電納 ASPer グループ共有サイト 活用マニュアル グループ共有サイトでは 発注者事務所や出張所 監督官詰所 大型事業の PM といった単位で 関連している複数の工事をグループ化することにより グループ全体での情報共有やファイル交換等をすることができます グループ共有サイトに有効期間や容量制限はございませんので 将来の工事へ の活用も可能です (NETIS 登録番号 :KK-160040-A) <NEW サイト開設の流れ> 1 発注者様は工事情報メニューから NEW サイト を作成できます (P15~ 参照 ) 2 続いて NEW サイト への参加工事を選択します (P15~ 参照 ) 3 最後に参加メンバーに対して共有掲示板で一斉通知します (P11~ 参照 ) < 活用事例 > 工事工程の共有に活用 災害対策や地元住民からの要望等の情報共有に活用( 出張所 詰所 工事場所単位 ) 週間工程会議に活用( 出張所 詰所単位 ) 工事関係資料の整理に活用( 出張所 詰所単位 ) 工事安全協議会の情報共有に活用 大型プロジェクトの工程管理(PM) に活用 株式会社建設総合サービス ( 西日本建設業保証グループ ) TEL : 06-6543-2841 FAX : 06-6543-2846 MAIL : office@wingbeat.net
目 次 1. グループ共有サイトの表示... 3 2. 共有サイト情報... 5 3. 工程表共同管理... 6 (1) 登録方法... 6 (2) 閲覧 コメントの書き込み方法... 7 4. 資料 文書共有... 8 (1) ファイルの登録方法... 8 (2) フォルダの編集方法... 9 5. 共有掲示板... 11 (1) 新規登録方法... 11 (2) 修正方法... 12 (3) 閲覧 コメント ( 返信 ) の書き込み方法... 13 6. スケジュール... 14 7. グループ共有サイトの編集方法 ( 発注者様専用メニュー )... 15 (1) 新規グループの作成方法... 15 (2) 既存グループの編集方法... 16 2
1. グループ共有サイトの表示 1 総工事一覧メニューでグループ名をクリックします 2 選択したグループのグループ共有サイトのトップ画面が表示されます 3
メニューについて 打合せ簿一括発議 複数の工事に同じ内容の文書を一括発議することができ ます ( 国土交通省土木様式 北海道開発局様式に対応し ています ) 資料 文書共有 グループ内でファイルの共有ができます (P8 参照 ) 共有サイト情報 グループに所属している工事やユーザーの確認ができま す (P5 参照 ) グループ設定 ( メール ) 複数のメール送信先をグループ化できます 設定したグループは各メニューの メール通知 で選択できるようになります 設定は他のユーザーと共通です スケジュール グループ全体のスケジュールの確認や登録ができます (P14 参照 ) 共有掲示板 グループ全体へのコメントや添付資料の交換ができます 閲覧対象者を選択することにより 対象者を制限した情報 のやりとりも可能です (P11 参照 ) 工程表共同管理 国土交通省様の取り組み 工事工程の共有 に対応する 機能です 受発注者間や関連工事間での円滑な情報共有に 活用いただけます (P6 参照 ) グループ設定 ( スケジュール ) スケジュール画面で表示するメンバーをグループ毎に切 り替えができます 設定は個人毎です 他のユーザーには影響しません 4
2. 共有サイト情報 選択したグループ共有サイトの基本情報を確認できます 5
3. 工程表共同管理 グループ内の受発注者間で工事工程表の共同管理ができます (1) 登録方法 工程表共同管理メニューを選択し 新規登録 をクリックします 1 2 3 入力項目について * 赤文字部分が必須入力となります 1 工程表タイトルを入力します 2 工程表を添付します 3 添付資料を登録できます ( 最大 15ファイルまで ) 4 発議時コメントを入力できま 4 す 5 登録したことをメールで通知 できます 青反転した人にメールが送ら 5 れます Ctrl キーを押しなが らクリックすると複数選択や 選択解除ができます 6
(2) 閲覧 コメントの書き込み方法 工程表共同管理メニューを選択し 閲覧する工程表のタイトルをクリックします 1 添付された工程表を開けま 1 す 2 コメントを登録できます 一度投稿したコメントは修正 できませんのでご注意くださ い 2 7
4. 資料 文書共有 グループ内でファイルの登録やダウンロードができます (1) ファイルの登録方法 資料 文書共有メニューを選択し 文書登録 をクリックします 入力項目について 1 * 赤文字部分が必須入力となります 2 2 3 1 登録日を選択します 2タイトルを入力します 3 ファイルを添付します 4 登録場所を選択します ( 左 のツリーをクリックします ) 4 5 文書登録したことをメールで通知できます 青反転した人にメールが送ら 5 れます Ctrl キーを押しなが らクリックすると複数選択や 選択解除ができます 8
