imageware Desktop Therefore 連携ガイド 業務フロー編
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目次 Desktop で使用するアプリケーション... 3 Desktop Browser... 3 Desktop Editor... 5 作業の流れ... 7 顧客から注文書をファクス受信する... 7 注文書ファイルに担当者の情報を付与する... 8 注文書ファイルの内容を社内受発注システムに入力する... 11 注文書に注文番号 / 納期を入力する... 14 注文書に資料を追加する... 16 納期追記済みの注文書を顧客に返信する... 17 ファクス送信履歴で顧客へのファクス送信が完了したことを確認する... 22 作業完了したファイルのステータスを [ 完了 ] にする... 23 作業中のファイルを Desktop で検索する... 24 困ったときには... 25 Desktop のヘルプ画面... 25 Therefore のヘルプ画面... 25 2
Desktop で使用するアプリケーション Desktop Browser Desktop による文書管理の中心となるアプリケーションです Desktop Browser は ライブラリーを利用して取り込んだ文書を管理します ライブラリー内の文書は Desktop Browser 画面から印刷 ファクス送信 編集を行えます ライブラリー内のフォルダーを監視できるので 新着ファイルを Desktop Browser 画面で確認できます 1 [ ファイル ] メニュー [ ファイル ] メニューには 印刷やスキャンなどの Desktop Browser 全体の 機能や Desktop 全体の設定に関する項目がまとめられています 2 リボン ライブラリーに保管されている文書を操作や編集するためのコマンドの他 ファクス送受信や資料の印刷に関連するコマンドが リボンのタブにまとめられて配置されています タブを選択すると 表示されるコマンドを切り替えられます 初期設定でリボンに表示されるタブは 次のとおりです [ ホーム ] [ ファクス ] [ 会議資料の印刷 ] ページ編集モードの起動中は リボンに [ ページ編集 ] タブが表示され そ の他のタブは非表示になります 3
3 アドレスバー 選択したライブラリーやフォルダーのパスが表示されます ページ編集モードの起動中は 使用できません 4 ツールバー リボンのよく使うコマンドをツールボタンとして設定できます 5 簡易検索バー キーワードを入力して簡易検索ができます また キーワードと一緒に検索対象のプロパティーを指定すると 詳細検索ができます 6 アウトプット アプリケーションやデバイスとの連携を設定 利用できます バー 7 ナビゲーショ ンウィンドウ ナビゲーションウィンドウは 複数のライブラリーを使い分けたり ライブ ラリー内のフォルダー構成を一覧表示したりする場合に使用します ページ編集モードの起動中は 表示されません 8 ファイルリス トビューウィ ンドウ ナビゲーションウィンドウで選択されたライブラリーやフォルダーの内容が 表示されます ファイルリストビューウィンドウの表示形式は サムネイル表示 またはリ スト表示に変更できます ページ編集モードの起動中は 表示されません 9 プレビューウ ィンドウ ファイルリストビューウィンドウで選択された文書のプレビューが表示され ます ページ編集モードを起動すると プレビューウィンドウ以外のウィンドウが 非表示になり プレビューウィンドウが大きく表示され PDF 文書を編集で きます 10 プロパティー ウィンドウ ナビゲーションウィンドウやファイルリストビューウィンドウで選択された 文書やフォルダーの情報 ( プロパティー ) が表示されます ページ編集モードの起動中は 表示されません 4
