登録している顧客の情報が確認できます メールの宛先 スケジュール 伝言メモ 営業日報 活動履歴 商談管理 アンケートの配布先等顧客情報検索として使用することができます 顧客情報を検索する 顧客情報検索条件設定画面 項目担当者顧客区分顧客ランク表示 説明営業担当者を選択します 部門 社員名で絞込みができます または 担当者を変更 をクリックし 表示されるモーダルから社員を選択して下さい 詳細は社員検索を参照下さい 顧客区分登録にて設定した内容から選択できます 顧客ランク登録にて設定した内容から選択できます 顧客又は担当者を選択します 選択した内容により 検索結果の表示方法が異なります 続けて50 音検索を行う場合は 顧客名又は担当者名のうち 50 音検索の対象としたい方を選択して下さい 顧客 を選択した場合 担当者 を選択した場合 重複 ( 同姓同名 ) のみ表示 にチェックを入れて検索を行うと 同姓同名の担当者が存在するデータが表示されます このとき実際の選択内容に関わらず 担当者 を選択したときと同様の表示方法となります チェックを入れている間 機能管理者はエクスポートの区分で 全て しか選択できません キーワード 顧客 担当者の名称や所在地等 任意の項目を対象に キーワード検索を行います 選択肢とする選択項目は 顧客マスタ 顧客担当者マスタ から設定可能です ( 管理者のみ ) 資本金 顧客の資本金を範囲指定し 絞り込みします 顧客マスタ で 資本金 を使用する設定のときのみ表示されます ( 管理者のみ ) 更新日 データの最終更新日を範囲指定し 絞り込みします ( 担当者の更新日を参照します ) 本日 更新日の開始日 終了日に本日の日付をセットします ( 本日 ~ 本日 の状態になります ) クリア 更新日の開始日 終了日に空欄をセットします 24-1 一般ユーザー用 : 顧客情報
ボタン管理者設定 名刺連携 説明管理者モード / 一般モードの切替を行います 詳細については 注意事項を参照下さい を押すとメニューが表示されます 管理者モードの操作方法は 管理者設定編 を参照下さい 名刺連携を行います を押すと 名刺連携メニューが表示されます やさしく名刺ファイリング + 複合機 設定時は どちらの形式で取り込むかの選択肢が表示されます インポート新規作成検索検索条件を保存全件あ~その他エクスポート除外 管理者設定の基本登録画面で 名刺連携機能を 使用しない に設定していた場合は表示されません 顧客情報を外部ファイル (CSV 形式 ) から取り込みます 顧客情報を新規作成します 指定した条件で検索を実行します 現在の検索条件を規定値として保存します 保存対象項目は 担当者 社員検索 顧客区分 顧客ランク 資本金 です 検索条件に合致する全件を一覧表示します 検索結果の並び順は 管理者設定の基本登録画面での全件表示並び順に従います 検索条件に合致するデータの中から 50 音検索を行います 表示モード 顧客 の時は顧客名を 担当者 の時は顧客担当者名を対象にします その他 は顧客(50 音 ) で その他 と指定されたデータが対象となります 検索条件と 区分の設定値に応じて 登録した顧客をCSV 形式でエクスポートします <エクスポート区分 > 区分は機能管理者のみ表示され それ以外の社員は 全て 選択時と同じ動作になります また 重複 ( 同姓同名 ) のみ表示 にチェックを入れている場合は 全て しか表示されません 全て 顧客と担当者の情報を纏めてエクスポートします 顧客のみ 顧客の情報のみをエクスポートします 更新 ( 顧客 ) でのインポートに使用します 担当者のみ 顧客担当者の情報のみをエクスポートします 追加更新 ( 担当者 ) でのインポートに使用します 次の検索結果画面の末尾を参考にして下さい 画面を開いたときの日付をセットします 操作中に日付が変わり 昨日の日付がセットされる場合は メニューより顧客情報を開き直して下さい 24-2 一般ユーザー用 : 顧客情報
