たす者として認めます 登録申請時に 登録データ 申請用 と併せて 推薦書 ( 様式 L) を提出してください 推薦書 ( 様式 L) において選択する 2.30 相当以上とする判断事由については 様式を確認してください 自己推薦書 ( 協定派遣学生用 ) ( 様式 L-2) プログラム参加者が学校に提出する書類で 学生本人の直筆の署名が必須です 自己推薦書 ( 協定派遣学生用 ) ( 様式 L-2) の ( 学校記入欄 ) 自己推薦書 No. 欄には 任意の番号を記入し 推薦書 ( 様式 L) 成績評価係数確認書 ( 様式 M) 及び 登録データ 申請用 の該当欄にも 同じ番号を記入してください 自己推薦書 No. は 同一プログラム内で番号が重複しないようにしてください 24 頁 第 4 章 2 登録データ 申請用 の作成方法 参照 自己推薦書 ( 協定派遣学生用 ) ( 様式 L-2) は 学校において採用年度の翌年度 4 月 1 日から 5 年間 適切に保管してください 機構から提出を求めることがあります 4 経済的理由により 自費のみでの派遣プログラムへの参加が困難な者 機構が実施する平成 30 年度第二種奨学金在学採用の家計基準に合致する者から優先的に支援の対象としてください また 奨学金支給割当人数に余剰が生じる場合は 在籍大学等において 経済的理由により 10

12 自費のみでの派遣プログラムへの参加が困難な者 として認める者も対象とします 家計基準との比較を試算できるツールとして 家計基準適格性判定表 ( 平成 30 年度第二種奨学金在学採用 ) を平成 30 年 4 月 2 日以降に大学等に配付する予定です なお 第二種奨学金の家計基準の目安は 機構ホームページに公表しています 日本学生支援機構ホームページ ( 在学採用の奨学金の基準 ) 5 派遣先大学等の所在国 地域への派遣プログラム参加に必要な査証を確実に取得し得る者 6 派遣プログラム終了後 在籍大学等に戻り学業を継続する者又は在籍大学等の学位を取得する者 ( 高等専門学校及び専修学校専門課程にあっては卒業する者 ) 退学 除籍の予定がある者は 要件を満たしません プログラム途中に卒業 修了する者は 要件を満たしません 注意 プログラム途中に 大学学部を卒業し引き続き大学院に入学する者は プログラム途中に卒業する者に含まれるため 奨学金支給対象者の要件を満たしません 7 派遣プログラム参加にあたり 他団体等 ( 在籍大学等及び派遣先大学等を含む ) から派遣プログラム参加のための奨学金 ( 渡航費及び返済が必要な貸与型奨学金や学資ローンは含まれない ) を受ける場合 他団体等からの奨学金月額 ( 複数の他団体等から受ける場合は合計金額の月額換算額 ) が 本制度による奨学金月額を超えない者 注 1) 研修やインターンシップ等を含むプログラムに参加することで報酬が発生する場合 他団体等からの奨学金同様 支給月額が本制度による奨学金月額を超えない場合に限り 併給は可能です 注 2) 月額支給でない場合は 月額に換算した額により確認してください また 他団体等から奨学金を受ける際 当該奨学金支給団体側が 本制度の奨学金との併給を認めない場合があるので 当該団体に確認してください 注 3) 渡航支援金 受給者について 他団体等からの奨学金月額が本制度による奨学金月額を超えない場合は 併給は可能です ただし 他団体等からの奨学金に渡航費が含まれている場合には その奨学金は併給できません 19 頁 第 3 章 3 渡航支援金 についても 確認してください H30 変更 1 注 4) 機構が実施する貸与型奨学金である第一種 ( 無利子 ) 奨学金及び第二種 ( 有利子 ) 奨学金は 本制度との併給を認めています なお 留学期間中の貸与を休止する場合は 休止手続き ( 異動願 の提出 ) をとってください また 継続希望の場合 留学奨学金継続願 の提出は不要です 貸与型奨学金に係る休止手続き等のお問い合わせは 各学校の国内奨学金 ( 貸与型 ) ご担当者様を通じて 機構の担当部署である貸与部に照会してください 注 5) 機構が実施する貸与型奨学金 ( 無利子 ) である第一種奨学金 ( 海外協定派遣対象 ) は 海外留学支援制度 ( 協定派遣 ) の奨学金支給対象者のうち 別に定める要件を満たす学生 ( 諸外国の高等教育機関等への留学期間 3 か月以上 1 年以内の者等 ) を対象としています 第一種奨学金 ( 海外協定派遣対象 ) を申請する場合は 事前に本制度に登録していることが必須です 注 6) 官民協働海外留学支援制度 ~ トビタテ! 留学 JAPAN 日本代表プログラム ~ との併給はできません 8 外務省の 海外安全ホームページ 上の レベル 2: 不要不急の渡航は止めてください 以上に該当する地域 ( 都市 ) 以外に派遣される者 H30 変更 3 11

13 注 1) 奨学金支給対象者の登録申請時に 派遣先大学等が レベル 2 以上に該当する地域 ( 都市 ) の場合は 本制度の奨学金支給対象者として登録することは認められません 注 2) 留学期間中に 派遣先大学等が レベル 2 以上に該当する地域 ( 都市 ) になった場合には 奨学金の支給を見合わせることがあります 詳細は 28 頁 第 4 章 2(10) イ. 派遣先大学等が レベル 2 以上に該当する地域の場合 を確認してください 併せて 54 頁 第 10 章 3 派遣学生等の安全管理について も確認してください 12

14 第 3 章奨学金の支給基準 奨学金月額 各支給対象者の支給月数及び支給対象月は 以下により確認してください なお 学校は 支給対象者として選考された派遣学生の各支給対象月に 在籍確認を行った上で ひと月分の奨学金を支給します 1 奨学金の支給基準 奨学金の支給基準 ( 募集要項 抜粋 ) H30 変更 4 諸外国において実施される派遣プログラムに 8 日以上 1 年以内の期間参加する派遣学生に対し 以下のとおり 奨学金を 12 月 (12 回 ) 以内で支給します ただし 派遣期間は 連続して 8 日以上であることとします 派遣期間を 31 日ごとに区切り 奨学金月額の支給月数 ( 支給回数 ) を決定します 同一プログラムで複数回派遣する場合においても 全派遣期間を合算し 同様の取扱いとします なお 各回の派遣期間が平成 30 年度に開始し 連続して 8 日以上あることが必要です 複数回派遣される場合も 支援期間は 1 回目の支援開始日から 1 年以内です H30 変更 5 * 奨学金支給対象月において 全期間にわたり派遣先国 地域に不在のときは 奨学金を支給しないものとします (1) プログラム実施期間 本制度では原則として 各支給対象者の派遣プログラムの全期間 ( 初日から最終日まで ) を支援 ( 奨学金を支給 ) し その期間を各支給対象者の プログラム実施期間 又は 派遣期間 といいます プログラム実施期間の途中までの支援や途中からの支援は行えません なお プログラム実施期間には 出国 渡航及び帰国に要する期間は含みません プログラム実施期間は 平成 30 年 4 月 1 日から平成 31 年 3 月 31 日までの間に開始され かつ その実施期間が連続して 8 日以上 1 年以内でなければなりません 双方向協定型プログラムの派遣期間 双方向協定型のプログラムでは 学生交流協定に基づく交換留学が 1 セメスター以上 1 年以内であることが必要です 支給対象者ごとの派遣期間 ( 日数 ) が 90 日未満の採択プログラムについては 該当者を新規登録するたびに 登録データ 申請用 とともに 当該日数をもって 1 セメスターとする根拠を記した文書 ( プログラム番号 プログラム名及び支給対象者氏名を記載すること ) を提出してください (2) 支給月数 ( 支給回数 ) の算出 H30 変更 4 奨学金の支給月数 ( 支給回数 ) は 支給対象者の派遣期間を 31 日ごとに区切って算出します 1 つの派遣プログラムにつき 1 人 12 回が支給回数の上限です 派遣日数 支給月数 ( 支給回数 ) *2020 年 2 月 29 日を含むプログラムの場合 最長派遣日数は 366 日となります 支給月数 ( 支給回数 ) は 派遣日数を 31 で割り 少数点以下を切り上げて算出してください 13 派遣日数 支給月数 ( 支給回数 ) 8 ~ 31 日 ~ 217 日 7 32 ~ 62 日 ~ 248 日 8 63 ~ 93 日 ~ 279 日 9 94 ~ 124 日 ~ 310 日 ~ 155 日 ~ 341 日 ~ 186 日 ~ 365 日 12

15 同一学生を同一プログラムで複数回派遣する場合 同一の支給対象者を同一の採択プログラムで複数回派遣する場合も 各回の派遣期間が平成 30 年度に開始し かつ派遣日数が連続して 8 日以上あることが必要です 支給月数 ( 支給回数 ) は 各回の派遣日数を合算し 31 日ごとに区切って算出します なお 支援するのは 1 回目の支援開始日から 1 年以内に限ります 例えば 1 回目の支援開始日が平成 30 年 5 月 1 日の場合は 最終回の支援終了日は平成 31 年 4 月 30 日以前になります H30 変更 5 (3) 支給対象月 H30 変更 6 支給対象月 は 在籍確認と奨学金の支給を行う月のことで (2) により算出した支給月数 ( 支給回数 ) を 原則留学開始月からひと月ごとに割り当てます また 留学期間中の各月を 留学月 プログラム実施期間に含まれる留学月の数を 留学月数 支援開始日を含む月を 留学開始月 支援終了日を含む月を 留学終了月 とします この取扱いにおいて プログラム実施期間に含まれる留学月が全て支給対象月になるわけではないので 下表のように留学月数と支給月数が一致しない場合があります 例 1 プログラム実施期間 派遣支給在籍確認 奨学金留学日数月数支給対象月月数 留学月 1 9 月 1 日 ~10 月 1 日 31 日 1 9 月 2 9 月 10 月 2 9 月 15 日 ~10 月 15 日 31 日 1 9 月 2 9 月 10 月 3 6 月 20 日 ~10 月 12 日 115 日 4 6 月 7 月 8 月 5 6 月 7 月 8 月 9 月 9 月 10 月 4 1 月 16 日 ~3 月 20 日 64 日 3 1 月 2 月 3 月 3 1 月 2 月 3 月 ( 注 ) 支給対象月は月ごと ( 留学月ごと ) になります 1 も 2 も支給対象月は 9 月ですが その期間は 1 は 9 月 1 日 ~9 月 30 日 2 は 9 月 15 日 ~9 月 30 日です ア. 一時不在 在籍未確認 H30 変更 7 支給対象月において 全期間にわたり派遣先国 地域に不在のときは 一時不在 支給対象月に在籍確認が取れなかったときは 在籍未確認 として取り扱い いずれの場合も奨学金を支給できません 支給対象月の 一時不在 又は 在籍未確認 が判明した場合は 学校は機構に 不在月数分の奨学金を返納する必要があります 34 頁 第 5 章 登録データ の登録内容変更 登録取消 補欠採用登録 参照 イ. 奨学金の 前支給 後支給 H30 変更 8 留学開始月が月末から数えて 7 日以内の場合 かつ留学月数が支給月数よりも多い場合に限り 支給対象者の登録申請時に 奨学金の支給対象月を留学開始月から始めるか ( 前支給 ) ふた月目から始めるか ( 後支給 ) を選択することができます 機構の登録承認後は 原則支給対象月を変更することはできません 通常 ( 前述の条件に当てはまらない場合 ) は 前支給 になります 在籍確認は 登録した支給対象月に行う必要があります 詳細は 29 頁 第 4 章 2(12) 奨学金の 前支給 後支給 について を確認してください 例 2 プログラム実施期間 :7 月 30 日 ~10 月 15 日 派遣日数 78 日 奨学金支給回数 =3 回 留学月 7 月 8 月 9 月 10 月 各留学月の期間 日数 7/30-7/31 8/1-8/31 9/1-9/30 10/1-10/15 (2 日間 ) (31 日間 ) (30 日間 ) (15 日間 ) 前支給 支給対象月 後支給 支給対象月 次の場合は 自動的に 前支給 になり 後支給 は選択できません 14

