人事奉行 V ERP0/V ERP8/ V ERP 汎用データ受入の手順書 この資料では 汎用データの作成方法を知りたい 汎用データ受入の操作方法がわからない 汎用データ受入をしたらエラーが発生した などの内容について社員情報データの受入を例にご案内しています 本手順書では 汎用データの受入についてデータをから作成するのではなく OBC 受入形式 ( ) の汎用データを人事奉行より出力し それを雛形として加工 受け入れる手順を説明します ( ) 当システム用の受入記号付きの形式です OBC 受入形式の汎用データは [ 随時処理 ]-[ 汎用データ作成 ] メニューで作成できます
以下に操作手順を記載します ( をクリックすると該当ページにジャンプします ) 不明点はお気軽にOBCサポートセンターへお問い合わせください Step (4 ページ ) OBC 受入形式 で雛形となる汎用データを出力する [ 随時処理 ]-[ 汎用データ作成 ] メニュー受け入れたい情報によって作成ファイルを分ける必要があります 以下 参考としてお問い合わせの多いものを記載いたします 受入フォーマットを確認して から作成するよりも 出力した汎用データを加工して受け入れると便利です 基本 ( 固定 ) 情報 情報基本家族扶養人数住民税休日 休暇管理中途入社区分 登録内容性別 生年月日 入社年月日など配偶者 扶養家族の氏名 続柄など配偶者区分 扶養人数など納付先市町村 住民税額など有休残日数 前回付与年月 前回付与日数など中途収入金額 中途社会保険 中途所得税など区分 ~0 履歴情報 情報 登録内容 雇用履歴 前回入社情報 前回雇用区分など 現住所 転居年月日 住所 電話番号など 単価履歴 改定年月日 給与体系 単価など 異動履歴 発令年月日 所属 役職 職種など 兼務履歴 発令年月日 所属 役職 職種など 教育 研修履歴 教育名称 開始年月日 成績など 免許 資格 資格名称 取得年月日 更新年月日など 労働契約履歴 契約年月日 契約更新の有無など 履歴情報についてはさらに情報種類ごとにファイルを分けます Step (6 ページ ) OBC 受入形式 のフォーマットを参照 確認する [ 随時処理 ]-[ 汎用データ受入 ] メニュー
Step3 (8 ページ ) OBC 受入形式 で作成した汎用データを加工する Step で作成した雛形を受入用のデータに加工します 基本情報の受入を行いたい場合 (8ページ) 履歴情報の受入を行いたい場合 (9ページ) Step4 ( ページ ) 作成した汎用データを受け入れる [ 随時処理 ]-[ 汎用データ受入 ] メニュー Step3 で加工した汎用データを受け入れます 付録 (4 ページ ) 汎用データ受入に関するよくあるお問い合わせ [ 随時処理 ]-[ 汎用データ受入 ] メニュー エラー内容 が重複しています がありません 年月日が正しくありません 3
. OBC 受入形式 で雛形となる汎用データを出力する 受入データをから作成するよりも [ 随時処理 ]-[ 汎用データ作成 ] メニューで出力したデータを加工して受け入れるほうが効率的です 以下の手順で雛形となる OBC 受入形式 の汎用データを出力できます [ 随時処理 ]-[ 汎用データ作成 ]-[ 社員情報データ作成 ]-[ 社員情報データ作成 ] メニューを選択します 社員情報データ作成 パターン選択 画面で [ 新規 ] ボタンをクリックします 社員情報データ作成 出力条件設定 画面で 出力条件を指定します 以下に汎用データ作成時の主な設定項目を説明します 各ページで条件を設定して [ 出力開始 ] ボタンをクリックします [ 基本設定 ] ページ 用途がわかるように任意のパターン名を入力します 入力必須 パターン番号は入力すると の 社員情報データ作成 - パターン選択 画面で パターン番号順にパターン名が表示されます 新規に社員情報を登録する場合には 任意の 名を指定します すでに登録済みの社員情報を更新する場合には 対象社員の範囲を指定します [ 社員検索 ] ページでさらに条件を指定できます [ 出力設定 ] ページ ファイルの種類で 転送ファイル を選択します 3 作成形式で OBC 受入形式 を選択します 3[ 参照...] ボタンをクリックし ファイルの出力先とファイル名を設定します ここで指定したファイルを加工 受け入れるため 出力先やファイル名を控えておいてください 注意! 受入は CSV ファイルで行います 拡張子が.xls や.xlsx のファイルは受入できませんので注意してください 4
[ 項目選択 ] ページ受け入れたい項目を選択します 画面右側の 選択済項目 リストに表示されている項目が その並び順で出力されます 赤字で表示されている項目はデータ受入の必須項目ですので 必ず選択してください 固定情報 と 履歴情報 は一緒に選択できません また 履歴情報も情報種類が異なる場合は一緒に選択できません それぞれファイル作成してください 3 出力が完了すると 終了メッセージが表示されますので [ キャンセル ] ボタンをクリックして終了します 注意! ネットワーク上にファイルを保存する場合には 保存先に対して書き込み権限のあるユーザーで操作する必要があります 書き込みできない場合は 権限があるユーザーで操作してください なお 社員情報は個人情報となりますので ネットワーク上にファイルを保存する場合には アクセス権を設定するなど 取り扱いには十分ご注意ください 5
