Microsoft PowerPoint - 3.pptx

情 報 学 I 第 3 回 書 の 作 成 Microsoft Wordの 基 本 操 作

3-1 マイクロソフトWordの設定 カスタマイズの例 こまつ看護学校

ワードプロセッサの 機 能 字 画 像 等 を 組 み 合 わせた 書 を 作 成 することができる 主 な 機 能 には 以 下 の 様 なものがある 書 式 に 従 った 字 の と 編 集 図 および 表 の 貼 り 付 けおよび 簡 易 的 な 編 集 差 し 込 み 印 刷 による 宛 名 や 名 の 動 挿 印 刷 と 電 書 の 出 近 年 のワードプロセッサは 機 能 化 しており 下 記 のようなこともできる 書 構 造 (アウトライン)と 引 献 の 管 理 ポスター 等 の 出 版 物 の 編 集 WEBページの 編 集 ただし 書 籍 や 論 等 の 本 格 的 な 出 版 物 の 執 筆 には まだ 機 能 が 分 とは えないので 簡 易 的 な 出 版 物 に 限 ら れている 本 科 では 依 頼 状 案 内 はがきなどの 常 またはビジネス 書 での 使 い に 絞 って 実 習 を う

オプションの 設 定 1 オプション 設 定 によって 作 業 効 率 を める 必 要 な 設 定 は 専 分 野 によって 異 なるので 必 要 に 応 じて 選 択 すること 1. Wordの 起 動 Windows7:[スタートメニュー] [ 全 てのプログラム] [Microsoft Office 2013] [Word 2013] Windows8.1:WIN + q 検 索 ボックスにwordを Word 2013をクリック 2. 起 動 したら 各 種 のテンプレートが 表 されるので 紙 の 書 をクリック 3. 上 部 のメニューから[ファイルを] 選 択 4. 左 側 のメニューから[オプション]を 選 択

オプションの 設 定 Wordのオプション 画 の 左 側 のメニューで 章 校 正 をクリック オートコレクトのオプション ボタンをクリック オートフォーマットをクリック 右 図 のようにチェックを 変 更 してOKボタン 自 動 修 正 機 能 の 設 定 5

3-2 依頼 書 般 書の作成 こまつ看護学校 6

ビジネス 書 の 形 式 きく 分 けると 社 交 的 書 ( 案 内 お 礼 状 など)と 取 引 の 書 ( 依 頼 状 送 付 状 など)がある 社 外 書 と 社 内 書 で 微 妙 に 形 式 が 異 なることがあるが どちらも 公 式 書 なので 保 存 されることを 前 提 に 作 成 する 公 表 不 可 の 書 は 社 内 秘 Confidential などの 字 を れる 必 要 がある ネットワークで 検 索 すると 多 くのフォーマットや 例 解 説 が つかるが 職 場 や 業 界 特 有 の 形 式 や 語 も 多 いの で(メーカー 医 療 政 関 係 など) 職 場 の 上 司 か 先 輩 に 例 をもらうのが 番 確 実 次 ページ 以 降 の 説 明 や 教 科 書 を 参 考 にして 練 習 例 1の 書 を 作 成 してみよう 章 を 変 更 してもよいが 練 習 のため 次 ページ 以 降 の 法 を 使 してみること Word 2010と2013では メニューが 少 し 異 なる 場 合 がある 以 降 では Word 2013の 場 合 について す 7

紙 の 設 定 メニューより [ページレイアウト] リボンで[ 字 列 の 向 ], [ 余 ], [ 印 刷 の 向 き], [サイズ]などを 設 定 デフォルトでは 字 列 の 向 = 横 書 き 余 = 標 準 印 刷 の 向 き= 縦 サイズ=A4 本 課 題 では 変 更 する 必 要 はない メニュー リボン 8

動 挿 月 を 選 ぶと 例 文 が 表 示 される 拝 啓 を して 改 (Enter)すると 動 的 に 敬 具 が 挿 される(デフォルト) 前 略 を して 改 (Enter)すると 動 的 に 草 々 が 挿 される(デフォルト) 謹 啓 を して 改 (Enter)すると 動 的 に 謹 が 挿 される(デフォルト) 記 を して 改 (Enter)すると 動 的 に 以 上 が 挿 される(デフォルト) 定 型 的 な 挨 拶 の 挿 メニューより [ 挿 ] [ 挨 拶 ] [あいさつ の 挿 ] 適 当 な 例 がない 場 合 は 後 で 動 修 正 9