Desktop Editor Desktop Editor は 文書に印刷体裁を追加したり 文書を加工 / 編集したりできます また 文書を結合したり ページを並べ替えたり 不要なページを削除したりできます IWB 形式 (*.iwb) で保存すると 印刷体裁を文書と一緒に保存できます 1 [ ファイル ] メニュー [ ファイル ] メニューには 文書の保存 印刷 およびスキャンなどの Desktop Editor 全体の機能や Desktop 全体の設定に関する項目がまとめら れています 2 リボン 印刷体裁の設定 注釈 / 電子印鑑の追加 差し込み印刷設定モード / 各編集モードの呼び出しなどをするためのコマンドが リボンのタブにまとめられて配置されています タブを選択すると 表示されるコマンドを切り替えられます 初期設定でリボンに表示されるタブは 次のとおりです [ 印刷設定 ] [ 印刷オプション ] [ 注釈 ] [ スキャン ] [ ツール ] 3 ツールバー リボンのよく使うコマンドをツールボタンとして設定できます 4 ナビゲーショ ンウィンドウ ナビゲーションウィンドウには 次のタブが表示されます ナビゲーション ウィンドウに表示されるタブは 選択されているリボンのタブによって異な ります リボンの [ 印刷設定 ]/[ 印刷オプション ] タブを選択した場合 5
[ ページツリー ] タブ : 文書のページツリーが表示されます 表示された章は 展開表示 / 折りたたみ表示できます [ オリジナル文書 ] タブ :IWB 文書に変換される前の元の文書 ( オリジナル文書 ) が表示されます 表示されたオリジナル文書は エクスポートできます リボンの [ 注釈 ] タブを選択した場合 [ サムネイル ] タブ : 文書のページサムネイルが表示されます ページサムネイルをクリックすると 表示や操作の対象ページを選択できます [ 注釈一覧 ] タブ : 文書に追加された注釈が一覧表示されます [ 署名一覧 ] タブ : 文書に追加された電子印鑑の署名が一覧表示されます リボンの [ ツール ] タブを選択した場合 ナビゲーションウィンドウには [ ツール ] タブに切り替える前に選択されていたリボンのタブと同じ内容が表示されます 5 ワークウィンドウ 6 詳細ウィンドウ ワークウィンドウは 文書のプレビューを表示し 文書の編集作業を行うエリアです Desktop Editor の右側に表示されるエリアを 詳細ウィンドウ と呼びます 詳細ウィンドウには 次の種類があります 印刷設定の詳細ウィンドウ : 印刷モードの場合に表示されます 注釈の書式ウィンドウ : 注釈モードの場合に表示されます 詳細ウィンドウに表示される内容は 選択されているリボンのタブ および起動中のモードによって異なります 詳細は imageware Desktop ユーザーズガイドを参照してください 7 ステータスバ ー 文書の総ページ数や選択しているページのページ番号 出力用紙サイズ / 枚数 が表示されます また 次の操作ができます ワークウィンドウの表示倍率の変更 ワークウィンドウのフルスクリーン表示 ナビゲーションウィンドウの表示 / 非表示 詳細ウィンドウの表示 / 非表示 6
作業の流れ 顧客から注文書をファクス受信する 1. 顧客から送られてきた注文書ファクスが PDF ファイルで検索条件の [00_ 未処理 ] に分類されます PDF ファイルには 下記のインデックスが自動で付与されます ファクス番号 :PDF ファイル名から自動取得 顧客名称 :PDF ファイル名から自動取得 受信日時 :PDF ファイル名から自動取得 ステータス : 未処理 担当者名 : 空欄 注文番号 : 空欄注文書ファクスが [00_ 未処理 ] に届くと 担当者のコンピューターに [ 未読 / 更新文書の一覧 ] ウィンドウが表示され 新着ファイルが通知されます PDF ファイルのファイル名はせいとんファクスによって次のように付与されます ファイル名 : ファクス番号 _ 顧客名称 _ 受信日時.pdf 例 :033333XXXX_ 上野 ( 株 )_20171019103059.pdf 7