顧客情報の検索結果を表示する 顧客情報検索結果画面 項目チェックボックス顧客名称データ更新日履歴流用担当者電話番号 FAX E-mail 名刺 説明データの選択 / 非選択を切り替えます ヘッダーのチェックボックスをクリックすると 選択可能な全てのデータの選択 / 非選択を切り替えます ( チェックが付かない顧客 ) 商談案件など活動履歴がある顧客 ある部門全員で共通の顧客にはチェックがつきません 処理権限がない場合 チェックがつきません 処理権限は 顧客情報基本登録 にて設定します ( 管理者のみ ) クリックすると顧客変更 削除画面を表示します 担当者が複数存在する場合は1 行目のみ表示されます : 自分の顧客 : 共通の顧客 : 担当外の顧客 : 営業担当者のいない顧客データの更新日を表示します 顧客担当者のデータ更新日です アイコンをクリックすると アイコン左の顧客名で検索された活動履歴情報が表示されます ( 活動履歴 機能の契約時のみ表示されます) 流用アイコンをクリックすると顧客情報の新規流用画面を表示します クリックすると顧客担当者変更 削除画面を表示します 顧客の電話番号を表示します 担当者が登録されている場合は顧客担当者の電話番号を表示します 顧客のFAX 番号を表示します 担当者が登録されている場合は顧客担当者のFAX 番号を表示します 追加 をクリックするとアドレス帳に追加します メールアドレスをクリックするとメール送信画面を表示します 追加 時の住所や電話番号 FAX 番号 E-mailのデータに関しては アドレス帳の [ 個人設定 ]-[ 基本登録 ] にて 登録する箇所を設定します 名刺画像データが有る場合 印を表示します 顧客担当者のデータに関してです 除外ボタンを押したときの挙動 顧客の種類によって以下の様に処理されます : チェックされた顧客の営業担当者から自分を外します : チェックされた顧客の営業担当者から自分を外します : チェックされた顧客の営業担当者を無しにします : チェックされた顧客を削除します 24-3 一般ユーザー用 : 顧客情報
顧客情報を登録する顧客情報検索画面にて 上部メニューバーから 新規作成 をクリックすると 顧客情報登録画面を表示します ログインユーザにデータ登録権限が無い場合 新規作成のボタンは表示されません 顧客情報登録画面 項目の説明は次ページを参照して下さい 24-4 一般ユーザー用 : 顧客情報
入力項目 説明 文字形式 桁数 必須 顧客名称 顧客の名称を入力します 全角 25 文字 敬称 顧客の敬称を入力します 全角 4 文字 顧客 ( かな ) 顧客のかな名称を入力します 全角 25 文字 顧客 ( 五十音 ) 顧客名の頭文字に該当するかなを選択します 顧客を50 音別検索を用いて検索する場合に参照します 顧客区分 顧客区分を選択します 顧客ランク 顧客ランクを選択します 代理店フラグ 代理店として扱う場合チェックを付けます 代表者名 ( 名称変更可 ) 姓 代表者 ( 姓 ) を入力します 全角 5 文字 名 代表者 ( 名 ) を入力します 全角 5 文字 所在地 郵便番号を入力します 半角数字 7 桁 住所上段 住所上段を入力します 全角 50 文字 住所中段 住所中段を入力します 全角 50 文字 住所下段 住所下段を入力します 全角 50 文字 電話番号 電話番号を入力します 半角数字 20 桁 FAX FAX 番号を入力します 半角数字 20 桁 E-mail E-Mailアドレスを入力します 半角英数 50 文字 URL URLを入力します 半角英数 100 文字 資本金 ( 名称変更可 ) 資本金を入力します 半角数字 7 桁 取引銀行 ( 名称変更可 ) 取引先銀行名を入力します 全角 指定なし 事業内容 ( 名称変更可 ) 事業内容を入力します 全角 指定なし 顧客番号 ( 名称変更可 ) 任意の顧客番号を入力します 半角英数 10 文字 最終営業活動日 顧客の最終更新日を入力します 日付 営業日報承認時に自動更新されますので 入力の必要はありません 商談管理 ( スリープ検索 ) 時に使用されます 営業担当者 顧客を担当する 自社の社員を選択します メンバーを追加 をクリックし 