コピー&ペースト 反 転 した 文 字 例 をネットーワークなどからコピー&ペーストす る 場 合 (ただし ネットワーク 上 の 情 報 には 怪 しげなものも 多 いので 要 注 意 ) コピー 元 の 字 列 をドラッグして 字 を 反 転 させ てから CTRL + cキーを 押 す コピー 先 にマウスカーソルを 表 させてから CTRL + vキーを 押 す メニューのコピーとペーストを 使 してもよいが コ ピー 先 のアプリケーションソフトによっては 該 当 するメ ニューがない 場 合 もある CTRL = Control(コントロール)キーを 表 す 10

字 のレイアウト 左 揃 え 中 央 揃 え 右 揃 え 両 端 揃 え 対 象 となる を 反 転 させ( 複 数 可 ) メニューより[ホーム] リボンの 段 落 ボタンを 使 インデント( 頭 位 置 の 変 更 ) 対 象 となる を 反 転 させ( 複 数 可 ) メニューより[ホーム] リボンの 段 落 ボタンを 使 [ 表 ] [ルーラー]にチェック ルーラの 左 上 三 のアイコンを 移 動 させる という 法 もある 11

字 の 種 類 サイズ デフォルトでは 10.5ポイント( 約 3.5mm) MS 明 朝 ( 明 朝 体 ) 変 更 する 字 をドラッグ( 複 数 可 )して 反 転 させ 下 図 の 操 作 を う 練 習 例 1では 表 題 のみ12ポイントに 変 更 している 練 習 のため 書 全 体 のフォント( 字 の 種 類 )をMSゴシックに 変 更 してみよう フォント サイズ 拡 大 縮 小 文 字 の 飾 り 色 12

箇 条 書 き 箇 条 書 きにする を ドラッグして 反 転 させ( 複 数 可 ) 下 記 のボタンをクリック ボタン 右 側 の 三 印 をクリックするとマークの 変 更 や 開 始 番 号 の 変 更 などが 可 能 マーク 箇 条 書 き 数 字 箇 条 書 き 13

スペルチェック 機 能 書 の 中 に 法 スペルチェックが 働 き 波 線 が 字 の 下 に 表 されるので 修 正 する 法 ミス ミス 送 り 仮 名 ミス 対 象 の 字 を 右 クリックすると 修 正 候 補 またはメニューが 表 される 誤 りではない 場 合 は( 名 など) 右 クリックメニューで 辞 書 に 追 加 を 選 ぶと 次 回 からエラーと 認 識 されなく なる 入 力 ミス 右 クリック 14

タブキー タブキー(TAB)を すると 空 が 挿 される た は 空 (スペース)に えるが 空 とは 異 なる えない 字 である タブキーの 後 ろの 字 を 揃 えることができる ここにTABを 入 力 15

書 の 保 存 書 の 編 集 中 にも 時 々 保 存 する 習 慣 を 付 け た がよい 前 に 作 成 した 書 をバージョンアップする 場 合 は エクスプローラなどを 使 って 前 の 書 ファイルを 別 名 のファイルにコピーしてから 編 集 を うとよい ( 誤 って 前 のバージョンに 上 書 きすることを 防 ぐ ため) 上 書 き 保 存 上 書 き 保 存 名 前 を 付 けて 保 存 保 存 には 上 書 き 保 存 と 名 前 を 付 けて 保 存 の2 種 類 がある メニューより [ファイル] [ 上 書 き 保 存 ] 元 のファ イル 名 のまま 保 存 メニューより [ファイル] [ 名 前 を 付 けて 保 存 ] 参 照 ボタンをクリック ファイル 名 欄 に 新 しいファイ ル 名 を して 保 存 拡 張 (デフォルトでは docxまたはdoc)は 動 的 に 付 加 される ファイルメニュー 16

