マクロ(Macro)って 何? マクロ とは マイクロソフト 社 の Office 製 品 にもともと 含 まれる 操 作 手 順 の 自 動 記 録 機 能 のことです 操 作 の 自 動 記 録 といっても 実 際 にこの 機 能 を 実 践 活 用 されている 方 がどれだけいるでしょうか? とても 便 利 な 機 能 ではありますが 私 の 知 る 限 り あまり 活 用 されていないのが 実 情 のようです その 理 由 は3つあるように 思 います (1) マクロ 機 能 の 存 在 そのものが 認 知 されていない また 使 い 方 がわからない (2) 操 作 手 順 が 自 動 記 録 されるが あまりに 忠 実 に 再 現 するため 汎 用 性 がない つまり 記 録 内 容 の 一 部 を 変 更 しない 限 り 流 用 や 応 用 が 利 かない (3) 部 分 修 正 での 挫 折 大 変 便 利 なものの 立 派 な プログラミング 言 語 のため 英 語 で 表 示 される 意 味 がさっぱり 理 解 できない マクロ(Macro) 活 用 の 事 例 前 職 で 全 社 的 な 業 務 改 善 プロジェクト が 発 足 された 際 特 にデスクワークを 中 心 とする 総 務 経 理 営 業 事 務 設 計 営 業 開 発 製 造 など 事 務 部 門 パソコン 活 用 の 現 状 分 析 を 行 ったのですが ある 事 務 部 門 の 女 性 が Excel マクロ を 有 効 活 用 していたことに たいへん 感 心 したことがあります 自 動 化 していた 事 は 次 の 処 理 でした (1)サーバ 内 の 在 庫 表 を 開 き 商 品 A グループ 且 つ 数 量 が 指 定 数 以 下 のアイテム をフィルター 機 能 で 抽 出 (2) 抽 出 されたデータ 群 を 別 シートにコピー&ペースト (3) 作 成 されたデータ 群 を 日 付 順 在 庫 数 をキーに 並 び 替 え (4) 本 日 の 日 付 をファイル 名 称 にして 自 身 のパソコンに 自 動 保 存 プログラム 経 験 があるわけでもなく 繁 忙 期 の 欠 品 や 出 荷 トラブルを 回 避 するため 自 力 で 作 業 効 率 化 に 取 り 組 む 姿 に 感 心 しました 上 記 の 手 順 ( 計 5パターン)を マクロ ではなく 手 作 業 で 行 う 場 合 Excel に 慣 れている 方 で 20 分 慣 れていない 方 なら 1 時 間 マクロ 活 用 なら 5 秒 のように 作 業 性 / 生 産 性 に 大 きな 差 がでてくるのですから このようなケースでは マクロはとても 強 力 なツールとなって くれる 訳 です もちろん 人 間 の 手 作 業 ではありませんから ミスも 発 生 しないため 抽 出 されたデータのチェックも 丌 要 と なるなど マクロ 活 用 の 典 型 的 な 成 功 例 だと 思 います 一 方 で マクロにも 弱 点 があり その 弱 点 をご 紹 介 いたします マクロ(Macro)で 出 来 ない3つのこと (1) 条 件 判 定... 発 注 元 が A 社 だったら 特 別 値 引 きで 計 算 (2)LOOP 繰 り 返 し 処 理... シート 内 のデータが 無 くなるまで 上 から 順 に 処 理 (3)メッセージ 表 示... 処 理 中 に 丌 正 データが 検 出 されたら データが 丌 正 です などメッセージ 警 告
などが 挙 げられます マクロ 活 用 の 事 例 でご 紹 介 した 例 は マクロで 出 来 ない3つのこと に 影 響 を 受 けない 処 理 の 自 動 化 だったため 有 効 活 用 が 行 えたと 言 えるでしょう Excel データ 編 集 や 加 工 集 計 などの 自 動 処 理 では その 一 部 分 だけでも 自 動 化 されれば 恩 恵 を 得 られることもあります が 現 場 実 務 において 条 件 判 定 LOOP 繰 り 返 し メッセージ 処 理 は 作 業 効 率 化 に 欠 かせない 機 能 であることを マクロ 活 用 に 取 り 組 む 方 々が 実 感 していることでしょう そこで マクロ 自 動 記 録 での 限 界 を 解 決 するのが Excel VBA(ブイ ビー エー) マクロ 言 語 の 実 態 でもある VBA は 正 式 には Visual Basic for Application(ビジュアル ベーシック フォー アプリケー ション) と 称 します Basic(ベーシック) という 言 葉 を 一 度 は 聞 