営業担当者に設定したい社員をリストから選択して下さい メンバーから外す場合は 削除 列の をクリックして下さい その他 ( フリー項目 ) 顧客マスタ登録にて設定されたフリー項目を入力します 全角 指定なし ボタン郵便番号から入力地図を表示初期値として保存入力項目をクリア登録続けて担当者を入力一つ前に戻る 説明郵便番号入力後 住所検索ボタンをクリックすると 該当住所が選択できます 住所情報を元に地図を表示します 予め入力項目の初期値を保存できます 対象項目は 敬称 顧客区分 顧客ランク 営業担当者 となります 入力した内容をクリアします 入力した内容で 顧客情報を登録します 顧客情報を登録し 引き続き顧客担当者入力画面を表示します 入力した内容をキャンセルし 元の画面に戻ります 24-5 一般ユーザー用 : 顧客情報
顧客担当者情報を登録する顧客情報登録画面 ( 下部 ) の 続けて担当者を入力 または顧客情報編集画面 ( 下部 ) の 担当者を追加 ボタンを押すと顧客担当者情報登録画面が表示されます ログインユーザにデータ登録権限が無い場合は ボタンは表示されません 顧客情報登録画面 ( 下部 ) 顧客情報編集画面 ( 下部 ) 顧客担当者情報登録画面 項目の説明は次ページを参照して下さい 24-6 一般ユーザー用 : 顧客情報
入力項目 説明 文字形式 桁数 必須 部署 部署を入力します 役職 役職を入力します 氏名姓 氏名 ( 姓 ) を入力します 全角 5 文字 名 氏名 ( 名 ) を入力します 全角 5 文字 姓 ( かな ) 氏名 ( 姓 ) かなを入力します 全角 10 文字 名 ( かな ) 氏名 ( 名 ) かなを入力します 全角 10 文字 姓 ( ローマ字 ) 氏名 ( 姓 ) ローマ字を入力します 半角英数 20 文字 名 ( ローマ字 ) 氏名 ( 名 ) ローマ字を入力します 半角英数 20 文字 性別 性別を選択します 所在地郵便番号 郵便番号を入力します 半角数字 7 桁 住所上段 住所上段を入力します 全角 50 文字 住所中段 住所中段を入力します 全角 50 文字 住所下段 住所下段を入力します 全角 50 文字 電話番号 電話番号を入力します 半角数字 20 文字 FAX FAX 番号を入力します 半角数字 20 文字 携帯番号 携帯電話の番号を入力します 半角数字 20 文字 E-mail E-mailアドレスを入力します 半角英数 50 文字 業務内容 ( 名称変更可 ) 業務内容を入力します 全角 指定なし メモ ( 名称変更可 ) その他 備考等がある場合入力します 全角 指定なし ボタン名刺を登録する入力項目をクリア登録一つ前に戻る 説明名刺画像の編集画面へ移動します 管理者設定の基本登録画面で 名刺手動登録を 許可する にしていた場合のみ表示されます 入力した内容をクリアします 入力した内容で 顧客担当者情報を登録します 入力した内容をキャンセルし 元の画面に戻ります 24-7 一般ユーザー用 : 顧客情報
顧客担当者を 別の顧客に付け替える顧客情報編集画面 ( 下部 ) の 担当者の企業を変更 解除 ボタンを押すと顧客担当者の 解除 付替 の項目が表示されます ログインユーザにデータ登録 削除権限が無い場合は ボタンは表示されません 顧客情報変更画面 ( 下部 ) 顧客変更ボタン押下後 ボタン解除 付替 説明チェックされた担当者を現在の顧客の担当から外します 外された担当者は 内容をコピーし 別のデータとして作成された顧客の担当者になります チェックされた担当者を 指定した顧客の担当者にします ボタン押下後に表示されるモーダルより 付替え先の顧客を選択すると 担当者の付替えが完了します 解除 と 付替 とに関しては 以下のようなイメージで処理がされます ( 担当者 B を 顧客 1 から解除した場合 ) ( 担当者 B を 顧客 1 から顧客 2 へ付け替えた場合 ) 24-8 一般ユーザー用 : 顧客情報