終 了 ウインドウ 右 上 の ボタン またはメニューのファイル [ 閉 じる] で 終 了 未 保 存 の 書 がある 場 合 は 下 記 のメッセージが 表 される 保 存 しないで 編 集 を 続 け る( 終 了 しない) 場 合 17

PDF (Portable Document Format) アドビシステムズ 社 が 無 償 提 供 している 電 書 のファイルフォーマット(データの 保 存 形 式 ) 拡 張 は pdf 画 像 や 動 画 を 含 む 書 を 正 確 に 表 することができる ただし 動 画 を 含 む 書 を 作 成 するには 有 料 版 のAcrobatが 必 要 国 際 標 準 フォーマットとなっており インターネットで 書 を 配 布 する 際 に 使 されている 多 くのOSで 表 することができる(スマートフォンなどでも 読 める) 無 料 の 表 ソフト(Acrobat Reader)がダウンロードできる 表 ソフト(Acrobat Reader)のインストール 説 明 書 等 の 表 のため アプリケーションソフトと 緒 に 動 的 にインストールされている 場 合 も 多 い PDFをダブルクリックしても 開 けない 場 合 は 下 記 のサイトでAcrobat Readerをインストールする http://get.adobe.com/jp/reader/ McAfee Security Scan というウイルススキャンソフトが 同 時 にインストールされないようチェックボックスは 外 す 18

PDFファイルの 作 成 法 (マイクロソフトOffice 2010 以 降 ) メニューより [ファイル] [ 名 前 を 付 けて 保 存 ] 参 照 ボタンをクリック ファイル 名 欄 に 新 しいファイ ル 名 を ファイルの 種 類 欄 でPDFを 選 んで 保 存 ボタンをクリック オプションボタンをクリックするとパスワードを 設 定 することもできる パスワード 設 定 PDFを 選 択 19

[ 参 考 ] PDFの 作 成 機 能 が 無 いアプリケーションの 場 合 Office2010 以 降 のバージョンには PDFの 作 成 機 能 があるが 殆 どのアプリケーションソフトは 対 応 し ていない 正 規 のPDFの 編 集 作 成 ソフトウエアは アドビシステムズ 社 のAcrobat( 有 料 )だが PDFファイルを 出 す るだけなら 多 くのソフトウエアが 無 料 配 付 されている PDF 作 成 ソフトの 例 CubePDF http://www.cube-soft.jp/cubepdf/ 多 くのPDF 作 成 ソフトが 無 料 で 配 付 されているが フォントの 埋 め 込 み 機 能 があるものがよい フォント( 字 の 形 状 データ)は OSや 語 環 境 によって 異 なるため 他 のOS 上 で 表 させると 元 の 書 と 異 なった 表 になることが 多 い(フォーマットの 崩 れや 字 化 け) これを 避 けるには フォント 埋 め 込 み 機 能 を 使 する フォント データを 埋 め 込 むと ファイルサイズが きくなるが どの 環 境 で 表 させても 同 じ 表 ができる 上 記 のソフトを 含 め 仮 想 プリンターとして 動 作 させるものが 多 い(アプリケーションで 印 刷 を 実 し プリンターとし てPDFを 選 ぶとPDFファイルが 作 成 される) 20

3-3 懇親会案内 図を利 した 書の作成 こまつ看護学校 21

図 のデータ 画 像 データ 写 真 コンピュータの 画 をコピーしたデータ 点 の 集 合 で 表 されている 画 像 体 を 編 集 するのは 難 しいが( 専 のソフトウエアが 必 要 ) 切 り 取 りや 字 や 図 形 の 追 加 は 簡 単 に できる 図 形 データ オフィスソフトや 製 図 ソフトで 作 成 したデータ 線 の 集 合 で 表 されている Wordの 上 から 簡 単 に 作 成 変 更 ができる 次 ページ 以 降 の 説 明 や 教 科 書 を 参 考 にして 練 習 例 2の 書 を 作 成 してみよう 章 や 画 像 図 形 を 変 更 してもよいが 練 習 のため 次 ページ 以 降 の 法 を 使 してみること

