操作マニュアル 一般社団法人福島県医療福祉情報ネットワーク協議会 Ver 1.3 2016 年 6 月 5 日 1
修正履歴 版数 修正日 修正内容 章 V1.0 2015/6/24 初版作成 V1.1 2015/6/30 イベント番号一式画面変更 全般 V1.2 2016/5/16 2016 年 2 月機能追加部分反映 全般 2
遠隔カンファレンス 目次 1. ログイン画面 2. ホーム画面 3. 動作確認ツール ( 初期設定 ) 4. 全体の流れ 5. こんなときは? 5 6 9 10 11 起案者メニュー 6. 全体の流れ ( 起案者 ) 7. 日程調整起案 8. 日程調整一覧 8-1. 日程調整一覧 _ 日程調整一覧機能 こんなときは? 8-2. 日程調整一覧 _ 回覧の一覧 8-3. 日程調整一覧 _ 回覧の検索 8-4. 日程調整一覧 _ 回覧の確認 8-5. 日程調整一覧 _ 複製 8-6. 日程調整一覧 _ 削除 8-7. 日程調整一覧 _ 参加者追加 8-8. 日程調整一覧 _ ファイル管理 9. 会議開催案内 15 16 19 20 21 22 23 25 26 27 28 29 参加者メニュー 10. 全体の流れ ( 参加者 ) 11. 日程調整一覧 11-1. 日程調整一覧 _ 日程調整一覧機能 こんなときは? 11-2. 日程調整一覧 _ 回覧の一覧 11-3. 日程調整一覧 _ 回覧の検索 11-4. 日程調整一覧 _ 回覧の確認 回答 34 35 36 37 39 41 11-5. 日程調整一覧 _ 補足 43 3
起案者 参加者共通メニュー 12. 会議一覧 13. 会議参加 13-1. 会議参加 _ 入室 13-2. 会議参加 _ 退室 13-3. 会議参加 _ 会議参加時間について 14. 参加者追加 15. お気に入り 15-1. お気に入り _ 新規登録 15-2. お気に入り _ 編集 16. ファイル共有 16-1. ファイル共有 _ ファイル共有機能 こんなときは? 16-2. ファイル共有 _ フォルダの閲覧 16-3. ファイル共有 _ フォルダの検索 16-4. ファイル共有 _ フォルダの新規作成 16-5. ファイル共有 _ ファイルの追加 16-6. ファイル共有 _ 子フォルダの追加 16-7. ファイル共有 _ フォルダの編集 16-8. ファイル共有 _ ファイルの削除 45 50 51 53 54 55 58 59 61 62 63 64 65 66 69 70 71 72 17. 会議参加者数表示 17-1. 会議参加者数表示 _ 参加状況 参加可能数表示切替 73 4
1. ログイン画面 ログイン方法 1. キビタン健康ネットにログインします 2. ASP サービス 内の 退院前カンファレンス または WEB 会議 よりシステムを起動します 5
2. ホーム画面 画面説明 Ⅰ. 画面左 : メニュー一覧 Ⅱ. 画面右上 : 日程調整一覧 Ⅲ. 画面右下 : 会議一覧 Ⅰ. メニュー一覧 ( 参加者 ) ホーム画面を表示します 参加者 起案者を切り替えます 表示されるボタンはそれぞれで異なります 会議日時を確認する 会議に参加する 共有ファイルを登録 参照する お気に入り 会議参加者数を表示 は参加者と起案者に共通 お気に入り を設定します 詳細 P58 会議参加者数を表示します 詳細 P73 Web 会議の環境を設定します 詳細 P9 遠隔カンファレンスの画面を閉じます 6
2. ホーム画面 画面説明 Ⅰ. メニュー一覧 ( 起案者 ) 7
2. ホーム画面 Ⅱ. 日程調整一覧 日程調整一覧 の一部がホーム画面に表示されています 新着の回覧にはのマークがついています このマークは 回覧に回答するか 3 日経つと表示されなくなります 回答期限が過ぎた 期限終了 の回覧は 期限が過ぎてから 7 日まで表示されます 下書き は表示されません Ⅲ. 会議一覧 会議一覧 が 週表示 で表示されています 8