. OBC 受入形式 のフォーマットを参照 確認する OBC 受入形式 のフォーマットは 汎用データ受入形式一覧表 に記載しています 以下の手順で 汎用データ受入形式一覧表 の参照 確認ができます 汎用データ受入形式一覧表 を参照する [ 随時処理 ]-[ 汎用データ受入 ]-[ 社員情報データ受入 ]-[ 社員情報データ受入 ] メニューを選択します 社員情報データ受入 パターン選択 画面で [ 新規 ] ボタンをクリックします 社員情報データ受入 受入条件設定 画面で [ 操作説明 ] ボタンをクリックします 3 当システムの 操作説明 ( ヘルプ ) が表示されますので [ 受入形式 ] ページをクリックします 4 汎用データ受入形式一覧表 をクリックし 保存 または 開く を選択します [ 汎用データ受入 ] メニューの 受入条件設定 画面で [ 操作説明 ] ボタンをクリックします 3 [ 受入形式 ] ページをクリックします 4 参考 上記説明は [ 社員情報データ受入 ] メニューからの参照手順ですが ほかの [ 汎用データ受入 ] メニューからも 以降の手順は共通で 汎用データ受入形式一覧表 を参照できます 注意! 汎用データ受入形式一覧表 は Excel ファイルになります 参照する場合は Microsoft Excel 007 以上が必要になります 6
受入フォーマットを確認する [ 目次 ] シートをクリックします 受け入れるデータのタイトルをクリックします 3 受け入れるデータの項目名 受入記号 受入桁数 備考などを確認します 汎用データ受入形式一覧表 で各項目のフォーマットを確認しながら 汎用データを加工します 3. OBC 受入形式 で作成した汎用データを加工する でフォーマットの確認に利用しますので 汎用データ受入形式一覧表 は開いたままで 次ページに進んでください 3 画面は Excel00 のものです 7
3. OBC 受入形式 で作成した汎用データを加工する 基本 ( 固定 ) 情報. OBC 受入形式 で雛形となる汎用データを出力する で出力したデータを加工します. OBC 受入形式 で雛形となる汎用データを出力する で出力した汎用データを開きます. OBC 受入形式 のフォーマットを参照 確認する の 汎用データ受入形式一覧表 の内容をもとに 出力した汎用データを加工します 出力した汎用データの 行目が 受入記号 です 汎用データ受入形式一覧表 の 受入記号 の該当行を参照し 受入桁数 受入種別 備考 の内容を確認しながら加工します 3 加工が終了したら 上書き保存して閉じます ( CSV 形式のまま保存してください ) 3 例えば 氏名を加工する場合には 汎用データ受入形式一覧表 の受入記号 EBAS003 を確認し 30 文字以内で入力します 画面は Excel00 のものです 8
3. OBC 受入形式 で作成した汎用データを加工する履歴情報. OBC 受入形式 で雛形となる汎用データを出力する で出力した汎用データから 受け入れる汎用データに加工します. OBC 受入形式 で雛形となる汎用データを出力する で出力した汎用データを開きます. OBC 受入形式 のフォーマットを参照 確認する の 汎用データ受入形式一覧表 の内容をもとに 出力した汎用データを加工します 出力した汎用データの 行目が 受入記号 です 汎用データ受入形式一覧表 の 受入記号 の該当行を参照し 受入桁数 受入種別 備考 の内容を確認しながら加工します 3 加工が終了したら 上書き保存して閉じます ( CSV 形式のまま保存してください ) 3 履歴情報には基本的に年月日情報が必要になります 受け入れ可能な形式が 汎用データ受入形式一覧表 の表紙に記載されていますのでご確認ください 次ページ参照 画面は Excel00 のものです 9
また 履歴データは以下の情報をもとに登録済みのデータと重複しているかどうか判断しています 受入の際に同じデータとして上書きするか 受入をしないか選択できます 履歴情報 重複判断項目 雇用履歴情報 前回入社年月日 現住所情報 転居年月日 連絡先情報 種別 単価履歴情報 改定年月日 年収履歴情報 年分 学歴情報 入卒年月 + 入卒区分 + 学歴区分 職歴情報 入社年月 + 退社年月 + 会社名 採用 応募履歴情報 採用応募区分 + 参加年月日 異動履歴情報 発令年月日 兼務履歴情報 発令年月日 + 所属コード~ 任意項目 3コード プロジェクト履歴情報 発令年月日 +プロジェクトコード 評価履歴情報 実施年月 + 実施考課コード 教育 資格情報 教育名称 ( コード )+ 開始年月日 免許 資格情報 資格名称 ( コード )+ 取得年月 特技等情報 特技等名称 ( コード ) 賞罰履歴情報 適用内容 ( コード )+ 取得年月 労働契約履歴情報 契約年月日 + 労働契約 健康診断履歴情報 検診年月日 ストレス診断履歴情報 診断年月日 休職履歴情報 休職開始年月日 出向履歴情報 出向開始年月日 出向受入履歴情報 受入開始年月日 出張履歴情報 出張年月日 + 出張地 自己申告履歴情報 申請年月日 メモ情報 メモ年月日 +メモ区分 +メモ内容 0