Googleマップ( 地 図 )の 表 1. WEBブラウザ(Internet Explorerなど)を 起 動 ( 他 のWEBブラウザを 使 している はそれでもよ い) Windows7:[スタートメニュー] [ 全 てのプログラム] Internet Explorer を 選 択 Windows8.1:WIN + q キー 検 索 ボックスに ie と Internet Explorer を 選 択 2. Internet Explorerのアドレスまたは 検 索 欄 に Googleマップ 松 を し 検 索 結 果 から 松 市 - Google マップ を 選 択 使 した 検 索 エンジンによっては 検 索 結 果 の 表 が 異 なるかもしれないが 地 図 が 表 されればどれでもよい 3. マウスのスクロールにより 地 図 を 適 当 な 縮 尺 に 調 整

スクリーンショットの 貼 り 付 け 1. 取 得 したい 地 図 を 最 前 に 表 させてから Wordのウインドウをクリック 2. Wordのメニューより [ 挿 ] [スクリーンショット] [ 画 の 領 域 ] を 選 択 ここで 表 されているウインドウの 縮 表 を 選 ぶと そのウインドウがWord 書 に 貼 り 付 けられる 3. Wordのウインドウが 隠 れるので Word 書 に 貼 り 付 けたい 部 分 をドラッグして 選 択 する 4. 貼 り 付 けた 地 図 画 像 を 右 クリックし 現 れたメニューで [ 字 列 の 折 り 返 し] [ 前 ]を 選 択 する 図 を 全 表 にしておくと ドラッグ&ドロップで 好 きな 位 置 に 移 動 させることができる [ 参 考 ] デスクトップ 画 面 全 体 を 取 得 し たい 場 合 は Fn + PrtScr キー でコ ピーし CTRL + vキー で 貼 り 付 ける ことができる (Fn はファンクショ ンキーと 呼 ばれる) 24

図 形 の 貼 り 付 け 吹 き 出 しの 貼 り 付 け 1. Wordのメニューより [ 挿 ] [ 図 形 ] をクリック 2. 吹 き 出 し 欄 の 好 きな 形 の 吹 き 出 しをクリックして Word 書 上 でドラッグ&ドロップ 3. 字 を 4. 吹 き 出 しの 字 がない 部 分 を 右 クリックして 現 れたメ ニューで[ 字 列 の 折 り 返 し] [ 前 ]を 選 択 5. 吹 き 出 しを 適 切 な 位 置 にドラッグ&ドロップして 移 動 6. 吹 き 出 しの 先 端 をドラッグ&ドロップして 適 切 な 位 置 に 移 動 7. 吹 き 出 しの 字 を 反 転 させて フォント サイズ を 変 更 することもできる 8. 字 の 設 定 法 は 通 常 の 書 の 字 と 同 じ 文 字 他 の 図 形 も 同 様 にして 貼 り 付 けることができる 25

図 形 の などの 設 定 1. 吹 き 出 しの 字 が 内 部 分 を 右 クリック 2. 現 れたメニューより 図 形 の 書 式 設 定 を 選 択 3. 右 図 のメニューで 各 種 設 定 を う 4. 上 部 の5 形 をクリックすると 影 の 設 定 ができる 塗 りつぶし 方 法 塗 りつぶし の 色 線 ( 周 囲 ) の 有 無 影 の 出 方 影 の 色 線 ( 周 囲 ) の 色 線 ( 周 囲 ) の 太 さ 26

クリップアートの 貼 り 付 け ワードで 検 索 して 貼 り 付 ける 1. 画 像 をクリック パソコンに 保 存 したファイル 2. オンライン 画 像 をクリック ネットワークのファイル ブラウザで 検 索 して 貼 り 付 ける 1. ブラウザの 画 上 で 画 像 を 右 クリック メニューからコピー(または 画 像 をコピー)を 選 択 2. Wordの 書 上 をクリックし CTRL + vキー(または 右 クリックメニューから 貼 り 付 けのオプションで 左 端 のア イコンをクリック) 3. 画 像 を 右 クリックして 現 れたメニューで[ 字 列 の 折 り 返 し] [ 前 ]を 選 択 4. 四 隅 の をマウスでドラッグ&ドロップして 画 像 サイズを 調 整 [ 注 意 ] ネットワーク 上 の 文 書 や 画 像 を 他 人 に 配 布 する 文 書 に 無 断 で 使 用 すると 著 作 権 違 反 となる ことがある 著 作 権 違 反 の 処 罰 は 非 常 に 重 いので 注 意 ( 詳 細 は 後 の 章 で 説 明 します) 27

