JAMOTE 認証サービス サービスガイドライン適合事業所認定 Web 申請サイト操作手引き 2018 年 10 月 15 日第 4 版 JAMOTE 認証サービス株式会社
1.Web 申請サイトで行えること 申請書類の提出 : 本サイトにPDF 文書などをアップロードして頂きます 現地審査の日程調整 : 担当審査員との間で 現地審査の日程調整をして頂きます 2. 申請事業所の登録 登録 をクリックします 申請事業所新規登録画面が表示されます 3. 申請事業所新規登録画面にユーザー名やメールアドレスなどを入力し事業所を登録 ユーザー名は半角英数字で入力してください 全ての項目の入力をお願いいたします 登録 をクリックします 2 次画面のメッセージを確認して下さい
4. パスワードの確認 メッセージを確認して下さい 以下の様なメールが 登録したメールアドレスに届きますので パスワードを確認して下さい なお このパスワードは後で変更 ( リセット ) することが出来ます パスワードを確認して下さい 次回のログインからは ログインステータスのボックスにユーザー名 パスワードを入力してログインして下さい ユーザー名とメールで確認したパスワードを入力し ログイン をクリックします 3
ログイン をクリックすると以下の画面が表示されます そこで サイトを表示 をクリックします クリックします 5. ログイン後のホーム画面 マイページを選択 ログイン完了後 マイページ を選択 ( クリック ) して下さい 6. グループの選択 グループ名をクリックします 申請事業所新規登録の後で サイト管理者がグループ登録を行います マイページでは このグループ (1 グループのみ表示されます ) を選択 ( クリック ) して下さい 4
7. グループ画面で行えること : 申請書類のアップロード グループ選択後の画面では フォーラム と Documents の 2 つの機能があります 申請書類のアップロードを行うために Documents を選択 ( クリック ) します クリックします この画面で ( 選択されている Documents に網が掛かっています ) 申請書類のアップロード操作を行います [ 参考 ] 申請書類一覧 様式 様式記入例について 提出していただく申請書類一覧を確認し 様式やその記入例をダウンロードすることができます ホーム画面で 申請書類一覧 をクリックします ( ログインは不要です ) 5
ホーム画面で 申請書類一覧 をクリックすると 申請書類一覧 が表示されます 様式欄の ( 各種様式ダウンロード ) の箇所をクリックします JAMOTE 認証サービス Web 申請サイトの外部のサイトにある 各種様式一覧 のページが 別のタブで表示されます このページで 様式とその記入例をダウンロードします 6
8. 申請書類アップロードの準備 : 申請書類を圧縮フォルダへ 提出して頂く申請書類 ( 様式資料 エビデンス資料 ) は 一式を圧縮フォルダにまとめて下さい 左の例は Windows10 のエクスプローラーの標準機能を使っています 新規に空の圧縮フォルダを作り その圧縮フォルダにファイルをコピー & ペーストしたり 圧縮ツールを使用するやり方もあります 書類の数が多い場合やサイズが大きい場合は 様式資料とエビデンス資料を別の圧縮フォルダにするなど 複数の圧縮フォルダに分けて下さい アップロードできる圧縮フォルダのサイズの目安は 最大 50MB 程度です 9. 申請書類のアップロード操作 (1) 書類の不備による再提出や追加提出 また 書類審査の際の補正依頼による再提出や追加提出の場合も 圧縮フォルダ (1 ファイルでも ) にして下さい Documents が選択されている ( 網が掛っている ) ことを確認して下さい 新しい文書をアップロードする ボタンをクリックします 7
10. 申請書類のアップロード操作 (2) 新しい文書をアップロードする ボタンをクリックすると以下の画面が表示されます この画面は Microsoft Edge ( マイクロソフトエッジ ) を使用した画面です Chrome 等では若干異なります 参照 をクリックして アップロードするファイルの選択画面を表示させます * 特集記事 のチェックボックス ( ) はチェックしないで下さい * 表示名 のボックスには何も入力しないで下さい それにより アップロードするために選択したファイル名がそのまま画面に表示されます ( 表示名 のボックスに入力すると それがアップロードされたファイルの名前として画面に表示されます ) * 説明 のボックスも入力は不要です * カテゴリー のボックスは 以下のように入力して下さい カテゴリー は一度入力すると 次からはチェックボックスへのチェックになります 申請 : 最初の提出のとき 補正 : 不備があり再提出するとき 追加 : 不備があり追加提出する場合なお ファイル名は書類の版数が分かるようにして下さい ( 次ページ参照 ) 8