3. 動作確認ツール ( 初期設定 ) 1. ホーム画面左のメニュー一覧の中から 動作確認ツール をクリックします 動作確認ツールでの設定は 1 回のみになります ただし カメラ マイク スピーカー等の機器が変更された場合は再設定が必要です 2. 下記画面が表示されるので 記載内容を確認し 次へ をクリックします 次画面より ソフトウェアのインストールになります インストールされている場合は 3. のみ設定を行います 詳細は 端末初期設定マニュアル をご参照下さい 3. インストール完了後 動作確認ツール より 1~5 の各項目を設定していきます 1 2 3 4 5 次へ 次へ 次へ 次へ 9
4. 全体の流れ < 起案者 > < 参加者 > 参加者の日程調整の必要 なし 汎用 カンファレンス あり 退院前カンファレンス 参加者の日程調整をしたうえで 会議の予約を行う場合 1 退院カンファレンスの判断 担当看護師 在宅移行スクリーニング票 2 院内スタッフの予定確認 主に 担当医師 また 退院後の診療所医師のスケジュール 3 カンファレンス参加者の日程調整 日程調整起案 機能 P16 会議の候補日選択 会議内容登録 患者情報登録 参加者選択 会議資料 ( ファイル ) の共有 参加者へ会議案内のメールを配信 メールを受信 4 カンファレンス内容を確認 回答 メールを受信 起案者へ会議案内の回答を返信 ホーム 又は 日程調整一覧 機能 P35 日程確認 会議内容の確認 会議資料 ( ファイル ) の閲覧 返信期日までに回答してください 5 会議日程の確認及び日程確定 日程調整一覧 機能 返信内容の確認 回答状況の確認 P19 6 会議開催案内 会議開催案内 詳細画面にて会議日時を決定し会議予約を行う 参加者へ会議確定のメール配信 メールを受信 7 会議開催案内の通知 会議一覧 機能に自動的に会議の予定が登録される 会議当日に 会議参加 機能より会議に参加 8 会議開催案内 会議開催案内 機能 参加者の日程調整を行わず 会議の予約のみ行う場合 P29 会議内容登録 参加者選択 会議資料 ( ファイル ) の共有 会議内容 参加者の登録で会議予約を行う 参加者へ会議確定のメール配信 メールを受信 7 会議開催案内の通知 会議一覧 機能に自動的に会議の予定が登録される 会議予約完了 会議当日に 会議参加 機能より会議に参加 10
5. こんなときは? 会議に参加したい 会議参加 機能より会議に参加ができます 会議開始時刻の 30 分前より画面を開くことができます P50 へ 起案者 1. 会議を行いたい 1 日程調整を行ったうえで会議を開く 2 日程調整を行わず会議を開く ( あらかじめ日程が決まっている場合 ) P16へ P29へ 2. 日程調整をとりやめたい 日程調整 日程調整一覧 機能の 作成した回覧 より該当会議の回覧を選択し 取消 ボタンを押す P26 へ 3. 参加者の日程を確認したい 日程調整一覧 機能の 作成した回覧 より該当会議の回覧を選択すると回答状態が表示される P23へ 4. 日程調整で案内する人を増やしたい 日程調整一覧 機能より参加者を追加したい会議の詳細画面を開き 参加者追加 のボタンから追加する P27へ 資料関連 5. 会議で使用する資料を共有したい ファイル共有 機能より フォルダ追加 ボタンからフォルダを作成し 添付資料等は ファイル追加 ボタンから共有する P66 へ 11
参加者 6. 起案者からの日程調整依頼に回答したい 日程調整一覧 機能の 未回答の回覧 より 回答したい回覧を選択し 返信を行う P41 へ 日程調整 7. 起案者からの日程調整依頼に回答した内容を変更したい 日程調整一覧 機能の 回答済みの回覧 より 回答を変更したい回覧を選択し 返信を行う P41 へ 8. 起案者からの日程調整内容を自施設メンバーと共有したい 日程調整一覧 機能より参加者を追加したい会議の詳細画面を開き 参加者追加 のボタンから追加する P43へ 12
起案者 参加者共通 9. 自分の会議予定の一覧を確認したい 会議一覧 機能で確認 P45 へ 会議関連 10. 会議の参加者を増やしたい 会議一覧 機能より参加者を追加したい会議の詳細画面を開き 参加者追加 のボタンから追加する P49 へ 11. 会議開催中にメンバーを増やしたい できません 12. 参加者を削除したい 参加者 会議参加者の削除機能はありません 13. よく会議をひらくメンバーを登録しておきたい お気に入り 機能より登録する P60 へ 14. 資料を共有したい ファイル共有 機能より フォルダ追加 ボタンからフォルダを作成し 添付資料等は ファイル追加 ボタンから共有する P66 へ 資料関連 15. 資料を削除したい ファイル共有 機能で削除したいファイルを選択し 編集画面の 削除 ボタンを押す P72 へ 16. 資料を共有できるメンバーを追加したい ファイル共有 機能より共有したいフォルダを選択し 編集画面の 登録 編集 から追加する P71 へ 17. 資料を検索したい ファイル共有 機能より検索項目を入力し 検索する P65 へ 13