16 例 3 留学月 7 月 8 月 9 月 10 月 備考 各留学月の期間 日数 7/20-7/31 (12 日間 ) 8/1-8/31 (31 日間 ) 9/1-9/30 (30 日間 ) 10/1-10/5 (5 日間 ) 派遣日数 78 日間 支給回数 =3 回 支給対象月 留学開始月が月末から数えて8 日以上 各留学月の期間 日数 7/30-7/31 (2 日間 ) 8/1-8/31 (31 日間 ) 9/1-9/30 (30 日間 ) 10/1-10/31 (31 日間 ) 派遣日数 94 日 支給回数 =4 回 支給対象月 留学月数 = 支給月数 ( 月数が一致 ) 派遣プログラムが平成 31 年 3 月 25 日から平成 31 年 3 月 31 日までに開始する者で 奨学金の 後 支給 を選択した場合には 支給対象月は平成 31 年 4 月から始まります 登録申請は平成 31 年 2 月 5 日 ( 火 ) までに 支給申請は平成 31 年 4 月の提出期限までに行ってください H30 変更 8 ウ. 支給対象月の例 例 4 例 プログラム実施期間 ( 派遣学生の派遣期間 ) 派遣日数 支給対象月 支給回数 ( 支給月数 ) a 2018 年 4 月 1 日 ~2019 年 3 月 31 日 365 日 2018 年 4 月 ~2019 年 3 月 12 回 b 2018 年 4 月 9 日 ~2019 年 4 月 8 日 365 日 2018 年 4 月 ~2019 年 3 月 12 回 c 2019 年 3 月 25 日 ~2020 年 3 月 24 日 366 日 < 前支給の場合 > 2019 年 3 月 ~2020 年 2 月 < 後支給の場合 > 2019 年 4 月 ~2020 年 3 月 d 2018 年 4 月 1 日 ~2018 年 5 月 1 日 31 日 2018 年 4 月 1 回 e 2018 年 4 月 1 日 ~2018 年 5 月 7 日 37 日 2018 年 4 月 ~2018 年 5 月 2 回 f 2018 年 4 月 28 日 ~2018 年 5 月 10 日 13 日 < 前支給の場合 >2018 年 4 月 < 後支給の場合 >2018 年 5 月 g 2018 年 4 月 23 日 ~2018 年 5 月 8 日 16 日 2018 年 4 月 1 回 h i 複数回派遣 1 回目 : 2018 年 4 月 1 日 ~2018 年 4 月 8 日 2 回目 : 2018 年 7 月 30 日 ~2018 年 8 月 6 日複数回派遣 1 回目 :2018 年 4 月 1 日 ~ 2018 年 4 月 10 日 2 回目 :2018 年 10 月 1 日 ~ 2018 年 10 月 20 日 3 回目 :2019 年 1 月 10 日 ~ 2019 年 1 月 21 日 16 日 42 日 1 回目 8 日間 2 回目 8 日間 2018 年 4 月 1 回目 10 日間 2 回目 20 日間 3 回目 12 日間 1 回目 :2018 年 4 月 2 回目 :2019 年 1 月 *2020 年 2 月 29 日を含むプログラムの場合 最長派遣日数は 366 日となります 12 回 1 回 1 回 2 回 (4) 同一学生を同一プログラムで複数回派遣する場合 H30 変更 5 ア. 先の派遣期間に 後支給 を選択した場合 先の派遣期間に 前支給 を選択した場合には 後の派遣期間においても以下の 2 つの条件を満たしていれば 前支給 後支給 を選択することができます しかしながら 先の派遣期間の留学終了月と後の派遣期間の留学開始月が同じ月である場合 先の派遣期間に 後支給 を選択したときに 15

17 は 後の派遣期間は 後支給 しか選択できません 条件 1: 留学開始月が月末から数えて 7 日以内条件 2: 留学月数が支給月数よりも多い 例 5 先の派遣期間と後の派遣期間が重なっている場合 支援開始日 支援終了日 1 回目 2 回目 条件 1 条件 2 選択 前支給か後支給か 支援開始日 支援終了日 条件 1 条件 2 選択 前支給か後支給か j 4 月 28 日 5 月 7 日 前支給 5 月 28 日 7 月 24 日 前支給 月 5 月 6 月 k 4 月 28 日 5 月 7 日 前支給 5 月 28 日 7 月 24 日 後支給 月 6 月 7 月 l 4 月 28 日 5 月 7 日 後支給 5 月 28 日 7 月 24 日 - 後支給 月 6 月 7 月 ( 注 ) ひと月に2 回奨学金を支給することになるため 1 回目に 後支給 2 回目に 前支給 とは選択できません 合計日数 支給回数 支給対象月 イ. 奨学金の支給回数が 1 回少なくなる場合 同一学生が 同一プログラム内で 同じ留学月に重複して奨学金を受給することはできません そのため 同一学生を同一プログラムで複数回派遣する場合に 以下の 3 つの条件が全てあてはまるときは 先の派遣期間の支給対象月と後の派遣期間の支給対象月が重複するので その支給対象月分の奨学金は支給できません 1 先の派遣期間で 後支給 を選択した 2 先の派遣期間の留学終了月と後の派遣期間の留学開始月が同じ留学月である 3 後の派遣期間の留学月数と支給月数が一致する 29 頁 第 4 章 2(12) 奨学金の 前支給 後支給 について 参照 例 6 支援開始日 支援終了日 1 回目 2 回目 選択 条件条件支援前支給か 1 2 開始日後支給か 支援終了日 合計日数 支給回数 支給対象月 m 4 月 28 日 5 月 7 日 後支給 5 月 9 日 7 月 31 日 月 6 月 7 月 n 4 月 28 日 5 月 7 日 前支給 5 月 9 日 7 月 31 日 月 5 月 6 月 7 月 o 4 月 28 日 5 月 7 日 後支給 5 月 9 日 8 月 1 日 月 6 月 7 月 8 月 p 4 月 28 日 5 月 7 日 前支給 5 月 10 日 7 月 31 日 月 5 月 6 月 q 4 月 28 日 5 月 7 日 後支給 5 月 10 日 7 月 31 日 月 6 月 7 月 r 4 月 28 日 5 月 7 日 後支給 6 月 9 日 7 月 31 日 月 6 月 7 月 例 m は 前述の 3 つの条件全てにあてはまるので 派遣期間が 94 日ですが 支給回数は 3 回です 例 n のように 先の派遣期間が 前支給 の場合は 支給回数は減りません 例 o p q のように 留学月数が支給月数よりも多い場合は 支給回数は減りません 例 r のように 先の派遣期間と後の派遣期間の留学月が重複しない場合は 支給回数は減りません ウ. 在籍確認について 同一学生を同一プログラムで複数回派遣する場合は 先の派遣期間と後の派遣期間で それぞれ何回在籍確認をするかは決まっており 登録データ 申請用 の 1 回目 支給回数 2 回目 支給回数 欄で確認できます それぞれの派遣期間に 必要な回数の在籍確認を適切に行ってください 特に重複する留学月には 先の派遣期間と後の派遣期間のうち どちらの期間内に在籍確認を行う必要があるのか 必ず確認してください 例 7 登録データ 申請用 回目派遣 支援開始日 1 回目派遣 支援終了日 1 回目 選択 前支給後支給 2 回目派遣 支 2 回目派遣 支援開始日援終了日 2 回目 選択 前支給後支給 合計日数 H30-4 月 H30-5 月 H30-6 月 H30-7 月支給対象月支給対象月支給対象月支給対象月 1 回目 支給回数 2 回目 支給回数 H30年 H31年度支給度支給回数回数 支給回数 ( 合計 ) 2018/4/ /5/7 前支給 2018/5/ /7/24 前支給 /4/ /5/7 前支給 2018/5/ /7/24 後支給 /4/ /5/7 後支給 2018/5/ /7/

