はじめに 企業がマイナンバー法 ( 行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律 ) に対応するためには 様々な社内文書が必要となります 例えば 2015 年 10 月に市区町村から個人番号の通知が行われる前には 通知カードを紛失しないようにアナウンスする文書が必要になります また 年末年始に 給与所得者の扶養控除等 ( 異動 ) 申告書 の提出を受ける際には 配偶者 扶養親族の本人確認を従業員が行った上で 従業員自身の本人確認書類を添付して提出するよう周知する文書も必要となります もちろん 情報管理のために 取扱規程 や 取扱台帳 等も必要となります 本冊子は これらの社内文書の具体例を集めたものです 企業におけるマイナンバー法対応は 1 個人番号の収集 2 個人番号の保管 管理 3 行政機関等への書類の提出の 3 ステップに分けることができます 本冊子は これに従って Ⅰ 個人番号を 収集する 場面で使う書式 Ⅱ 個人番号を 管理する 場面で使う書式 Ⅲ 個人番号を 委託する 場面で使う書式 という順番で 社内で必要となる各種書式を収録し それぞれの書式について どのような場面で使用するものなのかを簡単に解説しています なお 本冊子に掲載のサンプルは あくまで一般的な例を示したものです 実務においては 関係法令やガイドライン 同 Q&A 等を参照しながら 自社の状況にあわせて加筆 修正してご利用下さい また 同サンプルは 今後の法令やガイドライン等の追加 変更等により変更される可能性がある点にご留意下さい 本冊子が より効率的で適法なマイナンバー法対応を行うための助けになることを祈っております 筆者
C O N T E N T S Ⅰ 個人番号を 収集する 場面で使う書式 サンプル❶ 社内向けアナウンス通知 3 サンプル❷ 給与所得者の扶養控除等( 異動 ) 申告書 による個人番号の提供の依頼 4 サンプル❸ 自身の個人番号に相違ない旨の本人による申立書 7 サンプル❹ 利用目的の通知書 8 サンプル❺ 個人番号の提供書 9 サンプル❻ 委任状 12 サンプル❼ 従業員に扶養親族等の本人確認を委託するための通知 13 サンプル❽ 取引先 株主等への個人番号の提供の依頼 16 サンプル❾ 個人番号の提供書 ( 氏名及び住所のプレ印字 番号記入欄あり ) 19 サンプル❿ 個人番号の提供書 ( 氏名及び住所のプレ印字 番号記入欄なし ) 21 Ⅱ 個人番号を 管理する 場面で使う書式 サンプル⓫ 個人番号及び特定個人情報の適正な取扱いに関する基本方針 23 サンプル⓬ 個人番号及び特定個人情報取扱規程 25 サンプル⓭ 特定個人情報持出記録簿 37 サンプル⓮ 特定個人情報取扱台帳 37 サンプル⓯ 個人番号 特定個人情報の取扱状況管理簿 ( 中小規模事業者 ) 39 サンプル⓰ 就業規則 ( 提出書類 ) 39 サンプル⓱ 就業規則 ( 秘密保持 ) 40 サンプル⓲ 非開示契約 ( 誓約書 ) 41 Ⅲ 個人番号を 委託する 場面で使う書式 サンプル ⓳ 特定個人情報の取扱いに関する委託契約書 42 サンプル ⓴ 特定個人情報削除 廃棄証明書 47 < 参考サンプル > 教育プログラム ( 社内教育の項目例 ) 48 [ 凡例 ] 令 : 行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律施行令規則 : 行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律施行規則ガイドライン : 特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン ( 事業者編 )( 平成 26 年 12 月 11 日特定個人情報保護委員会 ) ガイドラインQ&A: 特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン( 事業者編 ) 及び ( 別冊 ) 金融業務における特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン に関するQ&A( 平成 26 年 12 月 11 日特定個人情報保護員会 ) 経済産業分野ガイドライン : 個人情報の保護に関する法律についての経済産業分野を対象とするガイドライン ( 平成 26 年 12 月 12 日厚生労働省 経済産業省告示第 4 号 ) 本冊子の記述は 2015 年 8 月 1 日時点の法令等に基づいています
