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はじめに... 3 1.DocDeskを起動しよう... 4 2. デスクトップフォルダを用意しよう... 6 3. データを登録してみよう... 11 4. データの表示方法を変えてみよう... 15 5. スタックしてみよう... 16 6. ファイルに情報をつけておこう... 19 7.DocDesk 上でファイルを使ってみよう... 20 8. 検索機能を使ってみよう... 24 9. 使い勝手を変更してみよう... 26 10.DocDeskを終了しよう... 28 11. おわりに... 29 2
はじめに DocDesk は 画像ファイルや書類を効率よく管理するためのソフトです 同じカテゴリのデータ 例えば 新聞記事を切り抜いて保存したり ファックスの注文書を管理する場合 エクスプローラからではすぐに辿ることができません しかし DocDesk を起動すれば 必要なフォルダだけをさっと確認できます 画像のほか テキストファイルや Office ファイルも サムネイルの状態で表示するので おおよその中身がわかります また 実際のファイルはそのままに ファイルに注釈をつけたり 関連ファイルをファイリングするようにまとめることができます DocDesk 用として 別にファイルをコピー管理しているのではなく もとのファイルはそのままに 注釈などの部分だけをファイルに保持しているので PC 内の容量もとりません DocDesk は便利なソフトです ぜひご活用ください 3
1.DocDesk を起動しよう まずは DocDesk を起動してみましょう Windows7 の場合には デスクトップの DocDesk アイコンをダブルクリックします または Windows の スタート ボタンから ( すべての ) プログラム DocDesk のフォルダを開き DocDesk を選択します デスクトップのアイコンをダブルクリック Windows の スタート ボタンから選択 Windows8.1 以降の場合には デスクトップに作られた DocDesk フォルダを開きます その中の DocDesk をダブルクリックしてください 4
DocDesk の画面が表示されます それでは 早速使ってみましょう 5
2. デスクトップフォルダを用意しよう DocDesk で管理するフォルダを用意しましょう デスクトップフォルダについて DocDesk で管理するフォルダは デスクトップフォルダ と呼びます 起動直後は デスクトップフォルダ として DocDesk User Data というフォルダが用意されています デスクトップフォルダ は 実際のフォルダやファイルとリンクしており DocDesk User Data は ドキュメント 内の MediaDrive フォルダ内に作られているフォルダです 6
この DocDesk User Data は使っても使わなくてもかまいません 以下の使いかたもできます 適当な場所にフォルダを作成しておきデスクトップフォルダとして登録する すでにデータが入っているフォルダを登録する フォルダ内にデータが入っている場合はそのデータが画面右側に表示されます デスクトップ登録の方法以下は D ドライブに DocDesk 管理用のフォルダ というフォルダを作成した例です このフォルダをデスクトップに登録してみましょう 7
1. 表示 メニュー デスクトップ登録の追加 を選択します 2. フォルダの参照画面が表示されるので 登録したいフォルダを指定し OK とします 3. 最新の情報に更新 画面は はい にします 4. デスクトップフォルダとして登録されました 8
デスクトップフォルダ内にサブフォルダを作成 デスクトップフォルダ内に サブフォルダを作ることもできます デスクトップフォルダ上で右クリック フォルダの新規作成 から作成できます サブフォルダ名の変更も可能です 用途に応じて 複数のサブフォルダを作って管理してもよいでしょう サブフォルダを作成すると実際のフォルダの方にもフォルダが作成されます 9
デジタルファイリング上からサブフォルダやフォルダ内のデータを削除すると ファイリング上からだけではなく 実際のフォルダから削除されます 10
3. データを登録してみよう DocDesk にデータを登録してみましょう スキャナを使って画像をデータ化して登録したり もともとあるファイルを登録することができます スキャナから読み込む新聞や書類など 紙 になっている原稿は スキャナから取り込みます 1. まずは 使用するスキャナを設定します ファイル メニューから スキャナの選択 を選択します スキャナドライバの選択 ダイアログが表示されるので ご利用のスキャナのドライバを選択し OK ボタンを押します このダイアログにスキャナ名が表示されない場合は スキャナ用の TWAIN ドライバをインストールしてください スキャナ用ドライバは スキャナごとに用意されています スキャナ付属の CD からインストール または スキャナメーカーのホームページからダウンロードしてインストールしてください 2. スキャン ボタンをクリックします 3. スキャナからの取り込みパネルが表示されます 色 品質 解像度など 好みの設定にします なお 解像度は 200~600DPI で設定し OCR したい場合には 300~600DPI がお勧めです 11
<EPSON スキャナの例 > 色の設定 解像度の設定 4. スキャン ボタンを押すと 画像がスキャンされます スキャナが止まったら 閉じる ボタンでスキャンパネルを閉じます 5. スキャンした画像が DocDesk 上に表示されます スキャンした画像が 表示されています 12
もともとあるデータを登録する 以前に作成していた Word や Excel のファイル PDF ファイル 画像ファイルなどを登録すること が出来ます 1. ファイル メニュー インポート を選択します 2. ファイルのインポート ダイアログが表示されるので 登録したいデータを選択して 開く ボタ ンを押します 3. データが取り込まれます 13