18 例 8 前頁の表の 3 つのケースにおける在籍確認をする期間は 次の表のとおりになります 1 回目 2 回目 在籍確認をする期間 選択 選択 支援支援支援支援 H30-4 月 H30-5 月 H30-6 月 H30-7 月前支給か前支給か開始日終了日開始日終了日後支給か後支給か支給対象月支給対象月支給対象月支給対象月 s 4 月 28 日 5 月 7 日 前支給 5 月 28 日 7 月 24 日 前支給 4 月 28 日 ~30 日 5 月 28 日 ~31 日 6 月 1 日 ~30 日 t 4 月 28 日 5 月 7 日 前支給 5 月 28 日 7 月 24 日 後支給 4 月 28 日 ~30 日 6 月 1 日 ~30 日 7 月 1 日 ~24 日 u 4 月 28 日 5 月 7 日 後支給 5 月 28 日 7 月 24 日 後支給 5 月 1 日 ~7 日 6 月 1 日 ~30 日 7 月 1 日 ~24 日 表中の青い部分が先の派遣期間 緑色の部分が後の派遣期間になります 注意 当初 後支給 を選択した場合であっても 派遣期間の延長や短縮 同一プログラムで複数回派遣するようになった等の変更が生じたときに 留学開始月に在籍確認を取っていないと 奨学金の支給回数が 1 回減ってしまうことがあります 期間変更や複数回派遣を行う可能性がある場合には 支給対象月かどうかにかかわらず 可能な限り 留学開始月にも学生の在籍確認を取っておくことを 機構は推奨します 29 頁 第 4 章 2(12) 奨学金の 前支給 後支給 について 参照 (5) 同一学生を複数プログラムに派遣する場合 1 同一学生を複数プログラムに派遣する場合 プログラム実施期間が重複していないことが前提になります 2 同一学生が 先に派遣するプログラムの留学終了月と後から派遣するプログラムの留学開始月が重複する場合 後から派遣するプログラムの重複している留学月分の奨学金を受給することはできません そのため 留学月が重複する場合は 支給対象月か否かにかかわらず 後から派遣するプログラムについて いかなる場合も支給回数を 1 回減じることとします 平成 29 年度継続実施プログラムの支給対象者が 平成 30 年度採択プログラムに参加する場合にも 同様に取り扱います 例 9 参照 H30 変更 9 コンソーシアム形式で実施するプログラムで他の学校 ( 代表校 ) により登録された者についても 在籍大学等で実施する派遣プログラムと留学月が重複する場合に 後から派遣するプログラムの留学開始月に奨学金を受給することはできません 3 支給回数を 1 回減じた結果 後から派遣するプログラムの支給回数が 0 回になった場合は 後から派遣するプログラム分の登録を行う必要はありません 例 10 参照 4 先に派遣するプログラムの留学終了月も後から派遣するプログラムの留学開始月も平成 31 年 3 月で 留学月が重複する場合は 後から派遣するプログラムの奨学金は平成 31 年 4 月から支給され 最長で平成 31 年 2 月までの支援 ( 前支給 ) となります なお この場合 後から派遣するプログラムでは後支給は選択できません 例 3 参照 5 先に派遣するプログラムと後から派遣するプログラムで地域区分が異なる場合でも 支給対象月が重複する場合に受給できるのは先に派遣するプログラムの奨学金月額です 6 重複受給が確認された場合には 学校は 派遣学生に奨学金を支給済みであっても 重複受給分の奨学金を機構に返納する必要が生じますので 注意してください 7 登録データ 申請用 の作成方法は 27 頁 第 4 章 2(5) 同一学生を複数プログラムに派遣する場合 を参照してください 例 9 留学月 4 月が重複するため 後から派遣する Y プログラムは支給回数を 1 回減じ 支給開始月は 5 月となります プログラム 先に派遣する Xプログラム後から派遣するYプログラム 派遣期間 4 月 3 日 ~4 月 11 日 4 月 23 日 ~7 月 1 日 派遣日数 通常の支給回数 ( 支給対象月 ) 9 日 1 回 (4 月 ) 1 回 (4 月 ) 複数プログラムに参加する派遣学生の支給回数 ( 支給対象月 ) 70 日 3 回 (4 月 5 月 6 月 ) 2 回 (5 月 6 月 ) ( 注 )Y プログラムについて 留学開始月が X プログラムの留学終了月と重複しているため 17

19 後支給 を選択して 支給対象月を 5 月 6 月 7 月とすることはできません 例 10 後から派遣する Y プログラムは支援対象になりません そのため 当該派遣学生は Y プログラムの 登録データ 申請用 を提出する必要はありません プログラム 先に派遣する Xプログラム後から派遣するYプログラム 派遣期間 4 月 3 日 ~4 月 11 日 4 月 23 日 ~5 月 6 日 派遣日数 通常の支給回数 ( 支給対象月 ) 9 日 1 回 (4 月 ) 1 回 (4 月 ) 14 日 1 回 (4 月 ) 支援対象外 複数プログラムに参加する派遣学生の支給回数 ( 支給対象月 ) 例 11 後から派遣する Y プログラムの奨学金は 平成 31 年 4 月から平成 32 年 2 月まで支給されます 支援開始日 支援終了日 派遣日数 支給対象月平成 31(2019) 年 平成 32(2020) 年 3 月 4 月 5 月 6 月 7 月 8 月 9 月 10 月 11 月 12 月 1 月 2 月 3 月 先に派遣する Xプログラム後から派遣する Yプログラム 2019 年 3 月 5 日 2019 年 3 月 15 日 11 日 2019 年 3 月 31 日 2020 年 3 月 30 日 366 日 2 奨学金月額 各支給対象月に派遣学生に支給する奨学金月額は 派遣先の地域区分により定められています 地域区分指定都市甲地域乙地域丙地域 月額 10 万円 8 万円 7 万円 6 万円 地域区分は 別紙 2 派遣先地域による奨学金月額 及び別紙 3 国 地域コード表 を参照してください なお 定められた奨学金月額を変更して 支給対象者に支給することはできません (1) 複数地域に派遣する場合の奨学金月額 同一プログラム内で 同一の学生を異なる奨学金月額の地域に派遣する場合は 奨学金支給の全期間にわたり 滞在日数が長い地域の月額を一律に適用してください なお 滞在日数が同じ場合は 金額が高い地域の奨学金月額を一律に適用してください (2) 派遣先大学等の所在地 ( 都市 ) について 地域区分は 派遣先大学等の所在地 ( 都市 ) により決まります キャンパスが複数存在する場合には 実際に学生が派遣される都市が該当地域となります 短期研修 研究型のプログラムにおいて 派遣先大学等との連携により別機関に派遣される場合は 実際の派遣先 ( 別機関 ) の所在地となります (3) 指定都市について 本制度における指定都市は 派遣先大学等の住所表記に指定都市が含まれる都市に限ります なお アメリカ合衆国 指定都市 のニューヨーク市 ワシントン D.C. について ニューヨーク州 ワシントン州の誤登録申請が多いため 注意してください (4) 双方向協定型プログラム 18

20 双方向協定型プログラムの受入学生に対する奨学金月額は 受入学生の在籍大学等の地域区分の別なく一律 8 万円です 詳細は 協定受入の 手引き を参照してください 3 渡航支援金 H30 変更 1 平成 30 年度より 経済的に困窮した留学希望者が一定の家計基準を満たした場合に 渡航等に必要な費用を支援することを目的とし 渡航支援金 を支給します (1) 渡航支援金の支給基準 ア. 家計基準家計支持者の所得金額 ( 父母共働きの場合は父母の合算額 ) が次の金額である者 給与所得のみの世帯 給与所得以外の所得を含む世帯 年間収入金額 ( 税込 ) が 300 万円以下 年間所得金額 ( 必要経費等控除後 )200 万円以下 注 1) 本制度では 家族構成や在籍大学等の学種 設置形態を問わず 次に指定する必要書類の提出により 上述の家計基準を満たすことを証明できる全派遣学生に渡航支援金を支給します 注 2) 本制度では 独立生計者と認定 ( 書類により証明 ) できない場合には 家計支持者の扶養親族とみなします 注 3) 独立生計者の家計基準も 世帯 ( 申請者本人及び配偶者 ) の所得金額で判断します イ. 家計支持者の所得を証明する書類 ( 平成 29 年 ( 申請年度の前年 ) の所得金額 ) 源泉徴収票の写し 給与所得のみの世帯 源泉徴収票の 支払金額 欄を確認する 1 給与所得者 給与所得以外の所得を含む世帯 源泉徴収票の 給与所得控除後の金額 欄を確認する確定申告書 ( 第一表と第二表 )( 控 ) の写し 2 給与所得以外 確定申告書 ( 控 ) の 所得金額 欄を確認する 3 平成 29 年中の所得がない場合市町村役場発行の所得証明書 ( コピー可 ) 4 独立生計者の場合 ウ. 独立生計者であることの証明 を必ず確認してください 市町村役場発行の所得証明書 ( コピー可 ) 配偶者があるときには配偶者分も含む 注 1) 家計支持者について 父母がいる場合は父母双方 父母がいずれかの場合はその片方 父母がいない場合は家計を支えている者が該当します 父母がいる場合は 所得の有無を問わず父母双方の書類を提出させてください 注 2) 郵送や持参により確定申告を行っている場合は 確定申告書 ( 第一表と第二表 )( 控 ) の写しは 税務署の受付印があるものを提出させてください 税務署の受付印がない場合は 確定申告書の写しのほかに 併せて区町村役場発行の 所得証明書 を提出させてください 電子申告 (e-tax) により確定申告を行っている場合は 確定申告書の写しのほかに 受信通知 又は 即時通知 のコピーを提出させてください 注 3) 所得証明書について 6 月までに登録 支給申請する者については平成 28 年の所得金額により確認してください 7 月以降に登録 支給申請する者については 平成 29 年の所得金額により確認してください 注 4) 複数の種類の収入がある場合は それぞれ該当する証明書類を全て提出させてください 19

21 注 5) 家計支持者が海外勤務の場合は 給与明細書 ( 平成 29 年 1~12 月分 ) のコピーにより 総支給額 ( 支払総額 ) ( 税込 ) を確認してください 日本円以外の通貨の場合は 書類提出時の外国為替レートで円換算してください 円換算時に使用した外国為替レートについても 記録を残してください ウ. 独立生計者であることの証明 ( ア ) 次の全てに該当する者について 独立生計者と認定します a. 所得税法上 父母等の扶養親族でない者 b. 父母等と別居している者 c. 申請者本人 ( 配偶者があるときは 配偶者を含む ) に収入があり その収入について所得申告がなされ 所得証明書が発行される者 ( イ ) 独立生計者であることの確認は 次のとおり行ってください 基準を満たさない者は 独立生計者として認められません 1 市町村役場発行の所得証明書 独立生計者全員 ア. 家計基準 を満たしており かつ 申請者本人の合計所得金額が 38 万円を超えているかを確認してください 配偶者があるときには 申請者本人と配偶者の合計所得金額を確認してください 2 申請者本人及び父母等の住民票 ( 世帯全員分 ) 独立生計者全員 申請者本人と申請者 ( 及び配偶者 ) の父母等の住所が異なることを 住民票 ( 世帯全員分 ) により確認してください 渡航支援金申請時に父母等と別居している必要があります 住民票は 申請前 3 か月以内に発行されたものに限ります ( コピー可 ) 3 独立生計者収入 支出確認書 ( 様式 R-2) 独立生計者全員 独立生計者収入 支出確認書 ( 様式 R-2)( 平成 30 年 2 月中旬に機構ホームページに掲載予定 ) により 世帯の収入 支出状況を記入の上 提出させてください 4 市町村役場発行の所得証明書 において 申請者本人の合計所得金額が 38 万円以下の者であっても 次に該当する場合には 独立生計者とみなすことにします それぞれ証明する書類を提出させてください 奨学金受給者 提出書類 : 平成 29 年度 ( 平成 29 年 4 月 ~ 平成 30 年 3 月 ) に申請者本人が受給した奨学金総額を証明する書類 1 平成 29 年度の奨学金の受給総額が 103 万円を超えることが確認できること 2 奨学金は 給付型 貸与型を問いません 3 証明書類は 奨学金支給団体が発行するものに限ります 奨学金の名称 奨学金受給期間 受給金額が記載されている書類の写しを提出させてください * 機構の貸与型奨学金 ( 第一種 第二種 ) の受給者には 奨学金貸与証明書 や 貸与額通知書 を提出させてください 預 貯金を切り崩して生活している者 提出書類 : 生活費の出し入れに使用している預貯金通帳の 口座名義人 と 直近 3 か月分程度記帳部分 3 か月分支出額の平均から算出される 12 か月分支出額が 103 万円を超えることを確認できること (2) 支給対象者の提出書類及び登録方法 ア. 登録方法 1 学校は 渡航支援金の受給を希望する学生に イ. 提出書類 に定める書類を提出させ 家計基準を満たしているかを確認してください 20