4. 作成した汎用データを受け入れる 3. OBC 受入形式 で作成した汎用データを加工する で作成した汎用データを受け入れます ( 受け入れる前に現時点でのバックアップを行うことをお奨めします ) [ 随時処理 ]-[ 汎用データ受入 ]-[ 社員情報データ受入 ]-[ 社員情報データ受入 ] メニューを選択します 社員情報データ受入 パターン選択 画面で [ 新規 ] ボタンをクリックします 社員情報データ受入 受入条件設定 画面で 受入条件を指定します 以下に汎用データ受入時の主な設定項目を説明します 各ページで条件を設定して [ 受入開始 ] ボタンをクリックします [ 受入ファイル設定 ] ページ 用途がわかるように任意のパターン名を入力します 入力必須 3 パターン番号は入力すると の 社員情報データ作成 - パターン選択 画面で パターン番号順にパターン名が表示されます 受入データ形式で OBC 受入形式 を選択します 3 情報種類を選択し ダブルクリックします [ 参照...] ボタンをクリックし 受け入れる汎用データのファイル名を指定します 固定情報 履歴情報に関わらず複数のファイルをまとめて受け入れることもできます [ 重複条件設定 ] ページ すでに登録されているデータを上書きする場合には すでに登録済みの と重複する汎用データを受け入れる にチェックを付けます 履歴データの重複条件については P0 を参照 新規で社員や履歴を追加したくない ( 上書きだけ行いたい ) 場合はさらに 重複する だけを受け入れる にチェックを付けます 空白データ ( 空白またはスペースだけの文字列 ) を受け入れる場合には 汎用データが空白の場合も登録済みのデータを更新する にチェックを付けます 空白データを受け入れると すでに登録されている内容が削除され 空白で更新されます
注意! 受入は CSV ファイルで行います 拡張子が.xls や.xlsx のファイルは受入できませんので注意してください
3 受入が終了すると 社員情報データ受入 受入結果確認 画面が表示されます すべてのデータが受入できた場合には 未受入データなし と表示されます 受け入れられなかったデータがあった場合には 未受入データ をクリックすることで 未受入件数の確認ができます 情報種類から確認したい未受入データを選択し プレビューすると未受入データになった行と未受入理由が確認できますので エラー内容に応じた修正とデータの再受入を行ってください 正常に受入できた場合 未受入データなし と表示されます 受入エラーがあった場合 未受入データ をクリックすると未受入データの件数を確認できます 対処方法は 付録 汎用データ受入に関するよくあるお問い合わせをご参照ください エラーの対処方法がわからない場合 受け入れを行ったデータと 未受入リスト が参照できる状態で OBC サポートセンターまでお問い合わせください 3
付録 汎用データ受入に関するよくあるお問い合わせ 汎用データ受入について よくあるお問い合わせをご紹介します Q 汎用データ受入を行ったところ が重複しています エラーが発生しました A 受け入れできなかった項目と同じ内容で 人事奉行上にすでにデータが登録されています 登録済みのデータを上書きする場合には データ受入 受入条件設定 画面の [ 重複条件設定 ] ページで すでに登録済みの と重複する汎用データを受け入れる にチェックを付けて 再度受け入れてください 詳しくは P. 4. 作成した汎用データを受け入れる の の [ 重複条件設定 ] ページをご確認ください 新規に登録する場合には 項目の内容をすでに登録されている情報と異なるものに修正して 再度受け入れてください Q 汎用データ受入を行ったところ がありません エラーが発生しました A 指定した項目コードが人事奉行に登録されていません コード管理している項目 ( 所属 役職 区分など ) については事前に人事奉行上に登録しておく必要があります また 社員情報の所属履歴を受け入れる場合は 発令年月日時点でその部門が存在しているかどうか判断していますので [ 組織情報 ]-[ 組織体系登録 ] の F0 組織選択 から該当の改編履歴情報を確認してください Q3 汎用データ受入を行ったところ 年月日が正しくありません エラーが発生しました A3 日付の形式が受け入れできないものになっています 汎用データ受入形式一覧表 の表紙に記載されている 日付の形式 欄をご確認ください 詳しくは P.9~0 OBC 受入形式 で作成した汎用データを加工する履歴情報 をご確認ください 以上 4