画 像 図 形 の 前 後 関 係 画 像 や 図 形 が 重 なった 場 合 貼 り 付 けた 順 序 で 表 される 表 順 序 を 変 更 する 順 1. 画 像 や 図 形 を 右 クリックして 現 れたメニューから 最 前 へ 移 動 または 最 背 へ 移 動 を 選 択 1. 最 前 へ 移 動 で 最 前 に 表 1 個 前 に 移 動 2. 最 背 へ 移 動 で 最 背 に 表 1 個 背 に 移 動 最 前 面 へ こまつ 鍋 奉 行 こまつ 鍋 奉 行 28

テキストボックス 字 を 図 形 と 同 じように 貼 り 付 ける( 画 像 や 図 形 の 上 に 表 させることができる) Wordメニューより [ 挿 ] [テキストボックス] [シンプル テキスト ボックス]( 左 上 のアイコン) 表 されたボックス(テキストボックス)の 中 に 字 を テキストボックスの 縁 を 右 クリックして 現 れたメニューで[ 字 列 の 折 り 返 し] [ 前 ]を 選 択 テキストボックスの 縁 を 右 クリックして 現 れたメニューで[ 図 形 の 書 式 設 定 ] [ 前 ]を 選 択 塗 りつぶしなし および 線 なし を 選 ぶ 29

B 画 像 の 加 1. ペイントを 起 動 ペイントは Windowsに 付 属 している 画 像 を 加 作 成 するソフトウエア 図 形 や 字 の 追 加 トリミング( 部 を 切 り 抜 くこと)など 最 限 の 機 能 が 意 されている Windows7:[スタートメニュー] [ 全 てのプログラム] [アクセサリ] [ペイント] Windows8.1:WIN + q 検 索 ボックスにカタカナで ペイント を ペイントを 選 択 2. Wordに 貼 り 付 けた 画 像 データをクリックしてから CTRL + cキー(コピーの 実 ) ブラウザでコピーした 画 像 も 同 様 に 加 できる パーソナルコンピュータの 画 データの 場 合 は Snipping Tool を 使 する(Bコース) 3. ペイントのリボンにある 貼 り 付 け ボタンをクリック 30

3-4 申請書 様式指定 書の作成 こまつ看護学校

紙 が 定 められた 書 への 対 処 書 の 様 式 は Word( 社 内 機 関 内 資 料 ), PDF(インターネット 配 付 書 ), TeX( 出 版 関 係 )など 多 様 な 形 式 が 使 される 紙 媒 体 で 配 布 されるケース( 願 書 推 薦 書 履 歴 書 予 算 申 請 書 など 印 鑑 が 必 要 な 書 類 )は 意 外 と 多 いが Wordで 字 の 位 置 合 わせをするのは 難 しい 法 1: 書 き( 正 式 な 履 歴 書 は 書 きが 般 的 なので 就 職 活 動 の 際 には 注 意 ) 法 2: 紙 をスキャナーで 取 り 込 み Wordの 背 景 に 挿 次 ページ 以 降 の 説 明 や 教 科 書 を 参 考 にして 練 習 例 3の 書 を 作 成 してみよう 記 内 容 は 変 更 してもよいが 練 習 のため 次 ページ 以 降 の 法 を 使 してみること

