ドライブの紹介 Google ドライブを使用すると ファイルを クラウドに保存してチームのメンバーや外 部のパートナーと共有できると共に どこ からでもファイルにアクセスできます また ファイルを容易に検索でき あらゆる ドキュメントを安全に保管できます ドライブの利用に必要なのは ウェブブラ ウザまたはドライブがインストールされた 端末のみです
管理者向けのドライブ設定 このガイドの内容 1. ドライブの設定を調整する 2. パソコンにドライブをインストールする 必要なもの G Suite 管理者アカウント 30 分
ドライブの機能 Google ドライブが登場するまで ファイルをバックアップするに は ファイルに変更を加えるたびに古い版を新しい版に手動で 差し替える必要がありました Google ドライブでは ファイルに対する最新の変更がオンライ ンで自動的に同期されるため ユーザーの負荷が軽減されま す また 任意のパソコン タブレット スマートフォンを使ってど こからでも最新版のファイルにアクセスできます いずれかの端末からファイルに変更を加えると 同じ変更が他 のすべての端末に反映されるので ユーザーが操作する必要 はありません また チームの他のメンバーとドキュメントを簡単に共同編集し たり 写真やサイズの大きいドキュメントを共有したりすることも できます 詳細: ファイルの同期
ドライブの設定について 始めに チームにとって特に重要なドライブの機能を有効 にしましょう 1. G Suite のメールアドレスとパスワードで 管理コンソールにログインします 2. ダッシュボードの [アプリ] をクリックします 3. [G Suite] をクリックします 4. サービスの一覧で [ドライブ] をクリックします ステップをクリックすると移動します
アクセスとオフラインの設定 最初に インターネット接続のない環境を含め 管理者と ユーザーがどこからでもドライブにアクセスできるように設 定します [ドライブ] ページから 次の操作を行います 1. 下にスクロールして [データアクセス] をクリックします 2. [オフライン] セクションの [Google ドキュメントのオフラ インでの使用をユーザーに許可する] チェックボックスを オンにします 3. [Mac / Windows 版 Google ドライブのダウンロー ド インストール 使用をユーザーに許可する] ラジオボ タンをオンにします 4. 画面下部の [変更を保存] をクリックします
デフォルトの共有設定を選択する 次に ユーザーが作成したドキュメントにアクセスできる のは作成者であるユーザーに限定されるように設定しま しょう ドライブ内の項目に対するアクセス権を他のユー ザーに付与するかどうかは ユーザー自身が後で決定 できます [ドライブ] ページから 次の操作を行います 1. [共有設定] をクリックします 2. [リンク共有] セクションの [オフ] ラジオボタンをオン にして 共有を行わない限りはオーナーだけがアク セス権を持つようにします 3. [保存] をクリックします 詳細: ドライブ内の共有権限
組織外部と共有する 共有設定を調整して 組織外部 顧客など とドキュメン トを共有できるようにすることができます [ドライブ] ページから 次の操作を行います 1. [共有設定] をクリックします 2. [共有オプション] セクションの [オン] ラジオボタンをオンにして 組織外部とドキュメントを共有できるようにします 3. 必要に応じて次のオプションをオンまたはオフにします ユーザーが組織外部とドキュメントを共有するときに警告する Google アカウントを使用していないユーザーとの共有を 許可する 4. 忘れずに [保存] をクリックします 詳細: ドライブ内の共有権限
ドライブを使い始める ドライブには次の 3 つの方法で簡単にアクセスできます 1. パソコンまたは任意の端末のウェブブラウザから drive.google.com にアクセスする 2. デスクトップパソコンのフォルダからアクセスする パソコンにドライブをインストールすると [Google ドライブ ] というデスクトップフォルダが作成されます 3. 管理コンソールからアクセスする 上部のアプリランチャーをクリックします ドライブにアクセスするには上記のどの方法でもかまいません 状況に応じて最も簡単だと思われる方法を選んでください ブラウザやデスクトップから行うドライブ内の変更は すべての端末に同期されます
ウェブブラウザでドライブを開く 1. ドライブを開くには ブラウザから drive.google.com にアクセスし G Suite のユーザー名とパスワードでロ グインします 2. 新しいフォルダを作成するには [フォルダ] をクリック し フォルダの名前を入力して [作成] をクリックします
パソコンでドライブを開く パソコンにドライブをインストールすると [Google ドライブ] というデスクトップ フォルダが作成されます このフォルダ内 のファイルはすべて ウェブ上 drive.google.com で自動的に同期されます スマートフォンやタブレットにもドライブをインストールする場合 いずれかの端末からドライブ内のファイルに対して行った 変更はすべての端末に同期されます 1. デスクトップ用のドライブをダウンロードするには ドライブのダウンロード ページに移動します 2. [ドライブをダウンロード] の上にカーソルを合わせ 使用している端末を選択します 3. [同意してインストール] をクリックします 4. 表示される手順に従ってドライブをインストールします 詳細: Google ドライブをインストールする
アプリランチャーからドライブを開く 1. ドライブを管理コンソールまたは Gmail などの別のサービスから開くには ページの右上にあるアプリランチャーをクリックします 2. [ ドライブ ] をクリックします
