全国シティプロモーションサミット 2015 開催業務仕様書 1 業務名称 全国シティプロモーションサミット 2015 (( 以下 サミット という ) 開催業務委託 2 委託業務の目的シティプロモーションやシティセールスに積極的に取り組む自治体が増えてきているなか まちの特色を活かした創意工夫や経験を共有し 抱えている課題の解決に向けた意見交換等を行うことにより 参加自治体間の連携 協力体制の構築の促進及び 各自治体シティプロモーション活動の更なる発展を目指すために開催している なお 本サミットは第 1 回 (2013 年 ) を兵庫県尼崎市 第 2 回 (2014 年 ) を神奈川県相模原市で開催しているもの 参考 2013 年尼崎市開催 http://www.city.amagasaki.hyogo.jp/25518/027893.html 2014 年相模原市開催 http://pr.city.sagamihara.kanagawa.jp/topics/029262.html 3 サミット開催概要 (1) 名称 全国シティプロモーションサミット 2015 (2) 開催日 平成 27 年 10 月 29 日 ( 木曜日 ) 30 日 ( 金曜日 ) (3) プログラム及び会場 日 時 プログラム 会 場 1 日目 (10 月 29 日 ) 12:00~ 13:00~13:20 20 分 13:20~14:20 60 分 14:30~16:00 90 分 17:30~19:30 120 分 2 日目 (10 月 30 日 ) 9:00~11:00 120 分 11:30~15:00 60 分 ( 登壇者等との打ち合わせ ) 1 オープニング 2 基調講演 ( 以下 トークショー という ) 3 首長会議 4 情報交換会 ( 懇親会 ) 1 事例発表会 2 エクスカーション 1~4 ホテルナクアシティ弘前 1ホテルナクアシティ弘前 2 各地 時間は目安 (4) 参加規模約 300 人 (1 日目 ) を想定
4 業務期間契約締結日の翌日から平成 29 年 2 月 28 日 5 業務に要する費用 ( 事業費限度額 ) 4,000,000 円 ( 税込み ) 6 業務内容 (1) サミットの企画 ( 全体事項 ) ア全国自治体の共通課題である 少子高齢化 人口減少社会への対応 インバウンドを含めた観光客誘客の促進 地域資源の戦略的 効果的な情報発信 シビックプライドの醸成 及び 国の地方創生施策への対応 などをテーマとした企画とすること イ特に今回のサミットでは サミット自体を弘前市のシティプロモーション活動の一環として考えていることから その趣旨に合致するような企画とすること ウまた 参加予定者の大部分が行政関係者となることが想定されるが 市民も参加し 楽しめるような内容を企画すること ( 例 : トークショーのゲストについて 弘前市のシティプロモーションにつながるとともに 市民も参加し 楽しめるような要素を盛り込む等 ) 要素を含めるなどでも可 ) エ 1 日目の サミット開始前 及び 首長会議 と 情報交換会 の間の時間を利用し 主に弘前市の魅力を紹介 発信するような仕掛けを企画すること オその他 3(3) で示したプログラムのほかで 前述のア及びイの観点から企画できるものがあれば提案すること (2) サミットの運営 (PR 媒体 ) 本サミットを事前にPRするための素材として 以下のデザイン 編集 校正 印刷を行う 1サミットPR 用ポスター 仕様 サイズ :A2 判紙質 : コート紙 135kg 色 :4 色カラー数量 :500 枚 2サミットPR 用チラシ 仕様 サイズ :A4 判紙質 : コート紙 70kg 色 :( 表 )4 色カラー ( 裏 )1 色数量 :2,000 枚 (3) サミットの運営 ( 事前準備 ) ア会場使用料等の支払いサミット会場 ( 以下 会場という ) 及び控室の施設及び附属設備の使用料 その他開催に必要な設備等の費用を支払うこと イプログラム冊子の作成本サミット当日配布用として プログラム及び参加自治体の取り組み内容等を盛り込んだプログラムのデザイン 校正 印刷を行う 仕様 サイズ :A4 判ページ数 : 約 50 ページ紙質 :( 表紙 ) コート紙 110kg 程度 ( 本文 ) コート紙 90kg 色 :( 表紙 )4 色カラー ( 本文 )1 色数量 :1,000 部
ウパンフレット等封入用手提げ袋 クリアファイルなどの作成エトークショー 首長会議 事例発表会等発表データの管理及び印刷 1 会場内でプロジェクター等によりスクリーンへ表示できるよう トークショー等で使用する発表データを編集 加工する 2 発表データについては 登壇者及びスタッフ用として 20 部程度印刷する オ運営計画書 ( 要員計画含 ) 進行台本 会場レイアウト等作成 印刷 1 円滑かつ確実な実施のために 運営計画書 ( 要員計画も含む ) 進行台本 会場レイアウト 必要なマニュアル等を作成する 21で作成したものについては スタッフ用として 50 部程度印刷する カネームカードの作成サミット参加者 ( 来賓 登壇者 発表及び随行他自治体職員 報道関係者 一般入場者等をいう ) 配布用ネームカードを作成する 来賓 登壇者 発表する他自治体職員以外の者については 個々の名刺を代用する形でも可とする ) (4) サミットの運営 ( 当日 ) ア運営責任者の配置運営責任者として受注者の正規職員を配置すること イアテンド 誘導 受付運営 音響 映像機器スタッフ ( オペレーター ) の配置 運用会場受付 ( 情報交換会の会費徴収も含む ) 首長や来賓等のアテンド 会場内の誘導 舞台展開 及び会場の音響 映像機器の運用などに必要なスタッフ及びオペレーター等を確実に配置すること ウ司会者の配置 進行 司会用ナレーションの作成サミットを進行する司会者を配置し 司会進行にかかるナレーション等の作成を行うこと エ控室の飲み物等の準備 サービストークショーのゲスト及び首長会議に出席する関係者用として準備すること オトークショーゲスト 首長会議関係者及びスタッフ等の昼食 ( 弁当 ) 手配トークショーのゲスト及び首長会議に出席する関係者 スタッフ用として準備すること トークショーゲスト及び首長会議関係者 弘前市スタッフ用として 30 食を見込むこと カ会場内のタイトル看板 装飾物 案内看板等の設営 撤去会場内のタイトル看板 装飾物 ( 生花等も含む ) 各種案内看板等の設営及び撤去を行うこと キスクリーン及びプロジェクター パソコン等の準備パワーポイントなどで作成されたプレゼンテーション資料や動画等をプロジェクターでスクリーンに表示するために必要なパソコン等を準備すること クサミット全体の映像記録及び写真記録 1サミットの全内容を音声録音 映像録画及びサミット報告書用の写真を撮影すること 2 成果品については全てCD-R 等で 10 枚ずつ納品すること ケイベント傷害保険への加入イベント傷害保険 ( 約 300 名を想定 ) に加入すること
(5) 報告書作成ア筆耕翻訳録音した音声 ( 約 300 分程度 ) を文字に起こすこと イ報告書のデザイン 編集 校正 印刷参加自治体等への配布用として作成するサミット報告書のデザイン 校正 印刷を行う 仕様 サイズ :A4 判ページ数 : 約 50 ページ紙質 :( 表紙 ) コート紙 110kg 程度 ( 本文 ) 上質紙 70kg~90kg 色 :( 表紙 )4 色カラー ( 本文 )1 色数量 :100 部 (6) トークショー ( 基調講演 ) アゲストの選定 手配 1ゲストについては サミットのテーマ等も参考にしながら複数の候補を選定し 提案すること ( 最終的な選定にあたっては 委託契約締結後 弘前市と協議の上で決定するものとする ) 2 前述 (1) イ及びウに特に留意して選定すること 3 講演内容及びスケジュール等についての調整は受託者が行うこととするが 必要に応じて弘前市も同行することとする イゲストの交通及び宿泊場所の手配 ( 斡旋 ) ゲストと調整し 必要に応じて交通 宿泊手配を行うこと ウゲストへの謝礼及び交通費の支払いゲストの謝礼及び交通費等について支払うこと (7) 首長会議参加者の選定 手配については 弘前市が行うものとする ア参加者の交通及び宿泊場所の手配 ( 斡旋 ) 参加者と調整し 必要に応じて交通 宿泊手配を行うこと (8) 情報交換会 ( 懇親会 ) サミット参加者の情報交換及び意見交換の促進 並びに人的ネットワークの形成などを目的とし 夕食を兼ねた懇親会を開催する 1 提供する料理及び飲料については 青森県産及び弘前産食材の使用に配慮すること 2 出席者相互で交流できるような企画を提案すること 3 参加者からは 1 人当たり 4,000~5,000 円の会費を徴収することとしている 4 参加者は 80 人程度を想定している (9) 事例発表会発表者の選定 手配については 弘前市が行うものとする ア発表者の交通及び宿泊場所の手配 ( 斡旋 ) 必要に応じて交通 宿泊手配を行うこと ( 発表者との調整は 弘前市が行うものとする )
イ発表者への謝礼及び交通費の支払い 必要に応じて発表者の謝礼及び交通費等について支払うこと ( 約 300,000 円を計上するこ と ) (10) エクスカーションアサミット期間に開催中の 弘前城菊と紅葉まつり をコースに含むこと イ昼食については エクスカーションの中で時間を確保すること ( 昼食代は参加者負担 ) ウコースの設定に当たっては JR 弘前駅を解散場所にすること ( ただし JR 及びバス等の交通機関への乗り換えの利便性が確保されている場合は この限りではない ) (11) その他アサミット会場として使用する施設 ( 控室等も含む ) 及び付属施設等の使用料金 並びにその他開催に必要な設備等の借り上げ料等については 経費として計上すること 当市で仮押さえ済みの部屋名及び確保時間 10 月 29 日 ( 木 ) 10 月 30 日 ( 金 ) 部屋名 及び 確保時間 大宴会場 1 エメラルド 朝 ~18:00 2 サファイア 朝 ~18:00 中宴会場 3 トパーズ 全日 4 ガーネット 全日 5 オパール 全日 6 ダイヤモンド 全日 小宴会場 1 マーガレット 全日 2 ジャスミン 全日 バンケット 1 スカイバンケット 18:00 ~ 中宴会場 3 トパーズ 全日 4 ガーネット 全日 5 オパール 全日 6 ダイヤモンド 全日 小宴会場 1 マーガレット 全日 2 ジャスミン 全日 イ本業務の実施に必要な費用 ( 打合せに係る旅費等 設営 撤去 運搬費用 配達費用等 ) については諸経費として計上すること