様 式 データの 準 備 ここでは 証 明 書 交 付 願 い を 使 って 練 習 してみよう ダウンロード: http://www.incl.ne.jp/komatukanngogakkou/sinnsei.htm 証 明 書 交 付 願 をクリックすると syoumeisyo.pdf が 保 存 される ダウンロードしたPDFファイルの 保 存 先 が 解 らない 場 合 は エクスプローラで 探 す Windows7:スタートボタン [コンピュータ] コンピュータの 検 索 ボックスに syoumeisyoと WIndows8.1:WIN + e コンピュータの 検 索 ボックスに syoumeisyoと つかったら デスクトップなどの 分 かりやすい 場 所 に 移 動 しておく [ 参 考 ] 様 式 が 紙 媒 体 で 提 供 される 場 合 は スキャナー( 印 刷 物 をデータにコピーする 装 置 )で 読 み 込 む 保 存 ファイルの 形 式 は ビットマップ( 拡 張 bmp) JPEG( 拡 張 jpg) PNG( 拡 張 png)で 保 存 する PDFは ワードの 背 景 にできないので 次 ページのようにフォーマット 変 換 を う 33

PDFファイルを 他 のファイル 形 式 に 変 換 する 法 1. Acrobat Reader でPDFを 開 く(または PDFファイルをダブルクリックする) 2. Acrobat Readerのメニューより [ファイル] [その 他 の 形 式 で 保 存 ] [ 画 像 ] [PNG]を 選 択 PNG 以 外 の 画 像 データフォーマットでも 使 えるが ここではPNGを 使 する(JPGは 線 がにじんだりするので 避 けた がよい) [その 他 の 形 式 で 保 存 ]のメニューに Microsoft Wordも 表 されるが 表 などのレイアウトが 崩 れるため 使 しない 34

Wordの 背 景 設 定 1. メニューより [デザイン] リボンより[ 透 かし]を 選 択 2. 透 かしのメニューより [ユーザ 設 定 の 透 かし]を 選 択 3. 透 かしのフォームで 図 にマークを 付 け 右 図 のように 設 定 してから 図 の 選 択 ボタンをクリック 4. 画 像 の 挿 フォームが 現 れるので ファイルから を 選 択 5. エクスプローラに 似 たファイル 選 択 画 が 現 れるので PNGファイルを 保 存 したディレクトリを 選 択 し ファイル 名 欄 の 右 側 の ファイル 形 式 リストを PNG 形 式 に 設 定 6. 様 式 のPNGファイルを 選 択 して 挿 ボタンをクリック 7. 透 かしのフォームで OKボタンをクリック 35

字 の と 位 置 合 わせ 1. 背 景 に 様 式 が 薄 く 表 されるので これに 合 わ せて 毎 に テキストボックスを 配 置 1 テキストボックスは 右 クリック [ 字 列 の 折 り 返 し] [ 前 ]を 選 ぶ 2 テキストボックスの 設 定 : 右 クリック [ 図 形 の 書 式 設 定 ] 右 側 の 図 形 書 式 設 定 欄 で 無 理 つぶし なし 線 なし を 設 定 する 2. テキストボックスを 使 しないで 直 接 Wordの 紙 に してもよい ただし この 場 合 は 間 サイズの 調 整 が 必 要 になる 1 リボンより 右 上 図 のアイコンをクリック 2 表 されたメニューより 間 のオプションを 選 択 3 間 のリストを 固 定 値 に 設 定 し 間 隔 の 数 値 を 調 整 する 36

印 刷 このまま 印 刷 すれば 背 景 ごと 印 刷 される 背 景 の 字 や 線 は 薄 くならない 印 鑑 を 押 せば 完 成 元 の 様 式 とは 微 妙 にサイズや 印 刷 位 置 がずれるので 気 にする 場 合 は 下 記 のように 元 の 様 式 ( 原 紙 )に 印 刷 する 1. Wordのメニューより [デザイン] リボンより [ 透 かし] [ 透 かしの 削 除 ] 2. 透 かしが 消 えるので 新 紙 に 印 刷 3. 原 紙 と 重 ねて 透 かせて 印 刷 位 置 に 問 題 がないか 確 認 ( 印 刷 向 きも 確 認 するため プリンタ 紙 の に 折 り を れておく) 4. 微 妙 に 印 刷 位 置 がずれることがあるので 印 刷 位 置 の 調 整 が 必 要 な 場 合 は 余 のサイズを 変 更 する 5. Wordのメニューより [ページレイアウト] リボンより [ 余 ] [ユーザ 設 定 の 余 ] 上 下 左 右 の 余 の さを 調 整 して 再 度 新 紙 に 印 刷 して 位 置 を 確 認 6. 原 紙 の 向 きに 注 意 して プリンタのトレイに 挿 し 本 願 印 刷 を う 37

