2018 年 4 月研修資料 AD1 操作研修テキスト 6. オンライン保険料領収証 あいおいニッセイ同和損害保険株式会社営業統括部営業 ICT 室
テキストの見方 活用方法 このテキストの基本レイアウト および使用している記号について説明します < 事前準備 > 動画を視聴し 概要や操作の流れを確認しておきましょう AD1 を起動して 実際に操作をしながらテキストを読み進めてください 見開き 2 ページで 1 つの内容を説明しています 右ページに記載の説明や操作ポイントを確認しながら 左ページ画面の手順に沿って操作を行います 内容を確認のうえ 自学自習を行ってください 画面と操作文を記載 説明やポイント 補足等を記載 各種のアイコンポイントとなる情報を記載しています 補足事項や参考となる情報を記載しています 特に 注意 いただく事項を追加説明しています 操作していただく箇所を案内しています 2
AD1 の操作について オンライン保険料領収証の操作は 必ず研修ツールで行ってください オンライン領収証 3
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保険料領収証の基本事項 保険料領収証は保険料の領収を示す証拠書類です 単に金銭の領収の証となるだけでなく 保険証券等が保険契約者の手元に届けられるまでは 保険契約を引き受けたことを示す重要な書類になります 万が一 紛失や盗難にあった保険料領収証が悪用されると 思わぬ重大なトラブルが発生する可能性があるため 重要性を十分に認識する必要があります 本テキストに記載している内容は 領収証の取り扱いや記載などのルールの中から 特に重要な部分を研修用に抜粋したものです 詳細は 種目共通事務マニュアル保険料領収証編 をご確認ください 保険料領収証発行の原則 保険料領収証の発行保険契約者に保険料領収証をお渡しすることを 保険料領収証を発行する といいます 保険料の 全額を 一度に 領収してから 速やかに当社所定の保険料領収証を発行します 特に定められている場合を除き 発行を省略することはできません 当社所定の領収証を使用保険契約者から保険料を領収したときは 当社所定の保険料領収証を発行します 市販の領収証や名刺等で代替することはできません 当社所定の領収証には オンライン保険料領収証 保険料領収証綴 ( 手書き用 ) などがあります 1 契約 1 領収証の原則ノンマリン種目では 保険申込書 変更届出書 1 枚ごとに保険料領収証 1 枚発行します 同一保険契約者の保険申込書が複数あっても 原則合算して 1 枚の保険料領収証を発行することはできません 保険料領収証の無効事項 記載誤りや記載漏れがある場合や 重要 3 項目 ( 保険料 領収日 保険契約者名 ) を訂正した場合 ( なぞり書きを含む ) は その領収証は無効となります オンライン保険料領収証は 原則 印刷した領収証の手書き訂正 補記はできません 保険料領収証の発行省略 原則発行省略するケース ( 主な契約 ) 口座振替 払込票 クレジットカード払などのキャッシュレス契約や 会社口座に直接保険料が振り込まれたノンマリン契約など 保険料領収証の発行が必要となった場合 AD1 のオンライン保険料領収証システムから作成します システム停止日やシステム障害等で AD1 のオンライン保険料領収証システムが使用できない場合 手書きの保険料領収証を発行する可能性がありますが その際の取り扱いの詳細は営業課支社に確認してください 5
業務の流れ 保険料を現金領収する場合 保険料領収はキャッシュレスが基本です しかし お客さまの都合でやむを得ず現金領収する場合には 下記の通りとなります 領収予定日が決まったら 契約手続までにオンライン保険料領収証を作成します 契約手続の当日または翌日までに 契約入力に加えてデイリー精算を実施します デイリー精算は お客さまから領収した保険料を会社に送金する業務です 払込方法がキャッシュレスではない場合 申込書のプランに応じた領収証をあらかじめ作成します 複数のプランをお客さまに提示する場合は プランごとに複数枚の領収証を作成します 保険料領収時 作成した領収証をお客さまにお渡しします 契約入力後 領収した保険料をデイリー精算します 6