起案者メニュー 全体の流れ ( 起案者 ) 日程調整起案 日程調整一覧 会議開催案内 14
6. 全体の流れ ( 起案者 ) 参加者の日程調整の必要 あり < 起案者 > < 参加者 > なし Ⅰ. 参加者の日程調整をしたうえで 会議の予約を行う場合 1 退院カンファレンスの判断 2 院内スタッフの予定確認 3 カンファレンス参加者の日程調整 日程調整起案 機能 P16 会議の候補日選択 会議内容登録 患者情報登録 参加者選択 会議資料 ( ファイル ) の共有 参加者へ会議案内のメールを配信 自施設 他施設 B 他施設 A 4 会議日程の確認及び日程確定 起案者へ会議案内の回答を返信 自施設 日程調整一覧 機能 P19 他施設 B 返信内容の確認 回答状況の確認 メールの確認 他施設 A 5 会議開催案内 会議開催案内 詳細画面にて会議日時を決定し会議予約を行う 参加者へ会議確定のメール配信 自施設 他施設 B 会議当日に 会議参加 機能より会議に参加します 他施設 A Ⅱ. 参加者の日程調整を行わず 会議の予約のみ行う場合 6 会議開催案内 会議開催案内 機能 P29 会議内容登録 参加者選択 会議資料 ( ファイル ) の共有 参加者へ会議確定のメール配信 自施設 他施設 B 会議内容 参加者の登録で会議予約を行う 他施設 A 会議当日に 会議参加 機能より会議に参加します 15
7. 日程調整起案 参加者の日程を調整した上で会議の予約を行う場合に使う機能です 起動方法 1. ホーム画面左のボタンの中から 起案者 をクリックし 会議スケジュールを調整する をクリックします 2. 日程調整起案 の画面が表示されます 患者情報 を入力します 会議に必要な情報を入力します 16
7. 日程調整起案 1. 患者情報 を入力します 1~10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 12 半角英数で入力してください 2 入力は必須です 用語説明 イベント番号 キビタン健康ネットのイベント番号 施設患者 ID 自施設の患者 ID 自施設に患者 ID がない場合は 00001~ 99999 等の連番や生年月日等の一意の ID 入力をお願いします 3 入力は必須です 4 西暦 半角数字で入力してください 5 郵便番号は半角数字で入力してください 7 半角数字で入力してください 8 自分の所属する施設名が自動的に入ります 異なる場合は入力しなおしてください 10 きびたんネットにログインする際のユーザー名が自動的に入ります 変更がある際には入力しなおしてください 1112 イベント番号または施設患者 ID を入力して検索すると 過去に登録した情報を検索し 1~7 に情報が自動的に入力されます 17
7. 日程調整起案 2. 会議に必要な情報を入力します 13~16 13 14 13 入力は必須です 例 : 退院前カンファレンスのお願い 等 14 プルダウンまたは マークより入力してください 15 16 会議参加者数表示画面が表示されますので予約空き状況を把握する事が可能です 会議参 17 18 をクリックすると 最大 15 登録方法は P55 をご参照ください 16 参加者に共有したい会議資料等があれば登録できます 参照... ボタンをクリックして共有したいファイルを選択します 3. 参加者に日程調整のメールを配信します ボタン 15で選択した参加者に日程調整のメールが配信されます ボタン 日程調整一覧 の 作成した回覧 に保存されます ボタン 内容が保存されないまま トップページに戻ります 注意拡張子が PNG,PDF,JPEG 形式のファイルのみ登録可能です 1 ファイルあたり最大 10MB まで登録可能です 17 入力は必須です 参加者の回答期限を設定します 入力方法は 14 と同様です 18 参加者に対して連絡事項等があれば入力できます 18