3-5 はがき 差し込み 書の作成 こまつ看護学校

差 し 込 み 書 定 型 の 中 に 付 住 所 宛 名 などの 定 型 データを 動 挿 するようにした 書 はがきや 宛 名 ラベルを 作 成 するときに 便 利 差 し 込 み 書 の 作 成 は やや 煩 雑 なため Wordでは 差 し 込 み 書 作 成 のための 各 種 テンプレー トやウイザード( 作 業 順 を 動 化 する 機 能 )が 意 されている バージョンによっては 操 作 がかなり 違 う 可 能 性 があるので 上 くできないときは Office 2013をインストールし ている に せてもらおう ここでは 練 習 例 4を 参 考 に 宛 名 を 動 的 に 差 し 替 えることができる 差 し 込 み 書 を 作 成 してみよう 記 内 容 は 変 更 してもよいが 練 習 のため 次 ページ 以 降 の 法 を 使 してみること 39

住 所 録 データの 作 成 1 住 所 録 は メモ 帳 でも 作 成 できるが ここでは 管 理 のしやすいExcel( 表 計 算 ソフト)を 使 して みる Excelの 詳 細 については 後 説 明 する 1. Excelを 起 動 Windows7:[スタートメニュー] [すべてのプログラム] [Microsoft Office 2013] [Excel 2013] Windows8.1:WIN + q 検 索 ボックスにexcelを Excel 2013をクリック 2. に 右 図 のように 40

住 所 録 データの 作 成 2 1. 2 以 降 に 名 連 名 者 の 名 前 郵 便 番 号 住 所 を していく ここでは 下 記 のように してみよう 2. メニューより [ファイル] [ 名 前 を 付 けて 保 存 ] [ 参 照 ]ボタン ファイル 名 を address として 保 存 拡 張 (デフォルトでは xlsxまたはxls)は 動 的 に 付 加 される 境 界 をドラッグして 移 動 させることができる セル( 入 力 する 箱 )をク リックしてから この 点 (フィルハンドル)をド ラッグするとドラッグした 範 囲 に 自 動 入 力 される(た だし 数 字 が 連 番 となる) 41

宛 名 の 作 成 1 1. Wordのメニューより [ 差 し 込 み 書 ] リボンより [はがき 印 刷 ] [ 宛 名 の 作 成 ] 2. はがき 宛 名 印 刷 ウイザードが 起 動 するので 次 へ ボタンをク リック 3. はがきの 種 類 画 で 年 賀 / 暑 中 舞 い を 選 んで 次 へ ボタ ンをクリック 4. 縦 書 き/ 横 書 き 指 定 画 で 縦 書 き を 選 んで 次 へ ボタンをク リック 5. 書 式 設 定 画 で 好 きなフォントを 選 んで 次 へ ボタンをクリック ( 通 常 は 楷 書 体 や 明 朝 体 がよいでしょう) 6. 差 出 の 住 所 画 で 分 の 住 所 を して 次 へ ボタンをク リック 7. 差 し 込 み 印 刷 指 定 の 画 で 既 存 の 住 所 録 ファイルにチェックし 参 照 ボタンをクリック 先 程 作 成 したExcelファイルを 指 定 して 次 へ ボタンをクリック( 右 図 参 照 ) 42

宛 名 の 作 成 2 1. 設 定 は 終 了 しました のメッセージが 表 されたら 完 了 ボタンをクリック 2. テーブルの 選 択 メッセージが 出 たら Sheet1$を 選 んで OKボタンをクリック 3. [ 差 し 込 み 印 刷 ] 結 果 のプレビューボタンで( 下 図 参 照 ) 差 し 込 み 印 刷 の 結 果 が 正 しいか 確 認 する 4. ファイル 名 を 付 けて 保 存 する( 例 : 年 賀 状 A) 宛 名 と は 別 のファイルに 保 存 しておく 拡 張 は 動 的 に 付 加 される 43