オンライン保険料領収証システム の概要 オンライン保険料領収証システム とは AD1 で保険料領収証を作成するシステムです 専用用紙はありません A4 普通紙 ( 白紙 )1 枚に 1 ページを 地紋 社印も含めて片面印刷します 指定以外の用紙や 両面印刷や拡大 縮小で印刷されている場合 無効となります カラー印刷と白黒印刷のどちらでも可です 作成した領収証に誤りがあった場合や プリンタから正しく印刷されなかった場合 書損入力を行います また 複数枚作成 ( 複数プラン提案用 ) のうち不要となった領収証についても 書損入力を行います 作成した領収証データがデイリー精算に自動連携し 精算業務が効率的にできます 過去に作成した領収証データを 作成済一覧 画面で確認できます ( 作成日から 5 年間 ) 領収証発行 管理の基本的な流れ < 代理店 扱者の皆さま > オンライン保険料領収証作成画面 デイリー精算 オンライン領収証を作成 作成した領収証データが自動的にデイリー精算に連携されます 書損入力 < お客さま > < 課支社 > 領収証に誤りや不備があった場合や 作成済領収証が不要になった場合は 書損入力をおこないます 保険料領収時 作成した領収証をお客さまにお渡しします 書損送り状と不要になった領収証をセットで課支社に提出します 利用環境 オンライン保険料領収証システムの稼働条件は AD1 の利用環境に準じます 利用可能時間は以下の通りです 平日 土曜 7:00 ~ 24:00 日曜 祝日 7:00 ~ 24:00 7
領収証作成 -1. 作成入口 1 2 1[ 業務情報照会 ] をクリック 上記画面は クリック後の画面です 2[ オンライン保険料領収証 ] をクリック 3 3[ オンライン保険料領収証作成 ] を選択 8
領収証作成 -1. 作成入口 オンライン保険料領収証本テキストの操作手順を参照し 自動車保険の分割 12 回払 2 回目保険料を集金する場合の保険料領収証を作成しましょう 9
領収証作成 -2. 契約情報引込 1 4 2 3 1[ 情報の引込を行う ] にチェック 引込の有無 欄に入力項目が表示されます 2[ 種目 ] を選択 3[ 証券番号 ] を入力 4[ 契約情報引込 ] をクリック 10
領収証作成 -2. 契約情報引込 以下の項目を入力しましょう 引込の有無情報の引込を行う ( チェックを入れる ) 種目自動車証券番号 F123456789 情報の引込を行う について 領収証作成にあたり 直接 証券番号や契約者名などを入力することも可能ですが AD1 に契約などの利用可能な情報がある場合は 引き込み ( コピー ) します 研修では 分割 12 回払 2 回目 のオンライン保険料領収証を作成しますので 既に契約情報が存在することから 種目 と 証券番号 を指定します 情報の引込を行う の入力要領 引き込む情報によって 入力項目を使い分けます 引き込む情報 操作手順 契約情報を引き込む場合 オンライン作成した保険申込書 変更届出書の情報を引き込む場合 過去にオンライン保険料領収証システムで作成した領収証情報を引き込む場合 既存契約の種目と証券番号を入力し [ 契約情報引込 ] をクリックします 該当の種目と印刷連番を入力し [ 契約情報引込 ] をクリックします まだ契約情報がない初回保険料を領収する場合などに選択します 領収証番号を入力し [ 契約情報引込 ] をクリックします 11
領収証作成 -3. 契約概要入力 1 5 2 3 4 1 引き込んだ情報が表示されたことを確認 2[ 保険始期日または変更日 ] を入力 3 領収する金額を [ 保険料 ] を入力 4[ 領収日 ] を入力 5 画面を下にスクロール 12
領収証作成 -3. 契約概要入力 以下の項目を入力しましょう 契約概要 保険始期日または変更日 ( 平成 )290210 保険料 5320( 円 ) 領収日 ( 平成 )290310 保険契約者または集金者 について ( 左記画面 1) 情報の引込を行った場合は 表示されている内容が正しいか確認してください 保険始期日または変更日 について ( 左記画面 2) 契約情報を引き込んだ場合 初期表示は空白となります ( 引き込んだ情報と条件により表示は異なります ) 分割 12 回払 2 回目 のオンライン保険料領収証を作成する場合は 該当契約の保険始期日を入力します 領収日 について ( 左記画面 4) 領収予定日を入力します 操作日の 7 日先の日付まで入力できます 13
