INTELLIGENCE, Ltd DODA Assist 基本操作のご案内 株式会社インテリジェンス採用企画事業部
目次 1 1 選考結果入力および 選考結果を応募者にメール送信する 1 選考結果の入力 P.5 2 選考結果の送信 P.8 3 日程調整メールの送信 P.10 2 メッセージを送信 受信する 1 応募者からのメッセージを受信する P.14 2 メールの送信履歴を確認する P.17 3 メッセージ機能の注意点 P.21
目次 2 3 一斉メール送信する P.22 4 メールのテンプレートを登録する P.27 5 日程調整のメールテンプレートを登録する P.31 6 自動サンクスメールを登録する P.35 7 自動選考 NG メールを登録する P.40 8 応募者情報の PDF 出力 P.45 9 差出人アドレスを変更する P.47
1 選考結果入力および 選考結果を応募者にメール送信する
1-1 選考結果の入力 応募者検索 を選択して 応募者検索画面を表示させる デスクトップ 応募者検索画面
1-2 選考結果の入力 選考結果を入力したい応募者の 選考状況 リンクを押す
1-3 選考結果の入力 合格の場合は 進める ボタン 不合格の場合は NG ボタンを押す 選考結果入力画面 選考に関する備忘録を残したい場合は 進捗メモ に記載し 保存 ボタンを押す だれが選考したのか残したい場合は 書類選考担当者 に名前を記入する 選考合格 OR 選考不合格
2-1 選考結果の送信 それぞれの結果に応じたメール送信ダイアログが立ち上がるので OK ボタンを押す 選考結果入力画面 この先の操作は メール送信 (P.9) へ 選考合格 選考不合格
2-2 選考結果の送信 メッセージ送信画面に遷移し ここからメッセージを送ることができます ( ファイルの添付も可能 ) デフォルトでは 送信者 ( 差出人 ) は 窓口にログインしているアドレスが表示されますが 差出人アドレスを変更することができます ( 詳細 :P.47) ファイルの添付はここから 1 度に 3 つまで送ることができます 添付できるのは 以下の拡張子のファイルのみです.doc.docx.xls.xlsx.jpeg.jpg. gif.zip.ppt.pptx.pdf 選考日程の調整をしたい場合は 日程調整メール を選択するとメール作成が楽に行えます <@ 応募者名 > と記載すると その部分には応募者の氏名が自動的に挿入されます テンプレートを作成 登録しておくと メール送信が楽に行えます ( 詳細 :P.27/P.31) 送信ボタンを押し 送信が完了すると 1 つ前の画面に戻ります プレビューを押すと プレビュー画面が表示されます
3-1 日程調整メールの送信 日程調整メール を選択すると 日程調整メール送信画面 に切り替わる メール送信画面 日程調整メール送信画面
3-2 日程調整メールの送信 実施情報と候補日を入力する ( 実施情報と候補日がメール本文に挿入されます ) デフォルトでは 送信者 ( 差出人 ) は 窓口にログインしているアドレスが表示されますが 差出人アドレスを変更することができます ( 詳細 :P.47) 通常メール を選択すると メール送信画面に切り替わります ( 詳細 :P.9) テンプレートを作成 登録しておくと メール送信が楽に行えます ( 詳細 :P.31) メール例 匿名六郎様 選考の結果 合格となります おめでとうございます ぜひ 次の選考にお越しいただきたいと思います 指定日時が複数の場合 優先順位をご指定ください また 指定日時がない場合や ご調整が難しい場合 調整可能時間帯を参考に 希望日時を 3 つ以上ご連絡ください <@ 応募者名 > と記載すると その部分には応募者の氏名が自動的に挿入されます 入力した内容がテキストで反映されます 実施内容 : 面接所要時間 : 1 時間場所 : 東京支社 ( 東京都千代田区大手町ビル ) 最寄駅 : 丸の内線大手町駅駅からの所要時間 : 徒歩 1 分 候補日 1: 2012 年 10 月 04 日 ( 木 )10:00~17:00 候補日 2: 2012 年 10 月 05 日 ( 金 )10:00~17:00 候補日 3: 2012 年 10 月 06 日 ( 土 )10:00~17:00 ご希望日時回答フォーマット 第 1 希望 : 月 日 ( ) : 開始以降 ~ : までに終了の時間帯第 2 希望 : 月 日 ( ) : 開始以降 ~ : までに終了の時間帯第 3 希望 : 月 日 ( ) : 開始以降 ~ : までに終了の時間帯 <@ 実施情報 候補日 > と記載すると その部分には上で入力した実施情報と候補日が自動的に挿入されます プレビューを押すと プレビュー画面が表示されます
