IT を 利 活 用 した 仲 間 運 営 管 理 システム 池 田 勇 介 1.はじめに 近 年 わが 国 ではいわゆる 団 塊 の 世 代 が 定 年 となりシルバー 世 代 が 増 加 したことなどから 余 暇 を 楽 しむ 人 たちが 様 々 形 でコミュニティを 作 っている 会 員 が 10 名 前 後 と 少 数 のコミュニティであれ ば 招 集 案 内 や 資 料 の 配 布 などの 情 報 伝 達 は 会 員 の 中 で 事 務 処 理 を 経 験 した 人 が 一 人 いればパソコン や 電 話 FAX 等 で 運 営 管 理 を 行 うことができる しかし 会 員 が 増 加 し 20 名 以 上 になると 会 費 の 管 理 や 定 例 会 の 出 欠 管 理 などの 管 理 業 務 が 増 加 し 事 務 担 当 の 会 員 への 負 担 が 増 大 していく 会 が 活 性 化 するためには トップに 立 つ 人 のリーダーシップが 大 きく 影 響 することは 確 かであるが トップが 変 わっても 活 性 化 するには 会 の 運 営 を 司 る 人 の 存 在 が 大 きい ところが 仲 間 の 集 まりで 人 のお 世 話 を 無 心 で 行 えて 運 営 管 理 に 長 じた 人 は 往 々にして 少 数 である したがって そのような 人 は 貴 重 な 存 在 となって 長 年 会 に 尽 くすことになる 会 が 円 滑 に 運 営 できるという 点 では 問 題 がない のだが 何 にするにもその 人 に 聞 かないといな 分 からない 交 代 して 欲 しいと 言 われても 誰 も 手 を 挙 げてくれないということはよく 聞 く そのような 問 題 を 解 消 し 誰 にでも 会 の 運 営 ができることができればと インターネットによるク ラウドシステムを 活 用 し 最 小 の 費 用 で できれば 無 料 で 運 用 できるシステムを 記 述 する 2. 運 用 管 理 に 求 められる 機 能 どのような 会 でも 必 要 とされる 機 能 として 1 会 員 管 理 会 員 の 基 本 情 報 ( 入 会 日 電 話 番 号 住 所 など) 2 行 事 の 出 欠 管 理 定 期 的 に 行 われる 行 事 イベントなどの 出 欠 状 況 の 把 握 3 連 絡 事 項 各 種 行 事 や 事 務 に 関 する 連 絡 など 4 資 料 作 成 会 議 総 会 会 則 などの 資 料 作 成 と 配 布 資 料 の 印 刷 製 本 5 会 計 管 理 その 他 入 出 金 予 算 管 理 などある 2.1 使 用 する IT ツール 使 用 する IT ツールを 選 択 する 条 件 は 1 運 営 管 理 者 のパソコンに 管 理 ソフトをインストールなしでできること * 管 理 者 が 変 更 になった 場 合 に 管 理 ソフトやデータ 移 行 に 手 間 がかかる 2 クラウド(インターネット)によってどこからでも 利 用 できること 3 PC スマートフォン タブレットなどのデバイスが 利 用 できること 4 費 用 無 料 で 使 えるが 有 料 でも 月 額 費 用 が 1000 円 前 後 で 使 えること 5 会 員 数 会 員 数 50 人 以 上 で 使 えること ~ 1 ~
6 信 頼 性 データ 漏 えい 不 正 アクセスなどのセキュリティ 信 頼 度 高 いこと 7 操 作 性 Word や Excel ができる 程 度 で 操 作 でき スマートフォンでも 使 えること 8 持 続 可 能 性 サービスの 持 続 性 に 不 安 がないこと 以 上 の 条 件 下 において 選 択 したツールは 会 員 管 理 やスケジュール 管 理 など 会 運 営 の 中 心 的 なツールとして サイボウズ Live 出 欠 管 理 に Google ドライブ 広 報 的 役 割 としてのホームページを Jimdo(ジンドゥ )とした 次 に 選 択 したツールについて 説 明 する サイボウズ Live 1 特 徴 国 内 シェア No.1 のグループウェア サイボウズ を 提 供 しているサイボウズ 株 式 会 社 が 社 外 やプライベートでの 情 報 共 有 を 円 滑 にすることを 目 的 に 開 発 した 一 般 的 なグループウェアに 加 えてチャット 機 能 があり 300 人 まで 同 時 にチャット(メール) ができる 無 料 で 使 用 でき 公 的 な 機 関 も 利 用 している 2 適 している 用 途 社 外 やプライベートでの 情 報 共 有 に 活 用 することを 目 的 に 開 発 されているため 社 外 関 係 者 