22 2 登録データ 申請用 の 渡航支援金申請者 欄に を付けてください 3 渡航支援金家計基準確認書 ( 様式 R-1)( 平成 30 年 2 月中旬に機構ホームページに掲載予定 ) に 申請者名 家計支持者の所得金額 家計支持者の所得を証明する書類 ( 該当者のみ ) 独立生計者であることを証明する書類 について記入し 提出してください 各種証明書類 ( 独立生計者収入 支出確認書 ( 様式 R-2) を含む ) は機構に提出する必要はありません 学校において 保管してください 4 奨学金支給申請書 ( 様式 B) に 採択プログラムごとに申請人数と支給申請額 ( 奨学金と渡航支援金の合算額 ) を記入してください 5 登録データ 申請用 渡航支援金家計基準確認書 ( 様式 R-1) 及び 奨学金支給申請書 ( 様式 B) を 24 頁 平成 30 年度登録 支給申請スケジュール により指定された提出期限までに機構に提出してください イ. 提出書類 対象提出書類備考 給与所得者 源泉徴収票の写し 会社員 パート アルバイ ト等 給与所得以外の者 確定申告書 ( 控 ) の写し個人事業主 自営業者等 平成 29 年中の所得がない者 独立生計者 市町村役場発行の所得証明書 市町村役場発行の所得証明書 申請者本人及び父母等の住民票 ( 世帯全員分 ) 独立生計者収入 支出確認書 ( 様式 R-2) [ 奨学金受給者のみ ] 奨学金支給団体が発行する証明書類 [ 預貯金切崩者のみ ] 預金通帳の写し 年金生活者 専業主婦 ( 夫 ) 家事手伝い 無職者等 提出書類については 学校において採用年度の翌年度 4 月 1 日から 5 年間 適切に保管してください 機構から提出を求めることがあります (3) 支給金額及び支給方法 ア. 支給金額 : 16 万円イ. 支給方法 : 機構から学校には 登録 支給申請月に 奨学金とともに送金します 学校から支給対象者には 機構からの送金を受領後 初回の奨学金支給時までに 支給してください (4) 注意点 注 1) 渡航前に支給しても 渡航後に支給してもかまいません ただし 遅くとも初回の奨学金支給時には 支給してください 注 2) 渡航支援金について 以下の支給は認められません 渡航支援金の分割支給 機構から学校に送金される前の立替支給 奨学金の初回支給後及びプログラム実施終了後の支給 渡航費等の参加費を差し引いた金額での支給 1 取消者には 渡航支援金は支給しません 渡航支援金を受給後 登録取消をする学生は 渡航支援金を全額返納する必要が生じます 21

23 2 同一学生を同一プログラムで複数回派遣する場合には 初回の渡航時にのみ支給します 3 同一学生を複数プログラムに派遣する場合には プログラムごとに申請できます ただし 先に派遣するプログラムの終了後 後から派遣するプログラムの開始前までに 日本に一度帰国している必要があります プログラム間で移動する必要がない場合や 第三国に直接移動する場合には 後から派遣するプログラム分の渡航支援金は支給できません 4 渡航支援金受給者も 他団体等からの奨学金月額が本制度による奨学金月額を超えない場合は 他団体等からの奨学金を併給することができます ただし 他団体等からの奨学金に渡航費が含まれる場合には 併給できません 11 頁 第 2 章 1 奨学金支給対象者の資格及び要件 7 参照 5 渡航支援金の支給状況は 在籍確認及び受領確認簿 ( 様式 C-1) に記録してください 現金で支給する場合には 派遣学生から 受領書 ( 様式 C-4( 見本様式 )) を受領してください 6 奨学金や渡航支援金の支給 受領確認及び各書類の保管については 41 頁 第 6 章 2 派遣学生への奨学金支給及び 受領確認 を参照してください 22

24 第 4 章支給対象者の登録申請 奨学金支給申請 採択プログラムごとに割り当てられた 奨学金支給割当人数 及び 奨学金配分額 の範囲内で 第 2 章奨学金支給対象者の資格 要件 を満たす学生を 本制度奨学金の支給対象者として選考してください 選考後は 登録データ 申請用 を用いて 支給対象者を機構に登録申請し 併せて 奨学金支給申請書 ( 様式 B) を用いて 奨学金及び渡航支援金の支給申請を行ってください 機構では 提出された 登録データ 申請用 の内容を確認し 登録者番号 を付与した上で 学校に申請内容の承認可否について連絡します H30 変更 1 学校 機構 支給対象者の登録 支給申請月 ( 留学開始月の前月 ) の提出期限までに 登録データ 申請用 と 奨学金支給申請書 ( 様式 B) 等を提出する 電子メール 登録データ 申請用 郵送 奨学金支給申請書 ( 様式 B) ( 平成 30 年度支給分 ) 奨学金の支給申請は 年度ごとに行います 登録申請時に支給申請する奨学金は 登録年度 ( 平成 30 年度 ) の支給分です 平成 31 年度に継続実施するプログラムの平成 31 年 4 月分以降の奨学金は 平成 31 年度に支給申請します 機構は学校に 派遣学生の登録年度 ( 平成 30 年度 ) 分の奨学金をまとめて送金しますが 学校は派遣学生に 支給対象月ごとに 在籍確認 を行い ひと月分ずつ奨学金を支給します また 渡航支援金を申請する場合は 登録申請時に 登録データ 申請用 と 奨学金支給申請書 ( 様式 B) を用いて 支給申請することになります 39 頁 第 6 章 在籍確認 及び派遣学生への奨学金支給 参照 H30 変更 1 1 支給対象者の登録申請及び機構への奨学金支給申請 (1) 提出物及び提出方法 1 登録データ 申請用 (Excel ファイル ) 提出方法 電子メール ( パスワード設定 ) 提出期限 各登録 支給申請月 (24 頁 (2) 平成 30 年度登録 支給申請スケジュール 参照 ) 作成にあたっては 24 頁 2 登録データ 申請用 の作成方法 を参照してください 電子メールの件名及びファイル名の付け方は 別紙 1 データ送信時の電子メール件名及び Excel ファイル名 を確認してください 注意 学校から機構に 登録データ 申請用 を送信する際は 個人情報保護の目的から 必ずファイルに機構が定めるパスワードを設定してください なお 各支給対象者の個人情報を含むデータ ( 登録承認メール等 ) を機構が送信する際にも 同じパスワードを設定しています 2 頁 はじめに 3 提出データのパスワードについて 参照 2 奨学金支給申請書 ( 様式 B)( 紙 ) 提出方法 郵送 ( 書留又は宅配便等の配達記録が残る方法 ) 提出期限 各登録 支給申請月 (24 頁 (2) 平成 30 年度登録 支給申請スケジュール 参照 ) 23

25 作成にあたっては 32 頁 3 奨学金支給申請書 ( 様式 B) の作成方法 を参照してください (2) 平成 30 年度登録 支給申請スケジュール 派遣学生の留学開始月により 提出物の提出期限を設定しています 留学開始月が支給対象月であるか否かにかかわらず 同じ留学開始月の派遣学生分をまとめて 登録 支給申請を行ってください 留学開始月 登録 支給申請月 登録データ 申請用 奨学金支給申請書 ( 様式 B) 等提出期限 必着 奨学金送金日 ( 機構 学校 ) 平成 30 年 4 5 月 平成 30 年 4 月 4 月 5 日 ( 木 ) 4 月末 6 月 5 月 5 月 7 日 ( 月 ) 5 月末 7 月 6 月 6 月 5 日 ( 火 ) 6 月末 8 月 7 月 7 月 5 日 ( 木 ) 7 月末 9 月 8 月 8 月 3 日 ( 金 ) 8 月末 10 月 9 月 9 月 5 日 ( 水 ) 9 月末 11 月 10 月 10 月 5 日 ( 金 ) 10 月末 12 月 11 月 11 月 5 日 ( 月 ) 11 月末 平成 31 年 1 月 2 月 12 月 12 月 5 日 ( 水 ) 12 月末 平成 31 年 1 月 1 月 8 日 ( 火 ) 1 月末 3 月 2 月 2 月 5 日 ( 火 ) 2 月末 注 1) 提出物の受付は 各登録 支給申請月前月の提出期限翌日からとします なお 4 月及び 5 月留学開始者分については 平成 30 年 3 月 6 日 ( 火 ) からの受付とします 注 2) 登録データ 申請用 や 奨学金支給申請書 ( 様式 B) 等が提出期限までに機構に提出されない ( 到着しない ) 場合は 登録 支給申請月には送金できず 翌月の送金となります 機構から学校への送金が翌月となる場合であっても 各支給対象月の 在籍確認 は 必ず当該支給対象月に行ってください 注 3) 支給対象者の登録承認の可否は 登録 支給申請月の下旬に機構から連絡しますが 登録申請が多い時期は 連絡が遅れる場合があります 注 4) 渡航支援金を申請している場合は 奨学金送金日 に 奨学金とともに機構から学校に送金されます H30 変更 1 注 5) 国から機構への補助金の交付が遅れた場合 機構から学校への送金が遅れることがあります その場合には 別途連絡します 2 登録データ 申請用 の作成方法 登録申請は プログラム番号ごとに 登録データ 申請用 を作成し 提出期限までに機構にデータを提出 ( 送信 ) することにより行います また 登録データ 申請用 を提出 ( 送信 ) する際は 別途郵送にて 奨学金支給申請書 ( 様式 B) を提出してください 32 頁 3 奨学金支給申請書 ( 様 24