Ⅰ 個人番号を 収集する 場面で使う書式 サンプル ❶ 社内向けアナウンス通知 対従業員 2015 年 10 月から 通知カード が世帯ごとに簡易書留郵便で郵送されることで 番号通知が行われます それに先だって 従業員に対し マイナンバー制度が始まることをアナウンスし 注意点を周知しておく必要があると考えられます その際の文書です サンプル ❶ 年 月 日 従業員各位 [ 株式会社 部 課 ] 個人番号 ( マイナンバー ) の通知について この度 マイナンバー制度 ( 社会保障 税番号制度 ) が実施されることになり 10 月中旬 ~11 月中旬ころにかけて 市区町村役場から 通知カード が簡易書留郵便で 届き 各自に個人番号 ( マイナンバー ) が通知されます この通知カードで届く個人番号 ( マイナンバー ) は 本年 11 月ころから配布する 平成 28 年分 給与所得者の扶養控除等 ( 異動 ) 申告書 に記載することになります これに伴い 従業員各位は 以下の事項を遵守するよう お願いいたします 1 2015 年 10 月 5 日の時点の住民票の住所に宛てて通知カードが発送されますの で 現住所と住民票の住所が異なる者は 現住所に住民票を移してください 2 通知カードが届いたら 紛失しないよう 確実に保管してください 3 控除対象配偶者 扶養親族の個人番号も提供していただくことになりますの で その通知カードも紛失しないようにしてください 4 個人番号は 社会保障 税 災害対策の行政手続以外で使うことは禁止されて います むやみに第三者に提供しないようにしてください 5 会社から指示があった場合以外には 第三者の個人番号の提供を受けないよう に注意してください 不明な点等ありましたら 下記まで問い合わせてください 記 [ 部 課 ] 以上 3
サンプル ❷ 給与所得者の扶養控除等 ( 異動 ) 申告書 による個人番号の提供の依頼 対従業員 従業員 ならびにその控除対象配偶者及び扶養親族の個人番号は 給与所得者の扶養控除等 ( 異動 ) 申告書 を用いて収集することができます 扶養控除等 ( 異動 ) 申告書で個人番号を収集する場合には 会社は 配偶者及び扶養親族の本人確認をする必要がありません ( 同申告書は従業員が作成する法的義務があるため 従業員が個人番号関係事務実施者となります したがって 従業員が本人確認を行う義務があり 会社は個人番号関係事務実施者から受領するだけであるためです ) 扶養控除等 ( 異動 ) 申告書で個人番号を収集する際に 従業員に宛てて 個人番号の提供を依頼する通知の文書です サンプル ❷ 年月日従業員各位 [ 株式会社 部 課 ] 個人番号の提供についてこの度 行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律 ( マイナンバー法 ) の施行により 行政機関等に提出する源泉徴収票や社会保険関係の書類等に 従業員 配偶者及び扶養親族等の個人番号 ( マイナンバー ) を記載することが義務づけられるとともに 事業者が個人番号の提供を受ける際には 本人確認を行うことも義務づけられました そのため 従業員各位は 自身の個人番号と 控除対象配偶者 扶養親族の個人番号を 扶養控除等 ( 異動 ) 申告書 に記載して提供してください その際 本人確認のため 別紙に記載した従業員各位の1 番号確認の書類 及び2 身元 ( 実在 ) 確認の書類の写しを添付してください なお 配偶者 扶養親族の個人番号については 従業員各位が 下記のとおり必ず本人確認 (1 番号確認 及び2 身元 ( 実在 ) 確認 ) を行ってください 記 1 番号確認 : 別紙の 1 番号確認の書類 で確認してください 正しい個人番号を会社に提供するよう 確実に番号確認等を行うようお願いいたします 2 身元 ( 実在 ) 確認 : 知覚する ( 見る ) こと等により本人であることが明らかである場合には省略してかまいません 知覚する ( 見る ) こと等ができない場合には 別紙の 2 身元 ( 実在 ) 確認の書類 で確認してください 以上 4