(2) フォルダの編集方法 左側に表示されるフォルダの作成 編集ができます 資料 文書共有メニューを選択し 任意文書フォルダ管理 をクリックします 1) 新規作成方法 新規登録 1 2 1 登録する階層をプルダウン から選択します 画面下のツリーからでも クリックで選択できます 2 フォルダ名称を入力します 2) 既存フォルダの編集方法 2 1 編集 1 編集するフォルダを下のツリーからクリックします 2 編集する をクリックします その後の操作は新規の場合と同 様です 最後に 変更する ボタンをクリックします 9
< 活用方法によるフォルダの作成例 > < 事務所等で活用 > < 出張所 詰所等で活用 > < 工事安全連絡協議会で活用 > <PM( フ ロシ ェクトマネシ メント ) で活用 > 10
5. 共有掲示板 グループ内でコメントや添付資料の交換ができます 閲覧対象者を選択することにより 対象者を制限した情報のやりとりも可能です (1) 新規登録方法 共有掲示板を選択し 新規書込をクリックします 入力項目について * 赤文字部分が必須入力となります 1タイトルを入力します 2 登録日時を入力します 3 本文を入力します 2 4 必要に応じ資料を添付しま す 複数の資料を添付する場 1 3 合は 資料追加 ボタンをクリックします (10ファイルまで添付可能です ) 5 閲覧対象者を選択します 4 5 対象者 にチェックを入れる と個別に選択できます Ctrl キーを押しながらクリックす ると複数選択 解除ができま す 6 カテゴリーを選択します 6 11
7 登録したことをメールで通知 7 できます 青反転した人にメールが送ら れます Ctrl キーを押しなが らクリックすると複数選択や 選択解除ができます (2) 修正方法 変更削除 のアイコン をクリックすると修正できます 12
(3) 閲覧 コメント ( 返信 ) の書き込み方法 共有掲示板メニューを選択し 閲覧する書き込みのタイトルをクリックします 1 2 3 1 記事本文が表示されます 2 記事の添付ファイルを開けます 3 本文に対するコメント ( 返信 ) ができます コメントにはファイルも添付できます (10ファイルまで) 閲覧後に確認済みの旨をコメントする運用を行うと 閲覧状況が分かりやすくなりま 13
6. スケジュール スケジュールメニューでグループ全体のスケジュール管理ができます 登録方法 1グループ名または氏名の左のチェックを選択します 2 日付をクリックします 1 2 a) b) c) 3 内容を入力し 登録する を押します スケジュールを登録したことをメールで通知することもできます a) グループ全体に関するスケジュールが登録できます b) グループに入っている工事の工事スケジュールが表示されます 工事スケジュールの登録は各工事サイトのスケジュールメニューから行います この画面からは登録できません c) 選択した人のスケジュールを登録できます 3 14
7. グループ共有サイトの編集方法 ( 発注者様専用メニュー ) (1) 新規グループの作成方法 1 任意の工事サイトを開き 工事情報のグループ共有サイト設定を選択し 新規登録 をクリックします 2 グループ名等の内容を入力し グループ化する工事を選択し 登録する を クリックします 入力項目について文書タイプは北海道開発局の工事の場合のみ 北海道開発局 を選択します 打合せ簿様式は 打合せ簿 (Rev.2)- 標準工事 を選択します 15
新規登録時のご留意点 グループ化できるのは 電納 ASPer に登録された工事のみとなります 電納 ASPer をご利用中でない参加者様につきましては いずれかの工事へのユーザー登録が必 要となります ( 対象工事の申込者様よりメール等でご連絡下さい ) 電納 ASPer に登録していない工事のご担当者様で グループ共有サイトのみ利用を 希望される方につきましては グループ共有サイトの管理者様 ( 発注者様 ) を通じ て ヘルプデスクまでご相談ください ヘルプデスクフリーダイヤル (0120-948-384) サポート時間 : 平日 9:00~18:00 メールサポートメールアドレス office@wingbeat.net 受付 :365 日 24 時間可能回答 : 平日 9:00~18:00 (2) 既存グループの編集方法 1 任意の工事サイトを開き 工事情報のグループ共有サイト設定を選択し 編集する グループ名をクリックします 16
2 内容を修正し 変更する をクリックします 17