26 式 B) の作成方法 参照 登録データ 申請用 の入力にあたっては 別紙 5 登録データ 申請用 の登録項目について を確認の上 必要項目全てを入力して作成してください 機構は 学校から提出された 登録データ 申請用 の内容を確認後 学校に電子メールにて登録承認可否を連絡します 登録を承認する場合は 登録者番号 を付与した 登録データ 承認用 を学校に送信しますので 承認内容を確認の上 派遣学生に結果及び登録者番号を通知してください 登録データ 承認用 は 適切に保管してください なお 機構の登録承認後に 登録内容の変更が生じる場合又は登録の取消 ( 支給対象者の辞退 ) を行う場合は 34 頁 第 5 章 登録データ の登録内容変更 登録取消 補欠採用登録 を確認の上 遅滞なく手続きを行ってください (1) 新規登録を行う時期 留学開始月が支給対象月であるか否かにかかわらず 同じ留学開始月の派遣学生分をまとめて 同じ登録 支給申請月に申請してください 例 12 以下の派遣学生について 同じ登録 支給申請月 = 6 月 に 同時に申請を行う 派遣開始 支給対象開始月 登録 支給申請月 Aさん 7 月 30 日 ~( 前支給 ) 7 月 Bさん 7 月 30 日 ~( 後支給 ) 8 月 6 月 Cさん 7 月 15 日 ~ 7 月 平成 30 年度の最終の登録申請期限は 平成 31 年 2 月 5 日 ( 火 )( 必着 ) です 2 グループに分けてプログラムを実施する場合 1 つの採択プログラムの中で 複数のグループに分けて派遣を行っているなど 支給対象者ごとに留学開始月が異なる場合は 留学開始月ごとに支給対象者を取りまとめ 24 頁 平成 30 年度登録 支給申請スケジュール により指定された提出期限までに登録してください 2 回目以降は その回に登録する支給対象者のみの 登録データ 申請用 を作成し 機構に提出してください 例 13 プログラム全体 14 名 プログラム全体の実施期間 4 月 ~3 月 登録データ 申請用 グループ 派遣人数 派遣期間 奨学金支給申請書 ( 様式 B) 提出期限 登録データ (24 頁スケジュール ) 第 1 グループ 4 名 4 月 ~ 6 月 4 月 5 日 ( 木 ) 必着 (4 月留学開始者 ) 学校 機構 4 月留学開始者 4 名の 登録データ 申請用 を提出する 機構 学校 4 月下旬に メールにて登録承認可否を連絡する 承認の場合は 登録者番号が付与された 登録データ 承認用 を送信する 第 2 グループ 10 名 1 月 ~ 3 月 12 月 5 日 ( 水 ) 必着 (1 月留学開始者 ) 学校 機構 1 月留学開始者 10 名のみの 登録データ 申請用 を提出する 機構 学校 12 月下旬に メールにて登録承認可否を連絡する 第 1 グループ 4 名に第 2 グループ 10 名を追加した 登録データ 承認用 (14 名分 ) を送信する 25

27 (2) ビザ申請のための事前登録 ビザの申請手続き等に関連し 学校が 定められた登録 申請月より前に登録承認可否の連絡が必要と判断する場合に限り 登録 支給申請月の前々月から 機構に 登録データ 申請用 を提出することができます 例 14 留学開始が 1 月 24 日の場合 通常スケジュールでは 登録 支給申請月は 12 月 ビザ申請のための事前登録は 10 月から申請が可能 この場合 登録データ 申請用 は ビザ申請のための事前登録 欄に と入力の上 提出してください また 緊急の場合は 事前に電話にて相談してください 事前に派遣学生の登録申請を行う場合は 登録データ 申請用 と同時に 奨学金支給申請書 ( 様式 B) も提出してください 事前に登録 支給申請を行った派遣学生が 支給対象者としての資格及び要件を満たさなくなった場合は 速やかに登録取消及び返納の手続きを行ってください (3) 不在月 一時不在 在籍未確認 の 登録データ 申請用 の作成方法は 34 頁 第 5 章 登録データ の登録内容変更 登録取消 補欠採用登録 を確認してください 登録申請時に 一時不在 になることが確定している場合 H30 変更 10 登録申請時に 一時帰国等のため 一時不在 (14 頁 第 3 章 1(3) ア. 一時不在 在籍未確認 参照 ) になることが確定している場合に 留学先国 地域一時不在届 ( 様式 N) を提出することにより 一時不在 月分の金額を差し引いて登録 支給申請をすることができます ただし 機構の登録承認後に 一時不在 を取り消すという登録内容の変更を行うことはできません 派遣学生が予定を変更し 一時不在 と届け出た支給対象月に在籍確認を行ったとしても 奨学金は支給できませんので 注意してください 一時不在届 ( 様式 N) は学生の同意を得た上で作成し 奨学金支給申請書 ( 様式 B) とともに 郵送により提出してください (4) 同一学生を同一プログラムで複数回派遣する場合 同一のプログラムで複数回派遣する支給対象者の 登録データ 申請用 は 以下のとおり作成してください 1 同じ学生の複数回派遣 欄に必ず を入力してください 2 支給対象者 1 名につき 登録データ 申請用 は 1 行のみを使用してください 派遣する回数ごとに異なる行に入力しないようにしてください 3 1 回目の登録内容を 該当する各セルに入力してください 4 2 回目の登録内容も 該当する各セルに入力してください 不在回数 支援開始年 月 日 支援終了年 月 日 選択 前支給 後支給 については 1 回目と 2 回目で 入力するセルを分けています それ以外は 該当するセルにコンマ (,) で区切って入力してください ただし 1 回目と同じ内容のセルには 2 回目以降の支援内容を記入する必要はありません H30 変更 回目以降の登録方法は 機構に確認してください 6 国 地域コード 欄 ( 及び 派遣地域区分 欄の自動表示 ) は 奨学金月額の基準となる国 地域コードを一つのみ入力してください 地域区分が異なる地域に派遣される場合の奨学金月額については 18 頁 第 3 章 2(1) 複数地域に派遣する場合の奨学金月額 を確認してください 7 国名 欄及び 都市名 欄は 実際に派遣する国 地域を全て入力してください 例 15 - 登録データ 入力例 - 入力入力入力入力自動入力入力入力入力入力入力入力入力入力入力入力入力入力入力入力入力 新規登録 同じ学生の複数回派遣 国 地域コード 国名 派遣地域区分 都市名 海外安全情報 ( 危険情報 ) 派遣先学校 ( 高等教育機関 ) 英語名称 派遣先学校 ( 高等教育機関 ) 日本語名称 1 回目派遣 支援開始年 1 回目派遣 支援開始月 1 回目派遣 支援開始日 1 回目目派遣 支援終了年 1 回目派遣 支援終了月 1 回目派遣 支援終了日 2 回目派遣 支援開始年 2 回目派遣 支援開始月 2 回目派遣 支援開始日 2 回目派遣 支援終了年 2 回目派遣 支援終了月 2 回目派遣 支援終了日 105 中国丙 北京, 上海 レベル 1 以下 U of,u of 大学 大学

28 (5) 同一学生を複数プログラムに派遣する場合 H30 変更 9 登録予定の派遣学生について 別プログラム ( 平成 29 年度継続実施プログラムを含む ) の支給対象者として登録を行っていないかを確認してください 別プログラムにも支給対象者として登録している場合には 1 プログラム実施期間が重複していないこと 2 先に派遣するプログラムの留学終了月と後から派遣するプログラムの留学開始月が重複していないこと 3 同じ留学月に重複して複数プログラムの奨学金を受給しないことを十分に確認してください コンソーシアム形式で実施するプログラムで他の学校 ( 代表校 ) が登録申請している場合がありますので 注意してください 17 頁 第 3 章 1(5) 同一学生を複数プログラムに派遣する場合 参照 留学月が重複する場合は 後から派遣するプログラムの 登録データ 申請用 の 同じ学生の複数プログラム派遣 ( 付与済登録者番号を記入 ) 欄に 先に派遣するプログラムにおいて付与された登録者番号を入力の上 重複する留学月の 支給対象月 欄の を赤で塗りつぶし 提出してください 先に派遣するプログラムの登録者番号が付与される前は プログラム番号を入力してください なお 後から派遣するプログラムにおいては 奨学金の 後支給 を選択することはできません 支援開始年月日 及び 支援終了年月日 は 実際の派遣期間を入力してください 自動表示される支給回数や支給予定額等は 機構において訂正します 登録承認時に機構から送信する 登録者番号が付与された 登録データ 承認用 を受領した後は 学校において 支給回数及び支給予定額が 1 か月分減じられ 重複する留学月の 支給対象月 欄に表示されていた が削除されていることを必ず確認してください (6) 成績評価係数確認書 ( 様式 M) 推薦書 ( 様式 L) 自己推薦書 ( 様式 L-2) 1 全ての支給対象者について 成績評価係数の数値等を 成績評価係数確認書 ( 様式 M) に記入してください 成績評価係数を算出できる支給対象者については Ⅰ: 成績評価係数を算出できる者 欄に成績評価係数を記入してください 成績評価係数を算出できない支給対象者については Ⅱ: 成績評価係数を算出できない者 欄にドロップダウンリストから該当するものを選択し 成績評価係数を算出できない理由及び相当すると評価される成績評価係数の判断理由を記入してください 成績評価係数確認書 ( 様式 M) は 学校にて採用年度の翌年度 4 月 1 日から 5 年間適切に保管してください 9 頁 第 2 章 1 奨学金支給対象者の資格及び要件 参照 2 登録データ 申請用 の 成績評価係数 ( 様式 M 学校保管 ) 欄においては 登録する派遣学生の成績評価係数を 選択肢 2.3 以上 (2.3 相当以上 ) 2.0 以上 2.3 未満 (2.0 相当以上 2.3 相当未満 ) ( 後者は [ 短期研修 研究型 ] のみ ) から選択してください 3 短期研修 研究型のプログラムにおいて 成績評価係数が 2.00( 相当 ) 以上 2.30( 相当 ) 未満の者を登録する場合は 推薦書 ( 様式 L) を機構に郵送にて提出してください また 自己推薦書 No. 欄に記載した任意の番号 ( 同一プログラム内での重複なし ) を 推薦書 ( 様式 L) 成績評価係数確認書 ( 様式 M) 及び 登録データ 申請用 の該当欄にも記入してください 10 頁 第 2 章 13 ウ.( 短期研修 研究型プログラムのみ ) 推薦書 ( 様式 L) を提出する場合 参照 対象の派遣学生が学校に提出する 自己推薦書 ( 協定派遣学生用 ) ( 様式 L-2) は 成績評価係数確認書 ( 様式 M) 同様 学校にて採用年度の翌年度 4 月 1 日から 5 年間適切に保管してください 10 頁 第 2 章 13 ウ.( 短期研修 研究型プログラムのみ ) 推薦書 ( 様式 L) を提出する場合 参照 (7) 渡航支援金申請者 H30 変更 1 家計基準を満たす渡航支援金申請者がいる場合には 登録データ 申請用 の 渡航支援金申請者 欄に を入力の上 提出してください 渡航支援金の家計基準や必要書類については 19 頁 第 3 章 3 渡航支援金 を確認してください (8) 国 地域コード 国 地域コードの入力について 指定都市月額に該当するコードの入力は特に注意してください 本制度では 派遣先大学等の住所表記に指定都市が含まれる都市に限ることとしていますので 指定都市周辺にある派遣先大学等を登録するときには 住所表記を必ず確認してください 18 頁 第 3 章 2(3) 指定都市について 参照 ) 27