以上の個人番号は 行政機関等に提出する書類に記載することが義務づけられていますので 必ず提供するようにしてください なお 今後 個人番号が変更された場合には 速やかに に知らせるようにしてください 以上 ( 別紙 ) 1 番号確認の書類以下の書類のうち いずれか 1 つの写し 個人番号カード ( 表面及び裏面 ) 通知カード 住民票の写しまたは住民票記載事項証明書 ( ただし 個人番号が記載されているものに限ります ) 2 身元 ( 実在 ) 確認の書類以下の書類のうち いずれか 1 つの写し ( 上記 1に従い提出する通知カード 住民票の写しまたは住民票記載事項証明書に記載された氏名 及び生年月日または住所 ( 以下 個人識別事項 といいます ) と同じ個人識別事項が記載されているか 確認してください ) ただし 番号を確認するための書類として個人番号カード ( 表面及び裏面 ) の写しを提出する場合は 以下の書類の写しは不要です Ⅰ 個人番号を 収集する 場面で使う書式 運転免許証 運転経歴証明書 ( ただし 交付年月日が平成 24 年 4 月 1 日以降のものに限ります ) パスポート 身体障害者手帳 精神障害者保健福祉手帳 療育手帳 在留カード 特別永住者証明書 写真付き学生証 写真付き身分証明書 写真付き社員証 写真付き資格証明書 ( 船員手帳 海技免状 猟銃 空気銃所持許可証 宅地建物取引主任者証 電気工事士免状 無線従事者免許証 認定電気工事従事者認定証 特種電気工事資格者認定証 耐空検査員の証 航空従事者技能証明書 運航管理者技能検定合格証明書 動力車操縦者運転免許証 教習資格認定証 検定合格証 ( 警備員に関する検定の合格証 ) 等 ) 税理士証票 戦傷病者手帳 個人識別事項が記載されているもので 提出時において有効なものに限ります 提出時において有効なものに限ります 提出時において有効なものに限ります 上記書類の提出が困難な場合は 以下の書類のうち 2 つ以上の書類の写し ( 上記 1で提出する通知カード 住民票の写しまたは住民票記載事項証明書に記載された個人識別事項と同じ個人識別事項が記載されているか 確認してください ) ただし 番号を確認するための書類として個人番号カード ( 表面及び裏面 ) の写しを提出する場合は 以下の書類の写しは不要です 5
国民健康保険 健康保険 船員保険 後期高齢者医療もしくは介護保険の被保険者証 健康保険日雇特例被保険者手帳 国家公務員共済組合もしくは地方公務員共済組合の組合員証 私立学校教職員共済制度の加入者証 国民年金手帳 児童扶養手当証書 特別児童扶養手当証書 学生証 ( 写真なし ) 身分証明書 ( 写真なし ) 社員証 ( 写真なし ) 資格証明書 ( 写真なし )( 生活保護受給者証 恩給等の証書等 ) 国税 地方税 社会保険料 公共料金の領収書 納税証明書 印鑑登録証明書 戸籍の附票の写し ( 謄本もしくは抄本も可 ) 住民票の写し 住民票記録事項証明書 母子健康手帳 源泉徴収票 ( 給与所得の源泉徴収票 退職所得の源泉徴収票 公的年金等の源泉徴収票 ) 支払通知書 ( 配当等とみなす金額に関する支払通知書 オープン型証券投資信託収益の分配の支払通知書 上場株式配当等の支払通知書 ) 特定口座年間取引報告書 個人識別事項が記載されているもので 提出時において有効なものに限ります 領収日付の押印または発行年月日 及び個人識別事項が記載されているもので 提出時において領収日付または発行年月日が 6 か月以内のものに限ります 個人識別事項が記載されているもので 提出時において有効なものまたは発行もしくは発給された日から 6 か月以内のものに限ります 個人識別事項が記載されているものに限ります 6