領収証作成 -4. 払込方法等 備考 その他情報入力 1 4 3 2 1[ 分割払契約または長期契約 ] を入力 2[ 上記以外の備考 ( フリー記入を含む )] にチェック 備考欄( フリー ) の入力欄が表示されます 2[ 備考欄 ( フリー )] を入力 3 画面を下にスクロール 14
領収証作成 -4. 払込方法等 備考 その他情報入力 以下の項目を入力しましょう 払込方法等分割払契約または長期契約備考その他情報 領収証の備考欄 備考欄 ( フリー ) 12 回払 ( 年目 ) 02 回目から 上記以外の備考 ( フリー記入を含む ) にチェック 販売用自動車分 分割払契約または長期契約 の入力について ( 左記画面 1) 1 回分のみを集金する場合 上段の XX 回払 XX 回目から のみを入力します 複数回分の集金の場合 下段の XX 回払 XX 回目まで も入力します 備考欄 ( フリー ) について ( 左記画面 2) 上記以外の備考 ( フリー記入を含む ) にチェックを付けると [ 備考欄 ( フリー )] 欄が表示されます 必要に応じて補足事項等を入力します 今回は 販売用自動車分 として入力します 備考 その他情報 について 保険料領収証の発行内容について説明が必要な場合 該当する項目にチェックを入れます 上記以外の備考 ( フリー記入を含む ) は 該当する備考項目がない場合などに使用します 15
領収証作成 -5. 照会 作成者情報入力 1 1[ 募集人 ID] 欄の 選択 をクリック 2 該当の氏名を選択 3[ID 貼付 ] をクリック 2 3 4 5 4 募集人 ID が表示されていることを確認 5[ 実行 ] をクリック 16
領収証作成 -5. 照会 作成者情報入力 以下の項目を入力しましょう 照会 作成者情報募集人 ID 1234567890 募集人氏名 広尾一郎 [ 募集人 ID] の入力について ( 左記画面 1~4) オンライン領収証作成時 募集人 ID は入力必須です 申込書作成や契約入力では入力不要です 照会先 について 照会先 ( 代理店 扱者名 代理店 扱者住所など ) は入力は不要です 所属課支社の情報が自動セットされます 印刷設定 について 保険料領収証 ( 写 ) の印刷枚数を 写枚数 に入力します 初期値は 1 がセットされますので 変更する場合は必要枚数 (0~9 枚まで ) を半角で入力します オンライン保険料領収証の作成 使用状況はデータ管理が可能なことから 領収証 ( 写 ) の印刷と保管義務はありません ただし 所属課支社に確認のため提出を求められる場合がありますので 必要に応じて 写枚数 を選択してください エラーメッセージについて オンライン保険料領収証作成 画面で内容入力後に [ 実行 ] をクリックすると エラーメッセージが表示される場合があります 内容を確認し 必要に応じて訂正してください 不可エラー ( 赤色 ) は該当箇所を修正します 確認エラー ( 黄色 ) は内容を確認し修正 または [ 確認 ] 欄にチェックを付けます 17
領収証作成 -6. 入力内容確認 1 1 入力漏れや入力誤りがないか内容を確認し [ 閉じるボタン ] をクリック 2 2 訂正がなければ [ 印刷 ] をクリック 18
領収証作成 -6. 入力内容確認 印刷プレビュー画面 ( 確認用 ) について この段階では領収証番号 ( 右上 ) は空白です 実際に印刷されるイメージが確認できますので 誤りがないか必ず確認します 内容に誤りがある場合は [ 閉じるボタン ] をクリック後 保険料領収証作成 画面で訂正を行います 内容修正後の確認について 印刷プレビュー画面から 保険料領収証作成 画面に戻ると [ 印刷 ] がクリック可能となりますが 内容修正を行った場合は再度 [ 実行 ] をクリックし 修正後の状態を確認してください [ 印刷 ] クリック後は修正できません 19
領収証作成 -7. 領収証印刷 1 2 3 4 5 1メッセージ画面の内容を確認し [OK] をクリック 2[ 領収証印刷ボタン ] をクリック ( 研修ツールでは印刷不可 ) 3[ ] をクリック ( 研修ツールでは画面内のグレーの [ ] をクリック ) 4 領収証番号が採番されたことを確認 5[ 終了 ] をクリック ( 研修ツールでは続けて [ トップメニューに戻る ] をクリック ) 20