顧客担当者情報を確認する名刺画像登録済みの担当者は 顧客担当者情報変更画面を開いた際に名刺画像が表示されます 顧客情報検索結果画面で 名刺 の項目が になっている担当者は 名刺連携機能により登録されたデータです ページ下部 履歴 から 変更履歴を確認することができます また 変更画面では 住所 電話番号 FAX E-mail の情報を顧客情報にコピーできます 名刺画像を見ながらこれらの情報を修正された際に 簡単に顧客情報への反映が可能です 顧客担当者情報変更画面 表示項目名刺画像データ作成日データ更新日履歴 説明名刺画像がある場合 名刺画像が表示されます データが作成された日付と作成者を表示します データが最後に更新された日付と更新者を表示します 名刺連携に伴う 過去の顧客担当者データを表示します 管理者設定の基本登録画面で 名刺連携履歴管理機能を 使用する にしていた場合のみ表示されます 24-9 一般ユーザー用 : 顧客情報
ボタン情報コピー名刺を編集名刺を登録する 説明ボタン押下時に表示されている内容で 担当者が所属している顧客の同項目の内容を上書きします 更新されるのは顧客の情報のみで 担当者情報は 更新 を押さないと更新されません また フリー項目で同じ項目名を設定されても そちらには上書きされません 住所 電話番号 FAX E-mail 項目でのみ表示されます 名刺画像が登録されている場合に表示されます 名刺画像の編集画面へ移動します 名刺画像が登録されていない場合に表示されます 名刺画像の編集画面へ移動します 管理者設定の基本登録画面で 名刺手動登録を 許可する にしていた場合のみ表示されます 名刺画像を編集する 名刺の画像を追加 更新 削除する事ができます 名刺画像編集画面 表示項目名刺画像 ( 表 裏 ) 説明名刺画像が表示されます 画像がある場合は 最終更新日が表示されます ボタン 説明 ファイルを選択 アップロードする名刺画像ファイルを選択します -90 度 表示されている画像を反時計回りに90 度回転します 90 度 表示されている画像を時計回りに90 度回転します 180 度 表示されている画像を180 度回転します 削除 名刺画像を削除します 更新 更新した名刺画像を確定します 一つ前に戻る 入力した内容をキャンセルし 元の画面に戻ります 24-10 一般ユーザー用 : 顧客情報
顧客情報をインポートする外部ファイル (CSV 形式 ) より顧客情報をインポートすることができます 上部メニューより インポート をクリックし 顧客情報インポートファイル選択画面を表示します データ登録権限が無い場合は 項目は表示されません 追加 の場合 顧客情報追加 ファイル選択画面 追加全ての内容を新規データとして追加します 更新 ( 顧客 ) 顧客コードで紐付けを行い 指定 CSV ファイルの内容で顧客情報が更新されます 追加更新 ( 担当者 ) 顧客コードと担当者コードで紐付けし 指定 CSV ファイルの内容で担当者情報が更新されます インポートの際には 画面上の注意事項などをよくお読み下さい ボタン説明 CSVファイル名 ファイル選択 ボタンをクリックし インポートするファイルを選択します アップロード CSVファイルを選択し アップロードボタンをクリックすると インポート項目選択画面が表示されます この段階ではまだデータはインポートされません サンプルCSVファイルサンプルCSVファイルをダウンロードします モードが 追加 の場合のみ表示されます 一つ前に戻る入力した内容をキャンセルし 元の画面に戻ります 24-11 一般ユーザー用 : 顧客情報
顧客情報追加 インポート項目選択画面 CSV ファイルのタイトル項目と JobMagic の項目の適合を行います 適切な項目名をリストから設定してください 項目 説明 必須 CSVの項目 選択した取り込みファイルの先頭行を表示します (1 行目を表示 ) JobMagicの項目 CSVの項目 に対応するインポート項目を選択します CSVのタイトル項目とJobMagicの項目名が一致している場合は 自動的に選択されます 一致しない場合は 自動的に 該当無し となりますので 手動で項目を選択して下さい また インポートする必要のない項目も 該当無し を選択して下さい 顧客 : 顧客情報の各項目コンボボックスより選択します 担当者 : 担当者情報の各項目コンボボックスより選択します ボタンインポート一つ前に戻る 説明前ページで指定したCSVファイルのデータをインポートします 入力した内容をキャンセルし インポート画面に戻ります 24-12 一般ユーザー用 : 顧客情報