[ 参考 ] 申請書類のファイル形式とファイル名について ( 申請の手引き より ) 1. 申請書類の電子ファイルの形式 電子ファイルで申請書類を作成 提出いただく場合 そのファイル形式は Word Excel PowerPoint PDF JPEG とします 自由様式の申請書類や添付書類についても 上記の形式でご用意ください ( その他のファイル形式で作成される場合や電子ファイルでの作成が困難な書類がある場合には 事前に審査認定機関へご相談ください ) 2. 申請書類のファイル名の設定 電子ファイルで申請書類を作成 提出いただく場合 電子ファイルで作成した申請書類は 以下の表の通りファイル名を設定してください 補正処理時に最初の書類を修正して提出した場合は その版数 ( バージョン ) が分かるようにファイル名に反映させてください 電子ファイルのファイル名 自己診断表エビデンス ( 写 ) について 様式 1-5 自己診断表エビデンス報告書 のエビデンス種別番号 枝番号 エビデンス名を併記して ファイル名を設定してください 例 :1_ 営業ヒアリングマニュアル 3a_ コース開発会議議事録 左記以外の申請書類について 各申請書類について 申請書類一覧の表にある申請書類 No. と申請書類名 ( 様式番号 ) を併記するファイル名を設定してください 例 :3_ 教育訓練実施体制図 ( 組織図 ) 12_ 個人情報保護方針報告書 [ ファイル名の付け方 : 書類の版数の明示 ] ( 例 ) 自己診断票 ( 様式 1-4) 申請時 :Form_1-4_20180921_181001.xlsx 補正時 :Form_1-4_20180921_v2_181012.xlsx 9
11. 申請書類のアップロード操作 (3) 参照 をクリックすると 以下の様にアップロードするファイルの選択画面が表示されます ( 圧縮フォルダが存在するフォルダを選びます ) アップロードする圧縮フォルダを選択します アップロードする圧縮フォルダを選択し 開く をクリックします アップロードする圧縮フォルダのパスが表示されます 注 )Chrome では圧縮フォルダのファイル名が表示されます 保存 をクリックします 10
正常にアップロードされたことを 以下の画面で確認します 12. 現地審査の日程調整 (1) マイページ をクリックします 11
13. 現地審査の日程調整 (2) グループを選択 ( クリック ) します フォーラム が選択されている ( 網が掛っている ) ことを確認して下さい トピック 現地審査の日程調整 を選択 ( クリック ) します 書類審査が終了するまでに 上記のように マイページ をクリックすると表示されるグループを選択すると フォーラム に 現地審査の日程調整 というトピックが表示されるようになります 次ページの画面のように フォーラム で審査員と投稿のやりとりをして頂き 現地審査の日程調整をして頂きます 12
投稿 ( 返信 ) を入力して 送信 をクリックします 上記で送信した返信が表示されています 続けて投稿 ( 返信 ) を入力して 送信 をクリックします 13
14. ログアウト 投稿 ( 返信 ) を確認して ログアウトします ホーム画面に戻ります 14
[ 参考 ] パスワードのリセット 申請事業所新規登録で設定されたパスワードを変更することが出来ます パスワードリセット をクリックします ( パスワードリセット はログイン中は表示されません ユーザー名を入力し パスワードをリセット をクリックします メッセージを確認して下さい 15
以下の様なメールが 登録したメールアドレスに届きますので パスワードリセット用の URL アドレスにアクセスして下さい 1 パスワードリセット用の URL アドレスをアクセスすると 以下の画面が表示されます 2 新たなパスワードを表示されているパスワードに上書きします ここをクリックしてホーム画面に戻ります パスワードをリセット をクリックします 16
[ 参考 ] 申請者情報の編集 ( 修正 ) ログイン後に 申請者情報編集 をクリックします ( 申請者情報編集 はログイン前は表示されません ) 登録情報を修正 ( 編集 ) し プロフィールの更新 をクリックします 17
[ 参考 ] アップロード済文書の情報編集 書類のアップロード時に カテゴリを 申請 とし忘れ アップロードした後で 申請 と設定するという例です アップロードした申請資料そのものの修正 ( 圧縮フォルダの中の 1 書類の差し替えなど ) は アップロードしたファイル ( 圧縮フォルダ ) を削除して 修正後のファイル ( 圧縮フォルダ ) を再度アップロードします 編集 を選択 ( クリック ) します 文書情報を編集するファイル 申請 のチェックボックスをチェックして 保存 をクリックします カテゴリが 申請 になりました 18