注文書ファイルに担当者の情報を付与する 1. [ 00_ 未処理 ] に分類された PDF ファイルから 担当している顧客の注文書ファイルを選択し [ 作業中 ] アウトプットボタンをクリックします メモ チェックアウトを確認するダイアログボックスが表示されたら [ はい ] をクリックします [ バージョンコメントの入力 ] で必要に応じてコメントを追加し [OK] をクリックします 注文書ファイルの [ ステータス ] インデックスが 作業中 に [ 担当者名 ] インデックスが 担当者 A に変更され [10_ 担当者 A: 作業中 ] に分類されます 分類後の PDF ファイルのインデックス ファクス番号 :PDF ファイル名から自動取得したファクス番号 顧客名称 :PDF ファイル名から自動取得した顧客名称 受信日時 :PDF ファイル名から自動取得した受信日時 ステータス : 作業中 担当者名 : 担当者 A 注文番号 : 空欄複数の注文書が 1 通のファクスでまとめられている場合 次の手順で PDF ファイルを分割します 8
1 ファイルリストビューウィンドウで PDF ファイルを選択します 2 リボンの [ ホーム ] タブで [1 ページずつに分割 ] をクリックします 3 [ オリジナル文書の処理 ] で処理方法を選択し [OK] をクリックします 9
メモ オリジナル文書を残したい場合は [ オリジナル文書を残す ] を選択します 10
注文書ファイルの内容を社内受発注システムに入力する 1. [ 10_ 担当者 A_ 作業中 ] から内容を確認したい PDF ファイルを選択し プレビューウィンドウで注文書の内容を確認します 2. 社内受発注システムに注文書の情報を入力します 社内受発注システムで注文番号が発行されたら 注文番号を [ 注文番号 ] インデックス に入力します 3. 注文書ファイルをファイルリストビューウィンドウで選択し [ プロパティーの編集 ] をクリックします 11
4. [ 注文番号 ] インデックスに 注文番号を入力します 5. 入力が終わったら [ プロパティーの編集 ] をクリックします メモ チェックアウトを確認するダイアログボックスが表示されたら [ はい ] をクリックします [ バージョンコメントの入力 ] で必要に応じてコメントを追加し [OK] をクリックします 12
6. 注文番号を入力した PDF ファイルをファイルリストビューウィンドウで選択し [ 受注済み ] アウトプットボタンをクリックします メモ チェックアウトを確認するダイアログボックスが表示されたら [ はい ] をクリックします [ バージョンコメントの入力 ] で必要に応じてコメントを追加し [OK] をクリックします 注文書ファイルの [ ステータス ] インデックスが 受注済み に変更され [20_ 担当者 A: 受注済み ] に分類されます 分類後の PDF ファイルのインデックス ファクス番号 :PDF ファイル名から自動取得したファクス番号 顧客名称 :PDF ファイル名から自動取得した顧客名称 受信日時 :PDF ファイル名から自動取得した受信日時 ステータス : 受注済み 担当者名 : 担当者 A 注文番号 : 入力した注文番号 13
注文書に注文番号 / 納期を入力する 1. 注文書ファイルを Desktop Browser のファイルリストビューウィンドウで選択し [ ホーム ] タブの [ 注釈 ] をクリックします メモ チェックアウトを確認するダイアログボックスが表示されたら [ はい ] をクリックします 注文書ファイルが Desktop Editor で開きます 2. テキストボックスを選択し 挿入したい場所でクリックします 14
3. テキストボックスに 社内受発注システムで発行された受注番号を入力します 注文書上の任意の場所でクリックし テキストボックスを確定します 同様の手順で納期を入力します 15
注文書に資料を追加する 1. Desktop Browser で [ 資料 ] ライブラリーを選択します 2. 選択したファイルをドラッグ & ドロップで Desktop Editor で開いている注文書ファイルの末尾に追加します 注文書ファイルの末尾にドラッグ & ドロップしたファイルが追加されます 16
納期追記済みの注文書を顧客に返信する 1. ツールバーの [ 印刷 ] プルダウンリストで ファクスを選択します 2. ツールバーの [ ファクス ] をクリックします 印刷設定確認のダイアログボックスが表示されたら [ はい ] をクリックします [ ファクス送信設定 ] が表示されます 17