3-3 日程調整メールの送信 送信ボタンを押すと ダイアログメッセージが立ち上がるので OK ボタンを押し 送信する
2 メッセージを送信 受信する
1-1 応募者からのメッセージを受信する 応募者からのメッセージを受信すると 右のような お知らせメール がお客様のメーラーに届きます 本文を確認し 返信が必要な場合は 本文下の URL より DODA Assist へアクセスし ご返信ください 水色の文字部分は メッセージによって変わります 差出人 :DODA Assist サポートセンター <assist@doda.jp> 件名 : メッセージ通知 応募太郎様より DODA Assist にメッセージが届いています ---------------------------------------------------------------------- このメールは 発信専用の自動送信メールです -----------------------------------------------------------[DODA]----- 株式会社テスト担当者様 いつもお世話になっております DODA Assist にて管理中の応募者様よりメッセージが届きました ご確認をお願いいたします 求人 : システムエンジニア 応募者 : 応募太郎 本文 : -------------------------------------------------------------------- 担当者様お世話になっております 応募太郎でございます 書類選考合格のご連絡 ありがとうございました Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx -------------------------------------------------------------------- https://assist.doda.jp/clientservice/login/view/login.aspx こちらから DODA Assist にアクセス メッセージの確認方法 上記 URL から DODA Assist にログインし デスクトップ ページの 未確認のメッセージ の件数リンクを押してください -- 本件に関するお問い合わせ先 --------------------- 株式会社インテリジェンス DODA Assistサポートセンター Mail to:assist@doda.jp TEL:0120-30-9255 ( 受付時間平日 :9:00~18:00) -----------------------------------------------
1-2 応募者からのメッセージを受信する DODA Assist にログインし 未確認のメッセージ の件数リンクを押すと 未読メッセージのある応募者の一覧画面へ遷移します 1 件
1-3 応募者からのメッセージを受信する メッセージ履歴 ボタンを押して 受信したメッセージをご確認ください 応募四郎
2-1 メールの送受信履歴を確認する メッセージ履歴 ボタンを押します メッセージの送受信履歴 ( メッセージ管理画面 ) が表示されます 応募太郎 応募次郎 応募三郎 応募四郎 それぞれの項目でソートができます 応募太郎 応募太郎 テスト敦子 アイコンの意味 : 未読メッセージ : 既読メッセージ テスト敦子テスト敦子応募太郎 アイコンの意味 : 添付ファイルあり 送信メッセージと受信メッセージが時系列で表示されます
2-2 メールの送受信履歴を確認する メッセージの件名をクリックすると 本文が表示されます ( 添付ファイルがある場合はファイルも ) 応募太郎 応募太郎 応募太郎 応募太郎 テスト敦子 テスト敦子 テスト敦子 テスト敦子 テスト敦子応募太郎 テスト敦子 テスト敦子応募太郎テスト敦子 受け取ったファイルを応募者詳細画面 ( 応募者レジュメ ) へ保存することができます 添付ファイル 応募太郎様 本文