追加 の場合指定 CSV ファイルの内容で顧客情報及び担当者情報が追加されます 担当者情報を追加されたい場合は 担当者コード と 担当する顧客コード を指定して下さい 担当者コード と 担当する顧客コード が指定されていない場合 担当者情報は追加されず 顧客情報のみ追加されます CSV ファイルの作成は サンプル CSV で出力されたファイルをご利用下さい 更新 ( 顧客 ) の場合顧客コードで紐付けを行い 指定 CSV ファイルの内容で顧客情報が更新されます CSV ファイルは 顧客のみ でエクスポートしたファイルをご利用下さい 項目の順番が変わっていてもインポートは出来ません 追加更新 ( 担当者 ) の場合顧客コードと担当者コードで紐付けし 指定 CSV ファイルの内容で担当者情報が更新されます 存在しない担当者コードがあった場合 紐付けた顧客情報の新規担当者として追加します 担当者の姓名と性別は必須で必ず更新対象となり 更新対象から外す事はできません CSV ファイルは 担当者のみ でエクスポートしたファイルをご利用下さい 項目の順番が変わっていてもインポートは出来ません 注意 アップロード画面の指示に従い 正しい形式の CSV データを作成して下さい ( モードによって必要項目は変わります ) 1 行目は必ず 項目見出し が必要です 必須 (CSV) に指定されている項目は 登録するデータの値が無くても 対応する列を CSV ファイルに作成して下さい 必須 ( データ ) に指定されている項目には 全てのデータに値を設定して下さい なお モードが 追加 の場合の 必須 ( データ ) については 担当者情報で と記載されており担当者情報を登録する場合に必須という意味になります 追加 モードでの 顧客コード 担当者コード 担当する顧客コード の説明にある 任意のコード についてですが 顧客コード は その CSV 内でそれぞれのデータが区別できるように指定して下さい 担当者コード と 担当する顧客コード は担当者登録の判断に利用されます 指定されたコードの値は取込処理でのデータの区別のみに用いられ JobMagic のデータとして利用されることはありません 登録例 [ 登録したいデータ ] 顧客名担当者 A 社山田花子山本一郎 B 社 C 社 木下紀夫 [CSVでの設定例] 顧客コード顧客名称 1001 A 社 1001 A 社 1002 B 社 1003 C 社 最初の2 行は同じ顧客なので同じコードを指定 担当者コード 1 2 1 担当する顧客のコード 1001 1001 担当者名 ( 姓 ) 山田山本 1002 木下 担当者名 ( 名 ) 花子一郎紀夫 登録しない時は空を指定 エクセルで CSV ファイルを作成する場合は シートのすべての属性を文字列に変更して下さい 全ての項目において 半角カタカナ,( 半角カンマ ) は使用できません 取込エラー 文字化けの原因となります インポートするファイルに誤りがあり インポートに失敗した場合は以下のようなエラー画面が表示されます 画面の説明を参照し ファイルを修正の上 再度インポートを行って下さい 24-13 一般ユーザー用 : 顧客情報