の 作 成 1. Wordのメニューより [ 差 し 込 み 書 ] リボンより [はがき 印 刷 ] [ の 作 成 ] 2. はがき 名 印 刷 ウイザードが 起 動 するので 次 へ ボタンをクリック 3. はがきの 選 択 画 で 年 賀 状 を 選 択 し 次 へ ボタンをクリック 4. レイアウト 選 択 画 で 表 するレイアウトのタイプ 右 のボタンをクリックして 下 の 画 に 表 されるレイアウトから 好 きな ものをクリックし 次 へ ボタンをクリック 5. 題 字 選 択 画 で 好 きな 題 字 の 形 をクリックし 次 へ ボタンをクリック 6. イラスト 選 択 画 で 好 きなイラストをクリックし 次 へ ボタンをクリック 7. 挨 拶 選 択 画 で 好 きな 挨 拶 をクリックし 次 へ ボタンをクリック 8. 差 出 の 住 所 画 で 分 の 住 所 を し 次 へ ボタンをクリック 9. 設 定 は 終 了 しました のメッセージが 表 されたら 完 了 ボタンをクリック 10. ファイル 名 を 付 けて 保 存 する( 例 : 年 賀 状 B) 宛 名 と は 別 のファイルに 保 存 しておく 拡 張 は 動 的 に 付 加 される 次 に 文 面 ( 表 書 き)を 作 成 しますが 時 間 があれば ウイザードに 頼 らず 自 分 で 作 成 した 方 が 個 性 が 表 現 で きてよいと 思 います パーソナルコ ンピュータを 使 って 作 成 したときは 手 書 きで 一 言 またはイラストを 入 れ るとよいかもしれません なお 作 成 した 年 賀 はがきをメールに 添 付 し て 送 るようなことは 迷 惑 なのでし てはいけません 44

紙 の 形 式 上 の に 送 る 紙 や 改 まった 紙 は 縦 書 きにするのがマナー メニュー ページレイアウト 字 列 の 向 で 縦 書 きを 選 択 丁 寧 な 紙 の 場 合 は 書 きが 最 適 ですが 宛 先 が 多 い 場 合 はワープロソフトが 便 利 般 的 な 紙 ( 年 賀 状 慶 弔 お 舞 いなど)の 形 式 や い 回 しは ビジネス 書 とはかなり 違 う ので 伝 統 的 な 紙 に 慣 れていない は 書 く 前 にインターネット 等 で 調 べましょう 付 署 名 宛 名 は 結 語 の 後 句 読 点 を 使 しない など 電 メールの 場 合 は 挨 拶 を 省 くのがむしろ 礼 儀 ( 添 付 ファイルには 挨 拶 を れてよい) [ 参 考 ] 伝 統 的 な 形 式 は 時 代 にそぐわないとして 反 発 する 人 逆 に 伝 統 的 形 式 に 固 執 する 人 も 多 いのですが 郷 に 入 っては 郷 に 従 え の 方 針 がよいと 思 います 様 式 や 言 葉 は 宗 教 地 域 生 まれた 時 代 によって 大 きく 変 わるので 相 手 の 文 化 的 精 神 的 背 景 を 尊 重 する 態 度 が 重 要 です 45

[ 参 考 ] 書 の 構 造 本 科 では 紙 等 1 枚 モノの 書 だけを 扱 っ たが 章 と 節 の 構 造 を 持 った 著 作 の 場 合 章 番 号 節 項 番 号 が 必 要 になる 章 説 の 構 造 は アウトライン 機 能 によって 管 理 することができる アウトラインの 番 号 は 動 で 割 り 振 られる 階 層 レベル アウトライ ンの 入 力 階 層 のレベ ル 変 更 アウトラインモード(メニュー[ 表 ] リボン[アウトラ イン])で 書 全 体 の 構 造 を 表 編 集 することが できる 依 頼 書 の 作 成 で 頭 を 揃 えるために 使 し たインデントを 使 って アウトラインの 階 層 を 変 更 することができる インデントは 本 来 は 頭 を 揃 えるための 機 能 では なく 箇 条 書 きやアウトラインの 階 層 をコントロールす るための 機 能 46