3. [ ファクス送信設定 ] の [ アドレス帳 ] プルダウンリストから [ デバイスのアドレス帳 ] を選択します [ アドレス一覧 ] にデバイスに登録しているアドレスが表示されます 4. [ アドレス一覧 ] から送信先の顧客の宛先を選択し [ 追加 ] をクリックします [ 送信先アドレス ] に送信する顧客の宛先が表示されます メモ ファクス送信は手動で行います 送信先をよく確認の上 アドレス一覧から適切な宛先を選びます 宛先間違いに注意してください 18
5. [ OK] をクリックします 注文書がファクス送信されます 6. [ ファイル ] メニュー > [ 上書き保存 ] を選択し 上書き保存します 19
7. Desktop Editor の閉じるボタンをクリックし Desktop Editor を終了します 設定確認のダイアログボックスが表示されたら [ はい ] をクリックします 8. Desktop Browser の [ 操作 ] タブ > [ チェックイン ] を選択します メモ [ バージョンコメントの入力 ] で必要に応じてコメントを追加し [OK] をクリッ クします 20
9. ファクス送信した PDF ファイルをファイルリストビューウィンドウで選択し [ 送信済み ] アウトプットボタンをクリックします メモ チェックアウトを確認するダイアログボックスが表示されたら [ はい ] をクリックします [ バージョンコメントの入力 ] で必要に応じてコメントを追加し [OK] をクリックします 注文書ファイルの [ ステータス ] インデックスが 回答送信済み に変更され [30_ 担当者 A: 送信済み ] に分類されます 分類後の PDF ファイルのインデックス ファクス番号 :PDF ファイル名から自動取得したファクス番号 顧客名称 :PDF ファイル名から自動取得した顧客名称 受信日時 :PDF ファイル名から自動取得した受信日時 ステータス : 回答送信済み 担当者名 : 担当者 A 注文番号 : 入力した注文番号 21
ファクス送信履歴で顧客へのファクス送信が完了したことを確認する 1. Printer Monitor を右クリックし [ ジョブ履歴を表示 ] を選択します [ 履歴の一覧 ] が表示されます 2. [ 履歴の一覧 ] の [ ファクス送信 ] タブで顧客へのファクス送信が完了したことを確認します 22
作業完了したファイルのステータスを [ 完了 ] にする 1. ファクス送信した PDF ファイルをファイルリストビューウィンドウで選択し [ 完了 ] アウトプットボタンをクリックします メモ チェックアウトを確認するダイアログボックスが表示されたら [ はい ] をクリックします [ バージョンコメントの入力 ] で必要に応じてコメントを追加し [OK] をクリックします 注文書ファイルの [ ステータス ] インデックスが 完了 に変更され [40_ 担当者 A: 完了 ] に分類されます 分類後の PDF ファイルのインデックス ファクス番号 :PDF ファイル名から自動取得したファクス番号 顧客名称 :PDF ファイル名から自動取得した顧客名称 受信日時 :PDF ファイル名から自動取得した受信日時 ステータス : 完了 担当者名 : 担当者 A 注文番号 : 入力した注文番号 23
作業中のファイルを Desktop で検索する 作業中に問い合わせがあった場合 次の方法でファイルを検索します 1. 検索ツールバーにキーワードを入力し [ 検索 ] アイコンをクリックします [ 検索 ] が表示され 検索結果が表示されます メモ 検索に時間がかかってしまう場合や 検索結果に表示されない場合は ナビゲーションウィンドウで検索場所を選択してから検索を行ってください 24
困ったときには Desktop Therefore の操作中に困ったときには ヘルプ画面を参照してくだ さい Desktop のヘルプ画面 [ ヘルプ ] > [ オンラインマニュアル ] をクリックすると Desktop の HTML マニュアルが表示されます Therefore のヘルプ画面 [ ヘルプ ] をクリックすると Therefore のヘルプ画面が表示されます 25
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