2-3 メールの送受信履歴を確認する メッセージに対して返信したい場合は 返信 ボタンを 新規にメッセージを送りたい場合は 新規メッセージ ボタンを押してください 新規メメッセージ をクリックすると メッセージ送信画面が表示され ここからメッセージを送ることができます 応募太郎 応募太郎テスト敦子テスト敦子テスト敦子応募太郎テスト敦子 テスト敦子 返信をする場合は 本文を入力し 返信 ボタンを押す
3 メッセージ機能の注意点 応募者情報を完全削除すると 応募者からもメッセージを送ることができなくなります 応募者との連絡が取れなくなってしまいますので 完全削除は必ず選考終了後に行ってください 注意!! 応募太郎 応募次郎 応募三郎 応募四郎
3 一斉メール送信する
1 応募者検索 を選択して 応募者検索画面を表示させる デスクトップ 応募者検索画面
2 メールを送りたい応募者にチェックを付ける
3 右下の 機能変更 で一斉変更の メール送信 を選択する
4 実行 ボタンを押す この先の操作は メール送信 (P.9) へ
4 メールのテンプレートを 登録する
1 メールテンプレート管理画面 を開く 1 各種設定をクリック 2 メールテンプレート管理 をクリック
2 テンプレートを登録する 使用目的にあわせて テンプレートタイプ を選択し 新規作成をクリック テンプレート名 メールタイトル (= 件名 ) 本文を記入し 登録ボタンを押す メールテンプレの参考例が ヘルプ画面にあります このテンプレートをデフォルトに設定したい場合は ここに をつける
3 テンプレート から送りたいメールテンプレを選び 選択 ボタンを押す
5 日程調整のメールテンプレートを 登録する
1 テンプレート編集 ボタンを押す
2 送信情報を入力し 実施情報 候補日でテンプレとしたい部分を入力し 登録 ボタンを押す メールテンプレの参考例が ヘルプ画面にあります!! 注意!! 本文に <@ 実施情報 候補日 > と記入しなければ 上の実施情報 候補日の内容はメールに反映されません このテンプレートをデフォルトに設定したい場合は ここに をつける
3 日程調整用テンプレート から送りたいメールテンプレを選び 選択 ボタンを押す
6 自動サンクスメールを 登録する
1 自動サンクスメール機能 DODA より応募があった際 貴社が Assist で設定した任意のメール文面 ( サンクスメール ) を応募者に自動送信する機能です サンクスメール未設定 DODA サンクスメール設定後 DODA 1 応募 1 応募 3 応募通知 3 応募通知 応募者 2 応募完了通知 貴社 応募者 2 応募完了通知 貴社 4 サンクスメール ( 自動 ) 5 サンクスメール 必要に応じて手動で送信 DODA Assist 4 ログイン Point サンクスメールの文面は DODA Assist で貴社独自の文面にカスタマイズ可能 P 応募があった際 Assist にログインし 手動でサンクスメールの送信が必要 応募があった際 貴社にて事前に設定したサンクスメールが自動で送信されます
2 サンクスメールのテンプレートを設定する 貴社独自のサンクスメールのテンプレートを登録することができます DODA Assist ログイン画面 テンプレート一覧画面 テンプレートを登録するには テンプレートタイプ サンクス を選択し 新規作成 ボタンをクリックすると トップ画面 設定一覧画面 テンプレート登録画面に切り替わる 貴社独自のタイトル 本文に変更し 登録 ボタンをクリック!
3 原稿校了時にサンクスメールを設定する DODA に掲載する求人原稿のご確認時にサンクスメールを設定することができます 原稿の確認をメールにてご依頼いたします 原稿確認画面 原稿内容と応募フォームのご確認をお願いいたします サンクスメールを設定する DODA Assist ログイン画面 必要項目 ( ご担当者様名 ) の入力とサンクスメールテンプレートを選択し 規約に同意して原稿確認を完了 ボタンをクリック!
4 原稿校了以降にサンクスメールを設定する 原稿の一覧からサンクスメールを設定することができます DODA Assist ログイン画面 原稿一覧画面 サンクスメールを設定する 1 トップ画面 原稿を選択します 複数選択可 サンクスメールを設定する 2 サンクステンプレートを選択し 上記内容で設定する ボタンをクリック!