顧客情報をエクスポートする外部ファイル (CSV 形式 ) に 顧客情報をエクスポートすることができます 顧客情報検索条件設定画面より エクスポート をクリックします エクスポート権限が無い場合は 項目は表示されません エクスポート区分は機能管理者のみ表示され それ以外の社員は 全て 選択時と同じデータが出力されます 機能管理者であっても 重複 ( 同姓同名 ) のみ表示 にチェックを入れていた場合は 全て しか表示されません 左図のような画面が表示され 顧客情報のデータ出力ファイルをダウンロードすることができます ( ブラウザの種類 バージョンによって異なります ) 出力されるデータの内容は エクスポート ボタン右にある区分に応じて変わります 全て顧客情報の後に顧客担当者情報という構成のデータでエクスポートします 顧客のみ顧客の情報のみをエクスポートします 更新 ( 顧客 ) でのインポート処理の際に使用します 担当者のみ顧客コードと顧客名称に加え 顧客担当者の情報をエクスポートします 追加更新 ( 担当者 ) でのインポート処理の際に使用します 注意 インポートを行う場合 更新 ( 顧客 ) でインポートする場合は 顧客のみ でエクスポートした CSV 形式のファイルを 追加更新 ( 担当者 ) でインポートする場合は 担当者のみ でエクスポートした CSV 形式ファイルを使用してください このとき エクスポートされたデータにある 顧客コード 担当する顧客コード 担当者コード は 変更しないで下さい ただし 担当者の追加更新で新規に追加したい担当者がある場合は そのデータの 担当者コード は存在しない 任意の値を入力するようにして下さい 24-14 一般ユーザー用 : 顧客情報
注意事項 1 管理者モード / 一般モードについて 顧客情報の機能管理者のみ切替のアイコンが表示されます 管理者モードの場合 全てのデータが参照 ( 編集 削除 ) 可能です 24-15 一般ユーザー用 : 顧客情報
名刺連携機能を利用する (JobMagic 名刺オプション ) 名刺のスキャンデータの取り込みを行うことができます データ登録権限が無い社員については 名刺連携 は表示されません ( 顧客情報基本登録 - データ登録権限 ) 名刺データ取り込み画面 入力項目 説明 必須 名刺画像 複合機でスキャンした名刺画像を選択して下さい ボタン登録実行戻る 説明名刺データを取り込みます 入力した内容をキャンセルし 元の画面に戻ります 24-16 一般ユーザー用 : 顧客情報
名刺連携機能を利用する ( やさしく名刺ファイリング ) 名刺ソフトのデータの取り込み 削除を行うことができます データ登録権限が無い社員については 名刺連携 は表示されません ( 顧客情報基本登録 - データ登録権限 ) また 取り込みには事前に名刺管理ソフトからの転送を行う必要があります 詳細は次ページ以降をご覧下さい 名刺データ取り込み画面 入力項目 説明 必須 連絡先指定 2 種類ある連絡先情報をどちらに取り込むか選択します ボタン取り込みクリア ( 左側 ) クリア ( 右側 ) 戻る 説明名刺データを取り込みます 取込前名刺データ削除画面へ移動します 名刺データ一括削除画面へ移動します 入力した内容をキャンセルし 元の画面に戻ります 取込前名刺データ削除画面 削除対象のデータが存在しない場合 画面が開かれた時に データが無い旨のメッセージが表示されます ボタン説明削除名刺管理ソフトからアップロードした名刺データを削除します 戻る元の画面に戻ります 名刺データ一括削除画面 削除対象のデータが存在しない場合 画面が開かれた時に データが無い旨のメッセージが表示されます ボタン 説明 一括削除 登録済の名刺データのみを削除します 戻る 入力した内容をキャンセルし 元の画面に戻ります 顧客情報の名刺データ一括削除の対象となるのは 名刺データ取り込みで取り込まれた顧客や顧客担当者の中で 権限上削除できるものが削除されます 権限によっては 他の社員が取り込んだ顧客情報も削除される可能性がありますのでご注意下さい 24-17 一般ユーザー用 : 顧客情報