29 (9) 都市名 登録データ 申請用 の 都市名 欄に 州 や 郡 等の都市よりも大きい行政単位や 都市よりも小さい行政単位が記入されていることが多いため 登録申請時には 所在地を改めて確認した上で 入力してください (10) 海外安全情報 ( 危険情報 ) H30 変更 3 ア. 登録データ 申請用 記入方法 登録データ 申請用 の 海外安全情報 ( 危険情報 ) 欄は 登録申請時に 派遣先大学等が レベル 1 以下であることを確認した上で レベル 1 以下 を選択してください 登録データ 申請用 提出時に レベル 2 以上の場合には 登録申請できません 登録データ 申請用 提出時に レベル 1 以下であっても 機構の承認時に レベル 2 以上になった場合には 登録承認しません イ. 派遣先大学等が レベル 2 以上に該当する地域の場合 重要 本制度においては 外務省の 海外安全ホームページ 上の レベル 2: 不要不急の渡航は止めてください 以上に該当する地域以外に派遣される者 を支援することとしており レベル 2 以上に該当する地域に派遣される者は支援しません 登録承認時に レベル 1 以下であっても 登録承認後 渡航前までに レベル 2 以上になった場合には 1 期間変更 ( 渡航日を延期する ) 2 派遣先を変更する 3 登録取消をする いずれかの登録変更を速やかに行ってください ただし 期間変更をした場合も 派遣学生のプログラムは 平成 30 年 4 月 1 日から平成 31 年 3 月 31 日までの間に開始される必要があります 渡航後 プログラム実施期間中に レベル 2 以上になった場合には 1 一時不在 ( レベル 2 以上になった派遣先国 地域を離れる ) 2 派遣先を変更する 3 支援期間を終了する いずれかの登録変更を速やかに行ってください ただし 一時不在の回数にかかわらず 支援の対象となるのは 1 回目の支援開始日から 1 年以内ですなお 渡航先変更にあたり レベル 2 以上の国 地域にある派遣先大学等への変更は認めません 派遣先が レベル 2 以上になった場合の対応方法等 時期 対応方法等 必要な手続き 登録データ提出前 登録申請できません 登録データ提出後 ~ 機構による登録承認 登録承認しません 登録データの取り下げ ( 3) 機構による登録承認後 ~ 渡航前 1 期間変更 ( 1) 2 登録内容の変更 派遣先変更 3 登録取消 渡航後 ~ 帰国前 1 一時不在 ( 2) 2 派遣先変更 3 支援期間の終了 登録内容の変更 1 期間変更の場合も 派遣学生のプログラムは平成 30 年度中に開始される必要がありま す 2 留学開始月が一時不在であっても 支援するのは 1 回目の支援開始日から1 年以内で す 3 登録データ 申請用 を取り下げる場合には 奨学金支給申請書 ( 様式 B) は差替 えになります ただし 機構が学校に奨学金送金の処理をしている場合には 返納の手 続きを依頼することがあります 32 頁 奨学金支給申請書 ( 様式 B) の作成方法 (1) 8 参照 (11) 支援開始年月日 支援終了年月日 1 登録データ 申請用 の 支援開始年月日 はプログラムの初日 支援終了年月日 はプログラムの最終日を入力してください なお プログラム実施期間には 出国 渡航及び帰国に要する期間を含みません 28

30 2 原則として 支給対象者のプログラム開始後 ( 支援開始日以降 ) に 登録データ 申請用 を提出することは認められません 登録データ 申請用 の提出期限 (24 頁 1(2) 平成 30 年度登録 支給申請スケジュール 参照 ) を厳守してください 派遣先からの入学許可が遅れているために派遣日程が確定しない等の事情により やむを得ず 登録データ 申請用 の提出が指定された提出期限に間に合わない場合には 確定次第 特例手続き依頼書 ( 様式特例 ) とともに 登録データ 申請用 を提出 ( 送信 ) してください なお 派遣開始直前の相談や 特例手続き依頼書 ( 様式特例 ) の提出には対応いたしかねますので 予めご了承ください (31 頁 (13) 特例手続き依頼書 ( 様式特例 ) について 参照 ) H30 変更 11 (12) 奨学金の 前支給 後支給 について H30 変更 8 留学開始月が月末から数えて 7 日以内の場合 かつ留学月数が支給月数よりも多い場合に限り 奨学金支給対象者の登録申請時に 奨学金の支給対象月を留学開始月から始めるか ( 前支給 ) ふた月目から始めるか ( 後支給 ) を選択することができます 前述の条件を満たし 後支給 を希望する場合は 登録データ 申請用 の 選択 前支給後支給 の欄で 後支給 を選択してください 登録データ 申請用 で 後支給 が選択されず 空欄だった場合には 自動的に 前支給 になります 前述の条件に当てはまらない場合は 前支給 になります 登録データ 申請用 の 選択 前支給後支給 の欄が黒くなっているときには 後支給 の要件を満たさないので 前支給 後支給 を選択することができません 例 16 - 登録データ 入力例 - 条件により入力入力入力入力入力入力自動自動自動自動自動自動自動選択 回目派遣 支援開始年 1 回目派遣 支援開始月 1 回目派遣 支援開始日 1 回目目派遣 支援終了年 1 回目派遣 支援終了月 1 回目派遣 支援終了日 1 回目 開始月の日数 (8 日以上は空欄 ) 1 回目 支給対象月の余り月有無 1 回目 選択 前支給後支給 合計日数 H30-7 月支給対象月 H30-8 月支給対象月 H30-9 月支給対象月 H30-10 月支給対象月 日以内余り月有前支給 日以内余り月有後支給 81 機構の承認を受けた後は 原則として 前支給 と 後支給 を変更し 支給対象月を変更することはできません 在籍確認及び奨学金の支給は 登録した支給対象月に行う必要があります なお 在籍確認ができなかったという理由で 前支給 から 後支給 に変更することはできません 後支給 を選択した場合 機構の登録承認後に派遣プログラムの支援終了日が当初予定よりも早まったときに 前支給 を選択した時の支給回数と比べ 通常よりもひと月分少なくなることがありますので 機構では 前支給 を推奨します 後支給 を選択する場合には 在籍確認や奨学金支給における注意点を 予め学生に十分に説明してください 重要 30 頁 ア.( イ ) 派遣期間を短縮する場合 参照 ア. 先の派遣期間で 後支給 を選択した場合の期間変更 重要 ( ア ) 派遣期間を延長する場合 先の派遣期間で 後支給 を選択した学生が 期間変更 により支給月数 ( 支給回数 ) が増えた場合 かつ 支給月数 ( 支給回数 ) が留学月数と一致する場合については 留学開始月に在籍確認が取れているときに限り 後支給 から 前支給 への変更を認めます 留学開始月に在籍確認が取れていない場合は 留学開始月は 一時不在 の変更を行う必要があり 奨学金を支給できません 例 17 派遣期間が 7 月 29 日から 9 月 28 日で 後支給 で登録していた学生が プログラムの途中で 派遣期間を 9 月 30 日まで延長することになった 29

31 変更前 変更後 登録変更 ( イ ) 派遣期間を短縮する場合 先の派遣期間で 後支給 を選択した学生が 期間変更 により支給月数 ( 支給回数 ) が減った場合 かつ 支給月数 ( 支給回数 ) と留学月数が一致する場合については 留学開始月に在籍確認が取れているときに限り 後支給 から 前支給 への変更を認めます 留学開始月に在籍確認が取れていない場合は 留学開始月は 一時不在 となり 奨学金を支給できません 例 18 プログラム実施期間 :78 日 奨学金支給回数 =3 回 留学月 7 月 8 月 9 月 10 月 各留学月の期間 日数 7/30-7/31 8/1-8/31 9/1-9/30 10/1-10/15 (2 日間 ) (31 日間 ) (30 日間 ) (15 日間 ) 前支給 支給対象月 後支給 支給対象月 期間変更 ( 短縮 ) した場合の各留学月の期間 日数 前支給 登録変更後の支給対象月 後支給 登録変更後の支給対象月 7/30-7/31 (2 日間 ) 8/1-8/31 (31 日間 ) 9/1-9/30 (30 日間 ) ( 注 ) 1 2 支給できない 注 :7 月は 登録変更前には支給対象月ではないが 在籍確認を取っていた場合には期間変更後に 7 月分の奨学金を支給することができる 在籍確認を取っていない場合は支給できない 注意 前支給 の場合 留学開始月の日数が短いため 在籍確認及び奨学金の支給を短期間で行う必要がある 例の場合は 7 月 30 日と 7 月 31 日の 2 日間のみ 後支給 の場合 機構の登録承認後に 期間変更により 支援終了日が早まったときに 支給月数 ( 支給月数 ) が減ることがある 例の場合は 支援終了日が 10 月 15 日 9 月 30 月となる 実際の派遣期間は 78 日 63 日で 派遣期間から算出する支給回数は 3 回である しかしながら 前支給 の場合は 3 回支給できるが 後支給の場合は 2 回分しか支給できない 支給対象月ではないが 7 月に在籍確認を取っていたときにのみ 期間変更後にひと月分を 7 月分の奨学金として 支給できる 30