4. 少し待つと サムネイル表示されます ドラッグドロップでのインポート ファイルを選択して DocDesk の画面右側 ( 通常 データが表示される部分 ) までドラッグドロ ップします これでデータが登録されます 14
4. データの表示方法を変えてみよう データの表示方法はいくつかあります 表示 メニューの 表示 から選択できます サムネイル表示混在ドラッグで自由に配置できます サムネイルは 元原稿の大きさを反映しています サムネイル表示小サムネイルが同一の大きさで表示され 配置は自動で整列して並びます 15
5. スタックしてみよう スタック とは DocDesk の代表的な機能なので ぜひ使ってみてください スタックとは ファイルを重ねるように表示させて 関連する画像を一箇所にまとめておくことができる機能です 以下の スタックしていない場合 では 3 枚がばらばらに表示されています スタックした場合 では 3 枚が一箇所にまとまっており 関連文書ということが一目でわかります また スタックすれば 画面内の表示スペースも広がります 16
スタックの方法スタックしたいデータをすべて選択します Ctrl キーを押しながら データをクリックすると ファイルの周りが赤くなります これが選択状態です スタックボタンを押します スタック ダイアログが表示されるので 入力欄に スタック名を入力し OK とします スタックされました 17
また ドラッグで ファイルを重ねる方法でも スタックすることができます スタックしたいデータを 1 枚選択します スタック先にドラッグします スタックされました 18
6. ファイルに情報をつけておこう ファイルに情報をつけておくと 検索するときに役立ちます ファイル上で右クリックし プロパティ を選択します ファイルの情報が表示されます 作成者 や コメント に情報を追加しておけば この情報でファイルを検索することもできます 19
7.DocDesk 上でファイルを使ってみよう ファイルは DocDesk 上でコピーしたり 別のフォルダに移動することができます ここは 通常の Windows の操作とほぼ同じです データのコピー ファイルを選択し コピー (Ctrl+C) 貼り付け (Ctrl+V) にてデータがコピーできます スタック状態のままでもコピー可能です 選択して Delete すれば削除されます 20
データの移動 ファイルを選択します 移動先のフォルダにドラッグします データが移動します 元のフォルダには残りません 21
ファイルの内容を見る 画像の場合には ビューワー画面に切り替わります それ以外のファイルは 対応ソフトが起動します < 画像の場合 > ダブルクリックすると 画像が拡大して表示されます 22
< 画像以外のファイル (Office PDF など ) の場合 > 対応するソフトでファイルが開きます 23
8. 検索機能を使ってみよう データの検索機能は デスクトップ単位で行われます いろいろな検索方法を用意しています 上部の 検索 ボタンを押してみましょう 文字列 タブでは 通常のファイル名などのほか テキスト本文(Word 文書内などの文字情報 ) OCR 結果からも検索が可能です 24
ファイル タブでは デスクトップ内のサブフォルダを指定することができます また 検索対象とするファイル形式を指定することができます 複数のサブフォルダを指定することは出来ません 日付 タブでは 検索対象とするファイルの日付( 正式発行日や日付 ) を指定して検索することができます 25
9. 使い勝手を変更してみよう 環境設定には 便利な機能がたくさん用意されています 特にお勧めする変更箇所をご紹介します ファイルのインポート タブ バックグラウンドで OCR する / バックグラウンドでサムネイルを作成する ファイル メニュー インポート または 画面上にドラッグしてファイルをインポートするときは バックグラウンドで OCR/ サムネイル作成するようになっています これは ファイルを大量にインポートする場合 OCR やサムネイル作成していると 大変長い時間がかかってしまうため とりあえずファイルを取り込んで 徐々に バックグラウンド ( 裏の処理 ) で 空いたタイミングで OCR やサムネイル作成するという設定です しかし 常に数枚のファイルしかインポートしない場合には すぐに OCR やサムネイル化したほうがわかりやすいこともあるでしょう その場合にはこちらをオフにすると インポートと同時にサムネイル作成 OCR 処理を実行します 表示 タブ インポート時のサムネイルの追加位置 26
ファイル メニュー インポート する際 インポートファイルの追加位置を最上部か最下部か選択することができます サムネイル表示が混在モードの場合のみです これは 例えば ファックスが届くフォルダを管理していたとします その場合 届いた順に並べたいのか 逆に 最新到着分がすぐわかるよう上部に置きたいのか? など使いやすいほうで設定できます 印刷 /FAX タブ印刷時の設定です 最初の設定では 画像ファイルのみを印刷する設定になっています 他のテキストファイルや Office のファイルも印刷したい場合には 対象ファイルの 指定ファイル にチェックをつけます そのほかにも 用紙サイズに合わせて印刷する機能 余白を指定する機能もあります 27
10.DocDesk を終了しよう 操作が終わったら DocDesk を終了しましょう ファイル メニューの DocDesk の終了 を選択します これで DocDesk が終了します 28
11. おわりに 以上で かんたん操作マニュアル は終了です DocDesk がどんなソフトか ご理解いただけましたでしょうか DocDesk には ここで説明した以外にも まだまだ便利な機能がたくさん用意されています メニューから表示を切り替えてみるなど 自分にあった使い方を探してみてください また 使い方の疑問があれば DocDesk の マニュアル メニューから 詳細なマニュアルをご覧ください こんな機能があったらいいな など要望 この簡易マニュアルへのご意見がありましたら メールにてご連絡ください メール online-support@mediadrive.co.jp それでは DocDesk を使って ますます便利に PC をご活用ください 29