名刺データの取り込むまでの流れ 名刺管理ソフト やさしく名刺ファイリング からデータを取り込む手順をご案内致します やさしく名刺ファイリング は メディアドライブ株式会社の製品です 画面イメージに使用しているのは やさしく名刺ファイリング v.12.0 は 2012 年 09 月時点の内容で その後の機能改良等で 予告無く変更される可能性があります 尚 やさしく名刺ファイリング での名刺データ登録などの使用法に関しては 別途 やさしく名刺ファイリング のマニュアルや問い合わせ先にてご確認下さい 1 やさしく名刺ファイリング で登録された名刺データを JobMagic へ転送する 名刺データを一括で JobMagic に転送されたい場合は 操作ツールバーにある JobMagic ボタンをクリックして下さい 転送済のチェックがされていない名刺データの全件が転送されます やさしく名刺ファイリング PRO : 操作ツールバー画面 個別で転送されたい場合は 現在レコード情報エリアに表示されている連携ツールバーのボタンをクリックするか サムネイル画像を右クリックして表示されるメニューの JobMagic へ転送 を選択して下さい やさしく名刺ファイリング PRO : 連携ツールバー画面 2 転送先の設定画面が表示されますので 必要な情報を記入し OK ボタンを押して下さい やさしく名刺ファイリング PRO : JobMagic 転送画面 入力項目 説明 必須 ホスト名 ( アドレス ) 出荷時の設定資料に記載されていますので そちらをご確認下さい 詳細設定 ネットワーク管理者にご確認頂き ご利用のネットワーク環境に応じた設定を行って下さい ログインユーザー名 社員登録 か 社員情報 の画面で確認できる メールアカウントの値 ( 次ページ参照 ) ログインパスワード 社員登録 か 社員情報 の画面で設定できる メールパスワードの値 ( 次ページ参照 ) パスワードを保存する 入力したホスト名やユーザー名, パスワードを保存される場合はチェックをして下さい サーバーに保存した 転送後 やさしく名刺ファイリング の名刺データをごみ箱に移動されたい場合は レコードをごみ箱に移動する チェックを入れて下さい 24-18 一般ユーザー用 : 顧客情報
転送設定に必要なユーザー名やパスワードは 管理メニュー -> 社員登録 もしくは 社員情報 から確認できます 管理メニューはシステム管理者のみが開く事ができ 社員情報はメニューを契約する必要があります 社員情報変更画面 ログインユーザー名の値になります こちらで設定されている値が ログインパスワードの値になります 24-19 一般ユーザー用 : 顧客情報
3 転送が正常に完了しましたら JobMagic ログイン後 顧客情報 の名刺連携ボタンをクリックして下さい データ登録権限が無い社員については 名刺連携 は表示されません ( 顧客情報基本登録 - データ登録権限 ) 検索条件設定画面 4 取り込み画面で 取り込みボタンを押せば 取り込みが行えます 取り込み時にエラーが発生した場合 転送された名刺データは消されていますので 再度 1 からやり直してください 取り込み後の顧客と顧客担当者の関連については 後のページにある注意事項をご確認下さい 名刺データ取り込み画面 24-20 一般ユーザー用 : 顧客情報
名刺管理ソフトから転送されたデータの取り込みを行わない場合 1 名刺管理ソフトでの転送を行ったが JobMagic にデータを取り込まず処理を中止したい場合は JobMagic ログイン後 顧客情報の 名刺連携 ボタンから 名刺データ取り込み画面 へ移動し 取込前名刺データ削除画面 へと移動して下さい 削除を行わないと 名刺管理ソフトから次の転送を行うことができません 検索条件設定画面 名刺データ取り込み画面 2 削除対象のデータが存在する場合 削除 ボタンが存在する画面に移動しますので 削除 ボタンを押し データの削除を行って下さい 取込前名刺データ削除画面 24-21 一般ユーザー用 : 顧客情報
JobMagic に取り込みが完了した名刺データの削除を行いたい場合 1 JobMagic に取り込みが完了した名刺データを削除されたい場合は JobMagic ログイン後 顧客情報の 名刺連携 ボタンから 名刺データ取り込み画面 へ移動し 名刺データ一括削除画面 へと移動して下さい 検索条件設定画面 名刺データ取り込み画面 2 削除対象のデータが存在する場合 削除 ボタンが存在する画面に移動しますので 削除 ボタンを押し データの削除を行って下さい 顧客情報の名刺データ一括削除の対象となるのは 名刺データ取り込みで取り込まれた顧客や顧客担当者の中で 権限上削除できるものが削除されます 権限によっては 他の社員が取り込んだ顧客情報も削除される可能性がありますのでご注意下さい 名刺データ一括削除画面 24-22 一般ユーザー用 : 顧客情報