いたことがあるかも 知 れませんが マクロ 機 能 により 記 録 された 手 順 内 容 は この VBA という 言 語 によって Excel 内 に 記 述 されるため マクロ とは 機 能 の 名 称 でもありますが その 実 態 は プログラミング 言 語 でもあるのです VBA は 立 派 なプログラム 言 語 なので マクロで 出 来 なかった 条 件 判 定 LOOP 繰 り 返 し メッセージ 処 理 をはじめ フォルダ 操 作 はもちろん ブックやシート セルや 図 形 など Excel で 行 える 全 ての 機 能 を 制 御 することが 可 能 なため マ クロでの 限 界 は VBA で 解 決 を 図 ることが もっともコストのかからない BEST な 選 択 と 言 えるでしょう ExcelVBA は その 名 のとおり Excel アプリケーション 上 で 動 作 するプログラミング 言 語 です そのため Excel が 正 常 に 動 作 するパソコン 上 で Excel が 正 常 にインストールされていなければ 動 作 も 行 えません 様 々なプログラム 言 語 が 存 在 するなかで 何 故 ExcelVBA なのか? といった 言 語 の 選 択 については Web アプリケーションや 携 帯 アプリ 制 御 ロボット 事 務 計 算 など それぞれ 言 語 誕 生 の 背 景 から 得 意 分 野 というものが 存 在 しますが 開 発 コスト 修 正 メンテナンス 性 使 用 ライセンス 料 の 発 生 有 無 取 扱 いデータ 量 などの 観 点 から 比 較 した 場 合 でも 一 般 的 に Excel 中 心 の 業 務 を 効 率 化 するのであれば システム 開 発 というよりも ExcelVBA ツール 活 用 で 十 分 対 応 できると 言 っても 過 言 ではないでしょう
マクロ 記 録 で 行 うデータ 抽 出 の 自 動 化 ここでは 以 下 のようなデータ 群 ( 顧 客 マスタ)の 中 から 都 道 府 県 = 岐 阜 県 の 方 だけを 抜 き 出 し 隣 のシートに 結 果 を 作 成 する という 処 理 をマクロ 記 録 した 場 合 を 実 際 の 例 でご 紹 介 させていただきます 上 記 データは デモデータ 作 成 ツール によりランダム 生 成 された 実 在 しない 情 報 です 上 記 の マークのボタンが [ 記 録 開 始 ]ボタンです このボタンを 押 すと 以 下 の 画 面 が 表 示 され [OK]を 押 した 直 後 から Excel 上 でおこなった 全 ての 動 作 が 順 に 記 録 されます
記 録 する 手 順 は 次 の 内 容 です (1) まず 先 頭 シートに 対 し フィルターを 適 用 します (2) 次 に フィルターの 抽 出 条 件 に 対 し F 列 の 都 道 府 県 が 岐 阜 県 と 指 定 します (3) 対 象 データが 抽 出 されるので 表 示 された 内 容 をコピーします (4) コピーされた 内 容 を 新 規 シートを 作 成 し そのシートに 貼 り 付 けます (5) 以 上 の4つのステップで 特 定 条 件 の データ 抽 出 マクロ が 完 成 です この 例 では 単 純 に 特 定 データを 抽 出 するだけでしたが データの 並 び 替 え や 指 定 列 の 削 除 や 入 れ 替 え 書 体 や 文 字 サイズの 変 更 など 日 頃 Excel で 行 っている 定 型 作 業 であれば 記 録 ~ 再 現 が 簡 単 に 行 えるようになりま す
では 記 録 された 内 容 を 見 てみましょう 岐 阜 県 以 外 は すべて 英 文 で 表 記 されています これが VBA そのものであり まさに プログラム 言 語 の 中 身 です マクロ 記 録 した 操 作 手 順 が VBA という プログラミング 言 語 で 記 述 されました 記 録 は 誰 でも 簡 単 に 行 えるわけですが この 中 身 を 修 正 する という 作 業 は 各 ステートメントが 何 を 行 っているのか 知 らなければ 意 図 したとおりの 動 作 は 行 えません その 為 市 販 の 書 籍 や Web サイトなどを 頼 りに 学 習 に 取 り 組 むもの の 結 局 断 念 してしまうケースが 多 いのかもしれません 何 故 なら Basic というプログラミング 言 語 と 向 き 合 うことになる 訳 ですから 経 験 や 下 地 がなければ ストレスを 感 じる こととなるでしょう ( 補 足 : 岐 