32 イ. 同一学生を同一プログラムで複数回派遣する場合 H30 変更 5 同一プログラムで複数回派遣する場合 先の派遣期間においても 後の派遣期間においても 各派遣期間の留学開始月が月末から数えて 7 日以内の場合 かつ留学月数が支給月数よりも多い場合には 後支給 を選択することができます ただし 先の派遣期間と後の期間の留学月が重複している場合 先の派遣期間で 後支給 を選択したときには 後の派遣期間では 後支給 しか選択できません また 1 先の派遣期間で 後支給 を選択した 2 先の派遣期間の留学終了月と後の派遣期間の留学開始月が同じ留学月である 3 後の派遣期間の留学月数と支給月数 ( 支給回数 ) が一致する 以上の 3 つの条件が全てあてはまるときには 同一学生が 同じ留学月に重複して奨学金を受給することになるので 後の派遣期間の支給回数を 1 回減じることになります 26 頁 第 3 章 1(4) 同一学生を同一プログラムで複数回派遣する場合 参照 例 19 先の派遣期間で 後支給 を選択したとき 後の派遣期間の留学開始月が月末から数えて 8 日以上あるが 後支給 となる 条件により条件により自動自動自動自動自動自動自動自動自動自動自動選択選択 回目派遣 支援開始日 1 回目派遣 支援終了日 1 回目 選択 前支給後支給 2 回目派遣 支援開始日 2 回目派遣 支援終了日 2 回目 開始月の日数 (8 日以上は空欄 ) 2 回目 支給対象月の余り月有無 2 回目 選択 前支給後支給 合計日数 H30-4 月支給対象月 H30-5 月支給対象月 H30-6 月支給対象月 H30-7 月支給対象月 2018/4/ /5/7 前支給 2018/5/ /7/24 - 余り月有 /4/ /5/7 後支給 2018/5/ /7/ ウ. 同一学生を複数プログラムに派遣する場合 H30 変更 9 同一学生を複数プログラムに派遣する場合 先に派遣するプログラム ( 平成 29 年度継続実施プログラムを含む ) の留学終了月と後から派遣するプログラムの留学開始月が重複するときは 後から派遣するプログラムの留学開始月に奨学金を支給することができません この場合は 後から派遣するプログラムにおいて 奨学金の 後支給 を選択することはできません 17 頁 第 3 章 1(5) 同一学生を複数プログラムに派遣する場合 27 頁 第 4 章 2(5) 同一学生を複数プログラムに派遣する場合 参照 先に派遣するプログラムの留学終了月と後から派遣するプログラムの留学開始月が重複していない場合には 前支給 後支給 を選択することができます (13) 特例手続き依頼書 ( 様式特例 ) について H30 変更 頁 平成 30 年度登録 支給申請スケジュール の提出期限までに登録申請ができなかった場合に 特例手続き依頼書 ( 様式特例 ) の提出により登録申請をすることができます 特例手続き依頼書 ( 様式特例 ) は 登録データ 申請用 とともに提出 ( 送信 ) してください 奨学金の送金は 本来の登録 申請月の翌月になります また 申請内容によっては認められないともありますので 注意してください 派遣開始直前に提出された場合には 対応いたしかねますので 予めご了承ください なお 特例手続き依頼書 ( 様式特例 ) を提出しても 支援開始日以降の登録申請はできません 支給対象者の新規登録時のほかに 登録内容の変更に関する 登録データ 申請用 の提出時期が遅れた場合にも 特例手続き依頼書 ( 様式特例 ) を提出 ( 送信 ) する必要があります 例 20 7 月下旬に開始するプログラムについて 派遣先機関との調整に手間取り派遣開始日の決定が遅れたため 提出期限である 6 月 5 日 ( 火 ) に間に合わず 7 月上旬の登録申請となってしまった 特例手続き依頼書 ( 様式特例 ) に必要事項を記入し 登録データ 申請用 とともに提出 ( 送信 ) してください この例の場合には 公印は不要です 参考 特例手続き依頼書 ( 様式特例 ) のタイトル例 : 登録データの提出遅延 に係る特例手続き依頼書 31

33 3 奨学金支給申請書 ( 様式 B) の作成方法 (1) 平成 30 年度分の奨学金支給申請 平成 30 年度分 ( 平成 30 年 4 月 ~ 平成 31 年 3 月分 ) の奨学金支給申請は 支給対象者の登録申請 ( 電子メールにより 登録データ 申請用 を提出 ) 時に 併せて郵送により 奨学金支給申請書 ( 様式 B) を提出することにより行います 24 頁 平成 30 年度登録 支給申請スケジュール の提出期限までに 書留又は宅配便等の配達記録が残る方法により機構に提出 ( 必着 ) してください 機構は 奨学金支給申請書 ( 様式 B) の申請額と 登録データ 申請用 の申請内容が一致しているかを確認し 学校に奨学金を送金します 奨学金支給申請書 ( 様式 B) は 同じ登録 支給申請月に申請する平成 30 年度採択プログラムについて 各学校 ( コンソーシアム形式の採択プログラムの代表校を含む ) で 1 枚にまとめて作成してください 1 奨学金支給申請書 ( 様式 B) は 登録データ 申請用 と併せて提出してください どちらか一方 ( 又は両方 ) が提出期限までに提出されない ( 到着しない ) 場合は 登録 申請月には送金できず 翌月の送金となります なお 平成 30 年度分の奨学金支給申請は 平成 31 年 2 月の申請が最終です 2 複数の派遣プログラムを同じ申請月に支給申請する場合 プログラム番号は短期研修 研究型 (HTA~ HTB~) 双方向協定型 (WSA~ WSB~) の順に かつ 下二桁の通し番号順に記入してください 例 19 No. プログラム番号形態 タイプ 1 HTA18******01 短期研修 研究型 タイプA 2 HTB18******01 短期研修 研究型 タイプB 3 HTB18******02 4 WSA18******01 双方向協定型 タイプA 5 WSB18******01 双方向協定型 タイプ B 3 奨学金支給申請書 ( 様式 B) には 当該回に登録 支給申請を行う 支給対象者数 支給申請額 を 採択プログラムごとに正確に記入してください 誤りがある場合は 再提出となりますので 併せて提出する 登録データ 申請用 の登録 支給申請内容と一致していることを十分に確認した上で 提出してください 4 留学開始月が支給対象月であるか否かにかかわらず 同じ留学開始月の派遣学生分をまとめて 留学開始月の前月 (4 月留学開始者のみ 4 月 ) に 登録 支給申請を行ってください 5 渡航支援金申請者がいる場合には 奨学金支給申請書 ( 様式 B) に 採択プログラムごとに 当月支給申請人数 ( 該当のみ ) うち渡航支援金申請人数 及び 支給申請額 ( 支給申請額は奨学金と渡航支援金の合算額 ) を記入してください 19 頁 第 3 章 3 渡航支援金 参照 H30 変更 1 6 双方向協定型の協定受入分は 各学校で協定受入分を 1 枚にまとめて申請してください 7 登録内容の変更等に伴い 追加支給が生じる場合は 該当者の登録者番号を 3.( 該当する場合のみ ) 登録内容の変更に伴う追加支給が必要な登録者 欄に記入した上で 提出してください 8 機構が学校に奨学金送金の処理をした後に 登録を承認できないことが判明した場合には 機構から学校に 奨学金支給額の超過分の返納手続きを依頼します 32

34 (2) 継続実施プログラムについて 平成 31 年度分の奨学金支給申請 平成 31 年度継続実施プログラムの平成 31 年度分 ( 平成 31 年 4 月 ~ 平成 32 年 3 月分 ) の奨学金は 平成 31 年 4 月に支給申請します 詳しい日程は 平成 31 年 2 月頃に通知する予定です なお 平成 31 年度に継続実施するプログラムにおいて 平成 30 年度の追加支給分を平成 31 年 4 月以降に支給申請することはできません 地域区分変更による奨学金月額の変更等が生じる場合は 留意してください 提出物及び提出方法 提出物 提出方法 提出時期 奨学金支給申請書 ( 様式 B) 郵送 ( 書留又は宅配便等の配達記録 平成 31 年 4 月 が残る方法 ) 平成 30 年度海外留学支援制度 ( 協定派遣 ) 登録者における平成 31 年度継続データ 4 月提出用 学校 機構 電子メール 33

35 第 5 章 登録データ の登録内容変更 登録取消 補欠採用登録 1 登録内容変更 登録取消 ( 補欠採用登録を伴わない登録取消 ) (1) 登録内容変更の提出 支給対象者の登録内容に変更が生じる場合は 以下の方法により 機構に 登録データ 申請用 を提出してください 提出時期は ア. 登録内容の変更に関する 登録データ 申請用 提出時期 を確認してください 登録データ 申請用 の提出が遅れた場合には 登録データ 申請用 とともに 特例手続き依頼書 ( 様式特例 ) を提出 ( 送信 ) する必要があります なお 奨学金の 前支給 後支給 については 原則登録変更できません H30 変更 8 11 ア. 登録内容の変更に関する 登録データ 申請用 提出時期 ( ア ) 派遣学生の派遣期間 金額 ( 支給対象月 地域区分 支給回数を含む ) に関する変更は 以下の点に留意し 速やかに提出してください 1 支給対象者の支援開始日を変更する場合には 変更後の支援開始日よりも前に 変更手続きを行ってください 2 支給対象者の支援期間を延長する場合には 既に機構に登録している支援終了日よりも前に 変更手続きを行ってください 3 支給対象者の支援終了日が 既に機構に登録している日よりも早くなる場合には 支援終了日確定後速やかに 変更手続きを行ってください ( イ ) その他の登録内容の変更は 変更が生じた月ごとにまとめ 24 頁 平成 30 年度登録 支給申請スケジュール に準じ 翌月の提出期限までに提出してください イ. 登録データ 申請用 の作成方法 1 最新の 登録データ 承認用 から登録内容を変更する派遣学生のデータのみを抽出し 登録データ 申請用 にデータを貼り付け 提出 ( 送信 ) 用のファイルを作成する 同じプログラムで同時期に新規の登録申請者や他の登録者の登録内容変更 登録取消 補欠採用登録がある場合は 1 つの申請用ファイルに取りまとめ ( 順不同 ) 提出 ( 送信 ) してください 2 変更する内容のみ を赤字で上書き修正する 入力 するセルも 自動 入力のセルも 内容が変わるときは 赤くする 3 登録変更 欄に赤字で を入力する 4 登録変更回数 欄に登録承認時からの変更回数を赤字で記入する 同じ派遣学生について 2 回目以降に変更を提出する場合は 登録変更回数 を更新 (2 回目の変更は 2 と入力 ) の上 前回提出した変更内容 ( 登録変更承認済み ) の箇所は黒字にし 今回提出する登録変更箇所 のみ を 赤字で上書き修正する 5 一時不在 在籍未確認 の場合は 不在月 欄に 月 及び該当年度の 不在回数 を入力する 不在月が複数ある場合は コンマ (,) で区切ってください 14 頁 第 3 章 1(3) ア. 一時不在 在籍未確認 26 頁 第 4 章 2(3) 不在月 41 頁 第 6 章 1 (4) 在籍未確認 の場合 参照 不在回数を入力すると 支給対象月の最終月の が消えますが 機構側で不在月の を消し 最終月に を付ける修正をします 機構から送付 ( 送信 ) する 登録データ 承認用 を受領後 不在月の が消えていることを確認してください 6 登録内容の変更に伴い 支給申請済みの年度支給額に返納が生じる場合 ( ウ. 支給申請済みの支給申請額に変更が生じる場合 参照 ) は 該当する年度の 返納申請額 ( 累計 ) 欄に 返納予定金額を赤字で入力する 既に返納申請額がある場合は 前回分との合計額 ( 累計 ) を赤字で入力する 34