名刺連携機能に関する注意 制限事項 1 対応ソフトや必要な環境に関して 名刺連携機能の利用には 対応する MFP か 対応する名刺管理ソフトが必要です 対応ソフト 及び別途必要なモジュールに関しては 以下の URL にてご確認下さい http://www.e-kamone.com/top/jobv7image/jobpage_meishi.html 2 取り込み時の顧客と顧客担当者について 基本登録 の 名刺連携名寄せ機能 の設定によって 同名の社名で纏めて顧客のデータを扱うか 1 件 1 件を別々の顧客のデータとして扱うかが変わります ( 名寄せする場合の処理については 下記の例も参照 ) 社名が存在していないユーザーに関しては 名刺連携社名未設定 という社名の顧客で登録されます その場合の 顧客 (50 音 ) は その他 で登録されます 取り込み例 ( 名寄せを行う場合 ) ( 取込データ ) ( 取込後データ ) [ 氏名 ] [ 社名 ] [ 顧客名 ] [ 担当者 ] 山田 A 株式会社 A 株式会社 山田 田中 B 株式会社 川田 鈴木 C 株式会社 B 株式会社 田中 川田 A 株式会社 B 株式会社 谷口 谷口 B 株式会社 C 株式会社 鈴木 遠藤 名刺連携 社名未設定 遠藤 3 取り込み時の重複データの取り扱いに関して 名寄せを実施する設定の際 既存の顧客データに同じ社名のデータがあり その顧客を編集できる権限があった場合はそちらのデータに名寄せされます また 名寄せ時に営業担当者に登録されていない場合は 登録作業を行う社員は営業担当者として登録されます 既存の顧客データに名寄せを実施するかどうかのパターンは 以下の表の通りです の時は既存データに名寄せを実施し の時は新規の顧客として登録されます ( データ編集権限 及び 名刺連携名寄せ機能 は どちらも 基本登録 で設定を行う項目です ) データ 社員の種類 名刺連携名寄せ機能 編集権限 使用する 使用しない 既存顧客データの同名顧客について 全員 機能管理者入力権限有り 同名顧客有り 同名顧客有り 同名顧客無し 営業担当者 弊社未担当 機能管理者 機能管理者 担当者のみ 入力権限有り 機能管理者 機能管理者 のみ 入力権限有り 名寄せ対象となる同名の顧客が複数あった場合 営業担当者の顧客が優先され その中で最新の顧客が対象となります 名寄せ設定時 既存データ内に名寄せの対象が無くても 同一登録処理内での名寄せは実施されます 4 取り込みに関する制限事項 取り込みデータ上で 氏名の間にはスペースを入れて頂く必要があります やさしく名刺ファイリング PRO V11 をご利用の場合は下記設定を行い 氏名間にスペースが入るようにして下さい [ ツール ] -> [ 環境設定 ] -> [ 認識 登録 ] -> [ 認識設定 ] -> [ 氏名の姓と名の間に空白を挿入する ] にチェック 空白の半角全角の設定はどちらでも構いません 24-23 一般ユーザー用 : 顧客情報
名刺管理ソフトでは JobMagic の制限桁数以上のデータが入力できる項目もありますが 桁数を超えたデータが取り込まれる場合 制限桁数までで切り取られ 取り込みが実行されます JIS 第 1 水準 第 2 水準以外の特殊文字 拡張文字といった文字が含まれていた場合 正常に取り込みが行われず 該当の文字に関しては消えてしまったり 文字化けといった形で取り込みが行われます 電話番号,FAX 番号, 携帯番号に関しては データ内にある括弧はハイフンに変換されて取り込まれます なお 始めの括弧や ( 代表 ) などの括弧は変換されず 取り除かれます 名刺管理ソフトから転送されたデータは 1 日以上 JobMagic への取り込みを行わない状態にしておくと自動的に削除されてしまいますので その場合は再度名刺管理ソフトから転送を行って下さい 24-24 一般ユーザー用 : 顧客情報