7 自動選考 NG メールを 登録する
1 自動選考 NG メール機能について 応募日から一定期間 ( 貴社にて設定 ) 経過した応募者に対して NG メールが自動で送信される機能です なお 応募者の選考状況も自動で NG に変更されます NG メール機能設定前 1 応募 DODA 3 応募通知 NG メール機能設定後 1 応募 DODA 3 応募通知 応募者 2 応募完了通知 貴社 応募者 2 応募完了通知 貴社 5NG メール 手動で送信 DODA Assist 4 ログイン NG 評価 6NG メール ( 自動 ) DODA Assist 4 ログイン Point NGメールの文面 送信対象期間は DODA Assist 上で貴社独自にカスタマイズ可能 P3 参照 5NG 評価 ( 自動 ) 応募者全てに評価と NG メール送信の作業が必要 応募後 設定期間経過後に 評価が NG となり 貴社の設定した NG メールが自動で送信される
2 自動選考 NG メールテンプレートの登録 貴社独自の自動 NG メールのテンプレートを登録することができます DODA Assist ログイン画面 テンプレート一覧画面 テンプレートを登録するには テンプレートタイプ 自動 NG メール を選択し 新規作成 ボタンをクリックすると トップ画面 設定一覧画面 テンプレート登録画面に切り替わる 貴社独自のタイトル 本文 対象期間に変更し 応募日からの保留期間を設定し 登録 ボタンをクリック! 保留期間を超過した場合 自動で NG メールが送信されます
3 原稿校了時に NG メールを設定する 原稿の一覧から自動 NG メールを登録することができます 原稿の確認をメールにてご依頼いたします 原稿確認画面 原稿内容と応募フォームのご確認をお願いいたします 自動 NG メールを設定する DODA Assist ログイン画面 必要項目 ( ご担当者様名 ) の入力と NG メールテンプレートを選択し 規約に同意して原稿確認を完了 ボタンをクリック!
4 原稿校了以降に NG メールを設定する 原稿の一覧から NG メールを設定することができます 原稿一覧画面 DODA Assistログイン画面 自動 NG メールを設定する 1 トップ画面 原稿を選択します 複数選択可 自動 NG メールを設定する 2 自動 NG メールテンプレートを選択し 上記内容で設定する ボタンをクリック!
8 応募者情報の PDF 出力
応募者情報の PDF 出力 1 名の場合 : PDF を押下複数名の場合 : 対象者をチェック後 サイト下部にて 実行 を押下 応募があった際にメールでお知らせします 応募者一覧画面 法人名 : 株式会社てすと法人窓口名 : てすとユーザー名 : てすと 応募者一人の PDF を出力 対象の応募者の PDF を押下 テスト テスト太郎 応募者 PDF テスト テスト太郎 テスト テスト太郎 テスト テスト太郎 18:00 テスト テスト太郎 テスト テスト太郎 DODA Assist ログイン画面 テスト テスト太郎 複数の応募者の PDF を出力 対象の候補者の PDF が表示されます 1 対象の応募者にチェックを入れて 2 応募者情報 PDF 出力 を選択し 実行 を押下
9 差出人アドレスを変更する
1 画面右上の 各種設定 リンクを押す ( 各種設定 リンクはどの画面にもあります ) メール送信画面 日程調整メール送信画面
2 ユーザー管理 を押す 各種設定画面
3 現在差出人となっている人の氏名リンクを押す ユーザー管理画面
4 差出人用メールアドレス に 設定したメールアドレスを入力し 登録 変更 ボタンを押す 今後は 設定されたメールアドレスがデフォルトの差出人アドレスとなります!! 注意!! ユーザー管理画面の内容を変更すると PW がリセットされ 新たな仮 PW が発行されます 次回ログイン時には 仮 PW を入力してください ユーザー管理画面