の 多 いプロジェクトでの 利 用 に 最 適 である またタスク 機 能 もついているので 関 係 団 体 との 団 体 業 務 の 管 理 運 営 などにも 向 いている 3 使 用 できる 容 量 1GB 使 用 できる (iqube 4 種 の 無 料 グループウゥア 徹 底 比 較 を 参 照 ) Google ドライブ 1 特 徴 Google 社 のツールの 一 つで インターネット 上 に 写 真 や PDF 仕 事 の 資 料 など データを 保 存 しておける Google 社 のサービスはこれまでに 消 滅 したものがあるが 現 在 のサービスを 継 続 できる 新 たなサービスに 引 き 継 がれている 2アンケート 機 能 の 活 用 アンケート 機 能 を 活 用 して 例 会 やイベントの 出 欠 フォーマトを 作 成 することができる Google Document と 連 動 しているので Excel と 同 様 な 表 計 算 フォームが 作 成 される 共 同 編 集 もできる 3 容 量 無 料 で 15G あるので 写 真 も 保 存 できる Jimdo 1 特 徴 専 門 的 な 事 を 知 らなくても Word Excel ができる 程 度 でホームページが 作 成 できる 2ドメイン 無 料 でも 短 めなドメインが 取 得 できる ( 例 :edosobalie.jimdo.com) 有 料 版 では 独 自 ドメインが 取 得 できる (11,340 円 / 年 額 または 28,980 円 / 年 額 ) ~ 2 ~
3スマートフォン 対 応 作 成 したホームページはスマートフォンに 自 動 的 に 対 応 するので 最 適 に 表 示 される 2.2 運 営 管 理 業 務 と 利 用 するツール 会 運 営 管 理 IT ツール 1 会 員 管 理 ( 会 員 の 住 所 連 絡 先 近 況 など) サイボウズ Live 2 行 事 出 欠 管 理 ( 例 会 総 会 ボランティアなど) Google ドライブ サイボウズ Live 3 行 事 進 捗 管 理 ( 実 行 すべき 項 目 の 管 理 ) サイボウズ Live 4 伝 達 事 項 (お 知 らせなど) サイボウズ Live 5 データ 保 存 ( 各 種 資 料 写 真 など) サイボウズ Live Google ドライブ 6 会 員 同 士 のコミュニケーション サイボウズ Live (LINE Facebook) 7 会 員 募 集 (ホームページ) Jimdo (Facebook) 8 活 動 報 告 (ホームページ) Jimdo (Facebook) 9 会 計 管 理 ( 入 出 金 管 理 ) Excel *LINE Facebook は 副 次 的 に 利 用 2.3 ツールの 説 明 ツールの 使 い 方 についてそれぞれ 記 述 することは 紙 面 の 都 合 でできないが 会 運 営 管 理 のサイボウ ズ Live の 使 い 方 と 会 計 の 一 部 を 説 明 する (1)サイボウズ Live は 管 理 者 になる 人 がサイボウズ Live https://cybozulive.com からメー ルアドレスとパスワードを 入 力 し サイトへ 入 ってグル プを 作 成 会 員 へメールで 招 待 す ることから 始 まる 1 会 員 のサイボウズへの Live 登 録 サイボウズ Live は 管 理 者 から 会 員 を 登 録 することはできない 管 理 者 になった 人 (グルー プを 作 成 した 人 )が 会 員 の 電 子 メールへサイボウズ Live から 招 待 メールを 送 る 会 員 は 招 待 メールが 届 いたら メールにあるアドレスをクリック パスワードを 登 録 するとグループに 入 ることができる 既 にサイボウズ Live を 利 用 していればすぐにグループのホームページが 表 示 される 2 行 事 の 進 捗 管 理 グループ 内 でやるべきことを 管 理 できる 機 能 トップページの ToDo リスト の ToDO を 追 加 する から 登 録 でき 未 着 手 対 応 中 保 留 確 認 中 完 了 を 選 択 することで 進 捗 管 理 ができる イベント(カレンダー)に 確 定 している 行 事 を 登 録 しておけばリマインダー 機 能 により メールで 会 員 へ 知 らせてくれる 3 伝 達 事 項 会 員 への 伝 達 は 掲 示 板 とチャットで 行 うことができる どちらでも PDF や Word Excel ファ イルなどを 添 付 することができる ただし 特 定 の 個 人 や 役 員 のみという 場 合 にはチャットに なる 委 員 会 がある 場 合 は 委 員 会 別 にフォルダーを 設 定 することができる 掲 示 板 の 書 き 込 みは まとめ 表 示 があり 読 みたい 情 報 が 容 易 に 探 せる ~ 3 ~