ブラウザからドライブにファイルをアップロードする ドライブには 写真 図形描画 動画など あらゆるファイル を保存できます 一度ドライブに保存するだけで すべての 端末から使用できるようになります 1. ブラウザから drive.google.com にアクセスし G Suite のユーザー名とパスワードでログ インします 2. アップロードしたいファイルやフォルダはデスクトップから [ドライブ] ページにドラッグできます 3. [ドライブ] ページ内をクリックし 右クリックして [ファイル をアップロード] または [フォルダをアップロード] を選択 することもできます 4. アップロードが完了したファイルやフォルダはドライブ フォルダ内に常駐し ドライブがインストールされている 他の端末に同期されます 詳細: ドライブでファイルを同期する
デスクトップからドライブにファイルをアップロードする 1. デスクトップ フォルダを使ってファイルを同期したい場合は エクスプローラー Windows または Finder Mac のウィン ドウを開き アップロード対象のフォルダに移動します 2. 同じウィンドウをもう 1 つ開き [Google ドライブ] フォルダ に移動します 3. 1 つ目のウィンドウにあるファイルまたはフォルダを パソコ ン上の [Google ドライブ] フォルダにドラッグします 4. アップロードが完了したファイルやフォルダはドライブに常駐 します ドライブ内のファイルやフォルダに対して行った変更 はすべて ドライブがインストールされているすべての端末 に保存されます
ファイルが同期されるまで待機する ドライブフォルダにドラッグしたファイルは ウェブ上のドライブに自動的にアップロード ( 同期 ) されます ( 少し時間がかかる場合があります ) が付いているファイルはドライブへの同期中です が付いているファイルは同期が完了しており 任意のブラウザまたはドライブがインストールされている任意の端末からアクセスできます
ファイルを整理する パソコンのドライブ フォルダ内で 通常の操作 と同様にファイルやフォルダを作成したり並べ 替えたりできます ドライブ フォルダ内で新しいフォルダを作成し たりフォルダ構成を変更したりすると ドライブ がインストールされている他のすべての端末 に自動的に反映されます こうして どの端末からでもファイルが整理され た状態で利用できます
ファイルを開く ファイルを開くときは パソコン上の [Google ドライブ] フォルダまたはブラウ ザからファイルに直接アクセスします Google ドキュメントで作成されたファイ ルはブラウザで開きます ドライブ フォルダ内の他のファイルは パソコン上の通常のアプリケーション PDF ファイル用の Adobe Reader など で開きます
ドライブのファイルを更新する ファイルに対して行った変更や更新はすべ て ドライブがインストールされている他のす べての端末で自動的に同期 更新されます 逆の場合も同様に ウェブ上のドライブで行っ た変更はパソコンに同期されます そのため どこからでも最新のファイルとフォ ルダにアクセスできます
ドライブ内に新しいファイルを直接作成する ドライブの設定を完了すると Google ドキュメント スプレッドシート スライドなどを 使って新しいファイルを作成できるようになります 作成したファイルは オンラインか オフラインかを問わず どこからでも編集できます 前に説明したおすすめの設定でオフライン アクセスを有効にしてあるので さっそくド ライブ内に新しい Google ドキュメントを作成してみましょう 1. ブラウザでドライブを開き [新規] をクリックします 2. 下にスクロールして [Google ドキュメント] を選択します 3. ブラウザで新しいウィンドウが開きます 新しいドキュメントの編集を開始できます 作業が終わったら 後はウィンドウを閉じるだけです 変更は自動的に同期されます 詳細: Google ドキュメントの操作
ファイルを削除する ドライブから削除したファイルは ドライブがインストー ルされている他のすべての端末からも削除されます 削除したファイルはドライブのゴミ箱フォルダにまだ残っ ており 合計保存容量にカウントされます ゴミ箱フォルダを空にすると 削除したすべてのファイル が完全に消去されます
保存容量を追加する G Suite の各ユーザー アカウントに割り当てられる初期の 保存容量は Google ドライブ Gmail Google フォトを合 わせて 30 GB です 30 GB を超える保存容量が必要と思われる場合は 各 ユーザーについて追加の保存容量をご購入いただけます G Suite Business ユーザー数 5 名以上 をご契約の場合 は すべてのユーザーの保存容量がデフォルトで無制限で す
チームに通知する 組織向けに Google ドライブを設定したら ユーザーが使用を開始できるようにサポートします 1. メール テンプレートを送信してドライブを紹介します 2. ドライブの使用を開始する前に 次の 3 つの操作手順をユーザーに示します 各自のパソコンにドライブをインストールする 既存のファイルをドライブに同期 アップロード する ドライブ内のファイルにオフラインでアクセスする
ユーザーをトレーニングする その他のトレーニング リソースについては G Suite ラーニング センター https://gsuite.google.jp/learning-center をご覧ください ラーニング センターを見る 次のリソースがあります ドライブのビジネス機能に関するユーザーガイド ドライブのトレーニング動画 ビジネス ユーザーからのよくある質問
これで組織向けのドライブの設定は完了です 学習した内容: ドライブの設定を調整する パソコンにドライブをインストールする ファイルを保存する ドライブを使用する ユーザーをトレーニングする このガイドは役に立ちましたか フィードバックを送信