36 例 21 派遣先が ワシントン D.C. からニューヨークの大学へ変更となった 入力入力入力入力自動入力入力入力入力入力 登録変更 登録変更回数 国 地域コード 国名 派遣地域区分 都市名 海外安全情報 ( 危険情報 ) 派遣先学校 ( 高等教育機関 ) 英語名称 派遣先学校 ( 高等教育機関 ) 日本語名称 派遣先学校 ( 高等教育機関 ) 学部 研究科名日本語名称 591 アメリカ合衆国 指定 ワシントン D. C. レベル 1 以下 U of 大学工学部 登録変更 入力入力入力入力自動入力入力入力入力入力 登録変更 登録変更回数 国 地域コード 国名 派遣地域区分 都市名 海外安全情報 ( 危険情報 ) 派遣先学校 ( 高等教育機関 ) 英語名称 派遣先学校 ( 高等教育機関 ) 日本語名称 派遣先学校 ( 高等教育機関 ) 学部 研究科名日本語名称 アメリカ合衆国 指定 ニューヨーク レベル 1 以下 U of 大学 工学部 例 22 A 大学の他に B 大学にも派遣されることになった 入力入力入力入力自動入力入力入力入力入力 登録変更 登録変更回数 国 地域コード 国名 派遣地域区分 都市名 海外安全情報 ( 危険情報 ) 派遣先学校 ( 高等教育機関 ) 英語名称 派遣先学校 ( 高等教育機関 ) 日本語名称 派遣先学校 ( 高等教育機関 ) 学部 研究科名日本語名称 591 アメリカ合衆国 指定 ロサンゼルス レベル 1 以下 U of 大学工学部 登録変更 入力入力入力入力自動入力入力入力入力入力 登録変更 登録変更回数 国 地域コード 国名 派遣地域区分 都市名 海外安全情報 ( 危険情報 ) 派遣先学校 ( 高等教育機関 ) 英語名称 派遣先学校 ( 高等教育機関 ) 日本語名称 派遣先学校 ( 高等教育機関 ) 学部 研究科名日本語名称 ロサンゼレベル アメリカ合衆指定 U of,u of 国ルス以下 大学 大学 工学部 ウ. 支給申請済みの年度支給額に変更が生じる場合 ( 期間変更 一時不在 在籍未確認等 ) 登録内容の変更に伴い 登録年度 ( 平成 30 年度 ) 及び継続年度 ( 平成 31 年度 ) の年度支給額に変更が生じるか否かを確認してください 1 年度支給額に変更が生じる場合は 機構が学校に送金した奨学金を返納してください 返納金額は 変更前の年度支給額から変更後の年度支給額を差し引いた金額 ( 差額 ) になります 例 頁 2 奨学金の返納が生じる場合 参照 継続年度 ( 平成 31 年度 ) の年度支給額に変更がある場合 継続年度 ( 平成 31 年度 ) の奨学金を支給申請していない時点では 返納は生じません 35

37 年度支給額が変更しない場合は 機構から学校に送金した奨学金の返納は生じません 変更後の支給対象月に 派遣学生に奨学金を支給してください 例 24 参照 例 23 支援開始日の変更により 支給対象月に変更が生じた 変更前支給期間 : 平成 30 年 8 月 10 日 ~ 平成 31 年 5 月 31 日平成 30 年度支給対象回数 ( 月数 ) 8 回平成 31 年度支給対象回数 ( 月数 ) 2 回変更後支給期間 : 平成 30 年 9 月 1 日 ~ 平成 31 年 6 月 30 日平成 30 年度支給対象回数 ( 月数 ) 7 回平成 31 年度支給対象回数 ( 月数 ) 3 回 1 回分 ( 平成 30 年度ひと月分 ) の奨学金を返納する 支援期間全体の支給対象回数 ( 月数 ) は 10 回で変更しないが 平成 30 年度の支給対象回数 ( 月数 ) が 8 回から 7 回に 1 回分 ( ひと月分 ) 減るため 1 回分 ( ひと月分 ) の奨学金を機構へ返納する必要が生じる 例 24 支援開始日の変更により 支給対象月に変更が生じた 変更前支給期間 : 平成 30 年 8 月 1 日 ~ 平成 31 年 2 月 26 日平成 30 年度支給対象回数 ( 月数 ) 7 回変更後支給期間 : 平成 30 年 9 月 4 日 ~ 平成 31 年 3 月 15 日平成 30 年度支給対象回数 ( 月数 ) 7 回 返納する必要はない 変更後も 平成 30 年度支給対象回数 ( 月数 ) は変更しないため 年度支給額も変更が生じず 機構への返納は生じない 注意 登録データ 申請用 の 様式 B 申請額 欄の金額は変更しないでください 2 年度支給額を変更し 採択プログラムの配分額の範囲内で追加の支給申請を行う場合は 他のプログラムの支給申請と併せて 奨学金支給申請書 ( 様式 B) を作成してください 奨学金支給申請書 ( 様式 B) の 3.( 該当する場合のみ ) 登録内容の変更に伴う追加支給が必要な登録者 欄に 追加支給申請を行う派遣学生の登録者番号を記入した上で 提出してください なお 平成 31 年度に継続実施するプログラムにおいて 平成 30 年度の追加支給分を平成 31 年 4 月以降に支給申請することはできません 地域区分変更による奨学金月額の変更等が生じる場合は 留意してください (2) 登録取消の提出 登録した派遣学生が支援開始日よりも前に奨学金を辞退する場合や 支給対象者としての資格及び要件を満たさなくなった場合は 機構に 登録データ 申請用 を提出 ( 送信 ) し 派遣学生の登録取消を行ってください ア. 登録取消に関する 登録データ 申請用 の提出時期 登録取消に関する 登録データ 申請用 は 取消確定後速やかに機構に提出 ( 送信 ) してください イ. 登録データ 申請用 の作成方法 1 最新の 登録データ 承認用 から登録取消を行う派遣学生のデータのみを抽出し 登録データ 申請用 にデータを貼り付け 提出 ( 送信 ) 用のファイルを作成する 同じプログラムで同時期に支給対象者の新規登録や他の登録者の登録内容変更 登録取消 補欠採用登録がある場合は 1 つの申請用ファイルに取りまとめ ( 順不同 ) 提出 ( 送信 ) してください 2 登録取消を行う派遣学生のデータを 一行全て赤字に変更する 3 登録変更 欄に赤字で を入力する 36

38 4 登録変更回数 欄に 当該派遣学生の登録承認時からの変更回数 ( これまでの登録内容の変更回数に今回の登録取消を含めた回数 ) を 赤字で入力する 5 登録取消 / 補欠採用 欄は 取消 を選択する 6 返納申請額 ( 累計 ) 欄に 返納予定金額を赤字で入力する 注意 登録データ 申請用 の 様式 B 申請額 欄の金額は変更しないでください (3) 登録内容の変更又は登録取消の承認 機構は学校から提出された 登録データ 申請用 を確認し 登録変更又は登録取消の承認可否について 学校に電子メールにて通知します その際 全ての支給対象者を登載した 登録データ 承認用 を送付 ( 送信 ) しますので 承認内容を確認してください 登録変更が承認されると 登録変更 欄の が消された状態になります 変更内容によっては 計画との符合性 実行性の観点から変更を認められない場合もありますので 留意してください なお 登録変更及び登録取消の承認可否の連絡は 指定された提出期限までに提出された場合 24 頁 平成 30 年度登録 支給申請スケジュール に準じ 当該月下旬から翌月上旬までに通知する予定です 2 奨学金の返納が生じる場合 登録内容の変更又は登録取消に伴い奨学金の返納が生じる場合は 登録変更又は登録取消の承認を電子メールで通知する際に 登録データ 承認用 と併せて 奨学金返納手続きについて ( 通知 ) も一緒に電子メールで送付 ( 送信 ) しますので 必ず確認してください 奨学金返納手続きについて ( 通知 ) に 返納金額 振込期限及び振込先を記載していますので 振込期限までに返納してください 重要 平成 30 年度に支給申請した奨学金の 最終 返納期限は 平成 31 年 4 月 4 日 ( 木 ) です 別紙 6 海外留学支援制度 ( 協定派遣 協定受入 ) 奨学金支給割当て人数の削減に係る取扱基準 に基づき 採択プログラムにおいて不要になった奨学金の返納が機構から受領した年度を越えて著しく遅延した場合 直後の募集時に採択されたプログラムの奨学金支給割当人数を減じる措置を行います なお 返納となる奨学金と機構が別途支給する奨学金との相殺は 一切認められません 3 ( 補欠採用登録を伴う ) 登録取消及び補欠採用登録 支給対象者の登録取消により 補欠採用候補者の登録を行うこともできますが 以下の 3 点を全て満たす者に限ります 補欠採用登録の要件 1 登録取消者に奨学金を支給していないこと 2 補欠採用候補者のプログラムが開始していないこと 3 登録取消者と補欠採用候補者の支給対象月 支給回数 支給月額が全て一致していること (1) 注意点 1 補欠採用登録は 必ず当該補欠採用候補者のプログラム開始前に余裕をもって行ってください 派遣開始直前の相談については 対応いたしかねますので 予めご了承ください 2 補欠採用登録の申請を含む 登録データ 申請用 を提出する際は 登録データ ファイル名 37

39 及び電子メール件名の冒頭に ( 補欠 ) と加えてください 別紙 1 データ送信時の電子メール件名及び Excel ファイル名 参照 3 補欠採用登録者は 登録取消者の登録者番号を引き継いで使用することになります したがって 補欠採用が機構により承認された場合には 予め登録取消者に対して支給申請した奨学金を当該補欠採用登録者が受給することになるため 返納は生じません 4 補欠採用候補者が 支給対象者としての資格及び要件を満たした上で 上記の要件に一つでも一致しない場合には 別途 新規登録者として指定された提出期限 (24 頁 平成 30 年度登録 支給申請スケジュール 参照 ) までに登録してください この場合には 取消者の奨学金を一度返納し 新規登録者の奨学金を改めて申請することになります (2)( 補欠採用登録を伴う ) 登録取消及び補欠採用登録の方法 ア. 最新の 登録データ 承認用 から補欠採用登録を伴う 登録取消者 のデータを抽出し 登録データ 申請用 にデータを貼り付け 提出 ( 送信 ) 用のファイルを作成する 同じプログラムで同時期に支給対象者の新規登録や他の登録者の登録内容変更 登録取消 補欠採用登録がある場合は 1 つの申請用ファイルに取りまとめ ( 順不同 ) 提出 ( 送信 ) してください 1 登録取消者のデータを 一行全て赤字に変更する 2 登録変更 欄に赤字で を入力する 3 登録変更回数 欄に 当該派遣学生の登録承認時からの変更回数 ( これまでの登録内容の変更回数に今回の登録取消を含めた回数 ) を 赤字で入力する 4 登録取消 / 補欠採用 欄は 取消 を選択する 5 ( 補欠採用登録を伴う登録取消は返納が生じないため ) 返納申請額 ( 累計 ) 欄に 0 を入力する イ. 登録取消者のデータの下に 補欠採用登録者の登録内容を青字で入力する 1 登録変更 欄に青字で を入力する 2 登録変更回数 欄に青字で 1 を入力する 3 取消 / 補欠採用 欄は 補欠 を選択する 4 データを確認し 補欠採用登録の要件を満たしていることを確認する 5 様式 B 申請額 欄に 登録取消者の 様式 B 申請額 を青字で転記し 登録取消者の 様式 B 申請額 欄は赤字で 0 にする 38