8. 日程調整一覧 参加者からの返信内容 回答状況や 自分が作成した回覧の確認ができる機能です その起案情報を活用して 会議開催案内や会議資料共有のためのフォルダが作成できます 起動方法 1. ホーム画面左のボタンの中から 起案者 をクリックし 参加者スケジュールを確認する をクリックします 日程調整一覧 に表示されるのは 日程調整起案 で作成した回覧です 会議開催案内 で作成した回覧は表示されません ホーム画面にも 日程調整一覧 の一部が表示されています 回答期限が過ぎた 期限終了 の回覧は 赤字で表示されます 期限が過ぎてから 7 日まで表示されます 下書き は表示されません 2. 日程調整一覧 の画面が表示されます 検索欄 回覧の検索ができます すべての回覧を閲覧できます 回覧の一覧 19
8-1. 日程調整一覧 _ 日程調整一覧機能 こんなときは? 日程調整一覧 機能 こんなときは? 回覧を検索したい P22へ 参加者の回答を確認したい P23へ 参加者の回答をふまえて会議の予約をしたい P24へ 日程調整をとりやめたい P26へ 日程調整で案内する人を増やしたい P27へ 20
8-2. 日程調整一覧 _ 回覧の一覧 起案者の立場で使うのは 作成した回覧 です ここでは 作成した回覧 について説明します 操作手順 1. 回覧の一覧より 作成した回覧 のタブを開きます 回覧の一覧 用語説明 未回答の回覧 起案者から届いた回覧に対してまだ回答していない回覧 回答済の回覧 起案者から届いた回覧に対して回答した回覧 作成した回覧 自分が起案者となり作 2. 一覧が表示されます 1 2 3 4 1 作成した回覧の 状態 を表示します 用語説明 配信済 作成した回覧が参加者に配信された状態 下書き 下書き保存 をし 保存されている状態 削除済 回覧を削除した状態 期限終了 回答期限が終了した状態 2 参加者からの 回答状況 が確認できます 未回答者 回答者のそれぞれの人数が表示されます 3 その回覧の 回答期限日 が表示されます 4 その回覧の 作成日 が表示されます 21
8-3. 日程調整一覧 _ 回覧の検索 操作手順 1. 回覧の一覧より検索したい区分選択します 回覧の一覧 2. その上で検索欄より検索します 検索欄 3. 利用目的 を 全て 退院カンファレンス 汎用 より選択します 用語説明 汎用 退院前カンファレンス以外での Web 会議利用 4. 入力した内容で検索します 検索項目すべてを入力しなくても 検索をしたい項目を入力するだけで検索が可能です ボタン クリックすると 回覧の一覧に該当の回覧が表示されます ボタン 入力した検索項目がクリアされ 初期表示に戻ります 注意 日程調整一覧 に表示される回覧は 日程調整起案 で作成した回覧のみです 会議開催案内 で作成した回覧は表示されません 22
8-4. 日程調整一覧 _ 回覧の確認 操作手順 1. 日程調整一覧 の 作成した回覧 を開きます 2. 確認したい会議の カンファレンス内容 をクリックします 参加者から回覧に対して返信があると 設定したメールアドレスにメールが届きます その返信内容等を この 日程調整一覧 から確認してください クリック 3. 詳細画面が表示されます この画面より会議の複製 会議の削除 参加者追加 ファイル管理ができます 23
8-4. 日程調整一覧 _ 回覧の確認 4. 患者情報の確認ができます ( ポータルより 退院前カンファレンス を選択されたの場合 ) ポータルより WEB 会議 を選択された場合 患者情報は表示されません 1 作成者 作成日時 回答期限日時 が表示されます 2 カンファレンス内容 が表示されます 5. 会議内容が確認できます 1 2 3 4 6. 参加者の回答が確認できます 参加者の回答に基づき 会議日程を確定します 3 連絡内容 が表示されます 4 添付ファイル が表示されます クリックするとファイルが開き 内容が確認できます 5 参加者の回答状態が表示されます 6 5 6 ボタンクリックで 会議開催案内 画面に遷移し会議開催を決定します 6 7 7 8 9 7 回答状況の詳細を一覧表示します 回答状態や最終返信日時を確認できます 24