領収証作成 -7. 領収証印刷 保険料領収証 印刷される帳票について 保険料領収証 保険料領収証 ( 写 ) 領収証発行連絡票 お客さま ( 保険契約者 ) に発行する領収証本紙です 代理店用控です オンライン保険料領収証作成画面で指定した 写枚数 に応じて印刷されます 会社で処理が必要な場合に出力されますので 必ず会社に提出します 保険料領収証印刷画面について 領収証のプレビュー画面が表示されると領収証番号が採番されます この段階で誤りに気付いた場合は [ ] ボタンは使用せずに必ず印刷し 書損入力を行います 保険料領収証 ( 写 ) 領収証発行連絡票 21
書損入力 -1. 作成入口 1 2 1[ 業務情報照会 ] をクリック 上記画面は クリック後の画面です 2[ オンライン保険領収証 ] をクリック 3 3[ オンライン保険料領収証作成済一覧 ] をクリック 22
書損入力 -1. 作成入口 書損入力本テキストの操作手順を参照し 内容を誤って作成したオンライン保険料領収証のデータを作成済一覧から検索 照会し 書損入力する方法を例とします オンライン保険料領収証の操作は 必ず研修ツールで行ってください [ オンライン保険料領収証作成済一覧 ]( 左記画面 3) 検索結果から書損する領収証を選択して 書損入力が行えます [ オンライン保険料領収証内容照会 書損入力 ] について [ オンライン保険料領収証内容照会 書損入力 ]( メニューの 2 つ目 ) から操作する場合は 領収証番号を直接入力して書損入力をおこないます 23
書損入力 -2. 作成済データ検索 1 1 検索条件を確認し [ 検索 ] をクリック 2 3 2 該当データにチェック 3[ 内容照会 書損入力 ] をクリック 24
書損入力 -2. 作成済データ検索 領収証データの検索について ( 左記画面 1) 領収証データは 作成日より 5 年間保管されます 初期画面では 作成日 に操作日から直近 2 か月間が自動表示されますので 必要に応じて変更します 研修ツールでは変更できません その他の検索項目について 領収日 や 領収証番号 など 作成日 以外の項目のみで検索する場合は 作成日を空欄にします 複数の条件を組み合わせた検索も可能です オンライン保険料領収証作成済一覧画面について オンライン保険料領収証作成済一覧 画面では 領収証番号単位の発行後の精算状況や使用状況などが 未消込種類 欄で確認できます 作成した保険料領収証についてデイリー精算を実施 または 書損処理が終了すると 完了 と表示されます 最終的には全ての作成データが 完了 になるように対応します 25
書損入力 -3. 契約者への発行等入力 1 2 1 3 1[ 領収証番号 ] に表示されている番号と領収証内容を確認 2[ 書損入力 ] 欄の各項目を選択 3[ 実行 ] をクリック 26
書損入力 -3. 契約者への発行等入力 以下の項目を選択してみましょう 書損入力契約者への発行本紙有無書損理由 未発行 あり 作成誤り 書損入力 欄の入力について ( 左記画面 2) 契約者への発行 本紙有無 書損理由 に該当する内容を正しく選択します 入力した内容により 書損送り状の記載内容が変わります 契約者への発行 本紙有無 書損理由 書損とする領収証を契約者へ発行したかどうかを選択します 未発行 : 作成のみで未使用の場合発行済 : 契約者に一度でもお渡しした場合 オンライン保険料領収証の本紙の有無を選択します あり : 課支社に返却可能な領収証本紙がある場合なし : 領収証本紙がない場合 紙詰まりでプリンタから領収証が印刷されなかった場合など 書損の理由を選択します 契約者への発行 と 本紙有無 で選択した内容により 表示される書損理由の選択肢が異なります 27
書損入力 -4. 書損送り状印刷 2 1 1 をクリック ( 研修ツールは操作不要 ) 2[ ] をクリック 3 4 3 画面上に表示されるメッセージを確認 4[ 終了 ] をクリック 28
書損入力 -4. 書損送り状印刷 書損送り状の提出について 保険料領収証書損送り状 書損となった保険料領収証本紙は 社印に 印を付けるなどして抹消します 保険料領収証書損送り状 と保険料領収証本紙をセットで 速やかに担当の営業課支社に提出します 領収証本紙が なし の場合 念書 または 経緯書 が作成されます 書損処理の取消 書損入力をした当日であれば 取消をすることができます 該当の書損済領収証データを表示させて [ 書損取消 ] をクリックします 書損取消が完了しました のメッセージが表示されたことを確認します 29