阜 県 を 東 京 都 に 修 正 するだけで 抽 出 結 果 はそれに 伴 い 変 更 されます ) 以 上 ざっくりでしたが マクロ と VBA について ご 紹 介 させていただきました 資 格 試 験 の 場 合 は 別 として 何 よりも 大 切 なことは 両 者 の 違 いを 的 確 に 説 明 できるかどうか ではなく マクロや VBA が どんな 利 便 性 を 秘 めているかを 知 ること だと 私 は 思 います VBA の 得 意 なデータ 処 理 とは? (1) データ 変 換 の 自 動 化 例 ) 勘 定 奉 行 のデータを 弥 生 会 計 のフォーマットに 変 換 ~ 弥 生 への 手 入 力 作 業 をなくす (2)Excel データの 集 計 例 )アンケート 調 査 結 果 の 自 動 データ 集 計 や フォルダ 内 の 全 Excel ファイルの 一 覧 表 作 成 (3)Excel 業 務 のシステム 化 例 ) 輸 出 書 類 の 作 成 や 丌 動 産 契 約 管 理 旅 費 精 算 など 集 計 や 帳 票 作 成 などの 自 動 化
企 業 ではどんな 部 門 / 用 途 で 活 躍? ( 総 務 経 理 ) 勤 務 表 出 張 旅 費 / 経 費 / 仮 払 金 精 算 残 業 申 請 書 部 門 別 経 費 一 覧 表 支 払 通 知 書 ( 営 業 ) 見 積 書 請 求 書 納 品 書 注 文 書 売 上 & 予 算 実 績 管 理 表 利 益 計 算 書 部 門 別 売 上 一 覧 表 製 品 別 利 益 一 覧 表 商 品 / 取 引 先 マスタ 管 理 顧 客 管 理 ( 人 事 製 造 設 計 ) 人 事 考 課 票 部 門 別 異 動 管 理 表 ロット 管 理 一 覧 表 工 程 管 理 表 在 庫 表 棚 卸 し 管 理 表 部 品 管 理 表 発 注 先 一 覧 表 マクロ 記 録 で 出 来 る 自 動 化 とは? (1) 特 定 の 場 所 の 特 定 のファイルを 開 く (2) 特 定 のデータ 範 囲 を 特 定 のキーで 並 べる (3) 特 定 の 列 を 別 シートの 特 定 の 列 へ 自 動 で 転 記 する (4) 特 定 のデータを 元 に 特 定 のグラフを 生 成 する などなど 全 てにおいて 特 定 の という 但 し 書 きのような 文 言 が 付 きまとってしまいます だからと 言 って 決 して 使 えない 訳 でもありませんし 膨 大 なデータを 毎 日 のように 一 定 の 処 理 を 行 うようなケースでは たいへん 有 効 な 効 率 化 手 段 にも 成 り 得 るわけです プログラミング 経 験 のない 方 にとって 本 業 をよそに 片 手 間 で VBA 徹 底 活 用 を 行 うことは たいへん 敷 居 の 高 い 作 業 でも ありますが あなたの 会 社 でも 誰 に 知 られることもなく 業 務 改 善 に 取 り 組 むスタッフがいるかもしれません おわりに マクロは Excel だけでなく 皆 さんにおなじみの Word PowerPoint Access にもちゃんと 実 装 されていることをご 存 じでしたか? Word は 表 計 算 ソフトと 事 なり ワードプロセッサですので 集 計 やレポート 作 成 などを 行 う 機 会 がないため マクロが 活 躍 する 場 面 は 私 も 想 像 がつきませんが 企 業 での 事 務 作 業 の 多 くは 実 は 定 型 作 業 がたいへん 多 いことに 驚 かされま す PowerPoint の 場 合 は Excel で 作 成 したグラフや 表 を 貼 り 付 け 自 動 レイアウトを 行 うなど マーケティング 調 査 会 社 様 では 広 く 活 用 されているようです そんな 小 さな 定 型 作 業 の 効 率 化 に 高 額 システム 投 資 を 行 うなんて もったいない というのが 私 の 持 論 ですが これを 機 に マクロ 機 能 の 存 在 を 知 っていただき 出 来 ること と 出 来 ないこと 苦 手 なこと と 得 意 なこと を 知 ることで 尐 しでも 皆 様 のお 仕 事 の 効 率 化 手 法 について ご 参 考 お 役 立 ていただければ 幸 いに 存 じます お 近 くに マクロ 活 用 や 小 規 模 システム 導 入 など ご 相 談 できるシステム 会 社 様 がいらっしゃらない 場 合 は Excel 専 門 の 弊 社 まで お 気 軽 にご 連 絡 をいただければ 幸 いです 株 式 会 社 セルネッツ/ 竹 本 TEL:03-5336-8891