8-5. 日程調整一覧 _ 複製 操作手順 1. 再度日程調整が必要な場合は 複製 をクリックします 2. 会議内容が入力された状態で 日程調整起案 の画面が開きます 操作手順は P17~ と同様です をクリックすると参加者に自動で会議案内のメールがとび また 作成した回覧 に新しく回覧が追加されます 添付ファイルを追加 または削除ができます 削除する場合は 削除 ボタンをクリックしてください 25
8-6. 日程調整一覧 _ 削除 操作手順 1. 会議を削除します 取消 ボタンをクリックします 2. 会議が削除され 以下のような画面に変わります 削除されても 複製 ファイル共有 ( 新規作成 ) ボタンは使うことができます 取消 をクリックすると 自動で参加者全員に会議取消のメールが配信され 会議一覧からも予定が削除されます 注意一度取消をすると元には戻せません 26
8-7. 日程調整一覧 _ 参加者追加 操作手順 1. 参加者を追加できます 参加者追加 ボタンをクリックします 2. 参加者追加の画面が開きます 詳細は P55 をご参照ください 注意会議開始 30 分前からは参加者追加はできません 参加者追加 ボタンも表示されなくなります 3. 参加者を確定します ボタン 参加者を確定します このボタンをクリックしないと 参加者が確定されません ボタン 内容が登録されないまま 詳細画面に戻ります 注意参加者を確定した後に 参加者の削除はできません 27
8-8. 日程調整一覧 _ ファイル管理 操作手順 1. この会議内容でフォルダが作成できます ファイル共有 ( 新規作成 ) ボタンをクリックします 2. 会議と同じ内容が入力された状態で ファイル共有 のフォルダの新規作成の画面が開きます 操作手順は P67~ と同様です 28
9. 会議開催案内 参加者の日程を調整を行わず会議の予約のみ行う場合に使う機能です 起動方法 1. ホーム画面左のボタンの中から 起案者 をクリックし 会議日時を決定 通知する をクリックします 2. 会議開催案内 の画面が表示されます 会議日時 を選択します 患者情報 を入力します 会議に必要な情報を入力します 29
9. 会議開催案内 操作手順 1. 会議日時 を入力します 入力は必須です プルダウンまたは マークより入力してください 会議参加者数を表示 にて会議に参加可能な人数を別画面に表示します 30
9. 会議開催案内 2. 患者情報 を入力します 1~10 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 12 11 12 半角英数で入力してください 2 入力は必須です 用語説明 イベント番号 キビタン健康ネットのイベント番号 施設患者 ID 自施設の患者 ID 自施設に患者 ID がない場合は 00001~ 99999 等の連番や生年月日等の一意の ID 入力をお願いします 3 入力は必須です 4 西暦 半角数字で入力してください 5 郵便番号は半角数字で入力してください 7 半角数字で入力してください 8 自分の所属する施設名が自動的に入ります 異なる場合は入力しなおしてください 10 きびたんネットにログインする際のユーザー名が自動的に入ります 変更がある際には入力しなおしてください 1112 イベント番号または施設患者 ID を入力して検索すると 過去に登録した情報を検索し 1~7 に情報が自動的に入力されます 31
9. 会議開催案内 3. 会議に必要な情報を入力します 13~16 13 14 15 13 入力は必須です 例 : 退院前カンファレンスのお願い 等 14 登録方法は P55 をご参照ください 15 初期データが入力されておりますが 場合により内容を変更してください 用語説明アジェンダ 会議の議題 16 参加者に対して連絡事項等があれば入力できます 16 4. 会議開催を確定します ボタン 会議が登録され 会議の予約が完了します また 14で選択した参加者に会議開催案内のメールが配信されます ボタン 内容が保存されないまま トップページに戻ります 会議開催案内 で作成した会議の予定は 会議一覧 に表示されます 日程調整一覧 には表示されません 引き続き 起案者 参加者共通メニュー へお進みください 32