データ 保 存 会 則 技 術 資 料 写 真 などは 共 有 フォルダーに 保 存 する 資 料 の 属 性 で 分 けて 保 存 すること ができる (2) 会 計 法 人 のように 仕 訳 をして 会 計 処 理 をしたい 場 合 は 会 計 ソフトを 購 入 する 必 要 があるが 任 意 団 体 であれば Excel で 充 分 管 理 できる 月 別 科 目 別 に 収 入 と 費 用 を 入 力 し 科 目 別 に 自 動 的 に 月 年 で 集 計 される Excel シートを 作 成 する 毎 月 の 予 実 管 理 ができるようにすれば 数 か 月 先 の 資 金 管 理 や 決 算 報 告 が 素 早 くできる 3.おわりに 本 稿 は 筆 者 が 参 加 している 50 名 前 後 の 異 業 種 交 流 団 体 で 活 用 しているシステムをベースにした この 団 体 で 2 年 前 に IT を 活 用 して 運 営 することが 会 員 の 合 意 で 決 定 した しかし 2 年 間 は 会 員 へ IT に 慣 れてもらうという 考 えもあり これまでの 郵 送 FAX 電 話 など 従 来 の 運 営 方 法 も 行 っていた その 間 は IT に 関 心 のある 会 員 には 便 利 さを 感 じてはもらえていたが 30%の 会 員 はまったく IT を 活 用 していなかった 昨 年 十 数 年 ぶりに 事 務 局 担 当 の 変 更 があり これを 機 会 に 会 の 運 営 管 理 を IT だけにした 1 年 後 に 運 営 管 理 費 50 万 弱 の 削 減 出 欠 連 絡 は 3 か 月 目 にして 全 会 員 が 月 2 回 の 例 会 に100% 回 答 という 結 果 が 出 せた 習 うよりは 慣 れろ という 言 葉 あるように 慣 れてもらうために 会 員 に 興 味 を 持 ってもらう 情 報 を 掲 示 版 に 投 稿 したことも 成 功 要 因 の 一 つである 課 題 としては 利 便 性 については 理 解 あるものの IT に 苦 手 意 識 がある 一 部 の 会 員 にはストレスが 高 くなっている IT は 音 声 による 入 力 言 語 の 違 いを 気 にしないで 外 国 との 会 話 ができる 自 動 翻 訳 人 工 知 能 を 使 った 人 に 優 しいシステムなど 日 々 進 化 しているので IT を 意 識 しないで 使 える 日 も 近 いと 思 われる 最 後 に IT の 利 活 用 により 蕎 麦 に 関 する 知 の 集 積 が 行 われ 蕎 麦 文 化 の 継 承 が IT によって 次 世 代 の 橋 渡 しになることを 期 待 したい 参 考 サイト サイボウズ Live https://cybozulive.com/ グーグル Drive https://drive.google.com/drive/my-drive Jimdo http://jp.jimdo.com/ iqube http://www.iqube.net/ Facebook http://www.facebook.com/ LINE http://line.me/ja/ ~ 4 ~
Google ドライブによる 出 欠 登 録 フォームと 回 答 例 Googl ドライブのフォーム 作 成 機 能 で 出 欠 が 登 録 できるフォームを 作 成 し URL をチャット 機 能 で 会 員 へメー ルする あるいは サイボウズ Live のトップ 画 面 のリンクに URL を 埋 め 込 む リンクをクリックするとフォームが Web ブラウザに 表 示 される 入 力 後 に 送 信 がクリックされると 瞬 時 に 下 記 に 示 す 表 計 算 シートにフォ ームで 入 力 されたデータが 追 加 され る このシートはマイクロソフトの Excel に 張 り 付 けることもできる ~ 5 ~
Jimdo で 作 成 したホームページ 作 成 例 業 種 や 団 体 種 別 にデ ザインがある 写 真 や 動 画 (ユーチ ュブ)が 簡 単 にアップ できる 公 開 イベントの 参 加 者 にホームページか らの 申 し 込 みを 可 能 にすることができる PC からでも 入 力 でき るがスマホからも 入 力 できる 参 考 :ある 会 の 周 年 行 事 の 参 加 申 込 みでは 80% がスマホだっ た ~ 6 ~